سر فصلهای مهم
Toggleوظایف ، مسئولیت ها و اختیارات سازمانی – بند 5-3 استاندارد ISO 9001
وظایف ، مسئولیت ها و اختیارات سازمانی – بند 5-3 استاندارد ISO 9001 ،در میان بندهای متعدد، اهمیت ویژهای دارد. این بند، ستون فقرات ساختار سازمانی اثربخش در چارچوب یک QMS محسوب میگردد.
مطالعه مقاله وظایف ، مسئولیت ها و اختیارات سازمانی بند 5-3 استاندارد ISO 9001 به مدیران، کارشناسان کیفیت و تمامی کارکنان سازمان کمک میکند تا درکی روشن از نحوه تعریف، ابلاغ و اجرای وظایف ، مسئولیت ها و اختیارات در سازمان خود به دست آورند و بدین ترتیب، زمینه را برای یک سیستم مدیریت کیفیت اثربخش و انطباقپذیر فراهم سازند.
هدف بند وظایف ، مسئولیت ها و اختیارات
هدف اصلی وظایف ، مسئولیت ها و اختیارات سازمانی بند 5-3 استاندارد Iso 9001 ایجاد شفافیت در سازمان است. زمانی که هر فرد از جایگاه خود، وظایفش، و دایره اختیاراتش مطلع است، فرایندهای سیستم مدیریت کیفیت سازمان روانتر پیش میرود، از تداخل وظایف و سردرگمی جلوگیری میگردد، و پاسخگویی در قبال نتایج افزایش مییابد.
همچنین کنترل و بهبود فعالیت های سازمان فراهم می کنند. این بیان، سه مولفه اساسی وظایف، مسئولیت ها و اختیارات را برجسته میسازد.
تعاریف وظایف ، مسئولیت ها و اختیارات
وظایف (Responsibilities)
به مجموعهای از کارها، تکالیف، و انتظاراتی اشاره دارد که از یک فرد در قبال نقشی که در سازمان بر عهده دارد، انتظار میرود. این وظایف باید به طور واضح تعریف شوند تا فرد بداند که چه اقداماتی را باید انجام دهد و در قبال چه نتایجی پاسخگو باشد.
مسئولیت (Responsibility)
مجموعهای از وظایف، تکالیف، و انتظاراتی که از فرد در قبال نقش او وجود دارد. مثال: مسئولیت حصول اطمینان از انطباق محصولات با استانداردها، مسئولیت برنامهریزی و نظارت بر فرآیندهای تولید.
اختیار (Authority)
قدرت یا حق انجام دادن کاری، اتخاذ تصمیم، یا دستور دادن. مثال: اختیار توقف خط تولید در صورت مشاهده انحراف از کیفیت، اختیار تایید درخواست خرید مواد اولیه.
به عنوان مثال، فردی با نقش “مدیر خرید” مسئولیت “تامین به موقع مواد اولیه با کیفیت مورد نیاز” را بر عهده دارد و اختیاراتی مانند “انتخاب و ارزیابی تامینکنندگان” و “نهایی کردن سفارشات خرید در حدود بودجه مصوب” را داراست.
بند 5-3، که معمولاً تحت عنوان وظایف، مسئولیت ها و اختیارات سازمانی در استانداردهای ایزو مطرح است، سنگ بنای تمامی سیستم های مدیریت محسوب میگردد. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت دریافت انواع گواهینامه های ایزو با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص نحوه پیاده سازی بند وظایف، مسئولیت ها و اختیارات سازمانی با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.
اهمیت و ضرورت حیاتی بند 5-3 وظایف، مسئولیت ها و اختیارات سازمانی استاندارد ISO 9001:2015
به طور کلی بند 5-3 استاندارد ISO 9001:2015 وظایف ، مسئولیت ها و اختیاراتبه طور مستقیم به شش حوزه کلیدی در سازمان تأثیر میگذارد و اهمیت آن را دو چندان میسازد:
افزایش پاسخگویی (Enhancing Accountability)
تعریف شفاف مسئولیت ها، هر فرد را در قبال وظایف و نتایج مرتبط با نقش خود پاسخگو میسازد. این امر از اتکای بیش از حد به دیگران یا سرنوشت جلوگیری می کند و اطمینان می بخشد که هیچ فعالیتی بدون متولی باقی نمیماند. زمانی که هر فرد بداند مسئول چه امری است، انگیزه بیشتری برای انجام آن به نحو احسن خواهد داشت. این پاسخگویی، پایهای برای ارزیابی عملکرد و شناسایی فرصتهای بهبود فراهم میآورد.
