راهنمای جامع ممیزی ایزو را چگونه بگیرم؟

راهنمای جامع ممیزی ایزو – آموزش انجام ممیزی ISO

2 مرداد 1404
10:10 ق.ظ

سر فصلهای مهم

5/5 - (100 امتیاز)

راهنمای جامع ممیزی ایزو – آموزش انجام ممیزی ISO

خیلی از کارشناسان ایزو و کاربران نیاز به اجرای فرایند ممیزی دارند. اما با ساختار کلی ممیزی ایزو آشنا نیستند. راهنمای جامع ممیزی ایزو بمنظور یادگیری شامل تمامی موارد مهم در امور ممیزی ایزو است. ما در مقاله راهنمای جامع ممیزی ایزو قصد داریم تا اطلاعات مفید و کاربردی به شما بدهیم.

هدف از این مقاله، ارائه درک جامع و کاربردی از مفهوم ممیزی، انواع مختلف آن، مراحل اجرایی ممیزی، اهداف و اهمیت هر یک از آنهاست. در این مسیر، تلاش می کنیم تا با نگاهی آموزشی و حرفه ای، مفاهیم به گونه ای بیان شوند که برای طیف وسیعی ازمخاطبان، کارشناسان کیفیت تا مدیران، قابل درک،کاربردی و اثربخش باشد. در اینجا ما بیشتر بر اساس الزامات استاندارد ایزو 19011 صحبت نیز می کنیم.

با شناخت دقیق تر از ممیزی و ابزارهای آن، می توان سیستم مدیریت سازمان را از یک چارچوب کاغذی به یک سیستم زنده و پویا تبدیل کرد. ممیزی نه یک تهدید، بلکه فرصتی برای رشد و تعالی است. مشروط بر اینکه به درستی اجرا گردد. در آگهی های استخدام ممیز ایزو این مقاله خیلی کاربرد دارد.

راهنمای جامع ممیزی ایزو از خدمات تخصصی مرکز سیستم کاران است. جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد آموزش انجام ممیزی ISO با شماره 79165-021 تماس بگیرید. همچنین می توانید از طریق چت با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ سئوالات خود درخصوص راهنمای جامع ممیزی ایزو را بپرسید. راهنمای جامع ممیزی ایزو موجود بیشتر جنبه آموزشی و کاربردی دارد و نیاز به توسعه دارد.

ممیزی چیست؟

ممیزی فرایندی نظامند، مستقل و مستند است که هدف آن تعیین این است که، آیا فعالیت ها و نتایج مربوطه با برنامه ریزی ها و استانداردهای مورد نیاز اتطباق دارند یا خیر؟

به زبان ساده تر، ممیزی یعنی بررسی دقیق، مرحله به مرحله و منظم برای اینکه مطمئن شویم که کارهای سازمان طبق برنامه و استاندارد انجام می گردند و اگر در جایی اشتباه یا اشکالی موجود بود، زودتر بفهمیم وآن را بر طرف کنیم.

اهداف ممیزی

هدف از ممیزی، در ساده ترین بیان، ارزیابی عملکرد سیستم ها، فرایندها یا فعالیت های سازمان می باشد، با این کار مطمئن می شویم که: سیستم خوب کار می کند، اگر مشکلی هست آن را پیدا می کنیم، ایده های بهتری به ذهنمان می رسد.

اهداف اصلی ممیزی به صورت تخصصی و حرفه ای شامل موارد زیر است:

بررسی انطباق با الزامات:

سازمانها و مراکزی که به دنبال اخد گواهی نامه های ایزو هستند ملزم به شناخت و پیاده سازی الزامات استانداردهایی مثل ایزو 9001 و ایزو، 14001 و ایزو 45001. الزامات قانونی و مقرراتی و الزامات مشتریان یا سازمانها میباشند که فرایند ممیزی به ارزیابی انطباق با این الزامات می پردازد.

شناسایی عدم انطباق ها و نواقص:

کشف نقاط ضعف یا خطاهایی که ممکن است در آینده منجر به شکست سیستم یا نارضایتی مشتری گردد.

