آگاهی در ایزو 9001 – نحوه مستندسازی بند 7-3 استاندارد ISO 9001
بند 7-3 استاندارد ایزو 9001 به موضوع “ آگاهی “ می پردازد و به اهمیت درک و شناخت کارکنان از نقش خود در فرآیندهای کیفیت تأکید دارد. در دنیای کسب و کار امروزی، جایی که رقابت و انتظارات مشتریان به طور مداوم در حال افزایش است، سازمان ها نیاز دارند تا نه تنها سیستم های مدیریت کیفیت مؤثری را دارا باشند، بلکه همچنین کارکنان خود را به عنوان سفیران کیفیت در نظر بگیرند.
اهمیت و ضرورت آگاهی در ایزو 9001
آگاهی در استاندارد ISO 9001:2015 Quality management systems — Requirements یکی از ارکان اساسی سیستم های مدیریت کیفیت است که به سازمان ها کمک می کند تا به طور مؤثری به الزامات کیفیت پاسخ دهند و در نهایت عملکرد بهتری ارائه بدهند. در ادامه، به توضیح دقیق تر اهمیت آگاهی و تأثیرات آن بر سازمان ها می پردازیم.
تقویت مسئولیت فردی و جمعی در آگاهی در ایزو 9001
آگاهی از الزامات کیفیت و تأثیرات کار هر فرد بر روی محصولات و خدمات، احساس مسئولیت را در کارکنان تقویت می‌کند. زمانی که کارکنان بدانند که هر عمل و تصمیم آنها چگونه می‌تواند بر کیفیت نهایی تأثیر بگذارد، بیشتر به انجام وظایف خود با دقت و جدیت می‌پردازند. مسئولیت پذیری فردی به ارتقاء کیفیت کلی سازمان منجر می گردد.
بهبود عملکرد کلی سازمان
آگاهی از فرآیند ها و استانداردهای کیفیت به کارکنان این امکان را می‌دهد که مشکلات را سریع تر شناسایی و حل کنند. با درک بهتر از نحوه کارکرد سیستم ها، آنها می‌توانند به بهبود فرآیند ها و کاهش خطا ها کمک کنند. این امر نه تنها به افزایش کارایی منجر میگردد بلکه هزینه های مرتبط با اشکالات و نقص ها را نیز کاهش می‌دهد.
تسهیل ارتباطات و همکاری
ایجاد آگاهی در میان کارکنان به بهبود ارتباطات داخلی کمک می‌کند. وقتی کارکنان از اهداف و الزامات کیفیت آگاه باشند، می‌توانند به راحتی با یکدیگر همکاری کنند و اطلاعات لازم را به اشتراک بگذارند. تبادل اطلاعات باعث میگردد که تیم ها بهتر هماهنگ گردند و در نتیجه، عملکرد کلی سازمان بهبود یابد.
ترویج فرهنگ بهبود مستمر در بند آگاهی در ایزو 9001
آگاهی در ایزو به کارکنان این امکان را می‌دهد که به دنبال بهبود مستمر باشند. زمانی که کارکنان از اهمیت کیفیت و تأثیر آن بر موفقیت سازمان آگاه باشند، تمایل بیشتری به ارائه پیشنهادات و ابتکارات برای بهبود فرآیندها و محصولات دارند. فرهنگ بهبود مستمر به سازمان کمک می‌کند تا در برابر تغییرات بازار انعطاف پذیرتر باشد و نیازها و انتظارات ذینفعان را براورده کنند. درک نیازها و انتظارات ذینفعان به بهبود عملکرد کلی سازمان کمک می‌کند.
افزایش رضایت مشتری
سازمان‌هایی که به آگاهی کارکنان اهمیت می‌دهند، معمولاً از کیفیت بالاتری برخوردارند. کیفیت بالا به افزایش رضایت مشتری و ایجاد وفاداری در مشتریان منجر میگردد. زمانی که مشتریان احساس کنند که سازمان به کیفیت اهمیت می‌دهد، کیفیت به طور مداوم حفظ میگردد، احتمال اینکه دوباره به آن سازمان مراجعه کنند، افزایش می‌یابد.
