کنترل مستندات چیست؟

سوال اغلب کاربران در خصوص کنترل مستندات چیست؟ بخاطر الگو برداری جهت کنترل مستندات شرکتشان است. کنترل مستندات Documentation Control مهمترین بخش استاندارد ISO 9001 یا سیستم مدیریت کیفیت است. سازمانها بایستی اطمینان حاصل کنند که بر اسناد خود هنگام ایجاد و هنگام بروز رسانی آنها کنترل دارند. در عین حال از قابلیت دسترسی و ردیابی آنها اطمینان حاصل کنند.

کنترل مستندات یک اصل کلیدی و مهم جهت اطمینان از کیفیت محصولات نهایی شما است. اجرای سیستم مدیریت کیفیت یا ایزو 9001 مستلزم آن است که فرایندهای کنترل، دسترسی و تغییر مستندات بدرستی ایجاد گردد، به طوری که بتواند از یکپارچگی تمامی اطلاعات ضروری و لازم جهت انجام فعالیتهای سازمان محافظت نمایند.

کار کنترل مستندات ممکن است آسان بنظر بیاید. اما نیاز دارد شما اطلاعات کافی در خصوص فرایندهای ایجاد و بروزرسانی مستندات، اطلاعات کسب کنید. باید با نظارت و دقت کافی اینکار را انجام دهید. ما در این مطلب قصد داریم بطور کامل مراحل کنترل اسناد را برای مخاطبان تشریح نماییم.

 کنترل مستندات یا Document Control تمام مراحل چرخه عمر یک سند تحت کنترل از جمله ایجاد، اصلاح، چرخه بررسی، صدور، توزیع بین کارکنان و دسترسی را مدیریت و بر آن نظارت می کند. این عمل تضمین می کند که یک سازمان دسترسی آسان به اطلاعات جاری، دقیق و قابل اعتماد دارد.

کنترل مستندات عمل مدیریت و ردیابی اسناد دیجیتالی و فیزیکی است. سیستمی از فرایندها و پروتکل ها برای کنترل ایجاد، نگهداری، ذخیره، توزیع و کنترل اسناد در یک سازمان مورد نیاز است.

مبحث کنترل مستندات بخش بسیار مهمی از مستندسازی استاندارد ISO 9001 :2008 است. سوال اغلب کاربران در خصوص کنترل سوابق کیفی چیست؟ همان اجرای صحیح روش اجرایی کنترل سوابق کیفی (Records Control Procedure)  است که موجب تحقق یک سیستم مدیریت کارآمد و بهینه ( Quality Management System ) در سازمانها میگردد. کنترل سوابق کیفی از ارکان مهم و الزامی سیستم مدیریت کیفیت در تمامی سازمانها برای اجرای کنترل مستندات هست.

اهداف کنترل مستندات

تعریف اهداف کنترل مستندات در سیستم مدیریت کیفیت استاندارد ایزو 9001 با دو هدف کلی انجام می پذیرد:

اول کنترل منظم مستندات می توانیم به اطلاعات موردنیاز بطور مناسب و آنی دسترسی پیدا کنیم.

دوم کنترل مستندات سبب حفظ یکپارچگی و محرمانگی اطلاعات می گردد.

اگر سازمانها می خواهند مطابق با الزامات ISO عمل نمایند و گواهینامه ایزو 9001 اخذ کنند، باید شواهدی دال بر اجرای موثر سیستم مدیریت کیفیت (QMS) ارائه دهند. این شواهد عینی نشانگر اثربخشی فرآیندها و اجرای صحیح سیستم مدیریت کیفیت است. بنابراین شرکتها اقدام به کنترل مستندات می کنند تا شواهد عینی که قابل مشاهده، اندازه گیری و آزمایش هستند ارائه دهند.

