دستورالعمل برگزاری جلسات

دستورالعمل برگزاری جلسات یکی از مستندات مهم برای تمامی سازمانهاست. شرکتها با هر تعداد نیرو و گستردگی جلسات متعددی را در سازمان خود برگزار می کنند. داشتن یک صورتجلسه و برنامه جلسه درست و بهینه بسیار اهمیت دارد. شاید به نظر برگزاری جلسه بسیار راحت و پیش پا افتاده به نظر بیاید. اما آنچه مشخص هست بایستی یک جلسه چارچوب و نظم و یکپارچگی مختص خود را داشته باشد.

آیین نامه برگزاری جلسات به عنوان یکی از دستورالعملهای زیر مجموعه روش اجرایی مدیریت امور اداری نیز برای سازمانها و اداره آن حایز اهمیت زیادی هست.

روش اجرایی برگزاری جلسات

روش اجرایی برگزاری جلسات جهت تشریح و توضیح موارد مرتبط با جلسات از ایجاد هماهنگی و نظم در روند برگزاری جلسات گرفته تا کسب اطمینان از ثمر بخشی جلسات را مورد بررسی قرار می دهد. این دستورالعمل در تمامی واحدها کاربردی هست. نظارت آن بر عهده روسای جلسات و اجرایش بر عهده دبیر جلسات هست.

تمامی مستندات ایزو رایگان که در جهت دریافت گواهی ایزو مهم هستند. راهنمای دریافت گواهینامه ایزو ، در جهت اخذ ایزو از اهمیت زیادی برخوردار هست، درون سایت سیستم کاران در فرمت Word جهت استفاده راحت متقاضیان قرار داده شده است.

دستورالعمل برگزاری جلسات زیر که یکی از مهمترین مستندات ایزو ( روش اجرایی ، دستورالعمل و فرمهای ایزو ) می باشد، برای نمونه در زیر بیان می گردد.

1- هدف :

 هدف از ایجاد این دستورالعمل تشریح چگونگی انجام و ایجاد هماهنگی و نظم در نحوه برگزاری جلسات و افزايش اطمينان از كفايت و اثر بخشي جلسات داخلی ،  مدیریتی و … در  سطح سازمان می باشد.

2- دامنه کاربرد :

اين دستورالعمل در کلیه واحدها کاربرد دارد.

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : روسای جلسات
• اجرا : دبیر جلسات

4- شرح

جلسات برگزار شده به منظور ایجاد تعامل و هماهنگی بین افراد حاضر در جلسه و ایجاد راه حل های مناسب در جهت پیشبرد کار میباشد.روش كار بدين صورت مي باشد كه جلسات داخلی،شورای هماهنگی ، مدیریتی و … مطابق با نظر ریاست جلسه برگزار و نسبت به تشكيل اين جلسات در زمان  طرحريزي شده اقدام مي گردد و زمان برگزاری جلسات طوری تعیین میگردد که دارای بیشترین حضور و بالا ترین راندمان باشد .

هرجلسه دارای یک رئیس جلسه و یک دبیر جلسه و در صورت لزوم یک منشی جلسه و اعضاء شرکت کننده می باشد.

دبیر جلسه

 دبير جلسه قبل از جلسه مي بايستي توسط رئيس جلسه تعيين گردد. دبیر جلسه مي بايست هماهنگي هاي لازم جهت برگزاري جلسه را به عمل آورده و زمان تشكيل جلسه را حداقل 48 ساعت قبل از تشکیل به اطلاع كليه شركت كنندگان برساند. در این هماهنگی مواردی همچون تاریخ، ساعت ، مکان ، مدت جلسه و دستور جلسه بایستی رعایت گردد.

تهيه صورتجلسه مطابق با فرم صورتجلسه با کد F-04-00-01 بر عهده منشی جلسه و در صورت نبود ایشان به عهده دبیر جلسه مي باشد . وي براي هر يك از جلسات برگزار شده ، صورتجلسه اي را تنظيم نموده و خلاصه موارد مورد بحث و بررسي و تصميمات اتخاذ شده را ثبت مي‌نمايد . صورتجلسات پس از امضاء کلیه حاضرین در جلسه  جهت هرگونه پيگيري و اقدامات بعدي توسط دبیر جلسه تکثیر نموده و نسخه اصلی را نزد خود نگهداري و نسخه اي از آن جهت رعايت و اجراي اقدامات مورد نظر به افراد ذيربط ارسال مي گردد.

