اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها – بند 6-1 استاندارد ISO 9001
ریسکها و فرصتها
تعاریف کلیدی ریسک و فرصت
استاندارد ISO 9001، به عنوان یک چارچوب جهانی برای سیستم‌های مدیریت کیفیت، بر رویکردی پیشگیرانه و مبتنی بر ریسک تأکید دارد. بند 6-1 استاندارد ISO 9001 که به اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها می‌پردازد، قلب همین رویکرد است.
بند 6-1 سازمان ها را ملزم می‌کند تا ریسک ها و فرصت هایی را که می‌توانند بر انطباق محصولات و خدمات و توانایی سازمان در افزایش رضایت مشتری تأثیر بگذارند، تعیین کنند و برای رسیدگی به آن ها برنامه‌ریزی نمایند.
اهمیت رویکرد مبتنی بر ریسک
رویکرد مبتنی بر ریسک در مدیریت کیفیت به این معناست که سازمان ها باید به طور فعال به عدم قطعیت ها توجه کنند. به جای صرفاً بروز واکنش به مشکلات پس از وقوع، سازمان باید پتانسیل وقوع مشکلات و همچنین پتانسیل دستیابی به نتایج بهتر فرصت ها را پیش‌بینی و مدیریت کند.
این رویکرد به سازمان کمک می‌کند تا از وقوع مشکلات جلوگیری کند یا آنها را به حداقل برساند، از فرصت ها برای بهبود عملکرد و افزایش مزیت رقابتی بهره‌مند گردد، تصمیم‌گیری های آگاهانه تری اتخاذ کند و منابع خود را به طور مؤثرتری تخصیص دهد.
تعریف ریسک
در چارچوب استاندارد ISO 9001 ، ریسک به صورت اثر عدم قطعیت بر اهداف تعریف می‌گردد. این تعریف بر دو جنبه کلیدی تأکید دارد: اثری که تأثیر مثبت یا منفی دارد، اما در مدیریت کیفیت، تمرکز اصلی بر جنبه منفی، یعنی انحراف از نتایج مطلوب، است؛ و عدم قطعیت که ریسک همیشه با آن همراه است.
ما نمی‌دانیم که آیا یک رویداد خاص رخ می دهد یا خیر، و اگر رخ دهد، پیامدهای دقیق آن چیست. بنابراین، ریسک در سیستم مدیریت کیفیت بیشتر به انحرافات منفی و ناخواسته‌ای اشاره دارد که می‌توانند بر دستیابی به اهداف کیفی تأثیر بگذارند. این انحرافات می‌توانند شامل عدم انطباق محصول، تأخیر در تحویل، نارضایتی مشتری، یا بروز حوادث ایمنی باشند.
تعریف فرصت
فرصت نیز مانند ریسک، اثر عدم قطعیت بر اهداف تعریف می‌شود، اما با تمرکز بر جنبه مثبت. فرصت ها به موقعیت هایی اشاره دارند که اگر سازمان بتواند از آنها بهره‌برداری کند، می‌تواند به نتایج مطلوب تر و فراتر از انتظارات دست یابد.
که می‌تواند شامل موارد زیر باشد: افزایش سهم بازار، بهبود کارایی عملیاتی، توسعه محصولات یا خدمات نوآورانه، درک نیازها و انتظارات ذینفعان از جمله رضایت مشتری، یا کاهش هزینه‌ها از طریق بهبود فرآیندها. سازمان باید به اندازه ریسک ها، فرصت ها را نیز شناسایی و برای بهره‌برداری از آنها برنامه‌ریزی کند.
بند 6-1 استاندارد ISO 9001 که به اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها بر رویکردی پیشگیرانه و مبتنی بر ریسک تأکید دارد. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت دریافت انواع گواهینامه های ایزو با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص نحوه پیاده سازی بند 6-1 اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.
شناسایی ریسکها و فرصتها
اولین گام حیاتی در پیاده‌سازی بند 6-1 استاندارد ISO 9001 که اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها است، شناسایی نظام‌مند ریسک ها و فرصت هایی است که می‌توانند بر توانایی سازمان در دستیابی به اهدافش تأثیر بگذارند.
