رهبری و تعهد در ایزو – بند 5-1 استاندارد ISO 9001

به طور کلی بند 5-1، که معمولاً تحت عنوان “رهبری و تعهد” در استانداردهای ایزو مطرح است، سنگ بنای تمامی سیستم ‌های مدیریت محسوب می‌گردد.

در این مقاله با هدف ارائه یک دیدگاه جامع و عمیق به بند 5-1 استانداردهای ایزو، به بررسی ابعاد مختلف “رهبری و تعهد” می‌پردازیم. ما ابتدا مفهوم رهبری در چارچوب ایزو و تفاوت آن با مدیریت سنتی ، را توضیح می دهیم سپس معنای واقعی تعهد رهبری و چگونگی تجلی آن در عمل را تشریح می کنیم.

 در ادامه، وظایف مشخصی که بند 5-1 بر عهده رهبری عالی سازمان می‌گذارد، با جزئیات مورد بررسی قرار می‌گیرند و ارتباط این بند با سایر الزامات استاندارد روشن می گردد. همچنین، چالش‌های رایج در پیاده‌سازی این بند و راهکارهای عملی برای غلبه بر آنها، همراه با مزایای ملموس حاصل از اجرای موفقیت‌آمیز آن، مورد بحث و بررسی قرار می گیرد.

تفاوت رهبری با مدیریت سنتی

در نگرش ‌های مدیریتی سنتی، تمرکز غالباً بر کنترل، نظارت، دستور دادن و اطمینان از پیروی از رویه‌ ها و دستورالعمل‌ ها می باشد. مدیریت سنتی بیشتر درگیر “انجام کارها” از طریق زیردستان است. در این رویکرد، نقش مدیران بیشتر به سمت “نظارت بر اجرای وظایف” معطوف است.

اما در ایزو رهبران نه تنها دستور نمی‌دهند، بلکه چشم‌انداز، ماموریت و اهداف کلان سیستم مدیریت را تعیین می کنند و مسیر را برای آنها مشخص می‌کنند. رهبران باید کارکنان را برای پذیرش، مشارکت و حمایت از سیستم مدیریت توانمند سازند و به آنها انگیزه دهند.

 رهبری و تعهد در ایزو – بند 5-1 استاندارد ISO 9001 به معنای ایجاد و تقویت فرهنگی است که در آن، کیفیت، ایمنی، حفاظت از محیط زیست یا سایر اهداف سیستم مدیریت، در اولویت قرار دارند و به ارزش‌ های اصلی سازمان تبدیل گردند.

 برخلاف مدیریت سنتی که ممکن است مسئولیت را به سطوح پایین ‌تر تفویض کند، در ایزو، رهبری عالی مسئولیت نهایی اثربخشی سیستم مدیریت را بر عهده دارد. رهبران باید “اطمینان حاصل کنند” که سیستم به درستی کار می‌کند.

 رهبران در ایزو، موتور محرکه بهبود مستمر هستند و این امر را در عمل و با تخصیص منابع و حمایت از ابتکارات نشان می‌دهند.

مسئولیت‌ ها و اختیارات رهبری عالی

بند 5-1 استانداردهای ایزو رهبری و تعهد در ایزو ، مسئولیت‌ها و اختیارات مشخصی را به رهبری عالی سازمان محول می‌کند. این رهبری عالی می‌تواند یک فرد (مانند مدیر عامل) یا گروهی از افراد باشد که سازمان را هدایت می‌کنند.مهم‌ترین مسئولیت‌های رهبری عالی در این بند عبارتند از:

پاسخگویی نهایی

رهبری عالی مسئول پاسخگویی در قبال اثربخشی سیستم مدیریت سازمان است. این بدان معناست که آن‌ها نه تنها باید از وجود سیستم اطمینان حاصل کنند، بلکه باید از عملکرد صحیح و دستیابی به اهداف آن نیز اطمینان حاصل نمایند.

تعیین خط ‌مشی و اهداف

رهبری عالی مسئول تدوین خط‌مشی‌های مرتبط با سیستم مدیریتهای مدیریتی و اطمینان از همسویی اهداف سیستم با جهت‌گیری استراتژیک سازمان است.

تضمین یکپارچگی سیستم مدیریت

رهبری عالی باید اطمینان حاصل کند که الزامات سیستم مدیریت با الزامات سایر فرآیندهای سازمان ادغام شده و یک سیستم یکپارچه را تشکیل می‌دهند.

ارتباط اهمیت سیستم مدیریت

رهبری عالی باید اهمیت اثربخشی سیستم مدیریت و تناسب آن با اهداف سازمان را به طور مداوم به پرسنل سازمان ابلاغ کند.