برگزاری جلسات

ترتیب مواردي كه در اين جلسه بررسي مي شود به شرح زیر است:

• مصوبات جلسات قبلی
• اعلام نظرات حاضرین
• سخنان ریاست جلسه
• اجرای دستور جلسه

چنانچه اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه در طي جلسات مديريتی تصويب گردد ، دبیر جلسه اين تصميمات را مطابق روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحي تعريف و پيگيري مي نمايد .

همچنين دبیر جلسه ، مسئول پيگيري ساير مصوبات و موارد تعيين شده در جلسات در طي زمان تعيين شده و گزارش آن به ریاست جلسه مي باشد .

چنانچه  در خارج از زمان از قبل تعيين شده جهت تشكيل اين جلسه ضرورت پیدا کند دبیر  هماهنگی های لازم را جهت تشکیل جلسه  انجام میدهد.

نکات مهم در جلسات

نکته 1: در حین بحث و تبادل نظر در خصوص موارد مطروحه چنانچه هر یک از افراد تمایل به شرکت در بحث را دارند به اطلاع دبیر جلسه میرسانند تا دبیر جلسه با رعایت برنامه زمانبندی جلسه و نوبت دهی به این افراد اجازه شرکت در بحث را دهند.در صورت بروز این گونه ناهماهنگی ها در مباحث تا دو دفعه به صورت شفاهی توسط دبیر جلسه تذکر داده خواهد شد و از دفعه سوم تذکر به صورت کتبی با درج در پرونده صورت میپذیرد.

نکته 2: در صورت بروز هر گونه اختلاف در مباحث ایجاد شده رئیس جلسه بنا بر تشخیص خود می تواند در بحث مداخله و  موضوع را تحت کنترل خود در یباورد.

نکته3 : کلیه افراد حاضر در جلسه مکلفند در ساعات تعریف شده مقرر در جلسه حضور یابند .در صورت تاخیر در ورود و یا  تعجیل در خروج حداقل تا نیم ساعت قبل باید موضوع را به دبیر جلسه اعلام کند و  در صورت بروز ناهماهنگی تا دو دفعه به صورت شفاهی و از دفعه سوم به صورت کتبی با درج در پرونده صورت میپذیرد.

تعیین غیبت مجاز در جلسات

نکته 4: تعداد غیبت غیرمجاز در طول برگزاری جلسات برای اعضای ثابت, 20 درصد جلسات برگزار شده میباشد.در صورتی که افراد قادر به شرکت در جلسه نمیباشند باید عدم حضور موجه خود  را حداقل تا 24 ساعت قبل از تشکیل جلسه به اطلاع دبیر جلسه بگذارند. در صورت بروز غیبت غیر مجاز از حد تعریف شده تا دو دفعه به صورت شفاهی و از دفعه سوم به صورت کتبی با درج در پرونده صورت میپذیرد.

نکته 5:  در هر جلسه مدتی برای بررسی نتایج مصوبات قبلی در نظر گرفته میشود در این مدت دبیر جلسه مصوبات جلسات قبل را که موعد آن ها سر رسیده  مطرح نموده و مسئول یا مسئولین مربوطه توضیحات لازم را در خصوص نتایج حاصله به حضور رئیس و دیگر حضار میرساند. چنانچه رئیس جلسه از نتایج حاصله ابراز رضایت نمودند موضوع مختومه میگردد و در صورت عدم حصول رضایت مجددا ضمن تعیین مسئول انجام و پیگیری مهلتی مجدد خواهد داده شد.لازم به ذکر خواهد بود به هر مصوبه با توجه به نظر رئیس جلسه میتوان مهلت مجدد داده شود.

نکته 6: استفاده از موبایل ، صحبت غیر مجاز ، ورود و خروج غیرضروری و سایر مواردی که به تشخیص ریاست یا دبیر جلسه که باعث اختلال در جلسه می گردد ممنوع بوده و در صورت بروز هر یک از موارد فوق تا دو دفعه به صورت شفاهی و از دفعه سوم به صورت کتبی با درج در پرونده صورت میپذیرد.

5- توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6- مدارک پیوست :

روش برگزاری جلسه

روش برگزاری جلسه شاید در نظر آسان به نظر بیاید. خب یک جلسه ای برگزار می گردد و تمام می شود. اما اصل موضوع این نیست. جلسات نیز بهترست برای خود قواعد و قوانینی داشته باشد. بهترست قبل از برگزاری جلسه یکسری موارد مورد توجه قرار گیرد.

موضوع جلسه چیست؟

آیا به جلسه نیازی هست یا می توان از راههایی همچون ایمیل و راه های ارتباطی مجازی جلسات را مدیریت کرد؟

کارمندانی که مرتبط با موضوع جلسه هستند، در جلسه حضور پیدا کنند.

موضوعاتی که بایستی در جلسه بیان گردند.

ورودی و خروجی جلسات بررسی گردد.

خلاصه جلسه تهیه و تدوین گردد.

نمونه شرح وظایف دبیر جلسه

نمونه شرح وظایف دبیر جلسه مطابق با استاندارد های ایزو تهیه و تدوین می گردد. نقش دبیر جلسه ، مدیریت جلسه و فراهم کردن مقدمات جلسات می باشد.

تنظیم صورتجلسه و تایید موارد و موضوعاتی که در جلسه بایستی مطرح گردند.

شروع و اجرای جلسه بر عهده دبیر جلسه می باشد.

موضوعات جلسه تمام توسط دبیر جلسه بایستی بررسی و سپس مطرح گردند.

جهت تصمیم گیری بهتر، بهترست با رای گیری تصمیم بهتری بگیرد.

اعلام نتیجه تصمیم گیریو وظایفی که بر عهده تک تک شرکت کنندگان محول می گردد.

دستورالعمل برگزاری جلسه – استاندارد های ایزو

شاید در ابتدا به نظر بیاید که دستورالعمل برگزاری جلسه با استاندارد ISO و انواع ISO ها رابطه ای ندارد. در مستندات ایزو چرا یک دستورالعمل با این عنوان بیان می گردد. اما حتی برگزاری جلسه هم نیاز به یک دستورالعمل استاندارد منطبق با قوانین و نظم خاص دارد. اینجاست که می توان گفت با استاندارد ایزو ارتباط مستقیم دارد.

دانلود رایگان مستندات ایزو برای کلیه شرکتهای متقاضی اخذ ایزو به عنوان یک الزام حیاتی جهت بهره وری مستمر مطرح می گردد. سازمان مرکزی سیستم کاران به عنوان یک مرکز بزرگ و عام المنفعه دانلود رایگان مستندات ایزو را در فرمت وورد در سایت خود قرار داده است.

مراقب افراد و شرکتهای سود جو که گواهینامه ایزو تقلبی میدهند باشید.

تمامی مستندات شامل روش اجرایی ، دستورالعمل و فرم های گواهینامه ایزو ISO درون سایت در فرمت Word قرار دارد. جهت دانلود رایگان مستند مورد نظر خود از طریق مستند مورد نظر آن در فرمت وورد که یک فرمت قابل تغییر هست استفاده کنید. برخی شرکتها مانند کتابراه نحوه برگزاری جلسات را بصورت تخصصی تشریح میکنند.

فرم صورتجلسه چیست؟

محتویات فرم صورتجلسه:

توضیحات جامع و کامل

صورتجلسه یک ابزار ضروری در مدیریت و سازماندهی جلسات است که به ثبت و مستندسازی موارد مهم پرداخته و به تصمیم‌گیری‌های آینده کمک می‌کند. در ادامه، به تفصیل اجزای مختلف فرم صورتجلسه و نکات مهمی که باید در نظر گرفته شوند، می‌پردازیم.

اجزای اصلی فرم صورتجلسه

1. عنوان جلسه:

   – تعریف: عنوانی که موضوع جلسه را به وضوح بیان می‌کند.

   – نکته: باید مختصر و گویا باشد تا شرکت‌کنندگان به راحتی متوجه شوند که جلسه درباره چه موضوعی است.

2. تاریخ و زمان برگزاری جلسه:

   – تاریخ: روز برگزاری جلسه (به میلادی یا شمسی).

