ایزو ISO گواهینامه ایزو گواهینامه ISO گواهینامه HSE یا HSE - MS گواهینامه CE انواع گواهینامه های ملی و بین المللی معتبر و ارزان و فوری در کوتاهترین زمان ممکن و با کمترین هزینه

دستورالعمل مدیریت سوابق

5/5 - (8 امتیاز)

 

دستورالعمل مدیریت سوابق

دستورالعمل مدیریت سوابق که جهت حصول اطمينان از شناسايي‏، جمع‌آوري، ثبت و شماره‌گذاري، دستيابي، بايگاني، نگهداري و تعيين تكليف سوابق كيفي, ایمنی و بهداشتی و زیست محیطی برای شرکتها تهیه و تدوین میگردد. سیستم کاران به عنوان یک مرکز عام المنفعه این دستورالعمل را برای کارشناسان و متقاضیان به شرح زیر تهیه و تدوین و منتشر نموده است.

1 – هدف

تعيين و تشريح فعاليت‌هاي مربوط به مدیریت سوابق شركت، به‌منظور حصول اطمينان از شناسايي‏، جمع‌آوري، ثبت و شماره‌گذاري، دستيابي، بايگاني، نگهداري و تعيين تكليف سوابق كيفي, ایمنی و بهداشتی و زیست محیطی ایجاد شده در سطح شرکت می باشد.

 

2- دامنه كاربرد :

کلیه واحد های موثر بر کیفیت ، ایمنی ، بهداشت و محیط زیست را در بر می گیرد .

 

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

نظارت : نماینده مدیریت.

اجرا : کلیه واحدهای موثر بر کیفیت ، ایمنی ، بهداشت و محیط زیست

 

4- شرح :

4-1- کلیه سوابق و شواهد دال بر اجرای سیستم مربوط به کیفیت، ایمنی ، بهداشت و محیط زیست و عملکرد سیستم مدیریت یکپارچه در شرکت برای اثبات اجرای صحیح عملیات تعیین شده انطباق خدمات انجام شده با نیازمندیها و الزامات مشخص شده و اطمینان از عملکرد موثر سیستم کیفیت ، ایمنی ، بهداشت و محیط زیست و آگاهی اجرا کنندگان آن حفظ و نگهداری می شود .

4-2- سیستم  بايگانی سوابق  به ترتیب زیر بوده و به نحوی تنظیم شده است که کلیه سوابق لازم در دسترس واحد های مربوطه قرار داشته و دسترسی به سوابق به سادگی و سرعت صورت پذیرد.

4-2-1- فهرست كليه سوابق و مدت زمان و محل نگهداري هركدام از آنها در فرم “فهرست سوابق ” با کد  F-02-00-01 توضيح داده مي‌شود.

4-2-2- یک بایگانی منظم در هر یک از واحدهای موثر بر کیفیت ، ایمنی ، بهداشت و محیط زیست موجود می باشدکه سوابق مربوط به واحد خود را نگهداری می کنند.

4-3- کلیه مدیران و کارکنان مکلفند طبق موارد ذیل از ضبط صحیح و به موقع شواهد و سوابق در پرونده های مربوطه در واحد های خود اطمینان حاصل نمایند.

4-3-1- کلیه سوابق بصورت تایپ شده و يا با خط خوانا و قابل استفاده، نوشته شده و ثبت می شوند.

4-3-2- كليه سوابق به‌صورت تفكيك شده در محل های مناسب نگهداري مي‌شود كه امكان مفقود شدن‏ خرابي و ضايع‌شدن آنها به حداقل برسد.

4-3-3- کلیه سوابق که بصورت فایلهای رایانه ای نگهداری می گردند بایستی طبق فهرست سوابق کیفیت BACK UP  گیری شده و اطلاعات سوابق در حافظه های مجزا از قبیل هارد های جانبی و یا CD  ها و یا سایر حافظه های جانبی ضبط و نگهداری گردند.

4-4- کلیه سوابق پس از گذشت مدت زمان نگهداری طبق فهرست سوابق با نظارت نماینده مدیریت امحاء می گردد.

 

 

5-توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) توزیع شده است.

 

6- مدارک پیوست :
ردیف نام کد
6-1 فرم  فهرست سوابق F-02-00-01

 

7- مدارک مرتبط :
ردیف نام کد
7-1 روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون P-01

مرکز سیستم کاران به عنوان یک مرکز عام المنفعه ، یکی از اولین و بزرگترین مراکز فعال در زمینه سیستمهای مدیریتی ، چندین دهه افتخار خدمت رسانی به متقاضیان را دارد. جهت مشاهده لیست کامل دستورالعملها ، لینک زیر را کلیک نمایید.

لیست کامل دستورالعملها

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

لینکهای مفید و مرتبط