گواهینامه ISO و چهار مرحله ضروری برای دریافت آن

گواهینامه ISO و چهار مرحله ضروری برای دریافت آن جهت اخذ گواهی ایزو بسیار حائز اهمیت هست.

تاریخچه ایزو

ISO (استاندارد های جهانی) مخفف سازمان بین المللی استاندارد است. گواهینامه ISO ابزار استراتژیک و مهمی می باشد که می تواند به شما کمک کند تا با برخی از چالش های مهم تر خود مقابله کنید.

سازمان جهانی ایزو استاندارد های بیت المللی را منتشر کرده و توسعه می دهد. این سازمان که در 4 اسفند 1325 تاسیس شد، استانداردسازی را در تمام زمینه های فنی و غیر فنی به غیر از مهندسی برق و الکترونیک تدوین و منتشر می کند. دفتر مهندسی این سازمان واقع در ژنو سوییس می باشد که تا سال 1400 به طور گسترده در 167 کشور فعالیت دارد. سه زبان رسمی ایزو عبارتند از انگلیسی ، فرانسوی و روسی.

سازمان بین المللی استاندارد یا ایزو یک سازمان مستقل و غیر دولتی می باشد که اعضای آن متشکل از نهادهای استاندارد ملی مختلف است. این سازمان تا سال 1400 دارای 167 عضو می باشد که هر کشور تنها دارای یک عضو است.

سارمان بین المللی استاندارد (ISO) تا فروردین سال 1401 بیش از 24261 استاندارد را توسعه میدهد که همه چیز را از محصولات تولیدی و فناوری تا ایمنی غذایی ، کشاورزی و مراقبت های بهداشتی را پوشش می دهد. ایزو دارای 804 کمیته فنی و کمیته فرعی مرتبط با توسعه استانداردها می باشد.

تاریخچه نام گذاری سازمان ایزو

حروف ایزو (ISO) نشان دهنده مخفف کلمه ای نیستند. این سازمان دلیل نام گذاری خود را به این صورت توضیح می دهد:

از آنجایی که (سازمان بین المللی استاندارد) دارای مخفف های مختلفی می باشد (ISO به انگلیسی ، OIN به فرانسوی) ، بیانگذاران ما تصمیم گرفتند شکل کوتاه ISO را به آن اختصاص بدهند. ISO از کلمه ی یونانی ISOS به معنای برابر گرفته شده است. هر کشوری ، دارای هر زبانی که باشد ، شکل کوتاه نام ها همواره ایزو (ISO) می باشد. هردو نام ISO و نشان ISO علایم تجاری ثبت شده هستند و استفاده از آنها محدود شده است.

سازمانی که امروزه به نام ISO شناخته می شود در سال 1305 با عنوان فدراسیون بین المللی انجمن های استاندارد ملی (ISA) شروع به کار کرد که در درجه ی اول بر مهندسی مکانیک تمرکز داشت. ISA در سال 1321 در طول جنگ جهانی دوم به حالت تعلیق درآمد. با این حال ، پس از جنگ ، ISA توسط کمیته هماهنگی استاندارد های سازمان ملل متحد (UNSCC) که اخیرا تشکیل شده بود ، با پیشنهادی برای تشکیل یک سازمان استاندارد جهانی جدید به سراغ ISA رفت.

در مهر 1325 نمایندگان ISA و UNSCC از 25 کشور در لندن گرد هم آمدند و توافق کردند که برای ایجاد سازمان بین المللی استاندارد با یکدیگر متحد شوند. این سازمان به طور رسمی در تاریخ 4 اسفند 1325 فعالیت خود را آغاز کرد.

اعضای سازمان جهانی ایزو

ISO دارای 3 نوع عضویت می باشد :

1 : نهاد های عضو ، نهاد های ملی می باشند که نماینده ترین نهاد استاندارد در هر کشور به حساب می آیند. اینها تنها اعضایISO هستند که حق رای دارند.

2 : اعضای خبرنگار کشورهایی هستند که سازمان استاندارد خود را ندارند. این اعضا از کار ایزو مطلع می شوند ، اما در ابلاغ استاندارد ها شرکت نمی کنند.

3 : اعضای مشترک کشورهایی با اقتصاد کوچک هستند. آنها حق عضویت کاهش یافته را پرداخت می کنند ، اما می توانند توسعه استاندارد ها را دنبال کنند.

اعضای شرکت کننده در مقابل اعضای ناظر که اعضای O نامیده می شوند ، اعضای P نامیده می شوند.

تامین مالی

بودجه ایزو با ترکیبی از موارد زیر تامین می شود :

سازمان هایی که پروژه های خاص را مدیریت می کنند یا کارشناسان وام برای مشارکت در کار فنی به علاوه ی اشتراک نهاد های عضو ، که اشتراک آنها متناسب با تولید ناخالص ملی و ارقام تجاری هر کشور است.

اسناد ایزو دارای محدودیت های شدید حق چاپ و هزینه های گواهینامه ISO برای اکثر نسخه ها هستند. از سال 1398 ، هزینه معمول یک نسخه ی استاندارد ISO حدود 120 دلار آمریکا یا بیشتر است.

