روش اجرایی مدیریت دانش

روش اجرایی مدیریت دانش یا دستورالعمل مدیریت دانش یکی دیگر از مستندات مهم هست که برای تمامی شرکتها راهنمای مهمی هست. دستورالعمل مدیریت دانش در تمامی استاندارد های ایزو ، اعم از استانداردهای عمومی و تخصصی کاربرد دارد. اما بیشترین کاربرد آن در استاندارد ایزو 9001 سیستم مدیریت کیفیت می باشد. اینکه چگونه این دانش در سازمان طراحی و پیاده سازی و به اشتراک گذاشته شود. همانطور که می دانید اصل و اساس هر کسب و کاری، بر سه گزینه سرمایه انسانی، زیر ساختها و تجهیزات و سوم دانش سازمانی است. یعنی هر کسب و کاری بدون دانش سازمانی نمیتواند شروع به فعالیت کند.

دانش به دو دسته صریح و نهان تقسیم می گردد. دانش ممکنست یا حاصل تجربه باشد. یا ممکنست یک دانش در اثر پژوهش به دست بیاید. همچنین ممکنست یک دانش اقتباسی باشد و پس از کسب اطلاعات و آگاهی و کسب دانش به دست بیاید.

دستورالعمل مدیریت دانش – اهداف آن

دستورالعمل مدیریت دانش بیان می کند که دانشهای ماخوذ به هر طریقی چگونه مدیریت گردد و در اختیار کارکنان شرکت قرار می گیرد. این موضوع باعث می شود خطاهای انسانی به حداقل برسد و افراد شاغل در شرکت به طور سلیقه ای عمل نکنند. به قول معروف شرکت متکی به سیستم است نه فرد. بخاطر همین است که مدیریت دانش یکی از رکن اصلی هر سازمانی محسوب می گردد.

مدیریت دانش تاکید دارد، دانش سازمانی بایستی به روز گردد پس متناسب با جدیدترین ورژن ایزو 9001 روش اجرایی مدیریت دانش ، آپدیت و به روز می شود. تمامی مستندات مدون طبق جدیدترین ورژن استانداردها تهیه و تدوین می گردند. اکثر کارشناسان ایزو تسلط کافی به مستندسازی فرآیند مدیریت دانش ندارند. لذا مرکز سیستم کاران در جهت انجام وظیفه و رسالت خود نمونه رایگان روش اجرایی مدیریت دانش ، نمونه رایگان دستورالعمل مدیریت دانش را در اختیار متقاضیان می گذارد.

روش اجرایی مدیریت دانش مطابق به روزترین ورژن ایزو 9001 در زیر بیان شده است.

1 – هدف :

هدف از این روش اجرایی تشریح چگونگی جمع ­آوري، ذخيره ­سازی و ثبت ، پردازش و توزيع دانش مفيد سازماني در ساختاری مناسب به كليه افراد نيازمند، در هر نقطه و هر زمان در سازمان مي­باشند. در واقع تشریح چگونگی تبدیل دانش ضمنی ( پنهان ) به دانش صریح ( آشکار ).

2 – دامنه كاربرد :

دامنه کاربرد این روش اجرایی در کلیه واحد های شرکت می باشد.

3 – مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : مسئولیت نظارت بر اجرای این روش اجرایی با نماینده مدیریت می باشد.
• اجرا : مسئولیت اجرای این روش اجرایی با کلیه مسئولین واحدهای مختلف می باشد.

4 – تعاریف :

4-1- دانش :

دانش یعنی کلیه آموزه های تولید شده حین فرآیند کاری که دانستن آن توسط دیگران ایجاد ارزش افزوده می نماید. دانش در سازمان در زمان ها و موقعیت های مختلف تولید می شود. برای مثال : حین یک جلسه یا بحث کاری ، حین یک ماموریت کاری ، حین یک رفع اشکال ، حین کار در گروهها و تیم های کاری ، حین فرآیندهای کاری روزمره . دانش می تواند یک تجربه فنی ، یک دیدگاه فنی ، یک تجربه مدیریتی ، یک دیدگاه مدیریتی و حتی یک مبحث اقتباس شده از یک مطالعه باشد.

