روش اجرایی بهبود مستمر

روش اجرایی بهبود مستمر یکی دیگر از مستندات ایزو 9001 هست که مطابق با ورژن 2015 تهیه و تدوین می گردد. هر سازمان جهت پیشرفت و بهره وری بایستی فرآیندهای خود را بهبود ببخشد. کلیه واحدهای شرکت در جهت بهبود فرآیندهای سازمان منطبق با روش اجرایی بهبود مستمر ISO9001:2015 دخیل هستند. نظارت این امر بر عهده نماینده مدیریت می باشد. اجرای این روش اجرایی با کلیه واحدهای مرتبط با پروژه می باشد.

سازمانها بایستی فرصتهای بهبود را تعیین کنند و اقدامات مقتضی را در جهت برآوردن الزامات مشتری و افزایش مشتری انجام دهند.

بهبود مستمر بایستی منجر به بهبود فرآیندها و محصولات و خدمات سازمان با توجه به نیازها و انتظارات آینده گردد. بایستی تاثیرات نامطلوب را کاهش دهد یا از وجود آن پیشگیری کند. یا در صورت ایجاد این تاثیرات نامطلوب آن را اصلاح کند. بهبود مستمر بایستی به بهبود عملکرد و اثر بخشی سیستم مدیریت کیفیت بیانجامد.

سازمان بایستی به طور مستمر تاثیر و اثر بخشی سیستم مدیریت کیفیت را بهبود بخشد. شرکت بایستی نتیجه حاصله از تجزیه و تحلیل و ارزیابی و خروجی های بازنگری مدیریت را بررسی کند تا اگر مواردی از نیازها یا فرصتها بود که بایستی به صورت مداوم مورد پایش و بهبود قرار گیرد، مشخص گردند.

نمونه روش اجرایی بهبود مستمر زیر را منطبق با ISO9001:2015 در ذیل برای استفاده متقاضیان قرار دادیم.

1- هدف :

هدف از تدوین این روش اجرایی، تشریح چگونگی تعریف ، مستندسازی ، برنامه ریزی زمان بندی و کنترل پیشرفت پروژه های بهبود مستمر در شرکت می باشد.

2– دامنه كاربرد :

اين روش اجرايي در کلیه واحدهای شرکت کاربرد دارد.

3– مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت: نماینده مدیریت
• اجرا: کلیه واحدهای مرتبط با پروژه تعریف شده

4– شرح:

پروژه های بهبود مستمر در شرکت ممکن است از هر یک از طرق زیر تعریف گردد:

– جلسات بازنگری مدیریت

– نشست شورای هماهنگی

– جلسات داخلی واحدها

– نتایج حاصله از تجزیه و تحلیل داده ها

– خروجی حاصله از بررسی اهداف کیفی و سازمانی

– نتایج حاصله از بعضی از پیشنهادات ، انتقادات و نظرات مشتریان (و یا کارکنان)

– خروجی حاصله از پایش و اندازه گیری محصولات و صورتجلسات محصولات نا منطبق

* . . .

روش اجرایی بهبود مستمر – اقدامات لازم

این پروژه های تعریف شده بایستی با هماهنگی نماینده مدیریت ، مسئول کنترل پروژه مستقر در واحد مدیریت کیفیت ، مسئولین واحدهای مرتبط با پروژه مذکور و در صورت لزوم مدیر عامل باشد. پس از تشکیل جلسه و تعیین فعالیت های مورد نیاز جهت اجرای پروژه ، مسئول کنترل پروژه نسبت به تعیین برنامه زمانبندی پروژه مطابق با گزارش برنامه ریزی و کنترل پروژه به دست آمده از نرم افزارMSP,P6,…. و سایر نرم افزارهای مشابه اقدام می نماید.

پس از تاییدیه از مسئولین مربوطه نسبت به پایش پیشرفت پروژه اقدام می نماید. این پایش از طریق برگزاری جلسات بررسی پیشرفت پروژه که مسئول کنترل پروژه با مسئولین مربوطه برگزار می نماید انجام می گیرد. بدیهی است در صورت وجود هرگونه تاخیر و یا تعجیل در این جلسات مطرح می گردد تا اقدامات اصلاحی لازمه صورت گیرد. در صورت عدم حضور مدیر عامل در جلسات بررسی پیشرفت پروژه ، مسئول کنترل پروژه موظف است بطور هفتگی گزارش پیشرفت پروژه ها را به اطلاع ایشان برساند و دستورات مقتضی را اخذ و ابلاغ نماید.

