دستورالعمل مدیریت ساختمان – شرح وظایف مدیر ساختمان

دستورالعمل مدیریت ساختمان یکی از دستورالعملهای مربوطه ی روش اجرایی مدیریت زیر ساختها هست. این روش اجرایی به تشريح نحوه بازدیدهای دوره ای و نگهداري و تعميرات ساختمان های موجود در شرکت می پردازد. دامنه كاربرد اين دستورالعمل شامل کلیه ساختمان های تحت كنترل شرکت ميباشد. نظارت بر این امر بر عهده مدیریت پشتیبانی و اجرای آن بر عهده واحد امور اداری هست.

مدیریت ساختمان زیر مجموعه ای از مدیریت تسهیلات است که به بهره برداری، نگهداری و تعمیر یک ساختمان اشاره دارد. هر ساختمانی جهت نظم و یکپارچه سازی امور به یک مدیر ساختمان نیاز دارد. هدف از انتخاب مدیر ساختمان این است که ساختمان خود را در بهترین شرایط ممکن با استراتژی های موثر قرار دهیم. مدیریت ساختمان برای مدیریت ساختمان های تجاری مانند مراکز خرید یا ساختمان های اداری حائز اهمیت هست. همچنین برای ساختمان های مسکونی نیز وجود یک مدیریت ساختمان الزامی است.

در زیر یک نمونه دستورالعمل مدیریت ساختمان به عنوان نمونه آمده است.

1- هدف

از نگارش اين دستورالعمل ، تشريح نحوه بازدیدهای دوره ایی و نگهداري و تعميرات ساختمان های موجود در شرکت مي‌باشد.

2- دامنه كاربرد :

دامنه كاربرد اين دستورالعمل شامل کلیه ساختمان های تحت كنترل شرکت ميباشد.

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : مدیریت پشتیبانی
• اجرا : واحد امور اداری

4- شرح:

شرکت برای هر ساختمان یه مدیر ساختمان (ترجیحا مدیر امور اداری) تعیین می کند. مدیر هر ساختمان مطابق با مفاد این دستورالعمل اقدامات زیر را انجام می دهد.

4-1- کلیه قبوض آب، برق، تلفن، گاز و شارژ ساختمان توسط مدیر ساختمان دریافت و پرداخت می گردد.

4-2- مدیر ساختمان موظف است مطابق با چک لیست بازدید دوره ایی ساختمان با کد F-10-01-01 نسبت به بازدید دوره ایی اماکن و وسایل مختلف ساختمان اقدام نماید. چنانچه در حین بازدید نیاز به سرویس و یا تعمیر و بازسازی باشد، اقدامات لازم انجام خواهد شد. مواردی که مدیر ساختمان در بازدید های دوره ایی کنترل می کند می تواند شامل موارد زیر باشد.

وظایف کلی مدیریت ساختمان

درب ورودی اصلی ساختمان از نظر کارکرد، امنیت و وضعیت ظاهری

نمای بیرونی ساختمان

نمای داخلی حیاط و راهروها

دیوار های داخلی و خارجی ساختمان

سقف های اصلی و کاذب

پی ها و ستونهای اصلی

درب های داخلی و اتاقها

پنجره ها و پرده ها و دریچه ها

شیرآلات آب و گاز

لوله ها و اتصالات آب و گاز و فاضلاب

جعبه کنتر اصلی برق

کنتر اصلی گاز

کنتر اصلی آب

جعبه تقسیم اصلی ورودی تلفنها

کابلها ی اصلی و فرعی برق و تلفن (داخلی و خارجی)

پریزها و کلید های برق

آسانسورها و بالابرها

وظایف مدیر ساختمان – ادامه

سیستم سرمایشی

سیستم گرمایشی

لامپها و سیستم های نور پردازی

تاسیسات و تجهیزات برقی

پشت بام و ایزو گام و عایق بندی و روکش های آن

زیر زمین ها

بررسی ایمنی ساختمان با کمک گرفتن از کارشناسان شهرداری و آتش نشانی و . . .

فضای سبزها

کفپوشهای کلیه اماکن ساختمان شامل حیاط، راهروها و  اتاقها

وضعیت پله ها از نظر ایمنی و فنی

قفل ها و چفت های موجود در کلیه اماکن

میز و صندلی ها و تجهیزات اداری دیگر

یخچالها و ماکروفرها و اجاق گازها

تجهیزات نظافتی و پاکسازی

و سایر موارد ضروری دیگر

4-3- چنانچه خارج از برنامه های بازرسی های دوره ایی ساختمان هرگونه مشکلی در خصوص زیرساختها توسط کارکنان مشاهده شود سریعا مراتب به اطلاع مدیر ساختمان خواهد رسید. مدیر ساختمان ضمن بررسی موضوع خرابی ها و یا مشکلات نسبت به رفع آنها اقدام می نماید.