فرآیند شناسایی نباید یک فعالیت پراکنده یا تصادفی باشد، بلکه باید به صورت یکپارچه با برنامه‌ریزی استراتژیک و عملیاتی سازمان ادغام گردد. سازمان باید به طور فعال به دنبال منابع اطلاعاتی داخلی و خارجی باشد تا بتواند عوامل مؤثر بر کیفیت محصولات یا خدمات خود را درک کند.
منابع شناسایی ریسک ها و فرصت ها
برای شناسایی مؤثر ریسک ها و فرصت ها مطابق بند 6-1 اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها سازمان ها می‌توانند از طیف وسیعی از منابع استفاده کنند: تحلیل محیط خارجی که شامل بررسی روندهای بازار، فعالیت‌های رقبا، تغییرات قانونی و مقرراتی، پیشرفت‌های فناوری، و شرایط اقتصادی است.
به عنوان مثال، ظهور یک فناوری جدید می‌تواند هم یک فرصت برای بهبود فرآیندها باشد و هم ریسکی برای قدیمی شدن محصولات فعلی. تحلیل محیط داخلی که در این بخش، سازمان باید به بررسی فرآیندهای داخلی خود، منابع انسانی، تجهیزات، ساختار سازمانی، و فرهنگ سازمانی بپردازد.
مشکلات کیفی موجود، بازخوردهای کارکنان، نتایج ممیزی‌های داخلی، و داده‌های عملکردی می‌توانند سرنخ‌هایی برای شناسایی ریسک ها ارائه دهند. نیازها و انتظارات ذینفعان که درک خواسته ها و انتظارات مشتریان، تأمین‌کنندگان، سرمایه‌گذاران، و سایر ذینفعان کلیدی، به شناسایی فرصتها برای بهبود و همچنین ریسک‌های مرتبط با عدم برآورده کردن این انتظارات کمک می‌کند.
جلسات با مشتریان، نظرسنجی‌ها، و تحلیل شکایات از جمله روش‌های جمع‌آوری اطلاعات برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها هستند. نتایج ممیزی‌ها و بازنگری‌های مدیریت که گزارش‌های ممیزی‌های داخلی و خارجی، همراه با نتایج بازنگری‌های دوره‌ای توسط مدیریت ارشد که وظیفه رهبری و تعهد در ایزو را برعهده دارد، می‌توانند نقاط ضعف، انحرافات، و همچنین پتانسیل‌های بهبود را آشکار کنند.
روش‌های شناسایی ریسک ها و فرصت ها در بند 6-1 استاندارد ISO 9001
سازمان‌ها می‌توانند از روش‌های مختلفی برای شناسایی ریسکها و فرصتها در بند 6-1 استاندارد ISO 9001 اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها استفاده کنند، از جمله طوفان فکری که گرد هم آوردن تیم‌های چندوظیفه‌ای برای تولید ایده‌ها در مورد ریسکها و فرصت‌های احتمالی است.
تدوین برنامه استراتژی با SWOT که ارزیابی نقاط قوت، ضعف، فرصتها، و تهدیدها است؛ نقشه‌برداری فرایند که تجسم بصری فرایندها برای شناسایی نقاط بالقوه خطا یا بهبود است؛ مصاحبه و پرسشنامه که گفتگو با کارکنان و ذینفعان کلیدی برای جمع‌آوری دیدگاه‌ها است؛ و تحلیل علل ریشه‌ای که بررسی عمیق مشکلات گذشته برای درک علل اصلی و پیشگیری از تکرار آنها است.
نکته کلیدی این است که اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها در بند 6-1 استاندارد 9001 باید یک فعالیت مستمر باشد، نه صرفاً یک رویداد یک‌باره. با تغییر شرایط داخلی و خارجی، ریسکها و فرصت‌های جدید پدیدار می‌شوند و باید به طور مداوم مورد توجه قرار گیرند.
