روش اجرایی برنامه ریزی و کنترل پروژه

نمونه روش اجرایی برنامه ریزی و کنترل پروژه یکی از مستندات مهم در مدارک ایزو هست. چون فرایند برنامه ریزی و کنترل پروژه یکی از فرایندهای مهم در هر سازمان پروژه محور هست. مخصوصا اگر شرکت قصد دریافت گواهینامه ایزو دارد.

در شرکت متقاضی سیستم مديريت کیفیت بایستی به گونه‌ای طراحی گردد كه فرآيند اجرای هر پروژه ای در مراحل مختلف ، تحت شرايطی كنترلی ، برنامه ريزی گردد و به مرحله اجرا درآيد.

در طول اجرای پروژه در هر سازمانی، سعی میشود از طريق بكارگيری تكنيك‌های برنامه‌ريزی و کنترل پروژه ، پيشرفت فيزيكی كار نيز دقيقا تحت كنترل قرار گيرد. تمام گزارشات خروجی از نرم افزارهای تخصصی برنامه ریزی و کنترل پروژه یک ابزار قوی جهت تحلیل پیشبرد اهداف تلقی می گردند.

واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه شرکت اقدام به جمع‌آوری اطلاعات لازم و ارائه گزارشهای ادواری به مديريت شركت می نمايد. اقدامات لازم در اين خصوص مطابق روش اجرایی برنامه ریزی و کنترل پروژه انجام می گيرد.

کاربران با مرورگرهای مختلفی از جمله گوگل با عبارات مختلفی به دنبال جستجو درباره دانلود رایگان روشهای اجرایی ایزو هستند.

دانلود رایگان دستورالعمل یا روش اجرایی برنامه ریزی و کنترل پروژه نیز متقاضی زیادی دارد. در همین سایت تمامی مستندات و روش های اجرایی و فرم ها و دستورالعملهای انواع گواهینامه های ایزو را به صورت رایگان دانلود نمایید. یکی از همین مستندات ، نمونه روش اجرایی برنامه ریزی و کنترل پروژه هست.1

1- هدف:

هدف از تدوین این رویه بنا نهادن یك نگرش همگرا و تهیه یك ساختار مشخص به جهت استقرار و استفاده از روش های برنامه ریزی و كنترل زمان و هزینه پروژه های فعال شركت و درنهایت تحقق و اجرای فعالیت ها با زمان و هزینه برنامه ریزی شده، می باشد.

2- دامنه كاربرد:

 این روش عملكرد برای كلیه پروژه های فعال در شرکت كاربرد دارد و عناصر سیستم مدیریت زمان و هزینه پروژه ها را برای ساختار فرآیند برنامه ریزی و کنترل پروژه تشریح می كند.

3- مسئولیت نظارت و اجرا:

مسئولیت نظارت:

نظارت بر اجرای این روش اجرایی برعهده معاونت فنی ومهندسی در شرکت می باشد.

مسئولیت اجرا:

اجراء روش فوق بر عهده واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه در دفتر مرکزی و کارگاه های مرتبط می باشد.

4- شرح:

1-4- ساختار سیستم برنامه ریزی، كنترل زمان و هزینه های پروژه

سیستم برنامه ریزی و كنترل پروژه یك اصول علمی و عملی هماهنگ و یكپارچه است كه برنامه ریزی پروژه را به گونه ای بسط و گسترش داده و آن را تجزیه و تحلیل می كند كه عناصر وابسته به كل پروژه تحت یك فرمت مشترك را پایه ریزی و پیگیری نمایند.

فعالیت ها و منابع وابسته به آنها در یك برنامه زمانبندی مشخص، بطوری در یك شبكه دركنار هم قرارمی گیرند تا استقرار اجرای تكنیك های مدیریت را تسهیل و البته المان های کنترلی را تقویت کنند. بنابراین سیستمی هماهنگ و یكپارچه كه مقدماتی را جهت پیش بینی ها و برنامه ریزی ها فراهم می آورد و به جهت کنترل، گزارش دهی بر اساس اطلاعات بدست آمده را از سایت به اجراء می گذارد، سیستم برنامه ریزی، کنترل زمان و هزینه های پروژه نامیده میشود.

2-4- ساختار تفكیكی پروژه  Work Breakdown Structure (W.B.S.):

ساختار تفكیكی پروژه، ابتدا پروژه را به ناحیه های مختلف كاری و یا سرفصل های مهم پروژه تفكیك می كند و سپس آنها را به دیسیپلین های مختلف (سیویل، ساختمانی، پایپینگ و مكانیكال، الكتریكال و ابزار دقیق) بنا به ماهیت پروژه، دسته بندی می كند.

دسته بندی دیسیپلینها نیز در ادامه به كلیه فعالیت هائی كه در حوزه كار قرار دارد تقسیم خواهند شد. هر كدام از این فعالیت ها یك بسته كاری (Work Package) نامیده می شود و ارائه دهنده حوزه ای از پروژه است كه به جهت داشتن مقادیر، مدت زمان، ریال و پرسنلی كه عهده دار مسئولیت انجام آن است، قابل مدیریت شدن می باشد.

3-4- بسته كار: (Work Package)

بسته كار، كوچكترین تقسیم بندی از پروژه در یك ساختار تفكیكی كار است. بخشی قابل تعریف از كار، در سطحی از پروژه كه یكپارچگی هزینه و زمان را در بر دارد اتفاق می افتد. هر بسته كار قسمتی از كار را در برخواهد گرفت كه حداقل یك فعالیت از برنامه زمانبندی، به اضافه مواد و مصالح، نفر – روز و ماشین – ساعت و میزان حمل مواد را شامل میشود.

4-4- کدینگ ساختار تفکیکی کار: (WBS Coding)

به محض تشكیل یك ساختار تفكیكی پروژه (WBS) و برآورد نحوه انجام یك پروژه، طبقه بندی حساب ها ایجاد می شود. این طبقه بندی ها، كلیه حساب های پروژه مربوط به كلیه فعالیت های مورد نیاز جهت انجام كل پروژه را بر اساس ساختار تفكیكی پروژه (WBS) تعریف مینماید.

این اسناد تمام هزینه های پرداخت شده بابت انجام فعالیت های پروژه را لیست می نماید. این مدارك جزء لاینفک سیستم برنامه ریزی وكنترل پروژه، می باشد.

5-4- برنامه زمانبندی پروژه:

ساختار برنامه ریزی پروژه در چهار سطح از جزئیات، در فاز زمان به منظور نمایش و شرح كل كار پروژه بسط و گسترش داده می شود. این فعالیت ها كه هركدام وابسته به ساختار تفكیكی پروژه هستند با حداقل وجود یك فعالیت در یك بسته كاری در روی شبكه (CPM) قرار می گیرند. برنامه ریزی و زمانبندی در چهار سطح مجزا از جزئیات، بصورت زیر خلاصه شده است:

1-5-4- سطح یك:

خلاصه برنامه زمانبندی پروژه شامل نواحی مختلف كار و یا سرفصلهای مهم پروژه را در بر میگیرد. سطح یك برنامه زمانبندی یك نمودار میله ای نهایتاً یك و یا دو صفحه ای از برنامه و زمان اجرا كلی پروژه است.

اولین سطح به تفكیك نواحی و یا سرفصل های مهم پروژه و دارای اندازه زمان اجراء پرداخته و بصورت خلاصه نشان دهنده فعالیت های كلیدی یك پروژه از جمله طراحی و مهندسی، تداركات و فاز راه اندازی پروژه (در صورت وجود چنین فعالیت هائی در یك پروژه) می باشد.

سطح یکم از سطح دو برنامه منتج می شود و تاریخ های آن با تاریخ های نوشته شده در قرارداد برابری می نماید. نوعاً این برنامه نشان دهنده منابع اختصاص یافته به پروژه نیست.

2-5-4- سطح دو:

برنامه زمانبندی دیسیپلین های مختلف كار را در بر میگیرد. این برنامه تقریبا شامل جزئیات بیشتری از پروژه است كه نشان دهنده و تشریح كننده دیسیپلین های متفاوت و میزان پیشرفت آنها در طول كار باشد. از سطح سوم برنامه منتج شده و معمولا یك مدرك پنج تا ده صفحه ایست.

3-5-4- سطح سه:

جزئیات برنامه زمانبندی هر كدام از دیسیپلین ها را در بر میگیرد. سطح سه یك زمانبندی با جزئیات كامل است و تا تعریف یك بسته كاری پیش میرود.

نشان دهنده و تشریح كننده ترتیب و روابط انجام عملیات اجرائی حوزه كار می باشد. در این سطح اطلاعات برآورد شده در روی فعالیت های برنامه ریزی شده به منظور پخش كردن منابع روی پارامتر زمان جهت تسهیل در امر اجراء و مدیریت جریان نقدینگی، جانمائی می شوند.

در این سطح است كه پیشرفت فعالیت وارد میشود و جائی است كه آنالیزهای مسیر بحرانی به منظور شناسائی فعالیت ها با حداقل شناوری، صورت می گیرد.

4-5-4- سطح چهار:

برنامه هفتگی و یا روزانه به جهت كنترل نیروی انسانی، ماشین آلات تجهیزات و مواد را در بر میگیرد. سطحی از برنامه ریزی پروژه است كه، نوبت انجام فعالیت ها را هفتگی و یا روزانه (بنا به ماهیت پروژه) كــــنترل می كند. این سطح از برنامه ریزی معمولا برای كنترل مدت برنامه ریزی شده جهت هر بسته كاری یا رودررو قرار گرفتن با فعالیت جزئی تر جهت اجراء در سایت، تهیه می شود.

6-4- بودجه بندی پروژه:

برآوردهای اصلی یك پروژه در مرحله قبل از مناقصه بسط داده می شود و پس از واگذاری پروژه، این قیمت بعنوان قیمت اصلی یا بودجه بفروش رفته شناخته می شود.

این تخمین ها به منظور تخصیص به سطحی مناسب از جزئیات برای نظارت و كنترل كار و بهترین تركیب ساختار تفكیكی پروژه، دوباره مورد طراحی قرار می گیرند.

در مواردی ممكن است قیمت اصلی مورد تغییراتی از طرف كارفرمای كار (بنا به هر دلیلی، از جمله تغییرات در طراحی كه احتمالا تغییراتی در احجام، محل اجرا و… را به همراه خواهد داشت) قرار گیرد كه نهایتا آن بودجه به تصویب رسیده، نهائی خواهد شد.

7-4- گزارش پیشرفت:

به محض اینكه پیشرفت پروژه آغاز می شود نفر- روز صرف شده، مقادیر مواد و مصالح بكار گرفته شده متعاقبا احجام كار شده، در هر دوره ای كه گزارش داده شود، ثبت می شود. مقادیری كه در گزارش آمده است بر اساس ساختار تفکیکی كه در دوره برآورد، اختصاص یافته اند، تعریف می شوند.

بسیار ضروری است كه این گزارشات بصورت دقیق توسط کارشناس یا کارشناسان مستقر در سایت و البته با تائید سرپرست برنامه ریزی و کنترل پروژه و تصویب مدیریت پروژه تهیه شوند. فرم گزارشات روزانه و هفتگی و یا ماهانه، اساس محاسبات پیشرفت پروژه می باشد.