تسهیل فرآیند تصمیمگیری (Facilitating Decision-Making)
اختیارات، به افراد اجازه میدهد تا در حوزه کاری خود، تصمیمات لازم را بدون نیاز به سلسله مراتب طولانی تایید، اتخاذ کنند. این امر سرعت عملیات را افزایش می دهد و از اتلاف وقت جلوگیری مینماید. به عنوان مثال، یک مهندس کنترل کیفیت که اختیار توقف خط تولید در صورت مشاهده نقص بحرانی را داراست، میتواند بلافاصله اقدام کند و از تولید انبوه محصولات معیوب جلوگیری نماید. این قابلیت، انعطافپذیری و واکنشگرایی سازمان را در برابر تغییرات و مشکلات بهبود میبخشد.
ارتقاء کارایی عملیاتی (Boosting Operational Efficiency)
هنگامی که وظایف، مسئولیت ها و اختیارات به وضوح تعریف گردد از تداخل جلوگیری میکند، کارکنان میتوانند بر وظایف اصلی خود تمرکز کنند. این امر منجر به کاهش دوبارهکاری، افزایش بهرهوری، و استفاده بهینه از منابع میگردد. کارکنان با درک وظایف خود و ارتباط آن با اهداف کلی سازمان، از انگیزه بیشتری برای انجام کارآمد برخوردار میگردند. همچنین، این شفافیت به شناسایی گلوگاهها و نواحی ناکارآمد در فرآیندها کمک شایانی میکند.
تقویت تعهد و مشارکت کارکنان (Fostering Employee Commitment and Engagement)
زمانی که کارکنان احساس میکنند نقش آن ها در سازمان مشخص و ارزشمند است و اختیارات لازم برای انجام وظایفشان به آنها تفویض میگردد، حس تعلق و تعهد آنها نسبت به سازمان افزایش مییابد. درک اینکه تلاش های فردی چگونه به موفقیت کلی سازمان کمک میکند، انگیزه درونی را تقویت می کند و منجر به مشارکت فعال تر در فرآیندهای کیفیتی و نوآوری میگردد. که حس هدفمندی، محیط کاری مثبت و سازندهای را ایجاد مینماید.
تضمین انطباق (Ensuring Compliance)
تعریف روشن وظایف، مسئولیت ها و اختیارات ، به ویژه در زمینه انطباق با الزامات استاندارد ISO 9001:2015 و سایر مقررات مرتبط، امری حیاتی است. هر فرد در سازمان باید بداند که در قبال رعایت رویه ها، دستورالعمل ها و مقررات داخلی و خارجی چه وظایفی بر عهده دارد. این امر، ریسک عدم انطباق را کاهش می دهد و اطمینان حاصل میکند که سازمان در تمام سطوح، به اصول کیفی پایبند است.
حمایت از مدیریت ریسک (Supporting Risk Management)
شفافیت در وظایف، مسئولیت ها و اختیارات به ویژه در شناسایی، ارزیابی و پاسخگویی به ریسک ها، اهمیت فوق العادهای دارد. هنگامی که هر فرد از مسئولیت خود در قبال مدیریت ریسک های مرتبط با حوزه کاری اش آگاه است، احتمال اینکه ریسک ها به طور مؤثر شناسایی و کاهش یابند، افزایش مییابد. این امر به ویژه در فرآیندهای حیاتی و حساس QMS، که نیازمند اقدامات پیشگیرانه و کنترلی دقیق هستند، نمود پیدا میکند.

نقشهای سازمانی کلیدی و اختیارات آنها
در اجرای بند 5-3 وظایف ، مسئولیت ها و اختیارات سازمانی استاندارد ISO 9001:2015 شناسایی و تعریف نقشهای کلیدی در سطوح مختلف سازمان امری ضروری است. این نقشها میتوانند بسته به اندازه و ساختار سازمان متفاوت باشند.
