ایزو ISO گواهینامه ایزو گواهینامه ISO گواهینامه HSE یا HSE - MS گواهینامه CE انواع گواهینامه های ملی و بین المللی معتبر و ارزان و فوری در کوتاهترین زمان ممکن و با کمترین هزینه

روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون

روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون
4.9/5 - (71 امتیاز)

 

روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون

روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون ، در استاندارد سیستم مدیریت کیفیت ISO9001:2015 آمده است. روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون در واقع همان روش اجرایی کنترل مستندات و کنترل سوابق کیفی در استاندارد ISO 9001:2008 است. مرکز سیستم کاران در راستای گسترش و ارائه خدمات به متقاضیان و کارشناسان ، این روش اجرایی را به شرح زیر تهیه و تدوین و منتشر میکند.

1-  هدف :

حصول اطمينان از مدیریت تمامي اطلاعات مدون شامل مدارك و داده هاي مربوط  به سيستم مديريت یکپارچه در كليه مراحل تهيه،  تأييد، تصويب،‌ انتشار و توزيع، نگهداري، ‌بازنگري و تغيير، ابطال و در نهايت منسوخ شدن مدارك و داده های مدون تدوین شده است.

 

2- دامنه كاربرد :

اين روش اجرايي در برگيرنده كليه اطلاعات مدون مؤثر بر كيفيت، ایمنی،بهداشت و محیط زیست  درکلیه واحدهاي مؤثر بر كيفيت، ایمنی،بهداشت و محیط زیست در شرکت مي‌باشد.

 

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

  • نظارت : نماینده مدیریت.
  • اجرا : واحد مدیریتIMS

 

4- شرح:

كليه اطلاعات مدون بر اساس نيازمنديهاي استاندارد نظام مديريت یکپارچه از قبيل نظام نامه، روش‌هاي اجرايي، دستور العملها و همچنين مستندات مرجع كه براساس ضوابط و استاندارهاي ملي و بين المللي در سازمان به‌مورد اجرا گذاشته مي‌شود و نيز كليه مدارك جاري اعم از فرم‌ها و گزارشات و مستندات خاص مؤثر بر كيفيت، ایمنی،بهداشت و محیط زیست در تمامي مراحل یعنی تهیه ، تأیید ، تصویب و پس از تصويب و نگهداري  تا امحاء ، تحت كنترل قرار مي‌گيرد. جدول شماره 1 نشان دهنده این مراحل است .

جدول شماره 1- جدول مرتبط با مسئوليت‌ها و زمان نگهداري :

نوع مستندات تهیه كننده تایید کننده تصویب كننده بازنگري مدت زمان نگهداري نسخ منسوخ
نظامنامه نماينده مديريت نماينده مديريت مدیر عامل نماينده مديريت 2 سال
خط مشی مدیر عامل مدیر عامل مدیر عامل مدیر عامل 2 سال
روشهاي اجرايي مدير مرتبط نماينده مديريت مدیر عامل مدير مرتبط 1 سال
دستور العمل ها مدير مرتبط نماينده مديريت مدیر عامل مدیر مرتبط 1 سال
فرم ها مدير مرتبط نماينده مديريت مدیر عامل مدير مرتبط 1 سال
مستندات برون سازمانی تمامی مستندات برون سازمانی بعد از تصویب مدیر عامل مورد استفاده قرار میگیرند 2 سال

 

تمامی اطلاعات مدون اعم از روش اجرایی ، دستورالعمل، فرم ها و مستندات خاص( به استثنای خط مشی ) مراحل زیر را طی می کنند:

 

4-1- تهیه اطلاعات مدون:

كليه اطلاعات مدون شامل مستندات و مدارك پس از بررسي‌هاي  فني و كارشناسي توسط افراد مجاز مطابق جدول شماره 1

( جدول مرتبط با مسئوليت‌ها و زمان نگهداري) تهیه شده و به عنوان پيش نويس به نماینده مدیریت ارسال مي‌گردند.)

4-2- تأیید اطلاعات مدون:

پیش نویس تهیه شده از مستند پس از بررسی توسط نماینده مدیریت به تأیید  ایشان رسیده و برای تصویب به مدیر عامل ارسال می گردد.

4-3- تصویب اطلاعات مدون:

پس از تصویب نهایی توسط شخص مدیر عامل تمامی اطلاعات مدون در فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر با کد F-01-00-01  ثبت می شوند.

تبصره1: در بین تمامی اطلاعات مدون تنها خط مشی است که توسط مدیر عامل تهیه ، تأیید و تصویب می شود.

4-3-1- در واحد مدیریت یکپارچه مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر با کد F-01-00-01  مراقبت و پایش جهت نگهداري و كنترل آخرين وضعيت اطلاعات مدون موجود اقدام می گردد و به سادگي از بكارگيري مدارك نامعتبر جلوگيري كرده و مستندات و مدارك را تحت كنترل درمي‌آورد.

4-3-2- اين فهرست اطمينان مي‌دهد كه در تمامي موارد ، نسخ توزیع شده معتبر می باشد و نسخ نامعتبر جمع آوری شده است .

