دستورالعمل برگزاری جلسات

دستورالعمل برگزاری جلسات یکی از مستندات مهم برای تمامی سازمانهاست. شرکتها با هر تعداد نیرو و گستردگی جلسات متعددی را در سازمان خود برگزار می کنند. داشتن یک صورتجلسه و برنامه جلسه درست و بهینه بسیار اهمیت دارد. شاید به نظر برگزاری جلسه بسیار راحت و پیش پا افتاده به نظر بیاید. اما آنچه مشخص هست بایستی یک جلسه چارچوب و نظم و یکپارچگی مختص خود را داشته باشد.

آیین نامه برگزاری جلسات به عنوان یکی از دستورالعملهای زیر مجموعه روش اجرایی مدیریت امور اداری نیز برای سازمانها و اداره آن حایز اهمیت زیادی هست.

روش اجرایی برگزاری جلسات

روش اجرایی برگزاری جلسات جهت تشریح و توضیح موارد مرتبط با جلسات از ایجاد هماهنگی و نظم در روند برگزاری جلسات گرفته تا کسب اطمینان از ثمر بخشی جلسات را مورد بررسی قرار می دهد. این دستورالعمل در تمامی واحدها کاربردی هست. نظارت آن بر عهده روسای جلسات و اجرایش بر عهده دبیر جلسات هست.

تمامی مستندات ایزو رایگان که در جهت دریافت گواهی ایزو مهم هستند. راهنمای دریافت گواهینامه ایزو ، در جهت اخذ ایزو از اهمیت زیادی برخوردار هست، درون سایت سیستم کاران در فرمت Word جهت استفاده راحت متقاضیان قرار داده شده است.

دستورالعمل برگزاری جلسات زیر که یکی از مهمترین مستندات ایزو ( روش اجرایی ، دستورالعمل و فرمهای ایزو ) می باشد، برای نمونه در زیر بیان می گردد.

1- هدف :

 هدف از ایجاد این دستورالعمل تشریح چگونگی انجام و ایجاد هماهنگی و نظم در نحوه برگزاری جلسات و افزايش اطمينان از كفايت و اثر بخشي جلسات داخلی ،  مدیریتی و … در  سطح سازمان می باشد.

2- دامنه کاربرد :

اين دستورالعمل در کلیه واحدها کاربرد دارد.

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : روسای جلسات
• اجرا : دبیر جلسات

4- شرح

جلسات برگزار شده به منظور ایجاد تعامل و هماهنگی بین افراد حاضر در جلسه و ایجاد راه حل های مناسب در جهت پیشبرد کار میباشد.روش كار بدين صورت مي باشد كه جلسات داخلی،شورای هماهنگی ، مدیریتی و … مطابق با نظر ریاست جلسه برگزار و نسبت به تشكيل اين جلسات در زمان  طرحريزي شده اقدام مي گردد و زمان برگزاری جلسات طوری تعیین میگردد که دارای بیشترین حضور و بالا ترین راندمان باشد .

هرجلسه دارای یک رئیس جلسه و یک دبیر جلسه و در صورت لزوم یک منشی جلسه و اعضاء شرکت کننده می باشد.

 دبير جلسه قبل از جلسه مي بايستي توسط رئيس جلسه تعيين گردد. دبیر جلسه مي بايست هماهنگي هاي لازم جهت برگزاري جلسه را به عمل آورده و زمان تشكيل جلسه را حداقل 48 ساعت قبل از تشکیل به اطلاع كليه شركت كنندگان برساند. در این هماهنگی مواردی همچون تاریخ، ساعت ، مکان ، مدت جلسه و دستور جلسه بایستی رعایت گردد.