اما برخی از رایج ترین آنها عبارتند از:
نقش مدیریت ارشد (Top Management’s Role)
بند تعهد و رهبری در ایزو مشخص می کند که نقشها مسئولیتها و اختیارات همان بند 5-3 در سراسر سازمان تعریف ابلاغ و درک گردند یعنی رهبران باید نقشها را تعیین کنند منابع لازم را برای انجام وظایف فراهم کنند و محیطی ایجاد کنند که افراد بتوانند مسئولیتهایشان را بخوبی انجام دهند.
مدیریت ارشد مسئولیت نهایی استقرار، ابلاغ و اطمینان از درک وظایف ، مسئولیت ها و اختیارات بند 5-3 استاندارد ایزو 9001 در سراسر سازمان را بر عهده دارد. آنها باید اطمینان حاصل کنند که QMS به گونه ای طراحی و اجرا میگردد که اهداف سازمان را پشتیبانی کند.
تعهد مدیریت ارشد به بند وظایف ، مسئولیت ها و اختیارات بند 5-3 استاندارد ایزو 9001 الهامبخش سایر کارکنان برای پذیرش و اجرای نقش های خود است. مدیریت ارشد باید اطمینان حاصل کند که ساختار سازمانی، انعکاس دهنده تعهد به کیفیت و توانمندسازی کارکنان برای دستیابی به اهداف سیستم مدیریت کیفیت است.
نقش نمایندگان مدیریت کیفیت
گرچه ISO 9001:2015 دیگر به طور صریح به “نماینده مدیریت” اشاره نمیکند، اما مسئولیت های مشابهی توسط سایر نقش ها، اغلب در چارچوب مدیر کیفیت یا واحدهای کیفی، ایفا میگردد. این نقش ها مسئولیت نظارت بر QMS، گزارش دهی در مورد عملکرد آن، ترویج تمرکز بر مشتری، و اطمینان از حفظ یکپارچگی QMS را بر عهده دارند. آنها همچنین در هماهنگی فعالیتهای مرتبط با کیفیت و تسهیل بهبودها نقش دارند.
مسئولیت های مالکان فرآیند (Responsibilities of Process Owners)
هر فرآیند در سازمان باید یک “مالک” مشخص داشته باشد. مالک فرآیند مسئولیت طراحی، اجرای، نظارت، و بهبود فرآیند تحت مسئولیت خود را بر عهده دارد. این فرد اطمینان مییابد که فرآیند به طور مؤثر و کارآمد عمل میکند، خروجی های مورد انتظار را تولید میکند، و الزامات QMS را برآورده میسازد. مالکان فرآیند اختیارات لازم برای انجام این وظایف، از جمله تخصیص منابع در محدوده فرآیند خود، را دارا هستند.
مسئولیت های کارکنان خط مقدم (Responsibilities of Front-line Staff)
کارکنان خط مقدم، که مستقیماً در اجرای فرآیندها و تولید محصولات یا ارائه خدمات نقش دارند، مسئول اجرای رویهها، رعایت دستورالعمل ها، گزارش دهی از مشکلات و انحرافات، و مشارکت در تلاش های بهبود کیفیت هستند. آنها باید نقش خود را در دستیابی به اهداف کیفیت درک کنند و از اینکه فعالیت هایشان چگونه بر کیفیت کلی تأثیر میگذارد، آگاه باشند.
تیم های فرابخشی (Cross-functional Teams)
بسیاری از پروژه ها و بهبودها در سازمان نیازمند همکاری تیمهای فرابخشی هستند. در این تیمها، وظایف ، مسئولیت ها و اختیارات بند 5-3 استاندارد ایزو 9001 هر عضو باید به وضوح تعریف گردد. همچنین، اختیاراتی که به تیم به طور کلی یا به اعضای خاص آن برای تصمیمگیری و اقدام تفویض میگردد، باید مشخص شود. این امر از تداخل وظایف و ایجاد سردرگمی در محیط تیمی جلوگیری میکند.
