مدارک و مستندات ارزیابی ریسک چیست؟ تدوین مدارک شناسایی خطرات و اقدامات کنترلی
مدارک و مستندات ارزیابی ریسک چیست؟ تدوین مدارک شناسایی خطرات و اقدامات کنترلی فرآیندی سیستماتیک و حیاتی در هر نظام مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی است که هدف آن شناسایی خطرات، تحلیل و ارزیابی ریسک های مرتبط و تعیین اقدامات کنترلی مناسب برای کاهش ریسک به سطحی قابل قبول است.
با این حال، ارزش و اعتبار این فرآیند به کیفیت و دقت مدارک و مستنداتی وابسته است که در طول آن تولید و نگهداری میشوند. مدارک ارزیابی ریسک تنها گزارشهایی برای نمایش نیستند؛ آنها نقشه راه اجرای ایمنی، سند پاسخگویی قانونی، ابزار ارتباط با کارکنان و پایه ای برای بهبود مستمر محسوب میشوند.
این مقاله به تشریح انواع مدارک ضروری در فرآیند ارزیابی ریسک می پردازد و اصول تدوین مؤثر مدارک شناسایی خطرات و برنامه های اقدام کنترلی را شرح میدهد. جهت کسب اطلاعات بیشتر مقاله پیاده سازی سیستم مدیریت ریسک را مطالعه نمایید.
مجموعه سیستم کاران با تکیه بر دانش تخصصی HSE، خدمات جامع تدوین مدارک شناسایی خطرات و اقدامات کنترلی، شناسایی خطرات و ارزیابی ریسک را ارائه می دهد. جهت کسب اطلاعات بیشتر و اخذ گواهینامه ایزو با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص شناسایی خطرات، تحلیل و ارزیابی ریسک های مرتبط و تعیین اقدامات کنترلی مناسب برای کاهش ریسک به سطحی قابل قبول با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.
بخش اول: ضرورت و اهمیت مستندسازی ارزیابی ریسک
مستندسازی، ثابت میکنند که سازمان وظیفه مراقبت خود را به درستی انجام دهند. هنگام بازرسی اداره کار، بازرسان پیش از هر چیز به این مستندات نگاه میکنند تا رویکرد سازمان به ایمنی را ارزیابی نمایند. علاوه بر این، مستندات کامل به مدیریت کمک میکند تا تصمیمات آگاهانه ای درباره تخصیص منابع برای کنترل ریسکهای با اولویت بالا بگیرد.
برای کارکنان نیز، این دستورالعمل ها نوشته و فرم های واضح، چراغ راهی برای انجام ایمن وظایفشان است. در صورت بروز حادثه، این مستندات می توانند در تحلیل ریشهای و جلوگیری از تکرار آن نقشی کلیدی ایفا کنند. همچنین، با تغییر پرسنل، دانش سازمان درباره خطرات و کنترلها در این مدارک حفظ و انتقال آن به نسل جدید تسهیل میگردد. جهت کسب اطلاعات بیشتر روش اجرایی مدیریت ریسکها و فرصتها را مطالعه نمایید.
بخش دوم: طبقهبندی و انواع مدارک ارزیابی ریسک
مدارک ارزیابی ریسک را میتوان در چند سطح دستهبندی کرد:
۱. مدارک سطح کلان و سیاستی
این مدارک چارچوب کلی فعالیت های ایمنی سازمان را تعیین میکنند. مهم ترین آنها “خط مشی ایمنی و بهداشت شغلی” است که باید به صراحت تعهد مدیریت ارشد به ایمنی و لزوم انجام ارزیابی ریسک را بیان کند. سند “برنامه مدیریت ریسک سازمان” نیز در این سطح قرار میگیرد و اهداف، مسئولیت ها، منابع و زمانبندی کلی ارزیابی و کنترل ریسک در کل سازمان را مشخص مینماید. این رویکرد با الزامات استاندارد ISO 45001:2018(en) نیز هم راستاست و اعتبار سیستم HSE سازمان را افزایش میدهد. جهت آشنایی بیشتر مقاله مقاله پیاده سازی استاندارد HSE را مطالعه نمایید.
