هوشمند سازی سازمان

هوشمند سازی سازمان از اهمیت بالایی برخوردار هست. دنیای امروز دنیای IT است. تا همین چند سال قبل کسی فکر نمی کرد که IT جهان را تسخیر کند. خیلی از کارها و اموراتی که قبلا بصورت فیزیکی انجام می شد. امروزه براحتی در تلفن همراه قابل انجام است. سرعت رشد فناوری اطلاعات حتی بالاتر از عملیاتی شدن دانش فعلی است.

علم مدیریت هم دیگر علم مدیریت گذشته نیست. علوم مدیریتی که با IT آمیخته نباشد قطعا بروز نیست. مدیران فعلی اگر نتوانند خودشان را در حوزه IT قوی کنند از گردونه مدیران موفق خارج خواهند شد. امروزه یک مدیر موفق مدیری است که دانش و سواد مدیریتی خود را بتواند در بستر IT عملیاتی کند.

هوشمندسازی سازمان چیست؟

اگر یک سازمان بتواند بروزترین دانش و پیشرفتی در حوزه IT را در کلیه ابعاد در سازمان خود طرحریزی و اجرا کند، اصطلاحا گفته میشود که ایمنی سازمان یک سازمان هوشمند است. حتی از کلیه ابعاد سازمان گفته می شود یعنی هر موضوع و موردی که در سازمان وجود دارد این ابعاد شامل سخت افزارها و نرم افزارها، سرمایه انسانی، تصمیم ها و راهبردها و … می باشد.

چگونه می توان یک سازمان را هوشمند کرد؟

برای هوشمندسازی سازمان ابتدا بایستی یک کارفرما تشکیل گردد. نام کارگروه را کارگروه یا کمیته Business intelligence سازمان قرار دهید. کمیته هوشمندسازی شامل دبیر اعضاء فعال، اعضاء عادی می باشد. در این کارگروه بایستی حداقل دو کارشناس متخصص در حوزه مهندسی فرایندها و سازمان.

در مواقع کار اصلی کمیته هوشمند سازی سازمان شناسایی کلیه ابعادی است که میتوان هوشمند کرد.

هوشمند سازی فرآیندها

بعضی از سازمانها و شرکتها فقط قسمتی از کار خود را هوشمند می کند. این مدل هوشمند سازی را هوشمند سازی جزیره می گویند. هوشمند سازی جزیره ایی اتفاق می افتد که کل سازمان قابلیت هوشمند شدن را ندارد. بنابراین فقط قسمتهایی از سازمان بعنوان پایلوت انتخاب می گردند. البته شایسته است که اگر قسمتی از سازمان هوشمند می شود، آینده نگری نیز بشود. یعنی اینکه وقتی ساختار قسمتی از سازمان مورد بررسی قرار می گیرد سایر اجزای سازمان نیز بررسی گردد. بررسی کردن از نظر اینکه آیا ارتباطی بین قسمت فعلی و قسمت آینده هست؟ آیا بایدهای خالی قبلی از نکات را تعبیه کرد؟

هرچه آینده نگرانه به قضیه Business intelligence قسمتهای مختلف سازمان نگاه کنیم در آینده مشکلات کمتری خواهیم داشت.

مزایای هوشمند سازی کسب و کار

BI هر کسب و کاری قطعا باعث رشد خواهد شد. از جمله مزایای هوش مند سازی کسب و کار می توان موارد زیر را نام برد.

• افزایش سرعت در کارها

افزایش سرعت در کارها از بزرگترین مزیت است. دغدغه خیلی از کسب و کارها همواره افزایش سطح ارائه خدمات و یا تولید محصولات است. رشد روز افزون تکنولوژی و وجود رقبای سرسخت ما را وادار به افزایش سرعت کارمون می کند. بنابراین با Business intelligence می توانیم هر چه سریعتر پیش ببریم.