8-4- اندازه گیری اجراء:

اندازه گیری اجراء یك روش فنی برای محاسبه میزان پیشرفت فیزیكی و زمانی پروژه است. عناصر كلیدی كه این روش را شامل می شوند عبارتند از:

1-8-4- BCWS (Budget Cost of Work Scheduled) بودجه كار برنامه ریزی شده:

اینكه بر طبق برنامه، تا یك نقطه مشخص زمانی، چه مقدار بودجه به آن اختصاص داده شده است و چه مقدار میبایست هزینه كنیم را BCWS مینامیم.

2-8-4- BCWP (Budget Cost of Work Performed) ارزش كار انجام شده و بودجه بندی شده:

پیشرفت بر اساس نصب گونه های مختلفی از مواد و مصالح و یا انجام فعالیت اندازه گیری می شود. به محض نصب هر تن از سازه فلزی یا مترمكعب بتن ریخته شده و یا خاك برداشته شده و یا كلا هرگونه فعالیتی در چارچوب پروژه، پیشرفت بر اساس ریال بهای واحد حاصل می شود، كه بعنوان ارزش پیشرفت كسب شده شناخته می شود.

3-8-4- ACWP (Actual Cost of Work Performed) هزینه واقعی كار انجام شده:

هزینه واقعی صرف شده برای هر كدام از بسته كاری در طول اجرای پروژه در هر زمان از اجرای پروژه، ACWP  نامیده می شود. اجرای یك پروژه از مقایسه هزینه كار انجام شده BCWP با بودجه كار برنامه ریزی شده BCWS اندازه گیری می شود. و نهایتا سودمندی پروژه از مقایسه پیشرفت كسب شده و هزینه واقعی كار انجام شده ACWP اندازه گیری می شود.

9-4 – كنترل تغییرات:

وقتی تغییراتی در طراحی و متعاقبا در احجام كار پیش می آید كه حوزه کاری پروژه، هزینه، برنامه زمانبندی و یا اجرای یك قسمتی از پروژه را تحت تاثیر قرار می دهد، بایستی بصورت رسمی به واحد کنترل پروژه اعلام شود.

دلیل این تغییرات باید توضیح داده شود و مدیریت پروژه باید آن را تایید كند كه این تغییر خارج از حوزه کار اصلی پروژه بوده است. متعاقب آن بایستی اثرات زمان و هزینه آن محاسبه شود و روی بودجه بندی منعكس شود.

10-4- اجرای طرح (کلیات):

دوره زمانی یك پروژه از لحظه ای كه پروژه ابلاغ می شود و فاز طرح و برنامه ریزی آن آغاز می شود.

تا آن لحظه كه پروژه تكمیل شده و هدف نهائی آن حاصل می گردد به چهار مرحله 1) برنامه ریزی، 2) اجراء، 3) کنترل و 4) اقدامات اصلاحی تقسیم می شود.

در مرحله طرح و برنامه ریزی بایستی جمع آوری اطلاعات بصورتی انجام پذیرد كه بتوان مقادیر كار و مصالح را تخمین زد و در پیرو آن سیاست ها و روش های مناسب برای کنترل اجراء را تعیین كرد.

منابع مالی، نیروی انسانی، مواد و مصالح و تجهیزات لازم را برآورد كرد و برنامه زمانبندی شده برای فعالیت های اجراء را محاسبه كرد.

در مرحله اجراء هدف آنست كه پیشرفت پروژه، مطابق برنامه ها و سیاست های تعیین شده در مرحله برنامه ریزی به عمل درآید. عامل كنترل دارای نقش اساسی بوده است و لازمست با برداشت اطلاعات و آمار مناسب از نحوه پیشرفت كارها و مقایسه مشخصه های مختلف كارهای اجراء شده با آنچه كه برنامه ریزی شده، روند پیشرفت كارها و صرف هزینه و سایر منابع را كنترل نمود.

نهایتا در مرحله اقدامات اصلاحی با بررسی مشکلات و مغایرت ها و ارائه راه حل، میزان انحراف را به حداقل رساند و در انتهای پروژه تهیه گزارشات و یادداشت های دقیق از نحوه اجراء كارها باعث خواهد شد كه پیمانكار برای شركت در مناقصات جدید و برای اجراء پروژه های جدید نیز، منابع اطلاعاتی با ارزشی در اختیار داشته باشد.

11-4- روش اجرا:

ابتدا و در مرحله برنامه ریزی سرپرست واحد و کارشناس انتخاب شده پروژه مورد نظر، اقدام به مطالعات قراردادی نموده و با استفاده از دستورالعمل تهیه شرح مختصر پروژه، شرح مختصر پروژه را استخراج می کند. اینکار به منظور حصول اطمینان از آگاهی پرسنل به اطلاعات کلی قرارداد تا انتهای پروژه انجام می شود.

با انجام اولین دستورالعمل اجرائی و تکمیل تعریف زیر پروژه ها و حوزه کاری پروژه سطح یک ساختار تفکیکی پروژه بدست می آید. در این قسمت با کمک متخصصین دفترفنی می بایست مطابق با دستورالعمل تهیه ساختار تفکیکی پروژه نمودار درختی آن ترسیم شود و متعاقب با استفاده از دستورالعمل کدینگ ساختار شکست فعالیت های پروژه کد گذاری شود.

بعد از تهیه نمودار درختی ساختار تفکیکی پروژه و تعیین سطوح 1 و 2 و 3 و 4 (سطح اجراء) می بایست لیست بسته های کاری مطابق با دستورالعمل تهیه لیست و توضیح بسته های کاری مشخص و تهیه شود. بعد ازمشخص شدن فعالیت ها و بسته های کاری در سطوح مختلف و البته از روی اطلاعات فهرست بهائی قرارداد، همزمان سه فعالیت می تواند آغاز شود.

تعیین ارزش وزنی ریالی

اول بایستی ارزش وزنی ریالی – فیزیکی هر بسته بر اساس دستورالعمل تعیین اوزان فعالیت ها و مشخص نمودن فعالیت ها به ترتیب درصد و ارزش وزنی محاسبه شود. بدیهی است اگر نوع قرارداد بصورتی باشد که فقط قیمت داده شده باشد، این اطلاعات از واحد مناقصات قابل استخراج است.

دوم عملیات مربوط به تخمین این بسته ها بر اساس دستورالعمل تخمین منابع و هزینه های اجرائی فعالیت ها ومشخص نمودن فعالیت ها به ترتیب هزینه آغاز می شود. در مرحله برنامه ریزی مهم ترین و کلیدی ترین عملیات مربوط به اجرای دستورالعمل تهیه فرم های تخمین می باشد که می بایست با کمک نرم افزارهای موجود در دفتر فنی، کتاب های آنالیز بهای سازمان برنامه و بودجه، تخصص و تجربه افراد و اطلاعات موجود در حسابداری انجام شود.

 سوم بایستی بر اساس دستورالعمل تعیین پیش نیازی و پس نیازی بین فعالیت ها و تهیه شبکه گره ای، شبکه گره ای با رعایت پیش/ پس نیازی فعالیت ها و بر اساس دستورالعمل تعیین مسیر بحرانی اولیه مسیر بحرانی شبکه تعیین شود.

هر کدام از این سه فعالیت، زیرفعالیت هایی دارند که تکمیل کننده آنها هستند. بعد از انجام عملیات مربوط به تعیین ارزش وزنی یا اوزان با فاکتور وزنی ریالی – فیزیکی، بایستی فعالیت های مهم شناسائی و برجسته شوند یا به عبارت دیگر طی جدولی با روند نزولی درصد وزنی از بالا به پائین، فعالیت ها لیست شوند.

این مطلب به شناخت فعالیت های با ارزش تر و حساس تر کمک می کند، که مطلوب است در این مرحله و در قسمت برنامه ریزی مشخص شوند.

تخمین ریز فعالیتها در کنترل پروژه

زیر فعالیت های تخمین منابع و هزینه گزارش تخمین خواهد بود و مشخص نمودن پر هزینه ترین فعالیت ها خواهد بود که با یک صفحه بعنوان صفحه خلاصه، سود احتمالی پروژه را نیز تعیین می کند و بایستی مطابق دستورالعمل گزارش تخمین هزینه و صفحه خلاصه عمل کرد.

فعالیت سومی که می توان همزمان با انجام زیرفعالیت ها آنرا تکمیل نمود به ترتیب تعیین پیش نیاز و پس نیاز فعالیت هاست که می بایست طی جلساتی با مسئولین پروژه و اجراء تعیین شود و در نهایت با رسم دیاگرام شبکه، مسیر بحرانی و متعاقب فعالیت های بحرانی از نظر زمانی تعیین می شوند که این نیز می تواند بهترین تعیین اولویت کاری برای مدیریت های پروژه باشد.

البته در تعیین مسیر بحرانی بایستی به گونه ای عمل شود که با بهینه کردن زمان و هزینه از فشار پروژه کم شود.

درصد پیشرفت بالا، گوناگونی ماشین آلات، چرخش های ناگهانی مالی و رِنج بالای استخدام و اخراج کارگران در ماه های مختلف، از فشارهای مدیریت است که بایستی به هنگام تعیین مسیر بحرانی، با درنظر گرفتن شناوریهای فعالیت به حداقل برسد.

ترسیم نمودار میله ای در کنترل پروزه

بعد از تخمین منابع، طی دستورالعمل تخصیص منابع بایستی میزان نفر- روز، ماشین – روز و مواد و مصالح فعالیت ها لیست شود تا این مقادیر بعدها و در مرحله کنترل قیاس و آنالیز شوند. با اطلاعات قراردادی، ساختار تفکیکی کار، پیش نیاز و پس نیاز فعالیت ها، تخمین و تخصیص منابع می توان برنامه زمان بندی و یا نمودار میله ای زمان را بر اساس دستورالعمل تهیه برنامه زمان بندی تفصیلی و البته با کمک نرم افزارهای موجود برنامه ریزی و کنترل پروژه ترسیم کرد.

بعد از ترسیم برنامه زمان بندی میله ای که مطمئنا ملاحظات نمودار بودجه برای کار برنامه ریزی شده و ارزش بودجه کار انجام شده و جانمائی منابع را در برداشته، شش فعالیت همزمان توصیه می شود.

اولین فعالیت بعد از ترسیم نمودار میله ای زمان، ترسیم نمودار جریان نقدینگی و یا BCWS در قیاس با نمودار BCWP است که بر اساس دستورالعمل تعیین BCWS و BCWP (تعیین بودجه کار برنامه ریزی شده و بودجه کار انجام شده) صورت میگیرد که بدین ترتیب میزان ارزش سود و زیان احتمالی در هر ماه برای مدیریت محترم پروژه و مسئولین مالی شود.

گزارش جانمائی منابع

دومین فعالیت گزارش جانمائی منابع بر اساس دستورالعمل جانمائی منابع و دستورالعمل تسطیح منابع خواهد بود تا مدیریت پروژه حد بالا و پائین میزان منابع را در طول ماه های مختلف پروژه بصورت گزارشی مکتوب داشته باشد.