تضمین دسترسی به منابع

رهبری عالی مسئولیت دارد که منابع لازم (انسانی، مالی، زیرساختی، دانشی و…) برای استقرار، اجرا، نگهداری و بهبود مستمر سیستم مدیریت را فراهم کند.

اطمینان از دستیابی به اهداف سیستم

مدیریت این شامل حصول اطمینان از این است که سیستم مدیریت نتایج مورد انتظار خود را محقق می‌سازد.

ترویج بهبود مستمر

رهبری عالی باید فرهنگ بهبود مستمر را در سراسر سازمان ترویج دهد.

این مسئولیت‌ها نشان می‌دهند که رهبری در ایزو، یک نقش منفعل نیست، بلکه یک نقش فعال، استراتژیک و جامع است که تمام ابعاد سیستم مدیریت را در بر می‌گیرد.

بند 5-1، که معمولاً تحت عنوان “رهبری و تعهد” در استانداردهای ایزو مطرح است، سنگ بنای تمامی سیستم ‌های مدیریت محسوب می‌گردد. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت دریافت انواع گواهینامه های ایزو  با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص نحوه پیاده سازی بند تعهد و رهبری  با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.

نقش رهبران در ایجاد فرهنگ سازمانی

فرهنگ سازمانی، مجموعه ارزش‌ ها، باور ها، نگرش‌ ها و رفتارهایی است که اعضای سازمان به اشتراک می‌گذارند. رهبران عالی نقش حیاتی در شکل‌ دهی و هدایت فرهنگ سازمانی به سمت حمایت از سیستم مدیریت ایفا می‌کنند.

الگو برداری:

رهبران اولین و مهم‌ ترین الگو برای کارکنان هستند. وقتی رهبران خود به اصول سیستم مدیریت پایبند باشند، در تصمیم‌گیری‌هایشان آن را در نظر بگیرند و در تعاملات روزمره خود به آن اهمیت دهند، این رفتارها در سازمان منعکس می گردد.

ارتباطات مستمر:

رهبران باید به طور مداوم اهمیت سیستم مدیریت، مزایای آن برای سازمان و نقش هر فرد در موفقیت آن را به کارکنان یادآوری کنند. این ارتباطات باید شفاف، صادقانه و قابل فهم باشد.

تخصیص منابع:

نشان دادن تعهد به سیستم مدیریت از طریق تخصیص منابع کافی، پیامی قدرتمند به کارکنان می‌فرستد که این سیستم در اولویت سازمان قرار دارد.

پاداش‌دهی و تشویق:

رهبران می‌توانند با تشویق و قدردانی از کارکنانی که به اصول سیستم مدیریت پایبند هستند و در بهبود آن مشارکت می‌کنند، فرهنگ مثبت را تقویت نمایند.

توانمندسازی:

ایجاد فضایی که در آن کارکنان احساس امنیت برای ارائه پیشنهادات، گزارش مشکلات و مشارکت در فرآیندها را دارا باشند، بخشی از نقش رهبری در ایجاد فرهنگ مشارکتی و بهبود است.

به طور خلاصه، رهبران در ایزو، معماران و نگهبانان فرهنگی هستند که سیستم مدیریت را زنده نگه می‌دارد و آن را به بخشی جدایی‌ناپذیر از هویت سازمانی تبدیل می‌کند.

اهمیت رهبری و تعهد در ایزو – بند 5-1 استاندارد ISO 9001

تعهد و رهبری در ایزو به معنای آن است که مدیریت عالی، نه تنها به طور رسمی قبول دارد که سازمان باید سیستم مدیریت ISO را پیاده‌ سازی کند، بلکه با تمام وجود به موفقیت آن باور دارد و در عمل، گام‌ های لازم را برای تحقق این امر برمی‌دارد. اهمیت تعهد رهبری از چندین جنبه حیاتی است:

باور قلبی رهبران: باید واقعاً به مزایای سیستم مدیریت و اهمیت آن برای پایداری و موفقیت بلندمدت سازمان معتقد باشند.

ایجاد انگیزه و فرهنگ: تعهد رهبری، نیروی محرکه اصلی برای ایجاد و حفظ فرهنگ سازمانی است که اصول سیستم مدیریت را در بر می‌گیرد. کارکنان از رهبران خود الگو می‌گیرند.

تضمین منابع: بدون تعهد رهبری، تخصیص منابع کافی برای سیستم مدیریت (آموزش، ابزار، زمان) بعید است، که این امر موفقیت سیستم را با چالش مواجه می‌کند.