پاسخ به تغییرات بازار
در دنیای امروز، بازارها به سرعت در حال تغییر هستند و سازمان ها باید بتوانند به این تغییرات پاسخ دهند. آگاهی از روندها و نیازهای بازار به کارکنان کمک می‌کند تا به سرعت به تغییرات پاسخ دهند و استراتژی های جدیدی را پیاده سازی کنند. انعطاف پذیری به سازمان ها این امکان را می‌دهد که در محیط های متغیر و رقابتی بهتر عمل کنند.
حمایت از اهداف استراتژیک
آگاهی از اهداف و استراتژی های سازمان به کارکنان کمک می‌کند تا در راستای تحقق این اهداف گام بردارند. زمانی که کارکنان بدانند که چگونه کار آنها به اهداف کلان سازمان مرتبط است، انگیزه بیشتری برای مشارکت در تحقق این اهداف کسب می کنند. این هم راستایی بین اهداف فردی و سازمانی به بهبود عملکرد و دستیابی به نتایج بهتر کمک می‌کند.خیلی از مخاطبین سوال می پرسند که اهداف کیفی چیست؟ یکی از ارکان اساسی و حیاتی استاندارد ایزو 9001 تدوین اهداف کیفی است.
تقویت تصویر برند و ارزش های سازمان
سازمان‌هایی که به کیفیت و آگاهی کارکنان اهمیت می‌دهند، معمولاً تصویری مثبت از خود در ذهن مشتریان و بازار ایجاد می‌کنند. تصویر مثبت نه تنها به جذب مشتریان جدید کمک می‌کند بلکه موجب حفظ مشتریان کنونی نیز میگردد. همچنین، سازمان ها به عنوان پیشرو در صنعت خود مطرح می گردند و می‌توانند از این مزیت رقابتی بهره برداری کنند.
آگاهی از فرآیند ها و استانداردهای کیفیت به کارکنان این امکان را می‌دهد که مشکلات را سریع تر شناسایی و حل کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت اخذ گواهینامه ایزو با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص مدیریت منابع و نحوه مستندات سازی آن با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.
آگاهی های ضروری کارکنان مطابق ایزو 9001
ایزو 9001 به عنوان یک استاندارد بین المللی برای سیستم های مدیریت کیفیت، بر اهمیت آگاهی کارکنان از الزامات و فرآیندهای مرتبط با کیفیت تأکید دارد. در ادامه به تفصیل به مواردی که افراد باید از آنها آگاه باشند، می پردازیم:
اهداف کیفیت سازمان
در واقع اهداف باید به وضوح تعریف شوند و به همه کارکنان منتقل گردند. اهداف کیفی معمولاً شامل افزایش رضایت مشتری، کاهش هزینه ها، و بهبود کارایی فرآیند ها هستند.
کارکنان باید بدانند که اهداف چگونه با استراتژی کلی سازمان ارتباط دارند. ارتباط باعث میگردد تا کارکنان درک بهتری از اهمیت نقش خود در تحقق اهداف دارا باشند. سازمان باید روش هایی برای نظارت بر پیشرفت در دستیابی به این اهداف ایجاد کند. کارکنان باید از معیارهای ارزیابی و نحوه اندازه‌گیری موفقیت آگاه باشند.
سیاست های کیفیت
سیاست های کیفیت باید بیانگر تعهد سازمان به بهبود مستمر و برآورده سازی نیازهای مشتریان باشند. سیاست ها باید به طور رسمی مستند گردند و در دسترس تمامی کارکنان قرار گیرند. کارکنان باید از سیاست های کیفیت آگاه گردند و بدانند که چگونه می‌توانند در راستای سیاست ها عمل کنند. برگزاری جلسات آموزشی و توزیع مستندات می‌تواند به این هدف کمک کنند. آگاهی از اینکه هر فرد چگونه می‌تواند به تحقق این سیاست ها کمک کند، اهمیت دارد. این امر باعث میگردد که کارکنان احساس مسئولیت بیشتری نسبت به کیفیت کنند.
