مدیریت دانش سازمانی در ایزو 9001 چیست و نحوه تدوین دانش سازمانی

(Knowledge Management) مدیریت دانش سازمانی در ایزو 9001 به عنوان یک فرآیند استراتژیک و سیستماتیک در سازمان‌ها، به شناسایی، جمع‌آوری، سازمان‌دهی، و به اشتراک‌گذاری دانش موجود کمک می‌کند.

در استاندارد ایزو 9001، که به سیستم‌های مدیریت کیفیت می‌پردازد، مدیریت دانش به عنوان یکی از عناصر کلیدی برای بهبود کیفیت و افزایش رضایت مشتری است. در این مقاله به بررسی مفهوم مدیریت دانش سازمانی در ایزو 9001، نحوه تدوین دانش سازمانی، آموزش گام به گام پیاده‌سازی مدیریت دانش می‌پردازیم.همچنین برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد مدیریت دانش بر روی لینک مقاله Knowledge management systems — Requirements کلیک نمایید.

انواع دانش

دانش صریح (Explicit Knowledge)

دانش صریح به اطلاعاتی اطلاق می‌ گردد که به راحتی می‌توان آن را مستند کرد و به اشتراک گذاشت. این نوع دانش معمولاً در قالب اسناد، گزارش‌ها، و داده‌ها وجود دارد. ویژگی‌های دانش صریح شامل:

قابل مستندسازی باشند. این نوع دانش می‌تواند به صورت نوشتاری، تصویری یا دیجیتالی ثبت شود.

قابل انتقال باشند. یعنی به راحتی می‌توان آن را از فردی به فرد دیگر یا از یک بخش به بخش دیگر منتقل کرد.

قابل اندازه‌گیری باشند. که می‌توان آن را با استفاده از معیارهای کمی و کیفی ارزیابی کرد.

دانش ضمنی (Tacit Knowledge)

دانش ضمنی به اطلاعات و تجربیات فردی اطلاق می‌شود که به سختی می‌توان آن را مستند کرد. این نوع دانش معمولاً در ذهن افراد وجود دارد و مرتبط با مهارت‌ها و تجربیات شخصی است. ای نوع دانش معمولاً به صورت غیررسمی و از طریق تجربیات و تعاملات اجتماعی به دست می‌آید. به دلیل ماهیت غیررسمی آن، مستندسازی دانش ضمنی دشوار است.

دانش نیمه ‌صریح (Semi-Explicit Knowledge)

این نوع دانش به دانش‌هایی اطلاق می‌شود که برخی از جنبه‌های آن قابل مستندسازی هستند، اما برخی دیگر نیاز به تفسیر و درک عمیق دارند. ویژگی‌های دانش نیمه‌صریح شامل:

ترکیبی شامل عناصر دانش صریح و ضمنی است. نیاز به تفسیر برای استفاده مؤثر از این نوع دانش، نیاز به درک و تفسیر فردی وجود دارد.

مدیریت دانش سازمانی به عنوان یک فرآیند سیستماتیک در ایزو است. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت اخذ گواهینامه ایزو  با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص مدیریت دانش و مستندات مربوط به آن با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.

تعریف مدیریت دانش

مدیریت دانش سازمانی در ایزو 9001 به فرآیند جمع‌آوری، سازمان‌دهی، و به اشتراک‌گذاری دانش در یک سازمان اشاره دارد. این فرآیند شامل شناسایی دانش ضمنی و صریح، ذخیره‌سازی آن، و تسهیل دسترسی به آن برای کارکنان است. هدف اصلی مدیریت دانش، بهبود عملکرد سازمان و افزایش توانایی آن در پاسخ به نیازهای مشتریان و تغییرات بازار است.

اهمیت مدیریت دانش سازمانی در ایزو 9001

ایزو 9001 به عنوان یک استاندارد بین‌المللی برای سیستم‌ های مدیریت کیفیت، بر اهمیت مدیریت دانش تأکید دارد. این استاندارد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا:

با استفاده از دانش موجود، فرآیندها را بهینه کرد. و کیفیت محصولات و خدمات را افزایش دهند.

 نیازهای مشتریان و پاسخگویی به آن‌ها بهتر درک شود و سطح رضایت مشتری را افزایش دهند.

 فرهنگ یادگیری و تسهیم دانش افزایش یابد. تا کارکنان را به یادگیری مستمر و بهبود فرآیندها تشویق کنند.

