روش اجرایی مدیریت تامین کنندگان

روش اجرایی مدیریت تامین کنندگان جهت مدیریت بهینه پیمانکاران و تامین کنندگان تهیه و تدوین گردید. امروزه خیلی از شرکتها و سازمانها بخش هایی از فرایندهای خود را به تامین کنندگان بیرونی واگذار می کنند.

تامین کنندگان بیرونی فقط به تولید ختم نمی شود. بلکه در حوزه خدمات نیز خیلی از شرکتهای بزرگ پیمانکاری و یا خدماتی قسمتی از کارهای خود را توسط پیمانکاران فرعی انجام می دهند.

دستورالعمل مدیریت تامین کنندگان زیر به عنوان یک نمونه و الگو جهت استفاده علاقمندان و کارشناسان مرتبط ارائه گردید.

1- هدف:

هدف از تدوین روش اجرایی مدیریت تامین تشريح نحوه ارزیابی و بکار گیری تامین کنندگانی که قابلیت ارائه کالا و خدمات درخواستی شرکت را داشته باشند و تعداد تأمين كنندگان بالقوه‌اي كه مورد ارزيابي قرار گرفته‌اند، نسبت به دوره ارزيابي قبل افزايش داشته‌باشد.( گسترش دامنه تأمين‌كنندگان و شناسايي تأمين‌كنندگان جديد)

2- دامنه كاربرد :

اين روش اجرايي در واحد مدیریت تامین کاربرد دارد.

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : مدیر تامین
• اجرا : واحد تامین

4- شرح:

تامین کنندگان به دو دسته تامین کنندگان کالا و تامین کنندگان خدمات تقسیم می شوند.

4-1-  تامین کنندگان فرعی جهت تامین کالا :

شرکت همواره در حال شناسایی و افزایش تعداد تامین کنندگان خود هست. تامین کنندگان جدید از طرق مختلفی همچون نمایشگاه ها ، وب سایت ها، سمینارها، سایر همکاران، سایر رقبا و غیره مورد شناسایی و جذب قرار میگیرند. تما تامین کنندگان جدید در فرم لیست تامین کنندگان کالا با کد F-22-00-01 ثبت و برای ارزیابی آماده سازی می گردند. سپس واحد ارزیابی تامین کنندگان نسبت به ارزیابی هر یک از تامین کنندگان جدید اقدام می نماید. نتیجه این ارزیابی درفرم ارزیابی تامین کنندگان کالا با کدF-22-00-02  ثبت و تجزیه وتحلیل میگردد. اين ارزيابي براساس پارامترهاي زير انجام مي‌گيرد و براي هر پارامتر بین صفر تا 10 امتیاز داده می شود. امتيازات به شرح زير مي‌باشد.

پس از اختصاص امتياز به هر يك از پارامترها، ابتدا امتياز هر رديف را در ضريب وزني همان رديف ضرب نموده تا امتيازات کل به‌دست آيد سپس امتيازات کل را با هم جمع مي‌كنند . حداكثر جمع امتيازات 100 مي‌باشد و حداقل قابل قبول جهت تأمين كنندگان کالا برابر 70 مي‌باشد.

لازم به ذکر است که کلیه تامین کنندگان کالای قبلی نیز بایستی حداقل سالی یکبار مورد ارزیابی قرار گیرند تا چنانچه تغییراتی در نحوه عملکردشان بوجود آمده، کسب امتیاز جدید نمایند.

پس اگر ارزيابي تأمين كننده کالا بزرگتر و يا مساوي با 70 باشد تأمين كننده کالا مجاز و اگر كمتر باشد، تأمين كننده رد مي‌گردد. بنابراین کلیه تامین کنندگان کالا که نمره نهایی آنها مساوی و یابزرگتر از 70 باشد، مطابق با فرم لیست تامین کنندگان مجاز کالا با کد F-22-00-03  ثبت و نگهداری می گردد.