فرآیندها و رویه ها
کارکنان باید با فرآیند های کلیدی سازمان آشنا گردند مانند شناخت مراحل مختلف فرآیند ها، ورودی ها، خروجی ها و تعاملات بین فرآیند ها است. تمامی فرآیند ها باید به صورت مستند و قابل دسترس برای کارکنان باشند. مستندات شامل دستورالعمل ها و رویه های کاری است که به کارکنان کمک می‌کند تا وظایف خود را به درستی انجام دهند. هر فرد باید بداند که نقش او در هر فرآیند چیست و چگونه می‌تواند به بهبود آن کمک کند. آگاهی می‌تواند از طریق آموزش های مداوم و کارگاه های عملی حاصل گردد.
نقش و مسئولیت ها
سازمان باید نقش ها و مسئولیت های هر فرد را به وضوح تعریف کند. که شامل تعیین وظایف خاص و انتظارات از هر فرد است. آگاهی از تأثیر کار فرد بر کیفیت نهایی محصولات و خدمات، احساس مسئولیت را در کارکنان تقویت می‌کند. حس مسئولیت می‌تواند به بهبود کیفیت و کارایی منجر شود. کارکنان باید از روش های گزارش دهی مشکلات و پیشنهادات آگاه باشند.
ایجاد یک فرهنگ بازخورد می‌تواند به شناسایی و حل سریع‌تر مشکلات کمک کند. هدف اصلی وظایف ، مسئولیت ها و اختیارات سازمانی بند 5-3 استاندارد Iso 9001 ایجاد شفافیت در سازمان است. زمانی که هر فرد از جایگاه خود، وظایفش، و دایره اختیاراتش مطلع است، فرایندهای سیستم مدیریت کیفیت سازمان روان تر پیش می‌رود، از تداخل وظایف و سردرگمی جلوگیری میگردد، و پاسخگویی در قبال نتایج افزایش می‌یابد.
نیازها و انتظارات مشتریان
کارکنان باید بدانند که چگونه نیازها و انتظارات مشتریان شناسایی می‌گردند. که شامل استفاده از نظرسنجی ها، مصاحبه ها و تجزیه و تحلیل داده های بازار است. آگاهی از نحوه جمع‌آوری و تحلیل بازخورد مشتریان و تأثیر آن بر بهبود کیفیت محصولات و خدمات ضروری است. این بازخورد باید به طور منظم بررسی و در فرآیند های تصمیم‌گیری لحاظ گردد. کارکنان باید بدانند که چگونه می‌توانند به نیازهای مشتریان پاسخ دهند و در صورت نیاز، تغییرات لازم را ایجاد کنند. که به افزایش رضایت مشتری و وفاداری آنها منجر می گردد.
استانداردها و الزامات قانونی
کارکنان باید از الزامات قانونی و استانداردهای صنعتی مرتبط با فعالیت های سازمان آگاه باشند. مانند قوانین محلی، ملی و بین المللی است. آگاهی از نحوه پیروی از این الزامات و تأثیر عدم رعایت آنها بر سازمان و مشتریان اهمیت دارد. عدم رعایت این الزامات می‌تواند منجر به جریمه های قانونی و آسیب به اعتبار سازمان گردد. سازمان باید آموزش های لازم را برای آشنایی کارکنان با این الزامات ارائه دهد. آموزش ها می‌تواند شامل کارگاه ها، جلسات آموزشی و توزیع مستندات باشد.
