چارت سازمانی – organization chart – اصول چارت یا نمودار سازمانی

چارت سازمانی یا نمودار سازمانی ، ابزاری بصری است که ساختار یک سازمان را به تصویر می‌کشد و روابط بین بخش‌ ها و افراد را نشان می‌دهد. این نمودار به مدیران و کارکنان کمک می‌کند تا درک بهتری از سلسله ‌مراتب، وظایف ، مسئولیت ها و اختیارات سازمانی پیدا کنند. چارت سازمانی به ‌طور معمول در سازمان ‌ها و شرکت ‌ها برای تسهیل ارتباطات و بهبود کارایی کاربرد دارد.

شرکت‌ها وقتی بزرگ می‌شوند نیاز به یک چارت سازمانی دارند. با گسترش شرکتها چنانچه یه ساختار سازمانی ایجاد نشود یک هرج و مرج و بی نظمی بر شرکت حاکم می گردد. بنابراین گام اول ایجاد یک نظم نوین سازمانی، تهیه و تدوین یک چارت سازمانی کارآمد است. برای کسب اطلاعات بیشتر بر روی لینک مقاله نحوه تدوین چارت سازمانی مشاوره تهیه ساختار سازمانی آموزش ترسیم نمودار سازمانی کلیک نمایید.

اهمیت چارت

نمودار سازمانی به عنوان یک ابزار مدیریتی، اهمیت زیادی در فرآیند های سازمانی دارد. این نمودار می‌تواند به شفاف ‌سازی نقش ‌ها و مسئولیت‌ ها، تسهیل ارتباطات در ایزو 9001 بین بخش ‌ها و بهبود هماهنگی در فعالیت ‌ها کمک کند. همچنین، چارت سازمانی به مدیران این امکان را می‌دهد که منابع انسانی را به ‌طور مؤثرتری مدیریت کنند و تصمیم‌گیری ‌های بهتری در زمینه توسعه سازمان اتخاذ نمایند.

تهیه یک چارت سازمانی مؤثر نیازمند توجه به جزئیات و همکاری با اعضای کلیدی سازمان است. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت دریافت انواع گواهینامه های ایزو  با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص ترسیم نمودار سازمانی در سیستم های مدیریتی با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید. 

تعریف ساختار سازمانی

نمودار سازمانی به وضوح نشان می‌دهد که هر فرد یا بخش چه وظایفی دارد و چگونه با یکدیگر ارتباط دارند. این شفافیت به کاهش تداخل وظایف و بهبود کارایی کمک می‌کند. ، چارت سازمانی به سازمان کمک می‌کند تا سلسله‌ مراتب و روابط بین بخش‌ ها را به‌ خوبی درک کند. جهت دانلود رایگان نمونه چارت سازمانی کلیک نمایید.

انواع چارت در ایزو

در سیستم‌ های مدیریت کیفیت و به‌ ویژه در استانداردهای ایزو (ISO)، نمودارهای سازمانی ابزارهای حیاتی برای نمایش ساختار سازمان و فرآیندهای مرتبط با کیفیت هستند. این چارت ‌ها به سازمان ‌ها کمک می‌کنند تا نقش ‌ها، مسئولیت ‌ها و روابط بین بخش ‌ها را به وضوح تعریف کنند. نمونه چارت سازمانی یک نمودار درختی است که نمایشگر بخشهای مختلف یک شرکت است. در ادامه به انواع چارت‌ های سازمانی که در زمینه ایزو مورد استفاده قرار می‌گیرند، اشاره می‌ کنیم:

چارت سازمانی سلسله ‌مراتبی (Hierarchical Chart)

نمودار سازمانی سلسله ‌مراتبی ، ساختار سازمان را به صورت سلسله ‌مراتبی نمایش می‌دهد. و باعث افزایش آگاهی در ایزو 9001 میان کارکنان از اهداف و الزامات کیفیت ، می‌ گردد. در این چارت، سطوح مختلف مدیریتی و زیرمجموعه‌ ها به وضوح مشخص هستند.

 چارت سازمانی سلسله ‌مراتبی در ایزو

شفاف ‌سازی مسئولیت ‌ها و اختیارات در فرآیندهای مدیریت کیفیت و تسهیل ارتباطات بین سطوح مختلف مدیریتی است.

