روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون – کنترل مستندات

روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون ، در استاندارد سیستم مدیریت کیفیت ISO9001:2015 آمده است. در واقع روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون همان روش اجرایی کنترل مستندات و کنترل سوابق کیفی در استاندارد ISO 9001:2008 است. روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون مرکز سیستم کاران در راستای گسترش و ارائه خدمات به متقاضیان و کارشناسان ، این روش اجرایی را به شرح زیر تهیه و تدوین و منتشر می کند.

روش اجرایی اطلاعات مدون از روشهای اجرایی تعریف شده برای تمامی گواهینامه های ایزو محسوب می شود. جهت اخذ گواهینامه ایزو و دریافت گواهینامه ISO ، مستندات ایزو بعنوان جزئی لاینفک جهت پیاده سازی مستمر در شرکتها محسوب می گردد. بسیاری شرکتها هستند که به دنبال گواهینامه ایزو ارزان و فوری هستند. بهترست که مستندات ایزو را در اختیار داشته باشند و در فرصتی مقتضی گواهی نامه ایزو مورد نظر خود را پیاده سازی نمایند. استعلام گواهینامه ایزو معتبر قطعا پیاده سازی استاندارد های ایزو را به دنبال دارد.

1-  هدف :

حصول اطمينان از مدیریت تمامي اطلاعات مدون شامل مدارك و داده هاي مربوط  به سيستم مديريت یکپارچه در كليه مراحل تهيه، تأييد، تصويب،‌ انتشار و توزيع، نگهداري، ‌بازنگري و تغيير، ابطال و در نهايت منسوخ شدن مدارك و داده های مدون تدوین شده است.

2- دامنه كاربرد :

اين روش اجرايي در برگيرنده كليه اطلاعات مدون مؤثر بر كيفيت، ایمنی،بهداشت و محیط زیست  درکلیه واحدهاي مؤثر بر كيفيت، ایمنی،بهداشت و محیط زیست در شرکت مي‌باشد.

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : نماینده مدیریت.
• اجرا : واحد مدیریتIMS

4- شرح:

كليه اطلاعات مدون بر اساس نيازمنديهاي استاندارد نظام مديريت یکپارچه از قبيل نظام نامه، روش‌هاي اجرايي، دستور العملها و همچنين مستندات مرجع كه براساس ضوابط و استاندارهاي ملي و بين المللي در سازمان به‌ مورد اجرا گذاشته مي‌شود و نيز كليه مدارك جاري اعم از فرم‌ها و گزارشات و مستندات خاص مؤثر بر كيفيت، ایمنی، بهداشت و محیط زیست در تمامي مراحل یعنی تهیه ، تأیید ، تصویب و پس از تصويب و نگهداري  تا امحاء ، تحت كنترل قرار مي‌گيرد. جدول شماره 1 نشان دهنده این مراحل است .

جدول شماره 1- جدول مرتبط با مسئوليت‌ها و زمان نگهداري :

تمامی اطلاعات مدون اعم از روش اجرایی ، دستورالعمل، فرم ها و مستندات خاص ( به استثنای خط مشی ) مراحل زیر را طی می کنند:

4-1- تهیه اطلاعات مدون:

كليه اطلاعات مدون شامل مستندات و مدارك پس از بررسي‌هاي  فني و كارشناسي توسط افراد مجاز مطابق جدول شماره 1

( جدول مرتبط با مسئوليت‌ها و زمان نگهداري) تهیه شده و به عنوان پيش نويس به نماینده مدیریت ارسال مي‌گردند.)

4-2- تأیید اطلاعات مدون:

پیش نویس تهیه شده از مستند پس از بررسی توسط نماینده مدیریت به تأیید ایشان رسیده و برای تصویب به مدیر عامل ارسال می گردد.

4-3- تصویب اطلاعات مدون:

پس از تصویب نهایی توسط شخص مدیر عامل تمامی اطلاعات مدون در فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر با کد F-01-00-01 ثبت می شوند.

تبصره1: در بین تمامی اطلاعات مدون تنها خط مشی است که توسط مدیر عامل تهیه ، تأیید و تصویب می شود.

4-3-1- در واحد مدیریت یکپارچه مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر با کد F-01-00-01 مراقبت و پایش جهت نگهداري و كنترل آخرين وضعيت اطلاعات مدون موجود اقدام می گردد و به سادگي از بكارگيري مدارك نامعتبر جلوگيري كرده و مستندات و مدارك را تحت كنترل درمي‌آورد.

4-3-2- اين فهرست اطمينان مي‌دهد كه در تمامي موارد ، نسخ توزیع شده معتبر می باشد و نسخ نامعتبر جمع آوری شده است.

4-4- توزیع و انتشار اطلاعات مدون :

4-4-1-واحد مدیریت یکپارچه ، توزيع و انتشار کلیه اطلاعات مدون موجود را به وسيله فرم توزيع اطلاعات مدون معتبر با کد F-01-00-02 تحت کنترل در آورده و سوابق مربوطه را در واحد مدیریت یکپارچه نگهداري مي‌نمايد.

4-4-2- كليه اطلاعات مدون توزيع شده، در تمامي صفحات به مهر( اعتبار دارد ) ممهور شده است.

نکته1: مهر اعتبار دارد با رنگ آبی و مهر فاقد اعتبار با رنگ قرمز مورد استفاده قرار می گیرد.

4-4-3- در صورت وجود اطلاعات مدون (مدارک و مستندات) برون سازمانی، این مدارک و مستندات برون سازمانی نیز در فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر با کد F-01-00-01 ثبت می گردد و بجای کد مستند عنوان برون سازمانی درج می گردد.