۲. مدارک فرآیندی و روش اجرایی
این مدارک، دستورالعمل گام به گام انجام ارزیابی ریسک هستند “روش اجرایی شناسایی خطرات و ارزیابی ریسک و تعیین اقدامات کنترلی” قلب این بخش است. این سند باید به طور مفصل شرح می دهد که ارزیابی چگونه برنامه ریزی می شود، خطرات با چه روشهایی (مانند بازدید، بحث گروهی، تجزیه و تحلیل شغل) شناسایی می گردند، ریسک ها چگونه تحلیل و رتبه بندی می شوند (با تعریف مقیاسهای احتمال و شدت)، معیار پذیرش ریسک چیست و اقدامات کنترلی بر اساس چه اصولی (مانند سلسله مراتب کنترل) انتخاب و پیادهسازی می گردند. همچنین روشهای بازنگری دوره ای و به روزرسانی ارزیابی نیز در این سند بیان می گردد.
۳. مدارک عملیاتی و ثبت نتایج
این بخش، ملموس ترین و پر کاربردترین مدارک هستند که حاصل اجرای فرآیندها می باشند جهت آشنایی بیشتر اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها – بند 6-1 استاندارد ISO 9001 را دانلود نمایید. و شامل موارد زیر میشوند:
فرم های شناسایی خطر و ارزیابی ریسک
این فرم ها اصلیترین سند خروجی ارزیابی هستند. یک فرم خوب باید شامل ستون هایی برای ثبت اطلاعات محل/واحد، شرح فعالیت، خطرات، پیامدهای احتمالی، علل ریشهای، اقدامات کنترلی موجود، برآورد احتمال و شدت، سطح ریسک اولیه، درجه پذیرش ریسک، اقدامات کنترلی پیشنهادی جدید، مسئول اجرا و مهلت انجام باشد.
ماتریس ریسک
یک نمایش گرافیکی (اغلب به صورت ماتریس رنگی) که ریسک را بر اساس احتمال و شدت روی نمودار نشان میدهد و به اولویت بندی بصری کمک میکند.
برنامه اقدام کنترلی
فهرستی نظام مند از تمام اقدامات کنترلی که برای هر کدام، شرح کامل اقدام، مسئول اجرا، مهلت انجام، بودجه مورد نیاز و شاخص های اندازهگیری موفقیت است.
گزارش ارزیابی ریسک
گزارش نهایی که خلاصهای از فرآیند ، روش شناسی، یافته های کلیدی، ریسکهای با اولویت بالا و برنامه کلی کنترل آنها را ارائه میدهد.
برگه های آنالیز ایمنی شغل (JSA/JHA)
برای مشاغل پیچیده یا پر خطر، این برگهها کار را به مراحل کوچک تر تقسیم و برای هر مرحله، خطرات و اقدامات کنترلی ویژه آن را مشخص میکنند.
مستندات مربوط به روشهای ویژه ارزیابی ریسک
مانند گزارشهای HAZOP برای فرآیندهای شیمیایی یا FMEA برای تجزیه و تحلیل حالات شکست تجهیزات می باشد.
۴. مدارک پشتیبان و مرتبط
مدارک و مستندات ارزیابی ریسک ، زمینه و پشتوانه لازم برای انجام یک ارزیابی دقیق را فراهم میکنند، از جمله مستندات ارزیابی ریسک می توان موارد زیر را نام برد:
نقشه های سایت و جانمایی تجهیزات
برگه اطلاعات ایمنی مواد (MSDS/SDS)
دستور العمل های کار ایمن (SOP) برای فعالیتهای مختلف
سوابق آموزش های ایمنی کارکنان
گزارش های بازرسی و ممیزی قبلی.
سوابق حوادث و شبه حوادث گذشته.
بخش سوم: اصول تدوین مؤثر مدارک شناسایی خطرات و اقدامات کنترلی
برای اینکه مدارک مفید، کاربردی و مطابق با انتظارات اداره کار باشند، رعایت اصول زیر ضروری است
۱. وضوح و سادگی مستندات شناسایی خطرات
زبان مدارک باید ساده، گویا و فاقد ابهام باشد. از اصطلاحات فنی تنها زمانی استفاده شود که لازم است و معنی آن برای همه خوانندگان مشخص باشد.
