روش اجرایی بهبود مستمر

روش اجرایی بهبود مستمر یکی دیگر از مستندات ایزو 9001 هست که مطابق با ورژن 2015 تهیه و تدوین می گردد. هر سازمان جهت پیشرفت و بهره وری بایستی فرآیندهای خود را بهبود ببخشد. کلیه واحدهای شرکت در جهت بهبود فرآیندهای سازمان منطبق با روش اجرایی بهبود مستمر ISO9001:2015 دخیل هستند. نظارت این امر بر عهده نماینده مدیریت می باشد. اجرای این روش اجرایی با کلیه واحدهای مرتبط با پروژه می باشد.

سازمانها بایستی فرصتهای بهبود را تعیین کنند و اقدامات مقتضی را در جهت برآوردن الزامات مشتری و افزایش مشتری انجام دهند.

بهبود مستمر بایستی منجر به بهبود فرآیندها و محصولات و خدمات سازمان با توجه به نیازها و انتظارات آینده گردد. بایستی تاثیرات نامطلوب را کاهش دهد یا از وجود آن پیشگیری کند. یا در صورت ایجاد این تاثیرات نامطلوب آن را اصلاح کند. بهبود مستمر بایستی به بهبود عملکرد و اثر بخشی سیستم مدیریت کیفیت بیانجامد.

سازمان بایستی به طور مستمر تاثیر و اثر بخشی سیستم مدیریت کیفیت را بهبود بخشد. شرکت بایستی نتیجه حاصله از تجزیه و تحلیل و ارزیابی و خروجی های بازنگری مدیریت را بررسی کند تا اگر مواردی از نیازها یا فرصتها بود که بایستی به صورت مداوم مورد پایش و بهبود قرار گیرد، مشخص گردند.

نمونه روش اجرایی بهبود مستمر زیر را منطبق با ISO9001:2015 در ذیل برای استفاده متقاضیان قرار دادیم.

1- هدف :

هدف از تدوین این روش اجرایی، تشریح چگونگی تعریف ، مستندسازی ، برنامه ریزی زمان بندی و کنترل پیشرفت پروژه های بهبود مستمر در شرکت می باشد.

2– دامنه كاربرد :

اين روش اجرايي در کلیه واحدهای شرکت کاربرد دارد.

3– مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت: نماینده مدیریت
• اجرا: کلیه واحدهای مرتبط با پروژه تعریف شده

4– شرح:

پروژه های بهبود مستمر در شرکت ممکن است از هر یک از طرق زیر تعریف گردد:

– جلسات بازنگری مدیریت

– نشست شورای هماهنگی

– جلسات داخلی واحدها

– نتایج حاصله از تجزیه و تحلیل داده ها

– خروجی حاصله از بررسی اهداف کیفی و سازمانی

– نتایج حاصله از بعضی از پیشنهادات ، انتقادات و نظرات مشتریان (و یا کارکنان)

– خروجی حاصله از پایش و اندازه گیری محصولات و صورتجلسات محصولات نا منطبق

* . . .

روش اجرایی بهبود مستمر – اقدامات لازم

این پروژه های تعریف شده بایستی با هماهنگی نماینده مدیریت ، مسئول کنترل پروژه مستقر در واحد مدیریت کیفیت ، مسئولین واحدهای مرتبط با پروژه مذکور و در صورت لزوم مدیر عامل باشد. پس از تشکیل جلسه و تعیین فعالیت های مورد نیاز جهت اجرای پروژه ، مسئول کنترل پروژه نسبت به تعیین برنامه زمانبندی پروژه مطابق با گزارش برنامه ریزی و کنترل پروژه به دست آمده از نرم افزارMSP,P6,…. و سایر نرم افزارهای مشابه اقدام می نماید و پس از تاییدیه از مسئولین مربوطه نسبت به پایش پیشرفت پروژه اقدام می نماید. این پایش از طریق برگزاری جلسات بررسی پیشرفت پروژه که مسئول کنترل پروژه با مسئولین مربوطه برگزار می نماید انجام می گیرد. بدیهی است در صورت وجود هرگونه تاخیر و یا تعجیل در این جلسات مطرح می گردد تا اقدامات اصلاحی لازمه صورت گیرد. در صورت عدم حضور مدیر عامل در جلسات بررسی پیشرفت پروژه ، مسئول کنترل پروژه موظف است بطور هفتگی گزارش پیشرفت پروژه ها را به اطلاع ایشان برساند و دستورات مقتضی را اخذ و ابلاغ نماید.

به منظور تحت کنترل بودن کلیه پروژه های بهبود مستمر در شرکت کلیه پروژه ها به همراه مشخصات کلی آنها از جمله در صد پیشرفت پروژه ، میزان تاخیر یا تعجیل و … در فرم لیست پروژه های شرکت  با کد F-12-00-01   ثبت شده و بطور هفتگی به روز می گردد. لازم به ذکر است که مسئول کنترل پروژه موظف است بطور هفتگی یا اتفاقی بنا به دستور،  یک نسخه از فرم مذکور را به مدیر عامل ارائه نماید.

5- توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6– مدارک پیوست :

ISO9001 , بهبود

مجموعه متقاضی بایستی فرصتهای بهبود را تعیین و انتخاب نماید و اقدام لازم جهت برآوردن الزامات مشتری وافزایش رضایت وی را انجام دهد. همین امر باید شامل موارد زیر باشد. بهبود محصولات وخدمات بمنظور برآورده سازی الزامات ونیز پرداختن بجهت نیازها وانتظارات آینده. اصلاح ، پیشگیری یا کاهش اثرات نامطلوب. بهبود عملکرد و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت . همین بهبودها شامل اصلاح ، اقدام اصلاحی ، بهبود مداوم ، تغییر اساسی ، نوآوری و سازماندهی مجدد میباشد.

