نحوه کد گذاری مستندات آموزش تدوین دستورالعمل کدگذاری مستندات

در عصر حاضر که سازمان‌ها با حجم گسترده‌ای از اطلاعات و اسناد دیجیتال و فیزیکی مواجه هستند، مدیریت صحیح مستندات به یکی از ارکان حیاتی بهره‌وری، انطباق‌پذیری و شفافیت عملیاتی می باشد. هر سازمان برای انجام وظایف روزمره خود، توسعه فرایندها، رعایت الزامات قانونی، اجرای ممیزی‌های داخلی و خارجی، و دستیابی به اهداف کیفی نیازمند تولید، نگهداری و به‌روزرسانی مستمر مستندات است. مستندات مختلفی از جمله فرم‌ها، روش‌های اجرایی، دستورالعمل‌ها، گزارش‌ها و سایر مدارک پشتیبان در هر مجموعه ای وجود دارد. لذا نحوه کد گذاری مستندات یکی از چالشهای هر سازمانی تلقی می گردد.

اما صرف تولید این مستندات کافی نیست. اگر مستندات به‌صورت اصولی دسته‌بندی و شناسایی نشوند، به مرور زمان دچار آشفتگی، تکرار، امحاء قابلیت ردیابی و حتی تضاد اطلاعاتی می گردد. در این شرایط، رهگیری یک سند خاص، کنترل نسخه‌های مختلف و اطمینان از استفاده از سند صحیح به چالش بزرگی برای سازمان تبدیل می‌گردد.

نحوه کد گذاری مستندات و آموزش تدوین دستورالعمل کدگذاری مستندات یکی از خدمات مرکز سیستم کاران است. جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد روش های اجرایی کدگذاری مستندات و اخذ گواهینامه ایزو با شماره 79165-021 تماس بگیرید. همچنین می توانید سئوالات خود را در مورد نحوه کدگذاری مستندات با شماره 09198386295 در چت با تلگرام یا ایتا و یا واتساپ از کارشناسان ما بپرسید.

روشهای کدگذاری مستندات

یکی از روش‌های خوب و کاربردی برای جلوگیری از این مشکلات، استقرار یک سیستم منسجم و ساختارمند برای کدگذاری مستندات است. کدگذاری به معنای اختصاص یک شناسه یکتا، قابل تحلیل و معنادار به هر سند سازمانی است که بر اساس معیارهایی مانند نوع سند، واحد تهیه‌کننده، فرآیند مرتبط، شماره ترتیبی و نسخه، طراحی می‌شود. این شناسه نه تنها موجب شناسایی دقیق و سریع سند می‌شود، بلکه کنترل تغییرات و دسترسی به سوابق اسناد را نیز تسهیل می‌کند.

استفاده از یک نظام استاندارد کدگذاری باعث می‌شود که کلیه کاربران در سطوح مختلف سازمان بتوانند اسناد مورد نظر خود را به راحتی بیابند، از نسخه صحیح آن استفاده کنند و از بروز اشتباهات مدیریتی جلوگیری گردد. همچنین، در فرآیندهای ممیزی، این انسجام کدگذاری، بادقت و حرفه‌ای سیستم مدیریت مستندات سازمان را به‌خوبی نشان می‌دهد و تطابق با الزامات استانداردهایی چون ISO 9001 را نیز تضمین می‌کند.

در ادامه با نگاهی جامع، اصول، مراحل و ساختارهای پیشنهادی برای طراحی و پیاده‌سازی سیستم کدگذاری مستندات در سازمان‌ها مورد بررسی قرار گیرد. این راهنما می‌تواند به‌عنوان مرجع تدوین دستورالعمل کدگذاری در سازمان‌هایی با ماهیت تولیدی، خدماتی، صنعتی یا آموزشی استفاده کنیم. سپس به بهبود فرآیندهای مستندسازی، تسریع در جست‌وجو، پیشگیری از تکرار اسناد و ارتقاء انضباط سازمانی کمک شایانی نماید.