استاندارد ایزو 9001 ( ISO 9001 )

در واقع استاندارد ایزو 9001 ( ISO 9001 ) یک استاندارد بین المللی سیستم مدیریت کیفیت (GMS) است که سازمانها را ملزم می سازد تا الزاماتی در جهت تضمین کیفیت کالاها و خدمات خود انجام دهند. استاندارد ایزو 9001 کاملاً داوطلبانه است. شرکت های سرتاسر دنیا با اجرای الزامات و مقررات این استاندارد توانایی خود در تضمین کیفیت محصولات را نشان میدهند و میخواهند اثبات کنند.

دستیابی به رضایت مشتریان اهمیت والایی دارد. سنجش رضایت مشتریان انقدر حائز اهمیت هست که سازمان استاندارد جهانی ایزو برای مدیریت سنجش رضایت مشتریان یک دستورالعمل تدوین کرده است. دستورالعمل سنجش رضایت کارفرمایان مشتریان با عنوان ایزو ۱۰۰۰۴ نامگذاری گردید. همچنین در زمینه ی مدیریت مشتری مداری یکسری استانداردها و دستورالعملها تدوین گردید.

استاندارد ISO 9001 توسط سازمان جهانی ایزو INETNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION تدوین و طراحی می گردد. استاندارد چندین بار مورد ویرایش قرار می گیرد. جدیدترین ویرایش ایزو 9001 مربوط به سال 2015 میلادی است و نسخه قبلی آن در سال 2008 منتشر شد.

الزامات کنترل مستندات در ایزو 9001

بطور کلی الزامات کنترل مستندات در ایزو 9001 با اجرای صحیح کنترل مستندات DOCUMENTATION CONTROL تمامی اسناد و مدارک سازمانی ویژگی های زیر را بدست می آورند:

ارتباط اطلاعات: مستندات میتوانند اطلاعات را در ارتباط با سیستم ها و فرآیندهای مختلف سازمان و مراحل مورد نیاز برای انجام آنها به اشتراک بگذارند.

شواهد انطباق: ایزو 9001 مستلزم آن است که سازمانها اسنادی در قالب سوابق داشته باشند که تأیید کند آنها در واقع الزامات ISO 9001 را بطور کامل عملی می نمایند.

انتقال اطلاعات بطور همیشگی: اسناد یک سازمان طوری طرح می گردند که کارکنان در سراسر شرکت و حتی در صورت جابجایی سمت قادر به درک آن باشند.

حفظ تجارب سازمان: اسناد باید بعنوان نوعی از تاریخچه تجارب سازمان مورد کاربرد قرار گیرند. برای مثال، یک شکل از مستندات ممکن است مشخصات فنی نسخه اولیه یک محصول باشد. این اطلاعات می تواند بعداً برای بهبود یا بروز رسانی محصول مورد استفاده قرار گیرد.

انواع مستندات

بطور کلی انواع مستندات سازمانی طیف گسترده ای دارند. مدارکی مانند چارت سازمانی (ORGANIZATION CHART)، نقشه فرایند (PROCESS MAP)، روشهای اجرایی، دستورالعملها و فرمهای سازمانی جزو مستندات ISO 9001 هستند.

چارت سازمانی یک مستند مهم در ایزو 9001 است. با کمک چارت سازمانی تمامی مقامات سازمانی و عناوین شغلی قابل نمایش است و ترتیب آنها کاملاً نمایان است. در تدوین نمودار سازمانی بهتر است طرحهایی بکار گیرید که قابلیت اضافه کردن بخشهای جدید و گسترش امکان پذیر باشد. زیرا با بزرگتر شدن سازمان بخش های جدیدی هم پدید می آیند و نیازمند تغییر در چارت سازمانی است.

نظامنامه کیفیت جزو مستندات الزامی است. نشان می دهد شرکت در راستای پیاده سازی و اجرای سیستم  مدیریت کیفیت کدام اقدامات را انجام می دهد. نظامنامه در سیستم های مدیریتی مختلف، متفاوت است. مثلاً سازمان دارای سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001 بایستی نظامنامه سیستم مدیریت کیفیت طراحی نماید. نظامنامه سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001 در وب سایت سیستم کاران بصورت رایگان در قالب فایل word قابل دانلود است.