سومین فعالیت در این قسمت تعیین زمان تهیه وسفارش و یا تولید مواد و مصالح پروژه می باشد و بایستی مطابق با دستورالعمل مایل استونهای تهیه متریال و یا تحویل نقشه از طرف کارفرما محاسبه و گزارش شود.

چهارمین فعالیت تعیین شناوری ها بعنوان نکته ای حائز اهمیت که می توان بخشی از دغدغه مدیران را مرتفع کند، خواهد بود.

پنجمین فعالیت بر اساس دستورالعمل طبقه بندی فعالیت ها در نواحی، فازها و یا دیسیپلین های متفاوت به منظور تقسیم درست کار و یا تصمیم گیری در بکارگرفتن پیمانکاران دست دوم، خواهد بود.

تعیین منحنی S پروژه

ششمین و آخرین فعالیت تعیین منحنی S پروژه بر اساس دستورالعمل تهیه منحنی S پیشرفت برنامه به منظور آگاهی از میزان درصد پیشرفت در ماه های مختلف خواهد بود.

در این قسمت مرحله برنامه ریزی تمام می شود و در واقع آن اطلاعاتی را که می بایست واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه در اختیار مدیریت و مسئولین اجراء پروژه قرار دهد کامل کرده است و بدین ترتیب وارد مرحله اجراء می شویم. در مرحله اجراء با انجام چهار ابلاغ به منظور حصول اطمینان از آگاهی دادن به واحدهای مربوطه، کار خود را کامل می کنیم که این چهار ابلاغ به قرار زیر هستند:

اول ابلاغ برنامه زمانی، منحنی S و جانمائی منابع به مدیریت پروژه.

دوم ابلاغ حجم و زمان تهیه مواد و مصالح و یا تولید آنها به واحد تدارکات.

سوم ابلاغ نمودار های BCWS و BCWP به واحد مالی

چهارم و در نهایت ابلاغ دستورالعمل های مرتبط (شامل گزارش روزانه و پیشرفت) به واحد کنترل پروژه سایت.

با ابلاغ این چهار مورد فعالیت های ما درمرحله اجراء تمام و وارد مرحله کنترل می شویم. در مرحله کنترل ضمن اجرای درست سیستم گزارش دهی سایت مطابق با دستورالعمل تهیه گزارش روزانه و پیشرفت پروژه با سه فعالیت بطور همزمان کار خود را شروع می کنیم.

ترکینگ برنامه زمان بندی شده و ثبت زمان های واقعی شروع و پایان فعالیت و مدت زمان آنها و قیاس آن با زمان های برنامه ریزی شده، ثبت پیشرفت درصد وزنی فعالیت و قیاس آن با درصد پیشرفت برنامه ریزی شده و دریافت میزان هزینه واقعی انجام شده پروژه با کمک اطلاعات حسابداری فعالیت های ما دراین مرحله هستند که با انجام زیر فعالیت های مرتبط و استفاده از دستورالعمل پیگیری زمان برنامه تفصیلی کامل می شوند.

ترکینگ برنامه زمانی

در قسمت ترکینگ برنامه زمانی بر اساس دستورالعمل اعلام مغایرت احتمالی زمان ضمن گزارش اعلام مغایرت های احتمالی جهت بازگشت از انحراف، می بایست زمان تهیه، سفارش و تولید مواد و مصالح نیز بروز شود.

به هنگام محاسبات میزان پیشرفت پروژه بر اساس دستورالعمل تهیه گزارشات پیشرفت و دستورالعمل محاسبات پیشرفت فیزیكی بصورت ادواری بایستی بازدهی منابع متناسب با درصد پیشرفت ارزیابی و گزارش شود که این مطلب را در آنالیز بسته های کاری خواهیم داشت و تهیه منحنی مقایسه ای S که بر طبق دستورالعمل تهیه منحنی های S مقایسه ای رسم می شود.

در قسمت هزینه واقعی انجام شده، فرد هزینه یاب اطلاعات خام حسابداری را دوره ای دریافت می کند و در کدینگ ساختار تفکیکی پروژه جانمائی و گزارش می کند و درنهایت امکانی به وجود می آورد تا بتوان مطابق بااستفاده از دستورالعمل های محاسبات بودجه و آنالیز آنها و دستورالعمل تهیه گزارش تجزیه و تحلیل هزینه كلی پروژه، تجزیه و تحلیل کلی هزینه و منحنی های مقایسه را جهت بررسی میزان انحرافات احتمالی رسم کنیم.

تهیه گزارشات ادواری و هفتگی

با تهیه گزارشات ادواری و هفتگی/ ماهانه بر اساس دستورالعملهای تهیه گزارشات پیشرفت ادواری و تهیه گزارشات کنترلی هفتگی و ماهانه مرحله کنترل به اتمام می رسد و وارد مرحله اقدامات اصلاحی و جمع آوری اطلاعات می شویم. در این مرحله اولین سوالی که بصورت دوره ای در هر پروژه مطرح می باشد، اینست که آیا برنامه متناسب با زمان و هزینه پیش بینی شده و یا انحراف معقول در حال پیشرفت است؟

جواب این سوال در گزارشات کنترلی و منحنی های مقایسه ای و البته سیاست اجرایی هرپروژه و شرکت نهفته است. اما طراح پیشنهاد می کند در صورت اختلاف بیش از 5% از برنامه، ضمن آنالیز منابع و هزینه، مسئله را طی جلساتی با مدیریت پروژه در میان گذاشته و در صورت اختلاف بیش از 15% برنامه ریز پروژه با مدیریت و تیم فنی پروژه اقدام به برنامه ریزی مجدد کنند.

با تکمیل فرم بسته های کاری مطابق با دستورالعل اجرائی مرحله اقدامات اصلاحی نیز تمام می شود.

12-4- معرفی گزارشات:

گزارشات جامع و فراگیرنده پروژه كه كلیه جنبه های زمان و هزینه را در برمی گیرد در سیستم برنامه ریزی و كنترل پروژه موجود می باشد. سیستم هم جزئیات، هم گزارشات خلاصه را جهت استفاده مدیریت همچون یك ناظر تهیه می كند. گزارشات نمونه ای در دستورالعملهای فوق الذکر به منظور درک بیشتر موضوعات ارائه شده اند.

13-4- معرفی گزارشات برنامه زمانبندی:

گزارشات زمانبندی شامل زمانبندی سطح اول و سطح دوم و سطح سوم كه در روی آن فعالیت های بحرانی و حداقل شناوری ها منعكس شده بصورت دوره ای تهیه می شود.

مسیر بحرانی، شناوری فعالیت ها به علاوه زودترین و دیرترین تاریخ شروع و زودترین و دیرترین تاریخ پایان هر فعالیت از اطلاعات مهم این گزارشات می باشد. اعلام مغایرت زمان و میزان انحراف در این گزارش، مدیریت ارشد را در تصمیم گیری ها برای جبران تاخیرات یاری می دهد.

14-4- معرفی گزارشات بسته های کاری:

گزارشات زمانبندی شامل زمانبندی سطح اول و سطح دوم و سطح سوم كه در روی آن فعالیت های بحرانی و حداقل شناوری ها منعكس شده بصورت دوره ای تهیه می شود. مسیر بحرانی، شناوری فعالیت ها به علاوه زودترین و دیرترین تاریخ شروع و زودترین و دیرترین تاریخ پایان هر فعالیت از اطلاعات مهم این گزارشات می باشد.

اعلام مغایرت زمان و میزان انحراف در این گزارش، مدیریت ارشد را در تصمیم گیری ها برای جبران تاخیرات یاری می دهد.

15-4- معرفی گزارشات بودجه بندی یا ترسیم نمودار BCWS و تخمین هزینه:

گزارش بودجه بندی یا نمودار BCWS، كلیه حساب هائی را كه حوزه کاری پروژه را شامل می شود، نشان می دهد و همین طور میزان بودجه بندی را در طول زمان پروژه بصورت شماتیک مورد آنالیز قرار می دهد. این گزارش و تخمین هزینه جزئیات حساب ها با توضیح فهرست مقادیر را شامل می شود. این گزارش با تغییرات احتمالی انجام شده بروز شده و مشخص كننده بودجه برنامه ریزی شده خواهد بود.

16-4- معرفی گزارشات پیشرفت و ترسیم منحنی های مقایسه ای:

گزارش پیشرفت پروژه، میزان پیشرفت بر اساس برنامه زمانبندی واقعی در مقابل برنامه زمانیندی طرح ریزی شده و برنامه برآورد شده در طول اجراء را نشان خواهد داد. هر كدام از فعالیت ها در دسته بندی خودشان دارای وزنی از كل پروژه هستند كه گزارش، با قراردادن كلیه فعالیت های یك پروژه در كنار هم و جمع بندی میزان پیشرفت هر فعالیت، بصورت دوره ای میزان پیشرفت كل پروژه را نشان خواهد داد.

یك منحنی كلی تجمعی پیشرفت كه مقدار پیشرفت برنامه ریزی شده را در مقابل پیشرفت واقعی قرار میدهد و دوره ای تهیه و تنظیم می شود. گزارشات روزانه و هفتگی متناسب با نوع پروژه و گزارشات جامع ماهانه نیز میزان پیشرفت را بصورت ادواری مورد بررسی قرار می دهد.

17-4- معرفی منحنی های مواد و مصالح:

منحنی های مصرف مواد و مصالح كه مقدار برنامه ریزی شده مصرف را در مقابل مقدار واقعی قرار می دهد. این منحنی ها برای مواد و مصالح زیر تهیه می شود:

بتن، لوله ها، اسكلت فلزی، كابل ها، لوله های زیرزمینی، تعداد ابزارآلات، تعداد تجهیزات مكانیكی

18-4- معرفی گزارش مقدار نفر – روز:

گزارش مقدار نفر- روز از روی لیست فعالیت ها با جزئیات تا سطح سوم و با كد حساب فعالیت مورد نظر و شرح فعالیت، واحد اندازه گیری، مقدار مواد و مصالح اندازه گیری شده، نفر- ساعت بكار گرفته شده، نرخ واحد، ساعت حاصله و ارزش وزنی آن تهیه می شود. مقادیر، نفر- ساعت، و نرخ واحد، تخمین و بودجه تجدید نظر شده و مقدار واقعی را نشان خواهند داد.

لازم بذكر است سطح جزئیات بنا به ماهیت پروژه انتخاب می شود. وهمین طور تخصیص منابع با ساعت كلی كاركرد آنها در یك گروه كاری مشخص و جانمائی آنها در طول انجام پروژه و اینكه چه كسی چه كاری را انجام میدهد نیز در گزارشات جانمائی كلی پروژه منعكس خواهد شد.

19-4- معرفی گزارش آنالیز مقادیر برنامه ریزی شده:

گزارش آنالیز مقدار برنامه ریزی شده، نشان دهنده مقایسه مقدار مواد و مصالح، نفر ساعت نیروی انسانی و هزینه مصرف شده به هنگام برنامه ریزی و مقدار واقعی آنهاست. گزارش به منظور مقایسه تغییرات حاصله از برنامه ریزی در عملیات مقدماتی تا مرحله انجام، جهت امور مهندسی استفاده می شود.