اهداف کدگذاری مستندات

کدگذاری مستندات با هدف ایجاد ساختاری منظم و یکتا برای شناسایی هر سند در سازمان انجام می‌دهیم. با اینکار امکان ردیابی سریع، مدیریت بهتر و جلوگیری از تکرار اسناد فراهم میگردد. از طریق کدگذاری، هر سند دارای یک شناسه منحصربه‌فرد می‌شود که به کاربر این امکان را می‌دهد تا بدون سردرگمی و اتلاف وقت، به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کند.

فرآیند کدگزاری مستندات همچنین به هماهنگ‌سازی میان واحدهای مختلف سازمان کمک می‌کند، چرا که با استفاده از یک الگوی مشخص کدگذاری، مستندات در تمامی بخش‌ها با زبانی مشترک قابل شناسایی و طبقه‌بندی خواهند بود. علاوه بر آن، کدگذاری به مدیریت موثرتر تغییرات، کنترل نسخه‌ها و سوابق اسناد یاری می‌رساند و نقش مهمی در اثربخشی سیستم‌های مدیریتی مانند ISO 9001 ایفا می‌کند.

استقرار نظام کدگذاری صحیح باعث افزایش شفافیت در فرآیندهای سازمانی و بهبود پاسخ‌گویی در زمان ممیزی‌ها یا بررسی‌های رسمی می‌گردد.

اصول طراحی سیستم کد گذاری مستندات

طراحی یک سیستم کارآمد برای کدگذاری مستندات نیازمند رعایت مجموعه‌ای از اصول بنیادین و حرفه‌ای است که تضمین می‌کنند این سیستم در طول زمان پاسخگوی نیازهای سازمان باشد. این اصول باید به گونه‌ای تعریف شوند که هم از نظر فنی قابل پیاده‌سازی باشند و هم از لحاظ عملیاتی، کاربرد آسان و مؤثر داشته باشند. در ادامه، مهم‌ترین اصول طراحی سیستم کدگذاری با توضیح کامل تشریح می شوند:

۱. اصل یکتایی (Uniqueness)

هر سند در سازمان باید دارای یک شناسه منحصربه‌فرد باشد. این اصل به جلوگیری از تکرار، اشتباه در شناسایی و سردرگمی میان اسناد کمک می‌کند. عدم رعایت این اصل می‌تواند منجر به استفاده نادرست از سند یا به‌کارگیری نسخه‌های قدیمی شود که پیامدهای جدی در پی خواهد داشت، به‌ویژه در سازمان‌هایی که با استانداردهای کیفیت یا ممیزی‌های رسمی سروکار دارند.

۲. اصل خوانایی و قابلیت تفسیر (Readability & Interpretability)

کدی که برای مستندات تعریف می‌گرد باید برای کاربران سازمان قابل درک باشد و اجزای آن دارای معنا و ساختار مشخص باشند. به عبارت دیگر، کاربر باید بتواند با مشاهده کد، اطلاعاتی اولیه درباره نوع سند، واحد تهیه‌کننده یا فرآیند مربوطه دریافت کند. این امر سبب تسهیل آموزش کارکنان، افزایش سرعت بازیابی اسناد و کاهش خطاهای انسانی می‌گردد.

۳. اصل انسجام و یکپارچگی (Consistency)

الگوی کدگذاری باید برای کلیه مستندات سازمان یکسان و هماهنگ باشد. وجود روش‌های متعدد و پراکنده برای کدگذاری، سازمان را دچار بی‌نظمی کرده و موجب دشواری در مدیریت اسناد خواهد شد. انسجام در الگو و ساختار کدگذاری به کاربر کمک می‌کند تا با کمترین آموزش، بتواند اسناد را دسته‌بندی و شناسایی کند.

۴. اصل انعطاف‌پذیری و توسعه‌پذیری (Flexibility & Scalability)

سیستم کدگذاری باید به‌گونه‌ای طراحی شود که در آینده قابل گسترش باشد و با افزایش تعداد مستندات یا تغییر در ساختار سازمان، دچار محدودیت یا تداخل نشود. به عنوان مثال، اگر سازمان تصمیم به ایجاد واحدهای جدید یا افزودن فرآیندهای تازه گرفت، ساختار کد باید ظرفیت پذیرش این تغییرات را داشته باشد، بدون آنکه نظم و ساختار موجود را دچار اختلال کند.

