دستورالعمل مدیریت سوابق روش اجرایی کنترل سوابق کیفی

دستورالعمل مدیریت سوابق که جهت حصول اطمينان از شناسايي‏، جمع‌آوري، ثبت و شماره‌گذاري، دستيابي، بايگاني، نگهداري و تعيين تكليف سوابق كيفي, ایمنی و بهداشتی و زیست محیطی برای شرکتها تهیه و تدوین میگردد. سیستم کاران به عنوان یک مرکز عام المنفعه این دستورالعمل را برای کارشناسان و متقاضیان به شرح زیر تهیه و تدوین و منتشر نموده است.

1 – هدف

تعيين و تشريح فعاليت‌هاي مربوط به مدیریت سوابق شركت، به‌منظور حصول اطمينان از شناسايي‏، جمع‌آوري، ثبت و شماره‌گذاري، دستيابي، بايگاني، نگهداري و تعيين تكليف سوابق كيفي, ایمنی و بهداشتی و زیست محیطی ایجاد شده در سطح شرکت می باشد.

2- دامنه كاربرد :

کلیه واحد های موثر بر کیفیت ، ایمنی ، بهداشت و محیط زیست را در بر می گیرد .

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

نظارت : نماینده مدیریت.

اجرا : کلیه واحدهای موثر بر کیفیت ، ایمنی ، بهداشت و محیط زیست

4- شرح :

4-1- کلیه سوابق و شواهد دال بر اجرای سیستم مربوط به کیفیت، ایمنی ، بهداشت و محیط زیست و عملکرد سیستم مدیریت یکپارچه در شرکت برای اثبات اجرای صحیح عملیات معین انطباق خدمات انجام شده با نیازمندیها و الزامات معین و اطمینان از عملکرد موثر سیستم کیفیت ، ایمنی ، بهداشت و محیط زیست و آگاهی اجرا کنندگان آن حفظ و نگهداری می گردد.

4-2- سیستم بايگانی سوابق به ترتیب زیر هست و به نحوی تنظیم میگردد که کلیه سوابق لازم در دسترس واحد های مربوطه قرار میگیرد. همچنین دسترسی به سوابق به سادگی و سرعت صورت پذیرد.

4-2-1- فهرست كليه سوابق و مدت زمان و محل نگهداري هر كدام از آنها در فرم “فهرست سوابق ” با کد F-02-00-01 تشریح میگردد.

4-2-2- یک بایگانی منظم در هر یک از واحدهای موثر بر کیفیت ، ایمنی ، بهداشت و محیط زیست موجود می باشد که سوابق مربوط به واحد خود را نگهداری می کنند.

4-3- کلیه مدیران و کارکنان مکلفند طبق موارد ذیل از ضبط صحیح و به موقع شواهد و سوابق در پرونده های مربوطه در واحد های خود اطمینان حاصل نمایند.

4-3-1- کلیه سوابق بصورت تایپ شده و يا با خط خوانا و قابل استفاده، نوشته شده و ثبت می شوند.

4-3-2- كليه سوابق به‌صورت تفكيك شده در محل های مناسب نگهداري مي‌شود كه امكان مفقود شدن‏، خرابي و ضايع‌شدن آنها به حداقل برسد.

4-3-3- کلیه سوابق که بصورت فایلهای رایانه ای نگهداری می گردند بایستی طبق فهرست سوابق کیفیت BACK UP گیری شده و اطلاعات سوابق در حافظه های مجزا از قبیل هارد های جانبی و یا CD ها و یا سایر حافظه های جانبی ضبط و نگهداری گردند.

4-4- کلیه سوابق پس از گذشت مدت زمان نگهداری طبق فهرست سوابق با نظارت نماینده مدیریت امحاء می گردد.

5-توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) توزیع شده است.

6- مدارک پیوست :

7- مدارک مرتبط :

روش اجرایی کنترل سوابق ، استاندارد های ایزو

روش اجرایی کنترل سوابق یکی از الزامات استاندارد ISO9001 ایزو 9001 ، استاندارد ISO14001 ایزو 14001 و ISO45001 ایزو 45001 میباشد. همچنین روش اجرایی مدیریت سوابق به نوعی از بندهای تعریف شده درون مستندات کلیه گواهینامه های ایزو هست.