به منظور تحت کنترل بودن کلیه پروژه های بهبود مستمر در شرکت کلیه پروژه ها به همراه مشخصات کلی آنها از جمله در صد پیشرفت پروژه ، میزان تاخیر یا تعجیل و … در فرم لیست پروژه های شرکت  با کد F-12-00-01   ثبت شده و بطور هفتگی به روز می گردد. لازم به ذکر است که مسئول کنترل پروژه موظف است بطور هفتگی یا اتفاقی بنا به دستور،  یک نسخه از فرم مذکور را به مدیر عامل ارائه نماید.

5- توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6– مدارک پیوست :

بهبود مستمر چیست؟

قبل از هر چیزی بایستی بدانیم که این واژه چه معنایی دارد.

بهبود مستمر: مفهومی کلیدی در مدیریت

واژه بهبود مستمر (Continuous Improvement) یکی از اصول اساسی در مدیریت و کیفیت است که به فرآیند مداوم و تدریجی بهبود عملکرد، کیفیت و کارایی در سازمان‌ها اشاره دارد. این مفهوم به ویژه در صنایع تولیدی، خدماتی و سازمان‌های مختلف به کار می‌رود و هدف اصلی آن افزایش رضایت مشتری، کاهش ضایعات و افزایش بهره‌وری است. در این مقاله به بررسی ابعاد مختلف بهبود مستمر، روش‌ها و ابزارهای آن، و اهمیت آن در سازمان‌ها خواهیم پرداخت.

تعریف بهبود مستمر

بهبود مستمر به معنای تلاش مداوم برای بهبود فرآیندها، محصولات و خدمات است. این فرآیند می‌تواند شامل تغییرات کوچک و تدریجی باشد که به مرور زمان تأثیرات قابل توجهی بر عملکرد سازمان دارند. بهبود مستمر به عنوان یک فرهنگ سازمانی شناخته می‌شود که در آن همه اعضای سازمان به دنبال شناسایی و اجرای بهبودها هستند.

تاریخچه و ریشه‌ها

مفهوم بهبود مستمر ریشه در فلسفه‌های مدیریتی ژاپنی دارد، به ویژه پس از جنگ جهانی دوم. یکی از پیشگامان این رویکرد، دکتر دمینگ (W. Edwards Deming) بود که با معرفی مدل PDCA (Plan-Do-Check-Act) به سازمان‌ها کمک کرد تا بهبودهای مستمر را در فرآیندهای خود پیاده‌سازی کنند. این مدل شامل چهار مرحله است:

1. برنامه‌ریزی (Plan): شناسایی مشکلات و تعیین اهداف بهبود.
2. اجرا (Do): پیاده‌سازی راهکارها و تغییرات.
3. بررسی (Check): ارزیابی نتایج و مقایسه آن‌ها با اهداف تعیین‌شده.
4. اقدام (Act): اتخاذ تصمیمات بر اساس نتایج بررسی و اجرای تغییرات جدید.

روش‌ها و ابزارهای بهبود مستمر

برای پیاده‌سازی بهبود مستمر، سازمان‌ها می‌توانند از روش‌ها و ابزارهای مختلفی استفاده کنند:

1. Kaizen: این رویکرد ژاپنی بر بهبود تدریجی و مستمر تأکید دارد. Kaizen شامل مشارکت همه کارکنان در شناسایی مشکلات و پیشنهاد راهکارهاست.

2. Six Sigma: روشی برای کاهش نقص‌ها و بهبود کیفیت با استفاده از داده‌ها و تحلیل‌های آماری. Six Sigma به دنبال کاهش واریانس و بهبود فرآیندها است.

3. Lean: این فلسفه مدیریتی بر حذف ضایعات و بهینه‌سازی فرآیندها تمرکز دارد. Lean به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ارزش بیشتری را با منابع کمتر ایجاد کنند.

