دستورالعمل سرویس و نگهداری تجهیزات رایانه ای و ارتباطی

سرعت رو به افزایش تکنولوژی و ابزارهای ارتباطی و فناوری ارتباط امروزه از عوامل موفقیت شرکتهاست. اکثر کسب و کارها بدون ابزار و تجهیزات IT قادر به ادامه حیات نیستند. از اینرو همه شرکتها و سازمانها همه اموراتشان را در بستر سیستم ها و تجهیزات IT انجام می دهند. IT پایه و اساسی الزامی برای اجرای فرایندهای شرکتهاست.

دستورالعمل سرویس و نگهداری تجهیزات رایانه ای و ارتباطی برای اجرای اصولی و دقیق فرآیند IT در هر شرکتی است. تجهیزات رایانه ای و ارتباطی بایستی همواره آماده به کار باشند. روش اجرایی سرویس و نگهداری رایانه ای و ارتباطی موجود در زیر بعنوان نمونه ارائه می گردد. لذا شما می توانید با الگوبرداری از آن نسبت به بومی سازی آن برای شرکت خود اقدام نمایید. تمامی روش های اجرایی و دستورالعمل ها به عنوان مثال دستورالعمل نگهداری از اموال درون سایت سیستم کاران به اشتراک گذاشته شده است.

1-  هدف :

هدف از نگارش اين دستورالعمل ، تشريح نحوه نگهداري و تعميرات تجهيزات رایانه ای و ارتباطی موجود در شرکت مي‌باشد.

2- دامنه كاربرد :

دامنه كاربرد اين دستورالعمل شامل کلیه تجهیزات رایانه ای و ارتباطی است كه تحت كنترل شرکت ميباشد.

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : مدیریت پشتیبانی
• اجرا : واحد IT

4- شرح:

فعاليت های بخش نگهداري و تعمیرات تجهیزات نرم افزاری و سخت افزاری رایانه ایی و ارتباطی به دو بخش عمده تقسیم می گردد.

 1ـ  سرويس‌هاي ادواري و تعمیرات پيشگيرانه تجهیزات نرم افزاری و سخت افزاری رایانه ایی و ارتباطی

 2ـ تعميرات اتفاقي تجهیزات نرم افزاری و سخت افزاری رایانه ایی و ارتباطی

4-1- سرويس‌هاي ادواري و تعمیرات پيشگيرانه

کلیه تجهیزات سخت افزاری رایانه ایی و ارتباطی موجود در سطح شرکت مورد شناسایی قرار گرفته و در فرم فهرست تجهیزات رایانه ایی و ارتباطی با کد F-10-02-01  ثبت می گردد. برای هر یک از این رایانه ها مطابق با فرم شناسنامه تجهیزات رایانه ایی/ارتباطی با کد F-10-02-02 یک شناسنامه ایجاد می گردد. در این شناسنامه اطلاعات تجهیز ثبت شده و نسبت به تعیین سرویسها و تعمیرات پیشگیرانه دوره ایی اقدام می گردد.

بر اساس شناسنامه سیستم های موجود در شرکت یک برنامه سالیانه جهت انجام بازدیدها و تعمیرات پیشگیرانه تهیه کرده و در فرم برنامه سالیانه نگهداری و تعمیرات تجهیزات رایانه ایی / ارتباطی با کد F-10-02-03  ثبت می گردد. بخش IT براساس فرم برنامه سالیانه نگهداری و تعمیرات تجهیزات رایانه ایی / ارتباطی  با کد  F-10-02-03  و  فرم شناسنامه تجهیزات رایانه ایی / ارتباطی با کد F-10-02-02  اقدام به برنامه‌ريزي ماهانه جهت انجام بازدیدها و تعمیرات پیشگیرانه مطابق  با فرم برنامه‌ريزي نگهداری و تعميرات پيشگيرانه تجهیزات رایانه ایی / ارتباطی در ماه با کد F-10-02-04  مي‌نمايد. واحد IT  به منظور حصول اطمينان از انجام بازرسي‌هاي فني و تعميرات پيشگيرانه بصورت منظم و طبق برنامه تهیه شده، موظف به پيگيري فعاليتهاي انجام شده و ثبت در فرم برنامه‌ريزي نگهداری و تعميرات پيشگيرانه تجهیزات رایانه ایی / ارتباطی در ماه با کد F-10-02-04  مي‌باشد

تبصره : سرويس‌هاي روزانه توسط خود اپراتور انجام شده و نيازي به‌ثبت نمي‌باشد.

در صورت مشاهده اشكال فني در حين بازرسي‌هاي پيشگيرانه توسط مسئول IT مسئول آن تجهیزات مطابق با فرم درخواست تعميرات تجهیزات رایانه ایی ارتباطی با کد F-10-02-05 ، در خواست انجام تعمیرات پیشگیرانه می نماید تا  تعميرات لازم جهت رفع اشکالات فنی  انجام ‌شود. بعد از انجام تعمیرات و تاييد عملكرد رایانه  پس از تعمير، با امضا در محل تحويل‌‌‌گيرنده مشخص مي‌گردد.

