کنترل سوابق کیفی چیست؟

مبحث کنترل سوابق کیفی بخش بسیار مهمی از مستندسازی استاندارد ISO 9001 :2008 است. سوال اغلب کاربران در خصوص کنترل سوابق کیفی چیست؟ همان اجرای صحیح روش اجرایی کنترل سوابق کیفی (Records Control Procedure) است که موجب تحقق یک سیستم مدیریت کارآمد و بهینه ( Quality Management System ) در سازمانها میگردد. کنترل سوابق کیفی از ارکان مهم و الزامی سیستم مدیریت کیفیت در تمامی سازمانها هست.

فرایند کنترل سوابق شامل طبقه بندی و ذخیره سازی مستندات است. مراحلی مانند شناسایی سوابق و گروه بندی، بایگانی سوابق و امحاء دارد. از گم شدن و آسیب به مستندات و اطلاعات مهم جلوگیری می گردد. بدین ترتیب اطلاعات در شرایط مختلف بدون خدشه و آسیبی حفظ خواهند شد. جهت کنترل سوابق و مستندات بایستی تمهیداتی بیاندیشیم و راهکارهای مختلفی بکار گیریم.

اصل کلیدی و مهم کنترل مستندات

کنترل مستندات یک اصل کلیدی و مهم جهت اطمینان از کیفیت محصولات نهایی شما است. سوال اغلب کاربران در خصوص کنترل مستندات چیست؟ بخاطر الگو برداری جهت کنترل مستندات شرکتشان است. اجرای سیستم مدیریت کیفیت یا ایزو 9001 مستلزم آن است که فرایندهای کنترل، دسترسی و تغییر مستندات بدرستی ایجاد گردد، به طوری که بتواند از یکپارچگی تمامی اطلاعات ضروری و لازم جهت انجام فعالیتهای سازمان محافظت نمایند.

سوابق کیفی میتوانند شامل گزارش های ممیزی، سوابق آموزشی، سوابق عدم انطباق و هر مدرک دیگری باشد که برای اثبات انطباق با الزامات سیستم مدیریت کیفیت ضروری هستند و مدرک سازمان برای اثبات پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت هستند.  اجرای صحیح روش اجرایی کنترل سوابق کیفی باعث ایجاد نظم و هماهنگی در کنترل و بایگانی اسناد و مدارک مهم میگردد. در نهایت نقش بسیار کلیدی در پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت ایفا میکند.

همچنین ایجاد یک سیستم کنترل سوابق کیفی کارامد باعث میگردد ردیابی سوابق تسهیل گردد. هنگام نیاز به اطلاعات قدیمی تر که اکنون در بایگانی قرار دارند مشکلی پدید نیاید و کارکنان و پرسنل بتوانند اطلاعات را بازیابی کنند و مورد استفاده قرار دهند. گاهی اوقات نیاز است فرایندهای صورت گرفته مجدداً بررسی گردند تا اطلاعات مورد نیاز استخراج گردد و کنترل سوابق کیفی از این جهت مهم و اثرگذار است.

متن فارسی استاندارد ISO 9001:2008

در متن فارسی استاندارد ISO 9001:2008تحت عنوان سیستم مدیریت کیفیت QMS توسط سازمان جهانی ایزو  International Organization For Standardization طراحی و تدوین گردیده است. این استاندارد در راستای ایجاد و اجرای یک سیستم مدیریت کیفیت در سازمانهای مختلف سرتاسر دنیا فعالیت میکند. در نهایت کیفیت کالاها و خدمات تولیدی افزایش می یابد و رضایت مشتریان تضمین می گردد.

استاندارد ایزو 9001 در تمامی شرکتهای با هر اندازه و حجم فعالیتی قابل اجرا است. میتواند متناسب با زمینه فعالیت سازمان و فرایندهای سازمانی تغییراتی پیدا کند. بنابراین ISO 9001 یک استاندارد ایزو عمومی است و مهم ترین استاندارد ایزو تلقی میگردد. اصطلاحاً مادر ایزوها نام دارد. پس شرکتهای متقاضی ایزو بهتر است حتما ابتدا برای اخذ گواهینامه ISO 9001 اقدام نمایند و سپس گواهینامه های ایزو دیگر را اخذ نمایید.