بند 5-3، که معمولاً تحت عنوان وظایف، مسئولیت ها و اختیارات سازمانی در استانداردهای ایزو مطرح است، سنگ بنای تمامی سیستم های مدیریت محسوب میگردد. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت دریافت انواع گواهینامه های ایزو با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص نحوه پیاده سازی بند وظایف، مسئولیت ها و اختیارات سازمانی با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.
راهنمای پیاده سازی گام به گام بند 5-3 وظایف، مسئولیت ها و اختیارات سازمانی
پیادهسازی بند 5-3 وظایف، مسئولیت ها و اختیارات سازمانی نیازمند یک رویکرد ساختار یافته برای تعریف و مستندسازی است. این فرآیند معمولاً شامل مراحل زیر است:
شناسایی توابع و فرآیندهای سازمانی
ابتدا لازم است تمام فعالیتها، فرآیندها و وظایف اصلی سازمان را شناسایی و ترسیم نماییم. این کار ممکن است شامل ایجاد نمودارهای فرآیندی یا فلوچارتهای کلی سازمان باشد.
تحلیل وظایف مسئولیت ها و اختیارات
وضعیت فعلی ، مسئولیت ها و اختیارات را در سازمان بررسی کنید. ببینید چه کسی چه کاری را انجام میدهد و آیا این تخصیصها با اهداف QMS همسو هستند یا خیر.
تعریف نقشهای خاص
برای هر فعالیت یا وظیفه، نقشهای لازم را به طور دقیق تعریف کنید. این شامل نامگذاری دقیق هر جایگاه شغلی و شرح کلی آن است.
تخصیص مسئولیتها
جزئیات وظایف، تکالیف، و انتظاراتی را که از هر نقش وجود دارد، به روشنی بیان کنید. این باید شامل مسئولیتهای مرتبط با QMS، انطباق، و عملکرد باشد.
اعطای اختیارات مناسب
دایره قدرت تصمیمگیری، تخصیص منابع، و دامنه اقدام را برای هر نقش مشخص کنید. این اختیارات باید متناسب با مسئولیت های محوله و در راستای اهداف سازمان باشند.
ابزارها و تکنیک های مستندسازی (Documentation Tools and Techniques)
چندین ابزار و تکنیک وجود دارد که میتوانند برای مستندسازی نقشها، مسئولیتها و اختیارات مورد استفاده قرار گیرند:
شرح وظایف (Job Descriptions)
این اسناد باید به تفصیل نقش، مسئولیتهای اصلی، الزامات شغلی، و همچنین اختیارات برای هر موقعیت شغلی را مشخص نمایند. این اسناد باید به طور منظم بازبینی و بهروزرسانی گردند.
چارت سازمانی (Organizational Charts)
نمودارهای سازمانی، ساختار سلسله مراتبی و خطوط گزارش دهی را به صورت بصری نمایش میدهند. این نمودارها به درک بهتر روابط بین نقش ها و سطوح مختلف اختیارات کمک میکنند.
نقشه برداری فرآیند با تخصیص نقش ادغام شفافیت نقشها مستقیماً در مستندات فرآیندی، به کارکنان اجازه میدهد تا بدانند چه کسی مسئول هر گام از فرآیند است. این امر درک عملیاتی را افزایش میدهد.
راهنماهای رویه تعریف و تبیین نقشها و مسئولیتهای مربوطه در چارچوب رویههای عملیاتی، اطمینان حاصل میکند که کارکنان در هنگام اجرای روزمره فرآیندها، از حدود وظایف خود آگاهند.
ارتباطات و آموزش (Communication and Training)
بسیار مهم است که تمام کارکنان از نقشها، مسئولیتها و اختیارات خود و همچنین همکارانشان آگاه باشند. این امر از طریق ابلاغ شفاف مستندات، جلسات معارفه، آموزشهای ضمن خدمت، و ایجاد فضایی باز برای پرسش و پاسخ تحقق مییابد. کارکنان باید بدانند که در صورت بروز ابهام یا نیاز به هماهنگی، به چه کسی مراجعه کنند.