4-2- مدیریت دانش :

مدیریت دانش همان به اشتراک گذاشتن و تبادل تجربیات و دانش است. مدیریت دانش ، مدیریت سرمایه های ناملموس ( دانش ) کارکنان از ابتدا تا انتهای دوره آن و به تعبیر واضح تر  شامل خلق ، کسب ، ذخیره سازی ، به اشتراک گذاشتن و در نهایت ، بکارگیری دانش در سازمان است. در مدیریت دانش باید تلاش نمود تا هیچ دانش و تجربه ای مفقود نشده و بتوانیم پاسخ هر سئوال را در سریعترین زمان و با کمترین هزینه از درون سازمان بیابیم.

4-3- تجربه کاری ( شخصی ) :

از مهمترین ماژول های مورد نظر در بحث مدیریت دانش که اعتبار سامانه مدیریت دانش شرکت را تا حد چشمگیری ارتقاء می دهد همین ماژول می باشد. در ماژول تجربه شخصی یا تجربه کاری شما می باید تجربه موفقیت یا شکست خود را که در مواجهه با مشکلات و سعی برای حل آنهابه دست آورده باشید و یا ابتکاراتی را که برای اداره تهیه امور و صرفه جویی در وقت و هزینه بکار بسته اید را عنوان نموده و ثبت نمایید.

4-4- پژوهش ها :

این ماژول نیز جزء دانش بحساب می آید. در یک فعالیت پژوهشی ممکن است: چند دانش را در کنار هم قرار داده و مقایسه کرد. دانشی را نقل و آن را تحلیل کرد. آماری را ارائه و تحلیل کرد. دانشی را نقل کرده و آنرا با اقتضائات سازمان خود تطبیق داد. در خصوص یک موضوع مرتبط با شرکت در جهت رفع مشکلات در سازمان اقدام به پژوهش نموده و نتایج را مستند کرد.

4-5- دانش اقتباسی و مطالعات :

این نوع دانش در واقع  توسط خود شما تولید نشده و یا تجربه شخصی خود شما نمی باشد . در واقع شما مطلب جدیدی خلق نکرده اید و صرفاٌ دانش یا مجموعه ای از دانش ها را به نحوه ی مناسبی نقل کرده اید. کسب دانش از طریق کارگاهها ،کنفرانس ها و سمینارهای آموزشی، دوره های آموزشی، رسانه های عمومی و تخصصی، وب سایتها و کانالهای مجازی، مقالات و دست نوشته های دیگران، نتایج تحقیقات دیگران مانند دانشگاه ها و موسسات تحقیقی و غیره را می توان از جمله راه های کسب دانش اقتباسی نام برد.

5 – شرح کار

دانش دو نوع است : عیان و نهان ( یا ضمنی ).

5-1- دانش عیان و صریح

دانش عیان و صریح ، دانشی است که مدون شده است و یا به فرمتهای خاصی ارائه شده است. کلیه اطلاعات مستند درون سازمانی و برون سازمانی که در سازمان مطابق با روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون تحت کنترل می باشد دقیقاً بعنوان دانش صریح در سطح سازمان جاری می باشد. در واقع این نوع دانش از ابتدا جمع آوری و ثبت ، پردازش و پس از تدوین مطابق با روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون بین افراد نیازمند این دانشها توزیع شده است.

5-2- دانش نهان

دانش نهان ، دانش شخصی و ابراز نشده ای است که یک فرد دارد. دانشی که در ذهن افراد است. این دانش حاصل تجربه کاری (شخصی) و پژوهش ها و دانش اقتباسی و مطالعات می باشد. همچنین این دانش تنها در ذهن افراد یا در یادداشت های شخصی ، فایل های کامپیوتری یا کشوی میز آنها مستقر است. این دانش همان چیزیست که باعث بهبود در سرعت فعالیتها و ارتقاء سطح کیفیت ، ایمنی و بهداشت و محیط زیست می گردد. بنابراین از آنجایی که هر کارمند کوچکترین واحد مدیریت دانش است و از طرفی دانش نهان نزد این افراد است لذا مسئولین کلیه واحدها بایستی در فواصل زمانی حداقل سه ماهه با برگزاری جلسات تخصصی و عمومی با افراد ذیربط واحدهای خود این نوع دانش ها را شناسایی و مطابق با فرم جمع آوری و ثبت دانش با کد F-09-00-01 ثبت نمایند.

