روش اجرایی مدیریت زیر ساختها

موضوع زیر ساخت ها در استاندارد ایزو9001 در بند 7-1-3 دیده می شود. هر شرکتی که قصد دریافت گواهینامه ایزو 9001 ( گواهینامه ISO9001 ) را دارد، بایستی زیر ساختهای آن را نیز فراهم کند. در بند اصلی 7 تحت عنوان پشتیبانی به عنوان یک فرایند اصلی زیر ساخت وجود دارد. قطعا هر سازمان و شرکتی بدون زیر ساختهای مناسب نمی تواند به اهداف خود برسد.

دستورالعمل مدیریت زیر ساختها در استاندارد ایزو الزامی نشده است. ولی خیلی از شرکتها به جهت یکسان سازی فعالیتهای خود اقدام به تهیه و تدوین روش اجرایی مدیریت زیر ساختها می کنند.

نمونه روش اجرایی مدیریت زیر ساختهای حاضر توسط کارشناسان مرکز سیستم کاران تهیه گردید و منتشر شد. فایل Word آن نیز در پایان مقاله موجود است.

1- هدف :

هدف از تدوين اين روش اجرايي تشريح مدیریت زیرساختها شامل زیر ساختهای نرم افزاری و IT ، ساختمانها و اماکن ، تجهیزات و تاسیسات ، لوازم اداری، ماشین آلات می باشد.

2– دامنه كاربرد :

كليه واحدهاي مؤثر بر كيفيت، ایمنی ، بهداشت ومحیط زیست را در دفتر مركزي دربر مي‌گيرد.

3– مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : مدیر پشتیبانی/ امور اداری.
• اجرا : واحدهای ماشین آلات – IT – امور اداری – جمعداری .

4– شرح:

4-1- مدیریت ساختمان

ساختمان به همراه کلیه ادوات و تجهیزات و تاسیسات بایستی بصورت دقیق تحت کنترل و مدیریت واحد امور ادرای باشد. فضاهای فیزیکی ساختمان ، آسانسور، تاسیسات آب رسانی و گاز رسانی و برق رسانی ، تاسیسات سرمایشی و گرمایشی، لوازم اداری و تشکیلاتی و . . . از جمله مواردی است که بایستی تحت کنترل قرار گیرد. به همین منظور کلیه تجهیزات و تاسیسات مذکور بایستی مطابق با دستورالعمل مدیریت ساختمان با کد I-10-01 اقدام می گردد. در این دستورالعمل نحوه مدیریت تجهیزات و تاسیسات از مرحله نصب و راه اندازی تا نگهداری و سرویسها و تعمیرات و . . .  تشریح شده است.

4-2- تجهیزات نرم افزاری و سخت افزاری IT و ارتباطی

تجهیزات نرم افزاری و سخت افزاری در حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطی بعنوان یکی از زیر ساختهای مهم شرکت بایستی تحت کنترل قرار بگیرند. به همین منظور کلیه تجهیزات نرم افزاری و سخت افزاری و ارتباطی بایستی مطابق با دستورالعمل سرویس و نگهداری تجهیزات رایانه ایی و ارتباطی با کد I-10-02 اقدام می گردد. در این دستورالعمل نحوه مدیریت تجهیزات نرم افزاری و سخت افزاری و ارتباطی از مرحله نصب و راه اندازی تا نگهداری و سرویسها و تعمیرات و . . .  تشریح شده است. این دستورالعمل توسظ واحد IT انجام می گردد.

4-3- نگهداری و تعمیرات ماشین آلات

ماشین آلات و تجهیزات و ابزار که در شرکت مورد استفاده قرار میگیرد متناسب با احجام و نوع فرایندها متفاوت هستند. آماده بکار بودن هر یک از این ماشین آلات از ضرورتهای شرکت هست. بنابراین با انجام سرویسهای دوره ایی و تعمیرات دوره ایی و اتفاقی بایستی میزان کارکرد این ماشین آلات و تجهیزات و ابزار ها به حداکثر ساعات ممکنه برسند.

