دستورالعمل نگهداری از اموال

اموال و تجهیزات هر شرکتی جزو دارایی های هر شرکتی هست. این اموال و تجهیزات در خدمت عوامل سازمان است تا بتواند وظایف محوله را اجرا نمایند. وظیفه مدیریت، حفظ، تحویل و تحول اموال بر عهده اموال دار یا جمعدار می باشد.

نمونه دستورالعمل جمعداری یا نگهداری اموال در این مطلب موجود است. هدف از دستورالعمل جمعداری ، حفظ و مراقبت از اموال و دارایی مشهود سازمان است. معمولا شرکتها برای انجام هر فرایندی نیاز به یک دستورالعمل یا روش اجرایی دارند. نمونه روش اجرایی نگهداری از اموال یا جمعداری حاضر به همین منظور تدوین گردید. مدیران یا مسئولین جمعداری می توانند از این مستند الگوبرداری کنند.

1- هدف :

هدف از تدوین این دستورالعمل ، تشریح چگونگی کنترل کليه اموالي كه توسط شرکت خريداري و يا به هر طريق قانوني ديگر به تملك شرکت هست، می باشد.

2- دامنه كاربرد :

این دستورالعمل در کلیه اموال منقول و غیر منقول شرکت کاربرد دارد .

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : مدیریت پشتیبانی.
• اجرا : جمعداری (مدیر امور اداری یا انبار دار)

4- تعاریف ، مفاهیم و اختصارات :

• • امول منقول :

داشته ها و اشيايي كه انتقال آن از محلي به محل ديگر ممكن باشد بدون اينكه به خود اشیاء يا محل آن ،خرابي وارد شود.  همانند: ماشین آلات، اثاثیه، ملزومات اداری

اموال منقول بر اساس این دستورالعمل به دو دسته تقسيم مي شود:

الف – اموال مصرفي: اموالي هستند كه بر اثر استفاده تغيير وضعيت داده يا كلا از بين مي روند.

ب- اموال دارایی: اموالي هستندكه بدون تغيير محسوس واز دست دادن مشخصات اصلي بتوان آنها را به طور مكـرر مورد استفاده قرار داد.

4-2- اموال غیر منقول :

عبارت است از آنكه از محلي به محل ديگر نتوان منتقل نمود. اعم از اينكه استقرارآن ذاتي باشد يا به واسطه عمل انسان به نحوي كه نقل آن مستلزم خرابي يا نقص خود اموال يا محل آن شود. همانند اراضی و یا ابنیه و یا لوله‌ها كه براي جريان آب يا مقاصد ديگر در زمين يا بنا استفاده شده باشد.

4-3- اموال امانی :

کلیه اموال منقول و غيرمنقول كه از طرف کارفرما و یا نظارت به صورت موقت طی صورتجلساتی تحویل و در اختيار شرکت قرار مي گيرد، اموال اماني محسوب مي شود. لذا در این خصوص شرکت تا زمان استفاده از آن، خود را موظف به حفاظت از آنها میداند و در صورت آسیب دیدگی و یا استفاده نامناسب مراتب را به کارفرما/ نظارت گزارش خواهد نمود.

5-شرح :

5-1- تهیه و تدوین فهرست کلی اموال :

ابتدا شناسایی موقعیت های مکانی اموال منقول، غیر منقول و امانی، صورت می گیرد. سپس فهرستی از آنها بر اساس فرم فهرست کلی اموال با کد F-10-04-01 تهیه می گردد.

5-2- کد گذاری اموال :

کدگذاری اموال منقول دارایی و غیر منقول شامل هفت کاراکتر عددی بوده که به صورت برچسب بر روی کلیه اموال پس از شناسایی چسبانیده می شود. به دلیل جلوگیری از خدشه دار شدن برچسب ها و مسائل حاشیه ای، لازم است که برچسب ها از جنس مرغوب بوده و در محلی نصب شوند که به هیچ وجه قابل تغییر، مخدوش شدن احتمالی و یا تغییر وضعیت نباشند. لازم به توضیح است که کد گذاری صورت گرفته در فرم فهرست کلی اموال با کد F-10-04-01 ثبت می گردد. كليه كالاهاي وارده به انبار(ها) تا زمانــي كه در انبار نگهداري مي شوند مشخصات آنها با توجه به روش اجرایی انبارش ثبت خواهــد شـد و ضرورتي به الصاق برچسب ونگهداري حساب اموالي نخواهد داشت.

5-3- انتقالات اموال :

بر اساس دستورالعمل حاضر اموال منقول دارایی را به طور اماني در اختيار پرسنل قرار میگیرد. لذا بر این اساس کلیه اموال منقول دارایی بر اساس فرم تحویل و جابجایی اموال به کد F-10-04-02 تحویل مدیریت/ واحد/ پرسنل ذیربط می گردد. چگونگی استرداد اموال، واگذاري به مبدا و جابجایی اموال منقول غیر مصرفی نیز در فرم مذکور صورت می گیرد.