4-4- کلیه تجهیزات ایمنی و اطفا حریق مانند کپسولهای اطفا حریق توسط کارشناس HSE شرکت مدیریت میگردد. چنانچه شرکت فاقد کارشناس HSE باشد، این وظیفه بر عهده مدیر امور اداری خواهد بود.

4-5- همه کارکنان شاغل در شرکت در صورت ایجاد مشکل در زیرساختها حق دخالت و یا دستکاری و تعمیرات خودسرانه ندارند. بنابراین فقط موظف به اطلاع رسانی موضوع وجود اشکال در زیر ساختهای خود به مدیر ساختمان هستند.

5-توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6-مدارک پیوست  :

شرح وظایف مدیریت ساختمان

شرح وظایف مدیریت ساختمان که شامل خدمات بسیار متفاوتی است، را می توان اینگونه دسته بندی کرد:

• خدمات بسیار فنی که شامل مثلا تعمیر و نگهداری آسانسور یا سیستم حفاظت از آتش سوزی می گردد که به آن “مدیریت تسهیلات سخت” می گویند. بایستی کپسولهای آتشنشانی از سازمان آتش نشانی تهیه گردد و در ساختمان موجود باشد.
  
• خدمات دیگر که جهت رفاه حال ساکنین می باشد. مانند نظارت بر تمیزی، محوطه سازی ، نظارت بر  قبوض برق و گاز و آب و … که تحت عنوان “مدیریت تسهیلات نرم” عنوان می گیرد.

در هر یک از این وظایف، مدیریت ساختمان باید دو جنبه بسیار مهم را در نظر بگیرد. البته اولین مورد جنبه مالی است. هزینه های مالی شامل هزینه های عملیاتی، قراردادهای تعمیر و نگهداری و حتی هزینه های اداری می گردد. دوم جنبه زیست محیطی، یعنی اتلاف انرژی، انتشار کربن و سایر اقدامات برای افزایش بهره وری انرژی ساختمان است.

به طور خلاصه و جامع می توان وظیفه مدیریت ساختمان را اینگونه بیان کرد.

نظارت بر نظافت ساختمان و نظافت نما

تجهیزات ساختمانی (تهویه مطبوع، آسانسور، سنسور، ژنراتور و غیره.

سیستم های الکتریکی، لوله کشی و هزینه های تجهیزات ساختمان (درب، سقف، پنجره و غیره) نمای بیرونی ساختمان (باغ ها، تراس ها، دسترسی ها، دوربین های نظارتی و… )

نرم افزار مدیریت ساختمان

با استفاده از سیستم مدیریت ساختمان یا نرم افزارهای مدیریت ساختمان موجود، می توانید تمام سیستم های ساختمان را در یک نرم افزار واحد (تهویه مطبوع، امنیت، روشنایی و سیستم های مکانیکی) گرد هم آورید. این امر باعث می شود که مصرف انرژی بهتر کنترل شود و هزینه ها به حداقل برسد و همچنین عملکرد، راحتی و ایمنی بیشتر برای ساکنین فراهم شود.

علاوه بر این، فناوری هوشمندی که در بالا به آن اشاره کردیم می تواند به یک سیستم اتوماسیون ساختمان یا یک پلت فرم مدیریت هوشمند تعمیر و نگهداری استفاده کرد. گردآوری تمام اطلاعات ساختمان در یک نرم افزار یکسان، یا یک اکوسیستم دیجیتالی که تمام برنامه های کاربردی مورد نیاز شما را در بر می گیرد، چندین مزیت دارد:

مدیریت بهتر کارهای برنامه ریزی شده، معلق و در حال انجام؛

نظارت بهتر بر سلامت تجهیزات و فرسودگی آنها ، تنظیم زنجیره تامین و موجودی بر اساس نیازهای واقعی

ثبت تمام قراردادهای خدمات.

کنترل هزینه های مالی ساختمان.

دسترسی به داده ها، آمار و گزارش های خودکار.

مدیریت ساختمان – شرح کار

مدیریت ساختمان به عنوان یک حوزه مهم و تخصصی در صنعت املاک و مستغلات در محیطهای صنعتی، اداری و خانگی مطرح است.مدیریت ساختمان به فرآیندها و فعالیت‌های متنوعی اشاره دارد که هدف آن حفظ کیفیت، ایمنی و کارایی ساختمان‌ها و فضاهای مرتبط با آن‌ها است. این مدیریت شامل جنبه‌های مختلفی است که به طور مستقیم بر زندگی ساکنین و عملکرد کلی ساختمان تأثیر می‌گذارد. در ادامه، به تفصیل به جنبه‌های مختلف مدیریت ساختمان و اهمیت آن خواهیم پرداخت.

1. نگهداری و تعمیرات

نگهداری و تعمیرات یکی از اصلی‌ترین وظایف مدیریت ساختمان است. این فرآیند شامل بررسی منظم تأسیسات، تجهیزات و زیرساخت‌های ساختمان می‌شود. مسئولین باید به طور دوره‌ای وضعیت سیستم‌های گرمایش، سرمایش، برق، آب و فاضلاب را بررسی کنند تا از عملکرد صحیح آن‌ها اطمینان حاصل شود.