4. نظام مدیریت کیفیت (QMS): پیاده‌سازی استانداردهای بین‌المللی مانند ISO 9001 به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشند و کیفیت محصولات و خدمات خود را افزایش دهند.

اهمیت بهبود مستمر

بهبود مستمر به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که در دنیای رقابتی امروز باقی بمانند و به نیازهای مشتریان پاسخ دهند. برخی از مزایای کلیدی بهبود مستمر عبارتند از:

1. افزایش رضایت مشتری: با بهبود مستمر کیفیت محصولات و خدمات، سازمان‌ها می‌توانند نیازها و انتظارات مشتریان را بهتر برآورده کنند.

2. کاهش هزینه‌ها: با شناسایی و حذف ضایعات، سازمان‌ها می‌توانند هزینه‌های خود را کاهش دهند و بهره‌وری را افزایش دهند.

3. افزایش انگیزه و مشارکت کارکنان: وقتی کارکنان در فرآیند بهبود مستمر مشارکت دارند، احساس مالکیت و مسئولیت بیشتری نسبت به کار خود پیدا می‌کنند.

4. نوآوری: بهبود مستمر می‌تواند به شناسایی فرصت‌های جدید برای نوآوری و توسعه محصولات و خدمات کمک کند.

بهبود مستمر – چالش‌ها و موانع

با وجود مزایای بسیاری که بهبود مستمر دارد، پیاده‌سازی آن نیز با چالش‌هایی همراه است. برخی از این چالش‌ها شامل:

1. مقاومت در برابر تغییر: کارکنان ممکن است در برابر تغییرات جدید مقاومت کنند، به ویژه اگر تغییرات به طور واضح و مؤثر ارتباط داده نشوند.

2. کمبود منابع: پیاده‌سازی بهبود مستمر نیاز به زمان و منابع دارد که ممکن است در دسترس نباشند.

3. عدم حمایت مدیریت: اگر مدیریت ارشد به بهبود مستمر اهمیت ندهد، احتمال موفقیت این فرآیند کاهش می‌یابد.

بهبود مستمر یک رویکرد کلیدی در مدیریت و کیفیت است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهبودهای مداوم را در فرآیندها، محصولات و خدمات خود پیاده‌سازی کنند. با استفاده از روش‌ها و ابزارهای مناسب، سازمان‌ها می‌توانند به افزایش رضایت مشتری، کاهش هزینه‌ها و بهبود کیفیت دست یابند. ایجاد یک فرهنگ بهبود مستمر در سازمان نیازمند مشارکت همه اعضا و حمایت مدیریت است، اما در نهایت می‌تواند به موفقیت و پایداری سازمان کمک کند.

بهبود مستمر و نقش آن در سیستمهای مدیریتی

بهبود مستمر (Continuous Improvement) یکی از اصول کلیدی در مدیریت سازمان‌ها است که به فرآیند مداوم و تدریجی بهبود کیفیت، کارایی و اثربخشی در تمامی جنبه‌های فعالیت‌های سازمان اشاره دارد. این مفهوم در دنیای پیچیده و رقابتی امروز به عنوان یک ضرورت برای بقای سازمان‌ها شناخته می‌شود. در این مقاله به بررسی نقش بهبود مستمر در سیستم‌های مدیریتی خواهیم پرداخت و اهمیت آن را در زمینه‌های مختلف تحلیل خواهیم کرد.

۱. افزایش کارایی و بهره‌وری

یکی از مهم‌ترین نقش‌های بهبود مستمر در سیستم‌های مدیریتی، افزایش کارایی و بهره‌وری است. با شناسایی و حذف مراحل غیرضروری و ضایعات در فرآیندها، سازمان‌ها می‌توانند منابع خود را به‌طور بهینه‌تر استفاده کنند. این امر نه تنها منجر به کاهش هزینه‌ها می‌شود، بلکه می‌تواند به افزایش سودآوری و بهبود موقعیت رقابتی سازمان نیز کمک کند. به عنوان مثال، در یک کارخانه تولیدی، با تجزیه و تحلیل فرآیندها و شناسایی نقاط ضعف، می‌توان زمان تولید را کاهش داد و در نتیجه به افزایش ظرفیت تولید دست یافت.