پس از جمع آوری این دانش ها ، مدیران هر فرایند با همکاری نماینده مدیریت و سایر مدیران مرتبط (در صورت لزوم) و یا مدیر عامل (درصورت لزوم) نسبت به تحلیل و پردازش دانش های جمع آوری شده اقدام می نمایند. خروجی این تحلیل ها منجر به اصلاح ، ارتقاء و یا حتی ایجاد اطلاعات مستند و مدون مربوطه می شود. بدیهیست این اصلاح ، ارتقاء و یا حتی ایجاد اطلاعات مدون مطابق با روش اجرایی اقدامات اصلاحی و روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون ترتیب اثر داده خواهد شد. در پایان جهت انتشار این دانش ها به عوامل و افراد ذیربط مطابق با روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون اقدام خواهد شد.

5-3 آموزشها

نظر به سرعت بالا و روز افزون رشد تکنولوژی، در جهت کسب دانش در خصوص انجام فرایندها چنانچه نیاز به آموزشهای عمومی و یا تخصصی در دوره های آموزشی ، سمینارها و کنفرانس هاس آموزشی، ماموریتها و بازدیدهای آموزشی، کارگاههای آموزشی و غیره باشد بایستی مطابق با روش اجرایی آموزش اقدام نمود. همانطور که در این روش اجرایی تشریح شده است این نیازسنجی آموزشی سالی یکبار به صورت فراخوان عمومی بوده و همچنین در فواصل اتفاقی نیز می توان اعلام نیاز به کسب دانش از طرق مذکور کرد. پس از کسب آموزش دانش جدید مطابق با رویه شرح داده شده در بند 5-2 اقدام شده و این دانش جدید مدیریت می گردد.

نکته 1 : علاوه بر دوره های سه ماهه که در بند 5-2 جهت جمع آوری و ثبت دانش شرح داده شد، بنا بر اقتضا و نیاز فوری سازمان و همچنین احساس نیاز مدیران مرتبط ، میتوان این جلسات مدیریت دانش را خارج از برنامه سه ماهه برگزار کرد.

6- توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست مستندات توزیع شده است.

7- مدارک پیوست :

مدیریت دانش چیست؟

مدیریت دانش مجموعه ای از روش های مربوط به ایجاد، اشتراک گذاری، استفاده و مدیریت دانش و اطلاعات یک سازمان است. به رویکردی چند رشته ای برای دستیابی به اهداف سازمانی با استفاده بهینه از دانش اشاره دارد.

بسیاری از شرکت‌های بزرگ، مؤسسات عمومی و سازمان‌های غیرانتفاعی منابعی دارند که به تلاش‌های مدیریت دانش داخلی، اغلب به‌عنوان بخشی از استراتژی کسب‌وکار، بخش‌های فناوری اطلاعات یا مدیریت منابع انسانی آنها اختصاص می دهد. چندین شرکت مشاوره در مورد مدیریت دانش به این سازمان ها مشاوره می دهند.

روش اجرایی مدیریت دانش – تاریخچه مدیریت دانش

تلاش‌های مدیریت دانش معمولاً بر اهداف سازمانی مانند بهبود عملکرد، مزیت رقابتی، نوآوری، اشتراک‌گذاری درس‌های آموخته ‌شده، یکپارچه‌سازی و بهبود مستمر سازمان متمرکز است. این تلاش ها با یادگیری سازمانی همپوشانی دارند و ممکن است با تمرکز بیشتر بر مدیریت دانش به عنوان یک دارایی استراتژیک و تشویق به اشتراک گذاری دانش از آن متمایز شوند. مدیریت دانش یک توانمندساز یادگیری سازمانی است.

