اصلی ترین قسمتهای یک سازمان هست. وظایف دبیر خانه ورود و صدور نامه ها و مراسلات شرکت هست. دبیرخانه یکی از شرح وظایف مسئول دبیرخانه را بیان می کند.
در حال حاضر بیشتر سازمانها این بخش خود را بسیار مدرن‌تر نمودند و تنها با یک سیستم دبیرخانه می‌توانند وظایف این بخش را انجام دهند. حتی جالب است بدانید که بسیاری از نرم‌افزارهای دبیرخانه در دنیا مجهز سیستم هوش مصنوعی هستند.
بطور کلی وظایف اساسی این بخش شامل موارد زیر است:
تمامی نامه‌هایی را که ارسال می گردد را باید دریافت کند. و آنها را از نظر اینکه دارای امضاء، تعداد پیوست و … هستند، مورد بررسی قرار دهد. همچنین باید نامه‌های دریافتی را از نظر اینکه با سازمانها ارتباطی دارد هم بررسی کند. و سپس آنها را در بخش‌های مرتبط بفرستد.
هر نامه ای که به دبیرخانه ارائه می گرددباید در دفتر اندیکاتور ثبت گردد. البته نرم افزار این بخش که ویژگی‌های بسیاری دارد. هر نامه را در سیستم ثبت گردیده و تاریخ و شماره نامه آنها هم همراه آنها ذخیره می گردد.
بعد از اینکه این مراحل انجام گردید باید نامه برای مسئول همان واحدی که از طرف آن نامه ارسال گردیده است، فرستاده گردد. این مرحله ارجاع دادن نامه نام دارد. قبلا نامه‌ها بصورت دستی و فیزیکی به دفتر و بخش‌های مربوطه ارسال می گردید. ولی اکنون بوسیله نرم افزار اتوماسیون اداری این وظیفه براحتی انجام می گیرد.
یکی دیگر از وظایف این بخش ثبت دریافت نامه گیرنده است که در دفتر ثبت می گردد. البته باید بدانید که با بوجود آمدن نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری دیگر حتی نیازی نیست شما دریافت آن را ثبت کنید، چرا که سیستم بصورت خودکار دریافت شدن نامه بوسیله گیرنده را ثبت می‌کند.
تحویل رسید دریافت نامه فرستنده هم یکی دیگر از وظایف مسئول دبیرخانه است.
دستورالعمل امور دبیرخانه – اتوماسیون اداری برای دبیرخانه دستورالعمل امور دبیرخانه که با عناوین مختلفی همچون روش اجرایی دبیرخانه نیز بیان می گردد. از مهمترین مستندات ایزو ، گواهینامه ایزو مهم برای کلیه شرکتها هست. دبیرخانه یکی از اصلی ترین و عمومی ترین قسمتها و واحدهای سازمانها محسوب می گردد. به همین جهت روش اجرایی […]