4-4-4- واحد مدیریت یکپارچه ، توزيع و انتشار کلیه اطلاعات مدون به خارج از سازمان را به وسيله فرم توزيع اطلاعات مدون به خارج از سازمان با کد  F-01-00-03 تحت کنترل در آورده و سوابق مربوطه را در واحد مدیریت یکپارچه نگهداري مي‌نمايد.

4-5- نگهداری اطلاعات مدون:

4-5-1- نسخه اصلي اطلاعات مدون معتبر به‌عنوان نسخه مرجع در نزد نماینده مدیریت نگهداري مي‌گردد.

4-5-2-به منظور کدگذاری و نحوه شناسايي اطلاعات مدون سيستم مدیریت یکپارچه ، دستورالعمل كد گذاري اطلاعات مدون با کد I-01-01 تنظيم گرديده است.

4-6- تغییر ، ابطال و منسوخ شدن اطلاعات مدون :

4-6-1- تغييرات در اطلاعات مدون و مدارك توسط همان بخش‌هاي تدوين كننده طبق جدول شماره 1( جدول مرتبط با مسئوليت‌ها و زمان نگهداري) انجام مي پذيرد.

4-6-2- هر گونه تغييرات در اطلاعات مدون سيستم مدیریت یکپارچه باید به تأیید نماینده مدیریت برسد.

4-6-3- پيشنهاد تغيير در هر يك از اطلاعات مدون مي‌تواند از طرف هر يك از كاركنان نیز ارائه شود. اين پيشنهادات طبق روال ذكر شده در روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحي با کد P-02 مورد بررسي قرار مي‌گيرد و نهايتاً طبق جدول شماره 1 بايد به تصويب برسد.

4-6-4- به منظور کنترل اطلاعات مدون منسوخ شده سيستم مدیریت یکپارچه، فرم فهرست اطلاعات مدون منسوخ شده با کد F-01-00-04 تنظیم گردیده است.

اين فهرست اطمينان مي‌دهد كه كليه نسخ و مدارك منسوخ تحت كنترل قرار گرفته و از استفاده سهوي از آن جلوگيري مي‌گردد

4-6-5- كليه اطلاعات مدون شامل مستندات و مدارك منسوخ اعم از آنهايي كه جهت مقاصد حقوقي و يا حفظ دانش فني مي‌بايد نگهداري شوند پس از ممهور شدن به مهر ( فاقد اعتبار )  براساس جدول شماره 1 ( جدول مرتبط با مسئوليت‌ها و زمان نگهداري) نگهداري مي‌شوند.

4-6-6- اطلاعات مدونی که به عنوان شواهد انطباق ایجاد می گردد، مطابق با دستور العمل مدیریت سوابق با کد I-01-02 بایگانی می گردد. در این دستورالعمل نحوه نگداری، محل نگهداری و مدت نگهداری سوابق تشریح می گردد.

5- توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر توزیع شده است.

6- مدارک پیوست :

7-مدارک مربوطه :

مستندات ایزو یکی از الزاماتی هست که مورد توجه و مورد نیاز شرکتها و سازمانهای متقاضی اخذ ایزو هست. شرکتهای متقاضی ایزو غالبا به دلیل هزینه های بالای پیاده سازی خودشان تصمیم می گیرند که پیاده سازی را انجام دهند زیرا توان پرداخت هزینه های مشاوره را ندارند و به همین جهت به دنبال دانلود رایگان انواع روش های اجرایی و فرم ها و دستورالعملها هستند تا با توجه به آن بتوانند مستندات را در سازمان خودشان به مرحله اجرا و پیاده سازی نمایند. مرکز سیستم کاران جهت رفاه متقاضیان محترم تمامی این روش های اجرایی ایزو ، دستورالعمل های ایزو و فرم ایزو را به صورت رایگان به متقاضیان ارائه می دهد.

نمونه روش اجرایی کنترل مستندات

روش اجرایی کنترل مستندات ، کنترل کننده و شناسایی کننده کلیه مستندات اعم از روشهای اجرایی ، دستورالعملها ، آیین نامه ها و فرمهای درون و برون سازمانی میباشد. توجه داشته باشید که روش اجرایی کنترل مستندات همان روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون هست.

با اجرایی شدن روش اجرایی کنترل مستندات تمامی مستندات ابلاغ شده از سوی ذینفعان شامل مشتریان ، ارگانها و نهادهای دولتی و مردمی ، تأمین کنندگان و … یعنی مستندات برون سازمانی و روشها و دستورالعملها و بخشنامه های درون سازمانی شناسایی میگردد. سپس تمامی ویرایشهای مستندات تحت کنترل قرار میگیرند. در نهایت جدیدترین و بروز ترین نسخه از مستندات در دسترس افراد سازمان قرار میگیرد.

مدیریت (کنترل) مستندات – مزایا

زمانی که روش اجرایی کنترل مستندات در سازمان اجرایی میشود، چگونگی تحت کنترل در آوردن مستندات مشخص میگردد. تعیین اینکه چه کسی یا کسانی مسئول تدوین مستندات هستند. در روش اجرایی کنترل مستندات ، روند تدوین یک مستند از تهیه پیش نویس تا تأیید و تصویب و به اجرا درآمدن یک مستند درون سازمان مشخص میشود.