۲. فرم های خطرات کاربر- محور
فرم ها باید به گونه ای طراحی شوند که تکمیل آنها آسان باشد. استفاده از چک باکس، دسته بندی منطقی اطلاعات و فضای کافی برای پاسخ ها مهم است. مدارک باید برای کسانی که از آن استفاده میکنند (مانند سرپرستان و کارگران) قابل فهم باشد.
۳. دقت اطلاعات باید مطابق با واقعیت محیط کار باشند. خطرات باید به طور کامل و بدون سانسور توصیف گردند. اقدامات کنترلی پیشنهادی باید مشخص، عملی و قابل اندازهگیری باشند.
۴. تمام مدارک باید با یکدیگر سازگار باشند. به عنوان مثال، اقدامات کنترلی در برنامه اقدام باید مستقیماً از فرم ارزیابی ریسک استخراج گردند. همچنین، این مدارک باید متناسب با خط مشی کلی ایمنی سازمان باشد.
۵. بازنگری ارزیابی ریسک
مدارک ارزیابی ریسک نباید مقطعی و بایگانی شوند. باید سیستمی برای بازنگری دورهای آنها (مثلاً سالانه) و به روزرسانی در صورت وقوع تغییرات در فرآیند، تجهیزات یا مواد، یا پس از وقوع حادثه موجود باشند. نسخههای قدیمی باید کنار و نسخه جدید در دسترس قرار گیرد.
۶. قابلیت ردیابی خطرات
هر خطر و هر اقدام کنترلی باید یک شناسه منحصر به فرد دارا باشد. تا بتوان آن را در طول چرخه حیاتش ردیابی کرد، از شناسایی اولیه تا اجرای کنترل و ارزیابی مجدد اثربخشی است.
۷. مشارکت در تدوین مستندات شناسایی و ارزیابی خطرات
بهترین مدارک و مستندات ارزیابی ریسک ، حاصل مشارکت افرادی هستند که با خطرات دستوپنجه نرم میکنند. درگیری سرپرستان، کارگران باتجربه و تکنسین ها در تکمیل فرم ها و پیشنهاد اقدامات کنترلی، هم دقت اطلاعات را افزایش میدهد و هم حس مالکیت و تعهد به اجرا را تقویت میکند.
بخش چهارم: نمونه ای از تدوین یک برنامه اقدام کنترلی مؤثر
برنامه اقدام، سندی است که ارزیابی ریسک را از مرحله شناسایی به مرحله اجرا میرساند. یک برنامه اقدام خوب باید برای هر ریسک غیرقابل قبول موارد زیر را مشخص کند:
شرح دقیق اقدام کنترلی خطرات
مثلاً “نصب حفاظ فیزیکی ثابت از جنس استیل به ارتفاع ۱۲۰ سانتیمتر در اطراف تمام قسمتهای دوار دستگاه فرز شماره ۳” به جای “ایمنسازی دستگاه”.
خروجی مورد انتظار مثلاً “جلوگیری از هرگونه تماس دست اپراتور یا سایرین با قسمتهای دوار در حین کار”.
مسئول اجرا: نام فرد یا واحد مشخص.
مهلت تکمیل: تاریخ دقیق.
منابع مورد نیاز: بودجه، مواد، نیروی انسانی.
شاخص اثربخشی
چگونگی اندازهگیری موفقیت اقدام مثلاً “تأیید نصب توسط کارشناس ایمنی و عدم گزارش شبهحادثه مرتبط در مدت ۳ ماه پس از نصب.
مجموعه سیستم کاران با تکیه بر دانش تخصصی HSE، خدمات جامع تدوین مدارک شناسایی خطرات و اقدامات کنترلی، شناسایی خطرات و ارزیابی ریسک را ارائه می دهد. جهت کسب اطلاعات بیشتر و اخذ گواهینامه ایزو با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص شناسایی خطرات، تحلیل و ارزیابی ریسک های مرتبط و تعیین اقدامات کنترلی مناسب برای کاهش ریسک به سطحی قابل قبول با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.