گواهینامه ایزو 22000 سیستم مدیریت ایمنی در صنایع غذایی ، گواهی نامه ایزو 27001 سیستم مدیریت امنیت اطلاعات، گواهی ایزو 29001 سیستم مدیریت کیفیت در صنایع نفت و گاز و پتروشیمی و گواهینامه ISO 21502 نیز در مستنداتشان مبحث کنترل سوابق را دارند.

گواهینامه های ایزو از سری 10000 که سری گواهینامه های مشتری مداری هستند و اصطلاحا می توانیم آنها را سیستمهای مشتری مداری بخوانیم. این دست گواهی های ایزو مشتری مداری نیز از جمله گواهی نامه ISO10001 ، گواهی ISO10004 ، گواهی ISO10002 ، گواهینامه ISO 10003 و انواع گواهی نامه ISO در مستندات با روش اجرایی کنترل سوابق درگیر خواهند شد.

دستورالعمل مدیریت سوابق کنترل کننده تمامی سوابق جاری و راکد درون سازمان میباشد. تمامی فرمهای خام وقتی تکمیل میشوند و داخلشان کوچکترین اطلاعاتی ثبت میشود اصطلاحا تبدیل به سابقه میشوند. استانداردISO9001 ، استاندارد iso14001 و ISO45001 از فرمهای تکمیل شده با اطلاعات و داده ها بعنوان “سابقه” یاد میکند. سوابق یا همان اطلاعات سازمان بسیار ارزشمند بوده و بایست به نحو صحیحی نگهداری شوند.

روش اجرایی مدیریت سوابق وقتی در سازمان اجرایی میشود مشخص میشود هر کدام از سوابق یا همان فرمهای تکمیل شده بایست در چه واحد سازمانی نگهداری شوند. زمان نگهداری سوابق بصورت یک سابقه در جریان چه مدت باشد. مدت بایگانیش چه مدت باشد و اینکه آیا بعد از گذشت زمان بایگانی راکد باید معدوم شود یا خیر. در ضمن در دستورالعمل مدیریت سوابق مشخص میشود که آیا سابقه محرمانه است یا اینکه سابقه قابل دسترسی عمومی است. حتی نوع نگهداری سوابق یعنی بصورت فایل کامپیوتری یا کاغذی و مکان نگهداری سوابق نیز مشخص میشود.

دستورالعمل مدیریت سوابق ، اهمیت آن

دستورالعمل مدیریت سوابق یکی از الزامات استاندارد ISO9001 ایزو 9001 تحت عنوان سیستم مدیریت کیفیت میباشد. وقتی کنترل سوابق مطابق با ایزو9001 تدوین می گردد بهش کنترل سوابق کیفی یا کنترل سوابق کیفیت می گویند.

استاندارد ISO14001 ایزو 14001 تحت عنوان سیستم مدیریت زیست محیطی مطرح هست. زمانی که یک دستورالعمل برای ایزو14001 تدوین میگردد تحت عنوان دستورالعمل کنترل سوابق زیست محیطی خوانده می شود. توجه کنید که منطبق با هر عنوان گواهینامه پسوندی که بر سر کنترل سوابق می آید تغییر می کند. دیگر نمی گوییم کنترل سوابق کیفیت یا کیفی بلکه تحت عنوان کنترل سوابق زیست محیطی میخوانیم.

ISO45001 ایزو 45001 تحت عنوان سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی مطرح هست. هنگامی که یک سازمان برای استاندارد ایزو45001 دستورالعمل مدیریت سوابق را تدوین می کند اصطلاحا آن را تحت عنوان سوابق ایمنی و بهداشت میخوانند دیگر تحت عنوان سیستم مدیریت کیفی آن را نمی خوانیم. میباشد

دستورالعمل مدیریت سوابق در کلیه مستندات استانداردهای ایزو تعریف گردیده است. مثلا در گواهینامه ایزو22000 ، گواهینامه ایزو 27001 ، گواهینامه ایزو 29001 ، گواهینامه ایزو 28001 ، گواهینامه ایزو 13485 و انواع استانداردهای دیگر نیز دستورالعمل کنترل سوابق تعریف شده است.