برنامه‌ریزی نگهداری: ایجاد یک برنامه منظم برای نگهداری پیشگیرانه می‌تواند به کاهش هزینه‌های تعمیرات اضطراری کمک کند.

تعمیرات فوری: در مواقعی که مشکلات فوری پیش می‌آید، مانند نشت آب یا خرابی سیستم گرمایش، مدیریت باید به سرعت اقدام کند تا از آسیب‌های بیشتر جلوگیری شود.

2. مدیریت مالی

مدیریت مالی در ساختمان‌ها شامل برنامه‌ریزی بودجه، کنترل هزینه‌ها و جمع‌آوری درآمدها است. این جنبه از مدیریت به ساکنین و مالکان کمک می‌کند تا از منابع مالی خود به بهترین نحو استفاده کنند.

بودجه‌بندی: ایجاد یک بودجه دقیق که شامل هزینه‌های نگهداری، خدمات عمومی و سایر هزینه‌ها باشد، برای مدیریت مالی ضروری است.

جمع‌آوری اجاره و هزینه‌های مشترک: مدیریت باید به طور منظم اجاره و هزینه‌های مشترک را از ساکنین جمع‌آوری کند و در صورت عدم پرداخت، اقدامات لازم را انجام دهد.

3. مدیریت منابع انسانی

مدیریت منابع انسانی در ساختمان‌ها شامل استخدام، آموزش و مدیریت کارکنان است. این جنبه بهبود کیفیت خدمات ارائه شده به ساکنین را تضمین می‌کند.

استخدام پرسنل: انتخاب افراد مناسب برای انجام وظایف مختلف مانند نظافت، نگهداری و امنیت بسیار مهم است.

آموزش و توسعه: برگزاری دوره‌های آموزشی برای کارکنان می‌تواند به افزایش مهارت‌ها و کیفیت خدمات کمک کند.

4. مدیریت ایمنی و امنیت

مدیریت ایمنی و امنیت در ساختمان‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است. این جنبه شامل نظارت بر سیستم‌های امنیتی، مانند دوربین‌های مدار بسته و سیستم‌های آتش‌نشانی و همچنین برنامه‌ریزی برای مقابله با بحران‌ها است.

نظارت بر سیستم‌های امنیتی: اطمینان از کارکرد صحیح سیستم‌های امنیتی و انجام بازبینی‌های دوره‌ای می‌تواند به پیشگیری از حوادث کمک کند.

آماده‌سازی برای بحران: ایجاد برنامه‌های اضطراری برای مواقع بحرانی، مانند زلزله یا آتش‌سوزی، می‌تواند جان ساکنین را نجات دهد.

5. مدیریت خدمات

مدیریت خدمات به ارائه خدمات مختلف به ساکنین ساختمان‌ها اشاره دارد. این خدمات شامل نظافت، نگهداری فضای سبز و خدمات عمومی است که به بهبود کیفیت زندگی در ساختمان کمک می‌کند.

خدمات نظافتی: تضمین تمیزی فضاهای عمومی و خصوصی به ایجاد محیطی سالم و دلپذیر کمک می‌کند.

نگهداری فضای سبز: حفظ و نگهداری از باغ‌ها و فضاهای سبز می‌تواند به زیبایی و جذابیت ساختمان افزوده و محیطی آرامش‌بخش ایجاد کند.

اهمیت مدیریت ساختمان

مدیریت ساختمان نه تنها به حفظ و نگهداری از ساختمان‌ها کمک می‌کند، بلکه تأثیرات مثبت زیادی بر زندگی ساکنین و ارزش ملک دارد.

افزایش کیفیت زندگی: با ارائه خدمات مناسب و ایجاد محیطی امن و بهداشتی، ساکنین می‌توانند زندگی راحت‌تری داشته باشند.

کاهش هزینه‌ها: با برنامه‌ریزی مناسب و نگهداری به موقع، هزینه‌های غیرضروری کاهش می‌یابد و منابع مالی بهینه‌تر استفاده می‌شوند.

افزایش ارزش ملک: نگهداری و بهبود مستمر ساختمان می‌تواند به افزایش ارزش ملک در بازار کمک کند و سرمایه‌گذاری بهتری برای مالکان باشد.

در نهایت، مدیریت ساختمان یک فرآیند پیچیده و چندوجهی است که نیاز به دانش و تخصص در زمینه‌های مختلف دارد. این مدیریت نه تنها به حفظ و نگهداری از ساختمان‌ها کمک می‌کند، بلکه به ایجاد یک محیط زندگی سالم، ایمن و کارآمد برای ساکنین نیز می‌انجامد. با توجه به اهمیت این موضوع، سرمایه‌گذاری در مدیریت ساختمان می‌تواند به بهبود کیفیت زندگی و افزایش رضایت ساکنین منجر شود.

دانلود رایگان نمونه دستورالعمل مدیریت ساختمان – فرمت Word