روش اجرایی کنترل مستندات

مستندات ایزو یکی از الزاماتی هست که مورد توجه و مورد نیاز شرکتها و سازمانهای متقاضی اخذ ایزو هست. شرکتهای متقاضی ایزو غالبا به دلیل هزینه های بالای پیاده سازی خودشان تصمیم می گیرند که پیاده سازی را انجام دهند زیرا توان پرداخت هزینه های مشاوره را ندارند و به همین جهت به دنبال دانلود رایگان انواع روش های اجرایی و فرم ها و دستورالعملها هستند تا با توجه به آن بتوانند مستندات را در سازمان خودشان به مرحله اجرا و پیاده سازی نمایند. مرکز سیستم کاران جهت رفاه متقاضیان محترم تمامی این روش های اجرایی ایزو ، دستورالعمل های ایزو و فرم ایزو را به صورت رایگان به متقاضیان ارائه می دهد.

1- هدف :

حصول اطمينان از كنترل تمامي مدارك و داده هاي مربوط به سيستم مديريت كيفيت در كليه مراحل تهيه، تأييد، تصويب،‌ انتشار و توزيع، نگهداري، ‌بازنگري و تغيير، ابطال و در نهايت منسوخ شدن مدارك. این روش اجرایی در راستای بند 4-2-3 از الزامات استاندارد ISO 9001 می باشد.

2- دامنه كاربرد :

اين روش اجرايي در برگيرنده كليه مستندات مؤثر بر كيفيت، ایمنی،بهداشت و محیط زیست درکلیه واحدهاي مؤثر بر كيفيت، ایمنی،بهداشت و محیط زیست در شرکت مي‌باشد.

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

•     نظارت : نماینده مدیریت.

•     اجرا : واحد مدیریت IMS

4- شرح:

كليه مستندات تدوين شده بر اساس نيازمنديهاي استاندارد نظام مديريت یکپارچه ( ISO 9001 و ISO14001 و ISO45001 ) از قبيل نظام نامه، روش‌هاي اجرايي، دستور العملها و همچنين مستندات مرجع كه براساس ضوابط و استاندارهاي ملي و بين المللي در سازمان به‌مورد اجرا گذاشته مي‌شود و نيز كليه مدارك جاري اعم از فرم‌ها و گزارشات و مستندات خاص مؤثر بر كيفيت در تمامي مراحل یعنی تهیه ، تأیید ، تصویب و پس از تصويب و نگهداري تا امحاء ، تحت كنترل قرار مي‌گيرد. جدول شماره 1 نشان دهنده این مراحل است .

تمامی مستندات اعم از روش اجرایی ، دستورالعمل ، فرم ها و مستندات خاص( به استثنای خط مشی ) مراحل زیر را طی می کنند :

4-1- تهیه مستندات :

كليه مستندات و مدارك پس از بررسي‌هاي فني و كارشناسي توسط افراد مجاز مطابق جدول شماره 1

( جدول مرتبط با مسئوليت‌ها و زمان نگهداري) تهیه شده و به عنوان پيش نويس به نماینده مدیریت ارسال مي‌گردند.)

4-2- تأیید مستندات :

پیش نویس تهیه شده از مستند پس از بررسی توسط نماینده مدیریت به تأیید ایشان رسیده و برای تصویب به مدیر عامل ارسال می گردد.

4-3- تصویب مستندات :

پس از تصویب توسط مدیر عامل تمامی مستندات در فرم فهرست مستندات معتبر ثیت می شوند

تبصره1: در بین تمامی مستندات تنها خط مشی کیفیت است که توسط مدیر عامل تهیه ، تأیید و تصویب می شود

4-3-1- در واحد مدیریت یکپارچه يك فرم فهرست مستندات معتبر جهت نگهداري و كنترل آخرين وضعيت مستندات موجود مي‌باشدكه به سادگي از بكارگيري مدارك نامعتبر جلوگيري كرده و مستندات و مدارك را تحت كنترل درمي‌آورد.

4-3-2- اين فهرست اطمينان مي‌دهد كه در تمامي موارد ، نسخ توزیع شده معتبر می باشد و نسخ نامعتبر جمع آوری شده است .

4-4- توزیع و انتشار مستندات :

4-4-1-واحد مدیریت کیفیت ، توزيع و انتشار مستندات را بوسيله فرم توزيع مستندات تحت کنترل در آورده و سوابق مربوطه را در واحد مدیریت یکپارچه نگهداري مي‌نمايد.

4-4-2- كليه مستندات توزيع شده، در تمامي صفحات به مهر ( اعتبار دارد ) ممهور شده است.

نکته1: مهر اعتبار دارد با رنگ آبی و مهر فاقد اعتبار با رنگ قرمز مورد استفاده قرار می گیرد.