عبارت کنترل سوابق کیفی چیست؟

کاربران زیادی علاقمندند بدانند عبارت کنترل سوابق کیفی چیست؟ کنترل سوابق یعنی سازمان یک روش مدیریت صحیح برای دسته بندی و نگهداری تمامی اسناد و مدارک در نظر بگیرد. برای اینکار سازمان میتواند از دستورالعملها و فرمهای کنترل سوابق کمک بگیرند. برای اجرای این سیستم فهرستی از تمامی سوابق و رکوردها ایجاد می گردد. همچنین تمامی سوابق با کد گذاری صحیح در فرمهای کنترل سوابق وارد می گردند.

چگونگی کنترل سوابق

همچنین سازمان روشهایی برای بایگانی تمامی سوابق در نظر میگیرد. باید بدانیم دستورالعملها و فرمهای استاندارد ایزو 9001 ممکن است در طول زمان مخدوش یا گم شوند. بنابراین بایستی با کمک روشهای نوین و امن نسخه هایی از تمامی مدارک و مستندات پدید بیاورید. مثلاً یک سازمان ممکن است تصمیم بگیرد تمامی مستندات علاوه بر نسخه کاغذی بر روی هارد کامپیوتری نیز ذخیره و نگهداری گردند. پس چگونگی کنترل سوابق ممکن است در سازمانهای مختلف، متفاوت باشد.

فواید کنترل سوابق

باید بدانیم فواید کنترل سوابق بسیار زیاد هستند. کنترل سوابق اهمیت زیادی برای سازمانها دارد و بطور کلی باعث می گردد دسترسی به تمامی مستندات و مدارک سازمانی آسان گردد. فرایند کنترل سوابق باعث دارای مزایای زیر است:

انسجام و نظم سازمانی

اولین مزیت کنترل سوابق انسجام و نظم سازمانی است. قابلیت رهگیری اطلاعات و مستندات باعث می گردد فرایندهای سازمانی نظم پیدا کند. با اجرای صحیح روند کنترل سوابق اگر کارکنان به اسناد و مدارک نیاز نیاز داشتند براحتی میتوانند اطلاعات را با نظم و بدون هیچ مشکلی بازیابی کنند. بنابراین تمامی فعالیتهای سازمانی سازماندهی میشوند.

قابلیت فهم بهتر مستندات و اطلاعات

وقتی تمامی مدارک و اسناد بطور مرتب و بدون خدشه بایگانی می گردند. تمامی سوابق بدون هیچ تغییری در دسترس هستند. افراد و کارکنان بدون هبچ مشکلی میتوانند سوابق فعالیتهای سازمانی را بخوانند و درک نمایند.  زیرا بصورت خوانا و روشن در دسترس هستند و اطلاعات مورد نیاز بدرستی استخراج می گردند.

افزایش کارآمدی و بهره وری سازمان

از دیگر محاسن کنترل سوابق افزایش کارآمدی و بهره وری سازمان هست. در نهایت کنترل سوابق فرایندهای شرکتی موجب می گردد بهره وری سازمان افزایش یابد.  زیرا وقتی انسجام سازمانی پدید می آید و فهم و درک مستندات برای کارکنان آسان میگردد، سرعت انجام فعالیتها نیز بیشتر می گردد و کارها بدون وقفه پیش میروند. پس مدیریت و کنترل سوابق کیفی در طول زمان باعث پیشرفت سازمان میگردد.

همچنین باید بدانیم بدون اجرای صحیح کنترل سوابق، در هنگام ممیزی کارشناس ممیز تشخیص وجود عدم انطباق میدهد و فرایند صدور گواهینامه ایزو 9001 تا اصطلاح و برطرف نمودن عدم انطباق انجام نمی گردند. بنابراین شرکتهای متقاضی ایزو حتماً بایستی برای از بین بردن عدم انطباقها از کنترل سوابق استفاده نمایند.

تفاوت سوابق و مستندات

بسیاری از متقاضیان ایزو ممکن است تصور کنند تفاوت سوابق و مستندات اندک است. دو واژه سوابق و مستندات یکی هستند اما این تصور اشتباه است. در حقیقت سوابق بخشهای مهم مستندات هستند که نگهداری می گردند و بیانگر فرایندهایی هستند که در گذشته انجام شدند. اما مستندات تمامی روشهای اجرایی ، دستورالعملها و فرمهای ایزو هستند که اکنون مورد استفاده قرار میگیرند و در روند سازمانی بکار میروند.

