دستورالعمل امور دبیرخانه – اتوماسیون اداری برای دبیرخانه

دستورالعمل امور دبیرخانه که با عناوین مختلفی همچون روش اجرایی دبیرخانه نیز بیان می گردد. از مهمترین مستندات ایزو ، گواهینامه ایزو مهم برای کلیه شرکتها هست. دبیرخانه یکی از اصلی ترین و عمومی ترین قسمتها و واحدهای سازمانها محسوب می گردد. به همین جهت روش اجرایی امور دبیر خانه برای تمامی شرکتها کاربردی هست. روش اجرایی دبیر خانه مختص قسمت مراسلات و نامه های ورودی و خروجی به سازمان هست.

هدف از ايجاد اين دستورالعمل چگونگي انجام امور مربوط به دبيرخانه ، شامل دریافت و ثبت و ارسال مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی ، بايگاني و تايپ و تكثير مي باشد.

دستورالعمل دبیر خانه در واحد دبیرخانه کاربرد دارد. نظارت بر روی روش اجرایی دبیرخانه بر عهده مدیر امور اداری و اجرای آن برعهده واحد دبیر خانه هست.

نمونه دستورالعمل امور دبیرخانه زیر به عنوان نمونه برای استفاده متقاضیان عزیز قرار داده شده است.

1- هدف :

 هدف از ايجاد اين دستورالعمل چگونگي انجام امور مربوط به دبيرخانه ، شامل دریافت و ثبت و ارسال مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی ، بايگاني و تايپ و تكثير مي باشد.

2- دامنه کاربرد :

اين دستورالعمل در واحد دبیرخانه کاربرد دارد.

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : مدیر امور اداری
• اجرا : واحد دبیر خانه

4- شرح

دبيرخانه مسئوليت هدايت و سرپرستي كليه فعاليت هاي مربوط به امور تحريرات ، دريافت، ثبت و توزيع كليه نامه هاي درون سازماني و برون سازماني و همچنين حفظ و نگهداري اسناد و مدارك جاري و راكد را به عهده دارد.

انجام اموري مانند تايپ ، چاپ متون و فايل هاي ارجاعي از واحدها و تهيه جداول از طريق كار با محيط نرم افزاري office صورت مي پذيرد.

نكته 1: تمامي نامه ها با فونت B Nazanin و سايز 12 تايپ مي شود. یک نمونه فرمت جهت الگو برداری همیشه موجود است. لذا کلیه مکاتبات بصورت نامه بایستی دارای همان فرمت نمونه تعریفی باشد.

ارسال و دريافت ايميل هاي شركت و انجام چت صوتي و تايپي با طرفهای مقابل از طريق كار با محيط اينترنت و پست الكترونيك و پیام رسان های فضاهای مجازی صورت مي پذيرد.

دریافت ایمیلها

نكته 2: كليه نامه هاي الكترونيكي كه مي بايست به مدير عامل ، مديران و مهندسان شركت فرستاده شود با استفاده از اتوماسیون اداری ارسال مي گردد.

نكته3: ارسال و دريافت تمامی نامه هاي الكترونيكي می بایست تنها  از طریق نشانی تعریف شده شركت صورت  گيرد. همچنین کلیه مکاتبات بصورت چت بایستی با شماره رسمی شرکت و شماره های تعریفی صورت پذیرد.

ثبت نامه هاي وارده و صادره ، كدگذاري آنها و راه اندازي و پيگيري صحيح مكاتبات درون سازماني از طريق سيستم اتوماسيون اداري و دستورالعمل (برون سازمانی) آن صورت مي پذيرد.