دستورالعمل مدیریت سوابق کنترل کننده تمامی سوابق جاری و راکد درون سازمان میباشد. تمامی فرمهای خام وقتی تکمیل میشوند و داخلشان کوچکترین اطلاعاتی ثبت میشود اصطلاحا تبدیل به سابقه میشوند. استانداردISO9001  ، استاندارد iso14001 و ISO45001 از فرمهای تکمیل شده با اطلاعات و داده ها بعنوان “سابقه” یاد میکند.

سوابق یا همان اطلاعات سازمان بسیار ارزشمند بوده و بایست بنحو صحیحی نگهداری شوند. رویه اجرایی کنترل سوابق وقتی در سازمان اجرایی میشود مشخص میشود هر کدام از سوابق یا همان فرمهای تکمیل شده بایست در چه واحد سازمانی نگهداری شوند؟

روش اجرایی مدیریت سوابق ، الزامات تعریف شده

روش اجرایی مدیریت سوابق میگوید زمان نگهداری سوابق بصورت یک سابقه در جریان چه مدت باشد؟ مدت بایگانیش چه مدت باشد و اینکه آیا بعد از گذشت زمان بایگانی راکد باید معدوم شود یا خیر. در ضمن در روش کنترل سوابق مشخص میشود که آیا سابقه محرمانه است یا اینکه سابقه قابل دسترسی عمومی است. حتی نوع نگهداری سوابق یعنی بصورت فایل کامپیوتری یا کاغذی ومکان نگهداری سوابق نیز مشخص میشود.

نمونه مستندات ایزو ISO امروزه مورد نیاز و مورد توجه سازمانهای متقاضی اخذ گواهی ایزو به هر دلیلی هست. همچنین یکسری شرکتها و سازمانها نیز میخواهند به معنای واقعی به پیاده سازی استانداردهای ایزو بپردازند.

مستندات ایزو برای پیاده سازی یک الزام هست. شرکتها بایستی ابتدا مستندات در اختیار داشته باشند سپس پیاده سازی را انجام بدهند. پس بایستی سازمانها هنگام دریافت گواهینامه ایزو و یا پس از اخذ گواهی ISO ، از مراجع صدور ایزو درخواست مستندات ایزو را کنند.

مستندات ایزو شامل دستورالعمل ها و روشهای اجرایی و فرم های ایزو هست که به رایگان می توانید از سایت دانلود کنید. تمامی روش های اجرایی و فرمها و دستورالعملها در سایت سیستم کاران به آدرس www.systemkaran.org قرار داده شده است. مستندات در قالب وورد word تهیه و تدوین گردید تا مشتریان محترم به راحتی آن را دانلود کنند و مطابق نیاز خود آن را تغییر دهند.

یکی از خدمات رایگان سازمان مرکزی سیستم کاران دانلود رایگان مستندات ایزو می باشد. دانلود رایگان سایر نمونه مستندات ISO در صفحه قبلی میسر است. با نظرات خود ما را در ارائه خدمات بیشتر و بهتر ترغیب و راهنمایی نمایید.

دستورالعمل کنترل سوابق کیفی – مزایا

بایگانی منظم اسناد و مدارک به معنای سازمان‌دهی و ذخیره‌سازی اطلاعات به شکلی سیستماتیک و کارآمد است. این روند می‌تواند تأثیرات مثبتی بر عملکرد یک سازمان یا فرد داشته باشد. در ادامه، هر یک از مزایای بایگانی منظم را به تفصیل بررسی می‌کنیم:

1. دسترسی سریع

یکی از بزرگ‌ترین مزایای بایگانی منظم، امکان دسترسی سریع به اسناد و مدارک است. هنگامی که مدارک به صورت منظم و طبقه‌بندی شده ذخیره می‌شوند، جستجوی آن‌ها آسان‌تر می‌شود. این امر به ویژه در مواقع اضطراری یا زمانی که نیاز به اطلاعات فوری وجود دارد، بسیار حیاتی است.

