کنترل فرایندها، محصولات و خدمات برون سازمانی بند 8-4 ایزو 9001

کنترل فرایندها، محصولات و خدمات برون سازمانی بند 8-4 ایزو 9001‏ ، به عنوان یک عنصر حیاتی در مدیریت کیفیت، به بررسی و نظارت بر تأمین‌ کنندگان و کیفیت محصولات و خدمات آنها می ‌پردازد. این بند به سازمان ‌ها کمک می‌کند تا از انطباق محصولات و خدمات برون سازمانی با الزامات و استانداردهای کیفیت اطمینان حاصل کنند.

مراحل کلیدی در این فرآیند شامل شناسایی تأمین‌ کنندگان، ارزیابی و انتخاب آنها بر اساس معیارهای مشخص، و نظارت مستمر بر عملکرد تأمین‌ کنندگان است. همچنین، مدیریت ریسک ‌های مرتبط با تأمین‌ کنندگان و تأثیر آنها بر فرایندهای داخلی نیز از اهمیت بالایی برخوردار است.

اجرای مؤثر این رویه‌ ها به بهبود مستمر کیفیت محصولات و خدمات کمک می‌کند و موجب افزایش رضایت مشتریان و تحقق اهداف سازمانی می‌ شود. در نهایت، این کنترل‌ ها به سازمان ‌ها این امکان را می‌دهد که در یک محیط رقابتی به موفقیت دست یابند و کیفیت را به عنوان یک اولویت اساسی در زنجیره تأمین خود حفظ کنند.

کنترل فرایندها، محصولات و خدمات برون سازمانی بند 8-4 ایزو 9001‏ ، به عنوان یک عنصر حیاتی در مدیریت کیفیت، به بررسی و نظارت بر تأمین‌ کنندگان و کیفیت محصولات و خدمات آنها می ‌پردازد. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت اخذ گواهینامه ایزو  با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص کنترل فرایندها، محصولات و خدمات برون سازمانی بند 8-4 ایزو 9001 با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.

کاربرد کنترل فرایندها، محصولات و خدمات برون سازمانی بند 8-4‏ ایزو 9001 

بند 8-4 در استانداردهای مدیریت کیفیت، به ویژه در ISO 9001، بر اهمیت کنترل فرایندها، محصولات و خدمات برون سازمانی تأکید دارد. این بند به سازمان ‌ها این امکان را می‌ دهد که کیفیت و انطباق محصولات و خدمات برون سازمانی را به طور مؤثر تضمین کنند. در ادامه به بررسی کاربردهای کلیدی این بند می پردازیم :

تضمین کیفیت در کنترل فرایندها، محصولات و خدمات برون سازمانی بند 8-4 ایزو 9001

کنترل دقیق تأمین‌ کنندگان و محصولات آنها به سازمان‌ ها این امکان را می‌دهد که اطمینان حاصل کنند که محصولات و خدمات برون سازمانی مطابق با استانداردهای کیفیت هستند. این فرآیند تضمین کیفیت نه تنها به حفظ اعتبار سازمان کمک می‌کند، بلکه به مشتریان نیز اطمینان می‌دهد که محصولاتی که خریداری ‌می گردند از کیفیت بالایی برخوردارند. به عنوان مثال، سازمان ‌ها می‌توانند از روش‌ های بازرسی و آزمایش برای ارزیابی کیفیت محصولات استفاده کنند و هرگونه نقص یا عدم انطباق را شناسایی و برطرف کنند.

کاهش ریسک در کنترل فرایندها، محصولات و خدمات برون سازمانی بند 8-4 ایزو 9001

شناسایی و ارزیابی تأمین‌ کنندگان به سازمان ‌ها کمک می‌کند تا ریسک‌ های مرتبط با تأمین‌ کنندگان را کاهش دهند و از بروز مشکلات احتمالی در زنجیره تأمین جلوگیری کنند. با ایجاد معیارهای ارزیابی و نظارت بر عملکرد تأمین‌ کنندگان، سازمان ‌ها می‌توانند به موقع مشکلات را شناسایی کنند و اقدامات لازم را برای کاهش ریسک‌ های مربوط به کیفیت، هزینه و زمان تحویل انجام دهند. این امر به ویژه در صنایع حساس مانند داروسازی و خودرو سازی که کیفیت و ایمنی محصولات از اهمیت بالایی برخوردار است، بسیار حیاتی است.