حفظ و نگهداري از نامه ها ، اوراق ، اسناد و مدارك شركت (كاركرد ها ، مكاتبات داخلي و خارجي و …) از طريق ايجاد ساختار آرشيوي و كلاسه بندي با طبقه بندي موضوعي و تاريخي ، به طوري كه امكان جستجو و دستيابي سريع به آن فراهم باشد،  توسط سیستم اتوماسیون اداری انجام می پذیرد. بایگانی سوابق به دو صورت تصویر فایل الکترونیکی و بصورت کاغذی انجام می پذیرد. چنانچه هر یک از پرسنل نیاز به نسخه کاغذی و اصل اسناد نیاز دارند بایستی از مافوق خود دستور ارایه نمایند. کلیه ورود و خروجهای اسناد و مدارک بایستی در فرم كنترل ورود و خروج سوابق از بايگاني با کد F-13-01-01 ثبت و مدیریت گردد.

نكته4 :  سوابق تخصصی مربوط به هر واحد مي بايستي در همان واحد نگهداري شود.

5- توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6- مدارک پیوست :

امور دبیرخانه

دبیرخانه یکی از مهم‌ترین و کاربردی‌ترین قسمتهای هر شرکت و سازمانی می‌باشد. وظایف امور دبیرخانه مربوط به نامه ها و مکاتبات و ارتباطات سازمان می باشد. وظایف واحد دبیر خانه معمولا مرتبط با ثبت نامه ها و مراسلات، ارسال نامه ها و دریافت نامه‌ها می باشد. این امور بر اساس روشهای معین و مشخص هر سازمان تعیین میگردد. در حقیقت می توانیم اینطور بگوییم که دبیرخانه‌ سازمانها مسئولیت گردش نامه‌ها ( از ثبت تا ارسال و دریافت نامه ها و مراسلات ) را در هر سازمان بر عهده دارند.

با پیشرفت علم و تکنولوژی و توسعه سازمانی، شرکتها بخش دبیرخانه خود را گسترده و مدرن تر کرده اند و گردش نامه ها تنها از طریق دبیرخانه انجام می گیرد.

شرح وظایف مسئول دبیرخانه

شرح وظایف مسئول دبیرخانه معمولا توسط مدیران ارشد تعریف میگردد. اما  کارکنان جدید برای شرح وظایف محوله نیاز به آموزش دارند. شما میتوانید امورات مرتبط با آموزش را مطابق با دستورالعمل آموزش مطالعه فرمایید بطور مثال شرح وظایف دبیرخانه را در زیر بیان می کنیم. وظایف امور دبیرخانه را اینگونه می توان تعریف کرد.

بررسی تمام نامه ها و بخشنامه ها و دستورالعملهایی که به سازمان وارد می گردند و از سازمان خارج می شوند.

توزیع نامه ها میان بخشهای مختلف سازمان ( هر نامه مختص کدام بخش هست، به دستشان برسد.)

چک کردن تمام نامه ها از لحاظ نحوه نگارش و ادبیات و هر گونه قوانین و قواعد ادبی.

نظارت بر تایپ ، پرینت و تمام اسنادی که تهیه می گردند.

روش های اجرایی امور دبیرخانه معمولا ربطی به گرفتن گواهی ایزو ندارد. اما در صورت تمایل برای گرفتن مدارک ایزو معتبر مقاله گواهینامه ایزو معتبر را مطالعه نمایید.

دستورالعمل امور دبیرخانه – گواهینامه ایزو

دستورالعمل امور دبیرخانه یکی از مستندات مندرج در متن گواهینامه ایزو 9001 هست. شاید به نظر بیاید که این امر ربطی به گواهینامه ایزو ندارد. اما در اصل اینگونه نیست بلکه نگارش یک دستورالعمل یکپارچه و منسجم در حوزه امور دبیرخانه منطبق با ایزو از اهمیت بالایی برخوردار هست. یک دستورالعمل و روش اجرایی موفق منطبق با استاندارد ایزو تهیه و تدوین می گردد.

مشاوران ایزو جهت پیاده سازی دستورالعمل امور دبیرخانه مهمترین متقاضیان ایزو محسوب می گردند. به همین جهت درون سایت سیستم کاران ما تمامی مستندات ایزو رایگان به اشتراک می گذاریم.