برای اطلاع از مشاره پیاده سازی ایزو 9001 گام به گام بر روی همین لینک کلیک نمایید.

جایگاه مدیریت دانش سازمانی در ایزو 9001

در Iso 9001 ، مدیریت دانش سازمانی به عنوان بخشی از فرآیندهای مدیریتی و بهبود مستمر معرفی می‌گردد. استاندارد9001 تأکید می‌کند که سازمان‌ ها باید دانش موجود را شناسایی کنند و از آن برای بهبود عملکرد و فرآیندها استفاده کنند. همچنین، ایزو 9001 به سازمان‌ها توصیه می‌کند که سیستم‌های مدیریت دانش را به گونه‌ای طراحی کنند که به آسانی قابل دسترسی و به‌روزرسانی باشند.مدیریت دانش یکی از بندهای استاندارد ایزو 9001 است.

نحوه تدوین مدیریت دانش سازمانی در ایزو 9001

شناسایی دانش

شناسایی دانش یکی از مراحل کلیدی در تدوین مدیریت دانش سازمانی در ایزو 9001 است. این مرحله شامل موارد زیر است:

تحلیل نیازهای دانش

تعیین نیازهای دانش برای تحقق اهداف سازمان است. که شامل شناسایی مهارت‌ها و دانش‌های مورد نیاز برای انجام وظایف مختلف است.

مصاحبه با کارکنان

گفتگو با کارکنان کلیدی برای شناسایی دانش ضمنی و صریح برای تعیین مدیریت دانش سازمانی در ایزو 9001 می باشد. مصاحبه‌ها می‌توانند به شناسایی تجربیات و مهارت‌های خاص کارکنان کمک کنند.

برگزاری کارگاه‌ها

برگزاری جلسات گروهی برای جمع‌آوری نظرات و ایده‌ ها در تدوین مدیریت دانش سازمانی در ایزو 9001 است. کارگاه‌ها می‌توانند به شناسایی دانش‌های نهفته در سازمان کمک کنند.

جمع‌آوری اطلاعات

جمع‌آوری مستندات موجود، بررسی اسناد، گزارش‌ها، و دستورالعمل‌های قبلی است. مستندات می‌توانند شامل پروسه‌ها، سیاست‌ها، و نتایج پروژه‌ها باشند. برای جمع اوری اطلاعات، می توان از روش های زیر استفاده کرد:

استفاده از پرسشنامه‌ها

طراحی پرسشنامه برای جمع‌آوری نظرات و تجربیات کارکنان است. پرسشنامه‌ها می‌توانند به شناسایی نقاط قوت و ضعف موجود در فرآیندهای سیستم مدیریت کیفیت کمک کنند.

انجام مصاحبه‌ها

مصاحبه‌های عمیق با کارشناسان و کارکنان برای جمع‌آوری دانش انجام می گیرد. مصاحبه‌ها می‌توانند به شناسایی دانش ضمنی و تجربیات شخصی کمک کنند.

تحلیل و سازمان‌دهی

در این مرحله، اطلاعات جمع‌آوری می گردد تا تحلیل و سازمان‌دهی گردند. این مرحله شامل:

تحلیل داده‌ها

بررسی و تحلیل داده‌ها برای شناسایی الگوها و روندها است. تحلیل می‌تواند به شناسایی نقاط قوت و ضعف مطابق با بند 4-1 درک سازمان و محیط آن در فرآیندها کمک کند. ایجاد دسته‌بندی دانش در مدیریت دانش سازمانی در ایزو 9001 می تواند به موضوعات یا حوزه‌های مرتبط شامل دانش فنی، مدیریتی، و تجربی باشد.

استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت دانش

استفاده از ابزارهای نرم‌افزاری برای سازمان‌دهی و ذخیره‌سازی اطلاعات در مدیریت دانش است که نرم‌افزارها می‌توانند به تسهیل دسترسی به دانش کمک کنند.

ایجاد مستندات

 شامل ایجاد مستندات قابل دسترسی مانند روش اجرایی مدیریت دانش برای تسهیل استفاده از دانش در مدیریت دانش سازمانی در ایزو 9001 می باشد.این مرحله شامل:

نوشتن راهنماها

تهیه راهنماها و دستورالعمل‌های کاربردی برای فرآیندهای سیستم مدیریت کیفیت می باشد. راهنماها می‌توانند به کارکنان در انجام وظایف، مسئولیت ها و اختیارات سازمانی و خود کمک کنند.