پیچیده‌ترین سناریو برای مدیریت دانش را می‌توان در زمینه زنجیره تأمین یافت، زیرا شرکت‌های متعددی را بدون رابطه مالکیت یا سلسله مراتب بین آنها درگیر می‌کند، که توسط برخی نویسندگان به عنوان دانش فرا سازمانی یا بین سازمانی عنوان می گیرد. این پیچیدگی به‌علاوه توسط صنعت 4.0 (یا انقلاب صنعتی چهارم) و تحول دیجیتال افزایش می‌یابد، زیرا چالش‌های جدیدی هم از حجم و سرعت جریان اطلاعات و هم تولید دانش پدیدار می‌گردند.

روش اجرایی مدیریت دانش – دامنه کاربرد

تلاش‌های مدیریت دانش سابقه طولانی دارد. از جمله بحث‌های حین کار، کارآموزی رسمی، انجمن‌های گفتگو، کتابخانه‌های شرکتی، آموزش حرفه‌ای، و برنامه‌های راهنمایی را از تلاش های مدیریت دانش باید دانست. با افزایش استفاده از رایانه در نیمه دوم قرن بیستم، انطباق‌های خاصی از فناوری‌هایی مانند پایگاه‌های دانش، سیستم‌های خبره، مخازن اطلاعات، سیستم‌های پشتیبانی تصمیم‌گیری گروهی، اینترنت‌ها و کار مشترک با پشتیبانی رایانه برای افزایش بیشتر این تلاش‌ها معرفی میگردند.

دستورالعمل مدیریت دانش – مدیریت دانش فردی

در سال 1999، اصطلاح مدیریت دانش شخصی معرفی شد. مدیریت دانش به مدیریت دانش در سطح فردی اشاره دارد. در سازمان، مجموعه های اولیه مطالعات موردی اهمیت ابعاد مدیریت دانش استراتژی، فرآیند و اندازه گیری را تشخیص دادند. دروس کلیدی مورد آموزش شامل افراد می گردد و هنجارهای فرهنگی که بر رفتار آنها تأثیر می گذارد، حیاتی ترین منابع برای ایجاد، انتشار و کاربرد موفق دانش است.

فرآیندهای یادگیری شناختی، اجتماعی و سازمانی برای موفقیت یک استراتژی مدیریت دانش ضروری هستند. و اندازه گیری، معیار و مشوق ها برای تسریع فرآیند یادگیری و ایجاد تغییرات فرهنگی ضروری هستند. به طور خلاصه، برنامه های مدیریت دانش اگر هدفمند، ملموس و کنش محور باشند، می توانند مزایای چشمگیری برای افراد و سازمان ها داشته باشند.

چارچوب‌های متفاوتی برای تمایز بین «انواع» دانش وجود دارد. یک چارچوب پیشنهادی برای طبقه‌بندی ابعاد دانش، دانش ضمنی و دانش آشکار را متمایز می‌کند. دانش ضمنی نشان دهنده دانش درونی است که ممکن است فرد آگاهانه از آن آگاه نباشد، مانند انجام وظایف خاص. در نقطه مقابل این طیف، دانش صریح بیانگر دانشی است که فرد آگاهانه آن را در تمرکز ذهنی نگه می دارد، به شکلی که به راحتی می تواند به دیگران منتقل شود.

روش اجرایی مدیریت دانش – مراحل مدیریت دانش

دانش ممکن است در سه مرحله قابل دسترسی باشد: قبل، حین، یا بعد از فعالیت های مرتبط با مدیریت دانش. سازمان‌ها مشوق‌های جذب دانش، از جمله اجباری کردن ارسال محتوا و گنجاندن پاداش‌ها در برنامه‌های سنجش عملکرد را امتحان کرده‌اند. اختلافات قابل توجهی در مورد اینکه آیا چنین مشوق‌هایی کار می‌کنند وجود دارد و اتفاق نظری حاصل نشده است. جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد استاندارد سازی مدیریت دانش، مقاله استاندارد ISO30401 استاندارد ایزو 30401 را مطالعه بفرمایید.

