دستورالعمل مدیریت سوابق

دستورالعمل مدیریت سوابق که جهت حصول اطمينان از شناسايي‏، جمع‌آوري، ثبت و شماره‌گذاري، دستيابي، بايگاني، نگهداري و تعيين تكليف سوابق كيفي, ایمنی و بهداشتی و زیست محیطی برای شرکتها تهیه و تدوین میگردد. سیستم کاران به عنوان یک مرکز عام المنفعه این دستورالعمل را برای کارشناسان و متقاضیان به شرح زیر تهیه و تدوین و منتشر نموده است.

1 – هدف

تعيين و تشريح فعاليت‌هاي مربوط به مدیریت سوابق شركت، به‌منظور حصول اطمينان از شناسايي‏، جمع‌آوري، ثبت و شماره‌گذاري، دستيابي، بايگاني، نگهداري و تعيين تكليف سوابق كيفي, ایمنی و بهداشتی و زیست محیطی ایجاد شده در سطح شرکت می باشد.

2- دامنه كاربرد :

کلیه واحد های موثر بر کیفیت ، ایمنی ، بهداشت و محیط زیست را در بر می گیرد .

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

نظارت : نماینده مدیریت.

اجرا : کلیه واحدهای موثر بر کیفیت ، ایمنی ، بهداشت و محیط زیست

4- شرح :

4-1- کلیه سوابق و شواهد دال بر اجرای سیستم مربوط به کیفیت، ایمنی ، بهداشت و محیط زیست و عملکرد سیستم مدیریت یکپارچه در شرکت برای اثبات اجرای صحیح عملیات معین انطباق خدمات انجام شده با نیازمندیها و الزامات معین و اطمینان از عملکرد موثر سیستم کیفیت ، ایمنی ، بهداشت و محیط زیست و آگاهی اجرا کنندگان آن حفظ و نگهداری می گردد.

4-2- سیستم بايگانی سوابق به ترتیب زیر هست و به نحوی تنظیم میگردد که کلیه سوابق لازم در دسترس واحد های مربوطه قرار میگیرد. همچنین دسترسی به سوابق به سادگی و سرعت صورت پذیرد.

4-2-1- فهرست كليه سوابق و مدت زمان و محل نگهداري هر كدام از آنها در فرم “فهرست سوابق ” با کد F-02-00-01 تشریح میگردد.

4-2-2- یک بایگانی منظم در هر یک از واحدهای موثر بر کیفیت ، ایمنی ، بهداشت و محیط زیست موجود می باشد که سوابق مربوط به واحد خود را نگهداری می کنند.

4-3- کلیه مدیران و کارکنان مکلفند طبق موارد ذیل از ضبط صحیح و به موقع شواهد و سوابق در پرونده های مربوطه در واحد های خود اطمینان حاصل نمایند.

4-3-1- کلیه سوابق بصورت تایپ شده و يا با خط خوانا و قابل استفاده، نوشته شده و ثبت می شوند.

4-3-2- كليه سوابق به‌صورت تفكيك شده در محل های مناسب نگهداري مي‌شود كه امكان مفقود شدن‏، خرابي و ضايع‌شدن آنها به حداقل برسد.

4-3-3- کلیه سوابق که بصورت فایلهای رایانه ای نگهداری می گردند بایستی طبق فهرست سوابق کیفیت BACK UP گیری شده و اطلاعات سوابق در حافظه های مجزا از قبیل هارد های جانبی و یا CD ها و یا سایر حافظه های جانبی ضبط و نگهداری گردند.

4-4- کلیه سوابق پس از گذشت مدت زمان نگهداری طبق فهرست سوابق با نظارت نماینده مدیریت امحاء می گردد.

5-توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) توزیع شده است.

6- مدارک پیوست :

7- مدارک مرتبط :

روش اجرایی کنترل سوابق ، استاندارد های ایزو

روش اجرایی کنترل سوابق یکی از الزامات استاندارد ISO9001 ایزو 9001 ، استاندارد ISO14001 ایزو 14001 و ISO45001 ایزو 45001 میباشد. همچنین روش اجرایی مدیریت سوابق به نوعی از بندهای تعریف شده درون مستندات کلیه گواهینامه های ایزو هست.

گواهینامه ایزو 22000 سیستم مدیریت ایمنی در صنایع غذایی ، گواهی نامه ایزو 27001 سیستم مدیریت امنیت اطلاعات، گواهی ایزو 29001 سیستم مدیریت کیفیت در صنایع نفت و گاز و پتروشیمی و گواهینامه ISO 21502 نیز در مستنداتشان مبحث کنترل سوابق را دارند.

گواهینامه های ایزو از سری 10000 که سری گواهینامه های مشتری مداری هستند و اصطلاحا می توانیم آنها را سیستمهای مشتری مداری بخوانیم. این دست گواهی های ایزو مشتری مداری نیز از جمله گواهی نامه ISO10001 ، گواهی ISO10004 ، گواهی ISO10002 ، گواهینامه ISO 10003 و انواع گواهی نامه ISO در مستندات با روش اجرایی کنترل سوابق درگیر خواهند شد.

دستورالعمل مدیریت سوابق کنترل کننده تمامی سوابق جاری و راکد درون سازمان میباشد. تمامی فرمهای خام وقتی تکمیل میشوند و داخلشان کوچکترین اطلاعاتی ثبت میشود اصطلاحا تبدیل به سابقه میشوند. استانداردISO9001 ، استاندارد iso14001 و ISO45001 از فرمهای تکمیل شده با اطلاعات و داده ها بعنوان “سابقه” یاد میکند. سوابق یا همان اطلاعات سازمان بسیار ارزشمند بوده و بایست به نحو صحیحی نگهداری شوند.

