روش اجرایی مدیریت دانش

روش اجرایی مدیریت دانش یا دستورالعمل مدیریت دانش یکی دیگر از مستندات مهم هست که برای تمامی شرکتها راهنمای مهمی هست. دستورالعمل مدیریت دانش در تمامی استاندارد های ایزو ، اعم از استانداردهای عمومی و تخصصی کاربرد دارد. اما بیشترین کاربرد آن در استاندارد ایزو 9001 سیستم مدیریت کیفیت می باشد. اینکه چگونه این دانش در سازمان طراحی و پیاده سازی و به اشتراک گذاشته شود. همانطور که می دانید اصل و اساس هر کسب و کاری، بر سه گزینه سرمایه انسانی، زیر ساختها و تجهیزات و سوم دانش سازمانی است. یعنی هر کسب و کاری بدون دانش سازمانی نمیتواند شروع به فعالیت کند.

دانش به دو دسته صریح و نهان تقسیم می گردد. دانش ممکنست یا حاصل تجربه باشد. یا ممکنست یک دانش در اثر پژوهش به دست بیاید. همچنین ممکنست یک دانش اقتباسی باشد و پس از کسب اطلاعات و آگاهی و کسب دانش به دست بیاید.

دستورالعمل مدیریت دانش – اهداف آن

دستورالعمل مدیریت دانش بیان می کند که دانشهای ماخوذ به هر طریقی چگونه مدیریت گردد و در اختیار کارکنان شرکت قرار می گیرد. این موضوع باعث می شود خطاهای انسانی به حداقل برسد و افراد شاغل در شرکت به طور سلیقه ای عمل نکنند. به قول معروف شرکت متکی به سیستم است نه فرد. بخاطر همین است که مدیریت دانش یکی از رکن اصلی هر سازمانی محسوب می گردد.

مدیریت دانش تاکید دارد، دانش سازمانی بایستی به روز گردد پس متناسب با جدیدترین ورژن ایزو 9001 روش اجرایی مدیریت دانش ، آپدیت و به روز می شود. تمامی مستندات مدون طبق جدیدترین ورژن استانداردها تهیه و تدوین می گردند. اکثر کارشناسان ایزو تسلط کافی به مستندسازی فرآیند مدیریت دانش ندارند. لذا مرکز سیستم کاران در جهت انجام وظیفه و رسالت خود نمونه رایگان روش اجرایی مدیریت دانش ، نمونه رایگان دستورالعمل مدیریت دانش را در اختیار متقاضیان می گذارد.

روش اجرایی مدیریت دانش مطابق به روزترین ورژن ایزو 9001 در زیر بیان شده است.

1 – هدف :

هدف از این روش اجرایی تشریح چگونگی جمع ­آوري، ذخيره ­سازی و ثبت ، پردازش و توزيع دانش مفيد سازماني در ساختاری مناسب به كليه افراد نيازمند، در هر نقطه و هر زمان در سازمان مي­باشند. در واقع تشریح چگونگی تبدیل دانش ضمنی ( پنهان ) به دانش صریح ( آشکار ).

2 – دامنه كاربرد :

دامنه کاربرد این روش اجرایی در کلیه واحد های شرکت می باشد.

3 – مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : مسئولیت نظارت بر اجرای این روش اجرایی با نماینده مدیریت می باشد.
• اجرا : مسئولیت اجرای این روش اجرایی با کلیه مسئولین واحدهای مختلف می باشد.

4 – تعاریف :

4-1- دانش :

دانش یعنی کلیه آموزه های تولید شده حین فرآیند کاری که دانستن آن توسط دیگران ایجاد ارزش افزوده می نماید. دانش در سازمان در زمان ها و موقعیت های مختلف تولید می شود. برای مثال : حین یک جلسه یا بحث کاری ، حین یک ماموریت کاری ، حین یک رفع اشکال ، حین کار در گروهها و تیم های کاری ، حین فرآیندهای کاری روزمره . دانش می تواند یک تجربه فنی ، یک دیدگاه فنی ، یک تجربه مدیریتی ، یک دیدگاه مدیریتی و حتی یک مبحث اقتباس شده از یک مطالعه باشد.