غلبه بر مقاومت: در هر سازمانی، مقاومت در برابر تغییر وجود دارد. تعهد قوی رهبری، کلید غلبه بر این مقاومت‌ها و تضمین پذیرش سیستم توسط کارکنان است.

ارتباط با اهداف استراتژیک: تعهد رهبری اطمینان می‌دهد که سیستم مدیریت با اهداف کلان و استراتژی‌های سازمان همسو است و به جای یک بار اضافی، به عنوان یک توانمندساز تلقی می گردد.

اثربخشی واقعی: سیستمی که با تعهد واقعی رهبری پیاده‌سازی گردد، احتمال بیشتری دارد که به نتایج مورد انتظار دست یابد و اثربخش باشد،  صرفاً انطباق ظاهری با الزامات ملاک عمل نباشد.

نشانه‌ های رهبری و تعهد در ایزو به طور عملی

تعهد و رهبری در ایزو تنها با شعار و کلمات بیان نمی گردد، بلکه در اقدامات و رفتار روزمره رهبران بروز می‌یابد. برخی از نشانه‌های عملی تعهد رهبری عبارتند از:

حضور در جلسات بازنگری مدیریت:

مدیران ارشد به طور منظم در جلسات بازنگری سیستم مدیریت شرکت کنند، فعالانه در بحث ‌ها مشارکت می‌کنند و تصمیمات لازم را اتخاذ می‌نمایند.

مطرح کردن موضوعات سیستم مدیریت در جلسات عمومی:

رهبران، سیستم مدیریت و موضوعات مرتبط با آن را در جلسات هیئت مدیره، جلسات مدیران و حتی جلسات عمومی با کارکنان مطرح می‌کنند.

تخصیص بودجه و منابع:

بودجه کافی برای آموزش، خرید تجهیزات لازم، استخدام کارشناسان و سایر نیازمندی ‌های سیستم مدیریت در نظر بگیرد.

تصمیم‌گیری‌های عملی:

رهبران در صورت مشاهده عدم انطباق یا فرصت بهبود، تصمیمات قاطعی اتخاذ می‌کنند، حتی اگر این تصمیمات با رویه‌های جاری در تضاد باشد یا سرمایه‌گذاری بخواهد.

تشویق به گزارش‌دهی:

رهبران فضایی امن ایجاد می‌کنند که در آن کارکنان تشویق به گزارش ‌دهی مشکلات، حوادث یا فرصت ‌های بهبود بدون ترس از تنبیه شوند.

دیدارهای میدانی:

مدیران ارشد به طور منظم از بخش‌های مختلف بازدید کنند و در جریان نحوه عملکرد سیستم مدیریت و چالش‌های کارکنان قرار می‌گیرند.

ارتباطات شفاف:

رهبران به طور مداوم در مورد اهمیت سیستم مدیریت، اهداف آن و نقش کارکنان صحبت می‌کنند و از طریق کانال‌های مختلف این پیام را منتقل می‌نمایند.

انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه:

رهبران از انجام اقدامات لازم برای رفع ریشه‌ای مشکلات و جلوگیری از تکرار آن ‌ها حمایت می‌کنند.

استفاده از داده‌ ها برای تصمیم‌گیری:

رهبران بر اساس نتایج پایش و اندازه‌گیری عملکرد سیستم مدیریت، تصمیمات خود را اتخاذ می‌کنند.

پاداش‌ دهی به رفتار صحیح:

کارکنانی که به اصول سیستم مدیریت پایبند هستند و در بهبود آن مشارکت می‌کنند، مورد تشویق و تقدیر قرار می‌گیرند.

 چگونه رهبری، تعهد خود را به سیستم مدیریت نشان می‌دهد؟

استانداردهای ایزو به طور مشخص، چارچوب‌هایی را برای بیان تعهد و رهبری ارائه می‌دهند. رهبری عالی باید اطمینان حاصل کند که فعالیت‌های زیر برای پیاده سازی رهبری و تعهد در ایزو – بند 5-1 استاندارد ISO 900 انجام می‌پذیرد:

اطمینان از وجود منابع کافی

این بدان معناست که رهبری عالی باید اطمینان حاصل کند که سازمان دارای تمامی منابع مورد نیاز برای استقرار، اجرا، نگهداری و بهبود سیستم مدیریت است. این منابع شامل:

منابع انسانی:

افراد ماهر، متخصص و با انگیزه که وظایف مرتبط با سیستم مدیریت را بر عهده دارند. این شامل تعیین نقش ‌ها، مسئولیت ‌ها و اختیارات لازم است.