2. کاهش اشتباهات

وقتی که اسناد به صورت منظم بایگانی شوند، احتمال اشتباهات انسانی کاهش می‌یابد. به عنوان مثال، اگر مدارک در دسته‌های مشخص و واضح قرار گیرند، کارمندان کمتر دچار سردرگمی می‌شوند و احتمال پیدا کردن مدارک اشتباه کاهش می‌یابد.

3. حفظ امنیت اطلاعات

بایگانی منظم به حفظ امنیت اطلاعات کمک می‌کند. با استفاده از سیستم‌های بایگانی دیجیتال یا فیزیکی، می‌توان دسترسی به مدارک حساس را محدود کرد و از اطلاعات مهم در برابر دسترسی غیرمجاز محافظت کرد. این امر به ویژه برای سازمان‌هایی که با داده‌های حساس سروکار دارند، حائز اهمیت است.

4. بهبود بهره‌وری

سازمان‌دهی مناسب مدارک باعث می‌شود که کارمندان زمان کمتری را صرف جستجوی اسناد کنند و در عوض، بتوانند بر روی وظایف اصلی خود تمرکز کنند. این بهبود در بهره‌وری می‌تواند به افزایش کارایی کلی سازمان منجر شود.

5. مدیریت بهتر

بایگانی منظم به مدیران این امکان را می‌دهد که نظارت بهتری بر عملکرد و اطلاعات سازمان داشته باشند. با دسترسی سریع به سوابق و مدارک، مدیران می‌توانند تصمیمات بهتری بگیرند و روندهای سازمان را بهتر مدیریت کنند.

6. پاسخگویی بهتر

در مواقعی که سازمان نیاز به ارائه مدارک به مراجع قانونی یا حسابرسی دارد، بایگانی منظم می‌تواند به پاسخگویی سریع و دقیق کمک کند. این امر به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که در برابر چالش‌ها و مسئولیت‌های قانونی خود به خوبی عمل کنند.

7. حفظ تاریخچه

بایگانی مناسب به حفظ سوابق تاریخی و اطلاعات گذشته کمک می‌کند. این سوابق ممکن است به عنوان منبعی ارزشمند برای تصمیم‌گیری‌های آینده، تحلیل روندها یا حتی آموزش کارکنان جدید مورد استفاده قرار گیرد.

8. کاهش هزینه‌ها

با بهینه‌سازی فضای ذخیره‌سازی و کاهش نیاز به کاغذ و منابع دیگر، بایگانی منظم می‌تواند به کاهش هزینه‌ها منجر شود. همچنین، با کاهش زمان صرف شده برای جستجوی مدارک، سازمان‌ها می‌توانند منابع انسانی و مالی خود را به شکل بهتری مدیریت کنند.

در نهایت، بایگانی منظم اسناد و مدارک نه تنها به بهبود کارایی و عملکرد سازمان‌ها کمک می‌کند، بلکه به حفظ امنیت اطلاعات و کاهش هزینه‌ها نیز منجر می‌شود. با توجه به این مزایا، سرمایه‌گذاری در سیستم‌های بایگانی منظم می‌تواند یک تصمیم هوشمندانه برای هر سازمانی باشد.

چرا دستورالعمل کنترل سوابق کیفی در شرکتها الزامیست؟

دستورالعمل کنترل سوابق کیفی در شرکت‌ها به دلایل متعددی الزامی است که در ادامه به تشریح آن‌ها می‌پردازیم:

1. حفظ کیفیت محصول و خدمات

دستورالعمل‌های کنترل سوابق کیفی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنند که محصولات و خدمات ارائه‌شده مطابق با استانداردهای کیفیت مورد نظر هستند. این امر به حفظ اعتبار برند و رضایت مشتریان کمک می‌کند.

2. تضمین انطباق با مقررات

بسیاری از صنایع تحت نظارت‌های قانونی و استانداردهای خاصی هستند. وجود دستورالعمل‌های کنترل سوابق کیفی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا از انطباق با این مقررات اطمینان حاصل کنند و از عواقب قانونی جلوگیری کنند.