بهبود روابط با تأمین‌ کنندگان در کنترل فرایندها، محصولات و خدمات برون سازمانی بند 8-4 ایزو 9001

ایجاد فرآیندهای ارزیابی و بازخورد مستمر به بهبود روابط با تأمین‌ کنندگان کمک می‌کند و موجب همکاری بیشتر و بهبود کیفیت محصولات می ‌شد. برقراری ارتباط مؤثر و شفاف با تأمین‌ کنندگان، به سازمان‌ ها این امکان را می‌ دهد که انتظارات خود را به وضوح بیان کنند و از تأمین‌ کنندگان بخواهند که به این انتظارات پاسخ دهند. این رویکرد نه تنها به بهبود کیفیت محصولات منجر می‌ گردد، بلکه به ایجاد اعتماد و همکاری پایدار بین سازمان و تأمین‌ کنندگان کمک می‌کند.

افزایش رضایت مشتری در کنترل فرایندها، محصولات و خدمات برون سازمانی بند 8-4 ایزو 9001

با اطمینان از کیفیت محصولات و خدمات، سازمان‌ ها می‌توانند رضایت مشتریان را افزایش دهند و به حفظ اعتبار برند خود کمک کنند. مشتریان امروزی به دنبال محصولات با کیفیت بالا و خدمات قابل اعتماد هستند و هرگونه نقص در کیفیت می‌تواند منجر به نارضایتی و از دست رفتن مشتریان شود. بنابراین، کنترل مؤثر بر تأمین‌ کنندگان و محصولات به سازمان‌ ها این امکان را می‌دهد که به نیازها و انتظارات مشتریان پاسخ دهند و تجربه مثبت ‌تری برای آنها فراهم کنند. برنامه ریزی و کنترل عملیات بند 8-1 ایزو 9001 به سازمان‌ ها این امکان را می‌ دهد که فرآیندهای خود را به طور مؤثر برنامه ‌ریزی و کنترل کنند. این بند تأکید می‌کند که سازمان‌ ها باید الزامات مربوط به محصولات و خدمات را شناسایی و اقداماتی لازم را انجام دهند.

بهبود مستمر در کنترل فرایندها، محصولات و خدمات برون سازمانی بند 8-4 ایزو 9001

کنترل فرایندها و محصولات برون سازمانی، به سازمان ‌ها این امکان را می ‌دهد که به طور مداوم بهبودهای لازم را شناسایی و پیاده‌ سازی کنند. با تجزیه و تحلیل داده‌ های مربوط به عملکرد تأمین‌ کنندگان و محصولات، سازمان ‌ها می‌توانند نقاط ضعف را شناسایی کنند و اقداماتی را برای بهبود آنها انجام دهند. این رویکرد به سازمان ‌ها کمک می‌کند تا در مسیر بهبود مستمر قرار گیرند و به حداکثر کارایی و اثربخشی دست یابند.

انطباق با الزامات قانونی و استانداردها در کنترل فرایندها، محصولات و خدمات برون سازمانی بند 8-4 ایزو 9001

رعایت بند 8-4 به سازمان ‌ها کمک می‌کند تا با الزامات قانونی و استانداردهای بین ‌المللی مطابقت پیدا کنند. و از بروز مشکلات حقوقی جلوگیری کنند. این انطباق نه تنها به حفظ اعتبار سازمان کمک می‌کند، بلکه می‌تواند به عنوان یک مزیت رقابتی نیز عمل کند. سازمان ‌هایی که به الزامات قانونی و استانداردها پایبند هستند، معمولاً در نظر مشتریان و ذینفعان به عنوان سازمان ‌های قابل اعتماد و حرفه‌ای  مطرح می‌ گردند.

مدیریت منابع مالی در کنترل فرایندها، محصولات و خدمات برون سازمانی بند 8-4 ایزو 9001

با انتخاب تأمین‌ کنندگان مناسب و نظارت بر عملکرد آنها، سازمان ‌ها می‌توانند هزینه ‌های اضافی ناشی از تأمین‌ کنندگان نامناسب را کاهش دهند و منابع مالی خود را بهینه کنند. این امر به ویژه در شرایط اقتصادی کنونی که سازمان‌ ها تحت فشار هزینه ‌ها قرار دارند، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. با کاهش هزینه‌ های ناشی از نقص کیفیت و تأخیر در تحویل، سازمان‌ ها می‌توانند به بهبود سودآوری و عملکرد مالی خود دست یابند.