۵. اصل انطباق با ساختار سازمانی و فرآیندها (Alignment with Organizational Structure)

کدگذاری باید بازتابی از ساختار واقعی سازمان باشد. به عبارتی دیگر، نوع کد و بخش‌های آن باید نمایانگر واحدها، فرآیندها یا نوع مستندات مورد استفاده در سازمان باشند. این انطباق باعث می‌شود کدها نه تنها معنا داشته باشند، بلکه بتوان از آن‌ها به‌عنوان ابزاری برای تجزیه و تحلیل و ارزیابی نیز استفاده کرد.

6. اصل سادگی و سهولت استفاده (Simplicity)

کدگذاری نباید بیش از حد پیچیده و طولانی باشد، چرا که کاربران ممکن است در به‌خاطر سپردن و استفاده از آن دچار مشکل شوند. یک سیستم کدگذاری موفق باید میان جزئیات کافی و سادگی ساختار تعادل برقرار کند. ساده بودن کدها باعث می‌شود کاربران راحت‌تر آن‌ها را در سیستم ثبت و بازیابی کنند.

۷. اصل استفاده از علائم مجاز (Valid Characters)

در طراحی کدها باید تنها از حروف و اعداد مجاز استفاده شود و از به‌کارگیری کاراکترهای خاص مانند /، *، @ یا فاصله خودداری گردد؛ چرا که این علائم ممکن است در نرم‌افزارهای مدیریتی یا سیستم‌های اطلاعاتی باعث بروز خطا یا اختلال بشوند. بنابراین، لازم است لیست کاراکترهای مجاز در دستورالعمل کدگذاری تعریف و ابلاغ بکنیم.

۸. اصل کنترل نسخه‌ها (Version Control Integration)

کدگذاری مستندات باید به‌گونه‌ای انجام دهیم که نسخه‌های مختلف یک سند قابل شناسایی و تمایز باشند. به همین دلیل، بخشی از کد یا شناسه سند باید به شماره نسخه یا شماره بازنگری اختصاص یابد (مثلاً Rev01، Rev02 و …). این اصل به جلوگیری از استفاده ناخواسته از نسخه‌های منسوخ کمک می‌کند و در کنترل تغییرات سازمانی نقش حیاتی دارد.

رعایت این اصول، به سازمان کمک می‌کند تا یک سیستم کدگذاری مستندات دقیق، منعطف، قابل مدیریت و آینده‌نگر طراحی کند که در برابر رشد اطلاعات، تغییرات ساختاری و نیازهای مدیریتی مقاوم باشد. پیاده‌سازی صحیح این اصول، زیربنای موفقیت سیستم مستندسازی و مدیریت دانش در هر سازمانی خواهد بود. دستورالعمل کدگذاری اطلاعات مدون را بخوانید.

نحوه کد گذاری مستندات و آموزش تدوین دستورالعمل کدگذاری مستندات یکی از خدمات مرکز سیستم کاران است. جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد روش های اجرایی کدگذاری مستندات و اخذ گواهینامه ایزو با شماره 79165-021 تماس بگیرید. همچنین می توانید سئوالات خود را در مورد نحوه کد گذاری مستندات با شماره 09198386295 در چت با تلگرام یا ایتا و یا واتساپ از کارشناسان ما بپرسید.

ساختار پیشنهادی کدگذاری مستندات

برای استقرار یک سیستم مؤثر در کدگذاری مستندات، استفاده از یک ساختار استاندارد و نظام‌مند ضروری است. این ساختار باید بتواند اطلاعات کلیدی مربوط به هر سند را در قالب یک کد خلاصه، یکتا و قابل فهم نمایش دهد. به همین منظور، پیشنهاد می‌شود کد هر سند از چند بخش مشخص تشکیل شود که هر بخش معنا و کارکرد خاص خود را دارد. این اجزا به صورت پشت‌سرهم و با جداکننده‌هایی مانند خط فاصله ( – ) از یکدیگر تفکیک می‌شوند تا خوانایی و نظم بیشتری در کد ایجاد گردد.