ارتباط بند 5-3 وظایف، مسئولیت ها و اختیارات سازمانی با سایر بندها
بند 5-3 با بسیاری از بندهای دیگر استاندارد ISO 9001:2015 ارتباط تنگاتنگی دارد و در واقع، شالوده اجرای بسیاری از آنها را تشکیل میدهد:
انجام تحلیل جامع نقشها : با دقت تمام، نقشهای موجود و مورد نیاز در سازمان را شناسایی و تحلیل کنید. این کار باید با مشارکت مدیران واحدها و کارکنان کلیدی انجام شود.
توسعه مستندات واضح : شرح وظایف، چارتهای سازمانی، با دقت و وضوح تدوین کنید. اطمینان حاصل کنید که این مستندات به راحتی قابل دسترس هستند.
پیادهسازی استراتژیهای ارتباطی مؤثر کارکنان باید از طریق کانالهای ارتباطی مناسب (جلسات، ایمیل، پانلهای اطلاعرسانی) از نقشها، مسئولیتها و اختیارات خود مطلع شوند.
فراهم کردن آموزش و توسعه لازم : اطمینان حاصل کنید که کارکنان، آموزشها و ابزارهای لازم برای انجام مسئولیتهای خود را دریافت میکنند. این شامل آموزشهای فنی و مدیریتی است.
ادغام با مدیریت عملکرد : سیستم مدیریت عملکرد سازمان باید با تعریف نقشها و مسئولیتها همسو باشد. ارزیابی عملکرد کارکنان باید بر اساس میزان موفقیت آنها در ایفای نقشها و مسئولیتهایشان انجام گیرد.
بازبینی و بهروزرسانی منظم : نقشها، مسئولیتها و اختیارات ممکن است با تغییرات در سازمان، فناوری، یا الزامات، دستخوش تغییر شوند. لذا، این مستندات باید به طور دورهای (مثلاً سالانه یا در صورت وقوع تغییرات عمده) مورد بازبینی و بهروزرسانی قرار گیرند.
اثر بخشی سیستم مدیریت کیفیت بند 5-3 وظایف، مسئولیت ها و اختیارات سازمانی استاندارد ISO 9001:2015
برای دستیابی به اثربخشی حداکثری در پیادهسازی بند 5-3، باید به بعضی نکات توجه ویژه داشت. ازجمله آنها تلاش برای حداکثر وضوح اطمینان از انعطافپذیری و سازگاری، ترویج فرهنگ توانمندسازی، ترویج همکاری و کار تیمی، حفظ کانالهای ارتباطی باز، همسو کردن نقشها با اهداف سازمانی دسترسی و بهروز رسانی آنها است.
نقشهای سازمانی، وظایف، مسئولیتها و اختیارات، پایه ای مستحکم برای استقرار یک سیستم مدیریت کیفیت اثربخش بنا مینهد. تعریف شفاف این سه مولفه، نه تنها به افزایش پاسخگویی، تسهیل تصمیمگیری، و ارتقاء کارایی عملیاتی کمک میکند، بلکه تعهد و مشارکت کارکنان را نیز تقویت می نماید و اساس انطباق با الزامات و مدیریت ریسک را فراهم میآورد.
نکات پایانی
سازمان ها با درک عمیق این بند، شناسایی دقیق نقشهای کلیدی، و مستندسازی روشن و ابلاغ مؤثر آنها، میتوانند اطمینان حاصل کنند که هر فرد در جایگاه خود، میداند چه کاری باید انجام دهد، چرا باید انجام دهد، و با چه ابزارهایی قادر به انجام آن است. این وضوح، سرمایهگذاری حیاتی برای دستیابی به تعالی عملیاتی و رضایت پایدار مشتریان محسوب میگردد و نشاندهنده بلوغ سازمانی در پیادهسازی الزامات استاندارد ISo 9001:2015 است. توجه مستمر به این بند و بازبینی دورهای آن، کلید حفظ پویایی و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت در بلندمدت است.
بند 5-3، که معمولاً تحت عنوان وظایف، مسئولیت ها و اختیارات سازمانی در استانداردهای ایزو مطرح است، سنگ بنای تمامی سیستم های مدیریت محسوب میگردد. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت دریافت انواع گواهینامه های ایزو با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص نحوه پیاده سازی بند وظایف، مسئولیت ها و اختیارات سازمانی با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.