   – زمان: ساعت شروع و پایان جلسه.

   – نکته: درج زمان دقیق برای جلوگیری از سردرگمی و برنامه‌ریزی بهتر.

3. محل برگزاری:

   – تعریف: مکانی که جلسه در آن برگزار می‌شود.

   – نکته: ذکر آدرس کامل و شماره اتاق در صورت نیاز.

4. شرکت‌کنندگان:

   – تعریف: افرادی که در جلسه حضور دارند.

   – جزئیات: نام، سمت و نقش هر یک از شرکت‌کنندگان.

   – نکته: می‌توان از جدول برای نمایش بهتر استفاده کرد.

5. دستور کار جلسه:

   – تعریف: فهرستی از مواردی که در جلسه قرار است مورد بحث قرار گیرند.

   – نکته: باید به ترتیب اولویت مرتب شود تا جلسه به‌صورت منظم پیش برود.

6. مباحث مطرح‌شده:

   – تعریف: خلاصه‌ای از بحث‌ها و نظراتی که در جلسه مطرح شده‌اند.

   – نکته: باید به‌صورت مختصر و مفید نگاشته شود تا به راحتی قابل فهم باشد.

7. تصمیمات ماخوذه:

   – تعریف: جمع‌بندی تصمیمات نهایی که در جلسه گرفته شده است.

   – نکته: باید مشخص شود که هر تصمیم به چه کسانی مربوط می‌شود.

8. وظایف محوله:

   – تعریف: مسئولیت‌ها و وظایفی که به افراد مختلف واگذار شده است.

   – نکته: باید مشخص شود که هر فرد چه وظیفه‌ای دارد و زمانبندی انجام آن چه زمانی است.

9. تاریخ جلسه بعدی:

   – تعریف: زمان و تاریخ جلسه بعدی در صورت برنامه‌ریزی.

   – نکته: این اطلاعات کمک می‌کند تا شرکت‌کنندگان برای جلسه بعدی آماده شوند.

10. امضاها:

    – تعریف: امضای شرکت‌کنندگان به عنوان تأیید محتویات صورتجلسه.

    – نکته: این بخش اعتبار قانونی به صورتجلسه می‌بخشد.

نکات مهم در تهیه صورتجلسه

– دقت در ثبت اطلاعات: مهم است که تمام اطلاعات به‌دقت و بدون خطا ثبت شود.

– شفافیت: مطالب باید به‌گونه‌ای نوشته شوند که برای همه قابل فهم باشند.

– تاریخ‌نگاری: صورتجلسات باید به‌طور مرتب نگهداری شوند تا در آینده قابل ارجاع باشند.

– استفاده از زبان رسمی: زبان استفاده‌شده در صورتجلسه باید رسمی و حرفه‌ای باشد.

– ارسال به شرکت‌کنندگان: پس از تهیه صورتجلسه، باید آن را برای تمام شرکت‌کنندگان ارسال کرد تا در جریان قرار گیرند.

این فرم می‌تواند به عنوان یک الگو برای ثبت جلسات مختلف استفاده شود و به بهبود مدیریت و مستندسازی کمک کند.

وظیفه تهیه و تدوین صورتجلسه

تهیه و تدوین صورتجلسه یکی از وظایف کلیدی در فرآیند برگزاری جلسات است که به مستندسازی مباحث، تصمیمات و توافقات صورت گرفته در جلسه کمک می‌کند. این مسئولیت معمولاً بر عهده یکی از اعضای جلسه است و در ادامه به تفصیل در مورد افراد مختلفی که ممکن است این وظیفه را بر عهده بگیرند، توضیح می‌دهیم.

1. دبیر جلسه

تعریف: دبیر جلسه شخصی است که مسئولیت سازماندهی و ثبت اطلاعات جلسه را بر عهده دارد. این فرد معمولاً با تجربه و دارای مهارت‌های لازم برای مدیریت مباحث جلسه است.

نقش و مسئولیت‌ها:

– تهیه دستور کار: دبیر جلسه باید پیش از برگزاری جلسه، دستور کار را تهیه کند. این دستور کار شامل موضوعات مورد بحث و زمان‌بندی آن‌هاست.