سطح بندی مدارک و مستندات ارزیابی ریسک
۱. مدارک سطح کلان و سیاستی
این مدارک چارچوب کلی فعالیت های ایمنی سازمان را تعیین میکنند. مهم ترین آنها “خط مشی ایمنی و بهداشت شغلی” است که باید به صراحت تعهد مدیریت ارشد به ایمنی و لزوم انجام ارزیابی ریسک را بیان کند. سند “برنامه مدیریت ریسک سازمان” نیز در این سطح قرار میگیرد و اهداف، مسئولیت ها، منابع و زمانبندی کلی ارزیابی و کنترل ریسک در کل سازمان را مشخص مینماید.
۲. مدارک فرآیندی و روش اجرایی
این مدارک، دستورالعمل گام به گام انجام ارزیابی ریسک هستند “روش اجرایی شناسایی خطرات، ارزیابی ریسک و تعیین اقدامات کنترلی” قلب این بخش است. این سند باید به طور مفصل شرح دهد که ارزیابی چگونه برنامه ریزی می شود، خطرات با چه روشهایی (مانند بازدید، بحث گروهی، تجزیه و تحلیل شغل) شناسایی می شوند، ریسک ها چگونه تحلیل و رتبه بندی می شوند (با تعریف مقیاسهای احتمال و شدت)، معیار پذیرش ریسک چیست و اقدامات کنترلی بر اساس چه اصولی (مانند سلسله مراتب کنترل) انتخاب و پیادهسازی می گردند. همچنین روشهای بازنگری دورهای و بهروزرسانی ارزیابی نیز در این سند بیان می گردد.
۳. مدارک عملیاتی و ثبت نتایج
این بخش، ملموس ترین و پرکاربردترین مدارک هستند که حاصل اجرای فرآیندها می باشند و شامل موارد زیر میشوند:
4. فرم های شناسایی خطر و ارزیابی ریسک
این فرم ها اصلیترین سند خروجی ارزیابی هستند. یک فرم خوب باید شامل ستون هایی برای ثبت اطلاعات محل/واحد، شرح فعالیت، خطرات، پیامدهای احتمالی، علل ریشهای، اقدامات کنترلی موجود، برآورد احتمال و شدت، سطح ریسک اولیه، درجه پذیرش ریسک، اقدامات کنترلی پیشنهادی جدید، مسئول اجرا و مهلت انجام باشد.
5. مدارک پشتیبان و مرتبط
این مدارک، زمینه و پشتوانه لازم برای انجام یک ارزیابی دقیق را فراهم میکنند، از جمله
نقشههای سایت و جانمایی تجهیزات
برگه اطلاعات ایمنی مواد (MSDS/SDS)
دستورالعمل های کار ایمن (SOP) برای فعالیتهای مختلف
سوابق آموزشهای ایمنی کارکنان
گزارش های بازرسی و ممیزی قبلی.
سوابق حوادث و شبه حوادث گذشته.
به طور کلی می توان بیان کرد که تدوین دقیق، منظم و مشارکتی این مدارک، سرمایه گذاری هوشمندانه ای است که موجب افزایش تاب آوری سازمان در برابر حوادث، کاهش هزینههای مستقیم و غیر مستقیم ناشی از نا ایمنی و در نهایت، موفقیت پایدار در برابر معیارهای اداره کار و سایر ذینفعان میشود. سازمانی که بتواند فرآیند ارزیابی ریسک را به درستی مستند کند، در حقیقت گام بزرگی در مسیر تبدیل ایمنی از یک “هزینه” به یک “ارزش” بر می دارد.
مجموعه سیستم کاران با تکیه بر دانش تخصصی HSE، خدمات جامع تدوین مدارک شناسایی خطرات و اقدامات کنترلی، شناسایی خطرات و ارزیابی ریسک را ارائه می دهد. جهت کسب اطلاعات بیشتر و اخذ گواهینامه ایزو با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص شناسایی خطرات، تحلیل و ارزیابی ریسک های مرتبط و تعیین اقدامات کنترلی مناسب برای کاهش ریسک به سطحی قابل قبول با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.