روش های ارزیابی و اندازه‌گیری کیفیت
کارکنان باید با ابزارها و روش های ارزیابی کیفیت آشنا شوند، مانند بازرسی ها، آزمون ها و نظرسنجی ها. این ابزارها به شناسایی نقاط قوت و ضعف کمک می‌کنند. آگاهی از نحوه تحلیل داده‌های کیفیت و استفاده از آنها برای تصمیم‌گیری های بهبود ضروری است. که شامل استفاده از نرم افزارهای تحلیلی و گزارش‌گیری منظم است. کارکنان باید بدانند چگونه نتایج ارزیابی ها را مستند کنند و به مراجع مربوطه گزارش دهند. گزارش ها باید به طور منظم بررسی شوند تا اقدامات لازم برای بهبود صورت گیرد.
مدیریت ریسک و فرصت ها
کارکنان باید با روش های شناسایی ریسک های مرتبط با کیفیت آشنا شوند و بدانند چگونه می‌توان این ریسک‌ها را مدیریت کرد. مانند تجزیه و تحلیل SWOT و ارزیابی ریسک است. کاربران زیادی می پرسند که تحلیل SWOT چگونه است. برای کسب اطلاعات بیشتر بر روی لینک مقاله تحلیل SWOT چیست؟ SWOT مخفف چیست؟ مدیریت استراتژیک کلیک نمایید. آگاهی از شناسایی فرصت های بهبود و نحوه استفاده از آنها برای افزایش کیفیت و کارایی سازمان اهمیت دارد. فرصت ها می‌توانند شامل بهبود فرآیندها، استفاده از فناوری های جدید و بهینه سازی منابع باشند. کارکنان باید بدانند که چگونه برنامه های مدیریت ریسک و فرصت ها را تدوین و اجرا کنند. برنامه ها باید به صورت مستند و قابل پیگیری باشند.
فرهنگ بهبود مستمر
سازمان باید فضایی ایجاد کند که کارکنان در آن تشویق شوند تا ایده های جدید برای بهبود کیفیت ارائه دهند. این امر می‌تواند از طریق برگزاری جلسات خلاقیت و نوآوری حاصل گردد. آگاهی از فرصت های آموزشی و توسعه حرفه ای به کارکنان کمک می‌کند تا مهارت ها و دانش خود را به روز نگه دارند. آموزش ها باید به نیازهای فردی و سازمانی پاسخ دهند. کارکنان باید از این موضوع آگاه باشند که می‌توانند در فرآیند های بهبود مستمر مشارکت کنند و نظرات خود را ارائه دهند. مشارکت می‌تواند به ایجاد حس مالکیت و مسئولیت در کارکنان منجر گردد.
آموزش و توسعه
کارکنان باید از برنامه های آموزشی موجود در سازمان آگاه باشند و بدانند که چگونه می‌توانند در این برنامه ها شرکت کنند. برنامه ها باید به نیازهای شغلی و توسعه فردی پاسخ دهند. آگاهی از مهارت های مورد نیاز برای انجام وظایف و فرصت های توسعه مهارت ها برای بهبود عملکرد فردی و سازمانی ضروری است. مانند کارگاه ها، دوره های آنلاین و فرصت های یادگیری در محل کار است. کارکنان باید در ارزیابی نیازهای آموزشی خود مشارکت کنند و به سازمان کمک کنند تا برنامه های آموزشی مؤثری را طراحی کند. ارزیابی می‌تواند از طریق نظرسنجی ها و مصاحبه ها انجام گردد.
آگاهی از فرآیند ها و استانداردهای کیفیت به کارکنان این امکان را می‌دهد که مشکلات را سریع تر شناسایی و حل کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت اخذ گواهینامه ایزو با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص مدیریت منابع و نحوه مستندات سازی آن با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.
نحوه پباده سازی و مراحل گام به گام اسقرار آگاهی در ایزو 9001
شناسایی الزامات ایزو 9001 گام اول
سازمان باید الزامات استاندارد ایزو 9001 را به دقت مطالعه کند و مفاهیم و اصول آن را درک نماید. همچنین، نیازهای خاص مربوط به صنعت یا حوزه فعالیت خود را بررسی کند، مانند الزامات قانونی و نیازهای محیط زیستی می باشد.