3. مدیریت ریسک

کنترل سوابق کیفی به شناسایی و مدیریت ریسک‌ها کمک می‌کند. با تجزیه و تحلیل اطلاعات کیفی، شرکت‌ها می‌توانند نقاط ضعف خود را شناسایی کرده و اقدامات پیشگیرانه را اتخاذ کنند.

4. بهبود مستمر

دستورالعمل‌های کنترل سوابق کیفی به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که به طور مداوم عملکرد خود را ارزیابی و بهبود دهند. با تجزیه و تحلیل داده‌ها، می‌توان روندها را شناسایی کرده و بهبودهای لازم را اعمال کرد.

5. پاسخگویی و شفافیت

وجود سوابق کیفی به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که در صورت بروز مشکلات، به سرعت به آن‌ها پاسخ دهند. این شفافیت در فرآیندها به افزایش اعتماد مشتریان و ذینفعان کمک می‌کند.

6. آموزش و توسعه کارکنان

دستورالعمل‌های کنترل سوابق کیفی می‌تواند به عنوان ابزاری برای آموزش و توسعه کارکنان مورد استفاده قرار گیرد. با ارائه اطلاعات دقیق و مستند، کارمندان می‌توانند به بهبود مهارت‌ها و دانش خود بپردازند.

7. ایجاد فرهنگ کیفیت

اجرای دستورالعمل‌های کنترل سوابق کیفی به ایجاد یک فرهنگ کیفیت در سازمان کمک می‌کند. این فرهنگ می‌تواند به افزایش تعهد کارکنان به کیفیت و بهبود عملکرد کلی سازمان منجر شود.

8. دستیابی به مزیت رقابتی

شرکت‌هایی که کنترل سوابق کیفی را به درستی انجام می‌دهند، می‌توانند به مزیت رقابتی دست یابند. این امر به آن‌ها کمک می‌کند تا محصولات و خدمات بهتری ارائه دهند و در بازار رقابتی موفق‌تر عمل کنند.

در نهایت، وجود دستورالعمل کنترل سوابق کیفی در شرکت‌ها نه تنها به حفظ و بهبود کیفیت کمک می‌کند، بلکه به انطباق با مقررات، مدیریت ریسک و ایجاد فرهنگ کیفیت نیز منجر می‌شود. این موارد در مجموع به موفقیت پایدار سازمان‌ها کمک می‌کند.

کنترل سوابق کیفی – کنترل مستندات تفاوتها

کنترل سوابق کیفی و کنترل مستندات دو مفهوم مرتبط با مدیریت کیفیت هستند، اما تفاوت‌های کلیدی بین آن‌ها وجود دارد. در ادامه به تشریح این تفاوت‌ها می‌پردازیم:

1. تعریف و هدف

کنترل مستندات: به فرآیند مدیریت و نظارت بر اسناد و مدارک سازمان اشاره دارد. هدف اصلی آن اطمینان از این است که مستندات (مانند رویه‌ها، سیاست‌ها و دستورالعمل‌ها) به‌روز، دقیق و در دسترس باشند. این کنترل شامل ایجاد، بازنگری، تأیید و توزیع مستندات است.

کنترل سوابق کیفی: به مدیریت و نگهداری سوابق مربوط به عملکرد کیفیت و فعالیت‌های مرتبط اشاره دارد. هدف این است که اطلاعات و داده‌های مربوط به کیفیت (مانند نتایج آزمون‌ها، بازرسی‌ها و تجزیه و تحلیل‌ها) به درستی ثبت، نگهداری و قابل دسترسی باشند.

2. نوع اطلاعات

مستندات: شامل اطلاعات و رویه‌های عملیاتی، سیاست‌ها و دستورالعمل‌ها است که به نحوه انجام کارها مربوط می‌شود.

سوابق کیفی: شامل داده‌ها و اطلاعاتی است که نتایج فعالیت‌های کیفی را نشان می‌دهد، مانند نتایج بازرسی‌ها، شکایات مشتری، و تجزیه و تحلیل‌های کیفیت.