20-4- معرفی گزارش تجزیه و تحلیل هزینه كلی پروژه:

كلیه هزینه های پروژه شامل پرداختی به هزینه های مستقیم و غیرمستقیم در مقاطع زمان را در بر خواهد گرفت.

21-4- معرفی گزارش خلاصه اجراء:

یك گزارش خلاصه اجراء شامل جزئیاتی از قبیل: تاریخ (شروع، پایان، شروع برنامه ریزی شده، پایان برنامه ریزی شده، شروع واقعی، پایان واقعی، و میزان انحراف شروع و پایان) مدت زمان (برنامه ریزی شده، باقیمانده، واقعی، انحراف و درصد پیشرفت) حجم كار (برنامه ریزی شده، باقیمانده، واقعی، انحراف و درصد پیشرفت) هزینه (برنامه ریزی شده، باقیمانده، واقعی، انحراف و درصد پیشرفت) وضعیت فعالیت ها (فعالیت هائی كه هنوز شروع نشده اند، فعالیت های در حال پیشرفت، فعالیت های كامل شده، وضعیت منابع، جانمائی كلی منابع شامل نیروی انسانی، ماشین آلات و مواد و مصالح) می باشد.

22-4- اعلام مغایرت احتمالی زمان:

این گزارش در فاز اجراء و کنترل و بنا به ماهیت پروژه بصورت ادواری تهیه میشود و در واقع ‏نمودارهای میله ای که مغایرت بین زمان برنامه ریزی و واقعی را نشان می دهند.‏

‏1-22-4- نحوه تهیه و تکمیل:‏

نمودار میله ای تهیه شده در فاز اجراء باید شامل سه قسمت: 1) زمان برنامه ریزی، 2) زمان واقعی و ‏‏3)اختلافات و انحرافات باشد.‏

قسمت اول نمودار میله ای برنامه زمانبندی پروژه مورد نظر باید شامل اطلاعات اولیه در فاز برنامه ‏ریزی زمان مانند ‏Baseline Duration-Baseline Start-Baseline Finish‏ باشد.‏

قسمت دوم نمودار میله ای برنامه زمانبندی پروژه مورد نظر باید شامل اطلاعاتی ‏از فاز اجراء زمان مانند ‏Actual Duration-Actual Start-Actual Finish‏ باشد.‏

بدیهی است در قسمت سوم، به جهت آنالیز درست مدیریت ارشد پروژه، انحرافات از برنامه ‏اولیه باید با اطلاعاتی از قبیل:‏‎ Duration Variance-Start Variance-Finish Variance‏ و بصورت ‏ادواری منعکس شود.

23-4- پیگیری زمان برنامه تفصیلی:

به این گزارش در فاز اجراء و کنترل و بنا به ماهیت پروژه بصورت ادواری تهیه می شود. در واقع ‏گانت چارت یا نمودار میله ای ترکینگ شده میباشد.‏

‏1-23-4- نحوه تهیه و تکمیل:‏

استفاده از نرم افزارهای مرتبط ضروری است.‏

نمودار میله ای بروز شده در فاز اجراء باید شامل سه قسمت: 1) میزان پیشرفت فیزیکی فعالیت 2) ‏زمان برنامه ریزی، 3) زمان واقعی باشد.‏

قسمت اول این فرم شامل میزان پیشرفت فیزیکی فعالیت است که بصورت ادواری و متناسب با ‏زمان گزارش گیری از گزارشات روزانه قابل برداشت است.‏

بخش دوم نمودار میله ای برنامه زمانبندی پروژه مورد نظر باید شامل اطلاعات اولیه در فاز ‏برنامه ریزی زمان مانند ‏Baseline Duration-Baseline Start-Baseline Finish‏ باشد.‏

قسمت سوم نمودار میله ای برنامه زمانبندی پروژه مورد نظر باید شامل ‏اطلاعاتی از فاز اجراء زمان مانند ‏Actual Duration-Actual Start-Actual Finish‏ باشد.‏

نمودار میله ای گزارش شده بایستی بصورت شماتیک نشان دهنده زمان برنامه ریزی و واقعی ‏انجام کار در کنار هم باشد.‏

بدیهی است باقیاس برنامه ریزی و واقعی بصورت ادواری امکان کنترل زمان میسر می شود.‏

24-4- تخصیص منابع:

بعد از تعیین پیش نیازها و پس نیازهای اجرای فعالیت ها و بلافاصله بعد از تهیه شبکه، تخصیص منابع برای اجرای فعالیتها صورت میگیرد. این مرحله بایستی تمام منابع پیش بینی شده برای انجام فعالیت های پروژه را در خود داشته باشد.

1-24-4- نحوه تهیه و تکمیل:

بدیهی است اطلاعات این جدول به راحتی از اطلاعات فرم تخمین قابل استخراج می باشد.

این فرم مقدمه ای برای فرمهای کنترلی بسته های کاری در آینده خواهد بود.

25-4- تخمین منابع و هزینه های اجرایی، فعالیتها و مشخص ‏نمودن فعالیت ها به ترتیب هزینه:

این مرحله از برنامه ریزی پروژه، بعد از تهیه لیست بسته کاری صورت میگیرد.‏‎ ‎‏ شامل سه قسمت ‏است. در قسمت اول مشخصات فعالیت شامل: نام پروژه، شرح فعالیت، کد ساختار تفکیکی کار و واحد ‏اندازه گیری فعالیت نوشته می شود.

قسمت دوم،اطلاعات تخمین مقادیر و هزینه مربوط به فعالیت را ‏در بر می گیرد و در نهایت قسمت سوم شامل اطلاعات تخمین زمان و هزینه انجام فعالیت در دو حالت ‏نرمال و فشرده خواهد بود. به منظور برجسته کردن سود دریافتی فعالیت از قرارداد اختصاص به مقدار ‏تخمین زده شده فعالیت در قرارداد-فهرست بها و قیمت واحد و نهایتا” قیمت کل نیز وجود دارد.‏

26-4- تسطیح منابع:

تسطیح منابع در فاز برنامه ریزی و در صورت نیاز انجام می شود.‏

‏1-26-4- نحوه تهیه و تکمیل:‏

استفاده از روش های ابتکاری و یا تلفیقی در تسطیح منابع متناسب با سیاست ها و خط مشی شرکت ‏امکان پذیر است. و درصورتی که این روش ها پاسخگوی نیاز نباشد روش برگس با الگوریتم زیر میبایست ‏توصیه شود.‏

• فعالیت ها را به ترتیب افزایش شماره ازبالا به پایین در جدولی قرار می دهیم. ‏
• از آخرین فعالیت پایین لیست شروع نموده، و فعالیت را به ترتیبی برنامه ریزی می کنیم که رابطه ‏‏²(‏IDResID‏∑)∑ در آن حداقل باشد (شکل صفحه بعد نشان دهنده نحوه محاسبه فرمول می باشد). ‏در صورتی که این رابطه در دو چند وضعیت مختلف حداقل شد، وضعیتی را انتخاب می کنیم که ‏فعالیت از حداکثر شناوری خود استفاده کرده باشد. ( بدیهی است در این عملیات موقعیت فعالیت ‏های بحرانی ثابت است.)‏
• عملیات مربوط به قدم 2 را به ترتیب برای سایر فعالیت ها از پایین به بالا تکرار می کنیم.‏
• بعد از کامل شدن عملیات مربوط به قدم 3، قدم های 2 و 3 را مجددا تکرار می کنیم. در این ‏عملیات دراغلب موارد لازم است فعالیت ها به سمت راست هدایت شوند. ( مقیاس زمان از سمت ‏چپ به راست افزایش می یابد.)‏

27-4- تعیین ‏BCWS‏ و ‏‎ BCWP‏ ‏(تعیین بودجه کار برنامه ریزی شده و بودجه کار انجام شده)‏:

این گزارشات در فاز برنامه ریزی تهیه می شود و کلیه اطلاعات تخمینی مربوط به هزینه مستقیم و ‏غیرمستقیم احتمالی فعالیت در حین کار را شامل شود.‏

‏1-27-4- نحوه تهیه و تکمیل:‏

این گزارشات شامل دو قسمت است:‏

‏ 1) جدول زمانی تخصیص بودجه‏

‏ 2) نمودار ‏S‏ به جهت نشان دادن شماتیک نحوه تعیین صرف بودجه

در قسمت مشخصات فعالیت، ستون کد ساختار کار و شرح آن؛ مدت زمان، تاریخ شروع و پایان ‏برنامه ریزی شده مقدار و واحد و زمان صورت وضعیت های احتمالی پیمانکاران.‏

در قسمت نمودار، ریال صورت وضعیت های برنامه ریزی شده دوره ای و میزان تجمعی آن در قالب ‏نمودار میله ای و خطی.‏

28-4- تعیین اوزان فعالیت ها و مشخص نمودن فعالیت ها به ‏ترتیب درصد و ارزش وزنی:

‏1-28-4- نحوه تهیه و تکمیل:‏

این بخش از کار در ابتدای پروژه و بعد از تعیین ساختار تفکیکی کار تهیه می شود و بر اساس تعیین ‏اوزان ریالی- فیزیکی فعالیتها بر اساس ردیف های قراردادی، شرح فعالیت، واحد، حجم، بهای واحد و بهای ‏کل با در نظر گرفتن ضرایب احتمالی و نهایتا اینکه درصد از کل قرارداد چگونه است، تدوین میگردد.‏

با توجه به ساختار تفکیکی کار و ردیف های فهرست بها، ستون های ردیف و شرح نوشته می شود. ‏قابل توجه اینکه بعضی از قعالیت ها چندین آیتم فهرست بهایی را شامل می شود. ستون های واحد، حجم، ‏بهای واحد، بهای کل، بهای کل با در نظر گرفتن ضرایب به راحتی از فهرست بها قابل محاسبه بوده و بایستی ‏درج شود.‏

ستون (درصد از کل قرارداد) با تقسیم اطلاعات ستون (بهای کل هر فعالیت)، با در نظر گرفتن ‏ضرایب، بر رقم کل قرارداد قابل محاسبه می باشد. بدیهی است این ستون مشخص کننده درصد ریالی ‏فعالیت ها است. بعد از تعیین ارزش وزنی کلیه فعالیت ها، می بایست فعالیت های پروژه به ترتیب ارزش ‏وزنی، و بر حسب بیشترین ارزش وزنی لیست شود.‏

29-4- تهیه گزارش تجزیه و تحلیل هزینه کلی پروژه:

این نمودارها در فاز اجراء و کنترل و بنا به ماهیت پروژه بصورت ادواری تهیه میگردند. در واقع ‏جداولی که کلیه هزینه ها پروژه را در مقاطع زمانی متفاوت در خود داشته باشند را شامل میشود.‏

‏1-29-4- نحوه تهیه و تکمیل:‏

هزینه های یك پروژه به هزینه های مستقیم كه صرف اجراء فعالیت ها می شوند و هزینه های غیر مستقیم ‏كه در اجراء پروژه صرف می شوند، قابل تقسیم هستند.‏

هزینه های مستقیم فعالیت ها ‏

در اجرای یك فعالیت، هزینه های لازم برای تامین منابع مواد و مصالح، نیروی انسانی و هزینه های ماشین ‏آلات و تجهیزاتی كه مستقیما در اجراء فعالیت به كار برده می شوند، جزء هزینه های مستقیم پروژه منظور ‏میشود. در صورتی كه اجراء فعالیتی به صورت دست دوم به پیمانكار واگذار شده باشد، كل مبلغی كه بابت ‏اجراء فعالیت به پیمانكار پرداخت می شود، جزء هزینه های مستقیم پروژه محاسبه می گردد. ‏

هزینه های غیر مستقیم پروژه ‏

در اجرای یك پروژه، علاوه بر منابعی كه مستقیما در امر اجراء فعالیت ها دخالت دارند. امور دیگری ‏نیز الزامی می باشد كه طبیعتا انجام آنها مستلزم صرف هزینه خواهد بود. امور مدیریت، نظارت و كنترل، ‏مهندسی، حسابداری و امور مشابه جزء كارهای لازم برای اجراء پروژه می باشند.

