نمونه روش اجرایی ارتباطات و مشاوره

نمونه روش اجرایی ارتباطات و مشاوره ارتباطات و مشاوره در حوزه HSE به معنای یرقراری ارتباطات موثر شرکت بین عناصر خارجی و داخلی است. با توجه به رشد انفجار گونه ابزار تبادل اطلاعات بین افراد موضوع ارتباطات و مشاوره کار راحتی می باشد. در زمانهای قدیم، مسئولین HSE برای برقراری ارتباطات خود مجهز به تجهیزات پیشرفته نبودند. اما در دوران حاضر با استفاده از تکنیکهای ارتباطی موجود این کار خیلی راحت است.

در متن زیر یک نمونه روش اجرایی ارتباطات و مشاوره جهت الگو برداری قرار دادیم. همچنین فایل Word همین دستورالعمل ارتباطات و مشاوره نیز در پایان این مقاله قابل دانلود رایگان است.

1-  هدف :

هدف از نگارش اين روش اجرايي تشريح چگونگي ارتباطات درون و برون سازماني جهت حصول اطمينان از اينکه اين ارتباطات به نحو اثر بخش برقرار شده ، دو جانبه بوده و نشان دهنده موثر بودن پاسخگويي هاي انجام گرفته و شامل کليه ارتباطات و مشاوره هاي درون سازماني و برون سازماني کلیه واحدها و کارگاه می باشد.

2- دامنه كاربرد :

دامنه كاربرد این روش اجرایی دركلیه واحدها ی شرکت می باشد.

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• مسئولیت نظارت: نماینده مدیریت
• مسئولیت اجرا: سرپرست HSE

4- شرح

4-1- ارتباطات درون سازماني

ارتباطات درون سازماني در واحدها و کارگاه های شرکت به طرق زير انجام مي پذيرد:

4-1-1-کليه دستورالعمل هاي زیست محیطی و ايمني و بهداشت از طريق مسئول HSE و با لحاظ داشتن نظرات پرسنل که به تاييد مدير واحد مربوطه رسيده تهيه و تدوين مي شود.

4-1-2- نحوه انتقال قوانين و مقررات زیست محیطی و ايمني و بهداشت که از منابع برون سازماني اخذ شده در روش اجرايي شناسايي الزامات قانوني و کارفرمایان با کد  P-42قيد شده است.

4-1-3- آگاهي هاي لازم نظير آشنايي با خط مشي سیستم مدیریت یکپارچه (کيفيت ، زیست محیطی و ايمني و بهداشت) و اهداف کلان سيستم مديريت زیست محیطی وايمني وبهداشت شغلي، تغييرات درليست خطرات و جنبه های بارز از طريق نماینده مدیریت و يا از طريق اطلاعيه ها که بر روي تابلو اعلانات نصب مي شود ، به پرسنل منتقل مي شود .

4-1-4- به منظور دريافت نقطه نظرات کارکنان درزمينه هاي زیست محیطی و ايمني و بهداشت، صندوق پيشنهادات در محل شرکت و کارخانه تعبيه شده و نيز نماينده کارکنان در واحد HSE موظف به انتقال نظرات پرسنل در زمينه مسائل ايمني و زیست محیطی به نماينده مديريت مي باشد.

4-1-5- شماره تلفن داخلي به منظور ارتباط مستقيم پرسنل با نماينده مديريت اختصاص داده شده و کليه پرسنل از اين امر آگاهي دارند.

4-1-6- ليست شماره تلفن هاي اضطراري جهت آگاهي پرسنل در تابلو اعلانات نصب مي گردد.

4-1-7-نحوه ارتباط داخلي در شرايط اضطراري در روش اجرايي آمادگي و واکنش در شرايط اضطراري با کد P-45 به طور کامل تشريح میگردد.

4-1-8- کليه جنبه های زیست محیطی و خطرات موجود با همکاري پرسنل مرتبط تهيه شده و هرگونه تغييرات در جنبه های زیست محیطی و خطرات که بواسطه تغييرات اجتناب ناپذير در سيستم صورت پذيرد ، با همکاري و نظر خواهي از پرسنل مرتبط و يا نماينده کارکنان در واحد HSE تهيه مي شود .