ایجاد پایگاه داده

ایجاد پایگاه داده‌ای از دانش و اطلاعات برای دسترسی آسان است. که پایگاه داده در مدیریت دانش سازمانی در ایزو 9001 می‌تواند شامل مستندات، مقالات، و ویدئوهای آموزشی باشد.

استفاده از فرمت‌های استاندارد

از فرمت‌های استاندارد برای مستندات مدیریت دانش ستفاده می گردد. فرمت‌ها می‌توانند به تسهیل دسترسی و درک بهتر اطلاعات کمک کنند.

به‌روزرسانی مستندات

این مرحله برای اطمینان از دقت و اعتبار اطلاعاتی است که مستند می شوند. این مرحله شامل:

بررسی دوره‌ای

زمان‌های مشخص برای بررسی و بروزرسانی مستندات مدیریت دانش تعیین میگردند. بررسی‌ها می‌توانند به شناسایی اطلاعات منسوخ یا نادرست کمک کنند.

جمع‌آوری بازخورد

جمع‌آوری نظرات کارکنان درباره مستندات  مدیریت دانش سازمانی در ایزو 9001 و به روزرسانی آنها بر اساس بازخوردها انجام گیرد. بازخوردها می‌توانند به بهبود کیفیت مستندات کمک کنند.

ایجاد سیستم هشدار

استفاده از سیستم‌های خودکار برای یادآوری به‌روزرسانی مستندات مدیریت دانش صورت گیرد. سیستم‌ها می‌توانند به تسهیل فرآیند به‌روزرسانی کمک کنند.

تسهیم و انتقال دانش

تسهیل دسترسی به دانش و اطلاعات مدیریت دانش سازمانی در ایزو 9001 برای تمامی کارکنان از اهداف این مرحله است. این مرحله شامل:

برگزاری جلسات آموزشی

دوره‌های آموزشی برای آشنایی کارکنان با مستندات و فرآیندها برگزار گردد. جلسات می‌توانند به افزایش آگاهی کارکنان کمک کنند.

استفاده از پلتفرم‌های آنلاین

از پلتفرم ‌های آنلاین برای به اشتراک‌گذاری دانش در دانش سازمانی در ایزو استفاده گردد. پلتفرم‌ ها می‌توانند به تسهیل ارتباطات درون سازمانی کمک کنند.

تشویق به مشارکت

کارکنان به مشارکت در به‌روزرسانی و به اشتراک‌گذاری دانش تشویق گردند. مشارکت می‌تواند به تقویت فرهنگ یادگیری در سازمان کمک کند.

تدوین دانش سازمانی و پیاده‌سازی مؤثر مدیریت دانش، به بهبود عملکرد، نوآوری، و یادگیری مستمر می انجامد. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت دریافت انواع گواهینامه های ایزو  با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص مدیریت دانش و مستندات مربوط به آن با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.

ارزیابی و بهبود

این مرحله برای ارزیابی مؤثر بودن فرآیند مستندسازی مدیریت دانش سازمانی و بهبود آن است. این مرحله شامل:

تحلیل نتایج

بررسی تأثیر مدیریت دانش بر بهبود کیفیت و عملکرد سازمان است. این تحلیل می‌تواند به شناسایی نقاط قوت و ضعف در فرآیندها کمک کند.

جمع‌آوری بازخورد

برگزاری جلسات بازخورد با کارکنان برای شناسایی نقاط قوت و ضعف می باشد. جلسات می‌توانند به شناسایی مشکلات و چالش‌های موجود در مدیریت دانش سازمانی در ایزو 9001 کمک کنند.

بهبود مستمر

ایجاد فرآیندهای بهبود مستمر برای بهینه‌سازی و مستندسازی مدیریت دانش سازمانی می باشد. فرآیندها می‌توانند به افزایش کیفیت و کارایی پرسنل بر اساس فرم ارزشیابی عملکرد کارکنان کمک کنند.

آموزش گام به گام پیاده ‌سازی مدیریت دانش

تعیین اهداف و استراتژی

در این مرحله، اهداف مشخص برای مدیریت دانش سازمانی در ایزو 9001 و تدوین برنامه استراتژی با SWOT کلی تعیین می‌شود. این مرحله شامل:

شناسایی اهداف کلیدی

تعیین اهدافی که مدیریت دانش سازمانی در ایزو 9001 باید به آنها دست یابد. اهداف می‌توانند شامل بهبود کیفیت، درک نیازها و انتظارات ذینفعان ، افزایش رضایت مشتری، و بهینه‌سازی فرآیندها باشند.