همه کارشناسان معتقدند که نظامنامه IMS اهمیت فراوانی دارد و گواه اجرا و پیاده سازی سیستم مدیریت یکپارچه IMS دریک سازمان است. در اصل در نظامنامه IMS بیان میشود که سازمان برای پیاده سازی و اجرای هر یک از بندهای استانداردهای ایزو 9001 ، ایزو14001 و ایزو 45001 چه اقداماتی را انجام می دهد. تهیه و تدوین و نگارش نظام نامه IMS در پایان کار پیاده سازی نمونه نظامنامه سیستم مدیریت یکپارچه IMS انجام میگردد. چون تا روشن نشدن وضعیت کامل مستندات نمی توان نظامنامه را بست.

نقشه فرایند بایستی حتماً تدوین گردد. نقشه فرایند PROCESS MAP باعث می گردد جریان کار و فرایندهای سازمانی بصورت تصویری و قابل فهم مشخص گردد. بهتر است نقشه فرآیند توسط نرم افزارهای بروز و با ظاهری متناسب طراحی گردد. برای دانلود نمونه نقشه فرایند PROCESS MAP بر روی لینک کلیک نمایید.

روش های اجرایی ایزو

روش اجرایی جزو مستندات بسیار مهم استاندارد ISO 9001 است. در واقع روش های اجرایی بیانگر چگونگی فرآیند انجام فعالیت های سازمانی است که طریقه انجام کارها را توضیح می دهند. همچنین روش اجرایی بسیار کلی است و توسط دستورالعملها و فرمها تکمیل می گردد. استاندارد ایزو 9001 ویرایش سال 2008 شامل روش اجرایی کنترل مستندات و روش اجرایی کنترل سوابق کیفی است. اما در سال 2015 این دو روش اجرایی ادغام گردیدند و روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون شکل گرفت.

دستورالعملها از دیگر مستندات ISO 9001 است. فرایند انجام کارها و فعالیتها را بطور جزئی و کامل تشریح می نماید. وجود روش اجرایی الزاماً به معنای این نیست که دستورالعملی وجود دارد اما اگر یگ دستورالعمل داریم حتما یک روش اجرایی برای آن وجود دارد. دستورالعملها زیرشاخه روشهای اجرایی هستند که اطلاعات کاملتری ارائه میدهند.

فرمهای ایزو ISO در حقیقت برای ثبت کامل تمامی اقدامات سازمانی بکار میروند. تمامی فرمها با کدهای مشخصی تهیه میگردند با عناوین و کاربردهای مختلفی وجود دارند تا فعالیتهای سازمانی را ضبط و ثبت نمایند. بدون وجود فرمها نمیتوان اثبات کرد سازمان در حال اجرای صحیح تمامی الزامات استاندارد ISO 9001 هست. دانلود رایگان فرمهای ISO در وبسایت سیستم کاران امکان پذیر است.

ابزار کنترل مستندات

در واقع ابزار کنترل مستندات سازمانی توسط ابزارهای مختلفی کنترل و ثبت میگردند. واژه مستندات ممکن است یادآور اسناد و مدارک کاغذی باشد. اما باید بدانیم همگام با پیشرفت تکنولوژی، اکنون ابزارهای متنوعی برای گردآوری مستندات بکار میروند و میتوانند شامل ابزارهای زیر باشند:

اسناد کاغذی

مستندات الکترونیکی

هارد دیسک کامپیوتر

تصاویر و ویدیوها

نمونه اصلی مستندات

انواع مستندات ایزو 9001

عوامل موثر بر فرایند کنترل مستندات

در استاندارد ایزو 9001 عوامل موثر بر فرایند کنترل مستندات به این اشاره می نماید که میزان کلی مستندات مورد نیاز سیستم مدیریت کیفیت QMS میتواند از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت باشد. یعنی ممکن است عوامل زیر بر میزان مستندات سازمانی اثرگذار باشند:

اندازه و حجم سازمان

روشهای فرایندهای سازمانی

تنوع محصولات و خدمات

پیچیدگی تعاملات درون سازمانی و برون سازمانی

الزامات کنترل مستندات در ISO 9001

جهت اجرای صحیح الزامات کنترل مستندات در ISO 9001 فرایند کنترل مستندات 6 الزام کلی در استاندارد ISO 9001 وجود دارد:

تایید مستندات

ابتدا بایستی تایید مستندات توسط سازمان مورد بررسی قرار گیرند. این مستندات بخش جدایی ناپذیر فرایندهای سازمانی خواهند بود. بنابراین بایستی با دقت بررسی گردند. در صورت وجود مشکلات مورد بازنگری و اصلاح قرار گیرند تا در نهایت مورد تایید سازمان واقع گردند.

خیلی از کارشناسان و مشاوران فعال در حوزه ISO به دنبال مدارک ISO که شامل کلیه الزاماتی اجرایی که هر شرکتی مورد نیاز است، هستند. همچنین شما عزیزان میتوانید جهت دانلود رایگان مستندات ایزو مدارک ISO اینجا کلیک نمایید. همه مستندات ISO در قالب WORD هستند. یعنی شما می توانید بعد از دانلود مدارک ISO آنها را برای سازمان خود بومی سازی نمایید.

بروز رسانی مستندات و تایید مجدد اسناد بروز

گام بروز رسانی مستندات و تایید مجدد اسناد بروز بسیار حیاتی و مهم است. مستندات بایستی حتما بطور منظم بررسی گردند. در صورت بروز تغییراتی در شیوه انجام فرایندهای سازمانی مستندات نیز بروز گردند و دوباره مورد تایید قرار گیرند.

شناسایی تغییرات

اگر تنها نسخه نهایی شناسایی تغییرات حفظ گردد فرایند ایجاد تغییرات در مستندات از بین میرود و قابل دسترسی نیست. بنابراین استاندارد ISO 9001 با صراحت تاکید میکند حتما تمامی تغییراتی که در اسناد و مدارک صورت میگیرد، قابل شناسایی است.

جهت این امر میتوان از فونتها یا رنگهای مختلف در سند استفاده نمود یا سیستمهای شماره گذاری یا تاریخ گذاری مشخصی برای تمامی پیش نویسهای مستندات در نظر گرفت تا مستندات براحتی قابل شناسایی باشند.

قابلیت دسترسی آسان به مستندات

هدف اصلی از کنترل مستندات قابلیت دسترسی آسان به مستندات و انتقال آنها با روش مطمئن به افراد مرتبط است. بنابراین بایستی تمهیداتی برای دسترسی آسان و واضح مستندات بیاندیشید. همچنین تمامی تغییرات و ویرایشها را به افراد ذیربط اطلاع دهید.

جلوگیری از بکارگیری دوباره مستندات منسوخ

برای جلوگیری از بکارگیری دوباره مستندات منسوخ، این امر باعث ایجاد عدم انطباق در اجرای سیستم مدیریت کیفیت می گردد. بایستی یک سیستم کارامد جهت جمع آوری کامل و دقیق تمامی اسناد منسوخی ایجاد نمایید. تمامی مستندات منسوخ را از دسترس کارکنان دور کنید تا اشتباهاً مورد استفاده مجدد قرار نگیرند.

انطباق مستندات

تمامی انطباق مستندات هنگام ایجاد و بروزرسانی بایستی مطابق الزامات استاندارد ISO 9001 باشند. هدف از کنترل مستندات اخذ گواهینامه ایزو است. اگر مستندات سازمان منطبق نباشند نمیتواند گواهینامه ایزو 9001 دریافت کند.