نحوه ی ایجاد تغییر در یک مستند و ابطال و منسوخ کردن مستندات قبلی و تصویب مجدد مستندات در روش اجرایی کنترل مستندات ذکر شده است. و بطور کلی هر آنچه برای شناسایی و ردیابی و توزیع تمامی مستندات درون سازمانی و برون سازمانی لازم است در روش اجرایی کنترل مستندات بهش پرداخته میشود. در زیر یک نمونه از متن روش اجرایی کنترل مستندات آورده شده است.

نمونه روش اجرایی اطلاعات مستند ( بر اساس ویرایش 2015 استانداردISO9001  )

روش اجرایی اطلاعات مستند حاضر بر اساس ویرایش 2015 استانداردISO9001  ( ISO9001:2015 ) تنظیم شده است. در استاندارد ISO9001 ویرایش 2008 بحث کنترل مدارک یا کنترل مستندات در بند 4-2-3 و کنترل سوابق در بند 4-2-4 و در دو بخش مجزا مطرح شده بود. اما در ISO9001:2015  دو بخش کنترل مستندات و کنترل سوابق یکی شده و در قالب بند اطلاعات مستند ( 7-5 ) مطرح شده است.

یکی از تفاوتهای مهم استانداردISO9001:2015  با استاندارد ISO9001:2008 برداشته شدن الزام مکتوب شدن روشهای اجرایی در ایزو 9001:2015 است. اطلاعات مستند سازمان طبق ویرایش 2015 استاندارد 9001 میتواند در قالب نرم افزار ، رسانه ، کاغذی یا الکترونیکی ارائه شود. مهم ، وجود رویه ای مشخص ، قابل فهم ، یکپارچه ، یکسان از همه نظر می باشد که در زمان و مکان مناسب چه مکتوب و چه نرم افزاری در دسترس سازمان است.

در ایزو 9001 ویرایش 2015 عنوان شده حجم اطلاعات مستند هر سازمان میتواند با توجه به ماهیت محصولات و فرایندها و شایستگیهای افراد هر سازمان متفاوت باشد. در ایزو 9001:2008 لغاتی مانند مدرک ، مستند ، روش اجرایی ، نظامنامه و طرح کیفیت دیده میشد. اما در ایزو 9001:2015 تمامی این لغات تحت عنوان ” نگهداری اطلاعات مستند “مطرح میشود.

همینطور در ایزو 9001:2008 وقتی لازم بود که یک فرم پر شده نگهداری شود تحت عنوان ” سابقه ” ازآن یاد میشد اما در ISO9001:2015  عنوان ” سوابق ” به ” حفظ اطلاعات مستند ” تغییر نام داده است. طبق روش اجرایی اطلاعات مستند و بند اطلاعات مستند در ISO9001:2015 سازمان باید روشی برای توزیع ، دسترسی ، جمع آوری نسخ منسوخ در سازمان ایجاد کند. همچنین طبق روش اجرایی اطلاعات مستند سازمان بایست لزوم حفظ و امحا ، مدت زمان حفظ و محل حفظ اطلاعات مستند را مشخص کند. همچنین بایستی سطح دسترسی افراد به اطلاعات مستند ، نحوه ایجاد ، تایید و تصویب اطلاعات مستند و افراد مجاز برای این کار تعیین گردد.

روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون و انواع ایزو

روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون در تمامی استانداردها و گواهی نامه ایزو تعریف و تدوین گردیده است. در انواع گواهینامه ایزو 22000 ، گواهینامه ایزو 29001 ، گواهینامه ایزو 27001 ، گواهینامه ISO20000 ، گواهینامه ISO50001 و انواع دیگر گواهینامه ISO تعریف گردیده است.

ثبت و صدور انواع گواهینامه ISO همواره و در همه حال مستلزم مستندات ایزو هست. شرکتها با هر زمینه فعالیتی وقتی برای دریافت گواهی نامه ایزو اقدام میکنند در مستندات با بند روش اجرایی اطلاعات مدون برخورد میکنند. دستورالعمل اطلاعات مدون پس در جهت بهره وری هر چه بیشتر اخذ گواهینامه ایزو کاربردی هست.

روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون 

(اطلاعات تکمیلی)

کنترل مستندات ایزو – راهنمایی در مورد الزامات اطلاعات مستند ISO 9001:2015

1. معرفی

دو مورد از مهمترین اهداف در بازنگری سری استانداردهای ISO 9000 عبارتند از:

الف) ایجاد مجموعه ای ساده از استانداردها که به همان اندازه برای سازمانهای کوچک و همچنین متوسط ​​و بزرگ و … قابل اجرا باشد.

ب) برای مقدار و جزئیات مستندات مورد نیاز که بیشتر مربوط به سازمان مورد نظر باشد.

نتایج فعالیت های فرآیندی سازمان

ISO 9001:2015 سیستم های مدیریت کیفیت – الزامات به این اهداف دست یافته است و هدف از این راهنمایی اضافی، توضیح هدف استاندارد جدید با توجه خاص به اطلاعات مستند هست.

ISO 9001:2015 به سازمان اجازه می دهد تا در روشی که برای مستندسازی کیفیت خود انتخاب می کند، انعطاف پذیر باشد.

مقدار اطلاعات مستند مورد نیاز برای نشان دادن برنامه ریزی موثر، بهره برداری و کنترل فرآیندهای آن و پیاده سازی و بهبود مستمر و اثربخشی QMS آن تاکید می شود که ISO 9001 به یک “کیفیت مستند” نیاز دارد و همیشه مورد نیاز است. (سیستم مدیریت) و نه «سیستم اسناد».