شناسایی فرصت های بهبود:

معرفی راهکارهایی که منجر به بهبود فرایندها، افزایش بهره وری و کاهش هزینه ها گردد.

افزایش شفافیت و پاسخگویی :

با ممیزی، عملکرد ها قابل ردیابی و شفاف میگردند که به مدیریت کمک میکند تصمیمات بهتری بگیرد.

افزایش اعتماد ذی نفعان:

مشتریان، مدیران ارشد، نهادهای نظارتی و سایر ذینفعان، از ممیزی به عنوان سندی برای قابلیت اعتماد سازمان استفاده می کنند.

پایش مستمر و بهبود کیفیت:

ممیزی به عنوان یک ابزار پایش دوره ای، روند بهبود مستمر را در سازمان تقویت میکند.

راهنمای جامع ممیزی ایزو از خدمات تخصصی مرکز سیستم کاران است. جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد آموزش انجام ممیزی ISO با شماره 79165-021 تماس بگیرید. همچنین می توانید از طریق چت با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ سئوالات خود درخصوص راهنمای جامع ممیزی ایزو را بپرسید. راهنمای جامع ممیزی ایزو موجود بیشتر جنبه آموزشی و کاربردی دارد و نیاز به توسعه دارد.

مهارت های مورد نیاز یک ممیز

بر استاندارد مورد نظر مسلط باشد.

دارای مهارت های ارتباطی و رفتاری بالایی باشد.

قدرت توانایی تحلیل و مستندسازی مسائل را دارا باشد.

بی طرفی واستقلال در قضاوت را رعایت کند.

بتواند مدیریت زمان را بدرستی انجام دهد.

با احترام برخورد کند و بازجووارنه صحبت نکند.

واقعیتها را ببیند، یادداشت برداری کند و براساس مستندات و نه حدس و گمان صحبت کند.

انواع ممیزی

به طور کلی بسته به هدف، نوع استاندارد و ماهیت ممیزی، می توان دسته بندی زیر را برای ممیزی های مختلف در نظرگرفت:

ممیزی داخلی (Internal Audit)

ممیزی داخلی فرآیندی است که توسط خود سازمان یا تیم های منتخب آن انجام می شود. هدف اصلی آن ارزیابی میزان انطباق سیستمهای مدیریتی با الزامات استاندارد، قوانین داخلی، خط مشیها و اهداف سازمانی است. ممیزی داخلی باعث شناسایی مشکلات قبل از رسیدن به سطح بحرانی می گردد و بستری برای بهبود مستمر فراهم می کند. این نوع ممیزی پایه گذار فرهنگ خود ارزیابی و یادگیری سازمانی است و معمولاً توسط کارکنانی انجام میگردد که دوره های لازم را می گذرانند.

ممیزی خارجی (External Audit)

ممیزی خارجی یکی از مهمترین ابزارهای ارزیابی سازمانها در مسیر انطباق با استانداردهای بین المللی نظیر ISO 9001، ISO 14001، ISO 45001 و سایر استانداردهای سیستمی است. این ممیزی توسط نهادهای صدورگواهینامه (Certification Bodies) که به طور مخفف (CB) بیان می شود، انجام می گیرد و هدف آن ارزیابی سیستم مدیریت سازمان، انطباق سیستم مدیریت با الزامات استاندارد و اثربخشی سیستم مدیریت در دستیابی به اهداف است.
در این ممیزی توانایی سازمان در برآورده سازی الزامات قانونی و قراردادی به منظور صدور، تمدید یا تعلیق گواهینامه، مورد ارزیابی قرار میگیرد. ممیزی خارجی به دلیل بی طرفی و دیدگاه بیرونی، می تواند ضعف هایی را شناسایی کند که از دید کارکنان داخلی پنهان هستند. همچنین موجب افزایش اعتماد مشتریان و ذینفعان میگردد. معمولا هر ممیزی خارجی در دو مرحله اصلی انجام می شود:

ممیزی مرحله اول (Stage 1): که به بررسی مستندات و ارزیابی آمادگی سازمان برای برای ورود به ممیزی مرحله دوم می پردازد.