– ثبت مباحث: در طول جلسه، دبیر باید به‌طور دقیق مباحث مطرح‌شده را ثبت کند. این شامل نظرات، پیشنهادات و انتقادات شرکت‌کنندگان است.

– جمع‌بندی تصمیمات: پس از پایان جلسه، دبیر باید تصمیمات اتخاذشده را جمع‌بندی کرده و به‌طور واضح در صورتجلسه ثبت کند.

– ارسال صورتجلسه: دبیر مسئول ارسال صورتجلسه به تمام شرکت‌کنندگان پس از تأیید نهایی است.

2. مدیر یا رئیس جلسه

تعریف: مدیر جلسه شخصی است که جلسه را هدایت می‌کند و مسئولیت اتخاذ تصمیمات نهایی را بر عهده دارد. این فرد معمولاً بالاترین مقام یا مدیر مرتبط با موضوع جلسه است.

نقش و مسئولیت‌ها:

– هدایت جلسه: مدیر جلسه باید مباحث را به‌صورت منظم و با رعایت زمان‌بندی پیش ببرد. او باید اطمینان حاصل کند که همه شرکت‌کنندگان فرصت بیان نظرات خود را دارند.

– تصمیم‌گیری نهایی: مدیر باید در مورد مباحث مطرح‌شده تصمیم‌گیری کند و این تصمیمات را به‌طور واضح ثبت کند.

– نظارت بر دبیر: در برخی موارد، مدیر ممکن است نظارت بر دبیر جلسه را بر عهده بگیرد و اطمینان حاصل کند که اطلاعات به‌درستی ثبت می‌شوند.

3. کارشناس یا نماینده‌ای از واحد مربوطه

تعریف: در برخی جلسات، ممکن است نیاز باشد که یک کارشناس یا نماینده از واحدهای مختلف حضور داشته باشد تا اطلاعات تخصصی را ارائه دهد. این افراد می‌توانند مسئولیت ثبت اطلاعات مرتبط با حوزه خود را بر عهده بگیرند.

نقش و مسئولیت‌ها:

– تخصص در حوزه خاص: این افراد معمولاً در حوزه‌های خاصی تخصص دارند و می‌توانند نظرات و پیشنهادات مفیدی ارائه دهند.

– ثبت اطلاعات تخصصی: نمایندگان باید اطلاعات مربوط به حوزه خود را به‌دقت ثبت کنند و در صورتجلسه لحاظ کنند.

– همکاری با دبیر: این افراد باید با دبیر جلسه همکاری کنند تا اطمینان حاصل شود که تمامی مباحث به‌درستی ثبت می‌شوند.

نکات مهم در تهیه صورتجلسه

1. توافق بر سر مسئولیت: پیش از برگزاری جلسه، باید مشخص شود که چه کسی وظیفه تهیه صورتجلسه را بر عهده دارد. این توافق می‌تواند به جلوگیری از سردرگمی و ابهام کمک کند.
2. پیش‌نویس صورتجلسه: بهتر است قبل از جلسه، یک پیش‌نویس از صورتجلسه تهیه شود. این پیش‌نویس می‌تواند شامل بخش‌های اصلی مانند دستور کار، شرکت‌کنندگان و موارد دیگر باشد تا در حین جلسه به راحتی اطلاعات ثبت شود.
3. دقت در ثبت اطلاعات: مهم است که تمام اطلاعات به‌دقت و بدون خطا ثبت شود. این دقت می‌تواند به جلوگیری از بروز مشکلات در آینده کمک کند.
4. شفافیت: مطالب باید به‌گونه‌ای نوشته شوند که برای همه قابل فهم باشند. استفاده از زبان ساده و واضح می‌تواند به این هدف کمک کند.
5. تاریخ‌نگاری: صورتجلسات باید به‌طور مرتب نگهداری شوند تا در آینده قابل ارجاع باشند. این کار می‌تواند به مدیریت بهتر و پیگیری تصمیمات کمک کند.
6. استفاده از زبان رسمی: زبان استفاده‌شده در صورتجلسه باید رسمی و حرفه‌ای باشد. این امر به اعتبار و رسمیت صورتجلسه می‌افزاید.
7. ارسال به شرکت‌کنندگان: پس از تهیه صورتجلسه، باید آن را برای تمام شرکت‌کنندگان ارسال کرد تا در جریان قرار گیرند و نظرات خود را در صورت نیاز ارائه دهند.
8. تأیید نهایی: پس از تهیه صورتجلسه، باید آن را به تأیید شرکت‌کنندگان برسانید تا از صحت اطلاعات اطمینان حاصل شود. این تأیید می‌تواند به اعتبار صورتجلسه کمک کند.