تقویت نوآوری در کنترل فرایندها، محصولات و خدمات برون سازمانی بند 8-4 ایزو 9001

کنترل تأمین‌ کنندگان و محصولات تأمین می‌تواند به تقویت نوآوری در سازمان ‌ها کمک کند. با همکاری نزدیک با تأمین‌ کنندگان و به اشتراک‌ گذاری اطلاعات و دانش، سازمان ‌ها می‌توانند به طراحی و توسعه محصولات و خدمات بند 8-3 ایزو 9001 و ‏بهبود فرآیندها بپردازند. این همکاری می‌ تواند به شناسایی فرصت‌های جدید در بازار و ایجاد مزیت‌ های رقابتی برای سازمان منجر گردد.

در نهایت، کاربرد بند 8-4 به سازمان ‌ها این امکان را می‌دهد که با کنترل مؤثر تأمین‌ کنندگان و محصولات برون سازمانی، به کیفیت و کارایی بالاتری دست یابند و در بازار رقابتی امروزی موفق ‌تر عمل کنند. این بند نه تنها به بهبود عملکرد داخلی سازمان ‌ها کمک می‌کند، بلکه به ایجاد روابط پایدار و سودآور با تأمین‌ کنندگان و افزایش رضایت مشتریان نیز منجر می ‌گردد.

مراحل پیاده‌ سازی کنترل فرایندها، محصولات و خدمات برون سازمانی بند 8-4 ایزو 9001

پیاده‌ سازی کنترل فرایندها، محصولات و خدمات برون سازمانی به عنوان یک عنصر کلیدی در مدیریت کیفیت، نیازمند رویکردی سیستماتیک و منظم است. این فرآیند به سازمان‌ ها کمک می‌کند تا کیفیت و انطباق محصولات و خدمات برون سازمانی را به طور مؤثر تضمین کنند. در ادامه، مراحل کلیدی برای پیاده‌ سازی این بند می پردازیم:

شناسایی نیازها و الزامات

سازمان باید به دقت نیازهای خود را شناسایی کند. بررسی ها شامل نیازهای مشتریان، الزامات قانونی و استانداردهای مرتبط با محصولات و خدمات است. تحلیل نیازها به سازمان این امکان را می‌دهد تا مشخص کند چه نوع محصولات و خدماتی باید تأمین گردند و ویژگی ‌های آنها چه باید باشد.

تعریف الزامات کیفیت

سازمان باید الزامات محصولات و خدمات بند 8-2 ایزو 9001 را شناسایی و مدیریت کنند. این الزامات می‌تواند شامل استاندارد های بین‌ المللی، الزامات قانونی و نیازهای خاص مشتریان باشد.

انتخاب تأمین‌ کنندگان

تأمین‌ کنندگانی که توانایی تأمین محصولات و خدمات مورد نیاز را دارند، باید شناسایی گردند. شناسایی می‌تواند از طریق تحقیقات بازار، بررسی سوابق تأمین‌ کنندگان و مشاوره با سایر سازمان ‌ها انجام گیرد.

ارزیابی تأمین‌ کنندگان

تأمین‌کنندگان باید بر اساس معیارهای کیفیت، قیمت، زمان تحویل و قابلیت اطمینان ارزیابی گردند. ارزیابی می‌تواند شامل بررسی سوابق عملکرد، گواهینامه‌ های کیفیت و نظرات مشتریان قبلی باشد. استفاده از چک ‌لیست‌ ها و فرم‌ های ارزیابی می‌تواند به تسهیل این فرآیند کمک کند.

قرارداد و توافق ‌نامه‌ ها

قراردادهای رسمی با تأمین‌ کنندگان باید تنظیم گردد که شامل الزامات کیفیت، زمان تحویل، قیمت و شرایط پرداخت باشد. قراردادها باید به وضوح حقوق و مسئولیت‌ های هر دو طرف را مشخص کند.

توافق بر روی معیارهای کیفیت

در قراردادها باید معیارهای کیفیت و روش‌های بازرسی و ارزیابی به وضوح مشخص گردد. همچنین، باید مشخص شود که چه اقداماتی در صورت عدم رعایت الزامات کیفیت انجام می گردد.

نظارت و ارزیابی عملکرد تأمین‌ کنندگان

عملکرد تأمین‌ کنندگان باید به طور مستمر نظارت شود. نظارت می‌تواند شامل بازرسی ‌های دوره‌ای، ارزیابی‌های کیفیت و بررسی گزارش ‌های عملکرد باشد. سازمان باید یک سیستم پایش مؤثر برای جمع‌ آوری و تجزیه و تحلیل داده ‌های مربوط به تأمین‌ کنندگان ایجاد کند.