حقوق ماهیانه دریافتی ‏توسط كارمندان این امور و سایر هزینه هائی كه اجراء این امور در بر می گیرند، جزء هزنیه های غیر ‏مستقیم پروژه می باشند.

علاوه بر اینها هزینه های مربوط به كرایه محل ( دفتر مركزی، كارگاه و… ) و امور ‏منشی گری، و مخابرات ( تلفن، تلكس و… ) و بسیاری از هزینه های مشابه كه مستقیما صرف اجرای فعالیت ‏ها نشده، ولی برای اداره امور پروژه الزامی هستند، جزء هزینه های غیر مستقیم منظور می شوند.

در ‏قراردادهای پیمانكاری برای اجراء پروژه ها، با تعیین تاریخ تكمیل، ماده های پاداش در تسریع و جریمه ‏دیركرد نیز گنجانده می شود. این هزینه ها نیز جزء هزینه های غیرمستقیم می باشند.‏

30-4- تعیین پیش نیاز و پس نیاز فعالیت ها و تهیه شبکه گره ایی:

این قسمت بصورت نموداری، مشخصه پیش نیازهای/ پس نیازی منطقی اجراء را مشخص مینماید. ‏این قسمت در مرحله برنامه ریزی پروژه و بعد از تعیین پیش نیازها و پس نیازهای اجرای فعالیت ها تهیه ‏می شود.‏

‏1-30-4- نحوه تهیه و تکمیل:‏

با تعیین پیش نیازها و پس نیازهای منطقی اجرای فعالیت های پروژه که ذهنیت اجرائی کارشناسان ‏فنی و مدیریت پروژه در درون خود دارد، دیاگرام شبکه تهیه می شود.‏

شبکه از یک فعالیت شروع شده و به آخرین فعالیت ختم می شود.‏

هیچ فعالیتی بدون پیش نیاز و پس نیاز در درون شبکه وجود ندارد.‏

31-4- تعیین مسیر بحرانی اولیه:

این قسمت در ابتدای پروژه و بعد از تعیین پیش نیازها و پس نیازهای اجرای فعالیت ها و بلافاصله ‏بعد از تهیه شبکه محاسبه می شود. این قسمت بایستی فعالیتهای بحرانی و مسیر بحرانی واقع بر نمودار ‏گانت را مشخص نماید.‏

‏1-31-4- نحوه تهیه و تکمیل:‏

با تعیین پیش نیازها و پس نیازهای منطقی اجرای فعالیت های پروژه که ذهنیت اجرائی کارشناسان ‏فنی و مدیریت پروژه در درون خود دارد، زودترین و دیرترین زمان شروع و پایان هر فعالیت و نهایتا ‏شناوری و مسیر بحرانی آنها بدست می آید.

بایستی ستون های زودترین و دیرترین زمان شروع و پایان و ‏شناوری آنها در جلوی هر فعالیت درج شود. بدیهی است فعالیت هایی که شناوری آنها صفر است فعالیت ‏بحرانی نامیده می شوند و می بایست اولویت اجرایی داشته باشند. تعیین رنگ قرمز برای فعالیت های واقع ‏بر مسیر بحرانی الزامی است.‏

نکات مشخصه زیر نشان دهنده درست بودن مسیر بحرانی است:‏

مسیر بحرانی، طولانی ترین یا بزرگترین مسیر پروژه می باشد. ‏

ممسیر بحرانی، مانند هر مسیر دیگری در پروژه از اولین فعالیت شبکه شروع شده و تا آخرین ‏فعالیت پروژه بدون هیچگونه گسستگی و بریدگی امتداد دارد.‏

مسسیر بحرانی از فعالیت بحرانی می گذرد. بعبارت دیگر وقایع و فعالیت هایی که در مسیر بحرانی ‏قرار دارند، همگی بحرانی هستند.‏

هر پروژه دست کم یک مسیر بحرانی دارد.‏

بحرانی بودن یک مسیر خاصیتی ثابت و تغییر ناپذیر برای آن مسیر نیست. این خاصیت با اجرای ‏پروژه و پیدایش یا وجود شرایط ویژه ای ممکن است نصیب مسیر یا مسیرهای دیگری هم بشود.

32-4- تهیه برنامه زمان بندی تفصیلی:

این بخش در ابتدای پروژه و توسط پیمانکار تهیه و به کارفرما تحویل داده می شود. این برنامه ‏میبایست شامل مشخصاتی از قبیل شماره فعالیت، ساختار تفکیکی پروژه، شرح فعالیت، مدت زمان، تاریخ ‏شروع و پایان برنامه ریزی شده و منابع مورد نیاز هر فعالیت باشد.‏

‏1-32-4- نحوه تهیه و تکمیل:‏

زمانبندی پروژه، ابتدا و در مرحله برنامه ریزی (‏Baseline‏) با توجه به اطلاعات قراردادی و ساختار ‏تفکیکی کار و با ذهنیت سرپرستان اجرائی پیمانکار که خود مسئول اجراء و زمانبندی پروژه هستند و با ‏نظارت کارشناس کنترل پروژه، توسط کارشناس کنترل پروژه انجام می شود. با استفاده از ساختار تفکیکی ‏کار شماره گذاری فعالیت ها تعمیم داده می شود.

در پروژه های پیچیده ممکن است سطوح کمکی مابین ‏سطوح تعریفی به جهت تقسیم بندی منطقی آورده شود و یا بالعکس در پروژه هایی با فعالیت های ساده تر ‏این تقسیم بندی با سطوح کمتر انجام شود.‏

33-4- تهیه ساختار تفکیکی پروژه:

‏1-33-4- نحوه تهیه و تکمیل

اولین گام بعد از شروع پروژه تهیه نمودار درختی است. هر ردیف از نمودار درختی مشخصه یک سطح ‏کاری است که توسط تیم مدیریت پروژه شامل:‏

‏ مدیریت پروژه و کارشناسان فنی و کارشناس واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه انتخابی تهیه شود. لازم ‏بذکر است ترسیم نمودار درختی برای نشان دادن حوزه کاری پروژه الزامی است. یك ساختار تفكیكی پروژه ‏در ابتدا و یا

سطح اول، پروژه را به ناحیه های مختلف كاری و یا سرفصل های مهم پروژه تفكیك می كند.‏

‏سطح دوم و در مرحله بعدی، آنها را به دیسیپلین های مختلف (سیویل، ساختمانی، پایپینگ و مكانیكال، ‏الكتریكال و ابزار دقیق) بنا به ماهیت پروژه، دسته بندی می كند. دسته بندی دیسیپلین ها نیز در ادامه و ‏در ‏

سطح سوم به كلیه فعالیت هائی كه در حوزه کاری قرار دارد/ پروژه هستند تقسیم خواهند شد. ‏‏(بطورمثال برای كارهای سیویل، كانال بتنی زیرزمینی برای قسمت الكتریكال، سیستم های مجرای فاضلاب و ‏زهكشی، سیستم های آب آتش نشانی، فونداسیون تجهیزات، فونداسیون پایپ رك ها، پیوینگ و غیره…). ‏هر كدام از این فعالیت ها یك بسته كاری نامیده می شود و ارائه دهنده حوزه کاری از پروژه است كه ‏بجهت داشتن مقادیر، مدت زمان، ریال و پرسنلی كه عهده دار مسئولیت انجام آن است، قابل مدیریت ‏شدن میباشد.‏

سطح چهارم ساختار تفکیکی کار سطح اجرائی خواهد بود. کدینگ ساختار در انتها و بگونه ای که حروف ‏و اعداد مشخص کننده هر سطح و هر فعالیت باشد تهیه می شود.‏

در پروژه های پیچیده ممکن است سطوح کمکی مابین سطوح تعریفی به جهت تقسیم بندی منطقی آورده ‏شود و یا بالعکس در پروژه هایی با فعالیت های ساده تر این تقسیم بندی با سطوح کمتر انجام شود.‏

34-4- تهیه شرح مختصر پروژه:

به منظور استخراج اولیه اطلاعات هر پروژه در شرکت فرم شرح مختصر پروژه با کد ‏A1‎‏ تهیه ‏میگردد. این فرم شامل مختصری از اطلاعات اولیه قراردادی است و در فاز آغازین، تکمیل می شود. این فرم ‏توسط کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه هر پروژه تکمیل می شود.‏

‏1-34-4- نحوه تهیه و تکمیل:‏

این فرم شامل سه قسمت 1) خلاصه وضعیت قراردادی 2) زمان پروژه 3) مشخصه های پروژه می ‏باشد.‏

• قسمت اول خلاصه وضعیت قراردادی نام پروژه، هدف، معرفی کارفرمایان، مشاورین، پیمانکاران ‏اجرائی و… تکمیل میشود. ‏
• قسمت دوم کلیه اطلاعات مربوط به زمان پروژه همانند فرم پیوست درج می شود.‏
• قسمت سوم نواحی مختلف، مشخصات و اندازه پروژه، تعریف زیر پروژه ها و حوزه کاری پروژه درج ‏می شود.‏

بدیهی است این فرم بلافاصله بعد از آماده و تهیه شدن قرارداد از طرف شرکت یا مشاور، تهیه و ‏تکمیل می شود.‏

35-4- تهیه گزارش تجزیه و تحلیل هزینه کلی پروژه:

این نمودارها در فاز اجراء و کنترل و بنا به ماهیت پروژه بصورت ادواری تهیه میگردند. در واقع ‏جداولی که کلیه هزینه ها پروژه را در مقاطع زمانی متفاوت در خود داشته باشند را شامل میشود.‏

‏1-35-4- نحوه تهیه و تکمیل:‏

هزینه های یك پروژه به هزینه های مستقیم كه صرف اجراء فعالیت ها می شوند و هزینه های غیر مستقیم ‏كه در اجراء پروژه صرف می شوند، قابل تقسیم هستند.‏

هزینه های مستقیم فعالیت ها ‏

در اجرای یك فعالیت، هزینه های لازم برای تامین منابع مواد و مصالح، نیروی انسانی و هزینه های ماشین ‏آلات و تجهیزاتی كه مستقیما در اجراء فعالیت به كار برده می شوند، جزء هزینه های مستقیم پروژه منظور ‏میشود. در صورتی كه اجراء فعالیتی به صورت دست دوم به پیمانكار واگذار شده باشد، كل مبلغی كه بابت ‏اجراء فعالیت به پیمانكار پرداخت می شود، جزء هزینه های مستقیم پروژه محاسبه می گردد. ‏

هزینه های غیر مستقیم پروژه ‏

در اجرای یك پروژه، علاوه بر منابعی كه مستقیما در امر اجراء فعالیت ها دخالت دارند. امور دیگری ‏نیز الزامی می باشد كه طبیعتا انجام آنها مستلزم صرف هزینه خواهد بود.