ارزیابی ریسک و فرصت در بند 6-1 استاندارد 9001 ، محاسبه RPN و انواع ریسکها
پس از شناسایی ریسک ها و فرصت ها، مرحله بعدی ارزیابی ریسک و فرصت در بند 6-1 استاندارد 9001 است که به سازمان کمک می‌کند تا بفهمد کدام ریسکها و فرصتها بیشترین اولویت را دارند و نیاز به توجه فوری دارند. این امر به تخصیص مؤثر منابع کمک می‌کند.
ارزیابی ریسک و فرصت مطابق بند 6-1 استاندارد 9001 اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها معمولاً شامل دو جنبه اصلی است: احتمال وقوع و شدت پیامد. احتمال میزان شانس یا احتمال اینکه یک رویداد ریسک رخ دهد. این می‌تواند بر اساس داده‌های تاریخی، قضاوت کارشناسی، یا تحلیل‌های آماری تعیین گردد.
مقیاس‌های رایج شامل بسیار کم، کم، متوسط، زیاد، و بسیار زیاد هستند. شدت میزان تأثیر یا پیامد ناشی از وقوع ریسک بر اهداف سازمان. پیامد می‌تواند بر کیفیت، هزینه، زمان‌بندی، ایمنی، شهرت، یا سایر جنبه‌های کلیدی تأثیر بگذارد. مقیاس‌های مشابهی برای شدت نیز به کار می‌روند.
بند 6-1 استاندارد ISO 9001 که به اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها بر رویکردی پیشگیرانه و مبتنی بر ریسک تأکید دارد. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت دریافت انواع گواهینامه های ایزو با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص نحوه پیاده سازی بند 6-1 اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.
ارزیابی و محاسبه ریسک یا محاسبه عدد RPN
یکی از روش‌های کمی‌سازی ریسک، مطابق با بند 6-1 استاندارد ISO 9001 اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها ارزیابی و محاسبه ریسک یا محاسبه عدد RPN است. RPN با ضرب کردن سه عامل به دست می‌آید: شدت اثر، احتمال وقوع و میزان تماس.
شدت اثر میزان تأثیر ریسک است. احتمال، احتمال وقوع ریسک است، میزان تماس ریسک یعنی دفعاتی یا مدت زمانی که افراد یا تجهیزات در معرض خطر قرار می گیرند . فرمول محاسبه RPN به صورت زیر است:
RPN = شدت × احتمال × میزان تماس
مقیاس هر یک از این عوامل معمولاً از 1 تا 10 یا 1 تا 5 تعریف می‌گردد. عدد RPN بالاتر نشان می دهد که ریسک بالا است که نیاز به اولویت‌بندی و اقدام فوری دارد.
انواع ریسکها بر اساس سطح
سازمان‌ها اغلب از یک ماتریس ریسک برای تجسم و اولویت‌بندی انواع ریسکها بر اساس سطح برای پیاده سازی بند 6-1 استاندارد ISO 9001 اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها استفاده می‌کنند ماتریس ریسک ، احتمال و شدت را در ابعاد خود دارد و نواحی مختلفی را برای سطوح مختلف ریسک مشخص می‌کند. بر اساس عدد RPN ریسکها را می‌توان به دسته‌های مختلفی طبقه‌بندی کرد:
ریسک کم
که ریسک‌هایی است که احتمال وقوع پایینی دارند و یا شدت پیامد آنها ناچیز است. ریسکها ممکن است نیاز به پایش داشته باشند اما اقدام فوری کنترلی برای آنها ضروری نیست.
ریسک متوسط
که ریسک‌هایی است که ترکیبی از احتمال و شدت متوسط دارند. این ریسکها نیاز به توجه و برنامه‌ریزی برای اقدامات کنترلی دارند، اما ممکن است فوریت کمتری نسبت به ریسک‌های بالا داشته باشند.
ریسک زیاد
که ریسک‌هایی است که احتمال وقوع بالایی دارند و یا شدت پیامد آنها بالا است. این ریسکها بالاترین اولویت را دارند و نیاز به اقدامات کنترلی فوری و مؤثر دارند.