توسعه استراتژی

ایجاد یک استراتژی کلی برای پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان است. استراتژی باید شامل مراحل اجرایی و زمان‌بندی مشخص باشد.

ایجاد فرهنگ سازمانی

ترویج فرهنگ تسهیم دانش و یادگیری در بین کارکنان از اهداف این مرحله است. برگزاری دوره ‌های آموزشی برای ترویج فرهنگ یادگیری است. آموزش‌ها می‌توانند به افزایش آگاهی کارکنان درباره اهمیت مدیریت دانش کمک کنند.

آموزش کارکنان

برگزاری دوره‌ های آموزشی برای کارکنان به منظور آشنایی با فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش از اهداف این مرحله است. این مرحله شامل:

آموزش عملی

دوره‌های آموزشی عملی برای کارکنان برگزار گردد. آموزش‌ ها باید به کارکنان کمک کنند تا با ابزارها و فرآیندهای مدیریت دانش آشنا شوند.

ایجاد منابع آموزشی

منابع آموزشی برای تسهیل یادگیری مدیریت دانش  تهیه گردند. منابع می‌توانند شامل ویدئوهای آموزشی، مقالات، و مستندات باشند.

پیاده‌سازی فرآیندها

در این مرحله، فرآیندهای دانش در ایزو پیاده‌سازی و نظارت بر عملکرد آنها انجام می‌ گیرد. فرآیندها باید به گونه‌ای طراحی شوند که به راحتی قابل اجرا باشند.

نظارت بر عملکرد

بر عملکرد فرآیندها و شناسایی مشکلات نظارت گردد. که نظارت می‌تواند به شناسایی نقاط ضعف و بهبود مستمر کمک کند.

ارزیابی و بهبود

 برای ارزیابی مؤثر بودن فرآیندهای مدیریت دانش سازمانی در ایزو و بهبود آنها است. که شامل تحلیل نتایج بررسی تأثیر مدیریت دانش بر عملکرد سازمان می باشد. تحلیل می‌تواند به شناسایی نقاط قوت و ضعف در فرآیندها کمک کند.

جمع‌آوری بازخورد

نظرات کارکنان و بهبود فرآیندها بر اساس بازخوردها جمع‌آوری گردد. بازخوردها می‌توانند به شناسایی مشکلات و چالش‌های موجود کمک کنند.

مدیریت دانش سازمانی در ایزو 9001 به عنوان یک عنصر کلیدی برای بهبود کیفیت و افزایش رضایت مشتری اهمیت دارد. با تدوین دانش سازمانی و پیاده‌سازی مؤثر مدیریت دانش، سازمان‌ها می‌توانند به بهبود عملکرد، نوآوری، و یادگیری مستمر دست یابند. در نهایت، درک انواع دانش و مدیریت مؤثر آن می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا به مزیت رقابتی در بازار دست یابند.

چالش‌های مدیریت دانش در ایزو 9001

مقاومت در برابر تغییر

یکی از چالش‌های اصلی در پیاده‌سازی مدیریت دانش، مقاومت کارکنان در برابر تغییر است. بسیاری از کارکنان ممکن است نسبت به تغییرات در فرآیندها و سیستم‌ها مقاومت کنند. برای مقابله با این چالش، سازمان‌ها باید به ترویج فرهنگ یادگیری و تسهیم دانش بپردازند و مزایای مدیریت دانش را برای کارکنان توضیح دهند.

عدم وجود زیرساخت‌های مناسب

عدم وجود زیرساخت‌های مناسب برای مدیریت دانش می‌تواند مانع از پیاده‌سازی مؤثر این فرآیند شود. سازمان‌ها باید به تأمین منابع مالی و فناوری‌های لازم برای مدیریت دانش بپردازند و از ابزارهای مناسب برای جمع‌آوری و به اشتراک‌گذاری دانش استفاده کنند.

کمبود زمان و منابع

کمبود زمان و منابع نیز می‌تواند یکی دیگر از چالش‌های مدیریت دانش باشد. کارکنان ممکن است به دلیل فشار کاری نتوانند به جمع‌آوری و به‌روزرسانی دانش بپردازند. سازمان‌ها باید زمان و منابع لازم را برای مدیریت دانش فراهم کنند و به کارکنان آموزش دهند که چگونه می‌توانند به طور مؤثر دانش را مدیریت کنند.