بازخورد و بهبود

ارائه بازخورد به تأمین‌کنندگان در مورد عملکرد آنها و شناسایی نقاط قوت و ضعف به بهبود مستمر کیفیت کمک می‌کند. برگزاری جلسات منظم با تأمین‌ کنندگان برای بررسی عملکرد و شناسایی فرصت‌ های بهبود بسیار مؤثر است.

مدیریت ریسک

ریسک‌های مرتبط با تأمین‌ کنندگان و محصولات برون سازمانی ‏ باید شناسایی گردد. این ریسک‌ ها می‌توانند شامل مشکلات کیفیت، تأخیر در تحویل، نوسانات قیمت و تغییرات در شرایط بازار باشند.

توسعه استراتژی‌ های مدیریت ریسک

برای هر ریسک برون سازمانی، استراتژی‌ های مناسبی برای مدیریت و کاهش آن باید توسعه یابد. این استراتژی‌ ها می‌تواند شامل تنوع در تأمین‌ کنندگان، ایجاد ذخایر ایمنی و برنامه ‌ریزی برای شرایط اضطراری باشد.

آموزش و آگاهی

کارکنان باید در مورد فرآیندهای کنترل کیفیت و الزامات مربوط به تأمین‌ کنندگان آموزش ببینند. این آموزش می‌تواند شامل روش ‌های ارزیابی تأمین‌کنندگان، تکنیک ‌های بازرسی و اهمیت کنترل کیفیت باشد.

ایجاد آگاهی

فرهنگ کیفیت باید در سازمان تقویت شود تا همه کارکنان نسبت به اهمیت کنترل کیفیت و تأثیر آن بر موفقیت سازمان آگاه شوند. برگزاری کارگاه‌ها و سمینارها می‌تواند به افزایش آگاهی و درک کارکنان کمک کند.

مستندسازی فرآیندها

تمامی فرآیندها و رویه‌های مربوط به کنترل تأمین‌ کنندگان باید مستند گردد. مستندات شامل روش‌های ارزیابی، بازرسی و نظارت بر عملکرد تأمین‌کنندگان است.

نگهداری سوابق

سوابق مربوط به ارزیابی تأمین‌ کنندگان، بازرسی‌ ها و عملکرد آنها باید به دقت نگهداری شود. این سوابق باید به گونه‌ای سازماندهی شوند که به راحتی قابل دسترسی و تجزیه و تحلیل باشند.

بهبود مستمر

فرآیندهای کنترل تأمین‌ کنندگان باید به طور دوره ‌ای بررسی و به ‌روزرسانی شوند تا با تغییرات بازار و نیازهای مشتریان هماهنگ باشند. این بررسی ‌ها می‌تواند شامل تجزیه و تحلیل داده ‌های عملکرد تأمین‌کنندگان و ارزیابی تأثیر تغییرات بر کیفیت باشد.

تجزیه و تحلیل داده‌ ها

تجزیه و تحلیل داده‌ های مربوط به عملکرد تأمین‌ کنندگان به شناسایی فرصت ‌های بهبود و بهینه‌ سازی فرآیندها کمک می‌کند. استفاده از ابزارهای تحلیلی و نرم ‌افزارهای مدیریت کیفیت می‌تواند به تسهیل این فرآیند کمک کند.

با پیاده‌ سازی این مراحل، سازمان ‌ها می‌توانند کنترل مؤثری بر فرایندها، محصولات و خدمات اعمال کنند. اقدامات نه تنها به بهبود کیفیت و انطباق محصولات کمک می‌کند، بلکه به تقویت روابط با تأمین‌ کنندگان و افزایش رضایت مشتریان نیز منجر می گردد.

کنترل فرایندها، محصولات و خدمات برون سازمانی بند 8-4 ایزو 9001‏ ، به عنوان یک عنصر حیاتی در مدیریت کیفیت، به بررسی و نظارت بر تأمین‌ کنندگان و کیفیت محصولات و خدمات آنها می ‌پردازد. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت اخذ گواهینامه ایزو  با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص کنترل فرایندها، محصولات و خدمات برون سازمانی بند 8-4 ایزو 9001 با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.