چارت سازمانی ماتریسی

در چارت ماتریسی ، افراد یا تیم ‌ها به صورت افقی و عمودی نمایش می شوند و هر فرد می‌تواند به چندین مدیر گزارش دهد.

کاربرد چارت سازمانی ماتریسی در ایزو

در اصل چارت ماتریسی برای ترویج همکاری بین تیم‌ های مختلف در پروژه ‌های کیفیت و افزایش انعطاف ‌پذیری در تخصیص منابع و مسئولیت‌ ها کاربرد دارد.

چارت سازمانی فرآیندی (Process Chart)

به طور کلی چارت فرایندی، فرآیندهای کاری و جریان اطلاعات در سازمان را نشان می‌دهد و مراحل مختلف و مسئولیت‌ های مرتبط را ترسیم می‌کند.

کاربرد چارت فرایندی در ایزو

چارت فرایندی برای مستندسازی فرآیندهای سیستم مدیریت کیفیت و شفاف ‌سازی نقش ‌ها در هر مرحله به کار می رود و به شناسایی نقاط ضعف و بهبود فرآیندها کمک می کند.

چارت سازمانی دایره ‌ای  (Circular Chart)

در این چارت، ساختار سازمان به صورت دایره‌ای نمایش داده می‌شود. مرکز چارت معمولاً نمایانگر مدیریت ارشد و حلقه‌های بیرونی نمایانگر بخش‌های مختلف هستند.

کاربرد چارت دایره ای در ایزو

چارت دایره ای نمایش هماهنگی و همکاری بین بخش ‌های مختلف و تأکید بر اهمیت هر بخش در دست‌ یابی به اهداف کیفیت است.

چارت سازمانی افقی (Horizontal Chart)

در این نوع چارت، ساختار سازمان به صورت افقی نمایش داده می‌شود. معمولاً برای نمایش تیم‌ ها و بخش‌ های مختلف استفاده می‌شود.

کارایی چارت افقی

در سازمان‌های کوچک و متوسط و مناسب برای سازمان‌ هایی که نیاز به نمایش همزمان چندین بخش دارند.

چارت سازمانی دایره‌ ای (Circular Chart)

در این چارت، ساختار سازمان به صورت دایره‌ ای نمایش می‌شود. مرکز چارت معمولاً نمایانگر مدیریت ارشد و حلقه‌ های بیرونی نمایانگر بخش‌های مختلف هستند. نمایش متوازن و هماهنگ و نشان‌دهنده ارتباطات بین بخش‌ها است.

کاربرد چارت دایره ای

مناسب برای سازمان‌ هایی که بر روی همکاری و هم‌ افزایی بین بخش‌ها تأکید دارند.

چارت سازمانی فرآیندی (Process Chart)

این چارت، فرآیندهای کاری و جریان اطلاعات در سازمان را نشان می‌دهد. معمولاً شامل مراحل مختلف و مسئولیت‌های مرتبط است.

کاربرد ساختار فرایندی

مناسب برای سازمان‌ هایی که بر روی بهبود فرآیندها و کارایی تمرکز دارند.

چارت سازمانی شبکه‌ای  (Network Chart)

چارت سازمانی شبکه‌ای ، روابط غیررسمی و همکاری ‌های بین افراد و تیم ‌ها را نشان می‌دهد و به صورت شبکه‌ای طراحی می‌شود.

کاربرد چارت سازمانی شبکه‌ای در ایزو

بر ارتباطات غیررسمی و همکاری ‌های بین فردی تأکید دارد و به شناسایی و تقویت روابط مؤثر در فرآیندهای کیفیت می پردازد.

کاربرد چارت سازمانی در ایزو

چارت سازمانی در سیستم‌های مدیریت کیفیت و استانداردهای ایزو (ISO) نقش بسیار مهمی ایفا می‌کند. این نمودار به سازمان ‌ها کمک می‌کند تا ساختار خود را به‌ وضوح تعریف کنند و فرآیند ها و مسئولیت ‌ها را مشخص کنند. در ادامه، به بررسی کاربرده ای چارت سازمانی در ایزو می‌پردازیم:

تسهیل مستندسازی فرآیندها

مستندسازی در استانداردهای ایزو، مستندسازی فرآیند ها بسیار مهم است. چارت سازمانی به عنوان یک ابزار بصری، می‌تواند به مستندسازی فرآیندها و ارتباطات بین آنها کمک کند. با استفاده از چارت، می‌توان مستندات مربوط به هر بخش و فرآیند را به راحتی ایجاد و سازماندهی کرد.