ممیزی مرحله دوم (Stage 2): بررسی اجرای واقعی سیستم های مدیریتی در سازمانها می پردازد که بعد از این مرحله و رفع عدم انطباق ها، گواهینامه صادر می شود.

مراحل گام به گام استیج ۱ و ۲ ممیزی خارجی:

مرحله اول (Stage 1 Audit) ممیزی مستندات و آمادگی:

در این مرحله، تیم ممیزی با هدف بررسی آمادگی سازمان برای مرحله دوم، ممیزی مستندات را انجام می دهند. این مرحله معمولاً از راه دور (Remote) یا در محل انجام می گردد.

مهم ترین فعالیت ها در مرحله اول شامل:

بررسی سیستم مستند سازی:

که خط مشی ها، اهداف، نمودار سازمانی، روش های اجرایی، دستورالعمل ها و سوابق بررسی می گردند.

ارزیابی مکان فیزیکی سازمان:

سایت های عملیاتی و حوزه فعالیت های سازمان مورد بازدید قرار می گیرند.

بررسی وضعیت اجرای سیستم مدیریت:

پیاده سازی فرایندها و برنامه های داخلی در سازمان بررسی می گردند.

مرحله دوم Stage 2 Audit

ممیزی اصلی On-siteAudit:

در این مرحله، ممیزی به صورت حضوری و کامل انجام می گردد و همه فرایندها و واحد ها بر اساس الزامات استاندارد مورد بررسی قرار می گیرند.

فعالیت های کلیدی مرحله دوم:

جلسه افتتاحیه:

معرفی تیم ممیز، شرح هدف ممیزی، بررسی دامنه، تبیین روش اجرا در این جلسه صورت می گیرد.

جمع آوری شواهد:

مصاحبه با پرسنل، مشاهده فرآیندهای کاری و بررسی سوابق و مستندات انجام می گیرد.

شناسایی عدم انطباق ها:

مغایرت با الزامات استاندارد، رویه های داخلی یا الزامات قانونی ثبت می گردند.

شناسایی فرصت های بهبود:

نقاطی که بدون مغایرت بوده و قابل بهبود هستند مطرح می شوند.

گزارش نویسی:

یافته ها به صورت مکتوب ثبت می گردند و به مدیریت به صورت مکتوب ارائه می شوند.

جلسه اختتامیه:

نتایج نهایی، عدم انطباق ها، پیشنهاد ها و تصمیم نهایی تیم ممیزی ارائه می گردد.

به طور کلی ممیزی خارجی، بخش کلیدی از چرخه مدیریت کیفیت و بهبود مستمر در سازمان هاست. درک دقیق مراحل استیج ۱ و ۲، نقش مهمی در آمادگی سازمان برای دریافت گواهینامه و پیشبرد اهداف کیفی دارد. سازما ن هایی که با دید یادگیری به ممیزی نگاه می کنند، ازآن به عنوان ابزاری برای توسعه،ارتقاء و ایجاد مزیت رقابتی بهره خواهند برد.

ممیزی شخص ثالث (Third-Party Audit)

این ممیزی توسط یک مرجع مستقل مانند شرکت های گواهی دهنده انجام میگردد. هدف آن ارزیابی سیستم مدیریت سازمان بر اساس استانداردهای بین المللی و صدور گواهینامه معتبر است. این نوع ممیزی کاملاً بی طرفانه است و اعتبار سازمان را در بازار و در میان رقبا افزایش می دهد.

ممیزی شخص دوم (Second-Party Audit)

در این نوع ممیزی، مشتری یا خریدار یک سازمان اقدام به ممیزی تامین کننده یا شریک تجاری خود می کند. هدف آن ارزیابی توانمندی تامین کننده در پاسخ گویی به نیازها، بررسی فرآیندهای تولید، کیفیت محصولات و تعهد به الزامات قراردادی است. این ممیزی بیشتر جنبه تجاری دارد و پیش از عقد قرارداد یا حین آن انجام می شود.

ممیزی شخص اول (First-Party Audit)

همان ممیزی داخلی است که توسط خود سازمان برای بررسی عملکرد داخلی، شناسایی مشکلات، و ارزیابی میزان انطباق با الزامات استاندارد انجام می شود. این ممیزی، ابزار کلیدی برای بهبود مستمر درون سازمانی است.