4-2- مدیریت دانش :

مدیریت دانش همان به اشتراک گذاشتن و تبادل تجربیات و دانش است. مدیریت دانش ، مدیریت سرمایه های ناملموس ( دانش ) کارکنان از ابتدا تا انتهای دوره آن و به تعبیر واضح تر  شامل خلق ، کسب ، ذخیره سازی ، به اشتراک گذاشتن و در نهایت ، بکارگیری دانش در سازمان است. در مدیریت دانش باید تلاش نمود تا هیچ دانش و تجربه ای مفقود نشده و بتوانیم پاسخ هر سئوال را در سریعترین زمان و با کمترین هزینه از درون سازمان بیابیم.

4-3- تجربه کاری ( شخصی ) :

از مهمترین ماژول های مورد نظر در بحث مدیریت دانش که اعتبار سامانه مدیریت دانش شرکت را تا حد چشمگیری ارتقاء می دهد همین ماژول می باشد. در ماژول تجربه شخصی یا تجربه کاری شما می باید تجربه موفقیت یا شکست خود را که در مواجهه با مشکلات و سعی برای حل آنهابه دست آورده باشید و یا ابتکاراتی را که برای اداره تهیه امور و صرفه جویی در وقت و هزینه بکار بسته اید را عنوان نموده و ثبت نمایید.

4-4- پژوهش ها :

این ماژول نیز جزء دانش بحساب می آید. در یک فعالیت پژوهشی ممکن است: چند دانش را در کنار هم قرار داده و مقایسه کرد. دانشی را نقل و آن را تحلیل کرد. آماری را ارائه و تحلیل کرد. دانشی را نقل کرده و آنرا با اقتضائات سازمان خود تطبیق داد. در خصوص یک موضوع مرتبط با شرکت در جهت رفع مشکلات در سازمان اقدام به پژوهش نموده و نتایج را مستند کرد.

4-5- دانش اقتباسی و مطالعات :

این نوع دانش در واقع  توسط خود شما تولید نشده و یا تجربه شخصی خود شما نمی باشد . در واقع شما مطلب جدیدی خلق نکرده اید و صرفاٌ دانش یا مجموعه ای از دانش ها را به نحوه ی مناسبی نقل کرده اید. کسب دانش از طریق کارگاهها ،کنفرانس ها و سمینارهای آموزشی، دوره های آموزشی، رسانه های عمومی و تخصصی، وب سایتها و کانالهای مجازی، مقالات و دست نوشته های دیگران، نتایج تحقیقات دیگران مانند دانشگاه ها و موسسات تحقیقی و غیره را می توان از جمله راه های کسب دانش اقتباسی نام برد.

5 – شرح کار

دانش دو نوع است : عیان و نهان ( یا ضمنی ).

5-1- دانش عیان و صریح

دانش عیان و صریح ، دانشی است که مدون شده است و یا به فرمتهای خاصی ارائه شده است. کلیه اطلاعات مستند درون سازمانی و برون سازمانی که در سازمان مطابق با روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون تحت کنترل می باشد دقیقاً بعنوان دانش صریح در سطح سازمان جاری می باشد. در واقع این نوع دانش از ابتدا جمع آوری و ثبت ، پردازش و پس از تدوین مطابق با روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون بین افراد نیازمند این دانشها توزیع شده است.

5-2- دانش نهان

دانش نهان ، دانش شخصی و ابراز نشده ای است که یک فرد دارد. دانشی که در ذهن افراد است. این دانش حاصل تجربه کاری (شخصی) و پژوهش ها و دانش اقتباسی و مطالعات می باشد. همچنین این دانش تنها در ذهن افراد یا در یادداشت های شخصی ، فایل های کامپیوتری یا کشوی میز آنها مستقر است. این دانش همان چیزیست که باعث بهبود در سرعت فعالیتها و ارتقاء سطح کیفیت ، ایمنی و بهداشت و محیط زیست می گردد. بنابراین از آنجایی که هر کارمند کوچکترین واحد مدیریت دانش است و از طرفی دانش نهان نزد این افراد است لذا مسئولین کلیه واحدها بایستی در فواصل زمانی حداقل سه ماهه با برگزاری جلسات تخصصی و عمومی با افراد ذیربط واحدهای خود این نوع دانش ها را شناسایی و مطابق با فرم جمع آوری و ثبت دانش با کد F-09-00-01 ثبت نمایند.

پس از جمع آوری این دانش ها ، مدیران هر فرایند با همکاری نماینده مدیریت و سایر مدیران مرتبط (در صورت لزوم) و یا مدیر عامل (درصورت لزوم) نسبت به تحلیل و پردازش دانش های جمع آوری شده اقدام می نمایند. خروجی این تحلیل ها منجر به اصلاح ، ارتقاء و یا حتی ایجاد اطلاعات مستند و مدون مربوطه می شود. بدیهیست این اصلاح ، ارتقاء و یا حتی ایجاد اطلاعات مدون مطابق با روش اجرایی اقدامات اصلاحی و روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون ترتیب اثر داده خواهد شد. در پایان جهت انتشار این دانش ها به عوامل و افراد ذیربط مطابق با روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون اقدام خواهد شد.