بهبود ارتباطات داخلی

چارت سازمانی به کارکنان کمک می‌کند تا بفهمند با چه کسانی باید ارتباط برقرار کنند و چگونه می‌توانند به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند. با وجود نمودار سازمانی واضح، ابهامات در ارتباطات کاهش می‌یابد و کارکنان می‌دانند که به کجا مراجعه کنند.

پشتیبانی از فرآیند های مدیریت کیفیت

 با تحلیل چارت سازمانی، می‌توان نقاط قوت و ضعف در ساختار سازمانی را شناسایی کرد و بر اساس آن تصمیمات بهبود کیفیت اتخاذ کرد. همچنین به تعیین مسئولیت ‌های مرتبط با کیفیت در هر بخش کمک می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که همه افراد در راستای اهداف کیفیت فعالیت می‌کنند.

تسهیل آموزش و توسعه

چارت سازمانی می‌تواند به عنوان یک ابزار آموزشی برای کارکنان جدید استفاده شود تا آنها با ساختار سازمان و نقش ‌های مختلف آشنا شوند. شناسایی نقش ‌ها و مسئولیت ‌ها، می‌تواند برنامه‌ های آموزشی مناسبی برای توسعه مهارت ‌های کارکنان طراحی کرد.

پشتیبانی از ممیزی‌ ها و ارزیابی ‌ها

در زمان ممیزی ‌های داخلی یا خارجی، چارت سازمانی به ممیزان کمک می‌کند تا ساختار و مسئولیت‌ ها را سریع‌ تر درک کنند و ارزیابی ‌های دقیقی انجام دهند.نمودار سازمانی به سازمان کمک می‌کند تا مستندات مربوط به هر بخش و فرآیند را به‌راحتی مدیریت کند و در دسترس قرار دهد.

ایجاد فرهنگ سازمانی

 ساختار سازمانی به ترویج فرهنگ کیفیت در سازمان کمک می‌کند، زیرا همه افراد می‌دانند که در کجا قرار دارند و چگونه می‌توانند در بهبود کیفیت مشارکت کنند. با ایجاد وضوح در مسئولیت ‌ها و ارتباطات، چارت سازمانی می‌تواند به تشویق همکاری بین بخش‌ ها کمک کند.

تهیه یک چارت سازمانی مؤثر نیازمند توجه به جزئیات و همکاری با اعضای کلیدی سازمان است. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت دریافت انواع گواهینامه های ایزو  با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص ترسیم نمودار سازمانی در سیستم های مدیریتی با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید. 

مراحل گام به گام تهیه چارت سازمانی

تهیه یک چارت سازمانی مؤثر نیازمند دقت، برنامه‌ریزی و همکاری است. در ادامه مراحل گام به گام تهیه یک چارت سازمانی بیان می گردد:

تعریف هدف چارت

مشخص کنید که چرا به نمودار سازمانی نیاز دارید. آیا برای شفاف ‌سازی ساختار، بهبود ارتباطات، یا مدیریت منابع انسانی است؟ آیا به یک نمونه نمودار سلسله ‌مراتبی، چارت فرایندی یا شبکه ‌ای نیاز دارید؟ مشخص کنید که چه کسانی استفاده خواهند کرد. (مدیران، کارکنان، ذینفعان خارجی) و نیازهای آنها را در نظر بگیرید. درک نیازها و انتظارات ذینفعان به بهبود عملکرد کلی سازمان کمک می‌کند.

شناسایی ساختار فعلی سازمان

اطلاعات مربوط به ساختار سازمانی کنونی شامل نام افراد، عناوین شغلی، وظایف و روابط بین بخش ‌ها را جمع‌آوری کنید. مستندات موجود مانند توصیف شغل‌ ها، نمودارهای قبلی و گزارش‌ های سازمانی را مرور کنید.

گفتگو با مدیران و کارکنان

با افراد کلیدی در سازمان گفتگو کنید تا درک بهتری از نقش‌ ها و مسئولیت‌ ها به دست آورید. از نظرسنجی ‌ها برای جمع‌ آوری دیدگاه‌ های کارکنان در مورد ساختار و عملکرد سازمان استفاده کنید.