ممیزی اعلام شده (Announced Audit)

ممیزی است که به تاریخ، زمان و دامنه آن از قبل سازمان این ممیزی اغلب برای ممیزی های رسمی یا دریافت گواهی نامه انجام می شود و فرصت آمادگی به سازمان می دهد. با وجود این، ممکن است برخی واقعیت ها به دلیل آمادگی قبلی پنهان بماند.

ممیزی اعلام نشده (Unannounced Audit)

در این نوع ممیزی، سازمان از پیش از زمان آن اطلاع ندارد. هدف این ممیزی بررسی عملکرد واقعی سازمان، بدون آمادگی ظاهری یا اصطلاحا لحظه ای است. این روش در صنایع حساس مانند صنایع غذایی یا دارویی رایج تراست.

ممیزی پیگیری (Follow-up Audit)

زمانی انجام می شود که در ممیزی قبلی عدم انطباق هایی ثبت می گردد. هدف این ممیزی، بررسی اثربخشی اقدامات اصلاحی و تأیید رفع مشکلات است. این نوع ممیزی معمولاً محدود به همان حوزه های دارای عدم انطباق است.

ممیزی مراقبتی (Surveillance Audit)

ممیزی هایی هستند که پس از دریافت گواهینامه، به صورت دوره ای (معمولاً سالیانه) انجام می شوند، تا اطمینان حاصل گردد که سازمان همچنان الزامات استاندارد را رعایت می کند. در صورت عدم موفقیت در این ممیزی، گواهینامه تعلیق یا لغو می گردد.

ممیزی تمدید گواهینامه (Recertification Audit):

هر سه سال یک بار، برای تمدید گواهینامه ایزو، ممیزی جامعی انجام میگیرد که معادل ممیزی مرحله دوم است. در این مرحله، عملکرد کلی سیستم مدیریت در طول سه سال بررسی و در صورت تأیید، گواهینامه برای سه سال دیگر تمدید می شود.

نیاز به ممیزی (Audit Need)

در شرایط یا موقعیت هایی است که انجام ممیزی را ضروری میکند. این نیاز ممکن است ناشی از بروز مشکلات، تغییر در فرآیندها، افزایش شکایات، نتایج ضعیف عملکرد یا الزامات قانونی باشد. شناسایی صحیح نیاز به ممیزی، عامل مؤثری در پیشگیری از بحران ها است.

ممیزی سیستمی (System Audit)

ممیزی هایی که تمرکز آن بر کل سیستم مدیریت است. در این ممیزی، ساختار کلی سیستم، خط مشی، فرایتدهای اصلی، اهداف و نتایج مورد بررسی قرار میگیرند. این نوع ممیزی دیدگاه جامع تری از عملکردکل سازمان ارائه می دهد.

ممیزی فرآیندی (Process Audit)

این ممیزی روی یک فرآیند خاص تمرکز دارد. ورودی ها، خروجی ها، منابع، کنترل ها و ارتباطات فرآیند به صورت دقیق بررسی قرار می گردند. هدف آن بهبود کیفیت، افزایش بهره وری و کاهش خطا در همان فرآیند خاص است.

ممیزی محصول (Product Audit):

در این نوع ممیزی، تمرکز بر ارزیابی یک محصول مشخص، چه در مراحل تولید و چه به صورت نهایی است. این ممیزی کیفیت محصول را با مشخصات فنی، استانداردها و نیاز مشتریان مقایسه می کند.

ممیزی موضوعی (Thematic Audit):

ممیزی است که روی یک موضوع خاص مانند ایمنی، آموزش، محیط زیست، انرژی یا ریسک تمرکز دارد. این ممیزی ها معمولاً با هدف بررسی عمیق یک حوزه خاص از عملکرد سازمان انجام می گردند و در تدوین استراتژی های اصلاحی کمک بزرگی می کنند.

آموزش نحوه انجام ممیزی ایزو و راهنمای جامع ممیزی ایزو را با سیستم کاران تجربه کنید.