تهيه صورتجلسه مطابق با فرم صورتجلسه با کد F-04-00-01 بر عهده منشی جلسه و در صورت نبود ایشان به عهده دبیر جلسه مي باشد . وي براي هر يك از جلسات برگزار شده ، صورتجلسه اي را تنظيم نموده و خلاصه موارد مورد بحث و بررسي و تصميمات اتخاذ شده را ثبت مي‌نمايد . صورتجلسات پس از امضاء کلیه حاضرین در جلسه  جهت هرگونه پيگيري و اقدامات بعدي توسط دبیر جلسه تکثیر نموده و نسخه اصلی را نزد خود نگهداري و نسخه اي از آن جهت رعايت و اجراي اقدامات مورد نظر به افراد ذيربط ارسال مي گردد.

ترتیب مواردي كه در اين جلسه بررسي مي شود به شرح زیر است:

• مصوبات جلسات قبلی
• اعلام نظرات حاضرین
• سخنان ریاست جلسه
• اجرای دستور جلسه

چنانچه اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه در طي جلسات مديريتی تصويب گردد ، دبیر جلسه اين تصميمات را مطابق روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحي تعريف و پيگيري مي نمايد .

همچنين دبیر جلسه ، مسئول پيگيري ساير مصوبات و موارد تعيين شده در جلسات در طي زمان تعيين شده و گزارش آن به ریاست جلسه مي باشد .

چنانچه  در خارج از زمان از قبل تعيين شده جهت تشكيل اين جلسه ضرورت پیدا کند دبیر  هماهنگی های لازم را جهت تشکیل جلسه  انجام میدهد.

نکته 1: در حین بحث و تبادل نظر در خصوص موارد مطروحه چنانچه هر یک از افراد تمایل به شرکت در بحث را دارند به اطلاع دبیر جلسه میرسانند تا دبیر جلسه با رعایت برنامه زمانبندی جلسه و نوبت دهی به این افراد اجازه شرکت در بحث را دهند.در صورت بروز این گونه ناهماهنگی ها در مباحث تا دو دفعه به صورت شفاهی توسط دبیر جلسه تذکر داده خواهد شد و از دفعه سوم تذکر به صورت کتبی با درج در پرونده صورت میپذیرد.

نکته 2: در صورت بروز هر گونه اختلاف در مباحث ایجاد شده رئیس جلسه بنا بر تشخیص خود می تواند در بحث مداخله و  موضوع را تحت کنترل خود در یباورد.

نکته3 : کلیه افراد حاضر در جلسه مکلفند در ساعات تعریف شده مقرر در جلسه حضور یابند .در صورت تاخیر در ورود و یا  تعجیل در خروج حداقل تا نیم ساعت قبل باید موضوع را به دبیر جلسه اعلام کند و  در صورت بروز ناهماهنگی تا دو دفعه به صورت شفاهی و از دفعه سوم به صورت کتبی با درج در پرونده صورت میپذیرد.

نکته 4: تعداد غیبت غیرمجاز در طول برگزاری جلسات برای اعضای ثابت, 20 درصد جلسات برگزار شده میباشد.در صورتی که افراد قادر به شرکت در جلسه نمیباشند باید عدم حضور موجه خود  را حداقل تا 24 ساعت قبل از تشکیل جلسه به اطلاع دبیر جلسه بگذارند. در صورت بروز غیبت غیر مجاز از حد تعریف شده تا دو دفعه به صورت شفاهی و از دفعه سوم به صورت کتبی با درج در پرونده صورت میپذیرد.

نکته 5:  در هر جلسه مدتی برای بررسی نتایج مصوبات قبلی در نظر گرفته میشود در این مدت دبیر جلسه مصوبات جلسات قبل را که موعد آن ها سر رسیده  مطرح نموده و مسئول یا مسئولین مربوطه توضیحات لازم را در خصوص نتایج حاصله به حضور رئیس و دیگر حضار میرساند. چنانچه رئیس جلسه از نتایج حاصله ابراز رضایت نمودند موضوع مختومه میگردد و در صورت عدم حصول رضایت مجددا ضمن تعیین مسئول انجام و پیگیری مهلتی مجدد خواهد داده شد.لازم به ذکر خواهد بود به هر مصوبه با توجه به نظر رئیس جلسه میتوان مهلت مجدد داده شود.