امور مدیریت، نظارت و كنترل، ‏مهندسی، حسابداری و امور مشابه جزء كارهای لازم برای اجراء پروژه می باشند. حقوق ماهیانه دریافتی ‏توسط كارمندان این امور و سایر هزینه هائی كه اجراء این امور در بر می گیرند، جزء هزنیه های غیر ‏مستقیم پروژه می باشند.

علاوه بر اینها هزینه های مربوط به كرایه محل ( دفتر مركزی، كارگاه و… ) و امور ‏منشی گری، و مخابرات ( تلفن، تلكس و… ) و بسیاری از هزینه های مشابه كه مستقیما صرف اجرای فعالیت ‏ها نشده، ولی برای اداره امور پروژه الزامی هستند، جزء هزینه های غیر مستقیم منظور می شوند، در ‏قراردادهای پیمانكاری برای اجراء پروژه ها، با تعیین تاریخ تكمیل، ماده های پاداش در تسریع و جریمه ‏دیركرد نیز گنجانده می شود.

این هزینه ها نیز جزء هزینه های غیرمستقیم می باشند.‏

36-4- تهیه گزارشات پیشرفت:

این فرم می بایست کلیه اطلاعات مربوط به درصد پیشرفت برآورد شده و واقعی فعالیت را شامل ‏شود. این گزارش در فاز اجراء و بنا به ماهیت پروژه، بصورت ادواری تهیه و تدوین میشود.‏

‏1-36-4- نحوه تهیه و تکمیل:‏

این فرم شامل دو قسمت است: 1) مشخصات فعالیت 2) میزان اختلاف و انحراف‏

در قسمت مشخصات فعالیت، ستون کد ساختار کار و شرح و ارزش وزنی فعالیت بایستی درج ‏شود.‏

در قسمت دوم ابتدا میزان پیشرفت فیزیکی برنامه ریزی شده خود فعالیت و واقعی و در ستون ‏آخر میزان انحراف یا اختلاف آن، بایستی محاسبه و نوشته شود.‏

37-4- تهیه گزارشات پیشرفت ادواری:

این گزارش می بایست کلیه اطلاعات مربوط به پیشرفت پروژه ها را شامل شود. جمع آوری اطلاعات ‏این گزارش در بیست و پنج ام هر ماه شروع و در نهایت اول هر ماه ارائه می شود.‏

‏1-37-4- نحوه تهیه و تکمیل:‏

‏3 قسمت اول این گزارش بصورت مشترک برای همه پروژه های فعال و 7 قسمت دوم برای تک تک ‏پروژه محاسبه و درج می شود:‏

‏1.‏ طرح یکسان روی جلد

‏2.‏ لیست پروژه های مورد گزارش

‏3.‏ فهرست مطالب مشترک هر پروژه

گزارش هر پروژه می بایست شامل موارد زیر باشد:‏

‏4.‏ کاور معرف پروژه.‏

‏5.‏ شرح مختصر پروژه.‏

‏6.‏ گزارش کتبی مدیریت پروژه (انعکاس فعالیت های مهم و درجریان پروژه و مشکلات و انحرافات ‏احتمالی هرماه).‏

‏7.‏برنامه زمانبندی تا سطح دوم و ترکینگ شده هر پروژه.‏

‏8.‏ پیشرفت فیزیکی و میزان انحرافات احتمالی هر پروژه تا سطح دوم.‏

‏9.‏ منحنی پیشرفت فیزیکی برنامه و واقعی.‏

‏10.‏ عکس های هدفمند از فعالیت های در حال اجراء ماه.‏

لازم بذکر است که طرح جلد این گزارش برای همه ماهها یکسان بوده و فقط تاریخ و شماره آن به ‏تناسب تغییر خواهد کرد. ‏

38-4- تهیه گزارشات روزانه:

این فرم، دو نسخه ای و سه برگ است، در فاز اجراء و در دو مرحله تکمیل می شود. ابتدا فرمت دو ‏برگی از سایت به دفتر مرکزی ارسال و سپس در دفتر مرکزی با اعمال تغییراتی و بصورت فرمت مدیریتی ‏به مدیریت ارشد شرکت ارسال میشود.

قابل ذکر اینکه، فرمت گزارش روزانه طراحی شده فقط مربوط ‏به فعالیت های درون سازمانی شرکت می باشد و فرمت گزارشات روزانه کارفرما توسط ایشان به پروژه ‏های فعال شرکت داده می شود.

بدیهی است این فرم در پایان هر روز کاری در زمان انجام پروژه تکمیل و ‏به دفتر مرکزی تحویل می شود و روز بعد در دفتر مرکزی تکمیل و به مدیریت ارشد ارسال میشود. الزاما ‏نسخه خالی این فرم در روزهای غیرکاری با ثبت تاریخ و درج روز تعطیل تکمیل و تحویل خواهد شد.‏

‏1-38-4- نحوه تهیه و تکمیل:‏

برگ اول فرم شامل دو بخش که بخش اول آن شامل اطلاعات فایلینگ گزارش روزانه (تاریخ روز، ‏شماره گزارش، میزان ساعت کارکرد و نوع آب و هوای سایت و روز شمار پروژه) و درج حوادث و وقایع مهم ‏و مشکلات و پیشنهادات کارگاه می باشد که می بایست توسط ریاست محترم کارگاه تکمیل شود.

در انتهای ‏این برگ، تهیه کننده و تایید کننده بایستی کل گزارش روزانه را با ثبت مهر و یا امضاء، رسمیت بدهند.

بخش دوم برگ اول مربوط به ثبت مشخصات فعالیت و درصد پیشرفت انجام فعالیت از روی ‏مقادیر فیزیکی است. ستون ردیف مشخص کننده تعداد فعالیت های انجام شده در روز است که متناسب ‏بایستی پر شود. ستون کد ساختار شکست کار، شماره فعالیت می باشد.

از این شماره برای کلیه فعالیت های ‏ثبتی در واحد کنترل پروژه استفاده می شود. شماره فعالیت های پروژه در دفتر مرکزی تهیه و به کارگاه ‏های فعال شرکت ارسال می شود. در صورتی که شماره فعالیت برای کارشناس کنترل مشخص نباشد ‏بایستی از دفتر تهران خواسته شود.

بدیهی است ستون شرح فعالیت شرح فعالیت همان کد ساختارتفکیکی ‏کارمی باشد. بعنوان نمونه آرماتوربندی به معنی آرماتوربندی فعالیت های بتنی پروژه و یا آرماتوربندی ‏فونداسیون شماره ‏xxx‏ به معنی آرماتوربندی این فونداسیون بخصوص می باشد.

ستون های حجم کل و ‏واحد مشخص کننده حجم کل این فعالیت در قرارداد می باشد. بعنوان نمونه برای یک فونداسیون ‏بخصوص، از روی نقشه، 125 کیلوگرم آرماتور بندی در نظر گرفته شده است.

تکمیل گزارشات کنترل پروژه – ادامه

در قسمت کار انجام شده، ‏بایستی میزان کارکرد این فعالیت تا ماه قبل و میزان کارکرد در روز گزارش و نهایتا جمع آن محاسبه و درج ‏شود. ستون باقیمانده از اطلاعات درج شده ستون های حجم کل، تا ماه قبل، تجمعی این ماه محاسبه می ‏شود و حجم کل فعالیت بر طبق برنامه از تخصیص منابع در فاز برنامه ریزی بایستی آورده شود.

ستون ‏منابع تخصیص یافته به فعالیت با ذکر تعداد و استقرار کدینگی مشترک بین سایت و دفتر مرکزی به راحتی ‏قابل پیگیری است.‏

برگ دوم، جداول مربوط به تخصیص، حضور و تولید منابع در روز می باشد. جدول اول، مربوط به ‏اطلاعات حضور در دوشیفت احتمالی روز و شب و نهایتا جمع کل نیروی انسانی و جدول دوم مربوط به ‏اطلاعات آماده بودن یا نبودن و نهایتا تعداد ماشین آلات بکار گرفته شده در روز می باشد.

جداول سوم و ‏چهارم مربوط به اطلاعات مصالح وارده و تولید شده در کارگاه در روز و کنترل موجودی آن را شامل می ‏شود. جدول پیگیری روند مطالبات و صورت وضعیت و وضعیت ریالی پروژه متناسب با حساسیت های ‏کارگاهی طراحی شده است. در جدول وضعیت ریالی پروژه، اطلاعات مربوط به آخرین صورت وضعیت، ‏شامل شماره آخرین صورت وضعیت، رقم تهیه شده در کارگاه، رقم تائید شده توسط نظارت، رقم تائید ‏شده توسط نظارت مقیم و رقم تائید شده کارفرمای مقیم را در برمی گیرد. ‏

نحوه تهیه و تکمیل گزارشات کنترل پروژه ادامه

برگ سوم توسط دفتر مرکزی تهیه و تکمیل می شود. این برگ شامل 5 بخش می باشد. بخش اول ‏اطلاعات مربوط به فایلینگ پروژه است. بخش دوم جداول گزارش فعالیت های روزانه بر اساس احجام ‏کارکرد فیزیکی و وضعیت مالی کارکرد است. گزارش فعالیت های روزانه شامل ستون های ردیف، واحد ‏کارکرد واقعی، کارکرد طبق برنامه، واریانس نسبت به برنامه و حجم عقب ماندگی احتمالی است.

گزارش ‏فعالیت های روزانه بر اساس وضعیت مالی کارکرد شامل ستون های بهای واحد فعالیت، ‏BCWP، ‏BCWS‏ و ‏واریانس ریالی نسبت به برنامه است. بخش سوم مربوط به اطلاعات بهای کارکرد ریالی و تجمعی تا روز ‏مورد گزارش است. این بخش شامل سه پارامتر ‏SPI – BCWP – BCWS‏ میباشد.