4-2- ارزیابی تامین کنندگان فرعی جهت تامین خدمات

در رابطه با تامین خدمات مورد نیاز شرکت ، عینا مطابق بند 4-1 اقدام می شود. تمام تامین کنندگان خدمات در فرم لیست تامین کنندگان خدمات با کد F-22-00-04 ثبت می شوند. سپس کلیه تامین کنندگان خدمات جدید مطابق فرم ارزیابی تامین کنندگان خدمات با کد F-22-00-05 مورد رازیابی قرار میگیرند. اين ارزيابي براساس پارامترهاي زير انجام مي‌گيرد و براي هر پارامتر بین صفر تا 10 امتیاز داده می شود. امتيازات به شرح زير مي‌باشد.

پس از اختصاص امتياز به هر يك از پارامترها، ابتدا امتياز هر رديف را در ضريب وزني همان رديف ضرب نموده تا امتيازات کل به‌دست آيد سپس امتيازات کل را با هم جمع مي‌كنند . حداكثر جمع امتيازات 100 مي‌باشد و حداقل قابل قبول جهت تأمين كنندگان کالا برابر 70 مي‌باشد.

پس اگر ارزيابي تأمين كننده خدمات بزرگتر و يا مساوي با 70 باشد تأمين كننده خدمات مجاز و اگر كمتر باشد، تأمين كننده رد مي‌گردد. بنابراین کلیه تامین کنندگان خدمات که نمره نهایی آنها مساوی و یا بزرگتر از 70 باشد، مطابق با فرم لیست تامین کنندگان مجاز خدمات با کد F-22-00-06  ثبت و نگهداری می گردد.

لازم به ذکر است که کلیه تامین کنندگان خدمات قبلی نیز بایستی حداقل سالی یکبار مورد ارزیابی قرار گیرند تا چنانچه تغییراتی در نحوه عملکردشان بوجود آمده، کسب امتیاز جدید نمایند.

5- توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6- مدارک پیوست :

دستورالعمل مدیریت تامین کنندگان

دستورالعمل مدیریت تامین کنندگان همان روش اجرایی مدیریت تامین کنندگان است. برخی از کارشناسان ISO برای اجرای یک فرایند از لفظ روش اجرایی یا رویه و یا دستورالعمل استفاده می نمایند. فرایند مدیریت تامین کنندگان نیز با دو لفظ فوق معمولا کاربرد دارد.

انواع تامین کنندگان بیرونی

پیمانکاران فرعی به دو دسته کلی زیر تقسیم می شوند.

تامین کنندگان کالا

تامین کنندگان خدمات

پیمانکار فرعی کالا به کسی گفته می شود که وظایفش تولید و یا تامین قسمت یا تمام محصول یا کالا است. تامین کننده کالا حتی مواد اولیه را هم تامین می کنند. اما تامین کننده خدمات ، خدمات مدنظر شرکت را بطور قسمتی و یا تمام انجام می دهد.

روش اجرایی تامین کالا

روش اجرایی تامین کالا یا دستورالعمل تامین کالا یکی دیگر از مستندات ISO محسوب می گردد. خیلی از کارشناسان برای تامین کالا و محصولات یک روش اجرایی یا دستورالعمل مجزا تحت عنوان روش اجرایی تامین کالا تهیه و تدوین می کنند. در روش اجرایی فوق از لفظ مدیریت تامین کنندگان استفاده گردید. یعنی هم تامین کالا در آن وجود دارد و هم تامین خدمات در آن وجود دارد.

روش اجرایی تامین خدمات

روش اجرایی تامین خدمات یا دستورالعمل تامین خدمات نیز مانند روش اجرایی تامین کالا از مستندات مهم ایزو است. با ابن تفاوت که تامین در روش قبلی برای کالا بود و در این روش برای خدمات هست. روش اجرایی تامین خدمات در شرکتهای خدماتی یا پیمانکاری خیلی کاربرد دارد. یکی از شریانهای اصلی شرکتهای پیمانکاری مدیریت تامین خدمات است.

روش اجرایی تامین کالا و خدمات ، گواهینامه ایزو

تهیه و تدوین روش اجرایی یا دستورالعمل تامین کالا و خدمات ، ارتباط مستقیم با اخذ گواهینامه ایزو ISO دارد. یکی از الزامات اساسی استاندارد سیستم مدیریت کیفیت ، بند 8-4 تحت عنوان کنترل محصولات ، خدمات و فرایندهای ارائه شده از بیرون است.