واژه انطباق نمایانگر تعهد سازمان به الزامات و مقررات استاندارد ایزو 9001 است. انطابق و یا عدم انطباق با  الزامات ISO هنگام ممیزی داخل یا ممیزی خارجی مشخص میگردد. هنگام ممیزی، کارشناس ممیز اسنادی درخواست میکند تا ثابت گردد سازمان در اجرای الزامات سیستم مدیریت کیفیت QMS موفق است. بنابراین کنترل مستندات بایستی بدرستی و طبق الزامات ایزو 9001 صورت پذیرد تا میزان عدم انطباقی را تشخیص ندهد.

روش اجرایی کنترل مستندات و روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون

اصطلاح روش اجرایی کنترل مستندات و روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون در استاندارد ISO 9001 :2015 وجود دارد. در حقیقت حاصل ترکیب روش اجرایی کنترل مستندات و روش اجرایی کنترل سوابق کیفی است. این اصطلاح بیانگر این است که با پیشرفتهای تکنولوژی، اطلاعات لزوماً بصورت نوشتاری نیستند و ممکن است شامل اشکال دیگری مانند فیلمها و تصاویر نیز باشند. بنابراین مدیریت این نوع اطلاعات نیز بایستی انجام گیرد. در حالیکه در استاندارد ISO 9001 :2008 واژه مستندات تنها بیانگر مدیریت اطلاعات مکتوب و نوشتاری است. ادغام دو روش اجرایی کنترل مستندات و کنترل سوابق کیفی و تدوین روش اجرایی اطلاعات مدون، تفاوت اصلی استاندارد ایزو ویرایش سال 2008 با ویرایش سال 2015 است.

کنترل مستندات یعنی چی؟

عبارت کنترل مستندات یعنی چی؟ مفهومی است جهت کنترل مستنداتی که جزو روشهای اجرایی الزامی در اخذ تمام گواهینامه های ایزو است. برای دریافت گواهینامه ایزو، پیاده سازی مداوم مستندات ایزو در شرکت ها بسیار مهم است.

کنترل اسناد به فرآیند مدیریت اسناد یک سازمان بصورت سیستماتیک و سازمانی اشاره دارد. این شامل ایجاد، ذخیره سازی، سازماندهی، ردیابی و توزیع اسناد است تا اطمینان حاصل گردد که نسخه مناسب یک سند در زمان مناسب در دسترس است.

بطور کلی نمونه نظامنامه سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ تمامی مستندات در زمینه های کیفیت، ایمنی و بهداشت، محیط زیست و … کاربرد دارد. مسئول نظارت کنترل مستندات نماینده مدیریت و مسئول اجرای آن واحد مدیریت است. تمامی مستندات از جمله نظامنامه، خط مشی، روش های اجرایی، دستورالعمل ها براساس ضوابط و استاندارد های ملی و بین المللی در سازمان اجرا می گردد.

همچنین کلیه مدارک نیز از جمله فرم ها، گزارشات و مستندات خاص در تمامی مراحل تهیه، تایید و تصویب می گردد. بعد از تصویب تا زمان امحاء، تحت کنترل نگهداری می گردد. فرم های خام مستندات و فرم هایی که تکمیل می گردند، سوابق نام دارند.

یک سیستم کنترل مستندات به سازمان شما کمک می کند تا استانداردهای دقیق مدیریت کیفیت و امنیت اطلاعات که توسط ISO تعیین گردیدند را رعایت نمایید. همچنین اطمینان حاصل نمایید فرآیندهای مدیریت اسناد شما صحیح است.

بزرگترین تفاوت بین سیستم کنترل مستندات و سیستم مدیریت مستندات

در واقع بزرگترین تفاوت بین سیستم کنترل مستندات و سیستم مدیریت مستندات، اینست که سیستم مدیریت مستندات، یک اصطلاح کلی برای روش های مدیریت مستندات در سازمان را توصیف می کند ولی کنترل مستندات، روش خاصی برای محافظت یکپارچگی مستندات است. مستندات در هر مرحله از تهیه، تایید و تصویب،  توزیع و انتشار،  نگهداری، تغییر و ابطال مورد بررسی قرار می گیرند.