مراحل گام به گام یک ممیزی

مرحله برنامه ریزی (planning) ممیزی:

تهیه برنامه ممیزی(Audit plan): در این مرحله تعیین می کنیم ممیزی جه زمانی، چند روز و توسط چه کسانی که همان تیم ممیزی است انجام می شود.

مرور مستندات (Desk audit):

بررسی مستندات شامل روش های اجرایی، فرم ها، دستورالعمل ها، سوابق جهت مقایسه با الزامات استانداردهای مورد نیاز است. این بررسی مشخص می کند که سازمان چه چیزی را ادعا می کند و در عمل چقدر به آن عمل می کند.

چک لیست ممیزی:

چک لیست ممیزی یک ابزار سازمان یافته است که به ممیز کمک میکند مرحله به مرحله و با تمرکز، الزامات را بررسی کند، سؤالات مناسب با استانداردها بپرسد، مدارک را تحلیل کند و در نهایت گزارش شفافی ارائه دهد. اهمیت چک لیست در این است که از فراموشی موارد کلیدی جلوگیری می کند، دقت و تمرکز در ممیزی را افزایش می دهد، در روند مصاحبه و بررسیها ساختار منظم ایجاد می کند یافته ها ی ممیزی را مستندسازی می کند و در ممیزیهای مختلف یکپارچگی ایجاد می کند.

اجزای اصلی چک لیست:

اجزای چک لیست ممیزی شامل: عنوان و مشخصات، تاریخ و محل ممیزی، نام ممیز و افراد مصاحبه شونده، سوالات کلیدی ممیزی، یادداشت برداری شواهد و نتیجه بررسی، می باشد.

چطور چک لیست طراحی کنیم؟

برای تهیه چک لیست، باید الزامات استاندارد مورد نظر بررسی گردد و آنها را به سؤالات ساده تبدیل کنید.

انواع سوالات درچک لیست ممیزی:

مستنداتی:آیا دستورالعمل کاری برای این فرآیند موجود است؟

اجرایی: حصول اطمینان از اجرای فعالیت ها طبق دستورالعملها حاصل شود.

تحلیلی: در صورت خطا یا شکایت، چه اقدامی انجام می گردد؟

کنترلی: چه شاخص هایی برای پایش عملکرد تعریف می گردند؟

نکات حرفه ای برای تهیه چک لیست:

سوالات را دقیق، اما قابل فهم بنویسید.

از زبان مثبت استفاده کنید.

فضای کافی برای یادداشت در نظر بگیرید.

از نسخه های قبلی چک لیست استفاده کنید و آن را به روزرسانی کنید.

نتیجه گیری:

چک لیست فقط یک فرم نیست، بلکه ابزار هدایت ممیزی است.

به عنوان ممیز حرفه ای همیشه با چک لیست وارد میدان شوید.

4- انجام ممیزی در محل (On site audit) که شامل موارد زیر است:

برگزاری جلسه افتتاحیه: معرفی هدف ممیزی و تیم ممیزی و آشنایی با مدیران شرکت و برنامه ریزی اجرای ممیری طبق برنامه ممیزی انجام می گردد.

اجرای ممیزی: مشاهده، مصاحبه با کارکنان و بررسی مستندات. در این مرحله طبق جک لیست ممیزی، الزامات استاندارد و فرآیندها مطابق با بندهای مختلف استاندارد مورد ارزیابی قرار می گیرند.

ثبت یافته ها:

ممیز باید مشاهدات خود را یادداشت کند. به طور کلی شواهد ممیزی به 3 دسته تقسیم می شوند:

انطباق (conformity):

انطباق یعنی یک فرایند، محصول یا فعالیت دقیقا مطابق با الزامات استانداردها (مانند الزامات استاندارد، دستورالعمل ها، قوانین یا خواسته های مشتری)پیادهسازی گردد.

مثال: اگر در یک سازمان فرمهای ایمنی به درستی تکمیل و ثبت گردند، طبق الزامات استانداردISO 45001، این یک انطباق محسوب میشود.

