دستورالعمل مدیریت نمایندگی ها و شعبات

دستورالعمل مدیریت نمایندگی ها و شعبات یکی دیگر از دستورالعملهای مهم شرکتهای بازرگانی بشمار میرود. این دستورالعمل برای شرکتهایی که در حوزه بازرگانی فعالیت دارند راهنمای مهمی هست. دستورالعملهای مورد نیاز شرکتهای بازرگانی و روش اجرایی مورد نیازشان در مستندات ایزو تهیه و تدوین شده است. مرکز سیستم کاران با حضور کارشناسان خبره مستند سازی روشهای اجرایی و دستورالعملها را تهیه و تدوین کرده است.

دستورالعمل مدیریت نمایندگی ها و شعبات جهت نظارت بر شعب مهم برای تسهیل همکاری و هماهنگی بین نمایندگی ها و شعبات شرکتهای بازرگانی طراحی شده است. روش اجرایی مدیریت نمایندگی و شعبات به شرکتهای بازرگانی در نظارت بر بزرگترین شعبه های مهم سیستمی کمک شایانی میکند. آئین نامه مدیریت نمایندگی ها و شعبات به شعبی که نیاز به نظارت شدید دارند، کمک خواهد کرد.

روش اجرایی مدیریت نمایندگی ها و شعبات به تشریح و تفسیر چگونگی مدیریت نمایندگی و شعبات میپردازد. آئین نامه مدیریت نمایندگی و شعبات راهنمای شرکتهای بازرگانی از زمان شناسایی ، جذب، ارزیابی، بکارگیری و قطع همکاری برای نمایندگی ها و شعبات هست.

دستورالعمل مدیریت نمایندگی و شعبات برای الگو برداری در زیر آمده است:

1-  هدف :

هدف از تدوین دستورالعمل مدیریت نمایندگی ها و شعبات ، تشریح چگونگی مدیریت نمایندگی و شعبات از زمان شناسایی ، جذب، ارزیابی، بکارگیری و قطع همکاری برای نمایندگی ها و شعبات هست.

2- دامنه كاربرد :

دستورالعمل مدیریت نمایندگی ها و شعبات در واحد فروش کاربرد دارد .

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : مدیر فروش.
• اجرا : واحد امور نمایندگی ها و شعبات.

4- شرح :

کلیه واحدهای خارج از مرکز به دو دسته کلی تقسیم می شوند.

شعبات

نمایندگی ها

4-1- شعبات

شعبات، واحدهایی هستند که خارج از واحد مرکزی شرکت هستند و کلیه سیستمهای مدیریتی آنها مطابق با سیستمهای مدیریتی واحد مرکزی هستند. شعبات پیرو سیاستهای خرد و کلان شرکت هستند. ملکیت، منابع انسانی، سرمایه، تجهیزات، روش ها ، تبلیغات و . . . تحت کنترل و مدیریت مستقیم سازمان مرکزی هستند.

کلیه شعبات بایستی از نظر فرایند فروش تحت کنترل واحد مرکزی باشند. به همین جهت پس از افتتاح و راه اندازی هر شعبه ، واحد فروش اطلاعات کلیه شعبات را در فرم لیست شعبات با کد F-31-06-01 ثبت و نگهداری می نماید. در فرم لیست شعبات اطلاعاتی همچون نام شعبه، کد شعبه، آدرس شعبه، مدیر شعبه، تلفن شعبه و میزان فروش هر شعبه به تفکیک ماه درج می گردد.

بدیهی هست که واحد فروش حداقل سالی یکبار نسبت به تجزیه و تحلیل آمار فروش هر شعبه اقدام نموده و متناسب با عملکرد هر شعبه در صورت نیاز اقدامات اصلاحی تعریف می گردد.

4-2- نمایندگی ها

نمایندگی ها، واحدهایی هستند که خارج از واحد مرکزی شرکت هستند و قسمتی سیستمهای مدیریتی آنها مطابق با سیستمهای مدیریتی واحد مرکزی هستند.

در واقع نمایندگی، قراردادی است که به موجب آن نماینده تجاری (شخص حقوقی یا حقیقی) به طور مستقل تصدی مذاکره و انعقاد معاملات تجاری جذب مشتری، تبلیغات و یا سایر اعمال واجد آثار حقوقی را به نام و به حساب اصیل در برابر دریافت اجرت و یا کمیسیون در محدوده منطقه و شهر و یا حتی کشور خارجی مشخص بر عهده می‌گیرد.