روش اجرایی مدیریت تامین کالا و خدمات نیز در راستای همین بند 8-4 استاندارد ISO9001 تدوین گردید. متقاضیان دریافت گواهینامه ISO9001 میتوانند از این روش اجرایی تامین کالا و خدمات نمونه فوق استفاده نمایند.

دستورالعمل ارزیابی تامین کنندگان کالا

دستورالعمل یا روش اجرایی ارزیابی تامین کنندگان کالا یکی از زیر شاخه های فرایند مدیریت تامین کنندگان است. یعنی در سازمان مدیریت تامین کننده کالا و خدمات یک بخش آن مربوط به ارزیابی تامین کنندگان فرعی است. اجزای فرایند مدیریت تامین کنندگان کالا و خدمات شامل موارد زیر است:

شناسایی تامین کنندگان کالا و خدمات

ارزیابی اولیه تامین کنندگان خدمات و کالا

تسکیل بانک اطلاعات تامین کنندگان مجاز یا وندورلیست یا AVL

ارزیابی ثانویه تامین کنندگان مجاز

ارزیابی اولیه و ثانویه تامین کنندگان فرعی کالا و خدمات

تامین کننده فرعی در دو مرحله بایستی تحت ارزیابی قرار گیرد. یک ارزیابی اولیه و سپس ارزیابی های ثانویه ، ارزیابی اولیه همانطور که از اسمش پیداست در هنگام جذب تامین کننده یا پیمانکار فرعی برای اولین بار است. چنانچه تامین کننده یا پیمانکار جواز ورود به وندورلیست یا AVL را دریافت کرد، بایستی در فواصل زمانی منظم و یا غیر منظم مورد ارزیابی اولیه قرار گیرد.

ارزیابی ثانویه تامین کنندگان فرعی به منظور حصول اطمینان از یکدست بودن تامین کالا و خدمات در طول زمان است. چون خیلی از تامین کنندگان فرعی در ایام اولیه همکاری به نحو شایسته کار می کنند. اما بعد از گذشت زمان یواش یواش از سطح کیفیت کالا و یا خدمات خود می کاهند.

نمونه ارزیابی تامین کنندگان فرعی ( کالا و خدمات )

روش ارزیابی تامین کنندگان بیرونی برای کارشناسان فعال در حوزه مدیریت تامین کنندگان بیرونی خیلی مهم است. برخی از مشاوران و کارشناسان ایزو حتی برای این قسمت یک دستورالعمل مجزا تحت عنوان دستورالعمل ارزیابی تامین کنندگان تهیه و تدوین می کنند.

روش اجرایی ارزیابی تامین کنندگان بیرونی یا دستورالعمل ارزیابی پیمانکاران فرعی یا هر عنوان دیگری یک مکانیزمی جهت اجرای صحیح و اصولی فرایند ارزیابی است. شاخصهای ارزیابی تامین کنندگان شامل موضوع عمومی و تخصصی است. شاخصهای عمومی ارزیابی در تمام شرکتها و سازمانها یکی است. اما شاخصهای ارزیابی تخصصی در هر شرکتی متفاوت است. این تفاوت بر اساس نیاز و زمینه فعالیت شرکت می باشد.

وندور لیست چیست؟

لیست تامین کنندگان مجاز را وندور لیست می گویند. لفظ وندور به زبان لاتین به تامین کننده توجه می گردد. لیست تامین کنندگان فرعی فقط مختص کارفرمایان بزرگ نیست. بلکه هر شرکتی نیز برای خودش یک وندور لیست برای تامین کالا و خدمات خود دارد.

AVL چیست؟

AVL مخفف عبارت Approved Vendor List به معنای لیست تامین کنندگان مجاز یا لیست تامین کنندگان ، تامین شده است. عبارت AVL بیشتر در کارفرمایان و پیمانکاران شرکت نفت استفاده می گردد. ورود به AVL شرکت نفت یا سایر کارفرماهای دیگر دولتی یکی از نیازهای اکثر شرکتها هست.

مرکز سیستم کاران – سازمان مرکزی به شماره تلفن 79165-021 آماده همکاری با شرکتها و سازمانهای متقاضی گواهینامه ایزو ISO جهت تهیه و تدوین مستندات تخصصی آنهاست.

دانلود رایگان نمونه روش اجرایی مدیریت تامین کنندگان – فرمت Word