5-3 آموزشها

نظر به سرعت بالا و روز افزون رشد تکنولوژی، در جهت کسب دانش در خصوص انجام فرایندها چنانچه نیاز به آموزشهای عمومی و یا تخصصی در دوره های آموزشی ، سمینارها و کنفرانس هاس آموزشی، ماموریتها و بازدیدهای آموزشی، کارگاههای آموزشی و غیره باشد بایستی مطابق با روش اجرایی آموزش اقدام نمود. همانطور که در این روش اجرایی تشریح شده است این نیازسنجی آموزشی سالی یکبار به صورت فراخوان عمومی بوده و همچنین در فواصل اتفاقی نیز می توان اعلام نیاز به کسب دانش از طرق مذکور کرد. پس از کسب آموزش دانش جدید مطابق با رویه شرح داده شده در بند 5-2 اقدام شده و این دانش جدید مدیریت می گردد.

نکته 1 : علاوه بر دوره های سه ماهه که در بند 5-2 جهت جمع آوری و ثبت دانش شرح داده شد، بنا بر اقتضا و نیاز فوری سازمان و همچنین احساس نیاز مدیران مرتبط ، میتوان این جلسات مدیریت دانش را خارج از برنامه سه ماهه برگزار کرد.

6- توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست مستندات توزیع شده است.

7- مدارک پیوست :

مدیریت دانش چیست؟

مدیریت دانش مجموعه ای از روش های مربوط به ایجاد، اشتراک گذاری، استفاده و مدیریت دانش و اطلاعات یک سازمان است. به رویکردی چند رشته ای برای دستیابی به اهداف سازمانی با استفاده بهینه از دانش اشاره دارد.

بسیاری از شرکت‌های بزرگ، مؤسسات عمومی و سازمان‌های غیرانتفاعی منابعی دارند که به تلاش‌های مدیریت دانش داخلی، اغلب به‌عنوان بخشی از استراتژی کسب‌وکار، بخش‌های فناوری اطلاعات یا مدیریت منابع انسانی آنها اختصاص می دهد. چندین شرکت مشاوره در مورد مدیریت دانش به این سازمان ها مشاوره می دهند.

روش اجرایی مدیریت دانش – تاریخچه مدیریت دانش

تلاش‌های مدیریت دانش معمولاً بر اهداف سازمانی مانند بهبود عملکرد، مزیت رقابتی، نوآوری، اشتراک‌گذاری درس‌های آموخته ‌شده، یکپارچه‌سازی و بهبود مستمر سازمان متمرکز است. این تلاش ها با یادگیری سازمانی همپوشانی دارند و ممکن است با تمرکز بیشتر بر مدیریت دانش به عنوان یک دارایی استراتژیک و تشویق به اشتراک گذاری دانش از آن متمایز شوند. مدیریت دانش یک توانمندساز یادگیری سازمانی است.

پیچیده‌ترین سناریو برای مدیریت دانش را می‌توان در زمینه زنجیره تأمین یافت، زیرا شرکت‌های متعددی را بدون رابطه مالکیت یا سلسله مراتب بین آنها درگیر می‌کند، که توسط برخی نویسندگان به عنوان دانش فرا سازمانی یا بین سازمانی عنوان می گیرد. این پیچیدگی به‌علاوه توسط صنعت 4.0 (یا انقلاب صنعتی چهارم) و تحول دیجیتال افزایش می‌یابد، زیرا چالش‌های جدیدی هم از حجم و سرعت جریان اطلاعات و هم تولید دانش پدیدار می‌گردند.

روش اجرایی مدیریت دانش – دامنه کاربرد

تلاش‌های مدیریت دانش سابقه طولانی دارد. از جمله بحث‌های حین کار، کارآموزی رسمی، انجمن‌های گفتگو، کتابخانه‌های شرکتی، آموزش حرفه‌ای، و برنامه‌های راهنمایی را از تلاش های مدیریت دانش باید دانست. با افزایش استفاده از رایانه در نیمه دوم قرن بیستم، انطباق‌های خاصی از فناوری‌هایی مانند پایگاه‌های دانش، سیستم‌های خبره، مخازن اطلاعات، سیستم‌های پشتیبانی تصمیم‌گیری گروهی، اینترنت‌ها و کار مشترک با پشتیبانی رایانه برای افزایش بیشتر این تلاش‌ها معرفی میگردند.