2- اطلاعات مستند چیست؟ – تعاریف و مراجع

اصطلاح اطلاعات مستند به عنوان بخشی از ساختار سطح بالا (HLS) معرفی شد. و اصطلاحات رایج برای استانداردهای سیستم مدیریت (MSS). تعریف اطلاعات مستند را می توان در بند 3.8 ISO 9000 یافت. اطلاعات مستند را می توان برای برقراری یک پیام جهت ارائه شواهد حادث شده، استفاده کرد.

در زیر برخی از اهداف اصلی اطلاعات مستند یک سازمان آمده است مستقل از اینکه آیا یک QMS رسمی را اجرا کرده است یا خیر.

الف) ارتباط اطلاعات

– به عنوان ابزاری برای انتقال اطلاعات و ارتباطات با توجه به نوع و وسعت سازمان تلقی میگردد. اطلاعات مستند به ماهیت محصولات سازمان و فرآیندها، درجه رسمیت سیستم های ارتباطی و سطح مهارت های ارتباطی درون سازمان و فرهنگ سازمانی میپردازد.

ب) شواهد انطباق

– ارائه شواهدی مبنی بر اینکه آنچه برنامه ریزی شده بود، واقعا انجام شده است.

ج) به اشتراک گذاری دانش

د) انتشار و حفظ تجارب سازمان.

مشخصات فنی، که می تواند به عنوان پایه ای برای طراحی و توسعه محصول یا خدمات جدید استفاده شود.

فهرستی از اصطلاحات و تعاریف رایج مربوط به اطلاعات مستند ارائه شده است.

ISO 9001:2015 پیوست A.

لازم به ذکر است که بر اساس ISO 9001:2015 بند 7.5.3 کنترل اطلاعات مستند

الزامات، اسناد ممکن است به هر شکل یا نوع رسانه باشد، و تعریف “سند” در ISO 9000:2015 بند 3.8.5 مثال های زیر را ارائه می دهد:

– کاغذ

– مغناطیسی

– دیسک کامپیوتر الکترونیکی یا نوری

– عکس

– نمونه اصلی

3- ISO 9001:2015 الزامات مستندات

ISO 9001:2015 بند 4.4 سیستم های مدیریت کیفیت و فرآیندهای آن سازمان را ملزم می کند که:

اطلاعات مستند را تا حدی که برای پشتیبانی از عملیات فرآیندها ضروری است حفظ کند.

اطلاعات مستند را تا حدی که لازم است برای اطمینان از درست بودن فرآیندها حفظ کند.

طبق برنامه ریزی انجام می شود.

بند 7.5.1 کلی توضیح می دهد که مستندات سیستم مدیریت کیفیت باید شامل موارد زیر باشد:

الف) اطلاعات مستند مورد نیاز این استاندارد بین المللی؛

ب) اطلاعات مستندی که سازمان برای آن ضروری تشخیص داده است.

اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت

تبصره بعد از این بند روشن می کند که میزان اطلاعات مستند QMS از سازمانی به سازمان دیگر به دلایل زیر متفاوت است:

الف) اندازه سازمان و نوع فعالیتها، فرآیندها، محصولات و خدمات آن؛

ب) پیچیدگی فرآیندها و تعاملات آنها،

ج) صلاحیت اشخاص.

تمام اطلاعات مستند که بخشی از QMS را تشکیل می دهد باید مطابق با آن کنترل شود

بند 7.5 اطلاعات مستند

4- راهنمایی در مورد بند 7.5 ISO 9001:2015

نظرات زیر برای کمک به کاربران ISO 9001:2015 در درک هدف الزامات عمومی اطلاعات مستند استاندارد بین المللی ثبت شده اطلاعات می تواند به:

الف) اطلاعات مستندی که باید توسط سازمان برای اهداف نگهداری شود

ایجاد یک QMS (اسناد عرضی سطح بالا). این شامل:

– محدوده سیستم مدیریت کیفیت (بند 4.3).

– اطلاعات مستند لازم برای پشتیبانی از عملیات فرآیندها (بند 4.4).

– خط مشی کیفیت (بند 5).

– اهداف کیفیت (بند 6.2).

– این اطلاعات مستند مشمول الزامات بند 7.5 است.

ب) اطلاعات مستندی که توسط سازمان به منظور برقراری ارتباط نگهداری می شود.

4.4 -اطلاعات لازم برای فعالیت سازمان (سطح پایین، اسناد خاص)

اگرچه ISO 9001:2015 به طور خاص به هیچ یک از آنها نیاز ندارد، نمونه هایی از اسناد که می تواند به یک QMS ارزش بیافزاید ممکن است شامل موارد زیر باشد:

– نمودارهای سازمانی

– نقشه های فرآیند، نمودارهای جریان فرآیند و/یا توضیحات فرآیند

– رویه ها

– دستورالعمل کار و یا آزمایش

– مشخصات

– اسناد حاوی ارتباطات داخلی

– برنامه های تولید

– لیست تامین کنندگان تایید شده

– طرح های آزمایش و بازرسی

– طرح های با کیفیت

– راهنمای کیفیت

– برنامه های استراتژیک

– فرم ها

در صورت وجود، تمام این اطلاعات مستند نیز مشمول بند الزامات است.

ج) اطلاعات مستندی که باید توسط سازمان مدنظر حفظ شود.

روش اجرایی کنترل سوابق کیفی

ارائه شواهدی از نتیجه به دست آمده (سوابق). این شامل:

– اطلاعات مستند به میزان لازم برای اطمینان از اینکه

– فرآیندها طبق برنامه ریزی انجام می شوند (بند 4.4).

– شواهد تناسب به منظور پایش و اندازه گیری منابع (بند 7.1.5.1).