عدم انطباق (Nonconformity):

عدم انطباق یعنی وقتی که یک فعالیت یا نتیجه آن با الزامات یک استاندارد همخوانی ندارد. این موضوع نشان می دهد که یک نقص، خطا یا اشکال در سیستم وجود دارد که باید بررسی و اصلاح شود.

مثال: اگر در فرآیند کالیبراسیون تجهیزات آزمایشگاهی، گواهی معتبر موجود نباشد، این یک عدم انطباق است.

توصیه بهبود (Opportunity for Improvement):

این نوع یافته الزام آور نیست، اما به ممیز نشان میدهد که میتوان فعالیتی را بهتر، کارآمدتر یا با ریسک کمتر انجام داد.

مثال: اگر سازمان تمام الزامات را رعایت کند ولی مستندسازیها پراکنده یا غیر یکپارچه باشند، ممیز میتواند توصیه بهبود برای نحوه نگهداری مستندات ارائه دهد.

جلسه اختتامیه:

در جلسه اختتامیه ممیزی، تمام یافته های ممیزی به صورت رسمی و محترمانه برای مدیران و مسئولان فرآیندها مطرح می شوند. این جلسه یکی از مهم ترین مراحل ممیزی است. در این جلسه مسائل زیر مطرح می شود:

ابتدا خوش آمد گویی و معرفی کوتاه تیم ممیزی انجام میگردد سپس سر ممیز در مورد دامنه ممیزی و اهداف آن صحبت می کند و در ادامه به طور خلاصه یافته ها، موارد انطباق، فرصت ها بهبود، موارد عدم انطباق را مطرح می نماید و مدیران یا نمایندگان فرآیندها می توانند در مورد هر یافته، توضیح یا دفاعی ارائه دهند. و بحث و تبادل نظر درباره یافته ها، انجام می گردد ودرنهایت پیشنهادات اقدامات اصلاحی درباره نحوه رفع عدم انطباق ها و پیگیری آنها و توصیه هایی برای فرصت های بهبود مطرح می شود.

توصیه های کاربردی به ممیزان عزیز در جلسه اختتامیه به نکات زیر توجه فرمایید:

محترمانه، دقیق و بی طرفانه صحبت کنید، فقط از روی مستندات و شواهد صحبت کنید نه شنیده ها یا فرضیات، به جای سرزنش، روی بهبود تمرکز کنید، از زبان کمک کننده و حرفه ای استفاده کنید.

راهنمای جامع ممیزی ایزو از خدمات تخصصی مرکز سیستم کاران است. جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد آموزش انجام ممیزی ISO با شماره 79165-021 تماس بگیرید. همچنین می توانید از طریق چت با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ سئوالات خود درخصوص راهنمای جامع ممیزی ایزو و نحوه انجام ممیزی ایزو را بپرسید. راهنمای جامع ممیزی ایزو موجود بیشتر جنبه آموزشی و کاربردی دارد و نیاز به توسعه دارد.

گزارش ممیزی

فرم گزارش ممیزی، سندی رسمی و مستند است که در پایان فرآیند ممیزی تهیه می شود و در آن یافته های ممیزان شامل نقاط انطباق، عدم انطباق، فرصت های بهبودو پیشنهادها به صورت دقیق، مستند وبی طرفانه ثبت می شوند. این گزارش ابزاری مهم برای اطلاغ رسانی به مدیریت و تصمیم گیری برای صدور اقدامات اصلاحی، مستندسازی عملکرد سازمان و نقش مهمی در چرخه بهبود مستمر دارد.

چرا برگه ی گزارش ممیزی مهم است؟

به سازمان کمک می کند نقاط ضعف و قوتش را دقیق بشناسد.

پایه ای برای اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه است.

مستندی برای اثبات انطباق با الزامات استانداردها و قوانین است.

نشان دهنده شفافیت و پاسخگویی در سیستم مدیریت است.