روش اجرایی مدیریت سوابق وقتی در سازمان اجرایی میشود مشخص میشود هر کدام از سوابق یا همان فرمهای تکمیل شده بایست در چه واحد سازمانی نگهداری شوند. زمان نگهداری سوابق بصورت یک سابقه در جریان چه مدت باشد. مدت بایگانیش چه مدت باشد و اینکه آیا بعد از گذشت زمان بایگانی راکد باید معدوم شود یا خیر. در ضمن در دستورالعمل مدیریت سوابق مشخص میشود که آیا سابقه محرمانه است یا اینکه سابقه قابل دسترسی عمومی است. حتی نوع نگهداری سوابق یعنی بصورت فایل کامپیوتری یا کاغذی و مکان نگهداری سوابق نیز مشخص میشود.

دستورالعمل مدیریت سوابق ، اهمیت آن

دستورالعمل مدیریت سوابق یکی از الزامات استاندارد ISO9001 ایزو 9001 تحت عنوان سیستم مدیریت کیفیت میباشد. وقتی کنترل سوابق مطابق با ایزو9001 تدوین می گردد بهش کنترل سوابق کیفی یا کنترل سوابق کیفیت می گویند.

استاندارد ISO14001 ایزو 14001 تحت عنوان سیستم مدیریت زیست محیطی مطرح هست. زمانی که یک دستورالعمل برای ایزو14001 تدوین میگردد تحت عنوان دستورالعمل کنترل سوابق زیست محیطی خوانده می شود. توجه کنید که منطبق با هر عنوان گواهینامه پسوندی که بر سر کنترل سوابق می آید تغییر می کند. دیگر نمی گوییم کنترل سوابق کیفیت یا کیفی بلکه تحت عنوان کنترل سوابق زیست محیطی میخوانیم.

ISO45001 ایزو 45001 تحت عنوان سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی مطرح هست. هنگامی که یک سازمان برای استاندارد ایزو45001 دستورالعمل مدیریت سوابق را تدوین می کند اصطلاحا آن را تحت عنوان سوابق ایمنی و بهداشت میخوانند دیگر تحت عنوان سیستم مدیریت کیفی آن را نمی خوانیم. میباشد

دستورالعمل مدیریت سوابق در کلیه مستندات استانداردهای ایزو تعریف گردیده است. مثلا در گواهینامه ایزو22000 ، گواهینامه ایزو 27001 ، گواهینامه ایزو 29001 ، گواهینامه ایزو 28001 ، گواهینامه ایزو 13485 و انواع استانداردهای دیگر نیز دستورالعمل کنترل سوابق تعریف شده است.

دستورالعمل مدیریت سوابق کنترل کننده تمامی سوابق جاری و راکد درون سازمان میباشد. تمامی فرمهای خام وقتی تکمیل میشوند و داخلشان کوچکترین اطلاعاتی ثبت میشود اصطلاحا تبدیل به سابقه میشوند. استانداردISO9001  ، استاندارد iso14001 و ISO45001 از فرمهای تکمیل شده با اطلاعات و داده ها بعنوان “سابقه” یاد میکند.

سوابق یا همان اطلاعات سازمان بسیار ارزشمند بوده و بایست بنحو صحیحی نگهداری شوند. رویه اجرایی کنترل سوابق وقتی در سازمان اجرایی میشود مشخص میشود هر کدام از سوابق یا همان فرمهای تکمیل شده بایست در چه واحد سازمانی نگهداری شوند؟

روش اجرایی مدیریت سوابق ، الزامات تعریف شده

روش اجرایی مدیریت سوابق میگوید زمان نگهداری سوابق بصورت یک سابقه در جریان چه مدت باشد؟ مدت بایگانیش چه مدت باشد و اینکه آیا بعد از گذشت زمان بایگانی راکد باید معدوم شود یا خیر. در ضمن در روش کنترل سوابق مشخص میشود که آیا سابقه محرمانه است یا اینکه سابقه قابل دسترسی عمومی است. حتی نوع نگهداری سوابق یعنی بصورت فایل کامپیوتری یا کاغذی ومکان نگهداری سوابق نیز مشخص میشود.

نمونه مستندات ایزو ISO امروزه مورد نیاز و مورد توجه سازمانهای متقاضی اخذ گواهی ایزو به هر دلیلی هست. همچنین یکسری شرکتها و سازمانها نیز میخواهند به معنای واقعی به پیاده سازی استانداردهای ایزو بپردازند.

مستندات ایزو برای پیاده سازی یک الزام هست. شرکتها بایستی ابتدا مستندات در اختیار داشته باشند سپس پیاده سازی را انجام بدهند. پس بایستی سازمانها هنگام دریافت گواهینامه ایزو و یا پس از اخذ گواهی ISO ، از مراجع صدور ایزو درخواست مستندات ایزو را کنند.

مستندات ایزو شامل دستورالعمل ها و روشهای اجرایی و فرم های ایزو هست که به رایگان می توانید از سایت دانلود کنید. تمامی روش های اجرایی و فرمها و دستورالعملها در سایت سیستم کاران به آدرس www.systemkaran.org قرار داده شده است. مستندات در قالب وورد word تهیه و تدوین گردید تا مشتریان محترم به راحتی آن را دانلود کنند و مطابق نیاز خود آن را تغییر دهند.

یکی از خدمات رایگان سازمان مرکزی سیستم کاران دانلود رایگان مستندات ایزو می باشد. دانلود رایگان سایر نمونه مستندات ISO در صفحه قبلی میسر است. با نظرات خود ما را در ارائه خدمات بیشتر و بهتر ترغیب و راهنمایی نمایید.

لینک دانلود رایگان دستورالعمل مدیریت سوابق – فرمت Word