4-2- تعميرات اتفاقي  

با مشاهده هر گونه اشكال سخت افزاری توسط اپراتورها و کارکنان مطابق با فرم درخواست تعميرات تجهیزات رایانه ایی/ارتباطی با کد F-10-02-05 ، در خواست انجام تعمیرات می گردد تا  تعميرات لازم جهت رفع اشکالات انجام ‌شود. بعد از انجام تعمیرات و تاييد عملكرد رایانه ها  پس از تعمير، با امضا در محل تحويل‌‌‌گيرنده مشخص مي‌گردد. نتايج تعميرات در همان فرم  ثبت مي گردد و به‌عنوان سابقه نزد واحد IT بايگاني مي‌شود.

به منظور آگاهي از تعميرات انجام شده بر روي هر كدام از تجهیزات رایانه ایی در طول مدت زمان كاركرد سوابق تعميرات انجام شده توسط مسئول IT در فرم كارنامه تعميرات تجهیزات رایانه ایی/ارتباطی با کد F-10-02-06  ثبت می گردد.

4-3- نرم افزارها

کلیه نرم افزارهای نصب شده بر روی تجهیزات تحت کنترل واحد IT می باشد. چنانچه هر یک از کارکنان نیاز به نصب نرم افزار جدید و یا ارتقای ورژن نرم افزار فعلی خود را داشته باشند، حتما بایستی با اطلاع و هماهنگی و مدیریت واحد IT انجام پذیرد. لذا نصب و ارتقای هرگونه نرم افزار بر روی تجهیزات اکیدا ممنوع است.

4-4- سیستم BACK UP گیری

واحد IT موظف است که نسبت به راه اندازی سیستم پشتیبان گیری از اطلاعات کارکنان و یا دیتا بیس نرم افزار ها ( همچون مایکروسافت ) اقدامات مقتضی را اعمال نماید. میزان و شدت امنیت اطلاعات و داده های بر روی سیستمها توسط مدیریت پشتیبانی تعیین و ابلاغ می گردد.

5-توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6-مدارک پیوست  :

نمونه دستورالعمل IT

از جمله دستورالعملهای مهم در انواع مستندات ایزو ، نمونه دستورالعمل IT برای بخش کارکنان واحد IT تهیه و تدوین گردید. روش اجرایی IT جهت حصول اطمینان عملکرد واحد IT در نگهداری و سرویسهای ادواری تجهیزات IT هست. برخی از شرکتها نه تنها فقط تجهیزات سخت افزار رایانه را تحت کنترل می گیرند، بلکه تجهیزات نرم افزاری را نیز کنترل و مدیریت می کنند.

اخذ گواهینامه ایزو 9001 و دستورالعمل IT

خیلی شرکتها برای گرفتن گواهینامه های بین المللی ایزو ، اقدام به مستندسازی فرآیندهای خود می کنند. هدف از مستند سازی فرآیند IT نیز، حفظ یکپارچگی و انسجام و نظم در اجرای نگهداری و سرویس تجهیزات فناوری و ارتباطات است. البته در استاندارد ISO9001 الزامی بابت مستندسازی فرآیند IT وجود ندارد. بلکه هر سازمانی در صورت ضرورت فرآیند IT را مستند می کند. جهت لیست گواهینامه های ایزو | انواع ایزو بر اساس نوع کسب و کار خود کلیک نمایید.

نمونه فرم های مورد استفاده در IT

هر شرکتی و یا هر کارشناسی بصورت سلیقه ای اقدام به طراحی فرم می کند. در حوزه نگهداری و سرویس رایانه ها نیز این کار توسط مهندسان IT انجام می گردد. فرم شناسنامه تجهیز یا فرم شناسنامه سیستم از جمله این فرم ها می باشد. ساختار این فرم طوریست که کلیه مشخصات تجهیز در آن قید میشود. علاوه بر آن سرویسهای دوره ای در زمان و دوره انجام این سرویس ها در این فرم وجود دارد.

فرم فهرست تجهیزات IT و ITC یا لیست تجهیزات رایانه ای و ارتباطی نیز موضوعیت دارد. در این فرم فهرست کلیه تجهیزات و دستگاهها درج می گردد.

دستورالعمل IT و اجرای آن

چنانچه برای اجرای دستورالعملهای مربوط به IT و ITC با مشکل مواجه هستید، با مرکز سیستم کاران با شماره 79165-021 تماس حاصل نمایید. کارشناسان مرکز سیستم کاران بطور ایگان به شما مشاوره می دهند.

در قسمت زیر فایل Word دستورالعمل IT و ITC ارائه می گردد.

دانلود رایگان نمونه دستورالعمل سرویس و نگهداری تجهیزات رایانه ای و ارتباطی – فرمت Word