آیین نامه مدیریت دانش – استراتژی دانش

یک استراتژی برای مدیریت دانش Knowledge management شامل مدیریت فعال دانش (استراتژی فشار) است. در چنین نمونه‌ای، افراد تلاش می‌کنند تا دانش خود را به صراحت در یک مخزن دانش مشترک، مانند پایگاه اطلاعات، رمزگذاری کنند. همچنین دانش مورد نیاز خود را که افراد دیگر ارائه کرده‌اند (کدسازی) بازیابی کنند.

استراتژی دیگر شامل درخواست‌های دانش از متخصصان مرتبط با موضوعی خاص به‌صورت موقت (استراتژی کشش) است. در چنین نمونه ای، افراد متخصص بینش هایی را به درخواست کننده ارائه می دهند (شخصی سازی). هنگامی که در مورد مدیریت دانش استراتژیک صحبت می شود، شکل دانش و فعالیت های به اشتراک گذاری آن مفهوم بین کدگذاری و شخصی سازی را تعریف می کند. شکل دانش به معنای ضمنی یا صراحت آن است. اطلاعات را می توان صریح و دانش فنی را ضمنی در نظر گرفت.

دانلود رایگان مستندات ایزو ، یکی از خدمات مرکز سیستم کاران میباشد. مرکز سیستم کاران به عنوان یک مرکز بزرگ و عام المنفعه دانلود رایگان مستندات ایزو را به رایگان در همین سایت در اختیار متقاضیان عزیز قرار داده است.

همچنین دانلود رایگان فرمهای ایزو ISO را می توانید از طریق همین سایت انجام دهید.

مزایای مدیریت دانش در یک سازمان چیست؟

مدیریت دانش (Knowledge Management) به فرآیند شناسایی، جمع‌آوری، سازماندهی، ذخیره‌سازی و به اشتراک‌گذاری دانش و اطلاعات در یک سازمان اشاره دارد. این مفهوم به عنوان یک استراتژی کلیدی در بسیاری از سازمان‌ها به کار می‌رود و مزایای فراوانی را به همراه دارد که می‌تواند تأثیرات عمیقی بر عملکرد و موفقیت کلی سازمان داشته باشد. در ادامه به تفصیل به برخی از مزایای مدیریت دانش خواهیم پرداخت:

1. افزایش بهره‌وری

یکی از مزایای اصلی مدیریت دانش، افزایش بهره‌وری کارکنان است. زمانی که دانش و اطلاعات به راحتی در دسترس باشد، کارکنان می‌توانند به سرعت به منابع مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند و زمان کمتری را صرف جستجوی اطلاعات کنند. این امر به آن‌ها امکان می‌دهد تا تمرکز بیشتری بر روی وظایف اصلی خود داشته باشند و در نتیجه کارایی کلی سازمان افزایش یابد.

2. بهبود تصمیم‌گیری

مدیریت دانش به مدیران و کارکنان این امکان را می‌دهد که به اطلاعات و داده‌های مرتبط دسترسی پیدا کنند. این دسترسی به اطلاعات دقیق و به‌روز به آن‌ها کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری اتخاذ کنند. در دنیای پیچیده و متغیر امروز، داشتن اطلاعات درست در زمان مناسب می‌تواند تفاوت‌های بزرگی در نتایج کسب‌وکار ایجاد کند.

3. نوآوری و خلاقیت

محیطی که در آن دانش به راحتی به اشتراک گذاشته می‌شود، می‌تواند منجر به ایجاد ایده‌های جدید و نوآوری در محصولات و خدمات شود. زمانی که کارکنان به تبادل نظرات و تجربیات خود بپردازند، امکان ایجاد راه‌حل‌های خلاقانه و نوآورانه بیشتر خواهد شد. این امر به سازمان کمک می‌کند تا در بازار رقابتی باقی بماند و به نیازهای متغیر مشتریان پاسخ دهد.