۲. بهبود کیفیت

کیفیت محصولات و خدمات یکی از عوامل کلیدی در موفقیت هر سازمانی است. بهبود مستمر به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کیفیت محصولات و خدمات خود را بهبود بخشند. با استفاده از ابزارهایی مانند Six Sigma و کنترل کیفیت، سازمان‌ها می‌توانند عیوب و نقص‌ها را شناسایی کرده و راهکارهای مؤثری برای کاهش آن‌ها ارائه دهند. این بهبود کیفیت نه تنها رضایت مشتریان را افزایش می‌دهد، بلکه به ایجاد اعتبار و شهرت مثبت برای سازمان نیز کمک می‌کند. به عنوان مثال، یک شرکت خدماتی با پیاده‌سازی سیستم‌های بازخورد مشتری می‌تواند نقاط ضعف خود را شناسایی کرده و به سرعت برای بهبود آن‌ها اقدام کند.

۳. افزایش رضایت مشتری

بهبود مستمر به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که به نیازها و انتظارات مشتریان پاسخ دهند. با اجرای تغییرات مداوم بر اساس بازخوردهای مشتریان، سازمان‌ها می‌توانند تجربه مشتری را بهبود بخشند و وفاداری آن‌ها را افزایش دهند. این امر به ویژه در دنیای رقابتی امروز اهمیت زیادی دارد، زیرا مشتریان به راحتی می‌توانند از یک برند به برند دیگر منتقل شوند. به همین دلیل، سازمان‌ها باید به طور مداوم به بهبود خدمات و محصولات خود بپردازند تا بتوانند رضایت مشتریان را جلب کنند.

۴. توسعه فرهنگی نوآوری

پیاده‌سازی بهبود مستمر در سازمان‌ها موجب ایجاد فرهنگی از نوآوری و خلاقیت می‌شود. کارکنان تشویق می‌شوند تا ایده‌های جدید را مطرح کنند و در فرآیندهای بهبود مشارکت داشته باشند. این فرهنگ نوآوری می‌تواند به شناسایی فرصت‌های جدید برای رشد و توسعه کمک کند. به عنوان مثال، شرکت‌هایی که فرهنگ نوآوری دارند، معمولاً سریع‌تر به تغییرات بازار واکنش نشان می‌دهند و می‌توانند محصولات و خدمات جدیدی را به بازار عرضه کنند.

۵. توانمندسازی کارکنان

بهبود مستمر به کارکنان این امکان را می‌دهد که در فرآیندهای تصمیم‌گیری مشارکت داشته باشند و احساس مالکیت بیشتری نسبت به کار خود پیدا کنند. این امر منجر به افزایش انگیزه و رضایت شغلی کارکنان می‌شود و می‌تواند به کاهش نرخ ترک شغل کمک کند. سازمان‌هایی که به کارکنان خود قدرت تصمیم‌گیری می‌دهند، معمولاً با افزایش تعهد و وفاداری کارکنان روبرو هستند. این توانمندسازی می‌تواند به ایجاد یک محیط کاری مثبت و سازنده منجر شود که در آن کارکنان احساس می‌کنند که نظرات و ایده‌های آن‌ها ارزشمند است.

۶. سازگاری با تغییرات محیطی

در دنیای امروز، سازمان‌ها با تغییرات سریع در بازار، فناوری و نیازهای مشتریان مواجه هستند. بهبود مستمر به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که به سرعت به این تغییرات واکنش نشان دهند و خود را سازگار کنند. این انعطاف‌پذیری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در برابر چالش‌ها و تهدیدها مقاوم‌تر شوند. به عنوان مثال، در دوران بحران‌های اقتصادی یا شیوع بیماری‌ها، سازمان‌هایی که به بهبود مستمر پرداخته‌اند، معمولاً بهتر می‌توانند به شرایط جدید سازگار شوند و به بقای خود ادامه دهند.

۷. بهبود تصمیم‌گیری

استفاده از داده‌ها و تحلیل‌های مستمر در فرآیند بهبود، به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری بگیرند. با ارزیابی مداوم عملکرد و نتایج، مدیران می‌توانند استراتژی‌های مؤثرتری را توسعه دهند و به بهبود مستمر در سازمان کمک کنند. این رویکرد داده‌محور به مدیران این امکان را می‌دهد که بر اساس شواهد و اطلاعات واقعی تصمیم بگیرند و از اتخاذ تصمیمات احساسی یا غیرمؤثر جلوگیری کنند.