کدگذاری مستندات – کاراکتر اول

نخستین بخش کد، نوع سند را مشخص می‌کند. به عنوان مثال، اگر سند یک دستورالعمل کاری باشد، می‌توان از علامت اختصاری “WI” (مخفف Work Instruction) برای آن استفاده کرد. در صورتی که سند یک روش اجرایی باشد، “PR” (Procedure) و برای فرم‌ها نیز “FM” (Form) انتخاب می‌شود. این بخش به کاربران کمک می‌کند تا در نگاه اول نوع سند را شناسایی کنند.

کاراکتر دوم کد مستندات

دومین بخش کد معمولاً نشان‌دهنده واحد یا دپارتمانی است که سند مربوط به آن تهیه شده است. برای نمونه، واحد منابع انسانی با کد “HR”، واحد کنترل کیفیت با کد “QC”، واحد مالی با “FN”، و تولید با “PD” مشخص می‌شوند. این قسمت از کد باعث می‌شود که مستندات هر واحد به‌راحتی از یکدیگر تفکیک‌پذیر باشند.

قسمت سوم کد مستندات و سوابق

بخش سوم کد معمولاً به فرآیند، فعالیت یا موضوع محتوایی سند اشاره دارد. این بخش می‌تواند نمایانگر فرآیندهایی مانند آموزش (“TR”)، خرید (“PRC”)، استخدام (“REC”) یا نگهداری و تعمیرات (“MT”) باشد. این لایه از کدگذاری باعث طبقه‌بندی دقیق‌تر مستندات بر اساس محتوای آن‌ها می‌شود.

در ادامه، یک شماره ترتیبی به سند اختصاص داده می‌شود که معمولاً عددی سه یا چهار رقمی است (مانند 001 یا 014). این شماره ترتیبی مشخص می‌کند سند چندمین مورد از آن نوع در آن واحد و فرآیند خاص است و باعث تمایز آن از سایر اسناد مشابه می‌گردد.

کارکترهای بعدی مستندات

در پایان کد، معمولاً شماره نسخه یا کد بازنگری سند قرار می‌گیرد که با عبارتی مانند “Rev00” برای نسخه اولیه و “Rev01”، “Rev02” و … برای نسخه‌های بازنگری‌شده مشخص می‌شود. این بخش بسیار حیاتی است، زیرا به کاربران اجازه می‌دهد که از به‌روزترین نسخه سند استفاده کنند و از تداخل اطلاعات یا استفاده از نسخه‌های قدیمی جلوگیری گردد.

برای مثال، یک کد مانند WI-QC-TR-014-Rev01 نشان می‌دهد که این سند، یک دستورالعمل کاری (WI) مربوط به واحد کنترل کیفیت (QC) و درباره آموزش (TR) است که چهاردهمین سند در این گروه به حساب می‌آید و در حال حاضر در نسخه اول بازنگری‌شده (Rev01) قرار دارد.

در مجموع، این ساختار پیشنهادی باعث می‌شود کد هر سند نه‌تنها یکتا و قابل ردیابی باشد، بلکه اطلاعات اصلی آن را نیز در خود داشته باشد و کاربران بدون نیاز به باز کردن سند، شناخت کافی از آن به‌دست آورند. این شفافیت و نظم، بهره‌وری سیستم مستندسازی را به شکل چشمگیری افزایش می‌دهد و پاسخ‌گویی به الزامات ممیزی، ردیابی، به‌روزرسانی و مدیریت اطلاعات را ساده‌تر و دقیق‌تر می‌سازد.

توجه بفرمایید که این سیستم کدگذاری پیشنهادی فقط یک الگو است.

نحوه کد گذاری مستندات و آموزش تدوین دستورالعمل کدگذاری مستندات یکی از خدمات مرکز سیستم کاران است. جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد روش های اجرایی کدگذاری مستندات و اخذ گواهینامه ایزو با شماره 79165-021 تماس بگیرید. همچنین می توانید سئوالات خود را در مورد اینکه کنترل مستندات چیست؟ و نحوه کد گذاری مستندات با شماره 09198386295 در چت با تلگرام یا ایتا و یا واتساپ از کارشناسان ما بپرسید.