منابع مالی:

بودجه کافی برای آموزش، ممیزی، تجهیزات، مشاوران و سایر هزینه‌ های مرتبط با سیستم مدیریت تعبیه گردد.

زیرساخت‌ها:

امکانات فیزیکی، تجهیزات، نرم ‌افزارها و سخت‌ افزارهای مورد نیاز برای اجرای مؤثر فرآیندها در دسترس باشند.

دانش سازمانی:

دانش، تجربه و اطلاعات مورد نیاز برای درک، اجرا و بهبود سیستم مدیریت. این شامل مستندات، سوابق و اطلاعات حیاتی است.

رهبری عالی نه تنها باید از وجود این منابع مطمئن باشد، بلکه باید نسبت به کفایت و تناسب آن ‌ها برای دستیابی به اهداف کلان در کلیه فرایندهای سیستم مدیریت کیفیت نیز اطمینان حاصل کند.

حمایت از نقش‌ ها و مسئولیت ‌ها در بند رهبری و تعهد ایزو – بند 5-1 استاندارد ISO 900

رهبری عالی باید اطمینان حاصل کند که نقش ‌ها، مسئولیت ‌ها و اختیارات مرتبط با سیستم مدیریت به طور مؤثر تعیین، ابلاغ و درک گردند. مشخص کند چه کسی مسئول چه بخش‌هایی از سیستم مدیریت است. اطمینان از اینکه افراد دارای اختیارات لازم برای انجام وظایف خود هستند. ابلاغ اطمینان از اینکه افراد درگیر در سیستم مدیریت، دارای دانش، مهارت و تجربه لازم هستند (یا آموزش‌های لازم را دریافت می‌کنند.) حمایت از نقش ‌ها و مسئولیت ‌ها تضمین می‌کند که هیچ شکافی در اجرای سیستم وجود ندارد و هر کس می‌داند که چه کاری باید انجام دهد و چه اختیاراتی دارد.

اطمینان از دستیابی به اهداف سیستم مدیریت در رهبری و تعهد ایزو – بند 5-1 استاندارد ISO 900

این یکی از مهم‌ترین جنبه‌های تعهد رهبری است. رهبری عالی باید اطمینان حاصل کند که سیستم مدیریت به نتایج مورد انتظار خود دست می‌یابد. این بدان معناست که:

اهداف واقع‌بینانه و قابل اندازه‌گیری باشند، اهدافی که برای سیستم مدیریت تعیین می‌شوند، باید با خط‌مشی سازمان همسو، قابل دستیابی و قابل اندازه‌گیری باشند. رهبران باید اطمینان حاصل کنند که عملکرد سیستم مدیریت به طور مداوم پایش و اندازه‌گیری می‌شود. نتایج پایش باید تحلیل گردند و اثر بخشی سیستم مورد ارزیابی قرار گیرد. در صورت مشاهده عدم دستیابی به اهداف، رهبران باید اطمینان حاصل کنند که اقدامات اصلاحی مؤثر برای رفع علل ریشه‌ای انجام می‌گردد.اطمینان از دستیابی به اهداف، اثبات عینی تعهد رهبری به اثربخشی سیستم است.

ترویج تفکر مبتنی بر ریسک در بند رهبری و تعهد ایزو

تفکر مبتنی بر ریسک به سازمان کمک می‌کند تا نه تنها به مسائل و فرصت‌های بالقوه توجه کند، بلکه به طور فعالانه برای پیشگیری از انحرافات و دستیابی به اهداف خود برنامه‌ریزی کند. این رویکرد از حالت واکنشی به حالت پیشگیرانه تغییر وضعیت می‌دهد.

رهبری عالی باید فرهنگ تفکر مبتنی بر ریسک را در سازمان ترویج دهد. این به معنای تشویق کارکنان به شناسایی ریسک‌ ها و فرصت‌ های مرتبط با حوزه کاری خود،است.

برای کسب اطلاعات بیشتر درباره معنای واقعی تعهد و رهبری و چگونگی تجلی آن در عمل  با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای  افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی جهت دریافت انواع گواهینامه های ایزو  با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید  با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.