۸. کاهش هزینه‌ها

بهبود مستمر می‌تواند به کاهش هزینه‌ها در سازمان‌ها کمک کند. با شناسایی و حذف مراحل غیرضروری و بهینه‌سازی فرآیندها، سازمان‌ها می‌توانند هزینه‌های عملیاتی خود را کاهش دهند. این کاهش هزینه‌ها نه تنها به افزایش سودآوری منجر می‌شود، بلکه به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که قیمت‌های رقابتی‌تری را ارائه دهند و سهم بازار خود را افزایش دهند.

۹. ایجاد مزیت رقابتی

سازمان‌هایی که به بهبود مستمر متعهد هستند، معمولاً می‌توانند مزیت رقابتی قابل توجهی نسبت به رقبای خود ایجاد کنند. این مزیت می‌تواند ناشی از کیفیت بالاتر محصولات، خدمات بهتر و تجربه مشتری بهتر باشد. به عنوان مثال، شرکت‌هایی که به بهبود مستمر پرداخته‌اند، معمولاً می‌توانند به سرعت به نیازهای مشتریان پاسخ دهند و در نتیجه بازار را تحت تأثیر قرار دهند.

بهبود مستمر در سیستم‌های مدیریتی نقش بسیار مهمی دارد و به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که به بهبود کیفیت، افزایش کارایی، افزایش رضایت مشتری و ایجاد فرهنگی نوآوری دست یابند. با پیاده‌سازی این مفهوم، سازمان‌ها می‌توانند در محیط‌های رقابتی به موفقیت‌های پایدار دست یابند و به نیازهای متغیر بازار پاسخ دهند.

بهبود مستمر نه تنها یک استراتژی مدیریتی است، بلکه به یک فرهنگ سازمانی تبدیل می‌شود که در آن همه اعضای سازمان به دنبال بهبود و پیشرفت هستند. به این ترتیب، سازمان‌ها می‌توانند به یک نهاد یادگیرنده تبدیل شوند که همواره به دنبال رشد و توسعه است.

شرح وظایف کارشناس بهبود مستمر

کارشناس بهبود مستمر نقش کلیدی در سازمان‌ها دارد و مسئولیت‌های متنوعی را در راستای بهبود کیفیت، کارایی و اثربخشی فرآیندها بر عهده دارد. در زیر به برخی از مهم‌ترین وظایف این حرفه اشاره می‌شود:

۱. شناسایی و تحلیل فرآیندها

– تحلیل وضعیت موجود: بررسی و تحلیل فرآیندهای جاری سازمان به منظور شناسایی نقاط قوت و ضعف.

– جمع‌آوری داده‌ها: استفاده از ابزارهای آماری و روش‌های تحقیق برای جمع‌آوری اطلاعات مرتبط با عملکرد فرآیندها.

۲. توسعه و پیاده‌سازی استراتژی‌های بهبود

– طراحی برنامه‌های بهبود: ایجاد و پیشنهاد برنامه‌ها و پروژه‌های بهبود مستمر بر اساس تحلیل‌های انجام شده.

– پیاده‌سازی تغییرات: همکاری با تیم‌های مختلف برای پیاده‌سازی تغییرات و بهبودها در فرآیندها.

۳. آموزش و توانمندسازی کارکنان

– آموزش کارکنان: برگزاری دوره‌های آموزشی برای کارکنان به منظور آشنایی با مفاهیم و ابزارهای بهبود مستمر.

– توانمندسازی تیم‌ها: ایجاد فرهنگ بهبود مستمر و تشویق کارکنان به مشارکت در فرآیندهای بهبود.

۴. نظارت و ارزیابی عملکرد

– پایش و ارزیابی: نظارت بر نتایج و تأثیرات تغییرات اعمال شده و ارزیابی عملکرد فرآیندها.

– گزارش‌دهی: تهیه گزارش‌های دوره‌ای از نتایج بهبودها و ارائه آن به مدیران و ذینفعان.