بخش چهارم گرافهای ‏مربوط به ارزش کسب شده و فعالیت های مهم پروژه است.(متناسب با ماهیت پروژه) و نهایتا بخش آخر ‏مربوط به تحلیل، اظهار نظر مدیریت عامل و در صورت نیاز جوابیه کار گاه می باشد.‏

4-39- تهیه گزارشات کنترلی هفتگی و ماهانه:

این این گزارش می بایست کلیه اطلاعات مربوط پیشرفت فعالیت ها و نهایتا کل پروژه و میزان ‏انحرافات احتمالی را در بر بگیرد. این گزارش در فاز اجراء و آخر هر هفته تهیه می شود. (بایستی این امکان ‏برای مدیریت ارشد به وجود بیاید تا بتواند در اول هر هفته، روی هر پروژه بررسی اجمالی مورد نظر را ‏داشته باشند.).‏

‏1-39-4- نحوه تهیه و تکمیل گزارشات هفتگی:‏

این گزارش شامل نه قسمت می باشد:‏

‏1.‏ فهرست مطالب

‏2.‏ آنالیز سرپرست واحد کنترل پروژه از گزارش هفته

تعیین زمان پروژه، برجسته کردن عقب افتادگی های احتمالی و ارائه راه حل برای جبران تاخیرات

بررسی منابع شامل: میزان نیروی انسانی، ماشین الات و تجهیزات، مواد ومصالح و تناسب آنها با ‏روند پیشرفت مورد نظر پروژه.‏

تحلیل بودجه و هزینه های پروژه

‏3. محاسبات پیشرفت ریالی و فیزیکی پروژه. ‏

‏4. زودترین و دیرترین زمان شروع فعالیت ها و نهایتا شناوری هر فعالیت.‏

‏5.‏ پیگیری زمان برنامه تفصیلی. ‏

‏6.‏ اعلام مغایرت ها و میزان آن.‏

‏7.‏ منحنی های ریالی و فیزیکی.‏

‏8.‏ یک نسخه کپی از گزارشات روزانه هفته.‏

‏9.‏ عکس های هدفمند از فعالیت های در حال اجراء هفته.‏

لازم بذکر است که طرح جلد این گزارش برای همه هفته ها یکسان بوده و فقط تاریخ و شماره آن ‏متناسب تغییر خواهد کرد.‏

‏2-39-4- نحوه تهیه و تکمیل گزارشات ماهیانه:‏

این گزارش می بایست کلیه اطلاعات مربوط پیشرفت فعالیت ها و نهایتا کل پروژه و میزان ‏انحرافات احتمالی را در بر بگیرد. این گزارش در فاز اجراء و آخر هر ماه تهیه می شود. (بایستی این امکان ‏برای مدیریت ارشد به وجود بیاید تا بتواند در اول هر ماه بررسی کلی در روی پروژه مورد نظر داشته ‏باشند.)‏

این گزارش شامل دوازده قسمت می باشد:‏

‏1. فهرست مطالب.‏

‏2. آنالیز سرپرست واحد کنترل پروژه از گزارش ماه.‏

وارسی زمان پروژه، برجسته کردن عقب افتادگی های احتمالی و ارائه راه حل برای جبران تاخیرات.‏

تحلیل منابع شامل: میزان نیروی انسانی، ماشین الات و تجهیزات، مواد ومصالح و تناسب آنها با ‏روند پیشرفت مورد نظر پروژه.‏

بررسی بودجه و هزینه های پروژه.‏

‏3. ساختار تفکیکی کار.‏

‏4.‏ محاسبات پیشرفت ریالی و فیزیکی پروژه.‏

‏5.‏ پیگیری زمان برنامه تفصیلی. ‏

‏6. اعلام مغایرت ها و میزان آن.‏

‏7.‏ منحنی های ریالی و فیزیکی.‏

‏8. جداول کالاهای مورد نیاز.‏

‏9.‏ کلیه پرداخت های مستقیم و غیرمستقیم.‏

‏10.‏ محاسبات بودجه ای.‏

‏11.‏ درصد پیشرفت ساخت.‏

‏12.‏عکس های هدفمند از فعالیت های مهم اجرایی در ماه.‏

لازم بذکر است که طرح جلد این گزارش برای همه ماه ها یکسان بوده و فقط تاریخ و شماره آن ‏متناسب تغییر خواهد کرد.‏

40-4- تهیه لیست و توضیح بسته های کاری:

فرم تک نسخه ای است که در دو مرحله تکمیل می شود. مرحله اول مربوط به دفتر مرکزی و در ‏ابتدای پروژه و با تکمیل ساختار تفکیکی کار آماده و مرحله دوم در فاز کنترل و درست بعد از اتمام فعالیت ‏توسط کارشناس کنترل سایت تکمــیل می شود.‏

‏1-40-4- نحوه تهیه و تکمیل:‏

ابتدا لیست بسته های کاری تعیین و مشخص می شود. شماره بسته کاری با توجه به کدینگ ساختار ‏تفکیکی و توسط کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه واحد درج میگردد. متعاقبا شماره بسته کاری، ‏عنوان بسته کاری از همان ساختار تفکیکی کار درج می شود. نقشه های مربوطه و حوزه کاری با مشاوره ‏دفتر فنی و با ذکر جزئیات مورد پیش بینی می بایست درج شود.

شرح حوزه کاری نهایی فعالیت، با ذکر ‏جزئیات به شرح زیر توسط سرپرست کنترل پروژه باید درج شود:‏

میزان نفر ساعت مورد بکار گیری برای انجام فعالیت با ذکر تخصص ها.‏

تعداد ماشین در روز مورد استفاده برای انجام فعالیت با ذکر نوع ماشین.‏

میزان مواد و مصالح مصرفی برای فعالیت با ذکر نوع متریال.‏

مدت زمان انجام فعالیت با ذکر تاریخ شروع و پایان.‏

چگونگی تکنیک انجام فعالیت با توضیحات قابل بررسی می شود.‏

41-4- تهیه منحنی ‏S‏ پیشرفت برنامه:

بعد از تعیین اوزان فعالیتها و نمودار میله ای زمان، منحنی ‏S‏ بدست خواهد آمد.‏

‏4-41-1- نحوه تهیه و تکمیل:‏

با توزیع خطی ارزش وزنی فعالیت در مدت زمان آن فعالیت و نهایتا جمع جبری در واحد زمان ارزش ‏وزنی هر دوره از زمان بدست می آید. بدیهی است اطلاعات مرتبط از فرم های تعیین اوزان فعالیت ها ‏استخراج می شود.

با جمع جبری هر دوره، میزان تجمعی پروژه محاسبه می گرددد. از تعیین اوزان کاری ‏بدست آمده درهر دوره زمانی نمودار میله ای بدست می آید. از تعیین تجمعی اطلاعات منحنی ‏S‏ ‏بدست می آید.‏

42-4- تهیه منحنی های ‏‎ S ‎‏ مقایسه ایی:

این نمودارها در فاز اجراء و کنترل و بنا به ماهیت پروژه بصورت ادواری تهیه میگردند. منحنی هایی ‏که امکان قیاس شماتیک پیشرفت ریالی و فیزیکی پروژه را فراهم می آورد.‏

‏1-42-4- نحوه تهیه و تکمیل:‏

منحنی های ‏S‏ که در فاز اجراء تدوین میگردند باید شامل دو قسمت: 1) توزیع خطی ارزش وزنی ریالی و ‏فیزیکی فعالیت که در مرحله برنامه ریزی بدست می آید. 2) میزان واقعی پیشرفت ریالی و ‏فیزیکی که روی فعالیت های پروژه مورد نظر انجام میگردد.‏

بدیهی است قسمت اول این اطلاعات از فرم های تعیین اوزان فعالیت ها و توزیع خطی آن از نمودار ‏میله ای و قسمت دوم آن از محاسبات پشرفت فیزیکی و ریالی پروژه بدست می آید.‏

اطلاعات استخراجی هر دو قسمت، باید در دو ردیف ادواری و تجمعی آن باشد.‏

نمودار های مورد تدوین شامل نمودار های هیستوگرام برنامه و واقعی بصورت ادواری و خطی ‏S‏ ‏برنامه و واقعی تجمعی باشد تا امکان قیاس را فراهم آورد.‏

بدیهی است منحنی های مقایسه ای را می توان همین طور برای مواد و مصالح و یا منابع ترسیم نمود.‏

43-4- جابجایی منابع:

این فرم در ابتدای پروژه و همزمان با مطالعات قراردادی تهیه می شود. فرمی که محور افقی آن در زمان و محور عمودی آن نام منابع درج میگردد و میزان منابع مورد نیاز را در هر مقطع زمانی ‏نشان می دهد.‏

‏1-43-4- نحوه تهیه و تکمیل:‏

ابتدا می بایست با توجه به تجارب افراد متخصص و یا استانداردهای موجود میزان منابع مورد نیاز ‏برای فعالیت های در سطح اجراء برآورد شود. (بخش نیروی انسانی در تعیین اوزان فیزیکی فعالیت ها ‏استخراج میگردد).

به هر فعالیت باید منابع مورد نیاز بر اساس نیروی انسانی، نفر روز – ماشین آلات، ‏ماشین روز – مواد و مصالح، واحد اندازه گیری مورد نظر اختصاص یابد. با فرض خطی بودن، منابع در مدت ‏زمان اجراء فعالیت ها جانما می شوند. ‏

4-4- کدینگ ساختار شکست:

‏4-44-1- نحوه تهیه و تکمیل

همزمان با تهیه ساختار تفکیکی کار بایستی عملیات کد گذاری انجام شود. این كد بندی متناسب با ‏سطوح پروژه تعریف گردید و جدا كننده های این كد علامت خط تیره (- ) می باشد.‏

مشخصه نوع پروژه شركت با دو عدد در ابتدا شروع میگردد. (بعنوان نمونه پالایشگاه گاز ایلام با ‏عدد (01) است. بدیهی است پروژه های بعدی با روند صعودی این دوعدد مشخص خواهند شد.) سه ‏كاركتر بعدی، سه حرف انگلیسی زیر پروژه ها یا سطح یك پروژه شركت هست. (به عنوان مثال ‏ساختمان را با ‏Bul‏ نمایش میدهند.)‏

دو عدد بعدی سطح دو یا دیسیپلین ها یا فعالیت های مهم زیر پروژه ها نمایش میدهد (به عنوان ‏نمونه عدد 10 نمایانگر اسکلت پل میباشد). سه عدد بعدی معرف فعالیت های در سطح سوم و سه عدد ‏بعدی معرف فعالیت ها در سطح اجراء یا چهارم می باشد.‏

نكات مورد توجه اینكه:‏

نکته 1: ‏

اعداد در سطح دوم و سوم با روند صعودی مضربی از 5 خواهند بود تا فرصتی برای اضافه كردن ‏فعالیتهای احتمالی وجود داشته باشد.‏

نکته 2: ‏

در صورت افزایش سطوح تا پنجم و ششم بنا به ماهیت پروژه سه عدد، سه عدد به كاركترهای ‏كدینگ اضافه می شود.‏

45-4- محاسبات بودجه و آنالیز آنها:

این نمودارها در فاز اجراء و کنترل و بنا به ماهیت پروژه بصورت ادواری تهیه میگردند. در واقع ‏جداولی که مشخص کننده میزان ریال پیشرفت پروژه در فاز اجراء و متناسب با عملکرد اجرائی پروژه را ‏فراهم می آورند.‏

‏1-45-4- نحوه تهیه و تکمیل:‏

عناصر كلیدی در این دستورالعمل عبارتند از:‏

BCWS ‎‏ بودجه كار مورد برنامه ریزی: ‏

اینكه بر طبق برنامه، تا یك نقطه مشخص زمانی، چه مقدار بودجه به آن اختصاص میدهد و چه ‏مقدار می بایست هزینه كنیم را ‏BCWS‏ می نامیم. ‏

BCWP ‎‏ هزینه كاری که انجام گردید و بودجه بندی گردید:

پیشرفت بر اساس نصب گونه های مختلفی از مواد و مصالح و یا انجام فعالیت اندازه گیری می شود. به ‏محض نصب هر تن از سازه فلزی یا مترمكعب بتن که ریختند و یا خاكی که برداشتند و یا كلا هرگونه ‏فعالیتی در چارچوب پروژه، پیشرفت بر اساس ریال بهای واحد حاصل میشود، كه بعنوان ارزش پیشرفت ‏اکتسابی آن را میشناسند.