استفاده از سیستم کنترل مستندات تنها به حفظ مستند منجر نمی گردد. در مورد حفظ تاریخچه دقیق مستند از زمان تعریف، محافظت از یکپارچگی مستند در طول هر مرحله از بازبینی تا زمان انتشار است.

کنترل مستندات و مدارک یک ضرورت در هر سازمان است. سیستم های کنترل مستندات، سطح کنترل و کیفیت کنترل را بهبود می بخشند. هرچه سیستم کنترل مستندات کاراتر باشد، مطابقت با استانداردهای ISO آسان تر و دریافت مجوز مستندات در اطلاعات شرکت راحتتر می گردد.

با استخدام افراد فنی و مجرب و ایجاد روشهای مطلوب، بهره‌گیری از بهترین نرم ‌افزار سیستم کنترل مستندات، سازمان می تواند یک سیستم کنترل مستندات درست و اصولی را برخوردار باشد.

Document Control

کنترل مستندات یا Document Control تمام مراحل چرخه عمر یک سند از جمله ایجاد، اصلاح، چرخه بررسی، صدور، توزیع و دسترسی را مدیریت و بر آن نظارت می کند. این عمل تضمین می کند که یک سازمان دسترسی آسان به اطلاعات جاری، دقیق و قابل اعتماد دارد.

ایزو 9001 یک استاندارد بین المللی سیستم های مدیریت کیفیت QMS است که در صورت نیاز ، سازمان ها را ملزم به رعایت مقرراتی میکند که صحت و امنیت داده های آن را تضمین می کند.

اجرای الزامات کنترل اسناد ISO 9001 در یک پروژه می تواند یک چشم انداز هیجان انگیز و دلهره آور باشد. در حالی که این امر مستلزم تعهد و آماده سازی قابل توجهی است، انجام این کار می تواند از نظر بهبود عملکرد، فرآیندهای روان تر و افزایش رضایت مشتری، بازده بسیار زیادی ایجاد کند.

 بخش های تضمین کیفیت و کنترل مستندات باید پروتکل هایی را برای بررسی، تایید و نظارت بر نسخه های اسناد کنترلی ایجاد کنند.

ارزیابی منظم اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت سازمان برای ارائه و بهبود کیفیت محصولات، خدمات و رضایت مشتری ضروری است. جمع آوری و تجزیه و تحلیل بازخورد می تواند ابزار ارزشمندی برای شناسایی فرصت های بهبود و ایجاد تغییرات در فرآیند ایجاد نماید.

در نهایت، یک سیستم مدیریت کیفیت و شیوه‌ های کنترل مستندات می‌تواند به سازمان ها کمک کند تا از اطلاعات خود در برابر نابودی یا فساد محافظت کنند. از طریق یک سیستم کارآمد، می‌توانید از انطباق با استانداردهای ISO 9001  و در عین حال ساده‌ سازی عملیات و بهبود کارایی عملیاتی اطمینان حاصل نمایید.

میزان اطلاعات مستند ممکن است بر اساس عواملی مانند اندازه سازمان، نوع فعالیت ها، پیچیدگی فرآیندها و شایستگی پرسنل متفاوت باشد. تمام اطلاعات مستند در QMS باید کنترل گردد.

کنترل مستندات در ایزو

فرآیندهای کنترل مستندات با طیف گسترده ای از مقررات و الزامات همراه است. باید در سازمان ها به رسمیت شناسایی گردد تا از انطباق در تمام بخش ها اطمینان حاصل نماید. برای به دست آوردن این سطح از آگاهی، این فرآیندها را باید به طور جامع به کارکنان آموزش دهند. همچنین دانش لازم برای شناسایی موفقیت‌آمیز مسائل احتمالی و انجام اقدامات با اطمینان آموزش داده شود.

  مستنداتی که به عنوان شواهد انطباق ایجاد می گردد، مطابق با دستور العمل مدیریت سوابق بایگانی می گردد. در این دستورالعمل نحوه نگهداری، محل نگهداری و مدت نگهداری سوابق تشریح می گردد.

