نقشه فرآیند Procces Map
نقشه فرآیند یا Procces Map یکی ازابزار شناسایی و مدلسازی فرآیندهای سازمانی درسازمان‌های کوچک و بزرگ درمباحث مدیریتی، عامل مهمی درموفقیت سازمان‌ها است.
ترسیم نقشه فرآیند و مدلسازی آن درحقیقت مشخص نمودن توالی فعالیتها و اطلاعات مرتبط باآن است. مدلسازی فرآیندهای کاری سازمان به منظور ایجاد زبانی مشترک و ساده صورت می پذیرد. برای دستیابی به‌این زبان مشترک مدلسازی فرآیند براساس استانداردها و درقالب اشکال گرافیکی درمی آید که هم کم حجم تر بوده و هم به‌راحتی توسط همه قابل درک هستند.
مدلسازی فرایندها توسط تحلیل‌گران فرایند و باهدف استخراج فرایندهای موجود و نمایش فرایندهای جدید انجام می شود. به‌همین منظور تحلیل‌گران ازابزارهای مدلسازی برای مدل کردن وضعیت فعلی و آینده سازمان استفاده می‌کنند.
سه نوع مدل پردازش وجود دارد :
مدل توصیفی: شرح مکتوب مراحل و فرآیندها.
مدل فعال: نوعی شبیه سازی های کامپیوتری و مدلی کارآمد است که‌روند رانشان می دهد
مدل نموداری: فرآیندها و روابط بین آن ها رانشان می دهد مانند نقشه ی فرایند Procces Map و فلوچارت ها
مدل سازی فرآیند مطابق بااستاندارد و یکپارچه ساختن آن موجب می شود :
تفکر مشترک و گروهی ایجاد شود
ارتباطاتتسهیل گردد
درک متقابل صورت پذیرد
راهکاری برای دسترسی‌به کیفیت مطلوب است
راهکاری برای دسترسی‌به بهبود مستمر است
عامل اعتماد مشتری است
عامل رضایت مشتری است
به تشخیص و پیشگیری و کنترل عوامل سازمان کمک می کند
سبب کاهش هزینه و ضایعات می شود
نقشه فرایند یا Procces Map تکنیک نموداری مدل سازی است. Procces Map مجموعه ای‌از فرایندها و چگونگی ارتباط آن ها است. نقشه فرایند نشان می دهد چه کسی ، طی چه مراتبی و به‌چه ترتیبی فرآیند راانجام می دهد.
نقشه فرآیند یا Procces Map برای‌درک فرایندهای کنونی، روشن ساختن مسئولیت ها، شناسایی ناکارآمدی های فرایند، طراحی رویه های جدید، آموزش استفاده می شود.
درحقیقت Process Map یا نقشه فرایند به‌روشن ساختن مراحل دخیل درفرایندی خاص کمک می کند.
چگونگی طراحی نقشه فرآیند یا Procces Map :
برای ترسیم نقشه فرآیند ابتدا باید بامتخصصین و افراد خبره مشورت شود. متخصصین افرادی باتجربه هستند که برفرآیندها نظارت و مدیریت می کنند.
سپس مرزها و محدوده راشناسایی کنید و مشخص کنید فرایند کجا شروع شده و کجا به‌پایان می رسد. بیضی برای‌نشان دادن مواد، اطلاعات یا فعالیت های ورودی برای شروع فرایند ویا برای نشان دادن نتایج درانتهای فرایند خروجی است.
نقش هایی درگیر درفرآیند رامشخص کنید. نقش های درگیر ممکن است، تیم، افرد، اداره ویا سازمان باشد.
فرآیندها را یکبار درحضور متخصصان و خبرگان اجرا کنید.مستطیل برای نشان دادن فعالیت یا وظیفه ای است که‌در فرایند انجام می شود. مستطیل می تواند چندین ورودی داشته باشد اما معمولا یک خروجی دارد.
گام های فرآیند راشناسایی کنید و مشخص کنید مراحل به‌چه ترتیب و توسط چه کسی اجرا می شود؟ توجه کنید که‌هر فرایند شماره ای می گیرد.
نقاط تصمیم گیری رامشخص کرده و پیشنهادات جایگزین راتعیین کنید. عوامل موثر تصمیم گیری درمورد جایگزین چه مواردی هستند؟ لوزی که‌نقطه هایی ازفرایند رانشان می دهد که یک تصمیم گیری مورد نیاز است یا یک سوال باجواب بله/خیر پرسیده می شود.
دایره می تواند یک نامه یاعدد باشد که فرایند را متوقف کرده و در یک جای دیگر یا در همان صفحه یا در صفحه دیگر ادامه پیدا می کند.
روند فرآیند اولیه و مسیرهای جریان رابا استفاده ازنمادهای استاندارد طراحی کنید.
بانظارت بر تکمیل دقت کنید که آیا تمام فرآیند ها شنا سایی شده اند؟ آیا افراد درگیر در فرآیندها تعیین شده اند؟ آیا موارد جایگزین لحاظ شده اند؟
مسیرهای جریان غیرقابل استفاده راحذف کنید.
مطمئن شوید یک نقطه ی شروع وجود دارد و تمام جریان ها نقطه ی پایان دارند.
درنهایت برای اطمینان ازتکمیل فرآیند، طرح رابازبینی کنید.
به‌این ترتیب نقشه فرایند تضمین میکند که‌همه چشم‌انداز فرایندها رادرک می‌کنند و تصویر دقیقی ازفرایند کسب و کار به‌دست می‌دهد.Procces Map وظایفی که‌ارزش افزوده ایجاد نمی‌کنند راشناسایی کرده، آموزش کارکنان جدید را تسهیل میکند و معیارهای برای سنجش فرایندها تعیین می کند.
مرکز مشاوره و اطلاع رسانی سیستم کاران باسالها تجربه درزمینه اخذ و پیاده سازی گواهینامه های ISO و CE و Ab و گواهینامه تایید صلاحیت و پیمانکاری و رتبه آماده ارائه مشاوره رایگان به شما متقاضیان گرامی است.
باما درتماس باشید…