4-4-3- در صورت نياز به ارائه مستنداتی به خارج از سازمان در صورت تاييد مدیر عامل شرکت يا نماينده مديريت فهرست اين مدارك در فرم توزيع برون سازماني مستندات ثبت می گردد.

4-5- نگهداری مستندات:

4-5-1- نسخه اصلي مستندات به‌عنوان نسخه مرجع در نزد نماینده مدیریت نگهداري مي‌گردد.

4-5-2-به منظور کدگذاری و نحوه شناسايي مستندات سيستم مدیریت یکپارچه ، دستورالعمل كد گذاري مستندات سيستم IMS تنظيم گرديده است.

4-5-3- مستندات ابلاغ شده كارفرما قبل از استفاده در هر پروژه توسط کارشناسان شرکت مورد بررسي قرار گرفته و در صورت عدم مشاهده نواقص يا معايب خاص جهت استفاده به واحدهاي اجرايي تحويل مي‌گردد. چنين مستنداتي به عنوان مستندات برون سازمانی توسط فرم فهرست مستندات برون سازمانی تحت شناسايي و کنترل قرا رمي‌گيرند.

4-6- تغییر ، ابطال و منسوخ شدن مستندات :

4-6-1- تغييرات در مستندات و مدارك توسط همان بخش‌هاي تدوين كننده طبق جدول شماره 1( جدول مرتبط با مسئوليت‌ها و زمان نگهداري) انجام مي پذيرد.

4-6-2- هر گونه تغييرات در مستندات سيستم مدیریت یکپارچه باید به تأیید نماینده مدیریت برسد.

4-6-3- پيشنهاد تغيير در هر يك از مستندات مي‌تواند از طرف هر يك از كاركنان نیز ارائه شود. اين پيشنهادات طبق روال ذكر شده در روش اجرایی اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه مورد بررسي قرار مي‌گيرد و نهايتاً طبق جدول شماره 1 بايد به تصويب برسد.

4-6-4- به منظور کنترل مستندات منسوخ شده سيستم مدیریت یکپارچه ، فرم فهرست مستندات منسوخ شده تنظیم گردیده است.

اين فهرست اطمينان مي‌دهد كه كليه نسخ و مدارك منسوخ تحت كنترل قرار گرفته و از استفاده سهوي از آن جلوگيري مي‌گردد

4-6-5- كليه مستندات و مدارك منسوخ اعم از آنهايي كه جهت مقاصد حقوقي و يا حفظ دانش فني مي‌بايد نگهداري شوند پس از ممهور شدن به مهر ( فاقد اعتبار ) براساس جدول شماره 1 ( جدول مرتبط با مسئوليت‌ها و زمان نگهداري) نگهداري مي‌شوند

5- توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست مستندات سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) توزیع شده است.

کاربران با مرورگرهای مختلفی منجمله گوگل با عبارات مختلفی به دنبال جستجو درباره دانلود رایگان روشهای اجرایی ایزو ، دانلود رایگان دستور العمل های ایزو و همچنین دانلود رایگان فرم های ایزو هستند. دانلود رایگان مستندات ایزو ، دانلود رایگان دستورالعملهای ایزو9001 ، دانلود رایگان دستورالعمل های ایزو14001 ، دانلود رایگان دستورالعمل های ایزو45001 ، دانلود رایگان دستورالعملهای IMS ، دانلود رایگان روش اجرایی ایزو9001 ، دانلود رایگان روش اجرایی ایزو14001 ، دانلود رایگان روش اجرایی ایزو45001 ، دانلود رایگان روش اجرایی IMS ، دانلود رایگان روش اجرایی کنترل مستندات ایزو14001 ، دانلود رایگان روش اجرایی کنترل مستندات ایزو9001 ، دانلود رایگان روش اجرایی کنترل مستندات ایزو45001 ، دانلود رایگان روش اجرایی کنترل مستندات IMS ، دانلود رایگان دستورالعمل کنترل مستندات ایزو14001 ، دانلود رایگان دستورالعمل کنترل مستندات ایزو9001 ، دانلود رایگان دستورالعمل کنترل مستندات ایزو45001 ، دانلود رایگان دستورالعمل کنترل مستندات IMS و بسیاری عبارات دیگر و سوالات دیگر که کاربران را به سمت مرورگرها جهت جستجو می کشاند.

تمامی مستندات و روش های اجرایی و فرم ها و دستورالعملهای انواع گواهینامه های ایزو رابه صورت رایگان دانلود نمایید. جهت دانلود رایگان روش های اجرایی و دانلود رایگان فرم ها و دانلود رایگان دستورالعملهای انواع گواهی نامه ایزو و تهیه دانلود رایگان مستندات ایزو و تهیه فایل مستندات ایزو به صورت رایگان تنها کافیست با مرکز سیستم کاران یک تماس بگیرید.