4-1-9- نحوه ارتباطات براي اجراي مميزي هاي داخلي و نيز اقدامات اصلاحي متعاقب آن در روش اجرايي مميزي داخلي  با کد P-03 و روش اجرايي اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه با کد P-02 قيد شده است .

4-2- ارتباطات برون سازماني :

4-2-1- به منظور دريافت قوانين و مقررات زیست محیطی وايمني و بهداشت، نماینده مدیریت موظف است با همکاري واحد HSE ساليانه يکبار با سازمان ها و مراکز مربوطه که در روش اجرایی شناسايي الزامات قانوني و کارفرمایان  با کد  P-42قيد شده ارتباط برقرار نماید.

4-2-2-  ارتباط با پيمانکاران داخلي به منظور اخذ نظرات آنان طي فرم نظر سنجي از پيمانکاران/بازديد کنندگان در مورد HSE با کد F-43-00-01 توسط سرپرست HSE انجام مي گيرد.

4-2-3- به منظور اخذ MSDS از فروشندگان مواد و کالا ، مسئول HSE  مي بايست اطلاعات مورد نياز را در اختیار واحد تدارکات قرار داده و اين واحد موظف به اخذ MSDS و يا دستورالعمل هاي ملاحظات زیست محیطی و  ايمني کاربرد کالاي مورد نظر ( در صورت وجود ) از فروشندگان مي باشد.

4-3- انعکاس عملکرد زیست محیطی و  ايمني مجموعه و نحوه رسيدگي به شکايات و نظرات گروه هاي علاقمند :

4-3-1- هرگونه نظرات يا شکايات ازگروههاي علاقمند از طريق نماينده مديريت طي فرم نظر سنجي پيمانکاران / بازديد کنندگان در مورد HSE با کد F-43-00-01 دريافت میگردد. پيگيري هاي لازم تا حصول به نتيجه مطلوب ، توسط نماينده مديريت انجام مي‌گيرد. در نهايت پاسخ مورد نظر بصورت کتبي يا شفاهي به اطلاع ذينفع میرسد.

نماينده مديريت موظف است هرسال يکبارگزارشي ازموارد فوق جهت طرح درجلسات بازنگري مديريت تهيه نمايد.

برقراري ارتباط با سازمان هايي که عمليات اندازه گيري يا پايش جنبه ها و ريسک ها را انجام مي دهند بر عهده  نماينده مديريت مي باشد.

4-3- 2 چگونگي برقراري ارتباط با طرف هاي برون سازماني در شرايط اضطراري در روش اجرايي آمادگي و واکنش در شرايط اضطراري با کدP-45  وجود دارد.

درصورت انجام هر گونه بازديد از واحدها ، سرپرست هر واحد مي بايست موارد را به اطلاع مسئول HSE برساند تا اقدامات لازم در خصوص ارائه اطلاعات مورد نياز به بازديد کنندگان نظير خطرات احتمالي ايمني و بهداشت و موارد زیست محیطی و  يک نسخه از خط مشي و … انجام گيرد.

5- توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر توزیع میگردد.

6- مدارک پیوست :

انواع ارتباطات و مشاوره

کارشناسان و متخصصان ایمنی ، بهداشت و محیط زیست ، موضوع ارتباطات و مشاوره را به دو دسته داخلی و خارجی تقسیم کرد.

ارتباطات و مشاوره داخلی

منظئر از ارتباطات و مشاوره داخلی ، مجموعه روابطی هست که بین واحد HSE و کارکنان و ذینفعان برقرار می گردد. هر گونه اخبار و اطلاعاتی که بایستی کارکنان و سایر ذینفعان در محیط های کاری باید بدانند بایستی توسط واحد HSE اعلام و ابلاغ گردد. نحوه ابلاغ شعارها، اخبار و اطلاعات مفید از طرق مختلفی می تواند انجام گردد.

نحوه برقراری ارتباطات و مشاوره داخلی

خیلی از کاربران نمی دانند که چگونه می توان ارتباطات و مشاوره را با دیگران برقرار کرد. راههای عملی زیادی برای این کار وجود دارد. از جمله راههای عملی، برقراری ارتباطات و مشاوره داخلی ، موارد زیر را می توان نام برد.