مراحل تدوین دستورالعمل کدگذاری مستندات

تدوین دستورالعمل کدگذاری مستندات یک فرآیند نظام‌مند و مرحله‌ای است که هدف آن ایجاد ساختاری یکپارچه، قابل فهم و استاندارد برای شناسایی، دسته‌بندی و بازیابی مستندات در سازمان است. این فرآیند به گونه‌ای طراحی می‌شود که علاوه بر پاسخ‌گویی به الزامات سیستم‌های مدیریتی (مانند ایزو 9001)، در عمل نیز برای کاربران کاربردی، ساده و قابل اجرا باشد. مراحل تدوین این دستورالعمل به شرح زیر است.

1. نیازها و الزامات سازمان باید تحلیل گردد.

در نخستین گام، باید نیازهای واقعی سازمان در زمینه مستندسازی و کدگذاری به‌طور دقیق شناسایی شود. این نیازها می‌توانند شامل تسهیل بازیابی اسناد، جلوگیری از تکرار، اطمینان از استفاده از نسخه‌های به‌روز، یا رعایت الزامات ممیزی‌های خارجی باشند. همچنین در این مرحله باید به بررسی الزامات استانداردهای بین‌المللی (مانند ISO)، دستورالعمل‌های قانونی و فرآیندهای سازمانی پرداخته شود.

2. انواع مستندات موجود شناسایی شوند.

در این مرحله، تمامی انواع اسناد و مدارک مورد استفاده در سازمان دسته‌بندی و فهرست می‌شوند. به طور معمول، اسناد سازمان شامل مواردی مانند روش‌های اجرایی (Procedures)، دستورالعمل‌های کاری (Work Instructions)، فرم‌ها (Forms)، سیاست‌ها (Policies)، گزارش‌ها (Reports) و سوابق (Records) هستند. شناخت دقیق این انواع، پایه طراحی ساختار کدگذاری را تشکیل می‌دهد.

3. سازمان به واحدها و فرآیندها تقسیم بندی گردند.

برای اینکه کدها معنا‌دار باشند، لازم است سازمان از نظر ساختاری و فرآیندی تقسیم‌بندی شود. در این مرحله، واحدهای سازمانی (مانند منابع انسانی، مالی، تولید، کنترل کیفیت و…) و فرآیندهای کلیدی مرتبط با آن‌ها شناسایی و کدگذاری اولیه آن‌ها تعریف می‌گردد. این مرحله کمک می‌کند تا اسناد هر واحد و فرآیند به‌درستی و بدون ابهام از یکدیگر تفکیک بشوند.

4. ساختار کدگذاری طراحی گردد.

در این گام، ساختار نهایی کدگذاری تدوین می‌شود. این ساختار معمولاً شامل چند بخش است که هر کدام نمایانگر یک ویژگی کلیدی از سند می‌باشند، مانند نوع سند، واحد مرتبط، فرآیند مربوطه، شماره ترتیبی و شماره بازنگری. برای مثال، ساختاری مانند WI-QC-PR-015-Rev01، دربردارنده یک دستورالعمل کاری (WI)، مربوط به واحد کنترل کیفیت (QC)، برای فرآیند تولید (PR)، با شماره ترتیب 015 و نسخه بازنگری اول (Rev01) است.

5. قواعد و فرمت‌های یکنواخت تعریف گردد.

برای جلوگیری از سردرگمی کاربران و تسهیل آموزش، باید قواعد مشخص و یکنواختی برای استفاده از حروف، اعداد، جداکننده‌ها (مانند خط فاصله یا اسلش)، تعداد کاراکترها، نحوه درج شماره نسخه و شیوه به‌روزرسانی آن‌ها تعریف شود. همچنین باید تعیین گردد که آیا از کدهای عددی استفاده می‌گردد یا ترکیبی از حروف و اعداد.

6. دستورالعمل به‌صورت رسمی مستندسازی گردد.

پس از طراحی ساختار و تعریف قواعد، باید دستورالعمل کدگذاری به‌صورت مکتوب و رسمی تهیه شود. این دستورالعمل باید شامل هدف، دامنه کاربرد، تعاریف، ساختار پیشنهادی کدگذاری، روش تخصیص کد، مسئولیت‌ها، و نحوه مدیریت و بازنگری اسناد باشد. این مستند باید به زبان ساده و کاربردی نوشته شود تا برای تمامی کاربران قابل فهم باشد.

7. آموزش کاربران انجام و دستورالعمل ابلاغ گردد.