وظایف امور دبیرخانه – دیگر وظایف

 دبیرخانه ، اتوماسیون اداری

امروزه سیستم های نوین it برای مدیریت امور دبیر خانه ایجاد شدند. سیستم های اتوماسیون اداری از بهترین ابزاریست که میتوان نام برد. سیستم های اتوماسیون اداری از نتایج هوشمند سازی سازمان هست. هوشمندسازی سازمان در واقع برای کل سازمان کاربرد دارد. فرایند مدیریت دبیرخانه نیز بعنوان یکی از ارکان هر سازمانی نیز هوشمند سازی میگردد. از عمده نتیجه هوشمند سازی دبیرخانه رفع خطاهای انسانی و بالا رفتن دقت است. افزایش سرعت در مکاتبات اداری و ایجاد نظم نیز از مزایای اتوماسیون اداری می باشد. شرکتهای زیادی از جمله همکاران سیستم خالق نرم افزارهای اتوماسیون اداری هستند.

مدیریت دبیرخانه امروزه از روشهای سنتی به روشهای مدرن و امروزی تبدیل گردید. شایسته است که مدیران امور دبیرخانه ، سیستم های خود را بر اساس نرم افزارهای پیشرفته استوار نمایند.

دانلود رایگان مستندات ایزو برای تمامی شرکتهای متقاضی ایزو به عنوان یک الزام حیاتی جهت بهره وری مستمر مطرح می گردد. سازمان مرکزی سیستم کاران دانلود رایگان مستندات ایزو را در سایت خود قرار داده است.

تمامی مستندات شامل روش اجرایی ، دستورالعمل و فرم های ایزو درون سایت در فرمت Word قرار دارد. جهت دانلود رایگان مستند مورد نظر خود از طریق مستند مورد نظر آن در فرمت وورد که یک فرمت قابل تغییر هست استفاده کنید.

دانلود رایگان فرمهای ایزو ISO ، دانلود رایگان مستندات ایزو ، همه و همه به صورت رایگان درون سایت سیستم کاران قابلیت دانلود دارد.

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری به مجموعه‌ای از فناوری‌ها، سیستم‌ها و فرآیندها اطلاق می‌شود که با هدف بهینه‌سازی و تسهیل فعالیت‌های اداری و مدیریت اطلاعات در سازمان‌ها و شرکت‌ها طراحی شده‌اند. این سیستم‌ها به گونه‌ای عمل می‌کنند که کارهای تکراری و زمان‌بر را به صورت خودکار انجام دهند و به این ترتیب، کارمندان می‌توانند بر روی وظایف مهم‌تر و استراتژیک‌تر تمرکز کنند.

اتوماسیون اداری در عصر دیجیتال به یک ضرورت برای سازمان‌ها تبدیل شده است، زیرا به آن‌ها کمک می‌کند تا در یک محیط رقابتی به سرعت و به طور مؤثر عمل کنند.

ویژگی‌ها و مزایای اتوماسیون اداری

1. کاهش هزینه‌ها

یکی از اصلی‌ترین مزایای اتوماسیون اداری، کاهش هزینه‌های عملیاتی است. با استفاده از سیستم‌های اتوماسیون، نیاز به نیروی کار کمتری برای انجام کارهای تکراری و روزمره وجود دارد. این امر به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که منابع مالی خود را به سمت پروژه‌ها و فعالیت‌های سودآورتر هدایت کنند. به عنوان مثال، در یک سازمان بزرگ، اتوماسیون فرآیندهای مالی می‌تواند به کاهش تعداد کارکنان در بخش حسابداری منجر شود.

2. افزایش سرعت

با اتوماسیون، فرآیندها سریع‌تر انجام می‌شوند. این سرعت به ویژه در زمان‌هایی که نیاز به پردازش سریع اطلاعات وجود دارد، اهمیت دارد. به عنوان مثال، در یک شرکت خدمات مالی، اتوماسیون می‌تواند به سرعت در پردازش درخواست‌های مشتریان کمک کند و زمان انتظار آن‌ها را به حداقل برساند. این امر نه تنها به رضایت مشتریان کمک می‌کند، بلکه به سازمان نیز این امکان را می‌دهد که به سرعت به تغییرات بازار واکنش نشان دهد.