چالش‌های پیاده‌سازی بند 5-1 تعهد و رهبری در ایزو

پیاده‌سازی مؤثر بند 5-1 تعهد و رهبری در ایزو ، علی‌رغم اهمیت حیاتی آن، می‌تواند با چالش‌های متعددی روبرو شود. درک این چالش‌ها و یافتن راهکارهای مناسب، کلید موفقیت در این زمینه است. در ذیل به نمونه هایی از چالش های پیاده سازی بند تعهد و رهبری اشاره می کنیم:

مقاومت در برابر تغییر:

کارکنان و حتی برخی مدیران ممکن است نسبت به پذیرش سیستم‌ های جدید مدیریتی و تغییر رویه‌ها مقاومت نشان دهند. این مقاومت می‌تواند ناشی از ترس از ناشناخته ‌ها، عدم درک منافع، نگرانی از افزایش بار کاری یا سابقه ذهنی منفی نسبت به سیستم ‌های اداری باشد.

عدم درک صحیح از مسئولیت‌ها:

گاهی اوقات، رهبران عالی یا مدیران میانی، دامنه مسئولیت ‌های خود را در قبال سیستم مدیریت به درستی درک نمی‌کنند. ممکن است تصور کنند که این وظیفه تنها بر عهده “مسئول سیستم مدیریت” یا یک تیم خاص است، در حالی که در ایزو، مسئولیت نهایی با رهبری عالی است.

نقص در ارتباطات:

عدم ارتباط شفاف، مداوم و مؤثر در مورد اهمیت سیستم مدیریت، اهداف آن و نقش کارکنان، می‌تواند منجر به بی‌تفاوتی، سوءتفاهم و عدم همکاری گردد.

تخصیص ناکافی منابع:

یکی از رایج‌ترین دلایل شکست سیستم‌های مدیریت، عدم تخصیص منابع کافی (مالی، انسانی، زمانی) است. رهبران ممکن است به دلیل فشارهای مالی یا اولویت‌های دیگر، منابع لازم را فراهم نکنند.

تمرکز بر انطباق ظاهری (Compliance-focused) به جای اثربخشی:

برخی سازمان‌ها و رهبران، صرفاً به دنبال گذراندن ممیزی و کسب گواهینامه هستند و به اثربخشی واقعی سیستم در دستیابی به اهداف تجاری و بهبود عملکرد توجه چندانی نمی‌کنند.

عدم همسویی با اهداف استراتژیک:

اگر سیستم مدیریت به عنوان یک پروژه جانبی یا جدا از استراتژی اصلی سازمان باشد، تعهد رهبری به آن کمرنگ می گردد.

تغییرات مداوم در مدیریت:

جابجایی مکرر مدیران ارشد می‌تواند ثبات و پیوستگی لازم برای تعهد بلندمدت به سیستم مدیریت را مختل کند.

راهکارهای پیشنهادی رفع چالش‌ های پیاده‌ سازی بند 5-1 تعهد و رهبری در ایزو

آموزش و آگاهی‌ بخشی:

کارگاه ‌ها و جلسات آموزشی برای تشریح اهداف، مزایا و چگونگی اجرای سیستم مدیریت کیفیت برای تمام سطوح برگزار گردد.

مشارکت کارکنان:

درگیر کردن کارکنان در فرآیندهای طراحی و اجرای سیستم، که حس مالکیت و تعهد را در آنها افزایش می‌دهد.

ارتباطات باز و صادقانه: به نگرانی‌ های کارکنان در مورد هرگونه تغییر و پیامدهای آن، و پاسخگویی وشفاف‌سازی انجام گیرد.

همانطور که در این مقاله تشریح کردیم، رهبری در چارچوب ایزو، فراتر از مدیریت سنتی و کنترل صرف، شامل هدایت، الهام‌بخشی، ایجاد فرهنگ، و پذیرش مسئولیت نهایی اثربخشی سیستم است. تعهد و رهبری، که با نشانه ‌های عملی مانند تخصیص منابع، مشارکت فعال، ارتباطات شفاف و پیگیری مداوم آشکار می‌گردد، نیروی محرکه اصلی برای استقرار، اجرا و بهبود مستمر سیستم مدیریت و درک نیازها و انتظارات ذینفعان می باشد.

رهبری نه تنها مسئول “انجام” وظایف نیست، بلکه مسئول “اطمینان از انجام” آنها است. رهبرانی که این فلسفه را درک کنند به آن عمل می‌کنند، و سیستم مدیریت ایزو را موفق می‌سازند.

برای کسب اطلاعات بیشتر درباره معنای واقعی تعهد و رهبری و چگونگی تجلی آن در عمل  با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی جهت دریافت انواع گواهینامه های ایزو  با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید  با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.

موارد مرتبط با مقاله رهبری و تعهد در ایزو

دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت – دامنه کاربرد چیست؟ نحوه تدوین دامنه کاربرد ایزو