4-4- توزیع و انتشار اطلاعات مدون :

4-4-1-واحد مدیریت یکپارچه ، توزيع و انتشار کلیه اطلاعات مدون موجود را به وسيله فرم توزيع اطلاعات مدون معتبر با کد  F-01-00-02 تحت کنترل در آورده و سوابق مربوطه را در واحد مدیریت یکپارچه نگهداري مي‌نمايد.

4-4-2- كليه اطلاعات مدون توزيع شده، در تمامي صفحات به مهر( اعتبار دارد ) ممهور شده است.

نکته1: مهر اعتبار دارد با رنگ آبی و مهر فاقد اعتبار با رنگ قرمز مورد استفاده قرار می گیرد.

4-4-3- در صورت وجود اطلاعات مدون (مدارک و مستندات) برون سازمانی، این مدارک و مستندات برون سازمانی نیز در فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر با کد F-01-00-01 ثبت می گردد و بجای کد مستند عنوان برون سازمانی درج می گردد.

4-4-4- واحد مدیریت یکپارچه ، توزيع و انتشار کلیه اطلاعات مدون به خارج از سازمان را به وسيله فرم توزيع اطلاعات مدون به خارج از سازمان با کد  F-01-00-03 تحت کنترل در آورده و سوابق مربوطه را در واحد مدیریت یکپارچه نگهداري مي‌نمايد.

4-5- نگهداری اطلاعات مدون:

4-5-1- نسخه اصلي اطلاعات مدون معتبر به‌عنوان نسخه مرجع در نزد نماینده مدیریت  نگهداري مي‌گردد.

4-5-2-به منظور کدگذاری و نحوه شناسايي اطلاعات مدون سيستم مدیریت یکپارچه ، دستورالعمل كد گذاري اطلاعات مدون با کد I-01-01  تنظيم گرديده است.

4-6- تغییر ، ابطال و منسوخ شدن اطلاعات مدون :

4-6-1- تغييرات در اطلاعات مدون و مدارك توسط همان بخش‌هاي تدوين كننده طبق جدول شماره 1( جدول مرتبط با مسئوليت‌ها و زمان نگهداري) انجام مي پذيرد.

4-6-2- هر گونه تغييرات در اطلاعات مدون سيستم مدیریت یکپارچه باید به تأیید نماینده مدیریت برسد.

4-6-3- پيشنهاد تغيير در هر يك از اطلاعات مدون مي‌تواند از طرف هر يك از كاركنان نیز ارائه شود. اين پيشنهادات طبق روال ذكر شده در روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحي با کد P-02  مورد بررسي قرار مي‌گيرد و نهايتاً طبق جدول شماره 1 بايد به تصويب برسد.

4-6-4- به منظور کنترل اطلاعات مدون منسوخ شده سيستم مدیریت یکپارچه، فرم فهرست اطلاعات مدون منسوخ شده با کد F-01-00-04 تنظیم گردیده است.

اين فهرست اطمينان مي‌دهد كه كليه نسخ و مدارك منسوخ تحت كنترل قرار گرفته و از استفاده سهوي از آن جلوگيري مي‌گردد

4-6-5- كليه اطلاعات مدون شامل مستندات و مدارك منسوخ اعم از آنهايي كه جهت مقاصد حقوقي و يا حفظ دانش فني مي‌بايد نگهداري شوند پس از ممهور شدن به مهر  ( فاقد اعتبار )  براساس جدول شماره 1 ( جدول مرتبط با مسئوليت‌ها و زمان نگهداري)  نگهداري مي‌شوند.

4-6-6- اطلاعات مدونی که به عنوان شواهد انطباق ایجاد می گردد، مطابق با دستور العمل مدیریت سوابق با کد I-01-02 بایگانی می گردد. در این دستورالعمل نحوه نگداری، محل نگهداری و مدت نگهداری سوابق تشریح می گردد.

 

5- توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر توزیع شده است.

 

6- مدارک پیوست :

ردیف نام کد
6-1 دستور العمل کدگذاری اطلاعات مدون I-01-01
6-2 دستور العمل مدیریت سوابق I-01-02
6-3 فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر F-01-00-01
6-4 فرم توزيع اطلاعات مدون معتبر F-01-00-02
6-5 فرم توزيع اطلاعات مدون به خارج از سازمان F-01-00-03
6-6 فرم فهرست اطلاعات مدون منسوخ شده F-01-00-04

 

7-مدارک مربوطه :

ردیف نام کد
7-1 روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی P-02

 

مرکز مشاوره و اطلاع رسانی سیستم کاران ، بزرگترین و اولین مرکز فعال در حوزه سیستمهای مدیریتی ، در خدمت متقاضیان محترم می باشد. برای مشاهده لیست کامل کلیه مستندات ، لینک زیر را کلیک بفرمایید.

لیست کامل مستندات

One Response

  1. روش اجرایی کنترل مستندات توی ویرایش جدید شده همون روش اجرایی اطلاعات مستند. هر مشاور و یا کارشناسی به سلیقه ی خودش روش اجرایی رو نامگذاری میکنه. ازتون ممنونم. این اولین روش اجرایی هست که من میبینم به این قشنگی نامگذاری شده.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

لینکهای مفید و مرتبط