با اجرای روش اجرایی کنترل مستندات تمامی مستندات ابلاغی از سوی ذینفعان شامل مشتریان، ارگانها و نهادهای دولتی و مردمی، تأمین کنندگان و … یعنی مستندات برون سازمانی و روش ها و دستورالعمل ها و بخشنامه های درون سازمانی شناسایی می گردند. سپس تمامی ویرایش های مستندات تحت کنترل قرار میگیرند. در نهایت جدیدترین و بروز ترین نسخه از مستندات در دسترس افراد سازمان قرار میگیرند.

زمانی که روش اجرایی کنترل مستندات در سازمان اجرایی میگردد، چگونگی تحت کنترل در آوردن مستندات مشخص میگردد. تعیین اینکه چه کسی یا کسانی مسئول تدوین مستندات هستند. 

نحوه ی ایجاد تغییر در یک مستند و ابطال و منسوخ کردن مستندات قبلی و تصویب مجدد مستندات در روش اجرایی کنترل مستندات  قرار دارد. و بطور کلی هر آنچه برای شناسایی و ردیابی و توزیع تمامی مستندات درون سازمانی و برون سازمانی لازم است ، در روش اجرایی کنترل مستندات قرار دارد.

کنترل مستندات در ایزو 9001:2015

بطور کلی کنترل مستندات در ایزو 9001:2015 سازمان ها را موظف می کند که اطلاعات مستند را برای پشتیبانی از عملیات فرآیند ها و اطمینان از پایبندی فرآیندها به برنامه ها حفظ کنند. مستندات سیستم مدیریت کیفیت باید شامل اطلاعات مورد نیاز استاندارد و اطلاعات اضافی مشخص توسط سازمان باشد.

کنترل مستندات ISO 9001:2015 جزء مهم سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 است. این استاندارد تضمین می‌کند که سازمان‌ها مستندات خود را مطابق استانداردهای نظارتی حفظ و مدیریت می‌کنند. سازمان‌ها باید خط‌مشی‌ها، رویه‌ها و مقررات مناسبی با تمرکز بر نحوه ایجاد، بررسی، تأیید و بروزرسانی اسناد توسط کاربران داشته باشند. با استفاده از کنترل مستندات ISO 9001 در سیستم مدیریت مستندات  ISO، سازمان ها می توانند از خطاها جلوگیری کنند، اطمینان حاصل کنند که آخرین نسخه ها در حال استفاده هستند و یکپارچگی سیستم مدیریت کیفیت را حفظ کنند. کنترل صحیح مستندات برای انطباق، سازگاری و بهبود مستمر ضروری است که اصول اصلی ایزو 9001:2015 است.

برای اینکه سازمان ها مطابق با ISO 9001:2015 باقی بمانند، باید از سیستم کنترل مستندات قوی برخوردار باشند. سازمان ها با سیستم کنترل اسناد قوی می توانند از جریمه های عدم انطباق اجتناب کنند، خطرات را کاهش دهند و کارایی کلی را افزایش دهند. برای حفظ سازگاری، کسب‌وکارها در صنایع مختلف، از جمله بخش‌های تولید، مراقبت‌های بهداشتی، مالی و خدمات، باید از این شش پارامتر پیروی کنند.

1- شناسایی مستند

هر مستند باید دارای یک هویت منحصر به فرد شامل عنوان، شماره مرجع، وضعیت تجدید نظر و تاریخ صدور باشد. این نشانگرها مدیریت مستندات ISO 9001 را در کل چرخه عمر آن تسهیل می کنند.

2- تایید و بررسی مستند

یک رویه تأیید مستند باید ایجاد شود و طرف های مسئول برای تأیید مستندات و بررسی دوره ای مشخص شود. این فرآیند استفاده از اطلاعات دقیق و جاری در سازمان را تضمین می کند.