3. دقت بیشتر

یکی از چالش‌های بزرگ در فرآیندهای اداری، خطاهای انسانی است. با اتوماسیون، این خطاها به حداقل می‌رسند و دقت در پردازش اطلاعات افزایش می‌یابد. به عنوان مثال، در سیستم‌های مدیریت اسناد، اطلاعات به صورت خودکار وارد می‌شوند و از این رو، احتمال خطا در ورود داده‌ها کاهش می‌یابد. این دقت بیشتر به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری اتخاذ کنند و از اشتباهات پرهزینه جلوگیری کنند.

4. دسترسی آسان به اطلاعات

اتوماسیون اداری به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که اطلاعات را به راحتی ذخیره، مدیریت و دسترسی پیدا کنند. با استفاده از سیستم‌های مدیریت اسناد و اطلاعات، کارمندان می‌توانند به سرعت به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند و این امر به تسهیل تصمیم‌گیری کمک می‌کند. به عنوان مثال، در یک سازمان بزرگ، کارمندان می‌توانند به راحتی به سوابق مشتریان، گزارش‌های مالی و دیگر اطلاعات مهم دسترسی داشته باشند.

5. بهبود ارتباطات

اتوماسیون می‌تواند به بهبود ارتباطات داخلی و خارجی سازمان کمک کند. با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و ارتباطات، کارمندان می‌توانند به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و اطلاعات را به اشتراک بگذارند. این ارتباطات به سازمان‌ها کمک می‌کند تا هماهنگی بهتری در فعالیت‌های خود داشته باشند و از تداخل‌ها و سوءتفاهم‌ها جلوگیری کنند.

مثال‌ها و کاربردها

– نرم‌افزارهای مدیریت پروژه: این نرم‌افزارها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا پروژه‌های خود را برنامه‌ریزی، پیگیری و مدیریت کنند. با استفاده از این ابزارها، تیم‌ها می‌توانند به راحتی وظایف را تخصیص دهند و پیشرفت پروژه را نظارت کنند.

– سیستم‌های مدیریت اسناد: این سیستم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا اسناد و اطلاعات خود را به صورت دیجیتال ذخیره و مدیریت کنند. این امر نه تنها به کاهش استفاده از کاغذ کمک می‌کند، بلکه دسترسی به اطلاعات را نیز تسهیل می‌کند.

– نرم‌افزارهای CRM (مدیریت ارتباط با مشتری): این نرم‌افزارها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا ارتباطات خود با مشتریان را مدیریت کنند و اطلاعات مربوط به مشتریان را ذخیره کنند. این اطلاعات می‌توانند به بهبود خدمات و افزایش رضایت مشتریان کمک کنند.

در نهایت، اتوماسیون اداری به عنوان یک ابزار کلیدی برای بهبود کارایی و بهره‌وری در سازمان‌ها شناخته می‌شود. با توجه به تغییرات سریع در دنیای کسب‌وکار و نیاز به پاسخگویی سریع به نیازهای مشتریان، اتوماسیون اداری به یک ضرورت تبدیل شده است. سازمان‌هایی که به دنبال رشد و توسعه هستند، باید به اتوماسیون اداری توجه ویژه‌ای داشته باشند و از امکانات آن بهره‌برداری کنند تا بتوانند در بازار رقابتی امروز موفق عمل کنند. از سایت WWW.021-79165.IR بازدید نمایید.

 مشخصات بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری

انتخاب یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری مناسب می‌تواند تأثیر زیادی بر کارایی و بهره‌وری سازمان داشته باشد. در زیر به برخی از مهم‌ترین مشخصات و ویژگی‌هایی که یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری باید داشته باشد، اشاره می‌شود:

1. کاربرپسند بودن (User-Friendly)

– رابط کاربری ساده: نرم‌افزار باید دارای یک رابط کاربری ساده و قابل فهم باشد که کاربران بدون نیاز به آموزش‌های پیچیده بتوانند به راحتی با آن کار کنند.