– شواهدی مبنی بر مبنای مورد استفاده برای کالیبراسیون نظارت و اندازه گیری

منابع (در صورت عدم وجود استاندارد بین المللی یا ملی) (بند 7.1.5.2).

– شواهد شایستگی افراد یا اشخاصی که کار تحت کنترل سازمان را انجام می دهند که بر عملکرد و اثربخشی QMS تأثیر می گذارد (بند 7.2).

– نتایج بررسی و الزامات جدید برای محصولات و خدمات (بند 8.2.3).

– سوابق مورد نیاز برای نشان دادن اینکه الزامات طراحی و توسعه وجود داشته است ملاقات کرد (بند 8.3.2)

– سوابق مربوط به ورودی های طراحی و توسعه (بند 8.3.3).

– سابقه فعالیت های کنترل های طراحی و توسعه (بند 8.3.4).

شواهد و سوابق کیفی

– ادامه

– سوابق خروجی های طراحی و توسعه (بند 8.3.5).

– تغییرات طراحی و توسعه، از جمله نتایج بررسی و

– مجوز تغییرات و اقدامات لازم (بند 8.3.6).

– سوابق ارزیابی، انتخاب، نظارت بر عملکرد و ارزیابی مجدد

– ارائه دهندگان خارجی و هرگونه و اقدامات ناشی از این فعالیت ها (بند 8.4.1)

– شواهدی از شناسایی منحصر به فرد خروجی ها زمانی که قابلیت ردیابی یک الزام است (بند 8.5.2).

– سوابق اموال مشتری یا ارائه دهنده خارجی که از بین رفته، آسیب دیده یا در غیر این صورت برای استفاده و ارتباط آن با مالک نامناسب است (بند 8.5.3).

– نتایج بررسی تغییرات برای تولید یا ارائه خدمات، افراد

– مجوز تغییر، و اقدامات لازم انجام شده (بند 8.5.6).

– سوابق انتشار مجاز محصولات و خدمات برای تحویل به مشتری

از جمله معیارهای پذیرش و قابلیت ردیابی برای شخص یا افراد مجاز (بند 8.6).

– سوابق عدم انطباق، اقدامات انجام شده، امتیازات به دست آمده و شناسایی مرجعی که در رابطه با عدم انطباق تصمیم گیری می کند(بند 8.7).

– نتایج ارزیابی عملکرد و اثربخشی QMS (بند 1.1.9 )

– شواهدی مبنی بر اجرای برنامه حسابرسی و نتایج حسابرسی (بند 9.2.2).

– شهودی از نتایج بررسی های مدیریت (بند 9.3.3).

– شواهدی از ماهیت عدم انطباق ها و هرگونه اقدام بعدی انجام شده (بند 10.2.2).

– نتایج هر اقدام اصلاحی (بند 10.2.2).

– سازمان‌ها آزادند که سوابق دیگری را که ممکن است برای نشان دادن مورد نیاز باشد ایجاد کنند.

– انطباق فرآیندها، محصولات و خدمات و سیستم مدیریت کیفیت آنها.

در صورت وجود، تمامی این سوابق نیز مشمول بند 7.5 الزامات می باشند.

5- سازمان برای اجرای QMS آماده می شوند

برای سازمان هایی که در حال اجرای یک QMS هستند و مایل به برآوردن الزامات هستند.

در ISO 9001:2015 ، نظرات زیر ممکن است مفید باشد.

– برای سازمان‌هایی که در مرحله اجرا هستند یا هنوز باید الف QMS ، ISO 9001:2015 بر رویکرد فرآیندی تأکید دارد.

این شامل:

– تعیین فرآیندهای لازم برای اجرای موثر

– سیستم مدیریت کیفیت

– تعیین تعاملات بین این فرآیندها

– مستندسازی فرآیندها تا حدی که برای اطمینان از اثربخشی آنها لازم است.

– عملیات و کنترل (ممکن است مناسب باشد که فرآیندها را با استفاده از آن مستند کنید).

– ابزارهای نقشه برداری فرآیند با این حال، بر آن فرآیند مستند تأکید شده است.

– ابزارهای نقشه برداری از الزامات ISO 9001:2015 نیستند.

– تجزیه و تحلیل فرآیندها باید نیروی محرکه برای تعیین مقدار باشد.

– اطلاعات مستند مورد نیاز برای سیستم مدیریت کیفیت، با در نظر گرفتن الزامات ISO 9001:2015 را در نظر بگیرید. نباید مستند باشد.

– اطلاعاتی که فرآیندها را هدایت می کند.

6- سازمانی که مایل به تطبیق یک QMS موجود هستند.

برای سازمان هایی که در حال حاضر یک QMS دارند، نظرات زیر برای کمک به آنها در نظر گرفته شده است.

درک تغییرات در اطلاعات مستند که ممکن است مورد نیاز یا تسهیل کننده باشد.

انتقال ویراشهای قدیم تر از سال 2015 به ISO 9001:2015:

– سازمانی با یک QMS موجود نباید نیازی به بازنویسی تمام اسناد خود داشته باشد

اطلاعات مستند به منظور برآوردن الزامات ISO 9001:2015 هست.

اگر یک سازمان QMS خود را بر اساس روشی که به طور موثر عمل می کند، ساختار داده باشد و با استفاده از رویکرد فرآیندی عمل نماید قطعا موفق تر خواهد بود.

– یک سازمان ممکن است بتواند برخی از ساده‌سازی و/یا یکپارچه‌سازی را انجام دهد.