نکته 1 : جابجایی اموال بین واحدها بايستي با رعايت مقررات و با تاییدات مدیریت پشتیبانی و مسئول اموال، صورت گیرد.

نکته 2 : اموال منقول شرکت ، در صورتي كه مازاد بر نياز يا اسقاطـي تشخیص داده شوند، به استناد آیين نامه (روش اجرا) معاملات شرکت قابل فروش يا تبديل به احسن مي باشد. درآمد حاصله به حساب درآمد شرکت منظور مي شود.

نکته 3 : وضعیت اموال را می توان از فهرست کلی اموال با کد F-10-04-01 استخراج نمود . (اسقاطی، سرقتی، معدومی، اعطایی).

5-4- حساب اموال :

پس از استخراج فهرست کلی اموال در فرم F-10-04-01 حساب تمام اموال شرکت در  یک بانک اطلاعاتی نگهداري مي شود. سرپرست اموال مكلف است فهرست اموال مذكور را حداكثر تا پایان هر سال تهیه، به روزنمایی و به مدیریت پشتیبانی ارائه نماید و  درپايان هرسال تغييرات مربـوطه را گزارش نمايد.

نکته 4 : اموال درمواردي كه ، اموال سازمان در مواردی که براثرحوادث ناگهاني ازقبيل سيل ، زلزله ، جنگ يا حوادث مشابه از بين برود، با موافقت هیئت مدیره و تنظیم صورتجلسه، اموال مذکور از دفاتر یا حساب اموال حذف خواهد شد.

نکتته 5 : شرکت مكلف است در صورت مفقودشدن ويا از بين رفتن اموال ناشي از سرقت، آتش سوزي و يا هر علت ديگر، نسبت به اعلام موضوع  به مراجع ذیصلاح قانونی و پيگيري امر تاحصول نتيجه نهايـي ، اقدام به عمل آورد.

نکته 6 : اموال مسروقه ، مفقود و يا از بين رفته در موارد زیر از دفاتر یا حساب مربوط حذف خواهند شد:

الف- درصورت دستگيري سارق و بدست نيامدن مـورد سرقت پس از طي مراحل نهايي رسيدگي به موضوع در مراجـع صلاحيتدار.

ب – غیر از موارد بند الف در صورت گذشت یکسال از تاریخ سرقت و پيدا نشدن اموال مفقــوده ، سارق يا اموال سرقت شده واعلام بيگناهي و عدم سوء نيت متصديان امر توسط مراجع ذيصلاح قانونی.

نکته 7 : هرگاه مال سرقت شده يا مفقـودشده بعد از حذف از دفاتر یا حساب پيدا ومسترد شود بايد مانند اموال رسيده دوباره در دفاتر یا حساب مربوط ثبت گردد.

6-توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

7-مدارک پیوست  :

برچسب اموال چیست؟

برچسب اموال یک برچسبی هست که یک شماره انحصاری روی آن است. این برچسب بر روی اموال نصب می گردد. هر اموال و یا دارایی که دارای این برچسب باشد یعنی تحت کنترل جمعدار است. در هر شرکتی، وسایل و اموالی که تحویل یک کارمند می گردد از وی رسید دریافت می گردد. در رسید اموال، لیست اموال به همراه شماره اموال وجود دارد. همین شماره اموال که بصورت اختصاصی است، روی برچسب اموال نیز هست.

برچسب اموال معمولا از یک جنس محکم و ماندگار و دارای چسبندگی خوبی هستند. یکی از وظایف جمعدار مراقبت و پایش اموال هست که آیا برچسب اموال دارد یا نه؟

شرح وظایف جمعداری

یک جمعدار بایستی کلیه اموال و دارایی های مشهود و قابل تحویل را ابتدا شناسایی کند. سپس تمام این اموال را در فرم لیست اموال نت کند. در گام دوم برای هر فردی یک فرم تحویل و تحول اموال تشکیل دهد.

فرم تحویل و تحول اموال توسط جمعدار تهیه و تنظیم می گردد. در این فرم کلیه اموالی که در اختیار فرد شاغل قرار می گیرد، فهرست می گردد. بعنوان مثال فرد شاغل در واحد دانشگاه آزاد اسلامی تک تک اموال را مطابق با لیست بررسی می کند، سپس تحویل می گیرد. بدیهی است که پس از ترک خدمت از سمت خود، تمام اموال را مطابق با فرم تحویل و تحول اموال به جمعدار پس می دهد.

نمونه دستورالعمل جمعداری ، گواهینامه ایزو

نمونه فرمهای مربوط به جمعداری و نگهداری اموال در این مطلب موجود است.

مرکز سیستم کاران با چندین سال سابقه در خدمت علاقمندان به سیستم سازی فرایندها ی باشد. شما نیز فرایندهای خود را مستندسازی کنید. از این طریق مدیریت دانش هم می شود. برای مطالعه نمونه روش اجرایی مدیریت دانش کلیک نمایید.

دانلود رایگان نمونه دستورالعمل نگهداری از اموال – فرمت Word