اصلی ترین قسمتهای یک سازمان هست. وظایف دبیر خانه ورود و صدور نامه ها و مراسلات به شرکت هست. دبیرخانه یکی از شرح وظایف مسئول دبیرخانه را میتوان اینگونه بیان کرد.
امروزه بیشتر سازمانها این بخش خود را بسیار مدرن‌تر کرده اند و تنها با یک سیستم دبیرخانه می‌توانند وظایف این بخش را انجام دهند. حتی جالب است بدانید که بسیاری از نرم‌افزارهای دبیرخانه در دنیا به سیستم هوش مصنوعی مجهز هستند.
به طور کلی وظایف اساسی که این بخش بر عهده دارد شامل موارد زیر است:
تمامی نامه‌هایی را که ارسال می‌شود را باید دریافت کند و آنها را از نظر اینکه دارای امضاء، تعداد پیوست و … هستند، مورد بررسی قرار دهد. همچنین باید نامه‌های دریافتی را از نظر اینکه با سازمانها ارتباطی دارد هم بررسی کند و سپس آنها را به بخش‌های مربوطه بفرستد.
هر نامه ای که به دبیرخانه ارائه می‌شود باید در دفتر اندیکاتور ثبت شود. البته نرم افزار این بخش که ویژگی‌های بسیاری دارد هر نامه را در سیستم ثبت کرده و تاریخ و شماره وارده آنها هم همراه آنها ذخیره می‌شود.
بعد از اینکه این مراحل انجام شد باید نامه برای مسئول همان واحدی که از طرف آن نامه ارسال شده است، فرستاده شود. به این مرحله ارجاع دادن نامه نیز می‌گویند. در گذشته نامه‌ها به صورت دستی و فیزیکی به دفتر و بخش‌های مربوطه رسانده می‌شدند، ولی امروزه به وسیله نرم افزار اتوماسیون اداری این وظیفه به راحتی انجام می‌شود.
یکی دیگر از وظایف این بخش ثبت دریافت نامه به گیرنده است که در دفتر ثبت می‌شود. البته باید بدانید که با به وجود آمدن نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری دیگر حتی نیازی نیست شما دریافت آن را ثبت کنید، چرا که سیستم به صورت خودکار دریافت شدن نامه به وسیله گیرنده را ثبت می‌کند.
ارائه رسید دریافت نامه به فرستنده هم یکی دیگر از وظایف مسئول دبیرخانه است.
دستورالعمل امور دبیرخانه دستورالعمل امور دبیرخانه که با عناوین مختلفی همچون روش اجرایی دبیرخانه نیز بیان می گردد. از مهمترین مستندات ایزو ، گواهینامه ایزو مهم برای کلیه شرکتها هست. دبیرخانه یکی از اصلی ترین و عمومی ترین قسمتها و واحدهای سازمانها محسوب می گردد. به همین جهت روش اجرایی امور دبیر خانه برای تمامی […]