• شعار نویسی در اماکن عمومی جهت ترویج فرهنگ HSE
• ایجاد کانالها و گروههای مجازی در تلگرام، واتساپ ، ایتا و …
• راه اندازی صفحه اینستاگرام واحد HSE
• برگزاری جلسات دورهمی و کارگاههای اطلاع رسانی
• تهیه و تدارک سمینهارهای آموزشی
• اجرای مسابقات مرتبط با موضوع HSE
• برگزاری نشستت های چهره به چهره
• تولید محتواهای آموزنده و انتشار در فضای مجازی

ارتباطات و مشاوره خارجی

چنانچه واحد HSE سازمان روابط خود را با عوامل و عناصر مرتبط با موضوع HSE خارج از سازمان برقرار نماید، ارتباطات و مشاوره خارجی می گویند. خیلی از نهادها و سازمانها و ادارات دولتی و غیر دولتی هستند که به طرق مختلف با شرکت در ارتباطند. البته جنس این روابط فقط در حوزه ایمنی ، بهداشت و محیط زیست هست.

گاهی اوقات این طرحهای خارج از سازمان به سراغ ما می آیند و الزامات خود را ابلاغ می کنند. اما کارشناسان HSE بایستی بصورت خودجوش روابط خود را با چنین مراجعی تقویت کنند.

راههای برقراری ارتباطات و مشاوره خارجی

برای برقراری روابط خارجی و تبادل مشاوره با مراجع ذیصلاح خارجی می توان موارد زیر را نام برد.

• بازدید از وبسایتهای رسمی نهادهای خارج از سازمان
• شرکت در سمینارهای مراجع خارجی
• حضور در جلسات کاری و آموزشی سازمانهای خارجی
• شرکت در کلاسها و کارگاههای آموزشی خارج از سازمان
• مطالعات، پژوهش و تحقیقات از منابع مرتبط و متخصص

ارتباط و مشاوره ، مراجعین

مراجعین و مهمانان همواره در هر شرکت و سازمانی وجود دارد. واحد HSE موظف است قبل از ورود هر گونه مراجعین ( غیر از کارکنان ) نسبت به ارائه مشاوره به آنها اقدام نماید. در این مشاوره موارد مهم مرتبط با رعایت نکات HSE و الزامات مخصوص مراجعین ابلاغ می گردد. این مشاوره می تواند به صورت شفاهی یا کتبی باشد. علاوه بر این چنانچه محل مراجعه افراد نیازمند رعایت نکات HSE و تجهیز شدن به تجهیزات حفاظت فردی هست، بایستی این کار انجام گردد.

البته این موارد ممکنه در خیلی از شرکتهای کوچک رعایت نشود. اما در شرکتهای بزرگ مانند شرکت ملی نفت ایران به این موضوع اهمیت می دهند. جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد اجرای واقعی HSE می توانید سایر صفحات و مقالات مرکز سیستم کاران را ملاحظه و مطالعه نمایید.

مستند سازی ، حفظ سوابق ارتباطات و مشاوره

کلیه اطلاعات مدون، سوابق و مدارک ناشی از اجرای این فرایند بایستی حفظ و نگهداری گردند. برای مدیریت هر چه بهتر، سوابق HSE لازمست که مطابق با روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون اقدام کرد. با مطالعه این روش اجرایی نحوه مستند سازی و حفظ سوابق برای همه فرایندها را به طور مفصل یاد می گیرید.

مرکز مشاوره و اطلاع رسانی سیستم کاران با دهها سال سابقه درخشان در حوزه ترویج فرهنگ سیستمهای مدیریتی در خدمت شماست. این مرکز دانلود رایگان مستندات ایزو را در مقاله دانلود رایگان مستندات ایزو جهت استفاده کاربران منتشر کرد. در پایان فایل Word روش اجرایی مذکور بصورت رایگان به علاقمندان ارائه می گردد.

دانلود رایگان نمونه روش اجرایی ارتباطات و مشاوره – فرمت Word