7- نشان دادن انطباق با ISO 9001:2015

برای سازمان هایی که مایل به نشان دادن انطباق با الزامات ISO 9001:2015 هستند، برایشان مهم است که اهداف صدور گواهینامه/ثبت، دلایل قراردادی یا دلایل دیگر را به خاطر بسپارند.

نیاز به ارائه شواهدی از اجرای موثر QMS

– سازمان‌ها ممکن است بتوانند بدون نیاز به اقدامات گسترده، انطباق را نشان دهند.

اطلاعات مستند

– برای ادعای انطباق با ISO 9001:2015 ، سازمان باید قادر به ارائه شواهد عینی از اثر بخشی فرآیندهای آن و مدیریت کیفیت آن سیستم ISO 9000:2015 “باشد که شواهد عینی” بند 3.8.3 را به عنوان “پشتیبانی از داده ها” تعریف می کند.

– خاطر نشان می کند که شواهد عینی ( وجود یا حقیقت چیزی) ممکن است باشد.

– شواهد عینی از طریق مشاهده، اندازه گیری، آزمایش یا ابزارهای دیگر به دست می آید.

– شواهد عینی لزوماً به وجود مستند بستگی ندارد.

– اطلاعات مستند ، به جز مواردی که به طور خاص در ISO 9001:2015 ذکر شده است. در برخی موارد برای تعیین اینکه چه اطلاعات مستندی برای ارائه این امر ضروری است به عنوان مثال، در بند 8.1 برنامه ریزی و کنترل عملیاتی، به سازمان بستگی دارد.

شواهد عینی.

– جایی که سازمان اطلاعات مستند خاصی برای یک مورد خاص ندارد.

فعالیت، و این مورد الزام استاندارد نیست، برای این فعالیت قابل قبول است.

ارزیابی انجام شده با استفاده از بند مربوطه ISO 9001:2015.

در این مواقع، ممیزی داخلی و خارجی ممکن است از متن ISO 9001:2015 برای انطباق استفاده کند.

روش اجرایی کنترل مستندات

البته روش اجرایی کنترل مستندات با عنوان دستورالعمل کنترل مستندات نیز جستجو می گردند. مثلا دانلود رایگان دستورالعمل کنترل مستندات ایزو14001 ، دانلود رایگان دستورالعمل کنترل مستندات ایزو9001 ، دانلود رایگان دستورالعمل کنترل مستندات ایزو45001 ، دانلود رایگان دستورالعمل کنترل مستندات IMS از این دست هستند. همچنین بسیاری عبارات دیگر و سوالات دیگر که کاربران را به سمت مرورگرها جهت جستجو می کشاند. روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون خیلی جاها اولین سندی است که تدوین میگردد.

نمونه مستندات ایزو ISO امروزه مورد نیاز و مورد توجه سازمانهای متقاضی اخذ گواهی ایزو به هر دلیلی هست. همچنین یکسری شرکتها و سازمانها نیز میخواهند به معنای واقعی به پیاده سازی استانداردهای ایزو بپردازند. آنها بایستی مستندات ایزو را ابتدا در اختیار داشته باشند سپس پیاده سازی را انجام بدهند. پس بایستی هنگام دریافت ایزو و یا پس از اخذ گواهی ایزو ، از مراجع صدور ایزو درخواست مستندات ایزو را کنند.

مستندات ایزو شامل دستورالعمل ها و روشهای اجرایی و فرم های ایزو هست که به رایگان می توانید از سایت دانلود کنید.

یکی از خدمات رایگان سازمان مرکزی سیستم کاران دانلود رایگان مستندات ایزو می باشد. دانلود رایگان سایر نمونه مستندات ISO در صفحه قبلی میسر است. با نظرات خود ما را در ارائه خدمات بیشتر و بهتر ترغیب و راهنمایی نمایید.

فرق بین مستندات و سوابق چیست؟

در پیاده‌سازی استانداردهای ایزو، مستندات و سوابق دو مفهوم مهم هستند که هر کدام نقش خاصی دارند:

مستندات (Documents):

– مستندات شامل اطلاعات و دستورالعمل‌هایی هستند که به صورت رسمی نوشته شده‌اند. این مستندات می‌توانند شامل سیاست‌ها، رویه‌ها، دستورالعمل‌های کاری و استانداردهای عملکرد باشند.

– هدف از مستندات، ارائه راهنمایی و چارچوبی برای انجام فعالیت‌ها و فرآیندها است.

– مستندات باید به‌روز و در دسترس کارکنان مربوطه قرار گیرند.

سوابق (Records):

– سوابق شامل شواهد و داده‌های واقعی هستند که نشان‌دهنده اجرای فرآیندها و فعالیت‌ها می‌باشند. این موارد می‌توانند شامل گزارش‌ها، فرم‌ها، نتایج آزمون‌ها و هر نوع اطلاعات دیگری باشند که نشان‌دهنده عملکرد سیستم هستند.

– سوابق به عنوان شواهدی از انطباق با الزامات و استانداردها عمل می‌کنند و می‌توانند برای ارزیابی عملکرد و بهبود مستمر استفاده شوند.

– سوابق باید به‌طور مناسب نگهداری و مدیریت شوند تا امکان دسترسی و بررسی آن‌ها وجود داشته باشد.

به طور خلاصه، مستندات به عنوان راهنما و چارچوب عمل می‌کنند، در حالی که سوابق شواهدی از اجرای آن مستندات و فرآیندها هستند.