4. حفظ دانش

یکی از چالش‌های بزرگ بسیاری از سازمان‌ها، حفظ دانش در برابر خروج کارکنان و تغییرات است. با مستندسازی و ذخیره‌سازی دانش، سازمان‌ها می‌توانند از اتلاف دانش جلوگیری کنند و اطمینان حاصل کنند که اطلاعات حیاتی در دسترس باقی می‌ماند. این موضوع به ویژه در سازمان‌های بزرگ و پیچیده که دارای کارکنان با تجربه و متخصص هستند، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

5. ارتقاء همکاری

مدیریت دانش به تقویت همکاری بین تیم‌ها و بخش‌های مختلف سازمان کمک می‌کند. با ایجاد بسترهای مناسب برای به اشتراک‌گذاری دانش، کارکنان می‌توانند به راحتی با یکدیگر همکاری کنند و از تجربیات یکدیگر بهره‌مند شوند. این امر باعث ایجاد یک فرهنگ مشترک و افزایش همبستگی در سازمان می‌شود.

6. رضایت مشتری

با بهبود فرآیندها و خدمات از طریق مدیریت دانش، سازمان‌ها می‌توانند تجربه بهتری را برای مشتریان خود فراهم کنند. زمانی که کارکنان به اطلاعات و دانش لازم دسترسی داشته باشند، می‌توانند به سرعت و به طور مؤثر به نیازها و خواسته‌های مشتریان پاسخ دهند. این موضوع باعث افزایش رضایت مشتری و وفاداری آن‌ها به برند می‌شود.

7. کاهش هزینه‌ها

مدیریت دانش می‌تواند به کاهش هزینه‌ها نیز کمک کند. با افزایش کارایی و کاهش زمان‌های هدررفته، سازمان‌ها می‌توانند هزینه‌های عملیاتی خود را کاهش دهند. به علاوه، با بهینه‌سازی فرآیندها و جلوگیری از تکرار اشتباهات، هزینه‌های ناشی از خطاها و ناکارآمدی‌ها نیز کاهش خواهد یافت.

8. توسعه مهارت‌ها

مدیریت دانش فرصت‌هایی برای یادگیری و توسعه مهارت‌های کارکنان فراهم می‌کند. با ایجاد بسترهایی برای به اشتراک‌گذاری دانش و تجربیات، کارکنان می‌توانند از یکدیگر بیاموزند و مهارت‌های خود را ارتقا دهند. این امر نه تنها به رشد فردی کارکنان کمک می‌کند، بلکه به بهبود عملکرد کلی سازمان نیز منجر می‌شود.

9. پیشرفت در یادگیری سازمانی

مدیریت دانش به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به یک یادگیری سازمانی مستمر دست یابند. این به معنای آن است که سازمان‌ها می‌توانند از تجربیات گذشته خود بیاموزند و به طور مداوم بهبود یابند. این فرآیند یادگیری باعث می‌شود که سازمان‌ها در برابر تغییرات و چالش‌های جدید انعطاف‌پذیرتر شوند و بهتر بتوانند به نیازهای بازار پاسخ دهند.

10. تقویت فرهنگ سازمانی

نهایتاً، مدیریت دانش می‌تواند به تقویت فرهنگ سازمانی کمک کند. سازمان‌هایی که به تبادل دانش و تجربیات اهمیت می‌دهند، معمولاً دارای فرهنگی باز و شفاف هستند که در آن کارکنان احساس می‌کنند که نظرات و ایده‌هایشان ارزشمند است. این فرهنگ می‌تواند به جذب و نگهداری استعدادها کمک کند و به ایجاد یک محیط کاری مثبت منجر شود.

در نتیجه، مدیریت دانش نه تنها یک استراتژی مفید برای بهبود عملکرد سازمان‌ها است، بلکه به عنوان یک عامل کلیدی در ایجاد یک سازمان یادگیرنده و نوآور عمل می‌کند. با توجه به مزایای فراوانی که مدیریت دانش به همراه دارد، سازمان‌ها باید به این موضوع توجه ویژه‌ای داشته باشند و استراتژی‌های مناسبی را برای پیاده‌سازی آن در نظر بگیرند.