تحلیل ذینفعان گام دوم
سازمان باید ذینفعان کلیدی (مشتریان، تأمین‌کنندگان، کارکنان و سایر گروه‌های مرتبط) را شناسایی کند. سپس، انتظارات و نیاز های هر گروه از ذینفعان را بررسی کنند و چگونگی تأثیر آنها بر سیستم مدیریت کیفیت را تحلیل کند.
تدوین سیاست ها و اهداف کیفیت گام سوم
سازمان باید یک سیاست کیفیت واضح و قابل درک تدوین کند که تعهد خود به کیفیت و بهبود مستمر را بیان کند. سیاست ها باید شامل اصول کلی کیفیت، اهداف کلان و چشم انداز سازمان باشد.
تعیین اهداف کیفیت گام چهارم
سازمان باید اهداف مشخص و قابل اندازه گیری تعیین کند که با سیاست کیفیت هم‌راستا باشند. استفاده از تکنیک های SMART استفاده گردد. اسمارت SMART چیست؟ یعنی اهداف خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و زمان‌بندی باشند. برای تعریف اهداف ضروری است. به‌عنوان مثال، هدفی مانند “افزایش رضایت مشتری به میزان 20% در سال آینده” تعیین گردد.
توسعه برنامه های آموزشی گام پنچم
سازمان باید برنامه های آموزشی متناسب با نیازهای کارکنان را طراحی کند. برنامه ها باید شامل موضوعات مرتبط با ایزو 9001، فرآیندها و رویه های کیفیت باشند. هر سازمانی به منظور استقرار سیستم مدیریت کیفیت بعد از تعیین دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت به شناسایی، مستندسازی و بهبود فرآیندهای سیستم مدیریت کیفیت می پردازد. برای این منظور محتوای آموزشی شامل اسلایدها، جزوات و ویدیو های آموزشی باید تهیه گردد.
تعیین مخاطبان گام ششم
سازمان باید گروه های مختلف کارکنان را بر اساس نقش ها و مسئولیت های آنها شناسایی کند. سپس، دوره های آموزشی خاص را برای هر گروه (مانند مدیران، کارکنان تولید، خدمات مشتری و غیره) تخصیص دهد.
اجرا و برگزاری دوره ها گام هفتم
سازمان باید دوره های آموزشی را به صورت حضوری یا آنلاین برگزار کند. دوره ها باید شامل آموزش های نظری و عملی باشند. استفاده از روش های آموزشی متنوع مانند کارگاه ها، سمینارها و جلسات پرسش و پاسخ ضروری است.
استفاده از منابع آموزشی گام هشتم
سازمان باید از منابع آموزشی متنوع مانند کتاب ها، مقالات و نرم افزارهای آموزشی استفاده کند. ایجاد بانک اطلاعاتی از منابع آموزشی برای دسترسی آسان کارکنان به این منابع نیز مهم است.
توزیع مستندات مربوطه گام نهم
سازمان باید اطمینان حاصل کند که تمامی کارکنان به مستندات مربوط به سیاست ها، فرآیندها و رویه‌ها دسترسی دارند. استفاده از سیستم های مدیریت مستندات برای ذخیره سازی و به روزرسانی مستندات بسیار اهمیت دارد.
ایجاد سیستم مدیریت مستندات گام دهم
سازمان باید یک سیستم برای مدیریت مستندات طراحی کند که شامل پروسه های ایجاد، بررسی، تأیید و به روزرسانی مستندات باشد. و اطمینان حاصل کند که مستندات به روز و در دسترس کارکنان قرار دارند، باید مورد توجه قرار گیرد.
تعیین نقش ها و مسئولیت ها گام یازدهم
سازمان باید نقش ها و مسئولیت های هر فرد در فرآیندهای کیفیت را به صورت واضح تعیین کند. مستند سازی این نقش ها در قالب جداول وظایف و مسئولیت ها الزامی است.