اهمیت کنترل مستندات در پیاده سازی ایزو چیست؟

کنترل مستندات در پیاده‌سازی ایزو از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. برای همین ما بایستس از روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون استفاده کنیم. دلایل زیر می‌تواند این اهمیت را توضیح دهد:

1- اطمینان از انطباق:

– کنترل مستندات به سازمان کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کند که تمامی مستندات با الزامات استانداردهای ایزو همخوانی دارند و به‌روز هستند.

2- مدیریت تغییرات:

– با کنترل مستندات، هر گونه تغییر در مستندات به‌طور منظم ثبت و مدیریت می‌شود، که این امر از بروز سردرگمی و ناهماهنگی جلوگیری می‌کند.

3- دسترسی آسان:

– کنترل مستندات تضمین می‌کند که تمامی کارکنان به مستندات لازم دسترسی دارند و می‌توانند از آن‌ها به‌طور مؤثر استفاده کنند.

4- بهبود مستمر:

– مستندات کنترل‌شده به سازمان کمک می‌کنند تا فرآیندها را ارزیابی و بهبود دهند و در نتیجه کیفیت خدمات و محصولات را افزایش دهند.

5- شواهد و سوابق:

– کنترل مستندات به عنوان شواهدی از انطباق با الزامات ایزو عمل می‌کند و در بازرسی‌ها و ممیزی‌ها قابل ارائه است.

6- افزایش کارایی:

– با وجود مستندات منظم و کنترل‌شده، فرآیندها بهینه‌تر شده و کارایی سازمان افزایش می‌یابد.

7- کاهش خطاها:

– مستندات واضح و دقیق، خطاها را کاهش می‌دهند و به کارکنان کمک می‌کنند تا وظایف خود را به درستی انجام دهند.

8-ایجاد فرهنگ سازمانی:

– کنترل مستندات به ایجاد یک فرهنگ سازمانی مستند و مبتنی بر کیفیت کمک می‌کند که در آن تمامی اعضای سازمان به اهمیت مستندات و انطباق با استانداردها توجه دارند.

به طور کلی، کنترل مستندات یکی از ارکان اساسی موفقیت در پیاده‌سازی ایزو و دستیابی به اهداف کیفیت سازمان است.

شرح وظایف واحد کنترل مستندات چیست؟

وظایف واحد کنترل مستندات در یک سازمان به منظور مدیریت مؤثر مستندات و تضمین انطباق با استانداردهای ایزو شامل موارد زیر است. البته این وظایف در روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون نیر منعکس میگردد.

ایجاد و نگهداری مستندات:

– تدوین، بررسی و به‌روز رسانی مستندات شامل سیاست‌ها، رویه‌ها و دستورالعمل‌ها.

کنترل نسخه‌ها:

– مدیریت و کنترل نسخه‌های مختلف مستندات به منظور اطمینان از استفاده از آخرین نسخه‌ها.

توزیع مستندات:

– اطمینان از توزیع مناسب مستندات به تمامی کارکنان و ذینفعان مرتبط.

آرشیو و نگهداری سوابق:

– نگهداری و آرشیو سوابق مستندات به گونه‌ای که در دسترس و قابل بازیابی باشند.

آموزش کارکنان:

– برگزاری دوره‌های آموزشی برای کارکنان در مورد استفاده صحیح از مستندات و الزامات کنترل مستندات.

بازبینی و ارزیابی مستندات:

– انجام بازبینی‌های دوره‌ای بر روی مستندات به منظور اطمینان از انطباق با الزامات و به‌روز بودن آن‌ها.

مدیریت تغییرات:

– ثبت و مدیریت تغییرات در مستندات و اطمینان از اطلاع‌رسانی به ذینفعان در مورد تغییرات انجام شده.

پایش و ارزیابی عملکرد:

– ارزیابی کارایی سیستم کنترل مستندات و پیشنهاد بهبودهای لازم.

هماهنگی با سایر واحدها:

– همکاری با سایر واحدهای سازمانی برای اطمینان از انطباق مستندات با فرآیندها و الزامات سازمان.

گزارش‌دهی:

– تهیه گزارش‌های دوره‌ای درباره وضعیت کنترل مستندات و ارائه آن به مدیریت.

با انجام این وظایف، واحد کنترل مستندات به بهبود کیفیت و انطباق با استانداردهای ایزو کمک می‌کند و از کارایی و اثربخشی فرآیندها در سازمان حمایت می‌کند.

آیا مستندسازی فرایندها از نظر ایزو یک الزام است؟

خیر، مستندسازی فرآیندها از نظر ایزو یک الزام نیست. اما مشاورین استانداردهای ایزو، به ویژه ایزو 9001 (سیستم مدیریت کیفیت)، تأکید زیادی بر مستندسازی فرآیندها و رویه‌ها دارند. روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون برای همین کار تهیه و تدوین میگردد. دلایل این الزام عبارتند از:

شفافیت و وضوح:

– مستندسازی فرآیندها به وضوح وظایف و مسئولیت‌ها را مشخص می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که تمامی اعضای سازمان می‌دانند چه انتظاراتی از آن‌ها می‌رود.

کنترل کیفیت:

– مستندات به سازمان کمک می‌کنند تا فرآیندها را کنترل و ارزیابی کنند و در نتیجه کیفیت محصولات و خدمات را بهبود بخشند.

اطمینان از انطباق:

– مستندسازی فرآیندها به سازمان کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کند که تمامی فعالیت‌ها با الزامات قانونی و استانداردها همخوانی دارند.

آموزش و توسعه:

– مستندات به عنوان منابع آموزشی برای کارکنان عمل می‌کنند و به آن‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندها را بهتر درک کنند.