فواید برخورداری از ایزو

1 : باعث می شود که ریسک ها و فرصت ها را شناسایی کنید.

بهترین راه برای مقابله با مسایل کیفیت این است که در وهله ی اول از بروز آنها جلوگیری کنید. برای دستیابی به این هدف ، ISO 9001 (استاندارد مدیریت کیفیت محبوب) از شما می خواهد خطرات احتمالی برای کسب و کار خود را شناسایی کرده و آنها را به روشی ساختار یافته کنترل کنید. این تفکر مبتنی بر ریسک منجر به بروز حوادث ناگهانی کمتر ، برنامه ریزی بهتر ، تصمیم گیری موثرتر و روابط بهتر با تامین کنندگان ، مشتریان و کارکنان می شود.

اگر بشینید و به اشتباهات گذشته ی خود و دیگران فکر کنید ، سعی میکنید که در آینده از بروز مجدد آنها جلوگیری کنید.

در عین حال ، ISO از شما می خواهد که به دنبال فرصت هایی برای کسب و کار خود باشید و نحوه استفاده از آنها را به صورت سازمان یافته در نظر بگیرید.

2 : از بروز مجدد مشکلات جلوگیری کنید.

اغلب کسب و کار ها اشتباهات مشابهی را تکرار می کنند ، زیرا سیستمی برای ثبت و تصحیح مشکلات در زمان وقوع ندارند. ISO از شما می خواهد که سوابق دقیقی از مشکلات داشته باشید ، دلایل اصلی آنها را جستجو کنید و راه حل های پایدار ارایه دهید. نتیجه ضایعات کمتر ، کیفیت بهتر و هزینه کمتر است.

ضایعات زیادی ناشی از دوباره کاری و محصولات و خدمات معیوب است که می توان از آنها جلوگیری کرد. با داشتن ISO ، شما متوجه می شوید که مشکل چیست و آن را اصلاح می کنید.

3 :باعث می شود تلاش های بازیابی و فروش خود را تقویت کنید.

به عنوان یک سیستم مدیریت کیفیت بین المللی ، کسب گواهینامه ISO از بازاریابی شما حمایت می کند و به افزایش فروش شما کمک می کند. در واقع بسیاری از شرکت های بزرگ از تامین کننده های خود می خواهند که ایزو داشته باشند. و اگر می خواهید وارد بازارهای خارجی شوید ، صدور گواهینامه می تواند بسیار مهم باشد.

4 : باعث می شود عملکرد کارکنان خود را بهبود دهید.

روحیه کارمندان زمانی بهبود می یابد که بدانند شما متعهد به حذف ضایعات و تولید محصولات و خدمات با بالاترین کیفیت هستید. ISO همچنین از شما می خواهد وظایفی را تعریف کنید (اینکه چه کسی چه کاری را انجام می دهد) ، شکاف های مهارتی را در کسب و کار خود حفظ کنید و خظ مشی های کیفیت خود را به کارمندان ابلاغ کنید.

وقتس کار ها به صورت سازمان یافته انجام نمی شود ، ما شاهد سردرگمی و تردید زیادی برای کارمندان هستیم. با دردست داشتن ایزو چارجوبی را به کارمندان ارایه می دهید که بتوانند در آن موفق شوند. شما به آنها ابزار ، منابع و آموزش می دهید تا وظایف خود را به خوبی انجام دهند. وقتی کارها سازماندهی شده باشد ، کارکنان خوشحال تر خواهند بود و می خواهند و سعی می کنند که بهترعمل کنند.

5 : می توانید با دردست داشتن ایزو کنترل خود را بر تجارت خود بهبود بخشید.

ISO از شما می خواهد که کارایی سیستم مدیریت کیفیت خود را نظارت ، اندازه گیری ، تجزیه و تحلیل و ارزیابی کنید. با انجام این کار ، معیار های عملکردی را ایجاد می کنید که به شما امکان می دهد که کارتان را چقدر خوب انجام می دهید و در کجا جای پیشرفت برای شما وجود دارد. اینها ابزارهای قدرتمندی برای به دست آوردن بینش در مورد کسب و کار شما و تصمیم گیری بهتر هستند.

در دست داشتن ایزو به شما به عنوان یک کارآفرین کمک می کند تا تصویر کاملی را به دست آورید و بگویید : شاید لازم باشد جزییات بیشتری را بررسی کنیم تا بفهمیم باید تلاش های بهبودی خود را در کجا متمرکز کنیم.

علاوه بر ایجاد یک شرکت قوی تر ، کارآمدتر و سازنده تر ، گواهینامه ISO می تواند کسب و کار شما را در زمانی که زمان فروش فرا می رسد برای خریداران جذاب تر کند.

شما تعهد خود را به یک رویکرد مدیریتی موثر و با کیفیت در قلب خود به تامین کنندگان ، مشتریان ، سهامداران و احتمالا شرکتی که می خواهد شما را بخرد نشان می دهید.