دستورالعمل مدیریت دانش – مدیریت دانش فردی

در سال 1999، اصطلاح مدیریت دانش شخصی معرفی شد. مدیریت دانش به مدیریت دانش در سطح فردی اشاره دارد. در سازمان، مجموعه های اولیه مطالعات موردی اهمیت ابعاد مدیریت دانش استراتژی، فرآیند و اندازه گیری را تشخیص دادند. دروس کلیدی مورد آموزش شامل افراد می گردد و هنجارهای فرهنگی که بر رفتار آنها تأثیر می گذارد، حیاتی ترین منابع برای ایجاد، انتشار و کاربرد موفق دانش است.

فرآیندهای یادگیری شناختی، اجتماعی و سازمانی برای موفقیت یک استراتژی مدیریت دانش ضروری هستند. و اندازه گیری، معیار و مشوق ها برای تسریع فرآیند یادگیری و ایجاد تغییرات فرهنگی ضروری هستند. به طور خلاصه، برنامه های مدیریت دانش اگر هدفمند، ملموس و کنش محور باشند، می توانند مزایای چشمگیری برای افراد و سازمان ها داشته باشند.

چارچوب‌های متفاوتی برای تمایز بین «انواع» دانش وجود دارد. یک چارچوب پیشنهادی برای طبقه‌بندی ابعاد دانش، دانش ضمنی و دانش آشکار را متمایز می‌کند. دانش ضمنی نشان دهنده دانش درونی است که ممکن است فرد آگاهانه از آن آگاه نباشد، مانند انجام وظایف خاص. در نقطه مقابل این طیف، دانش صریح بیانگر دانشی است که فرد آگاهانه آن را در تمرکز ذهنی نگه می دارد، به شکلی که به راحتی می تواند به دیگران منتقل شود.

روش اجرایی مدیریت دانش – مراحل مدیریت دانش

دانش ممکن است در سه مرحله قابل دسترسی باشد: قبل، حین، یا بعد از فعالیت های مرتبط با مدیریت دانش. سازمان‌ها مشوق‌های جذب دانش، از جمله اجباری کردن ارسال محتوا و گنجاندن پاداش‌ها در برنامه‌های سنجش عملکرد را امتحان کرده‌اند. اختلافات قابل توجهی در مورد اینکه آیا چنین مشوق‌هایی کار می‌کنند وجود دارد و اتفاق نظری حاصل نشده است. جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد استاندارد سازی مدیریت دانش، مقاله استاندارد ISO30401 استاندارد ایزو 30401 را مطالعه بفرمایید.

آیین نامه مدیریت دانش – استراتژی دانش

یک استراتژی برای مدیریت دانش شامل مدیریت فعال دانش (استراتژی فشار) است. در چنین نمونه‌ای، افراد تلاش می‌کنند تا دانش خود را به صراحت در یک مخزن دانش مشترک، مانند پایگاه اطلاعات، رمزگذاری کنند. همچنین دانش مورد نیاز خود را که افراد دیگر ارائه کرده‌اند (کدسازی) بازیابی کنند.

استراتژی دیگر شامل درخواست‌های دانش از متخصصان مرتبط با موضوعی خاص به‌صورت موقت (استراتژی کشش) است. در چنین نمونه ای، افراد متخصص بینش هایی را به درخواست کننده ارائه می دهند (شخصی سازی). هنگامی که در مورد مدیریت دانش استراتژیک صحبت می شود، شکل دانش و فعالیت های به اشتراک گذاری آن مفهوم بین کدگذاری و شخصی سازی را تعریف می کند. شکل دانش به معنای ضمنی یا صراحت آن است. اطلاعات را می توان صریح و دانش فنی را ضمنی در نظر گرفت.

دانلود رایگان مستندات ایزو ، یکی از خدمات مرکز سیستم کاران میباشد. مرکز سیستم کاران به عنوان یک مرکز بزرگ و عام المنفعه دانلود رایگان مستندات ایزو را به رایگان در همین سایت در اختیار متقاضیان عزیز قرار داده است.

همچنین دانلود رایگان فرمهای ایزو ISO را می توانید از طریق همین سایت انجام دهید.

دانلود نمونه مستندات روش اجرایی مدیریت دانش – فرمت Word