عدم هم‌راستایی با اهداف سازمان

مدیریت دانش سازمانی  باید با اهداف کلان سازمان هم‌راستا باشد. اگر فرآیندهای مدیریت دانش با اهداف سازمان هم‌راستا نباشند، ممکن است نتایج مطلوبی را بدست نیاید. سازمان‌ها باید اهداف مدیریت دانش را با اهداف کلان خود هم‌راستا کنند و از این طریق به بهبود فرآیندها و نتایج سازمانی دست یابند.

چالش‌های فرهنگی

فرهنگ سازمانی می‌تواند تأثیر زیادی بر موفقیت مدیریت دانش  بگذارد. اگر فرهنگ سازمان به گونه‌ای باشد که تسهیم دانش را تشویق نکند، پیاده‌سازی مدیریت دانش با چالش‌هایی مواجه است. سازمان‌ها باید به ترویج فرهنگ تسهیم دانش و یادگیری در بین کارکنان بپردازند و از طریق برنامه‌های آموزشی و تشویقی، این فرهنگ را تقویت کنند.

بهترین شیوه‌های مدیریت دانش در ایزو

ایجاد یک استراتژی مدیریت دانش که با اهداف کلان سازمان هم‌راستا باشد، از اهمیت بالایی برخوردار است. این استراتژی باید شامل مراحل اجرایی، زمان‌بندی، و مسئولیت‌ها باشد.

استفاده از فناوری‌های مناسب

استفاده از فناوری‌های مناسب برای جمع‌آوری، سازمان‌دهی، و به اشتراک‌گذاری دانش است. که می‌تواند به بهبود فرآیند مدیریت دانش کمک کند. سازمان‌ها باید به انتخاب نرم‌افزارها و ابزارهای مناسب برای مدیریت دانش توجه کنند.

ترویج فرهنگ یادگیری

ترویج فرهنگ یادگیری و تسهیم دانش در بین کارکنان از اهمیت بالایی برخوردار است. سازمان‌ها باید به برگزاری دوره‌های آموزشی و کارگاه‌های آموزشی برای افزایش آگاهی کارکنان درباره مدیریت دانش بپردازند.

ارزیابی و بهبود مستمر

مدیریت دانش سازمانی در ایزو 9001 باید به صورت مستمر ارزیابی و بهبود یابد. سازمان‌ها باید به جمع‌آوری بازخورد از کارکنان و تحلیل نتایج مدیریت دانش بپردازند و فرآیندهای خود را بر اساس این بازخوردها بهبود دهند.

تشویق به مشارکت

تشویق کارکنان به مشارکت در فرآیندهای مدیریت دانش  در ایزو 9001 می‌تواند به تقویت فرهنگ تسهیم دانش کمک کند. سازمان‌ها باید به ایجاد انگیزه برای کارکنان جهت به اشتراک‌گذاری دانش و تجربیات خود بپردازند.

به طور کلی مدیریت دانش سازمانی در ایزو 9001 به عنوان یک عنصر کلیدی برای بهبود کیفیت و افزایش رضایت مشتری اهمیت دارد. با تدوین دانش سازمانی و پیاده‌سازی مؤثر مدیریت دانش، سازمان‌ها می‌توانند به بهبود عملکرد، نوآوری، و یادگیری مستمر دست یابند. در نهایت، درک انواع دانش و مدیریت مؤثر آن می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا به مزیت رقابتی در بازار دست یابند و در برابر چالش‌های آینده آماده باشند.

با توجه به اهمیت و پیچیدگی موضوع دانش سازمانی در ایزو 9001، سازمان‌ها باید به شکل جدی به این مقوله بپردازند و با استفاده از بهترین شیوه‌ها و ابزارها، به بهبود فرآیندهای خود بپردازند. با این رویکرد، سازمان‌ها می‌توانند به نتایج بهتری در زمینه کیفیت، رضایت مشتری و بهره‌وری دست یابند.

مدیریت دانش سازمانی در ایزو به عنوان یک عنصر کلیدی برای افزایش رضایت مشتری اهمیت دارد. برای کسب اطلاعات بیشتر جهت دریافت انواع گواهینامه های ایزو  با شماره تلفن 79165-021 تماس بگیرید. همچنین برای افزایش دانش خود و یا طرح هر موضوعی در خصوص مدیریت دانش و مستندات مربوط به آن با شماره 09198386295 در تلگرام یا ایتا و یا واتساپ چت نمایید.