اقدامات کنترلی برای ریسکها
پس از ارزیابی ریسکها و تعیین اولویت آنها، سازمان باید اقدامات مؤثری را برای رسیدگی به ریسک‌های با اولویت بالا طراحی و اجرا کند. هدف این اقدامات، کاهش احتمال وقوع ریسک، کاهش شدت پیامد آن، یا هر دو است.
استراتژی‌های برخورد با ریسک ها
چهار استراتژی اصلی برای برخورد با ریسک هامطابق با بند 6-1 استاندارد ISO 9001 اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها وجود دارد:
اجتناب
در بند 6-1 استاندارد ISO 9001 اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها اجتناب یعنی حذف فعالیت یا شرایطی است که باعث ایجاد ریسک می‌شود. این استراتژی زمانی به کار می‌رود که ریسک بسیار بالا باشد و نتوان آن را به طور مؤثر مدیریت کرد. به عنوان مثال، توقف تولید یک محصول که به دلیل مشکلات کیفی مداوم، ریسک بالایی دارد.
کاهش
در بند 6-1 استاندارد ISO 9001 اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها کاهش ، انجام اقداماتی برای کاهش احتمال وقوع ریسک یا شدت پیامد آن است.که رایج‌ترین استراتژی است و شامل بهبود فرآیندهای سیستم مدیریت کیفیت ، آموزش کارکنان، پیاده‌سازی کنترل‌های فنی، یا استفاده از مواد اولیه بهتر می‌شود.
انتقالی
در بند 6-1 استاندارد ISO 9001 اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها انتقال ریسک به یک طرف دیگر، معمولاً از طریق بیمه، قراردادها، یا برون‌سپاری است. به عنوان مثال، خرید بیمه مسئولیت برای پوشش خسارات احتمالی ناشی از حوادث.
پذیرش
در بند 6-1 استاندارد ISO 9001 اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها که در مواردی که ریسک کم است یا هزینه مدیریت آن بیشتر از منفعتش است، سازمان ممکن است تصمیم بگیرد ریسک را بپذیرد و هیچ اقدام خاصی انجام ندهد، اما همچنان به پایش آن ادامه دهد.
تدوین برنامه‌های اقدام
سازمان باید مطابق با بند 6-1 استاندارد ISO 9001 اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها برای ریسک‌هایی که نیاز به اقدام دارند، برنامه‌های مشخصی تدوین کند. برنامه‌ها باید شامل موارد زیر باشند: اقدامات کنترلی که باید انجام شوند، مسئولیت اجرای هر اقدام، زمان‌بندی برای تکمیل اقدامات، منابع مورد نیاز، و روش‌های پایش اثربخشی اقدامات.
اثربخشی اقدامات
پس از اجرای اقدامات کنترلی، سازمان باید اثربخشی آنها را ارزیابی کند. آیا اقداماتی که انجام می گردند توانسته‌اند ریسک را به سطح قابل قبولی کاهش دهند؟ اگر نه، باید اقدامات اصلاحی بیشتری انجام شود. این یک چرخه بازخورد مداوم است.
نحوه محاسبه فرصت و تعریف فرصت
همانطور که پیشتر اشاره شد بند 6-1 استاندارد ISO 9001 اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها است، فرصتها جنبه‌های مثبتی هستند که عدم قطعیت‌ها دارند. مدیریت فرصتها به اندازه مدیریت ریسکها اهمیت دارد، زیرا می‌تواند منجر به بهبودهای قابل توجه و دستیابی به مزیت رقابتی گردد.
تعریف فرصت
فرصت، موقعیتی است که در صورت بهره‌برداری صحیح، می‌تواند به سازمان در دستیابی به اهدافش کمک کند یا حتی نتایج فراتر از اهداف سازمان را به ارمغان بیاورد. این موقعیت‌ها می‌توانند ناشی از تغییرات در بازار، فناوری‌های جدید، نیازهای مشتریان که رسیدگی نمی گردند ، یا بهبودهای داخلی باشند.