 ISO9001 , عدم انطباق و اقدام اصلاحی

گواهی ISO9001,   عدم انطباق و اقدام اصلاحی بیان می کند، بهنگام بروز یک عدم انطباق از جمله موارد ناشی از شکایت ، مجموعه متقاضی بایستی موارد زیر را انجام دهد: بابت عدم انطباق عکس العمل نشان داده بدان نحو که کاربرد پذیر باشد. یعنی جهت کنترل و تصحیحش اقدام می گردد و به پیامدهایش رسیدگی می گردد. بمنظور اینکه عدم انطباقش تکرار نگردد یا در جای دیگری رخ ندهد، نیاز به انجام اقدام جهت حذف علت (علل) عدم انطباق ، از طریق موارد زیر ارزیابی میگردد. بازنگری و تحلیل عدم انطباق ، تعیین علل عدم انطباق ، تعیین اینکه آیا عدم انطباق های مشابه وجود دارند و یا ممکنست بطور بالقوه اتفاق بیفتند. پیاده سازی هر اقدام مورد نیاز. بازنگری اثربخشی هر گونه اقدام اصلاحی اجرایی. بروز رسانی انواع ریسک و نیز فرصت معین در حین طرح ریزی ، درصورت لزوم. اقدامات اصلاحی معین ، متناسب با اثرات عدم انطباق های موجود باشند.

 ISO9001 , اطلاعات مستند

گواهینامهISO9001,  اطلاعات مستند بیان می کند. مجموعه متقاضی بایستی کلیه اطلاعات مستند را به عنوان شواهدی بجهت موارد زیر حفظ نماید؛ ماهیت عدم انطباق ها و هر گونه اقدامات بعدی اجرایی، نتایج اقدام اصلاحی . در راستای اجرای دقیق فرایند فوق ، بهترست یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه تهیه و تدوین و اجرا گردد.

طبق روش اجرایی اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه مطابق يك روال مشخص انجام می گردند . عمق و گستردگي اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه كه بابت حذف علل بالفعل يا بالقوه عدم انطباق انجام میگيرند ، متناسب با اهميت مسائل خواهد بود. نظام مديريت کیفیت به گونه‌اي طراحي گردید تا بتواند هر گونه عدم انطباق مورد مشاهده درون فعاليتهاي داخل شرکت و نيز فعاليتهاي درون ارتباط با طرفهاي برون سازماني را بعد از شناسايي ، پيگيري و رفع نمايد. بدين منظور ، سيستم مدیریت کیفیت مستقر باید از مفاد گزارشهاي مورد تهيه از نتايج مميزيهاي داخلي وخارجی، شكايات کارفرمایان و نيز پيشنهادات ارائه شده توسط كاركنان ، پایش واندازه گیری خدمت وفرآیندها ،کنترل محصول (خدمت) نامنطبق ،کنترل عدم انطباق های زیست محیطی و ایمنی و بهداشت به نحو مطلوب استفاده کرد و نیز اقدام اصلاحي و يا پيشگيرانه مورد نظر را تعيين وسريعا به مورد اجرا ‌گذارد.

بعلاوه طي جلسات بازنگري مديريت ، اشكالات عمده موجود در درون سيستم مدیریت کیفیت با تاثیرگذاری منفی بر روي كيفيت وسرعت پيشرفت پروژه‌ها باید مورد بررسي قرار بگیرد و تصميمات لازم در جهت حذف پتانسيل عدم انطباق‌ها اتخاذ ‌گردد.

 ISO9001 , اقدامات اصلاحی

 ISO9001 , اقدامات اصلاحی ، اقداماتي در جهت رفع علل بالفعل عدم انطباق‌ها بیان می کند تا از بروز مجدد اين موارد عدم انطباق، جلوگيري بعمل‌ آيد. همانطور كه درون روش اجرايي اقدام اصلاحي وپيشگيرانه آمد، مراحل زير باید در خصوص يك اقدام اصلاحي انجام ‌گيرد: تعيين علل بروز عدم انطباق ها. ارزيابي نياز به آندسته اقدامات اطمینان بخش جهت عدم انطباق ها مجددا بروز نخواهند كرد. تعيين وانجام اقدام مناسب. ثبت نتايج حاصل از انجام اقدامات بعمل‌آمده. بازنگري اقدامات اصلاحي اجرایی بمنظور حصول اطمينان از اثربخشي آنها.

همچنين همانطور كه در درون روش اجرايي اقدام اصلاحي وپيشگيرانه میاید، درخصوص يك اقدام پيشگيرانه میبا‌يست مراحل زير انجام گردند:

تعيين عدم انطباق هاي بالقوه وعلل آنها.

ارزيابي نياز به اقدامات جاوگیری کننده از بروز عدم انطباق ها .

تعيين و انجام اقدام مناسب.

ثبت نتايج حاصل از انجام اقدامات اجرایی

بازنگري اقدامات پيشگيرانه اجرایی بمنظور حصول اطمينان از میزان اثر بخشي آنها.

ISO9001,  بهبود مستمر

ISO9001,  بهبود مستمر بیان می کند مجموعه متقاضی بایستی همواره تناسب کفایت و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت را بطور مستمر بهبود بخشد. بمنظور تعیین اینکه آیا نیازها و یا فرصت هایی وجود دارند که سازمان باید به عنوان بخشی از بهبود مداوم بدانها بپردازد. مجموعه متقاضی بایستی نتایج تحلیل و همچنین ارزیابی وخروجیهای بازنگری مدیریت رادر نظر گیرید. برهمین اساس بهتر هست یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی بهبود مستمر تهیه وتدوین وهمچنین اجرا گردد.

دانلود نمونه روش اجرایی بهبود مستمر – فرمت Word