واحد امور نمایندگی ها موظف است اطلاعات اولیه متقاضیان اخذ نمایندگی را در فرم لیست متقاضیان اخذ نمایندگی با کد F-31-06-02 ثبت نماید. سپس جهت تعیین احراز صلاحیت متقاضیان مطابق با بندهای بعدی اقدام نماید.

4-2-1- شرایط عمومی احراز صلاحیت دریافت نمایندگی

چنانچه افراد حقیقی و یا حقوقی قصد دریافت نمایندگی شرکت جهت فروش کالاهای شرکت را داشته باشد بایستی یک سری شرایط عمومی داشته باشد. این شرایط عبارتند از:

حضور مالک در جلسه آشنایی با شرکت در محل دفتر شرکت در تهران

داشتن حساب جاری معتبر

ارائه گزارش خوش حسابی بانکی

نداشتن سوء سابقه کیفری

توانایی خرید حداقل 10 میلیارد ریال در ماه با ترکیب سبد محصولی مورد نظر شرکت

میزان سرمایه گزاری اولیه حداقل 15 میلیارد ریال با ترکیب سبد محصولی مورد نظر شرکت

پیاده سازی و اجرای دکوراسیون فروشگاه متناسب با طرح ارائه شده از طرف شرکت

فعالیت تک یا چند برند به تشخیص شرکت در حیطه تجهیزات فشار ضعیف تابلو برق

تعامل در بستر نرم افزاری مورد نظر شرکت

هماهنگی کامل با دفتر مرکزی برای فعالیت در پروژه های هدف

لازم به ذکر است که داشتن موارد فوق از الزامات بوده و نداشتن و یا عدم پذیرش هر یک از موارد فوق باعث قطع همکاری خواهد شد.

4-2-2- شرایط قابل اندازه گیری احراز صلاحیت دریافت نمایندگی

شرایط قابل اندازه گیری شرایطی هستند که بازرس شرکت از طریق بازرسی و ارزیابی، موارد مد نظر شرکت را اندازه گیری و ثبت می نماید. پس از تایید شرایط عمومی مذکور ، بازرس واحد فروش بر اساس فرم چک لیست ارزیابی واحد متقاضی نمایندگی با کد F-31-06-03 نسبت به اندازه گیری موارد زیر اقدام می نماید.

4-2-2-1- سابقه فعالیت در صنعت برق با حداقل پذیرش 5 سال سابقه مرتبط 2 امتیاز و به ازای هر 2 سال سابقه مازاد 1 امتیاز (به استناد لیست بیمه یا سابقه فاکتور فروش) – حداکثر امتیاز عدد 10 هست.

4-2-2-2- دارا بودن فروشگاه ملکی یا دارای قرارداد اجاره حداقل 1 ساله در بازار اصلی برق صنعتی و متراژ به ازای هر 10 متر 2 امتیاز (به استناد متراژ مندرج در سند و یا قرارداد اجاره) – حداکثر امتیاز عدد 10 هست.

4-2-2-3- دارا بودن شبکه عاملیت توزیع شامل حداقل 5 عامل فعال 2 امتیاز و به ازای هر عاملیت توزیع مازاد 0.5 امتیاز (به استناد قرارداد عاملیت توزیع و گردش کار) – حداکثر امتیاز عدد 10 هست.

4-2-2-4- دارا بودن انبار مجزا از مکان فروشگاه به ازای هر 20 متر فضا 1 امتیاز (به استناد سند مالکیت و یا قرارداد اجاره) – حداکثر امتیاز 10 هست.

4-2-2-5- دارا بودن نیروی انسانی به ازای هر نفر نیرو 1 امتیاز (به استناد لیست بیمه تامین اجتماعی) – حداکثر امتیاز عدد 10 هست.

شرایط اعطای نمایندگی – ادامه

4-2-2-6- دارا بودن بازاریاب غیر از لیست بیمه به ازای هر نفر بازاریاب 0.5 امتیاز (به استناد قرارداد بازاریاب و اسناد پرداختی کارمزدها) – حداکثر امتیاز عدد 10 هست.

4-2-2-7- دارا بودن موقعیت مکانی مناسب (بر خیابان یا کوچه، همکف پاساژ) دارای ارزش به ازای قیمت متراژ هر متر مربع 100,000,000 ریال 1 امتیاز (به استناد تحقیقات محلی از املاک) – حداکثر امتیاز عدد 10 هست.

4-2-2-8- دارا بودن سابقه نمایندگی قبلی به ازای هر سال سابقه همکاری 1 امتیاز (به استناد سوابق همکاری قبلی)- حداکثر امتیاز عدد 10 هست.