۵. استفاده از ابزارهای بهبود کیفیت

– استفاده از ابزارهای مدیریتی: به کارگیری ابزارهایی مانند PDCA، Six Sigma، Kaizen و دیگر روش‌های بهبود کیفیت.

– تحلیل داده‌ها: استفاده از نرم‌افزارها و ابزارهای تحلیلی برای شناسایی الگوها و روندها در داده‌های مربوط به عملکرد.

۶. همکاری با سایر بخش‌ها

– همکاری بین‌بخشی: همکاری با واحدهای مختلف سازمان برای شناسایی نیازها و چالش‌های مشترک و توسعه راهکارهای بهبود.

– مدیریت پروژه: هدایت پروژه‌های بهبود و هماهنگی میان تیم‌ها و ذینفعان مختلف.

۷. مدیریت تغییر

– مدیریت فرآیند تغییر: کمک به سازمان در مدیریت فرآیندهای تغییر و کاهش مقاومت در برابر تغییرات.

– ایجاد ارتباطات مؤثر: برقراری ارتباط مؤثر با تمامی سطوح سازمان برای جلب حمایت و مشارکت در فرآیندهای بهبود.

۸. تحقیق و توسعه

– پژوهش در زمینه بهبود: مطالعه و تحقیق در مورد روش‌ها و تکنیک‌های جدید بهبود مستمر و به‌روز نگه‌داشتن دانش خود.

– توسعه ابتکارات جدید: پیشنهاد ابتکارات و راهکارهای جدید برای بهبود مستمر در سازمان.

کارشناس بهبود مستمر با انجام وظایف فوق، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهینه‌سازی کرده و بهبود مستمر را در فرهنگ سازمانی نهادینه کنند. این نقش نه تنها بر روی کیفیت و کارایی تأثیر مثبت دارد، بلکه به افزایش رضایت مشتری و توانمندسازی کارکنان نیز منجر می‌گردد.

ISO9001 , بهبود مستمر Continuous improvement

مجموعه متقاضی بایستی فرصتهای بهبود را تعیین و انتخاب نماید و اقدام لازم جهت برآوردن الزامات مشتری وافزایش رضایت وی را انجام دهد. همین امر باید شامل موارد زیر باشد. بهبود محصولات وخدمات بمنظور برآورده سازی الزامات ونیز پرداختن بجهت نیازها وانتظارات آینده. اصلاح ، پیشگیری یا کاهش اثرات نامطلوب. بهبود عملکرد و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت . همین بهبودها شامل اصلاح ، اقدام اصلاحی ، بهبود مداوم ، تغییر اساسی ، نوآوری و سازماندهی مجدد میباشد.

 ISO9001 , عدم انطباق و اقدام اصلاحی

گواهی ISO9001,   عدم انطباق و اقدام اصلاحی بیان می کند، بهنگام بروز یک عدم انطباق از جمله موارد ناشی از شکایت ، مجموعه متقاضی بایستی موارد زیر را انجام دهد: بابت عدم انطباق عکس العمل نشان داده بدان نحو که کاربرد پذیر باشد. یعنی جهت کنترل و تصحیحش اقدام می گردد و به پیامدهایش رسیدگی می گردد. بمنظور اینکه عدم انطباقش تکرار نگردد یا در جای دیگری رخ ندهد، نیاز به انجام اقدام جهت حذف علت (علل) عدم انطباق ، از طریق موارد زیر ارزیابی میگردد. بازنگری و تحلیل عدم انطباق ، تعیین علل عدم انطباق ، تعیین اینکه آیا عدم انطباق های مشابه وجود دارند و یا ممکنست بطور بالقوه اتفاق بیفتند. پیاده سازی هر اقدام مورد نیاز. بازنگری اثربخشی هر گونه اقدام اصلاحی اجرایی. بروز رسانی انواع ریسک و نیز فرصت معین در حین طرح ریزی ، درصورت لزوم. اقدامات اصلاحی معین ، متناسب با اثرات عدم انطباق های موجود باشند.

 ISO9001 , اطلاعات مستند

گواهینامهISO9001,  اطلاعات مستند بیان می کند. مجموعه متقاضی بایستی کلیه اطلاعات مستند را به عنوان شواهدی بجهت موارد زیر حفظ نماید؛ ماهیت عدم انطباق ها و هر گونه اقدامات بعدی اجرایی، نتایج اقدام اصلاحی . در راستای اجرای دقیق فرایند فوق ، بهترست یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه تهیه و تدوین و اجرا گردد.