واحد نگهداری و تعمیرات ماشین آلات مستقر در شرکت بر طبق دستورالعمل نگهداری و تعمیرات ماشین آلات با کد I-10-03 نسبت به مدیریت فرایند نگهداری و تعمیرات ماشین آلات اقدام می نماید.

4-4- نگهداری اموال

کلیه اموال موجود در شرکت توسط جمعدار (یا مدیر امور اداری) تحت کنترل می باشد. جمعدار موظف هست که مطابق با دستورالعمل جمعداری به کد I-10-04 نسبت مدیریت اموال در اختیار کارکنان اقدام نماید. در این دستورالعمل ضمن ارایه تعاریف ، نحوه ثبت و نگهداری ، انتقال و  . . .  کلیه اموال تشریح شده است.

5– توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست مستندات سیستم مديريت یکپارچه (IMS) توزیع شده است.

6- مدارک پیوست :

الزامات مدیریت زیر ساختها چیست؟

در استاندارد ISO9001 در بند 7-1-3 آمده که سازمان باید زیر ساختهای مورد نیاز خود را برای اجرای فرایندهای کاری خود فراهم کند. زیر ساختهایی که موجب تحقق محصول ، خدمت و یا پروژه می گردد. بنابراین وظیفه مدیران تصمیم گیرنده هر کسب و کاری است که این منابع زیر ساختی را تهیه نمایند.

زیر ساختها شامل چه مواردی است؟

زیر ساختها در هر شرکتی متفاوت هست. اما در حالت کلی زیر ساخت ها به موارد زیر تقسیم می گردند.

الف- ساختمانها و تاسیسات مرتبط

ب- تجهیزات ، شامل سخت افزارها و نرم افزارها

ج- منابع حمل و نقل

د- فناوری اطلاعات و ارتباطات

زیر ساخت ، سیستم فناوری اطلاعات

IT و فناوری اطلاعات امروزه یکی از زیر ساختهای مهم در هر شرکتی است. رسیدگی به امورات سخت افزاری و نرم افزاری پایه و اساس هر کسب و کاری هست. ابزارهای نوین ارتباطی و اطلاعاتی بایستی در دسترس کلیه کارکنان باشد. حتی خیلی از فرایندهای اجرایی نیز، برای ثبت فرایندهای آلفا از تکنیک های IT استفاده می گردد. ثبت و جمع آوری دیتاهای عملیاتی از روی کاغذ به روی سیستمها رد منتقل گردید.

مدیر زیر ساخت های IT و ITC انقدر مهم است که خود به تنهایی نیاز به مستندات خاص خود را دارد. خیلی از شرکتها برخی امورات زیر ساختهای خود را به تامین کنندگان واگذار می کنند. این کار توسط نمونه روش اجرایی مدیریت تامین کنندگان انجام می گردد.

مدیریت سوابق ، بایگانی ها ، زیر ساخت

سوابق اجرای فرایندها، رکوردها و اسنادی که بایستی بایگانی گردند، نیز اهمیت ویژه ای دارد. حفظ و مراقبت اسناد بایگانی بایستی با تکنیکهای جدیدی نیز انجام گردد. قبلا اسناد و سوابق به صورت دستی و کاغذی نگهداری میشد. اما امروزه این کار به صورت زیر ساختهای IT انجام می گردد. استفاده از نمونه دستورالعمل مدیریت سوابق می تواند کمک شایانی به نگهداری مطمئن اسناد کند.

لذا یکی از زیر ساختهای مهم در هر سازمانی زیر ساخت مربوط به سوابق کیفیت هست.

یکی از راههای حصول اطمینان از ایمن بودن فضاها و ساختمانها کمک از سازمان آتش نشانی هست.

مرکز سیستم کاران اولین مرکز مشاوره در حوزه مدیریت نوین زیر ساختها برای متقاضیان محترم است. از خدمات رایگان مرکز بهره برداری کنید. فایل Word روش اجرایی مدیریت زیر ساختها را در زیر دانلود کنید.

دانلود نمونه روش اجرایی زیر ساختها – فرمت Word