ارتباط مدیریت دانش با استاندارد ایزو 9001 چیست؟

مدیریت دانش (Knowledge Management) و استاندارد ایزو 9001 (ISO 9001) هر دو به عنوان ابزارهای کلیدی برای بهبود کیفیت و کارایی در سازمان‌ها شناخته می‌شوند. این دو مفهوم، اگرچه از جنبه‌های مختلفی به کار می‌روند، اما ارتباطات عمیق و متقابلی دارند که می‌تواند به موفقیت سازمان‌ها در بازار رقابتی امروز کمک کند. البته سازمان ایزو استانداردی تحت عنوان ISO 30401:2018 دارد. در زیر به بررسی دقیق‌تر این ارتباط می‌پردازیم:

1. تأکید بر بهبود مستمر

استاندارد ایزو 9001 به عنوان یک چارچوب برای مدیریت کیفیت، بر بهبود مستمر فرآیندها تأکید دارد. این به معنای آن است که سازمان‌ها باید به طور مداوم به دنبال شناسایی و اجرای بهبودهای لازم در سیستم‌های خود باشند. در این راستا، مدیریت دانش به عنوان ابزاری مؤثر عمل می‌کند. با جمع‌آوری و تحلیل تجربیات و اطلاعات گذشته، سازمان‌ها می‌توانند نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کرده و بر اساس آن، بهبودهای لازم را در فرآیندها و رویه‌های کاری خود اعمال کنند. به این ترتیب، مدیریت دانش به عنوان یک منبع ارزشمند برای شناسایی فرصت‌های بهبود عمل می‌کند.

2. شناسایی و مدیریت ریسک

ایزو 9001 بر اهمیت شناسایی و مدیریت ریسک‌ها تأکید دارد. این استاندارد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ریسک‌های مرتبط با کیفیت را شناسایی کرده و به طور مؤثر مدیریت کنند. مدیریت دانش می‌تواند به این فرآیند کمک کند، زیرا از طریق تجزیه و تحلیل اطلاعات و تجربیات گذشته، می‌توان ریسک‌های احتمالی را شناسایی کرد و راهکارهای مناسب برای مدیریت آن‌ها ارائه داد. این امر به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که در برابر چالش‌ها و تغییرات بازار انعطاف‌پذیرتر باشند.

3. مستندسازی و شفافیت

یکی از الزامات کلیدی ایزو 9001، مستندسازی فرآیندها و رویه‌ها است. مستندسازی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را شفاف کرده و به راحتی به آن‌ها دسترسی داشته باشند. مدیریت دانش می‌تواند به سازمان‌ها در ایجاد و نگهداری مستندات کمک کند. با ذخیره‌سازی و به اشتراک‌گذاری اطلاعات و دانش، کارکنان می‌توانند به راحتی به منابع لازم دسترسی پیدا کنند و در نتیجه کارایی و بهره‌وری افزایش یابد. این مستندسازی نه تنها به شفافیت کمک می‌کند، بلکه به تسهیل آموزش کارکنان جدید نیز منجر می‌شود.

4. آموزش و توسعه کارکنان

استاندارد ایزو 9001 بر اهمیت آموزش و توسعه مهارت‌های کارکنان تأکید دارد. این استاندارد به سازمان‌ها می‌گوید که باید برنامه‌های آموزشی مناسبی را برای ارتقاء مهارت‌های کارکنان خود ایجاد کنند. مدیریت دانش می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا تجربیات و دانش خود را به راحتی به اشتراک بگذارند و از این طریق، فرآیندهای آموزشی مؤثرتری را ایجاد کنند. به عنوان مثال، ایجاد بسترهایی برای یادگیری از تجربیات گذشته می‌تواند به بهبود مهارت‌های کارکنان و افزایش توانمندی‌های آن‌ها منجر شود.

5. فراهم کردن اطلاعات برای تصمیم‌گیری

استاندارد ایزو 9001 بر اساس شواهد و داده‌ها برای تصمیم‌گیری تأکید می‌کند. این به معنای آن است که مدیران باید تصمیمات خود را بر اساس اطلاعات دقیق و به‌روز اتخاذ کنند. مدیریت دانش می‌تواند به جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها و اطلاعات مرتبط کمک کند. این اطلاعات می‌توانند شامل تجربیات گذشته، نظرات مشتریان و تحلیل‌های بازار باشند. با دسترسی به این داده‌ها، مدیران می‌توانند تصمیمات بهتری اتخاذ کنند و استراتژی‌های مؤثرتری را برای بهبود کیفیت و کارایی سازمان پیاده‌سازی کنند.