• کاهش خطاهای انسانی

وجود خطاهای انسانی در هر کاری اجتناب ناپذیر است. آیا می توان با راهکارهایی سطح خطاهای انسانی را کاهش داد. یکی از روشهای سنتی در هر شرکتی آموزش هست. آموزش یک راهکار نسبتا خوبی برای کاهش خطای کارکردی منابع انسانی هست. اما با این موجود باز هم خطای انسانی مشاهده می گردد. چون عملکرد انسان وابسته به منطق و احساس انسان است. تا زمانیکه انسان احساس دارد وجود خطا هم منطقی است. پس برای رفع خطاهای انسانی چکار کنیم؟

یکی از راهکارهای نوین کاهش خطاهای انسانی، هوشمند سازی کارهاست. با هوشمندسازی کارها، می توان دخالت انسان را در هر کاری به حداقل رساند. وقتی دخالت کم شود قطعا تعداد خطاهای سهوی نیز کم می شود. در نتیجه هوشمند سازی کسب و کار تا مقدار خیلی زیادی باعث کاهش خطاهای انسانی می گردد.

• افزایش سطح دقت در کارها

دقت در کار یک واژه عمومی است. اما برای مدیران یک واژه مهم و برای کارکنان یک واژه بیزار کننده است. دقت در هر کاری یک واژه توصیفی است. مدیران سطح دقت بالا را حتی کم می دانند و کارکنان سطح دقت پایین را منطقی می دانند. هوشمندسازی کسب و کار به این نزاع پایان داده است. دقت توسط ماشین تعریف میگردد و از حالت توصیفی خارج می شود. با اجرای کامل هوشمند سازی دقت گرفتار اعداد و ارقام می شود. هر چیزی که قابل اندازه گیری باشد را می توان پایش کرد.

همین ذات کار هوشمندسازی باعث افزایش سطح دقت می گردد. دقت در ارائه خدمات و محصولات در سیطره هوشمند سازی کسب و کار قطعی است.

• کاهش ریسکها و افزایش فرصتها

وقتی یک کسب و کاری هوشمند می شود سطح ریسک در کل سازمان کاهش پیدا می کنید. حتی در بعضی مواقع باعث ایجاد فرصتهایی می شود. هوشمندسازی کسب و کار از طریق انجام امور بصورت اتوماتیک و ماشین وار ریسکها را کاهش می دهد. وقتی یک کاری بصورت مرتب اجرا شود دیگر ریسکی ایجاد نمی شود.

هر وقت ریسک جایی برای ابزار وجود نداشته باشد فرصتها خود را نمایان می کنند. مطمئن باشید با اجرای هوشمند سازی کسب و کار خود خیلی از ریسکهای قبلی بر طرف می گردد. هر چه بیشتر هوشمندسازی عمیق تر باشد ریسکها نیز کم رنگ تر و فرصت نیز پر رنگ تر می شود. افزایش سطح هوشمند سازی ارتباط مستقیم با کاهش ریسکها و افزایش فرصتها دارد.

• آسودگی خیال با هوشمند سازی سازمان

اجرای هوشمند سازی هر کسب و کاری به مدیران و کارکنان مجموعه یک اطمینان خاطر می دهد. وقتی خیال همه راحت میشود که کسب و کار بصورت ماشین وار در حال کار باشد. سیستم کسب و کار هوشمندسازی شده باعث کاهش استرس همه می شود. از اینرو مدیران ، کارکنان دیگر نگران نقض در کار نیستند. همه بجای برداختن به نواقص به رشد و توسعه در حوزه کاری خود فکر می کنند. همین آسودگی خیال و وجود اطمینان خاطر باعث افزایش سطح رضایت شغلی و انگیزه کاری می گردد. امروزه در جهان پر هیاهوی صنعتی ، داشتن رضایت شغلی انگیزه یک نعمت است.

• لذت بخش شدن محیط کسب و کار

اصولا انسانها از کلمه اتومات خوششان می آید. از واژه خودکار واژه رباتیک، واژه خود به خود و… خوششان می آید. وقتی ما در یک محیط کسب و کاری کار می کنیم که همه چیز تحت کنترل احساس نیست و بطور دقیق در حال اجرا است لذت می بریم. وقتی می بینیم که نرم افزارها و برنامه ها هستند که دارند کار ما را براحتی انجام می دهند لذت می بریم. همین لذت بردن از محیط کسب و کار باعث افزایش حال خوب هم می شود.