پس از تدوین، لازم است دستورالعمل تهیه‌شده به تمامی کاربران مرتبط آموزش داده شود. این آموزش می‌تواند به‌صورت حضوری، مجازی یا از طریق راهنماهای داخلی باشد. همچنین باید از طریق سیستم مستندسازی یا نامه رسمی، این دستورالعمل به واحدها ابلاغ شود تا از اجرای هماهنگ و یکپارچه آن اطمینان حاصل گردد.

8. اجرای آزمایشی برگذار و از کاربران بازخورد گیری شود.

پیش از اجرای کامل، بهتر است دستورالعمل به‌صورت آزمایشی در یک یا چند واحد پیاده‌سازی گردد. این کار به شناسایی اشکالات احتمالی، نیازهای اصلاحی و نقاط ضعف کمک می‌کند. بازخورد کاربران در این مرحله بسیار ارزشمند است و می‌تواند باعث بهبود دستورالعمل قبل از اجرای نهایی آن گردد.

9. دستورالعمل اصلاح، تایید نهایی و اجرای کامل گردد.

بر اساس بازخوردهای دریافتی از مرحله آزمایشی، اصلاحات لازم در دستورالعمل اعمال می‌شود. پس از تایید توسط مدیریت یا کمیته مستندسازی، نسخه نهایی دستورالعمل ثبت و منتشر می‌شود و اجرای کامل آن در سطح سازمان آغاز می‌شود.

10دستورالعمل بازنگری و بهبود مستمر گردد.

در نهایت، برای حفظ کارایی و اثربخشی سیستم کدگذاری، باید فرآیند بازنگری دوره‌ای دستورالعمل در فواصل مشخص یا پس از تغییرات سازمانی در نظر بگیریم. این بازنگری‌ها باید ثبت کنیم و در صورت لزوم، نسخه جدید دستورالعمل منتشر کنیم.

کنترل نسخه‌ها و تغییرات

یکی از عناصر مهم در کدگذاری، استفاده از بخش نسخه (Revision) در انتهای کد است.

Rev00 → نسخه اولیه

Rev01 → اولین بازنگری

Rev02 → بازنگری دوم و …

همچنین باید تاریخ بازنگری و مسئول بازنگری در شناسنامه سند ذکر کنیم.

خطاهای رایج در کدگذاری مستندات

در فرآیند کدگذاری مستندات، در صورت عدم رعایت اصول و استانداردهای لازم، بروز برخی خطاهای رایج می‌تواند منجر به سردرگمی، اشتباه در بازیابی اطلاعات، یا ایجاد اختلال در سیستم مدیریت مستندات گرددد. یکی از این خطاها، استفاده از نمادهای غیرمجاز نظیر /، *، % و یا سایر کاراکترهایی است که ممکن است در برخی نرم‌افزارها یا بانک‌های اطلاعاتی پشتیبانی نگردد و در نتیجه مانع از ذخیره‌سازی یا دسترسی صحیح به اسناد شوند.

خطای دیگر، تخصیص کدهای بسیار مشابه یا یکسان به اسناد مختلف است که موجب تداخل در شناسایی و طبقه‌بندی می‌گردد و ریسک اشتباهات انسانی را افزایش می‌دهد. همچنین، عدم ثبت نسخه‌ها، تاریخ بازنگری یا عدم به‌روزرسانی اطلاعات مربوط به تغییرات، باعث می‌شود نسخه‌های قدیمی و جدید سند از هم قابل تفکیک نباشند و به‌مرور موجب کاهش اعتماد به سیستم مستندسازی شود.

نبود هماهنگی بین واحدها و عدم پیروی از یک ساختار مشخص نیز از دیگر خطاهای متداول است؛ در چنین حالتی، ممکن است هر واحد بر اساس سلیقه خود اقدام به کدگذاری کرده و این موضوع سبب بی‌نظمی، ناسازگاری و ناکارآمدی در سیستم کلی گردد.

برای پیشگیری از این خطاها، لازم است دستورالعمل کدگذاری مستندات به‌طور شفاف تدوین شده و کلیه کاربران آموزش‌های لازم را دریافت کنند، ضمن آنکه اجرای این دستورالعمل به‌صورت منظم پایش و بازنگری گردد.