زیر بندهای بند 8-4 ایزو 9001 کنترل فرایندها، محصولات و خدمات برون سازمانی

8.4.1 – کلیات

8.4.2 – نوع و میزان کنترل

8.4.3 – اطلاعات تامین کنندگان برون سازمانی

زیر بند 8.4.1 در استاندارد iso 9001 به کلیات کنترل فرایندها، محصولات و خدمات برون سپاری می پردازد و تأکید دارد که سازمان ‌ها باید اطمینان حاصل کنند که محصولات و خدمات بیرون سازمانی با الزامات کیفیت مطابقت دارند. این زیر بند به عنوان یک عنصر کلیدی در مدیریت کیفیت، به سازمان ‌ها کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنند که زنجیره تأمین آنها به طور مؤثر و کارآمد عمل می‌کند. در ادامه به جنبه‌های کلیدی این زیر بند می پردازیم:

هدف و اهمیت

هدف اصلی این زیر بند، تضمین کیفیت و انطباق محصولات و خدمات برون سازمانی است. سازمان ‌ها باید به گونه ‌ای عمل کنند که اطمینان حاصل کنند تأمین‌کنندگان قادر به ارائه محصولات و خدمات با کیفیت مطلوب هستند. تضمین کیفیت نه تنها به حفظ اعتبار سازمان کمک می‌کند، بلکه به ایجاد اعتماد در میان مشتریان نیز منجر می ‌گردد.

 کیفیت محصولات و خدمات برون سازمانی می‌تواند تأثیر مستقیمی بر رضایت مشتری و اعتبار سازمان بگذارد. مشتریان انتظار دارند که محصولاتی که از بین تهیه می گردند از کیفیت بالایی برخوردار باشند و هرگونه نقص در کیفیت می‌تواند منجر به نارضایتی مشتریان گردد.

کنترل فرایندها

 سازمان‌ ها باید فرآیندهایی که تأمین‌ کنندگان برای تولید یا ارائه محصولات و خدمات خود به کار می‌برند را شناسایی کنند. شناسایی دقیق این فرایندها به سازمان ‌ها کمک می‌کند تا نقاط ضعف و قوت را شناسایی کنند.

کنترل فرایندها باید شامل ارزیابی و نظارت بر انطباق این فرایندها با الزامات کیفیت باشد. ارزیابی می‌تواند شامل بازرسی ‌های دوره‌ای، آزمایش‌ های کیفیت و بررسی مستندات تأمین‌ کنندگان باشد. سازمان ‌ها باید روش‌ های مؤثری برای کنترل کیفیت تأمین‌ کنندگان و محصولات آنها ایجاد کنند.

تعیین الزامات

سازمان‌ ها باید الزامات مشخصی را برای تأمین‌ کنندگان خود تعیین کنند. این الزامات می‌تواند شامل مشخصات فنی، استانداردهای کیفیت، زمان تحویل و قیمت باشد. این الزامات باید به وضوح در قراردادها و توافقات با تأمین‌ کنندگان درج گردد تا هر دو طرف از آن آگاه باشند.

علاوه بر الزامات فنی، انتظارات سازمان در زمینه خدمات پس از فروش، پشتیبانی فنی و ارتباطات نیز باید مشخص شود. این امر به تأمین‌کنندگان کمک می‌کند تا نیازهای سازمان را به درستی درک و به آنها پاسخ دهند.

نظارت و ارزیابی

سازمان ‌ها باید به طور مستمر عملکرد تأمین‌ کنندگان را نظارت و ارزیابی کنند. این نظارت می‌تواند شامل بازرسی‌ های دوره‌ای، ارزیابی ‌های کیفیت و بررسی گزارش ‌های عملکرد باشد. سازمان باید یک سیستم پایش مؤثر برای جمع‌ آوری و تجزیه و تحلیل داده ‌های مربوط به تأمین‌کنندگان ایجاد کند.

 ارائه بازخورد به تأمین‌ کنندگان در مورد عملکرد آنها و شناسایی نقاط قوت و ضعف می‌تواند به بهبود مستمر کیفیت کمک کند. برگزاری جلسات منظم با تأمین‌ کنندگان برای بررسی عملکرد و شناسایی فرصت‌ های بهبود بسیار مؤثر است. این بازخورد باید به صورت شفاف و سازنده ارائه گردد تا تأمین‌ کنندگان بتوانند به راحتی به آن پاسخ دهند.

مدیریت ریسک

شناسایی و مدیریت ریسک ‌های مرتبط با تأمین‌ کنندگان و محصولات از اهمیت بالایی برخوردار است. سازمان ‌ها باید ریسک‌ های ممکن را شناسایی و استراتژی‌ های مناسبی برای مدیریت آنها توسعه دهند. ریسک‌ ها می‌توانند شامل مشکلات کیفیت، تأخیر در تحویل، نوسانات قیمت و تغییرات در شرایط بازار باشند.