طبق روش اجرایی اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه مطابق يك روال مشخص انجام می گردند . عمق و گستردگي اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه كه بابت حذف علل بالفعل يا بالقوه عدم انطباق انجام میگيرند ، متناسب با اهميت مسائل خواهد بود. نظام مديريت کیفیت به گونه‌اي طراحي گردید تا بتواند هر گونه عدم انطباق مورد مشاهده درون فعاليتهاي داخل شرکت و نيز فعاليتهاي درون ارتباط با طرفهاي برون سازماني را بعد از شناسايي ، پيگيري و رفع نمايد. بدين منظور ، سيستم مدیریت کیفیت مستقر باید از مفاد گزارشهاي مورد تهيه از نتايج مميزيهاي داخلي وخارجی، شكايات کارفرمایان و نيز پيشنهادات ارائه شده توسط كاركنان ، پایش واندازه گیری خدمت وفرآیندها ،کنترل محصول (خدمت) نامنطبق ،کنترل عدم انطباق های زیست محیطی و ایمنی و بهداشت به نحو مطلوب استفاده کرد و نیز اقدام اصلاحي و يا پيشگيرانه مورد نظر را تعيين وسريعا به مورد اجرا ‌گذارد.

بعلاوه طي جلسات بازنگري مديريت ، اشكالات عمده موجود در درون سيستم مدیریت کیفیت با تاثیرگذاری منفی بر روي كيفيت وسرعت پيشرفت پروژه‌ها باید مورد بررسي قرار بگیرد و تصميمات لازم در جهت حذف پتانسيل عدم انطباق‌ها اتخاذ ‌گردد. از سایت مرکز سیستم کاران به آدرس www.021-79165.ir بازدید بفرمایید.

 ISO9001 , اقدامات اصلاحی

 ISO9001 , اقدامات اصلاحی ، اقداماتي در جهت رفع علل بالفعل عدم انطباق‌ها بیان می کند تا از بروز مجدد اين موارد عدم انطباق، جلوگيري بعمل‌ آيد. همانطور كه درون روش اجرايي اقدام اصلاحي وپيشگيرانه آمد، مراحل زير باید در خصوص يك اقدام اصلاحي انجام ‌گيرد: تعيين علل بروز عدم انطباق ها. ارزيابي نياز به آندسته اقدامات اطمینان بخش جهت عدم انطباق ها مجددا بروز نخواهند كرد. تعيين وانجام اقدام مناسب. ثبت نتايج حاصل از انجام اقدامات بعمل‌آمده. بازنگري اقدامات اصلاحي اجرایی بمنظور حصول اطمينان از اثربخشي آنها.

همچنين همانطور كه در درون روش اجرايي اقدام اصلاحي وپيشگيرانه میاید، درخصوص يك اقدام پيشگيرانه میبا‌يست مراحل زير انجام گردند:

تعيين عدم انطباق هاي بالقوه وعلل آنها.

ارزيابي نياز به اقدامات جاوگیری کننده از بروز عدم انطباق ها .

تعيين و انجام اقدام مناسب.

ثبت نتايج حاصل از انجام اقدامات اجرایی

بازنگري اقدامات پيشگيرانه اجرایی بمنظور حصول اطمينان از میزان اثر بخشي آنها.

ISO9001,  بهبود مستمر بیان می کند مجموعه متقاضی بایستی همواره تناسب کفایت و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت را بطور مستمر بهبود بخشد. بمنظور تعیین اینکه آیا نیازها و یا فرصت هایی وجود دارند که سازمان باید به عنوان بخشی از بهبود مداوم بدانها بپردازد. مجموعه متقاضی بایستی نتایج تحلیل و همچنین ارزیابی وخروجیهای بازنگری مدیریت رادر نظر گیرید. برهمین اساس بهتر هست یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی بهبود مستمر تهیه وتدوین وهمچنین اجرا گردد.

دانلود نمونه روش اجرایی بهبود مستمر – فرمت Word