به طور کلی، تهیه و تدوین صورتجلسه یک وظیفه کلیدی در هر جلسه است که می‌تواند به بهبود مدیریت و مستندسازی کمک کند. انتخاب شخص مناسب برای این کار می‌تواند تأثیر زیادی بر کیفیت و دقت صورتجلسه داشته باشد. در نهایت، یک صورتجلسه خوب می‌تواند به عنوان یک منبع معتبر برای پیگیری تصمیمات و توافقات در آینده عمل کند و به سازمان‌ها کمک کند تا به اهداف خود برسند.

مسئولیت پیگیری مصوبات در یک صورتجلسه بر عهده کیست؟

پیگیری مصوبات جلسه یک جنبه حیاتی در مدیریت مؤثر و کارآمد است که به اطمینان از اجرای تصمیمات و توافقات کمک می‌کند. این مسئولیت معمولاً بر عهده یکی از اعضای جلسه است و در ادامه به تفصیل در مورد افراد مختلفی که ممکن است این وظیفه را بر عهده بگیرند و همچنین نکات مهم در این زمینه خواهیم پرداخت.

1. دبیر جلسه

تعریف: دبیر جلسه، شخصی است که مسئول ثبت اطلاعات و تصمیمات جلسه را بر عهده دارد و معمولاً از میان اعضای جلسه انتخاب می‌شود. این فرد باید دارای مهارت‌های سازمانی و دقت بالا باشد.

نقش و مسئولیت‌ها:

– ثبت مصوبات: دبیر باید تمامی مصوبات و تصمیمات اتخاذشده در جلسه را به‌دقت ثبت کند. این کار شامل یادداشت‌برداری دقیق از نظرات و پیشنهادات نیز می‌شود.

– پیگیری وضعیت: دبیر معمولاً مسئولیت پیگیری وضعیت اجرای مصوبات را بر عهده دارد و باید با افراد مربوطه در ارتباط باشد. این ارتباط می‌تواند به صورت ایمیل، تماس تلفنی یا جلسات پیگیری باشد.

– گزارش‌دهی: دبیر باید گزارشاتی از وضعیت اجرای مصوبات تهیه کرده و در جلسات بعدی ارائه دهد. این گزارش‌ها می‌توانند شامل پیشرفت‌ها، چالش‌ها و موانع موجود باشند.

2. مدیر یا رئیس جلسه

تعریف: مدیر جلسه شخصی است که هدایت جلسه را بر عهده دارد و معمولاً بالاترین مقام در جلسه است. این فرد باید توانایی رهبری و مدیریت زمان را داشته باشد.

نقش و مسئولیت‌ها:

– نظارت بر اجرا: مدیر باید نظارت کند که مصوبات به‌درستی اجرا شوند و در صورت بروز مشکلات، راه‌حل‌هایی ارائه دهد. این نظارت می‌تواند شامل بررسی پیشرفت کار و ارزیابی عملکرد مسئولین باشد.

– تشویق به عمل: مدیر می‌تواند افراد را تشویق کند تا به وظایف خود در راستای اجرای مصوبات عمل کنند و از آن‌ها درخواست گزارش‌های دوره‌ای کند. این تشویق می‌تواند به شکل جلسات انگیزشی یا ارائه جوایز به افراد موفق باشد.

3. افراد مسئول مصوبات

تعریف: در بسیاری از موارد، برای هر مصوبه یک یا چند نفر به‌عنوان مسئول تعیین می‌شوند. این افراد باید دارای تخصص و تجربه مرتبط با موضوع مصوبه باشند.

نقش و مسئولیت‌ها:

– اجرای مصوبات: این افراد باید به‌طور فعال در راستای اجرای مصوبات تلاش کنند و وظایف محوله را انجام دهند. این شامل برنامه‌ریزی، تحقیق و انجام اقدامات لازم است.