درست است که دریافت گواهینامه ISO برای شما مستلزم سرمایه گذاری زمان، پول و تلاش می باشد ولی در عین حال اعتبار بیشتری را نزد مشتریان به شما ارایه می دهد.

هزینه دریافت ایزو چه مقدار می باشد؟

هزینه های توسعه و ثبت یک سیستم مدیریتی رسمی بسته به اندازه و پیچیدگی سازمان و فرایند های داخلی شما متفاوت می باشد.

1: هزینه های توسعه : یعنی زمان صرف شده برای مستند سازی و پیاده سازی سیستم مدیریتی خود.

2: آموزش کارکنان برای تهیه اسناد و مدارک لازم و برنامه ریزی و اجرای ممیزی های داخلی نیازمند هزینه هایی مانند زمان و تفکر مدیریتی میباشد.

3: هزینه ثبت نام که شامل انجام ممیزی و ثبت سیستم مدیریت می باشد که این هزینه بستگی به تعداد مکان ها ، محدوده کار، تعداد شیفت ها و غیره شرکت مدیریتی شما دارد.

اما نکته بسیارمهم این است که شما می توانید با استفاده از یک مشاور خارجی همانند تیم سیستم کاران برخی از این هزینه ها را کاهش دهید ، بخصوص که این امر خطر شروع مسیر اشتباه یا از دست دادن الزامات حیاتی استاندارد را برای شما کاهش می دهد.

به عنوان یک دستورالعمل کلی برای ثبت شرکت مدیریتی شما ، معمولا از زمان آغاز به کار تا ثبت نام نهایی یک شرکت مدیریتی ، یک هفته تا سه ماه به طول می انجامد.

بسته به بلوغ سیستم مدیریت موجود شما ، اندازه و پیچیدگی سازمان شما و دامنه ی ثبت نام ، برای پیاده سازی یک سیستم مدیریت رسمی حداقل 100 دلار هزینه برخواهد داشت ؛ به علاوه هزینه تمدید سالانه که بین 75 تا 100 درصد همان هزینه ی صدور گواهینامه می باشد.

چگونه گواهینامه ایزو دریافت کنیم؟

قبل از اینکه بتوانید گواهینامه دریافت کنید ، ابتدا باید فرایند های تولید خود را توسعه دهید و مستند سازی کنید. و رویه های صحیح و درست را اجرا کنید. تا اطمینان حاصل کنید که می توانید استانداردهای کیفیت خود را به درستی حفظ کنید.

در اینجا 4 مرحله ی ضروری برای تبدیل به یک کسب و کار دارای گواهینامه ISO برای شما میاورد.

قدم اول : سیستم مدیریت خود را توسعه دهید.

فرایندهای اصلی یا تجاری خود را شناسایی کنید.

فرایند های شرکت را با مشارکت کارکنان مستندسازی کنید.

بررسی، تایید و توزیع اسناد برای کسانی که نیاز به دسترسی به اطلاعات دارند.

قدم دوم : سیستم خود را پیاده سازی کنید.

اطمینان حاصل کنید که مراحل همانطور که در مستندات شما توضیح دادیم صورت می گیرد.

سیستم های گزارش دهی موثر برای پوشش بازرسی، آزمایش، اقدامات پیشگیرانه، جلسات بررسی مدیریت، نظارت بر اهداف، تکنیک های آماری و غیره را ایجاد کنید.

در صورت امکان از طریق استفاده از اطلاعات قابل اندازه گیری، اثربخشی فرایند های خود را کنترل کنید.

برای بهبود در زمینه های مورد نیاز بررسی و اقدامات لازم را انجام دهید.

قدم سوم : بررسی کنید که سیستم مدیریتی شما حتما در شرکتتان موثر باشد.

تمامی ممیزی ها را انجام دهید و فرایند های لازم را بررسی کنید سپس برای انظباق و اثر بخشی سیستم مدیریتی خود مشاهده کنید، با افراد مصاحبه کنید و به سوابق نمونه نگاه کنید.

نقاط قوت و ضعف سیستم مدیریت مجموعه خود را ابتدا شناسایی کنید و سپس طبق فرمهای معین گزارش دهید.

قدم چهارم : سیستم خود را ثبت کنید.

یک سازمان حسابرسی مناسب را برای ثبت نام خارجی خود انتخاب کنید.

مستندات سیستم مدیریت خود را برای بررسی و اطمینان از مطابقت با استاندارد های قابل اجرا ارسال کنید.

برای بررسی توسط ممیزی خارجی مهیا شوید تا تایید شود که الزامات سیستم رعایت میشود و سیستم مدیریتی شما به طور موثر و مفید پیاده سازی میگردد.

ترجمه و ویراستاری: سرکار خانم رومینا کریمی

مطالب مهم دیگر مرتبط با این مقاله

دریافت گواهینامه ایزو ISO

اخذ گواهینامه ایزو

گواهینامه ایزو – ۷۹۱۶۵-۰۲۱ – اخذ ایزو – گرفتن ایزو – دریافت ایزو