پاسخگویی و شفافیت:

– در صورت بروز مشکلات یا عدم انطباق، مستندات به عنوان شواهدی برای بررسی و تحلیل دلایل مشکل عمل می‌کنند.

بهبود مستمر:

– مستندسازی فرآیندها به شناسایی نقاط قوت و ضعف کمک می‌کند و به سازمان اجازه می‌دهد تا بهبودهای مستمر را پیاده‌سازی کند.

بنابراین، مستندسازی فرآیندها نه تنها یک الزام است، بلکه یکی از ارکان کلیدی در پیاده‌سازی موفق سیستم‌های مدیریت کیفیت بر اساس استانداردهای ایزو محسوب می‌گردد. روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون یک ابزاری برای مدیریت این مستندسازی است.

بایگانی سوابق در اجرای سیستم های مدیریتی چه اهمیتی دارد؟

بایگانی سوابق اجرای سیستم‌های مدیریتی یکی از ارکان کلیدی در مدیریت کیفیت و بهبود عملکرد سازمان‌ها به شمار می‌آید. در ادامه، اهمیت این موضوع به تفصیل بررسی میکنیم:

شواهد انطباق

سوابق به عنوان شواهدی از انطباق با الزامات استانداردها و قوانین عمل می‌کنند. در فرآیند ممیزی‌ها، سازمان‌ها نیاز دارند تا نشان دهند که فرآیندها و رویه‌هایشان با الزامات مربوطه مطابقت دارند. این سوابق می‌توانند شامل گزارش‌های ممیزی، نتایج بازرسی‌ها، و مستندات مربوط به آموزش و صلاحیت کارکنان باشند.

تحلیل عملکرد

بایگانی سوابق به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که عملکرد سیستم‌های مدیریتی را تحلیل کنند. با بررسی داده‌ها و اطلاعات تاریخی، می‌توان روندها و الگوهای خاصی را شناسایی کرد که به شناسایی نقاط قوت و ضعف در فرآیندها کمک می‌کند. این تحلیل‌ها می‌توانند به تصمیم‌گیری‌های آگاهانه منجر شوند.

پشتیبانی از بهبود مستمر

یکی از اصول کلیدی سیستم‌های مدیریتی، بهبود مستمر است. سوابق به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا روند بهبود را پیگیری کرده و اقدامات اصلاحی لازم را شناسایی کنند. به عنوان مثال، اگر یک مشکل مکرر در یک فرآیند خاص شناسایی شود، سوابق می‌توانند به تعیین ریشه مشکل و توسعه راه‌حل‌های مؤثر کمک کنند.

مدیریت ریسک

بایگانی سوابق به سازمان این امکان را می‌دهد که ریسک‌ها را بهتر شناسایی و مدیریت کند. با دسترسی به اطلاعات تاریخی، سازمان می‌تواند الگوهای خطا یا مشکلات را شناسایی کرده و اقداماتی را برای پیشگیری از بروز مجدد آن‌ها انجام دهد. این امر به کاهش خطرات و افزایش ثبات در عملکرد سازمان کمک می‌کند.

آموزش و توسعه

سوابق می‌توانند به عنوان منابع آموزشی برای کارکنان عمل کنند. دسترسی به مستندات و سوابق اجرایی می‌تواند به کارکنان کمک کند تا فرآیندها و رویه‌ها را بهتر درک کنند و مهارت‌های خود را توسعه دهند. این امر به افزایش کارایی و بهره‌وری در سازمان منجر می‌شود.

شفافیت و پاسخگویی

بایگانی سوابق به ایجاد شفافیت در فرآیندها کمک می‌کند. این شفافیت نه تنها به کارکنان بلکه به ذینفعان خارجی، مانند مشتریان و تأمین‌کنندگان، اطمینان می‌دهد که سازمان به استانداردها و الزامات پایبند است. این امر می‌تواند به افزایش اعتماد و اعتبار سازمان کمک کند.

مدیریت تغییرات

در دنیای امروز، تغییرات مداوم در فرآیندها و رویه‌ها اجتناب‌ناپذیر است. سوابق به سازمان کمک می‌کنند تا تغییرات را مستند کرده و تأثیرات آن‌ها را ارزیابی کنند. این امر به سازمان این امکان را می‌دهد که تغییرات را به‌طور مؤثری مدیریت کرده و از بروز مشکلات ناشی از تغییرات ناگهانی جلوگیری کند.

اطمینان از تداوم عملیات

در مواقع بحران یا مشکلات غیرمنتظره، سوابق می‌توانند به سازمان کمک کنند تا به سرعت به وضعیت عادی بازگردد. این سوابق می‌توانند شامل برنامه‌های اضطراری، نتایج ارزیابی ریسک و مستندات مربوط به مدیریت بحران باشند. دسترسی به این اطلاعات به سازمان کمک می‌کند تا تصمیمات سریع و مؤثری اتخاذ کند.

در نهایت، بایگانی سوابق اجرای سیستم‌های مدیریتی نه تنها به حفظ اطلاعات مهم کمک می‌کند، بلکه به بهبود عملکرد کل سازمان و انطباق با الزامات نیز منجر می‌شود. این سوابق به عنوان ابزاری برای یادگیری، بهبود و پاسخگویی عمل می‌کنند و به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا در یک محیط رقابتی و در حال تغییر به خوبی عمل کنند.

در اینجا لینک دانلود نمونه روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون براتون قراردادیم. از سایر سایتهای مرکز به آدرس www.021-79165.ir نیز بازدید بفرمایید.

لینک دانلود نمونه روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون – فرمت Word