4-2-2-9- دارا بودن گواهینامه های ایزو با اعتبار IAF به ازای هر گواهینامه 2 امتیاز (به استناد تصویر گواهینامه با قابلیت استعلام از طریق IAF) – حداکثر امتیاز عدد 10 هست.

4-2-2-10- تحصیلات مرتبط مدیر نمایندگی به شرح دکترا = 10 امتیاز و فوق لیسانس= 8 امتیاز و لیسانس = 6 امتیاز و فوق دیپلم = 4 امتیاز و دیپلم = 2 امتیاز و زیر دیپلم = 0 امتیاز (به استناد مدرک تحصیلی ارائه شده) – حداکثر امتیاز عدد 10 هست.

پس از ارزیابی متقاضی نمایندگی، چنانچه امتیاز کسب شده توسط متقاضی به حد نصاب 70 از 100 برسد، بعنوان نمایندگی مجاز انتخاب می شود و تشریفات همکاری با ایشان اعمال خواهد شد. لذا کلیه نمایندگان مجاز در فرم لیست نمایندگی های مجاز با کد F-31-06-04 ثبت و نگهداری می گردد.

4-2-3- تعهدات نمایندگی فروش

تعهد خرید به اندازه حداقل تارگت فروش مورد نظر شرکت

نحوه پرداخت با شرایط مورد نظر شرکت

ارائه چک و سفته جهت ضمانت نزد شرکت

پیروی از سیاستهای برندینگ، تبلیغات

پیروی کامل از سیاست های قیمت گذاری و فروش دفتر مرکزی

انجام کلیه خریدها به صورت رسمی

4-2-3- تعهدات شرکت

عقد قرارداد رسمی مطابق با فرم قرارداد نمایندگی با کد F-31-06-05

ارائه تابلوی فروشگاه متناسب با سیاستهای شرکت

ارائه طرح دکوراسیون فروشگاه متناسب با استانداردهای شرکت

تامین محتوای تبلیغاتی برای نمایندگی ها

تامین کالای مورد درخواست نمایندگی ها (به شرط موجود بودن)

آموزش اولیه پرسنل نمایندگی پس از عقد قرارداد

آموزش دوره ای کارکنان نمایندگی به صورت سالانه (حضوری/آنلاین)

اعلام نام نمایندگی در وب سایت رسمی شرکت

پاداش فروش بر اساس دستیابی به تارگت مورد نظر

5-توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6-مدارک پیوست  :

دستورالعمل اخذ نمایندگی ها و شعبات

شرکتها بخصوص شرکتهای بازرگانی شعبات مختلفی دارند. بین این شعبات و نمایندگی ها بایستی یک همکاری و هماهنگی باشد. مثلا شعبات مختلف فلان گوشی موبایل ، نمایندگی های مجاز فلان مارک تلویزیون ، نمایندگیهای مختلف فلان خودرو و نمایندگی های مجاز فلان مارک فلان کالا ، بایستی یک همکاری و یکپارچگی بینشان برقرار باشد.

دستورالعمل مدیریت نمایندگی ها و شعبات برای این نمایندگیها تدوین شده است و دستورالعملهایی را ارائه می کند که یک نظم و یکپارچکی و همکاری بین این شعبات ایجاد گردد.

دستورالعمل مدیریت نمایندگی ها و شعبات از الزامات تعریف شده در ایزو نیست. یعنی مثلا شرکتهایی که میخواهند ایزو 9001 بگیرند نیازی به دستورالعمل مدیریت نمایندگی ها و شعبات ندارند اما برایشان جهت بهره وری بهتر بسیار کاربردی هست.

امور نمایندگی و ایزو

همچنین در جهت پیاده سازی گواهینامه ایزو 10001 ، گواهینامه ایزو 10002 ، گواهینامه ISO10003 و گواهینامه ISO10004 دستورالعمل مدیریت نمایندگی ها و شعبات بسیار کمک خواهد کرد.

نمونه مستندات ایزو ISO امروزه بسیار مورد نیاز شرکتها و سازمانهای متقاضی اخذ ایزو هست. همچنین شرکتها و سازمانهایی که میخواهند به معنای واقعی به پیاده سازی استانداردهای ایزو بپردازند.

غالبا شرکتها وقتی میخواهند گواهی ایزو بگیرند چنانچه با آگاهی عمل کنند درخواست مستندات ایزو را میکنند. مستندات ایزو شامل دستورالعمل ها و روشهای اجرایی و فرم های ایزو هست که به رایگان می توانید از سایت دانلود کنید.