ACWP ‎‏ هزینه واقعی كاری که انجام گردید:‏

هزینه واقعی مصرفی برای هر كدام از بسته كاری در طول اجرای پروژه در هر زمان از اجرای پروژه، ‏ACWP‏ تعریف میگردد. ‏

CV (cost variance) =BCWP-ACWP

بدیهی است بودجه کار مورد برنامه ریزی در ابتدای پروژه و مقدار واقعی هزینه از روی اطلاعات ‏حسابداری و کدینگ قابل محاسبه است.‏

فرمت پیشنهادی در نرم افزارهای کنترل پروژه بصورت پیش فرض قابل گزارش گیری ‏است.‏

46-4- محاسبات پیشرفت فیزیکی بصورت ادواری:

این فرم در فاز اجراء و کنترل و بنا به ماهیت پروژه بصورت ادواری تهیه و تدوین میشود. جداولی ‏که مشخص کننده میزان فیزیک پیشرفت پروژه در فاز اجراء هستند را ایجاد مینماید.‏

‏1-46-4- نحوه تهیه و تکمیل:‏

با توزیع خطی ارزش وزنی فیزیکی هر فعالیت (بدیهی است ارزش وزنی فیزیکی هر فعالیت از ‏میزان تخصیص منابع قابل اندازه گیری است) در محدوه زمان انجام برنامه ریزی آن فعالیت و ‏در نهایت جمع جبری ستونی همه اوزان فعالیت ها در بازه زمانی (بنا به ماهیت پروژه این بازه ‏زمانی می تواند هفتگی و یا فصلی نیز تعریف شود) میزان پیشرفت تحت برنامه ریزی در بازه ‏زمان بدست می آید.

سپس با توجه به میزان پیشرفت فیزیکی دریافتی درحین انجام کار ‏که از گزارشات روزانه قابل محاسبه است میزان پیشرفت فیزیکی هر پروژه در هر زمان تعیین ‏میشود. ‏

در قسمت اول ستون های ردیف،کدساختار تفکیکی کار/هزینه،شرح فعالیت،حجم کل، واحد ‏ودرصد فیزیکی فعالیت نسبت به کل پروژه نشان دهنده مشخصات فعالیت می باشدو در ‏قسمت دوم فرم،ستون % پیشرفت در دو ردیف برنامه ریزی و واقعی، زمان، جمع درصد برنامه ‏و واقعی به هنگام گزارش ومابه التفاوت آنها مشخصات درصدفعالیت می باشد.‏

توزیع خطی ارزش فیزیکی فعالیت به هنگام برنامه ریزی در ردیف اول هر فعالیت درج و میزان ‏کارکرد آنها در زمان گزارش گیری در ردیف دوم بجهت مقایسه نوشته می شود. ‏

جمع ردیف های برنامه و واقعی درصد پیشرفت در ستون های مربوطه به جهت مقایسه در ‏ستون بالانس محاسبه و نوشته می شود. ‏

بدیهی است علامت منفی در ستون بالانس مشخص کننده عقب بودن از برنامه و علامت مثبت ‏مشخص کننده جلو بودن از برنامه است.‏

بجهت مشخص نمودن زمان گزارش گیری ستون زمان مربوطه پر رنگ تر از بقیه ستونها است.‏

5-توزیع نسخ:

1-5- منطبق با مندرجات فهرست اصلی مستندات توزیع گردیده.

6- پیوست:

1-6- ندارد.

نرم افزارهای مربوط به برنامه ریزی و کنترل پروژه

در حوزه برنامه ریزی و کنترل پروژه نرم افزار زیادی طراحی و در بازار پخش گردید. این نرم افزار با قابلیتهای متفاوتی در دسترس عموم هست. البته یادگیری هر یک از نرم افزار های تخصصی هست و وقت زیادی از کارشناسان و علاقمندان به برنامه ریزی و کنترل پروژه میگیرد.

نرم افزار های پر کاربرد در زمینه کنترل پروژه در حوزه ها و ماهیت پروژه ها تفاوتهایی باهم دارند. پروژه های صنعتی، ساختمانی، راهسازی و یا هر پروژه متفاوت دیگر نرم افزار خاص خود را می طلبد. معمولا کارشناسان کنترل پروژه برای حوزه فعالیت خود در یک نرم افزار تخصصی کار می کنند. در زیر نمونه هایی از نرم افزارهای برنامه ریزی و کنترل پروژه ذکر می کنیم.

برنامه های نرم افزاری تخصصی کنترل پروژه

نرم افزار PMA که اختصار عبارت Pert Master Advanced هست.

و نرم افزار MSP که مخفف عبارت Microsoft Project است.

نرم افزار  Primavera P6 که یک نرم افزار تخصصی و حرفه ای هست.

و نرم افزار Pertmaster Project Risk یک نرم افزار مدیریت ریسک پروژه هست که تولیدی شرکت Primavera محسوب میگردد.

نرم افزار TLW که مخفف عبارت Time Line for Windows هست.

و نرم افزار TL که اختصار عبارت Time Line می باشد.

نرم افزار CA-SP که مخفف عبارت CA- Super Project هست.

و نرم افزار HPM که اختصار عبارت Harvard Proiect Manager است.

نرم افزار SPM که مخفف عبارت Suretrack Project Manager می باشد.

و نرم افزار PS6 که اختصار عبارت Project Scheduler ۶ هست.

برنامه ریزی و کنترل پروژه و استاندارد ایزو 9001

الزامات سیستم مدیریت کیفیت برای تمام شرکتها کاربرد دارد. در بخشی از استاندارد ایزو 9001 به برنامه ریزی اشاره میگردد. هر شرکتی بایستی در تولید و یا ارایه خدمت و یا اجرای پروژه برنامه ریزی داشته باشد.

برنامه ریزی و کنترل پروژه فرایندی هست که مختص شرکتهای پروژه محور هست. مستندسازی روش اجرایی کنترل پروژه یا دستورالعمل کنترل پروژه از واجبات در هر سازمانی محسوب می گردد.

کارشناس طراحی و مستندسازی سیستم مدیریت کیفیت بایستی با کمک کارشناس کنترل پروژه فرایند برنامه ریزی و کنترل پروژه را مستند سازی کند.

بازار کار برنامه ریزی و کنترل پروژه

خیلی از شرکتها بدنبال ایجاد یک برنامه ریزی مدون بهمراه مکانیزم کنترل پروژه هستند. بازار کار برنامه ریزی و کنترل پروژه بواسطه افزایش تعداد پروژه ها رو به افزایش نیز هست.

برنامه ریزی و کنترل پروژه یکی از دروس اصلی مهندسی صنایع هست. متافانه دانشجویان به اهمیت این درس پی نبردند. چنانچه افرادی موضوع برنامه ریزی و کنترل پروژه را درک کنند و نرم افزارهای آنرا یاد بگیرند بازار کار خوبی خواهند داشت. درآمد و حقوق کارشناسان حرفه ای برنامه ریزی و کنترل پروژه نسبت به خیلی از هم دوره های خودشان خیلی بالاتر است.

استخدام کارشناس کنترل پروژه آمار رو به افزایشی دارد. برای همین ما توصیه میکنیم که علاقمندان از هم اکنون به فکر یادگیری نرم افزارهای تخصصی آن باشند. همچنین روش های اجرایی و دستورالعملهای کنترل پروژه را مطالعه نمایید تا بتوانید در امر مستندسازی آن نیز مهارت کسب کنید.

شرح وظایف کنترل پروژه

شرح وظایف کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه شامل امور مختلفی می تواند باشد. در یک شرکت بزرگ معمولا امور برنامه ریزی و کنترل پروژه توسط یک تیم هدایت می گردد. بنابراین هر فردی ممکنه در این تیم شرح وظایف مختص به خود را داشته باشد. بعنوان مثال وظیفه یکی از کارشناسان واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه دریافت گزارشات روزانه پیشرفت و درج اطلاعات آن در نرم افزار باشد.

شرح وظایف هر یک از کارشناسان برنامه ریزی و کنترل پروژه توسط سر تیم و یا رهبر واحد کنترل پروژه تهیه و تدوین گردد. نمونه فرم شرح وظایف درهمین سایت موجود است. برای دانلود فایل WORD شرح وظایف خام بر روی منوی دانلود رایگان فرمهای ایزو ISO کلیک نمایید. از آنجا فایل WORD شناسنامه شغل را پیدا و دانلود رایگان نمایید.

نمونه فرمهای کنترل پروژه در لینک فوق نیز موجود است. دانلود فرمهای کنترل پروژه برای ایجاد یک سیستم کنترل پروزه می تواند مفید باشد.

نمونه روش اجرایی برنامه ریزی و کنترل پروژه

دانلود رایگان نمونه روش اجرایی برنامه ریزی و کنترل پروژه بصورت فایل WORD در انتهای همین مطلب موجود است.

نمونه دستورالعمل برنامه ریزی و کنترل پروژه فقط جنبه الگو برداری دارد. لذا شما می توانید متناسب با نیاز سازمان خود آن را ویرایش نمایید. برای همین ما نمونه رویه برنامه ریزی و کنترل پروژه در قالب word قرار دادیم.

علاوه بر روش اجرایی کنترل پروژه ، سایر روشهای اجرایی در منوی دانلود رایگان مستندات ایزو برای دانلود رایگان وجود دارد.

آموزش برنامه ریزی و کنترل پروژه

دریافت آموزش برنامه ریزی و کنترل پروژه برای متقاضیان یادگیری این علم خیلی اهمیت دارد. مرکز سیستم کاران یکی از مجریان برگزاری دوره های آموزشی برنامه ریزی و کنترل پروژه هست.

اخذ گواهینامه آموزشی برنامه ریزی و کنترل پروژه از طریق مرکز سیستم کاران به شماره تماس 79165-021 انجام میگردد. جهت دریافت گواهینامه آموزشی برنامه ریزی و کنترل پروژه از طریق منوی مرکز آموزش اقدام بفرمایید.

گواهینامه دوره آموزشی برنامه ریزی و کنترل پروژه در سطوح مختلف علمی و نرم افزاری صادر می گردد. دارا بودن این مدرک آموزشی برنامه ریزی و کنترل پروژه می تواند در استخدام و یا مهاجرت خیلی کارایی داشته باشد.

دانلود رایگان نمونه روش اجرایی برنامه ریزی و کنترل پروژه – فرمت Word