کدگذاری مستندات – مزایا

فرایند کدگذاری مستندات، یکی از ارکان بنیادین در نظام مدیریت اطلاعات سازمانی به شمار می‌رود و نقش کلیدی در ایجاد نظم، انسجام، شفافیت و کارایی اطلاعات ایفا می‌کند. در سازمان‌های کوچک و بزرگ، حجم زیاد مستندات و اطلاعات تولیدشده روزانه، چالشی جدی برای طبقه‌بندی، نگهداری، بازیابی و به‌روزرسانی آن‌ها به‌وجود می‌آورد.

در این میان، نبود یک ساختار استاندارد و مدون برای کدگذاری می‌تواند باعث بروز سردرگمی، اشتباهات تکراری، تداخل اسناد و در نهایت کاهش بهره‌وری گردد. به همین دلیل، طراحی و استقرار یک دستورالعمل جامع برای کدگذاری مستندات، گامی اساسی در جهت بهبود فرآیندهای سازمانی، تسهیل مدیریت دانش و انطباق با استانداردهای بین‌المللی نظیر ISO 9001 محسوب می‌شود.

ردیابی مستندات با کد گذاری

کدگذاری مستندات نه‌تنها به شناسایی سریع‌تر اسناد و تشخیص نوع، محل، تاریخ و وضعیت آن‌ها کمک می‌کند، بلکه امکان ردیابی نسخه‌ها، بررسی سوابق تغییرات و جلوگیری از استفاده هم‌زمان چند نسخه را فراهم می‌سازد. تدوین این دستورالعمل باید بر پایه اصولی چون سادگی، خوانایی، قابلیت توسعه، هم‌راستایی با ساختار سازمانی و سازگاری با سیستم‌های نرم‌افزاری صورت گیرد تا برای تمامی کاربران، قابل‌فهم و قابل‌اجرا باشد.

همچنین باید توجه داشت که طراحی ساختار کدگذاری، نیازمند تحلیل دقیق طبقه‌بندی‌های موجود در سازمان، مشارکت واحدهای ذی‌ربط، درک نیازهای عملیاتی و درنظرگرفتن مواردی مانند نوع سند، محل نگهداری، نسخه و تاریخ بازنگری است. کنترل تغییرات، بروزرسانی نسخه‌ها، و ثبت دقیق اطلاعات نسخه‌ای نیز باید به‌عنوان بخش جدانشدنی این نظام تلقی گردد تا شفافیت و ردیابی دقیق تضمین شود.

از سوی دیگر، آگاهی از خطاهای رایج در کدگذاری مستندات مانند استفاده از نمادهای ممنوع، تخصیص کدهای تکراری، عدم درج تاریخ بازنگری و عدم هماهنگی بین واحدها، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با برنامه‌ریزی پیشگیرانه، از بروز مشکلات جلوگیری کنند. این امر با آموزش مستمر، نظارت دقیق و بازبینی دوره‌ای دستورالعمل‌ها امکان‌پذیر خواهد بود.

تدوین روش اجرایی کد گذاری مستندات

در مجموع، می‌توان نتیجه گرفت که تدوین و اجرای صحیح روش اجرایی کدگذاری مستندات، نه یک اقدام تشریفاتی، بلکه ابزاری راهبردی برای دستیابی به چابکی، انضباط سازمانی، بهینه‌سازی گردش اطلاعات و افزایش کیفیت مدیریت دانش در سازمان‌هاست. موفقیت در این مسیر، نیازمند تعهد مدیریت ارشد، همراهی واحدهای عملیاتی و به‌کارگیری ابزارهای مناسب نظارتی است.

نحوه کد گذاری مستندات و آموزش تدوین دستورالعمل کدگذاری مستندات یکی از خدمات مرکز سیستم کاران است. جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد روش های اجرایی کدگذاری مستندات و اخذ فوری گواهینامه ایزو با شماره 79165-021 تماس بگیرید. همچنین می توانید سئوالات خود را در مورد نحوه کد گذاری مستندات با شماره 09198386295 در چت با تلگرام یا ایتا و یا واتساپ از کارشناسان ما بپرسید.

موارد مرتبط با نحوه کد گذاری مستندات ایزو

روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون – کنترل مستندات

کنترل سوابق کیفی چیست؟