دستورالعمل امور دبیرخانه

دستورالعمل امور دبیرخانه که با عناوین مختلفی همچون روش اجرایی دبیرخانه نیز بیان می گردد. از مهمترین مستندات ایزو ، گواهینامه ایزو مهم برای کلیه شرکتها هست. دبیرخانه یکی از اصلی ترین و عمومی ترین قسمتها و واحدهای سازمانها محسوب می گردد. به همین جهت روش اجرایی امور دبیر خانه برای تمامی شرکتها کاربردی هست. روش اجرایی دبیر خانه مختص قسمت مراسلات و نامه های ورودی و خروجی به سازمان هست.

هدف از ايجاد اين دستورالعمل چگونگي انجام امور مربوط به دبيرخانه ، شامل دریافت و ثبت و ارسال مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی ، بايگاني و تايپ و تكثير مي باشد.

دستورالعمل دبیر خانه در واحد دبیرخانه کاربرد دارد. نظارت بر روی روش اجرایی دبیرخانه بر عهده مدیر امور اداری و اجرای آن برعهده واحد دبیر خانه هست.

نمونه دستورالعمل امور دبیرخانه زیر به عنوان نمونه برای استفاده متقاضیان عزیز قرار داده شده است.

1- هدف :

 هدف از ايجاد اين دستورالعمل چگونگي انجام امور مربوط به دبيرخانه ، شامل دریافت و ثبت و ارسال مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی ، بايگاني و تايپ و تكثير مي باشد.

2- دامنه کاربرد :

اين دستورالعمل در واحد دبیرخانه کاربرد دارد.

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : مدیر امور اداری
• اجرا : واحد دبیر خانه

4- شرح

دبيرخانه مسئوليت هدايت و سرپرستي كليه فعاليت هاي مربوط به امور تحريرات ، دريافت، ثبت و توزيع كليه نامه هاي درون سازماني و برون سازماني و همچنين حفظ و نگهداري اسناد و مدارك جاري و راكد را به عهده دارد.

انجام اموري مانند تايپ ، چاپ متون و فايل هاي ارجاعي از واحدها و تهيه جداول از طريق كار با محيط نرم افزاري office صورت مي پذيرد.

نكته 1: تمامي نامه ها با فونت B Nazanin و سايز 12 تايپ مي شود. یک نمونه فرمت جهت الگو برداری همیشه موجود است. لذا کلیه مکاتبات بصورت نامه بایستی دارای همان فرمت نمونه تعریفی باشد.

ارسال و دريافت ايميل هاي شركت و انجام چت صوتي و تايپي با طرفهای مقابل از طريق كار با محيط اينترنت و پست الكترونيك و پیام رسان های فضاهای مجازی صورت مي پذيرد.

نكته 2: كليه نامه هاي الكترونيكي كه مي بايست به مدير عامل ، مديران و مهندسان شركت فرستاده شود با استفاده از اتوماسیون اداری ارسال مي گردد.

نكته3: ارسال و دريافت تمامی نامه هاي الكترونيكي می بایست تنها  از طریق نشانی تعریف شده شركت صورت  گيرد. همچنین کلیه مکاتبات بصورت چت بایستی با شماره رسمی شرکت و شماره های تعریفی صورت پذیرد.

ثبت نامه هاي وارده و صادره ، كدگذاري آنها و راه اندازي و پيگيري صحيح مكاتبات درون سازماني از طريق سيستم اتوماسيون اداري و دستورالعمل (برون سازمانی) آن صورت مي پذيرد.

حفظ و نگهداري از نامه ها ، اوراق ، اسناد و مدارك شركت (كاركرد ها ، مكاتبات داخلي و خارجي و …) از طريق ايجاد ساختار آرشيوي و كلاسه بندي با طبقه بندي موضوعي و تاريخي ، به طوري كه امكان جستجو و دستيابي سريع به آن فراهم باشد،  توسط سیستم اتوماسیون اداری انجام می پذیرد. بایگانی سوابق به دو صورت تصویر فایل الکترونیکی و بصورت کاغذی انجام می پذیرد. چنانچه هر یک از پرسنل نیاز به نسخه کاغذی و اصل اسناد نیاز دارند بایستی از مافوق خود دستور ارایه نمایند. کلیه ورود و خروجهای اسناد و مدارک بایستی در فرم كنترل ورود و خروج سوابق از بايگاني با کد F-13-01-01 ثبت و مدیریت گردد.

نكته4 :  سوابق تخصصی مربوط به هر واحد مي بايستي در همان واحد نگهداري شود.

5- توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6- مدارک پیوست :

امور دبیرخانه

دبیرخانه یکی از مهم‌ترین و کاربردی‌ترین قسمتهای هر شرکت و سازمانی می‌باشد. وظایف امور دبیرخانه مربوط به نامه ها و مکاتبات و ارتباطات سازمان می باشد. وظایف واحد دبیر خانه معمولا مرتبط با ثبت نامه ها و مراسلات، ارسال نامه ها و دریافت نامه‌ها می باشد. این امور بر اساس روشهای معین و مشخص هر سازمان تعیین میگردد. در حقیقت می توانیم اینطور بگوییم که دبیرخانه‌ سازمانها مسئولیت گردش نامه‌ها ( از ثبت تا ارسال و دریافت نامه ها و مراسلات ) را در هر سازمان بر عهده دارند.