برای هر ریسک، سازمان باید استراتژی‌ های مناسبی برای کاهش و کنترل آنها ایجاد کند. استراتژی‌ ها می‌تواند شامل تنوع در تأمین‌ کنندگان، ایجاد ذخایر ایمنی و برنامه‌ریزی برای شرایط اضطراری باشد.

بهبود مستمر

سازمان‌ ها باید به بهبود مستمر فرآیندهای بیرون سازمانی توجه کند. که شامل تجزیه و تحلیل داده‌های عملکرد تأمین‌ کنندگان و شناسایی فرصت‌های بهبود است. بهبود مستمر می‌تواند به افزایش کیفیت و کارایی در زنجیره تأمین منجر گردد.

 استفاده از اطلاعات و داده‌ های جمع‌ آوری از تأمین‌کنندگان می‌تواند به شناسایی نقاط ضعف و فرصت‌ های بهبود در فرآیندها کمک کند. سازمان ‌ها باید از ابزارهای تحلیلی و نرم ‌افزارهای مدیریت کیفیت برای تجزیه و تحلیل این داده‌ ها استفاده کنند.

8.4.2 – نوع و میزان کنترل 

زیر بند 8.4.2 در استاندارد ISO 9001 به نوع و میزان کنترل‌ هایی که سازمان‌ ها باید بر فرایندها، محصولات و خدمات برون سپاری اعمال کنند، می‌پردازد. این بند به سازمان‌ ها کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنند که تأمین‌ کنندگان به الزامات کیفیت و مشخصات پایبند هستند. در ادامه، جنبه‌ های کلیدی این زیر بند به تفصیل بررسی می‌شود:

هدف کنترل

هدف اصلی کنترل، تضمین انطباق محصولات و خدمات با الزامات استاندارد است. انطباق نه تنها شامل مشخصات فنی بلکه شامل الزامات قانونی، استانداردهای کیفیت و نیازهای مشتری نیز می‌ گردد.

کنترل مؤثر به کاهش ریسک‌ های مرتبط با کیفیت و تأخیر در تحویل کمک می‌کند. سازمان ‌ها باید به گونه‌ای عمل کنند که از بروز مشکلات کیفیتی جلوگیری کنند و در صورت بروز، به سرعت واکنش نشان دهند. این امر به حفظ اعتبار سازمان و افزایش رضایت مشتریان کمک می‌کند.

نوع کنترل ‌ها

کنترل‌ های پیشگیرانه

این نوع کنترل ‌ها به شناسایی و جلوگیری از مشکلات قبل از وقوع آنها متمرکز است. سازمان ‌ها باید از روش‌ های ارزیابی و بازرسی در مراحل اولیه تأمین استفاده کنند تا از انطباق تأمین‌ کنندگان با الزامات اطمینان حاصل کنند. کنترل‌ های پیشگیرانه می‌تواند شامل برنامه ‌ریزی برای بازرسی‌ های اولیه، ارزیابی صلاحیت تأمین‌ کنندگان و انجام آزمون‌ های پیش‌ از تحویل باشد.

کنترل‌ های جاری

این کنترل‌ ها در طول فرآیند تأمین و تولید اعمال می‌شوند. نظارت بر عملکرد تأمین‌ کنندگان و ارزیابی کیفیت محصولات در حین تولید از جمله این کنترل‌ هاست. بازرسی‌ های دوره‌ ای، آزمون‌ های کیفیت و بررسی مستندات تأمین‌ کنندگان نیز در این دسته قرار می‌گیرند. کنترل‌ ها به سازمان ‌ها کمک می‌کند تا در صورت بروز مشکلات، به سرعت واکنش نشان دهند و اقدامات اصلاحی لازم را انجام دهند.

کنترل‌های نهایی

این کنترل‌ ها پس از دریافت محصولات و خدمات انجام می‌ گردد. سازمان‌ ها باید محصولات را قبل از استفاده یا توزیع نهایی بررسی کنند تا از انطباق آنها با الزامات اطمینان حاصل کنند. بازرسی‌ ها می‌تواند شامل آزمون ‌های عملکرد، بررسی مستندات و ارزیابی کیفیت نهایی باشد.