ممیزی استاندارد ایزو – کلیات

ممیزی فقط برای گرفتن گواهی نامه نیست یک ابزار قدرتمند برای یادگیری، کنترل و پیشرفت سازمان است.که اگر درست اجرا شود همه اعضای سازمان با خیال راحت تر منظم تر و موثرتر کار می کنند.
در مسیر پیاده سازی، نگهداری و بهبود سیستم های مدیریتی در سازمان ها، ممیزی یکی از مهم ترین ابزارهای ارزیابی، نظارت و هدایت به سوی بهبود مستمر به شمار می رود. از آنجا که سازمان ها همواره در حال تطبیق با تغییرات محیطی، نیازهای مشتریان، الزامات قانونی و استانداردهای بین المللی هستند، انجام ممیزی به عنوان یک فرآیند ساختار یافته و هدفمند، نقش اساسی در شناسایی فاصله ها، نقاط ضعف، و فرصت های بهبود ایفا می کند.

یکی از کلیدی ترین نکات در حوزه ممیزی، شناخت کامل انواع آن و کاربردهای خاص هر نوع است. ممیزی داخلی به عنوان نقطه شروع فرآیندهای کنترلی سازمان، این امکان را فراهم می کند که پیش از هرگونه ارزیابی خارجی، نقاط ضعف و عدم انطباق ها در محیطی کنترل شده شناسایی و اصلاح شوند. این نوع ممیزی، پایه گذار فرهنگ یادگیری و بهبود در سازمان است و باعث می شود عملکرد واقعی فرآیندها، بدون فشار خارجی، مورد بررسیقرارگیرد.

ممیزی های خارجی

ممیزی های خارجی مانند ممیزی شخص دوم و سوم نیز اهمیت فراوانی دارند. این ممیزی ها معمولاً توسط مشتریان یا مراجع گواهی دهنده انجام می شوند و نه تنها برای اخذ یا تمدید گواهینامه ها ضروری هستند، بلکه نقش حیاتی در افزایش اعتبار سازمان در نگاه ذینفعان ایفا می کنند. این نوع ممیزی ها از نگاه بیرونی به سازمان نگاه می کنند. و در نتیجه می توانند دیدگاههای بی طرف و واقع گرایانه ارائه دهند.

درک تفاوت بین ممیزی های مرحله ای، مراقبتی، پیگیر، اعلام شده یا اعلام نشده نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. برای مثال، ممیزی مرحله اول اغلب به بررسی مستندات و آمادگی سازمان برای ورود به ممیزی اصلی می پردازند، در حالی که ممیزی مرحله دوم تمرکز کاملی بر انطباق فرآیندهای اجرایی دارد. ممیزی های مراقبتی به بررسی مستمر عملکرد سازمان در طول دوره گواهینامه می پردازند و ممیزی پیگیری زمانی انجام می شودکه عدم اتطباق های ممیزی های قبلی برطرف نشوند و به بررسی اقدامات اصلاحی وجود دارد.

تفاوت ممیزی ها

ممیزی فرآیندی، محصولی و موضوعی نیز از دید تخصصی دارای اهمیت اند. این ممیزی ها تمرکز دقیق تری بر یک بخش خاص یا حوزه عملکردی سازمان دارند. ممیزی فرآیندی می تواند به بهینه سازی عملکرد یک واحد خاص منجر شود، در حالی که ممیزی محصولی کیفیت محصول نهایی یا نیمه نهایی را ارزیابی می کند. ممیزی موضوعی نیز معمولاً برای بررسی موضوعاتی مانند ایمنی، مدیریت ریسک، یا آموزش کارکنان مورداستفاده قرار می گیرد.

علاوه بر این سازمانها، باید قادر باشند لحظاتی را که انجام ممیزی ضروری است تشخیص دهند. تغییرات اساسی در فرآیندها، بروز مشکلات کیفی، شکایات مشتریان، یا حتی بازخورد کارکنان می توانندنشانه هایی از این نیاز باشند.

سازمان هایی که از ممیزی تنها برای رفع الزامات استاندارد استفاده می کنند. از مزایای واقعی آن محروم می مانند. در حالی که سازمانهای موفق، ممیزی را به عنوان فرآیندی کلیدی در تصمیم سازی، برنامه ریزی و پیشرفت پایدار می دانند. بنابراین، شناخت و اجرای اصولی انواع ممیزی، گامی مهم در مسیر حرفه ای سازی سیستمهای مدیریتی و رسیدن به تعالی سازمانی است.