نکته 6: استفاده از موبایل ، صحبت غیر مجاز ، ورود و خروج غیرضروری و سایر مواردی که به تشخیص ریاست یا دبیر جلسه که باعث اختلال در جلسه می گردد ممنوع بوده و در صورت بروز هر یک از موارد فوق تا دو دفعه به صورت شفاهی و از دفعه سوم به صورت کتبی با درج در پرونده صورت میپذیرد.

5- توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6- مدارک پیوست :

روش برگزاری جلسه

روش برگزاری جلسه شاید در نظر آسان به نظر بیاید. خب یک جلسه ای برگزار می گردد و تمام می شود. اما اصل موضوع این نیست. جلسات نیز بهترست برای خود قواعد و قوانینی داشته باشد. بهترست قبل از برگزاری جلسه یکسری موارد مورد توجه قرار گیرد.

موضوع جلسه چیست؟

آیا به جلسه نیازی هست یا می توان از راههایی همچون ایمیل و راه های ارتباطی مجازی جلسات را مدیریت کرد؟

کارمندانی که مرتبط با موضوع جلسه هستند، در جلسه حضور پیدا کنند.

موضوعاتی که بایستی در جلسه بیان گردند.

ورودی و خروجی جلسات بررسی گردد.

خلاصه جلسه تهیه و تدوین گردد.

نمونه شرح وظایف دبیر جلسه

نمونه شرح وظایف دبیر جلسه مطابق با استاندارد های ایزو تهیه و تدوین می گردد. نقش دبیر جلسه ، مدیریت جلسه و فراهم کردن مقدمات جلسات می باشد.

تنظیم صورتجلسه و تایید موارد و موضوعاتی که در جلسه بایستی مطرح گردند.

شروع و اجرای جلسه بر عهده دبیر جلسه می باشد.

موضوعات جلسه تمام توسط دبیر جلسه بایستی بررسی و سپس مطرح گردند.

جهت تصمیم گیری بهتر، بهترست با رای گیری تصمیم بهتری بگیرد.

اعلام نتیجه تصمیم گیریو وظایفی که بر عهده تک تک شرکت کنندگان محول می گردد.

دستورالعمل برگزاری جلسه – استاندارد های ایزو

شاید در ابتدا به نظر بیاید که دستورالعمل برگزاری جلسه با استاندارد ISO و انواع ISO ها رابطه ای ندارد. در مستندات ایزو چرا یک دستورالعمل با این عنوان بیان می گردد. اما حتی برگزاری جلسه هم نیاز به یک دستورالعمل استاندارد منطبق با قوانین و نظم خاص دارد. اینجاست که می توان گفت با استاندارد ایزو ارتباط مستقیم دارد.

دانلود رایگان مستندات ایزو برای کلیه شرکتهای متقاضی اخذ ایزو به عنوان یک الزام حیاتی جهت بهره وری مستمر مطرح می گردد. سازمان مرکزی سیستم کاران به عنوان یک مرکز بزرگ و عام المنفعه دانلود رایگان مستندات ایزو را در فرمت وورد در سایت خود قرار داده است.

مراقب افراد و شرکتهای سود جو که گواهینامه ایزو تقلبی میدهند باشید.

تمامی مستندات شامل روش اجرایی ، دستورالعمل و فرم های گواهینامه ایزو ISO درون سایت در فرمت Word قرار دارد. جهت دانلود رایگان مستند مورد نظر خود از طریق مستند مورد نظر آن در فرمت وورد که یک فرمت قابل تغییر هست استفاده کنید. برخی شرکتها مانند کتابراه نحوه برگزاری جلسات را بصورت تخصصی تشریح میکنند

دانلود رایگان فرمهای ایزو ISO ، دانلود رایگان مستندات ایزو ، همه و همه به صورت رایگان درون سایت سیستم کاران قابلیت دانلود دارد.

دانلود نمونه دستورالعمل برگزاری جلسات – فرمت Word