– گزارش‌دهی به دبیر: مسئولین باید وضعیت پیشرفت خود را به دبیر جلسه گزارش دهند تا اطلاعات به‌روز در صورتجلسات بعدی درج شود. این گزارش‌دهی می‌تواند به‌صورت هفتگی یا ماهانه باشد.

نکات مهم در پیگیری مصوبات

1. تعیین مسئولین مشخص: برای هر مصوبه باید مسئول مشخصی تعیین شود تا از عدم اجرای آن جلوگیری شود. این کار به شفافیت و مسئولیت‌پذیری کمک می‌کند.
2. زمان‌بندی: تعیین مهلت‌های مشخص برای اجرای مصوبات می‌تواند به پیگیری بهتر کمک کند. این زمان‌بندی باید واقع‌بینانه و قابل دستیابی باشد.
3. گزارش‌های دوره‌ای: ایجاد یک سیستم گزارش‌دهی منظم می‌تواند به شفافیت و پیگیری بهتر مصوبات کمک کند. این گزارش‌ها باید شامل پیشرفت‌ها، مشکلات و راهکارهای پیشنهادی باشند.

4. بررسی موانع: در صورت بروز مشکلات در اجرای مصوبات، باید موانع شناسایی و راهکارهای مناسب ارائه شود. این بررسی می‌تواند در جلسات پیگیری انجام شود.
5. انعطاف‌پذیری: در برخی موارد، ممکن است نیاز به تغییر در مصوبات باشد. این تغییرات باید با توافق اعضای جلسه صورت گیرد و به‌طور رسمی ثبت شوند.
6. مستندسازی: تمامی مراحل پیگیری مصوبات باید مستند شوند. این مستندسازی می‌تواند به‌عنوان یک مرجع برای جلسات آینده و ارزیابی عملکرد استفاده شود.
7. تشکیل کمیته پیگیری: در برخی موارد، تشکیل یک کمیته پیگیری می‌تواند به بهبود فرآیند کمک کند. این کمیته می‌تواند شامل نمایندگان از بخش‌های مختلف باشد و به‌صورت منظم جلساتی برای بررسی وضعیت مصوبات برگزار کند.

نتیجه – پیگیری مصوبات

پیگیری مصوبات یک فرآیند ضروری در هر سازمان است که به تحقق اهداف و برنامه‌ها کمک می‌کند. مسئولیت این پیگیری معمولاً بر عهده دبیر جلسه و مدیر جلسه است، اما افراد مسئول مصوبات نیز نقش کلیدی در اجرای آن‌ها دارند. با توجه به اهمیت این موضوع، لازم است که تمامی افراد درگیر در فرآیند پیگیری مصوبات به‌طور فعال و مؤثر عمل کنند تا از موفقیت و تحقق اهداف سازمان اطمینان حاصل شود. در نهایت، یک سیستم پیگیری مؤثر می‌تواند به بهبود عملکرد کلی سازمان و افزایش رضایت اعضا و ذینفعان کمک کند.

فرد فعال در زمینه پیگیری مصوبات بایستی باید از روی لیست تصمیمات در فرم مذکور ببیند که مسئول هر تصمیم کیست. سپس از روی تاریخهای مندرج و همچنین تاریخ سر رسید انجام اقدام نسبت به پیگیری آن اقدام نماید. نتیجه پیگیری مصوبات در نشست بعدی قرائت میگردد تا افرادیکه به وظایف خود عمل نگردند، شفاف مشخص گردند.

دانلود رایگان فرمهای ایزو ISO ، دانلود رایگان مستندات ایزو ، همه و همه به صورت رایگان درون سایت سیستم کاران قابلیت دانلود دارد. فایل صورتجلسه نیز در فرمت word در بالای مقاله در قسمتهای پیوست قابل دانلود است. از فرم مذکور در جلسات بازنگری مدیریت در فرایندهای ایزو نیز بکارگیری میگردد. در صورت نیاز به اخذ گواهینامه های بین المللی یازو نیز می توانید با مرکز سیستم کاران به شماره 79165-021 تماس بگیرید. خواهشمنداست از سایت www.021-79165.ir نیز بازدید بفرمایید.

دانلود نمونه دستورالعمل برگزاری جلسات – فرمت Word