3- توزیع مستندات

همه پرسنل باید از دسترسی به مستندات بر خوردار باشند که توسط یک سیستم نرم افزاری کنترل مستندات ISO 9001 برای توزیع و نظارت بر ویرایش مستندات پشتیبانی می گردد. این امر تضمین می کند که کارمندان به اسناد بروز و جدید دسترسی دارند.

4- ذخیره سازی و بایگانی مستندات

یک سیستم ذخیره سازی مناسب یک نیاز مهم است زیرا سازمان ها باید ردیابی همه مستندات را دارا باشند. امروزه نرم افزار های سیستمی به ذخیره اسناد کمک می کنند. این سیستم به سازمان ها اجازه می دهد تا داده ها را در هر زمان و هر مکان ذخیره، بایگانی و بازیابی کنند.

5- کنترل تغییر مستندات

یک فرآیند کنترل با قابلیت نظارت و انتقال تغییرات مستندات به همه ذینفعان یک الزام مهم ISO 9001:2015 است. این به مدیریت ویرایش‌ها و به‌روزرسانی ‌های سند کمک می‌کند.

از تفاوت های مهم متن فارسی استاندارد iso 9001:2008 با استاندارد iso 9001:2015  این است که دیگر در استاندارد ایزو 9001:2015 می توان به جای اینکه مستندات به صورت کتبی باشند آن ها را به صورت نرم افزاری ، الکترونیکی و کاغذی نیز داشت.

در ایزو ۹۰۰۱:۲۰۰۸ کلماتی مانند مدرک ، مستند ، روش اجرایی ، نظامنامه و دستور العمل ، خط مشی  تعریف می گردند. اما در ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵ تمامی این کلمات تحت عنوان  نگهداری اطلاعات مستند بیان می گردد.

اما اعمال کنترل مستندات رسمی مورد نیاز ISO 9001 راهی برای دستیابی به توسعه محصول سریع‌تر، مؤثرتر و سودآورتر است. روش اجرایی کنترل مستندات و کنترل سوابق کیفی همان روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون است. که در استاندارد ISO 9001:2008 قرار دارد.

اخذ گواهینامه 9001 ISO

اهمیت اخذ گواهینامه 9001 ISO در سازمان شما جهت مدیریت وبسایت شرکت با بهترین روش امنیت اطلاعات هماهنگ و مطابق است. دریافت گواهینامه ایزو 9001 برای سازمان ها و شرکت ها ضروری است. شرکت هایی که امنیت وبسایت و امنیت اطلاعات سازمان را برای سازمان خود اجرا می نماید اخذ گواهینامه ISO/IEC 9001 تحت اعتبار IAF جزو موارد ضروری است.

همچنین متقاضی جهت اخذ ایزو : مراحل ، شرایط ، مدارک و نحوه اخذ گواهینامه ایزو اینجا را کلیک بفرمایید.

مرکز سیستم کاران با تلفن تماس 79165-021 بصورت 24 ساعته آماده ارائه مشاوره رایگان است. شما عزیزان می توانید با مشاوره کارشناسان مرکز ما جهت اخذ گواهینامه ایزو 9001 تحت اعتبار IAF در کمترین زمان و کمترین هزینه اقدام نمایید.

فرم درخواست گواهینامه 9001 ISO

ارائه گواهینامه ایزو از مهمترین دغدغه ها و سوالات متقاضیان و درخواست کنندگان اخذ و دریافت گواهی ایزو هست. در فرم درخواست گواهینامه 9001 ISO  طی یکسری مراحل و روندی انجام می پذیرد. طی مراحل و روندهای مختلف و متعددی شرکتها و سازمانهای متقاضی و متقاضیان گواهینامه ایزو می توانند به گواهینامه ایزو دست پیدا کنند.

متقاضیان عزیز می توانند فرم درخواست گواهینامه ایزو را از طریق ایمیل ، تلگرام ، واتساپ و یا هر پیام رسان دیگر ارسال دریافت نمایند. یا بر روی دکمه زیر کلیک فرمایید.