میزان کنترل

میزان کنترل بر اساس ریسک

نوع و میزان کنترل باید با توجه به ریسک ‌های مرتبط با تأمین‌ کنندگان و محصولات تعیین گردد. برای محصولات با ریسک بالاتر، کنترل‌ های بیشتری نیاز است. که شامل بازرسی ‌های دقیق ‌تر و ارزیابی‌ های جامع‌ تر می‌ گردد. اقداماتی برای رسیدگی به ریسک ها و فرصت ها – بند 6-1 استاندارد ISO 9001 سازمان‌ ها را ملزم می‌کند تا ریسک‌ ها و فرصت ‌هایی را که می‌توانند بر انطباق محصولات و خدمات و توانایی سازمان در افزایش رضایت مشتری تأثیر بگذارند، تعیین کنند و برای رسیدگی به آن‌ ها برنامه‌ریزی نمایند. عنوان مثال، برای محصولات حساس مانند تجهیزات پزشکی یا الکترونیکی، ممکن است نیاز به کنترل‌های بیشتری باشد تا از انطباق کامل با الزامات کیفیت اطمینان حاصل شود.

میزان کنترل بر اساس نوع محصول

نوع محصولات نیز تأثیر زیادی بر میزان کنترل دارد. برای مثال، محصولات پیچیده یا با فناوری پیشرفته نیاز به کنترل‌ های بیشتری دارند تا از انطباق آنها با الزامات کیفیت اطمینان حاصل شود. همچنین، محصولات با تاریخ انقضا یا محصولات غذایی نیز نیاز به نظارت ویژه‌ای دارند.

 تأمین‌ کنندگانی که سابقه خوبی در ارائه محصولات با کیفیت دارند، ممکن است نیاز به کنترل‌ های کمتری داشته باشند. در حالی که تأمین‌ کنندگانی که سابقه نامطلوبی دارند، باید تحت نظارت و کنترل بیشتری قرار گیرند. این رویکرد به سازمان‌ ها کمک می‌کند تا منابع خود را بهینه‌ سازی و بر روی تأمین‌ کنندگانی که کیفیت بالایی دارند، تمرکز کنند.

مستندسازی کنترل‌ ها

ثبت و مستندسازی

تمامی کنترل‌ ها باید به دقت ثبت و مستند شوند. مستندات شامل نتایج بازرسی ‌ها، آزمون ‌ها و ارزیابی ‌های کیفیت است. مستندسازی به سازمان‌ ها کمک می‌کند تا سوابق دقیقی از عملکرد تأمین‌ کنندگان و محصولات دارا باشند و در صورت لزوم، به آنها مراجعه کنند. همچنین، این مستندات می‌تواند به عنوان مبنایی برای بهبود فرآیندها و کنترل ‌های آینده مورد استفاده قرار گیرد.

بررسی و به‌ روزرسانی مستندات

مستندات مربوط به کنترل ‌ها باید به طور منظم بررسی و به‌ روزرسانی شوند تا با تغییرات در الزامات و شرایط بازار هماهنگ باشند. این بررسی‌ ها باید شامل ارزیابی اثربخشی کنترل‌ ها و شناسایی فرصت‌ های بهبود باشد.

توسعه و بهبود کنترل‌ ها

سازمان‌ ها باید از داده‌های جمع‌ آوری‌ از کنترل ‌ها برای تحلیل و شناسایی الگوهای کیفیت استفاده کنند. تحلیل‌ ها می‌تواند به شناسایی نقاط ضعف در زنجیره تأمین و فرصت‌های بهبود کمک کند. به عنوان مثال، اگر یک تأمین‌ کننده به طور مکرر مشکلات کیفیت دارا باشد، سازمان باید این اطلاعات را بررسی و اقدامات لازم را برای بهبود یا تغییر تأمین‌ کننده انجام دهد.

آموزش و آگاهی

کارکنان سازمان باید در زمینه کنترل کیفیت و الزامات تأمین‌کنندگان آموزش ببینند. آموزش‌ ها می‌تواند شامل روش ‌های بازرسی، تکنیک‌ های تجزیه و تحلیل داده‌ ها و اهمیت کنترل کیفیت باشد. افزایش آگاهی کارکنان در این زمینه می‌تواند به بهبود کیفیت کلی محصولات و خدمات کمک کند.

‏8.4.3 – اطلاعات تامین کنندگان برون سازمانی 

بند 8.4.3 در استانداردهای مدیریت کیفیت، به ویژه در ISO 9001، به اهمیت ارتباط و همکاری مؤثر با تأمین‌ کنندگان می‌ پردازد. این بند به سازمان‌ ها کمک می‌کند تا فرآیندهای تأمین را بهینه و اطمینان حاصل کنند که تأمین‌ کنندگان به طور مؤثر نیازهای آنها را برآورده می‌ کنند. در ادامه، جزئیات بیشتری در مورد این بند ارائه می‌ گردد:

تعیین الزامات

سازمان باید به ‌طور دقیق نیازها و الزامات خود را شناسایی کند. این شامل مشخصات فنی، کیفیت، زمان تحویل و هزینه ‌ها می‌شود. تمامی الزامات باید به صورت مستند و واضح برای تأمین‌ کنندگان ارسال گردد تا از هر گونه ابهام جلوگیری شود.