تشویق به مسئولیت پذیری گام دوازدهم
سازمان باید حس مسئولیت را در کارکنان نسبت به کیفیت و تأثیر کار آنها بر فرآیند ها و محصولات ایجاد کند. برگزاری جلسات منظم برای بررسی عملکرد و تأکید بر اهمیت هر نقش در دستیابی به اهداف کیفیت باید انجام گردد.
نظارت و ارزیابی آگاهی گام سیزدهم
سازمان باید سیستم هایی برای نظارت بر میزان آگاهی کارکنان از طریق آزمون ها، ارزیابی ها و بازخوردها ایجاد کند. استفاده از ابزارهای ارزیابی مانند پرسشنامه ها و آزمون های آنلاین ضروری است.
تحلیل نتایج گام چهاردهم
سازمان باید نتایج ارزیابی ها را تحلیل کند و نقاط قوت و ضعف در آگاهی کارکنان را شناسایی کند. استفاده از این نتایج را برای بهبود برنامه های آموزشی و فرآیندها در نظر بگیریم.
جمع آوری بازخورد و بهبود مستمر گام پانزدهم
سازمان باید بازخورد کارکنان درباره دوره های آموزشی و فرآیندهای کیفیت را جمع‌آوری کند. استفاده از نظرسنجی ها و مباحث گروهی برای شناسایی مشکلات و پیشنهادات بسیار مؤثر است.
تدوین برنامه‌های بهبود گام شانزدهم
سازمان باید برنامه های بهبود را بر اساس بازخوردهای دریافتی و نتایج ارزیابی ها تدوین کند. ایجاد یک چرخه بهبود مستمر که شامل برنامه ریزی، اجرا، بررسی و عمل باشد، ضروری است.
مستندسازی و گزارش دهی گام هفدهم
سازمان باید تمامی مراحل پیاده سازی بند آگاهی و نتایج آن را مستندسازی کند. ایجاد گزارش های دوره ای درباره پیشرفت در پیاده سازی بند 7-3 نیز باید انجام گردد.
گزارش دهی به مدیریت گام هجدهم
سازمان باید گزارش های منظم برای مدیریت درباره وضعیت آگاهی کارکنان و پیشرفت در دستیابی به اهداف کیفیت تهیه کند. ارائه پیشنهادات برای بهبود بر اساس تحلیل های انجام گیرد نیز باید مدنظر قرار گیرد.
بازنگری و به روزرسانی گام نوزدهم
سازمان باید به طور منظم سیاست ها، اهداف و فرآیندها را بازنگری کند تا از انطباق با الزامات ایزو 9001 و نیازهای تغییر یافته اطمینان حاصل کند. برگزاری جلسات بازنگری با حضور ذینفعان کلیدی نیز باید انجام گیرد.
به روزرسانی مستندات گام بیستم
سازمان باید مستندات و فرآیند ها را بر اساس بازخوردها و نتایج ارزیابی ها به روزرسانی کند. اطمینان از اینکه تمامی تغییرات به طور مؤثر به کارکنان اطلاع رسانی شود، باید مورد توجه قرار گیرد.
پیاده سازی آگاهی در ایزو 9001 یک فرآیند سیستماتیک و مستمر است که نیاز به مشارکت تمامی سطوح سازمان دارد. این فرآیند نه تنها به افزایش دانش و مهارت های کارکنان کمک می‌کند، بلکه به بهبود کیفیت محصولات و خدمات و در نهایت افزایش رضایت مشتریان منجر میگردد. با ایجاد یک فرهنگ کیفیت و بهبود مستمر، سازمان می‌تواند به اهداف خود دست یابد و در بازار رقابتی موفق باشد.
آگاهی از فرآیند ها و استانداردهای کیفیت به کارکنان این امکان را می‌دهد که مشکلات را سریع تر شناسایی و حل کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت اخذ گواهینامه ایزو با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص مدیریت منابع و نحوه مستندات سازی آن با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.