3. مدت زمان نگهداری

مستندات: معمولاً به‌طور مداوم به‌روزرسانی می‌شوند و ممکن است به مرور زمان تغییر کنند. بنابراین، نیاز به بررسی و بازنگری منظم دارند.

سوابق کیفی: معمولاً برای مدت زمان معینی نگهداری می‌شوند تا اطلاعات تاریخی و تجزیه و تحلیل روندها را فراهم کنند. این سوابق ممکن است برای مقاصد قانونی یا تحلیل‌های آینده حفظ شوند.

4. نقش در سیستم مدیریت کیفیت

فرایند کنترل مستندات: به عنوان پایه و اساس سیستم مدیریت کیفیت عمل می‌کند و اطمینان می‌دهد که همه کارکنان به رویه‌ها و استانداردهای تعیین‌شده دسترسی دارند.

کنترل سوابق کیفی: به ارزیابی و بهبود عملکرد کیفیت کمک می‌کند و اطلاعات لازم برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی را فراهم می‌آورد.

5. فرآیندها و فعالیت‌ها

در کنترل مدارک یا مستندات: شامل فعالیت‌هایی مانند ایجاد، تأیید، توزیع، و بازنگری مستندات است.

فرایند کنترل سوابق کیفی: شامل فعالیت‌هایی مانند جمع‌آوری، ثبت، تجزیه و تحلیل و نگهداری سوابق کیفی است.

به طور خلاصه، کنترل مستندات بیشتر بر روی مدیریت و نگهداری مستندات و اطلاعات مربوط به رویه‌ها و سیاست‌ها تمرکز دارد، در حالی که کنترل سوابق کیفی بر روی جمع‌آوری و نگهداری داده‌ها و اطلاعات مربوط به عملکرد کیفیت تمرکز دارد. هر دو فرآیند برای مدیریت کیفیت در یک سازمان ضروری هستند و باید به‌طور هماهنگ عمل کنند تا به بهبود مستمر و حفظ کیفیت کمک کنند.

شرح وظایف مسئول بایگانی یا همان کنترل سوابق بایگانی چیست؟

شرح وظایف مسئول بایگانی یا کنترل سوابق بایگانی شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و مسئولیت‌ها است که به مدیریت مؤثر و سیستماتیک سوابق و اطلاعات سازمان کمک می‌کند. در ادامه به تشریح این وظایف می‌پردازیم:

1. ایجاد و نگهداری سیستم بایگانی

– طراحی و پیاده‌سازی یک سیستم بایگانی منظم و کارآمد برای ذخیره‌سازی سوابق.

– اطمینان از طبقه‌بندی مناسب اسناد بر اساس نوع، تاریخ و اهمیت.

2. جمع‌آوری و ثبت اطلاعات

– جمع‌آوری سوابق و اطلاعات مربوط به فعالیت‌های سازمان.

– ثبت دقیق و منظم اطلاعات در سیستم بایگانی.

3. مدیریت دسترسی به سوابق

– تعیین سطوح دسترسی برای کارکنان به سوابق مختلف.

– اطمینان از اینکه فقط افراد مجاز به اطلاعات حساس دسترسی دارند.

4. نگهداری و حفاظت از سوابق

– اطمینان از نگهداری صحیح و ایمن سوابق به منظور جلوگیری از آسیب یا گم‌شدن آن‌ها.

– استفاده از روش‌های مناسب برای حفاظت از سوابق در برابر خطرات محیطی و فیزیکی.

5. بازنگری و بروزرسانی سوابق

– انجام بازنگری‌های دوره‌ای برای اطمینان از صحت و به‌روزرسانی سوابق.

– حذف یا آرشیو کردن سوابق قدیمی که دیگر به آن‌ها نیازی نیست.

6. تجزیه و تحلیل و گزارش‌دهی

– تجزیه و تحلیل داده‌های موجود در سوابق برای شناسایی روندها و الگوها.