– دسترس‌پذیری: امکان دسترسی به نرم‌افزار از طریق دستگاه‌های مختلف (کامپیوتر، تبلت، موبایل) باید فراهم باشد.

2. قابلیت یکپارچگی (Integration Capabilities)

– اتصال به سیستم‌های موجود: نرم‌افزار باید قابلیت یکپارچگی با دیگر نرم‌افزارها و سیستم‌های موجود در سازمان (مانند CRM، ERP و سیستم‌های مالی) را داشته باشد.

– API و افزونه‌ها: وجود API برای ارتباط با سایر برنامه‌ها و افزونه‌های کاربردی می‌تواند به افزایش کارایی کمک کند.

3. مدیریت اسناد و اطلاعات (Document Management)

– ذخیره‌سازی و بازیابی آسان: امکان ذخیره‌سازی، جستجو و بازیابی سریع اسناد و اطلاعات باید وجود داشته باشد.

– نسخه‌گذاری و تاریخچه: قابلیت پیگیری نسخه‌های مختلف اسناد و تاریخچه تغییرات آن‌ها می‌تواند بسیار مفید باشد.

4. اتوماسیون فرآیندها (Process Automation)

– قابلیت تعریف فرآیندها: کاربران باید بتوانند فرآیندهای مختلف اداری را به راحتی تعریف و اتوماسیون کنند.

– اعلان‌ها و یادآوری‌ها: سیستم باید بتواند به صورت خودکار اعلان‌ها و یادآوری‌هایی برای وظایف و مهلت‌ها ارسال کند.

5. گزارش‌گیری و تحلیل داده‌ها (Reporting and Analytics)

– گزارش‌های سفارشی: نرم‌افزار باید قابلیت ایجاد گزارش‌های سفارشی بر اساس نیازهای خاص سازمان را داشته باشد.

– تحلیل داده‌ها: توانایی تحلیل داده‌ها و ارائه بینش‌های مفید برای تصمیم‌گیری به مدیران.

6. امنیت و حفاظت از داده‌ها (Security)

– حفاظت از اطلاعات: نرم‌افزار باید دارای مکانیزم‌های امنیتی قوی برای حفاظت از اطلاعات حساس سازمان باشد.

– کنترل دسترسی: قابلیت تعیین سطوح دسترسی مختلف برای کاربران مختلف و مدیریت مجوزها.

7. پشتیبانی و آموزش (Support and Training)

– پشتیبانی فنی: ارائه پشتیبانی فنی سریع و مؤثر از سوی تأمین‌کننده نرم‌افزار.

– آموزش کاربران: وجود منابع آموزشی و دوره‌های آموزشی برای کاربران جدید.

8. قابلیت مقیاس‌پذیری (Scalability)

– رشد سازمان: نرم‌افزار باید قابلیت مقیاس‌پذیری داشته باشد تا بتواند با رشد سازمان و افزایش تعداد کاربران و فرآیندها سازگار باشد.

9. قیمت و هزینه‌ها (Cost)

– مدل‌های قیمتی متنوع: ارائه مدل‌های قیمتی مختلف (اشتراکی، خرید یک‌جا و غیره) که به سازمان‌ها امکان انتخاب بهترین گزینه را بدهد.

– شفافیت هزینه‌ها: هزینه‌های پنهان باید به وضوح مشخص شود.

انتخاب بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری نیازمند بررسی دقیق ویژگی‌ها و نیازهای خاص سازمان است. با توجه به ویژگی‌های ذکر شده، سازمان‌ها می‌توانند نرم‌افزاری را انتخاب کنند که به بهترین نحو نیازهای آن‌ها را برآورده کند و به بهبود کارایی و بهره‌وری کمک کند.

دانلود رایگان نمونه دستورالعمل امور دبیرخانه – فرمت Word