وجود احساس غرور برای ما که طراح این سیستمهای هوشمند هستیم خیلی خوشایند است. انسان در هوشمندسازی احساس قدرت می کند. البته نباید از باگ های سیستم BI غافل شد. بنابراین هر باگ شناسایی شده را بایستی سریع رفع کرد.

• افزایش بهره وری و سودآوری

همه ما انسانها بدنبال کسب و کار درآمد بیشتر هستیم. کسب و درآمد بیشتر در هر کسب و کار به عوامل زیادی بستگی دارد. یکی از ابزارهای افزایش بهره وری و سود هر کسب و کاری، Business intelligence است. وقتی یک کسب و کار هوشمند گردد از طریق افزایش سرعت و دقت کار هم ارائه محصولات و خدمات بالا می رود. وقتی هم کار بالا برود بعدش باعث سود و بهره وری می گردد.

از طرفی با اجرای کامل Business intelligence کسب و کار هزینه های زیادی کسر می گردد. کاهش هزینه رابطه مستقیم با افزایش سطح بهره وری دارد. هیچ ابزاری مثل هوش مند سازی نمی تواند باعث افزایش سطح بهره وری گردد.

رابطه هوشمند سازی کسب و کار با ایزو ISO

اخذ گواهینامه ایزو ISO بشرط اجرای واقعی می تواند موثر باشد. اگر یک سازمان بندهای استاندارد ایزو ISO را اجرا کند. طبعا به سمت هوشمندسازی فرایندها تشویق می گردد. ایزو یک ابزار است. ابزاری برای سیستماتیک کردن فرایندها. سازمانی که ایزو را بطور واقعی پیاده سازی و اجرا کند به نوعی هوشمند سازی نیز کرده است.

ایزو نوعی هوشمند سازی فرایندهاست. Business intelligence نیز نوعی و قسمتی از ISO است. ترکیب و تلفیق این دو واژه تجلی یک سازمان است. تجلی برای رشد و پیشرفت کسب و کار.

گرفتن گواهینامه ایزو را با هوشمندسازی کسب وکار خود ترکیب کنید. بایستی از ابزار سیستم های مدیریتی مانند سیستم مدیریت کیفیت استفاده کرد. سیستم مدیریت کیفیت همان استاندارد ایزو 9001 است. همیشه از جدیدترین ویرایش ISO9001 استفاده نمایید. در متن استاندارد ایزو 9001 نیز بکارگیری از جدیدترین تکنولوژی توصیه شده است.

گواهینامه ایزو اصلی باید تحت اعتبار IAF باشد. سازمان ملی استاندارد ایران نیز عضو IAF هست. نام مرکز ملی تایید صلاحیت ایران به اختصار NACI است.

دریافت گواهی نامه ایزو بطور اصولی و واقعی خیلی موثر است. برای دریافت گواهینامه ایزو اصلی و معتبر و قابل استعلام از خدمات مرکز سیستم کاران استفاده نمایید. سیستم کاران بزرگترین و معتبرترین مرجع مشاوره جهت طراحی و پیاده سازی ایزو است. شماره تماس سیستم کاران 79165-021 است. از خدمات رایگان سیستم کاران سازمان مرکزی نیز استفاده نمایید.

هزینه های انجام شده هوشمند سازی کسب و کار

اصولا هر گونه خرج کردی در حوزه هوشمندسازی کسب و کار هزینه نیست. بلکه مخارج Business intelligence یک نوعی از سرمایه گذاری است. با یک حساب سر انگشتی می توان دریافت که کلیه مخارج انجام شده در کوتاه مدت قابلیت برگشت سرمایه دارد. اگر از منظر اقتصاد مهندسی به موضوع نگاه کنیم خواهیم یافت که در نهایت کلیه پروژه های اجرایی هوشمند سازی سودمند هستند.

Business intelligence چیست؟

در مجامع بین المللی از هوشمندسازی کسب و کار تحت عنوان Business intelligence یاد می شود. البته در ایران هم گاهی اصطلاح لاتین Business intelligence استفاده می گردد.

توصیه می کنیم مطلب تخصصی شغل های پر درآمد را مطالعه بفرمایید.