– تهیه گزارش‌های دوره‌ای برای مدیریت درباره وضعیت سوابق و عملکرد سازمان.

7. آموزش و آگاهی‌بخشی

– آموزش کارکنان در مورد روش‌ها و رویه‌های بایگانی و اهمیت کنترل سوابق.

– افزایش آگاهی کارکنان درباره اهمیت نگهداری صحیح اطلاعات.

8. انطباق با مقررات

– اطمینان از انطباق با قوانین و مقررات مربوط به نگهداری و مدیریت سوابق.

– پیگیری تغییرات قانونی و به‌روزرسانی رویه‌ها بر اساس آن‌ها.

9. مدیریت بحران

– برنامه‌ریزی برای بازیابی سوابق در صورت بروز بحران یا فاجعه (مانند آتش‌سوزی یا سیل).

– اطمینان از وجود نسخه‌های پشتیبان از سوابق مهم.

10. همکاری با سایر بخش‌ها

– همکاری با سایر واحدها و بخش‌های سازمان برای بهبود فرآیندهای بایگانی و مدیریت سوابق.

– پاسخگویی به درخواست‌های داخلی و خارجی برای دسترسی به سوابق.

مسئول بایگانی یا کنترل سوابق بایگانی نقش حیاتی در مدیریت اطلاعات و سوابق سازمان دارد. با انجام وظایف فوق، این مسئول می‌تواند به بهبود کارایی، حفاظت از اطلاعات و انطباق با مقررات کمک کند و به سازمان در دستیابی به اهداف خود یاری رساند.

اخذ گواهینامه ایزو – الزام فرایند کنترل سوابق

اجرای فرایند کنترل سوابق کیفی برای دریافت گواهینامه‌های ایزو (ISO) از اهمیت بالایی برخوردار است. یک کارشناس ایزو بایستی فرایند مدیریت سوابق کیفی و هرگونه سوابق دیگر را بلد باشد. چون اگر خودش این دانش را نداشته باشد ، نمی تواند به سایر افراد در سازمان منتقل کند. فرایند کنترل یا مدیریت سوابق سیستم جز لاینفک مراحل دریافت ایزو است. در ادامه به تشریح این اهمیت می‌پردازیم:

1. اثبات انطباق با استانداردها

کنترل سوابق کیفی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بتوانند انطباق خود را با استانداردهای ایزو اثبات کنند. این سوابق نشان‌دهنده رعایت رویه‌ها و فرآیندهای تعیین‌شده در استانداردهای ایزو هستند.

2. مدیریت مستندات

ایزو به مدیریت مؤثر مستندات و سوابق تأکید دارد. کنترل سوابق کیفی شامل ثبت، نگهداری و به‌روزرسانی اطلاعات مربوط به کیفیت است که برای ارزیابی و ممیزی‌های داخلی و خارجی ضروری است.

3. تضمین کیفیت و بهبود مستمر

سوابق کیفی به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا عملکرد کیفیت خود را ارزیابی کنند و نقاط قوت و ضعف را شناسایی کنند. این اطلاعات برای بهبود مستمر فرآیندها و محصولات ضروری است.

4. پاسخگویی به نیازهای مشتری

با کنترل سوابق کیفی، سازمان‌ها می‌توانند به راحتی به شکایات و نیازهای مشتریان پاسخ دهند. این موضوع به افزایش رضایت مشتری و حفظ اعتبار برند کمک می‌کند.

5. آمادگی برای ممیزی‌ها

وجود سوابق کیفی منظم و دقیق، سازمان را برای ممیزی‌های داخلی و خارجی آماده می‌کند. ممیزان ایزو به دنبال شواهدی از انطباق با استانداردها هستند و سوابق کیفی این شواهد را فراهم می‌کنند. در واقع بایگانی ها و سوابق مدارکی هستن که اجرای سیستم ایزو را اثبات می کنند.

6. مدیریت ریسک

کنترل سوابق کیفی به شناسایی و مدیریت ریسک‌های مرتبط با کیفیت کمک می‌کند. با تجزیه و تحلیل داده‌های کیفی، سازمان‌ها می‌توانند نقاط خطر را شناسایی و اقدامات پیشگیرانه را اتخاذ کنند.