شناسایی سطوح مدیریتی

سلسله ‌مراتب سازمان را تعیین کنید. مشخص کنید که کدام بخش ‌ها و افراد مسئولیت‌ های بالاتر دارند. نقش ‌ها و مسئولیت ‌های هر سطح مدیریتی را به وضوح تعریف کنید. هر بخش و زیر مجموعه ‌های آن را شناسایی کنید و روابط بین آنها را مشخص کنید.

انتخاب نرم ‌افزار یا ابزار طراحی چارت

از نرم‌ افزار های طراحی چارت مانند Microsoft Visio ،Lucidchart ،SmartDraw یا ابزارهای آنلاین دیگر استفاده کنید. برخی از این ابزارها قالب ‌های آماده ‌ای برای نمودارهای سازمانی دارند که می‌توانید از آنها استفاده کنید.

اطلاع رسانی چارت

نمودار را با استفاده از مستطیل ‌ها برای نمایش افراد یا بخش‌ ها و خطوط برای نمایش روابط طراحی کنید. از رنگ ‌های مختلف برای تمایز بخش‌ ها و سطوح مختلف استفاده کنید. این کار به تفکیک بصری کمک می‌کند. هر بخش یا فرد را به وضوح برچسب‌گذاری کنید تا نام و عنوان شغلی آنها مشخص باشد.

تهیه نسخه دیجیتال و چاپی چارت

نمودار اولیه را با مدیران و کارکنان به اشتراک بگذارید و نظرات آنها را دریافت کنید. به انتقادات و پیشنهادات توجه کنید و آنها را در طراحی نهایی لحاظ کنید. بر اساس بازخورد ها، تغییرات لازم را در چارت اعمال کنید در طرح ریزی تغییرات ایزو 9001 یک فرآیند پیچیده و چند مرحله‌ای است که نیاز به دقت و برنامه‌ریزی دارد. و اطمینان حاصل کنید که نیاز های سازمان را پاسخ می‌دهد.

 پس از انجام اصلاحات، نمودار سازمانی را برای تایید نهایی به مدیران ارسال کنید و اطمینان حاصل کنید که همه جنبه‌ ها را پوشش می دهد. نسخه‌ های دیجیتال و چاپی از چارت را تهیه کنید. نسخه چاپی می‌تواند در مکان‌ های عمومی سازمان قرار گیرد.

انتشار و آموزش چارت

نمودار را در مکان‌ های قابل دسترس مانند تابلو های اطلاع‌ رسانی یا پورتال ‌های داخلی برای تمامی اعضای سازمان منتشر کنید.

آموزش و آگاهی ‌رسانی چارت

 در مورد نمودار سازمانی و اهمیت آن به کارکنان توضیح دهید و آنها را در مورد نحوه استفاده از آن آموزش دهید. مستندات آموزشی یا راهنمایی تهیه کنید که نحوه استفاده از چارت را توضیح دهد.

  به ‌روزرسانی و بازنگری دوره ‌ای چات

در واقع به ‌روزرسانی‌ های لازم را بر اساس تغییرات در ساختار سازمان انجام دهید و اطمینان حاصل کنید که همیشه به ‌روز است. به ‌طور منظم آن را بازنگری کنید (مثلاً هر 6 ماه یا سالانه) تا اطمینان حاصل کنید که همچنان دقیق و مفید است. در هر بازنگری، نظرات و پیشنهادات جدید کارکنان و مدیران را جمع‌ آوری کنید.

تهیه یک نمودار سازمانی مؤثر نیازمند توجه به جزئیات و همکاری با اعضای کلیدی مجموعه است. با دنبال کردن این مراحل و توجه به جزئیات، می‌توانید یک نمودار سازمانی کارآمد و مفید برای بهبود عملکرد آن خود ایجاد کنید. نه تنها به شفافیت ساختار کمک می‌کند، بلکه به تسهیل ارتباطات و بهبود کارایی سازمان نیز می‌انجامد.  جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد استاندارد ایزو 9001 بر روی لینک مقاله Management system standards کلیک نمایید.

تهیه یک چارت سازمانی مؤثر نیازمند توجه به جزئیات و همکاری با اعضای کلیدی سازمان است. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت دریافت انواع گواهینامه های ایزو  با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص ترسیم نمودار سازمانی در سیستم های مدیریتی با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید. همچنین در صورت کسب اطلاعات در مورد نحوه استعلام گواهینامه ایزو چگونه است؟ بر روی همین لینک کلیک نمایید.