به زبان ساده مستندات چگونگی انجام کارها و فعالیتهای سازمانی را بیان می کنند و بصورت خام موجود هستند. مستندات تنها نشان می دهند فعالیتها چطور باید انجام گردند. اما سوابق نشان میدهند کارها چطور پیش رفتند و انجام گرفتند و مدرکی برای اثبات انجام صحیح سیستم مدیریت کیفیت هستند.

الزامات روش اجرایی کنترل سوابق

در استاندارد ISO 9001 :2008 تحت اعتبار IAF الزامات روش اجرایی کنترل سوابق جهت اجرای صحیح کنترل سوابق وجود دارد تا پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت در سازمانها تحقق پیدا کند. این الزامات عبارتند از:

شناسایی و دسته بندی سوابق

گام اول شناسایی و دسته بندی سوابق است. شناسایی دقیق سوابق و طبقه بندی اهمیت زیادی دارد. جهت دسته بندی میتوانید از برچسپ گذاری یا کدگذاری استفاده نمایید تا بدون هیچ اشتباهی تمامی سوابق حفظ و نگهداری شوند.

بایگانی و ذخیره سازی سوابق

گام دوم بایگانی و ذخیره سازی سوابق میباشد. بایستی سوابق طوری حفظ و نگهداری شوند که از تمامی آسیبهای احتمالی و مخدوش شدن در امان باشند و هرگز گم نشوند یا از بین نروند. جهت اینکار میتوان از تجهیزاتی مانند کابینتهای نسوز، گاوصندوق یا تهیه نسخه پشتیبان (Back Up) الکترونیکی کمک گرفت.

به همین دلیل سازمان ها و شرکت ها نیاز به روش ها و استانداردهایی برای تهیه نسخ پشتیبان دارند. سازمان ها باید بتوانند در زمان بروز خطا و یا از بین رفتن اطلاعات در کمترین زمان و با بالاترین کیفیت و کمترین هزینه اطلاعات سازمانی خود را بازیابی نمایند. ما در اینجا نمونه روش اجرایی تهیه نسخ پشتیبان را بصورت فایل WORD با قابلیت دانلود رایگان جهت الگوبرداری قرار دادیم.

دسترسی کنترل شده به سوابق

مرحله سوم دسترسی کنترل شده به سوابق است. بایستی دسترسی به سوابق محدود شود و دسترسی به سوابق تنها برای افراد مشخص و معینی امکان پذیر باشد. با اینکار سوابق و اطلاعات بطور محرمانه حفظ میشوند و هیچ تغییر غیر مجازی در آنها پدید نمی آید.

مدت زمان حفظ و نگهداری سوابق

سازمانها در مورد مدت زمان حفظ و نگهداری سوابق ممکن است سردرگم شوند. بایستی دوره زمانی مشخصی برای نگهداری سوابق تعیین شود و تا پایان دوره نگهداری تمامی سوابق بدون هیچ تغییر و دستکاری حفظ شوند. این مدت زمانی بر اساس نوع فعالیتهای شرکت و میزان نیاز به سوابق ممکن است در هر سازمانی متفاوت باشد.

امحاء اصولی و امن سوابق

الزامات معینی برای امحاء اصولی و امن سوابق باید در نظر بگیریم. وقتی مدت زمان نگهداری سوابق اتمام یافت و دیگر نیازی به سوابق نیست بایستی بنا بر روشهای صحیح و محرمانه سوابق امحاء شوند و از بین بروند. امحاء ممکن است شامل روشهای فیزیکی مثل اسناد کاغذی شود و یا سوابق الکترونیکی مانند نسخه های پشتیبان الکترونیکی حذف شوند.

آموزش کارکنان برای اجرای کنترل سوابق

اجرای کنترل سوابق نیازمند آموزش کارکنان برای اجرای کنترل سوابق است. کارکنان رکن اصلی اجرای کنترل سوابق هستند. بنابراین بایستی بدرستی در راستای اجرای صحیح مراحل و گامهای کنترل سوابق آموزش ببینند. جهت آموزش صحیح پرسنل و کارکنان برای اجرای کنترل سوابق اقدامات زیر لازم است:

طراحی فرمها و برگه های اصولی و استاندارد: فرمهای کنترل سوابق بایستی بطور اصولی طراحی شوند تا اطلاعات کامل و بدون نقص در آنها وارد شوند. بایستی فرمهای کنترل سوابق حتما دارای کد مشخص باشند فیلدهایی برای درج تاریخ، نام فعالیت، مسئول واحد و غیره برای فرمها طراحی شود. همچنین دستورالعملهای واضحی برای چگونگی پر کردن فرمهای کنترل سوابق ایجاد شوند.