یکی از خدمات رایگان سازمان مرکزی سیستم کاران دانلود رایگان مستندات ایزو می باشد. دانلود رایگان سایر نمونه مستندات ISO در صفحه قبلی میسر است. با نظرات خود ما را در ارائه خدمات بیشتر و بهتر ترغیب و راهنمایی نمایید.

جهت دانلود رایگان فرمهای ایزو ISO بر روی مقاله دانلود رایگان فرمهای ایزو ISO کلیک نمایید.

لینک دانلود نمونه دستورالعمل مدیریت نمایندگی ها و شعبات – فرمت Word

سئوالات متداول در مورد دستورالعمل مدیریت نمایندگی ها و شعبات

گرفتن نمایندگی پردرامد

خیلی از افراد بدنبال گرفتن نمایندگی پردرامد در فضاهای مجازی هستند. نمایندگی پر در آمد شغلی پر طرفدار برای متقاضیان مشاغل پر در آمد هست. اما اگر قصد دریافت نمایندگی هستید ، حتما شرایط قراردادی و الزامات مندرج در دستورالعمل مدیریت نمایندگی ها و شعبات را بخوانید.

اعطای نمایندگی در شهرستانها

شرکتهای تولیدی و بازرگانی جهت توسعه بازار خود به اعطای نمایندگی در شهرستانها می کنند. هر چه شرکت مذکور بزرگتر و برند تر باشد ، شرایط اعطای نمایندگی در شهرستانها سخت تر و سازمانی تر هست. اخذ نمایندگی در شهرستانها باعث جلب نظر مشتریان و کارفرمایان می گردد. مثلا شرکت نفت برای ورود تامین کنندگان و سازندگان خود به وندور یا همان avl ، شرکتهای دارای شعبه و نمایندگی را در الویت قرار می دهد.

اخذ نمایندگی محصولات پرفروش

شرکتها با اخذ نمایندگی محصولات پرفروش سعی بر فروش بیشتر و ایجاد یک شبکه بزرگ فروش هستند. بازاریابهای حرفه ایی و کاربلد با ایجاد شرایط ترغیبی و تشویقی اقدام به اخذ نمایندگی محصولات پر فروش خود می کنند. از طرفی نمایندگان نیز بدنیال نمایندگی هستند که کالا و یا خدمات آنها پرفروش باشد.

نمایندگی فروش محصولات

برای اعطای نمایندگی فروش بایستی یک واحد منسجم در شرکت ایجاد گردد. واحد امور نمایندگی ها بایستی آموزشهای لازم و تخصصی را ببینند. برای فرایند نمایندگی فروش محصولات یا خدمات دستورالعمل مدیریت نمایندگی ها و شعبات یک ابزاری مستند و قابل اتکا می باشد. دریافت گواهینامه ایزو ، شرکت را وادار می کند که بدنبال مستندسازی فرایندهای مدیریت فروش باشد.

اخذ نمایندگی برای مغازه

شرکتها و سازمانها می توانند برای توسعه فعالیتهای خود حتی مغازه داران را به همکاری دعوت نمایند. یعنی با اخذ نمایندگی برای مغازه اقدام به راه اندازی یک تشکیلات منسجم و مویرگی فروش محصولات می کنند. اخذ نمایندگی برای فروشگاه نیز بایستی مطابق با یک دستورالعمل و یا روش اجرایی امور نمایندگی ها و شعبات اجرا گردد.

چه نمایندگی بگیریم ؟

اکثر افراد سئوال می پرسند که چه نمایندگی بگیریم ؟ دست یابی به جواب این سئوال کار سخت هست و نیاز به تحقیق و تفحص دقیقی دارد. اما قبل از انتخاب حتما شرایط قراردادی و آیین نامه ها و دستورالعملها و فرمها را مطالعه نمایید. با یک کارشناس حقوقی قبل از هر انعقاد هر قراردادی مشورت نمایید.

لیست انواع نمایندگی ها

اصولا نمایندگی ها به چند طریق فعالیت می کنند. لیست انواع نمایندگی ها می تواند شامل موارد زیر باشد.

نمایندگی انحصاری که نشانگر تنها یک نماینده خاص و انحصاری در یک منطقه هست. نمایندگی پخش نیز یک نوع نمایندگی دیگر هست که نمایندگی فقط حق پخش محصولات را دارد. برخی نمایندگی ها انحصاری نیستند و شرکت اصلی به هر متقاضی نمایندگی، مجوز اعطا می کند.