6. ایجاد فرهنگ کیفیت

مدیریت دانش می‌تواند به ایجاد فرهنگی مبتنی بر کیفیت در سازمان کمک کند. با به اشتراک‌گذاری موفقیت‌ها و تجربیات مثبت، کارکنان ترغیب می‌شوند که به بهبود کیفیت و کارایی توجه بیشتری داشته باشند. این فرهنگ می‌تواند به جذب و نگهداری استعدادها کمک کند و به ایجاد یک محیط کاری مثبت منجر شود. به علاوه، زمانی که کارکنان احساس کنند که دانش و تجربیات آن‌ها ارزشمند است، انگیزه بیشتری برای مشارکت در فرآیندهای بهبود کیفیت خواهند داشت.

7. پاسخگویی به نیازهای مشتری

استاندارد ایزو 9001 تأکید زیادی بر رضایت مشتری دارد. این استاندارد به سازمان‌ها می‌گوید که باید به نیازها و انتظارات مشتریان توجه کنند و به سرعت به تغییرات بازار پاسخ دهند. مدیریت دانش می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا نیازها و انتظارات مشتریان را بهتر درک کنند. با جمع‌آوری و تحلیل اطلاعات مرتبط با مشتریان، سازمان‌ها می‌توانند خدمات و محصولات خود را بهبود بخشند و تجربه بهتری را برای مشتریان خود فراهم کنند.

8. تحلیل داده‌ها و اطلاعات

مدیریت دانش به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که داده‌ها و اطلاعات را جمع‌آوری و تحلیل کنند. این تحلیل‌ها می‌توانند به شناسایی نقاط قوت و ضعف سازمان کمک کنند و به بهبود مستمر فرآیندها منجر شوند. به عنوان مثال، با تحلیل داده‌های عملکرد، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهایی را که نیاز به بهبود دارند شناسایی کنند و اقداماتی برای بهبود آن‌ها انجام دهند.

9. تقویت ارتباطات داخلی

مدیریت دانش می‌تواند به تقویت ارتباطات داخلی در سازمان کمک کند. با ایجاد بسترهایی برای به اشتراک‌گذاری دانش، کارکنان می‌توانند به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و از تجربیات یکدیگر بهره‌مند شوند. این ارتباطات می‌توانند به تقویت همکاری بین تیم‌ها و بخش‌های مختلف سازمان منجر شوند و در نتیجه کارایی کلی سازمان را افزایش دهند.

10. توسعه یک سیستم مدیریت کیفیت یکپارچه

با ترکیب مدیریت دانش و ایزو 9001، سازمان‌ها می‌توانند یک سیستم مدیریت کیفیت یکپارچه و مؤثر ایجاد کنند. این سیستم می‌تواند شامل فرآیندهای بهبود مستمر، شناسایی و مدیریت ریسک، مستندسازی، آموزش و توسعه کارکنان و پاسخگویی به نیازهای مشتری باشد. این یکپارچگی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به طور مؤثرتری به اهداف کیفیت خود دست یابند و در بازار رقابتی باقی بمانند.

در نهایت، ارتباط بین مدیریت دانش و استاندارد ایزو 9001 به وضوح نشان‌دهنده این است که هر دو به دنبال بهبود کیفیت و کارایی در سازمان‌ها هستند. پیاده‌سازی مؤثر مدیریت دانش می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا الزامات ایزو 9001 را بهتر برآورده کنند و در نتیجه به موفقیت بیشتری دست یابند.

با توجه به مزایای فراوانی که هر دو مفهوم به همراه دارند، سازمان‌ها باید به دنبال ایجاد یک سیستم مدیریت دانش قوی باشند که به تقویت فرآیندهای کیفیت و بهبود مستمر کمک کند. این امر نه تنها به بهبود عملکرد داخلی سازمان کمک می‌کند، بلکه به ایجاد رضایت بیشتر در مشتریان و در نتیجه افزایش وفاداری آن‌ها نیز منجر میگردد.

دانلود نمونه مستندات روش اجرایی مدیریت دانش – فرمت Word