بکارگیری یک برنامه آموزشی کنترل سوابق

همچنین برای اجرای کنترل سوابق بکارگیری یک برنامه آموزشی کنترل سوابق لازم است. بایستی با برگزاری یک برنامه آموزشی کارکنان تمامی گامهای روش اجرایی کنترل سوابق را یاد بگیرند تا بتوانند بدون کم و کاستی کنترل سوابق را پیش ببرند. همچنین اگر تغییراتی در روند کنترل سوابق شکل گرفت، باید برنامه آموزشی جدیدی برای پرسنل اجرا گردد.

ایجاد کانال ارتباطی و نظارت مستمر بر اجرای کنترل سوابق کیفی

سازمان باید برای ایجاد کانال ارتباطی و نظارت مستمر بر اجرای کنترل سوابق کیفی اقداماتی انجام دهد. کانالهای ارتباطی شفاف و موثری ایجاد نماید تا در صورت بروز مشکل در روند کنترل سوابق کارکنان بتوانند براحتی مشکلات را گزارش نمایند و مسئولان در صدد رفع مشکلات برآیند. همچنین بررسی های دوره ای .و ممیزی های داخلی مستمر باعث نظارت بر روند کنترل سوابق میگردند و عدم انطباقها شناسایی میشوند.

تفاوت روش اجرایی کنترل سوابق و روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون

افراد زیادی در مورد تفاوت روش اجرایی کنترل سوابق و روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون اطلاعات ندارند. باید بدانیم استاندارد ISO 9001 :2008 شامل دو روش اجرایی کنترل مستندات و کنترل سوابق کیفی بود اما استاندارد ISO 9001 :2015 این دو روش اجرایی را ادغام کرد و روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون را معرفی کرد.

این ادغام صورت گرفت چون با پیشرفت تکنولوژی و همگانی شدن ابزارهای الکترونیکی و کامپیوترها اطلاعات تنها شکل کاغذی ندارند و میتوانند شامل تصاویر، فیلمها و دیسک های کامپیوتری هم باشند. اما واژه مستندات یادآوری اسناد و مدارک کاغذی است. بنابراین استاندارد ایزو 9001 ورژن سال 2015 میلادی دو روش اجرایی کنترل مستندات و کنترل سوابق کیفی را ترکیب کرد و روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون اکنون مورد کاربرد است.

اخذ گواهینامه 9001 ISO

اهمیت اخذ گواهینامه 9001 ISO در سازمان شما جهت مدیریت وبسایت شرکت با بهترین روش امنیت اطلاعات هماهنگ و مطابق است. دریافت گواهینامه ایزو 9001 برای سازمان ها و شرکت ها ضروری است. شرکت هایی که امنیت وبسایت و امنیت اطلاعات سازمان را برای سازمان خود اجرا می نماید اخذ گواهینامه ISO/IEC 9001 تحت اعتبار IAF جزو موارد ضروری است.

همچنین متقاضی جهت اخذ ایزو : مراحل ، شرایط ، مدارک و نحوه اخذ گواهینامه ایزو اینجا را کلیک بفرمایید.

مرکز سیستم کاران با تلفن تماس 79165-021 بصورت 24 ساعته آماده ارائه مشاوره رایگان است. شما عزیزان می توانید با مشاوره کارشناسان مرکز ما جهت اخذ گواهینامه ایزو 9001 تحت اعتبار IAF در کمترین زمان و کمترین هزینه اقدام نمایید.

فرم درخواست گواهینامه 9001 ISO

ارائه گواهینامه ایزو از مهمترین دغدغه ها و سوالات متقاضیان و درخواست کنندگان اخذ و دریافت گواهی ایزو هست. در فرم درخواست گواهینامه 9001 ISO طی یکسری مراحل و روندی انجام می پذیرد. طی مراحل و روندهای مختلف و متعددی شرکتها و سازمانهای متقاضی و متقاضیان گواهینامه ایزو می توانند به گواهینامه ایزو دست پیدا کنند.

متقاضیان عزیز می توانند فرم درخواست گواهی ایزو را از طریق ایمیل ، تلگرام ، واتساپ و یا هر پیام رسان دیگر ارسال دریافت نمایند. یا بر روی دکمه زیر کلیک فرمایید.