شناسایی فرصتها
در بند 6-1 استاندارد ISO 9001 اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها ،شناسایی فرصتها نیازمند نگاهی آینده‌نگرانه و خلاقانه اس شامل پیش‌بینی روندهای بازار، نوآوری، رضایت مشتریان، تحلیل رقبا، و استفاده از فناوری‌های جدید است.
ارزیابی و اولویت‌بندی فرصتها
مانند ریسکها، فرصتها نیز باید ارزیابی و اولویت‌بندی گردند. این ارزیابی معمولاً بر اساس پتانسیل سود یا منفعت، احتمال موفقیت، و منابع مورد نیاز صورت می‌گیرد.
فرمول محاسبه فرصت (رویکرد کیفی)
برخلاف ریسک در بند 6-1 اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها که اغلب با RPN کمی‌سازی می‌گردد، ارزیابی فرصتها بیشتر کیفی است و بر اساس پتانسیل منفعت و امکان‌پذیری تمرکز دارد. می‌توان یک امتیاز فرصت تعریف کرد که ترکیبی از عوامل زیر باشد:
امتیاز فرصت = پتانسیل منفعت × احتمال موفقیت
پتانسیل منفعت می‌تواند در مقیاس 1 تا 5 (مثلاً 1 = کم، 5 = بسیار زیاد) ارزیابی شود.
احتمال موفقیت نیز می‌تواند در مقیاس 1 تا 5 (مثلاً 1 = بعید، 5 = بسیار محتمل) ارزیابی شود.
به عنوان مثال، فرصتی با پتانسیل منفعت بالا 4 و احتمال موفقیت بالا 5 امتیازی برابر با 20 خواهد داشت. این نشان‌دهنده یک فرصت ارزشمند است که باید برای بهره‌برداری از آن اقدام شود.
برنامه‌های عملیاتی برای فرصتها
پس از شناسایی و ارزیابی فرصتها، سازمان باید برنامه‌های عملیاتی برای بهره‌برداری از آن را تدوین کند. برنامه‌ها باید شامل اهداف مشخص، اقدامات لازم، مسئولیت‌ها، و زمان‌بندی باشند. هدف، تبدیل پتانسیل فرصت به نتایج ملموس و مثبت برای سازمان است.
بند 6-1 استاندارد ISO 9001 اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها نباید یک فعالیت یک‌باره باشد، بلکه باید به صورت یک چرخه مداوم و تکراری در سازمان باشد. با تغییر محیط کسب و کار، ظهور فناوری‌های جدید، و تحول در انتظارات مشتریان، ریسک ها و فرصت های جدیدی پدیدار می‌گردند. بنابراین، بازنگری منظم و به‌روزرسانی اقدامات مرتبط با ریسک و فرصت، برای حفظ اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت ضروری است.
نکات پایانی
بند 6-1 استاندارد ISO 9001 اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها هست. این بند یک عنصر حیاتی در ایجاد یک سیستم مدیریت کیفیت مؤثر و پویا است. با شناسایی و ارزیابی دقیق ریسک ها و فرصت ها اقدامات خوبی می توان انجام داد. سپس برنامه‌ریزی و اجرای اقدامات مناسب، سازمان‌ها می‌توانند به طور قابل توجهی عملکرد خود را بهبود بخشند. همچنین انحرافات را به حداقل برسانند، و به طور مداوم به سمت اهداف استراتژیک خود حرکت کنند.
با ادغام رویکرد مبتنی بر ریسک و فرصت در تار و پود عملیات روزمره، سازمان ها نه تنها می‌توانند از بروز مشکلات جلوگیری کنند. بلکه می‌توانند با بهره‌گیری هوشمندانه از موقعیت‌های پیش رو، به رشد پایدار و موفقیت بلندمدت دست یابند.
بند 6-1 استاندارد ISO 9001 که به اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها بر رویکردی پیشگیرانه و مبتنی بر ریسک تأکید دارد. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت دریافت انواع گواهینامه های ایزو با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص نحوه پیاده سازی بند 6-1 اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.
