نظام پیشنهادات S.S( Suggestion system )

نیروی انسانی مهمترین منابع اساسی و اصلی سازمان هست و بهبود رویکرد و پیشرفت شرکت و سازمان و موسسه بدست نیروی انسانی کارآمد و توانمند فکری هست و بایستی توانمندی و قدرت ذهنی و فکری درون سازمان بکار گرفته شودتا ابن سرمایه ( تفکرات و ذهنیات نیزوی انسانی ) بدون استفاده و ذخیره شده ازش استفاده گرددکه چنانچه بشود بااستفاده ازراهبردها و راهکارهای درست و مناسب ازآنها استفاده کرد قطعا بهره وری خوبی خواهد داشت همچنین راهکار موفقیت آمیز مدیریتی به مشارکت گروهی هست واین مشارکت قدرت مدیریت و رهبری یه کارکنان میدهد تاضمن اینکه ازتوانییهای خودشون استفاده میکنند باانگیزه بالاتری کار کنند و بااستفاده ازقدرت و نیروی فکریشان و پیشنهادات سازنده باعث پیشرفت و بهره وری سازمان میشود.

نظام پیشنهادات بااین تفاسیر تکنیکی هست که میگوید از اندیشه و فکر کارکنان یک مجموعه درحوزه مشکلات و یافتن مسائل و مشکلات و پیدا کردن راههای حل مشکلات بهره گیری شودتا تمامی کارکنان یک مجموعه ازپایینترین رده سازمان تا بالاترین رده نظرات و پیشنهادات و ابتکارات خودشان رابجهت بهبود فرآیند و رویکرد سازمان جهت بهره وری و افزلیش کیفیت و خدمات کالا ضمن حل مسائل و مشکلات درپیشرفت سازمان موثر بوده و باانگیزه بالا فعالیت کرده و همیشه همفکری و استفاده از چندین فکر قطعا بهتراز یک نفر هست.

نظام پیشنهادات تنهابه بیان مشکلات نمیپردازد بلکه بیشتربه رفع مشکلات میپردازدکه چگونه بااستفاده ازبکار گیری تفکرات کارکنان فعال درون سازمان پیشنهادهای اصلاحی راجهت حل مشکلات اجرایی کرد واین امر و توجه و بررسی پیشنهادات کارکنان آنهارا بابت فرآیندها و فعالیتهای کاری بیشتر حساس میکند و باعث بالا رفتن خلاقیت و روحیه کارکنان میگردد. همچنین جهت رواج چنین راهکرد و طرحی باید افراد تصمیم گیر از نظرات و پیشنهادات کارکنان استفاده کنند و ازبکارگیری آنها ترسی نداشنه باشند و همچنین کارکنان و مدیران بابت این امر آماده شوندو بدانند این وظیفه کاری نیزنیست بلکه مشارکتی داوطلبانه هست.

هدف اصلی سازمانها ازاین امر دربرخی موارد تنها افزایش سود و درآمد و کاهش هزینه هاست درحالیکه هدف اصلیشان بایستی ایجاد انگیزه کارکنان ، رضایت شغلی آنها و بوجود آوردن زمینه های مناسب جهت تعامل و همکاری و همفکری گروهی درون محیطی غیر رسمی بایدباشدکه حالااین امر خودش ممکنست باعث افایش درآمد و کاهش هزینه ها شود. همین مشارکت باعث حس خوب و خوشایند و نشاط و بالارفتن روحیه کاری و مشارکت کارکنان میگردد.

متدها و ترفندها و روشهای ارائه پیشنهادات:

طراحی و ازائه فرمهایی متناسب نیاز شرکتها و سازمانها که بواحدهای مختلف سازمان داده میشود همچنین فرمها میتواند دراختیار دبیرخانه نظام پیشنهادات قرار داده شود و واحدها آن فرمها راگرفته و پر کنند و بعداز تکمیل پیشنهادات دوباره به دبیرخانه برگردانده شوند و دبیرخانه آنهارا بررسی میکند و پیشنهادات سازنده و غیر تکراری راکه به حل مشکلات کمک میکند بکار میگیرد.

وجود و گذاشتن صندوق پیشنهادات که هم میتواند بصورت نامه و همچنین ایمیل باشدکه دبیرخانه طی یک بازده زمانی مشخص ایمیلها و صندوقها راچک و بررسی کرده و نظرات و پیشنهادات رامورد بررسی قرار دهد.

روش دیگر نظرخواهی مستقیم ازکارکنان درجلسه حضوری هست که باهاش مشورت کرده و ازآن راهکارها و پیشنهادات استفاده گردد.

استفاده از پیامک و ارتباط تلفنی و پیام رسانهای مجازی

درتمامی این روشها نظرات و پیشنهادات بایستی بررسی گردد و همچنین جهت ایجاد انگیزه بهترست برای پیشنهادات موثر پاداش درنظر گرفته شود

ارائه طرح نظام پیشنهادات S.S( Suggestion system ) :

فاز1: شناخت و بررسی وضعیت موجود مجموعه

فاز2: ایجاد ساختار سازمانی فرد یا واحدی جهت واگذاری اختیارات و مسئولیت ها و وظایف

فا3: تعیین دامنه اجرای طرح در حوزه های مختلف ذی نفعان شامل: کارکنان، هیأت مدیره، تأمین کنندگان، مشتریان، مشاوران، نهادها و سازمان های دولتی و غیر دولتی مرتبط با مجموعه

فاز4: تعیین شاخص ها و معیارهایی با قابلیت کمی و اندازه گیری مانند: اثربخشی ریالی، اثربخشی میزان و رضایت ذینفعان از جمله کارکنان و هیأت مدیره

فاز5: تهیه و تدوین مستندات نظام پیشنهادات شامل بر:

1- منشور نظام پیشنهادات

2- روش اجرایی نظام پیشنهادات شامل:

1-2- دستورالعمل تعیین پاداش

2-2- دستورالعمل ایجاد مدیریت کانال های ارتباطی با ذی نفعان

3-2- دستورالعمل دریافت پیشنهادات از ذی نفعان

4-2- دستورالعمل نظر سنجی و ابلاغ درخواست ارائه پیشنهادات

5-2- دستورالعمل اجرایی کمیته بررسی پیشنهادات وارده

6-2- دستورالعمل پیشگیری پیشنهادات مقبول

7-2- دستورالعمل سنجش اثربخشی پیشنهادات مقبول

8-2- دستورالعمل گزارش دهی دوره ای شامل: هفتگی، ماهیانه، فصلی و سالیانه

9-2- دستورالعمل ممیزی نظام پیشنهادات

10-2- دستورالعمل مدیریت اطلاعات مستند (شامل مستندات و سوابق)

فاز6: اجرای طرح نظام پیشنهادات، طراحی و مستند شده

فاز7: ممیزی نظام پیشنهادات اجرا شده

فاز8: تجزیه و تحلیل داده ها و سنجش اثربخشی طرح