7. تسهیل تصمیم‌گیری

سوابق کیفی اطلاعات لازم را برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی فراهم می‌کند. این اطلاعات می‌تواند به بهبود فرآیندها و افزایش کارایی کمک کند.

8. انطباق با الزامات قانونی

بسیاری از استانداردهای ایزو شامل الزامات قانونی و مقرراتی هستند. کنترل سوابق کیفی کمک می‌کند تا سازمان‌ها از انطباق با این الزامات اطمینان حاصل کنند.

به طور کلی، کنترل سوابق کیفی نه تنها به دریافت گواهینامه ایزو کمک می‌کند، بلکه به بهبود کیفیت، افزایش رضایت مشتری و مدیریت مؤثر سازمان نیز منجر می‌شود. این فرآیندها به عنوان بخشی از سیستم مدیریت کیفیت، نقش حیاتی در موفقیت و پایداری سازمان دارند.

مدیریت و کنترل سوابق کیفی – کاربرد نظام آراستگی 5S

روش 5S یک تکنیک مدیریتی است که به بهبود محیط کار و افزایش کارایی کمک می‌کند. این روش به ویژه در کنترل سوابق کیفی می‌تواند تأثیر بسزایی داشته باشد. در ادامه به کاربرد 5S در کنترل سوابق کیفی می‌پردازیم:

1. سورت (Sort)

– تعریف: جداسازی موارد ضروری از غیرضروری.

– کاربرد در کنترل سوابق کیفی: شناسایی و حذف سوابق غیرضروری یا قدیمی که دیگر به آن‌ها نیازی نیست. این کار کمک می‌کند تا فقط سوابق مرتبط و معتبر نگهداری شوند و فضای بایگانی بهینه‌سازی شود.

2. سِت (Set in Order)

– تعریف: سازماندهی و مرتب‌سازی موارد ضروری.

– کاربرد در کنترل سوابق کیفی: ایجاد یک سیستم بایگانی منظم برای سوابق کیفی که شامل طبقه‌بندی مناسب، برچسب‌گذاری و دسترسی آسان به اطلاعات باشد. این کار موجب تسهیل در جستجو و بازیابی اطلاعات می‌شود.

3. تمیزکاری (Shine)

– تعریف: پاکیزگی و نگهداری از محیط کار.

– کاربرد در کنترل سوابق کیفی: اطمینان از اینکه سوابق و مستندات در شرایط مناسبی نگهداری تحت کنترل میباشند و از آسیب‌های فیزیکی و محیطی دور باشند. این موضوع به حفظ کیفیت اطلاعات کمک می‌کند.

4. استانداردسازی (Standardize)

– تعریف: ایجاد رویه‌ها و استانداردهای مشخص برای انجام کارها.

– کاربرد در کنترل سوابق کیفی: توسعه رویه‌های استاندارد برای نگهداری، ثبت و مدیریت سوابق کیفی. این کار به اطمینان از انطباق با الزامات و بهبود مستمر کمک می‌کند.

5. پایداری (Sustain)

– تعریف: حفظ و پایداری استانداردها و رویه‌ها.

– کاربرد در کنترل سوابق کیفی: ایجاد فرهنگ سازمانی که به اهمیت کنترل سوابق کیفی و پیروی از رویه‌ها تأکید دارد. این شامل آموزش کارکنان و نظارت بر رعایت استانداردها است.

استفاده از روش 5S یا همان نظام آراستگی در کنترل سوابق کیفی به بهبود کارایی، کاهش خطاها و افزایش دسترسی به اطلاعات کمک می‌کند. با پیاده‌سازی این روش، سازمان‌ها می‌توانند محیطی منظم و کارآمد برای مدیریت سوابق کیفی ایجاد کنند که به بهبود کیفیت و رضایت مشتری منجر میگردد. از سایر سایتهای مرکز سیستم کاران به آدرس www.systemkaran.com بازدید فرمایید.

لینک دانلود رایگان دستورالعمل مدیریت سوابق – فرمت Word