با پیشرفت علم و تکنولوژی و توسعه سازمانی، شرکتها بخش دبیرخانه خود را گسترده و مدرن تر کرده اند و گردش نامه ها تنها از طریق دبیرخانه انجام می گیرد.

شرح وظایف مسئول دبیرخانه

شرح وظایف مسئول دبیرخانه معمولا توسط مدیران ارشد تعریف میگردد. اما  کارکنان جدید برای شرح وظایف محوله نیاز به آموزش دارند. شما میتوانید امورات مرتبط با آموزش را مطابق با دستورالعمل آموزش مطالعه فرمایید بطور مثال شرح وظایف دبیرخانه را در زیر بیان می کنیم. وظایف امور دبیرخانه را اینگونه می توان تعریف کرد.

بررسی تمام نامه ها و بخشنامه ها و دستورالعملهایی که به سازمان وارد می گردند و از سازمان خارج می شوند.

توزیع نامه ها میان بخشهای مختلف سازمان ( هر نامه مختص کدام بخش هست، به دستشان برسد.)

چک کردن تمام نامه ها از لحاظ نحوه نگارش و ادبیات و هر گونه قوانین و قواعد ادبی.

نظارت بر تایپ ، پرینت و تمام اسنادی که تهیه می گردند.

روش های اجرایی امور دبیرخانه معمولا ربطی به گرفتن گواهی ایزو ندارد. اما در صورت تمایل برای گرفتن مدارک ایزو معتبر مقاله گواهینامه ایزو معتبر را مطالعه نمایید.

دستورالعمل امور دبیرخانه – گواهینامه ایزو

دستورالعمل امور دبیرخانه یکی از مستندات مندرج در متن گواهینامه ایزو 9001 هست. شاید به نظر بیاید که این امر ربطی به گواهینامه ایزو ندارد. اما در اصل اینگونه نیست بلکه نگارش یک دستورالعمل یکپارچه و منسجم در حوزه امور دبیرخانه منطبق با ایزو از اهمیت بالایی برخوردار هست. یک دستورالعمل و روش اجرایی موفق منطبق با استاندارد ایزو تهیه و تدوین می گردد.

مشاوران ایزو جهت پیاده سازی دستورالعمل امور دبیرخانه مهمترین متقاضیان ایزو محسوب می گردند. به همین جهت درون سایت سیستم کاران ما تمامی مستندات ایزو رایگان به اشتراک می گذاریم.

وظایف امور دبیرخانه – دیگر وظایف

 دبیرخانه ، اتوماسیون اداری

امروزه سیستم های نوین it برای مدیریت امور دبیر خانه ایجاد شدند. سیستم های اتوماسیون اداری از بهترین ابزاریست که میتوان نام برد. سیستم های اتوماسیون اداری از نتایج هوشمند سازی سازمان هست. هوشمندسازی سازمان در واقع برای کل سازمان کاربرد دارد. فرایند مدیریت دبیرخانه نیز بعنوان یکی از ارکان هر سازمانی نیز هوشمند سازی میگردد. از عمده نتیجه هوشمند سازی دبیرخانه رفع خطاهای انسانی و بالا رفتن دقت است. افزایش سرعت در مکاتبات اداری و ایجاد نظم نیز از مزایای اتوماسیون اداری می باشد. شرکتهای زیادی از جمله همکاران سیستم خالق نرم افزارهای اتوماسیون اداری هستند.

مدیریت دبیرخانه امروزه از روشهای سنتی به روشهای مدرن و امروزی تبدیل گردید. شایسته است که مدیران امور دبیرخانه ، سیستم های خود را بر اساس نرم افزارهای پیشرفته استوار نمایند.

دانلود رایگان مستندات ایزو برای تمامی شرکتهای متقاضی ایزو به عنوان یک الزام حیاتی جهت بهره وری مستمر مطرح می گردد. سازمان مرکزی سیستم کاران دانلود رایگان مستندات ایزو را در سایت خود قرار داده است.

تمامی مستندات شامل روش اجرایی ، دستورالعمل و فرم های ایزو درون سایت در فرمت Word قرار دارد. جهت دانلود رایگان مستند مورد نظر خود از طریق مستند مورد نظر آن در فرمت وورد که یک فرمت قابل تغییر هست استفاده کنید.

دانلود رایگان فرمهای ایزو ISO ، دانلود رایگان مستندات ایزو ، همه و همه به صورت رایگان درون سایت سیستم کاران قابلیت دانلود دارد.

دانلود رایگان نمونه دستورالعمل امور دبیرخانه – فرمت Word