انتخاب تأمین‌ کنندگان

سازمان باید معیارهای مشخصی برای انتخاب تأمین‌ کنندگان دارا باشند. این معیارها می‌تواند شامل سابقه تأمین، توانایی تولید، گواهینامه‌ های کیفیت و قابلیت ‌های فنی باشد. تأمین‌ کنندگان باید مورد ارزیابی قرار گیرند تا اطمینان حاصل شود که آنها می‌توانند الزامات سازمان را برآورده کنند. این ارزیابی می‌ تواند شامل بازدید از محل تولید و بررسی سوابق کیفی باشد.

اطلاعات مورد نیاز

تأمین‌کنندگان باید همه اطلاعات لازم برای تأمین محصولات یا خدمات را دریافت کنند. این اطلاعات شامل مشخصات فنی، الزامات قانونی، استانداردهای صنعتی و روش‌های آزمون می‌شود. در برخی موارد، سازمان ممکن است به ارائه آموزش یا پشتیبانی به تأمین‌کنندگان نیاز پیدا کند تا آنها بتوانند الزامات را به درستی درک کنند و به آنها عمل کنند.

نظارت و ارزیابی

سازمان باید به طور منظم عملکرد تأمین‌ کنندگان را نظارت کند. این نظارت می‌تواند شامل بررسی کیفیت محصولات، زمان تحویل و انطباق با الزامات باشد. سازمان باید بازخورد مستمری به تأمین‌ کنندگان ارائه دهد و در صورت لزوم، اقداماتی برای بهبود فرآیندها و کیفیت محصولات پیشنهاد دهد. این بازخورد می‌تواند به شکل گزارش ‌های دوره‌ ای یا جلسات مشترک باشد.

ارتباطات مؤثر

ایجاد و حفظ روابط مؤثر و پایدار با تأمین‌ کنندگان می ‌تواند به بهبود کیفیت و کاهش هزینه‌ ها کمک کند. ارتباطات باید شفاف و دوطرفه باشد. شناسایی و مدیریت ریسک‌ های مربوط به تأمین‌ کنندگان نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. این شامل ارزیابی ریسک‌ های تأمین و توسعه برنامه‌ های مدیریت ریسک می‌ گردد.

مستند سازی و پیگیری

تمامی اطلاعات و ارتباطات با تأمین‌ کنندگان باید به ‌طور دقیق مستند شود. مستندات می‌تواند شامل قرارداد ها، توافق ‌نامه‌ ها، و گزارش ‌های ارزیابی باشد. سازمان باید به‌ طور مداوم نتایج عملکرد تأمین‌کنندگان را پیگیری کند و در صورت نیاز، اقدامات اصلاحی را انجام دهد.

به طور کلی بند ‏8-4 ‏ ایزو 9001‏ محصولات و خدمات برون سازمانی ‏بر اهمیت مدیریت تأمین‌کنندگان و ارتباط مؤثر با آنها تأکید دارد. این بند به سازمان‌ ها کمک می‌کند تا الزامات خود را به روشنی تعیین و تأمین‌ کنندگان را بر اساس معیارهای مشخص انتخاب کنند. نظارت مستمر بر عملکرد تأمین‌ کنندگان و ارائه بازخورد، موجب بهبود کیفیت و کاهش ریسک ‌ها می‌شود. همچنین، مستندسازی دقیق اطلاعات و ارتباطات با تأمین‌ کنندگان، شفافیت و کارایی را افزایش می‌دهد. ایجاد و حفظ روابط پایدار با تأمین‌ کنندگان به بهبود فرآیندهای تأمین و رضایت مشتریان کمک می‌کند.

کنترل فرایندها، محصولات و خدمات برون سازمانی بند 8-4 ایزو 9001‏ ، به عنوان یک عنصر حیاتی در مدیریت کیفیت، به بررسی و نظارت بر تأمین‌ کنندگان و کیفیت محصولات و خدمات آنها می ‌پردازد. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت اخذ گواهینامه ایزو  با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص کنترل فرایندها، محصولات و خدمات برون سازمانی بند 8-4 ایزو 9001 با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.