نمونه شرح وظایف پاسخگوی تلفن نیز درون دستورالعمل منشی گری به تفصیل تعریف می گردد. پاسخگویی به تلفن اصلی ترین کار منشی محسوب می گردد. به همین جهت در روش اجرایی منشی گری به تفصیل به این امر نیز می پردازیم.
به محض برداشتن گوشی از تلفن چه در موقع شماره گیری و چه در موقع جوابگویی کاملاً حواس خود را جمع کنید. و هیچ حرف اضافه ای نزنید.
هر چند وقت یکبار سیم های تلفن و گوشی آن را کنترل نمایید که بهم تابیده نشده باشد. تا موقع پاسخگویی تلفن را نکشید و تلفن به روی زمین نیافتد.
جهت پاسخگویی به تلفن ضمن گفتن سلام واحد خود را معرفی نمایید. بعنوان مثال : سلام دفتر مدیریت بازرگانی بفرمایید.
فاصله دهان و لبهای خود را به اندازه چهار انگشت خود رعایت کنید.دور گوشی را دور نگه ندارید. آن را به دهان خود نچسبانید.
گوشی تلفن را بطور صحیح و محکم در دست بگیرید و از قرار دادن گوشی زیر چانه یا گردن خودداری نمایید.
چنانچه در حین پاسخگویی به تلفن از طرف مقابل هیچ صدایی نشنیدید سریعا قضاوت به مزاحمی تماس یا غیره نکنید. و از ایراد سخنان نا مربوط خودداری نمایید. چون ممکن است به دلیل اختلالات مخابراتی این اتفاق بیفتد.
اجازه ندهید زنگ تلفن بیش از سه بار به صدا در آید. در واقع به محض شنیدن زنگ تلفن فوری گوشی را برداشته و پاسخگو باشید.
حتی المقدور خطوط تلفن را آزاد کنید و از انجام مکالمات شخصی و غیر ضروری اجتناب نمایید.
دستورالعمل منشی گری دستورالعمل منشی گری به عنوان یکی دیگر از مستندات مهم مندرج در روش اجرایی مدیریت امور اداری از اهمیت بسیار زیادی برخوردار هست. در تمامی شرکتها، حتی با وجود دو کارمند، حتما یک منشی هست. وظایف منشی برای سازمان بسیار مهم هست. پس نگارش یک دستورالعمل برای منشی بسیار مهم و مثمر […]
