دستورالعمل سرویس و نگهداری تجهیزات رایانه ای و ارتباطی

سرعت رو به افزایش تکنولوژی و ابزارهای ارتباطی و فناوری ارتباط امروزه از عوامل موفقیت شرکتهاست. اکثر کسب و کارها بدون ابزار و تجهیزات IT قادر به ادامه حیات نیستند. از اینرو همه شرکتها و سازمانها همه اموراتشان را در بستر سیستم ها و تجهیزات IT انجام می دهند. IT پایه و اساسی الزامی برای اجرای فرایندهای شرکتهاست. دستورالعمل سرویس و نگهداری تجهیزات رایانه ای و ارتباطی بعناون یک سند مهم می تواند زیربنای فعالیتهای واحد IT باشد.

دستورالعمل سرویس و نگهداری تجهیزات رایانه ای و ارتباطی برای اجرای اصولی و دقیق فرآیند IT در هر شرکتی است. تجهیزات رایانه ای و ارتباطی بایستی همواره آماده به کار باشند. روش اجرایی سرویس و نگهداری رایانه ای و ارتباطی موجود در زیر بعنوان نمونه ارائه می گردد. لذا شما می توانید با الگوبرداری از آن نسبت به بومی سازی آن برای شرکت خود اقدام نمایید. تمامی روش های اجرایی و دستورالعمل ها به عنوان مثال دستورالعمل نگهداری از اموال درون سایت سیستم کاران به اشتراک گذاشته شده است.

1-  هدف :

هدف از نگارش اين دستورالعمل ، تشريح نحوه نگهداري و تعميرات تجهيزات رایانه ای و ارتباطی موجود در شرکت مي‌باشد.

2- دامنه كاربرد :

دامنه كاربرد اين دستورالعمل شامل کلیه تجهیزات رایانه ای و ارتباطی است كه تحت كنترل شرکت ميباشد.

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : مدیریت پشتیبانی
• اجرا : واحد IT

4- شرح:

فعاليت های بخش نگهداري و تعمیرات تجهیزات نرم افزاری و سخت افزاری رایانه ایی و ارتباطی به دو بخش عمده تقسیم می گردد.

 1ـ  سرويس‌هاي ادواري و تعمیرات پيشگيرانه تجهیزات نرم افزاری و سخت افزاری رایانه ایی و ارتباطی

 2ـ تعميرات اتفاقي تجهیزات نرم افزاری و سخت افزاری رایانه ایی و ارتباطی

4-1- سرويس‌هاي ادواري و تعمیرات پيشگيرانه

کلیه تجهیزات سخت افزاری رایانه ایی و ارتباطی موجود در سطح شرکت مورد شناسایی قرار گرفته و در فرم فهرست تجهیزات رایانه ایی و ارتباطی با کد F-10-02-01  ثبت می گردد. برای هر یک از این رایانه ها مطابق با فرم شناسنامه تجهیزات رایانه ایی/ارتباطی با کد F-10-02-02 یک شناسنامه ایجاد می گردد. در این شناسنامه اطلاعات تجهیز ثبت شده و نسبت به تعیین سرویسها و تعمیرات پیشگیرانه دوره ایی اقدام می گردد.

بر اساس شناسنامه سیستم های موجود در شرکت یک برنامه سالیانه جهت انجام بازدیدها و تعمیرات پیشگیرانه تهیه کرده و در فرم برنامه سالیانه نگهداری و تعمیرات تجهیزات رایانه ایی / ارتباطی با کد F-10-02-03  ثبت می گردد. بخش IT براساس فرم برنامه سالیانه نگهداری و تعمیرات تجهیزات رایانه ایی / ارتباطی  با کد  F-10-02-03  و  فرم شناسنامه تجهیزات رایانه ایی / ارتباطی با کد F-10-02-02  اقدام به برنامه‌ريزي ماهانه جهت انجام بازدیدها و تعمیرات پیشگیرانه مطابق  با فرم برنامه‌ريزي نگهداری و تعميرات پيشگيرانه تجهیزات رایانه ایی / ارتباطی در ماه با کد F-10-02-04  مي‌نمايد. واحد IT  به منظور حصول اطمينان از انجام بازرسي‌هاي فني و تعميرات پيشگيرانه بصورت منظم و طبق برنامه تهیه شده، موظف به پيگيري فعاليتهاي انجام شده و ثبت در فرم برنامه‌ريزي نگهداری و تعميرات پيشگيرانه تجهیزات رایانه ایی / ارتباطی در ماه با کد F-10-02-04  مي‌باشد

تبصره : سرويس‌هاي روزانه توسط خود اپراتور انجام شده و نيازي به‌ثبت نمي‌باشد.

در صورت مشاهده اشكال فني در حين بازرسي‌هاي پيشگيرانه توسط مسئول IT مسئول آن تجهیزات مطابق با فرم درخواست تعميرات تجهیزات رایانه ایی ارتباطی با کد F-10-02-05 ، در خواست انجام تعمیرات پیشگیرانه می نماید تا  تعميرات لازم جهت رفع اشکالات فنی  انجام ‌شود. بعد از انجام تعمیرات و تاييد عملكرد رایانه  پس از تعمير، با امضا در محل تحويل‌‌‌گيرنده مشخص مي‌گردد.

4-2- تعميرات اتفاقي  

با مشاهده هر گونه اشكال سخت افزاری توسط اپراتورها و کارکنان مطابق با فرم درخواست تعميرات تجهیزات رایانه ایی/ارتباطی با کد F-10-02-05 ، در خواست انجام تعمیرات می گردد تا  تعميرات لازم جهت رفع اشکالات انجام ‌شود. بعد از انجام تعمیرات و تاييد عملكرد رایانه ها  پس از تعمير، با امضا در محل تحويل‌‌‌گيرنده مشخص مي‌گردد. نتايج تعميرات در همان فرم  ثبت مي گردد و به‌عنوان سابقه نزد واحد IT بايگاني مي‌شود.

به منظور آگاهي از تعميرات انجام شده بر روي هر كدام از تجهیزات رایانه ایی در طول مدت زمان كاركرد سوابق تعميرات انجام شده توسط مسئول IT در فرم كارنامه تعميرات تجهیزات رایانه ایی/ارتباطی با کد F-10-02-06  ثبت می گردد.

4-3- نرم افزارها

کلیه نرم افزارهای نصب شده بر روی تجهیزات تحت کنترل واحد IT می باشد. چنانچه هر یک از کارکنان نیاز به نصب نرم افزار جدید و یا ارتقای ورژن نرم افزار فعلی خود را داشته باشند، حتما بایستی با اطلاع و هماهنگی و مدیریت واحد IT انجام پذیرد. لذا نصب و ارتقای هرگونه نرم افزار بر روی تجهیزات اکیدا ممنوع است.

4-4- سیستم BACK UP گیری

واحد IT موظف است که نسبت به راه اندازی سیستم پشتیبان گیری از اطلاعات کارکنان و یا دیتا بیس نرم افزار ها ( همچون مایکروسافت ) اقدامات مقتضی را اعمال نماید. میزان و شدت امنیت اطلاعات و داده های بر روی سیستمها توسط مدیریت پشتیبانی تعیین و ابلاغ می گردد.

5-توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6-مدارک پیوست  :

نمونه دستورالعمل IT

از جمله دستورالعملهای مهم در انواع مستندات ایزو ، نمونه دستورالعمل IT برای بخش کارکنان واحد IT تهیه و تدوین گردید. روش اجرایی IT جهت حصول اطمینان عملکرد واحد IT در نگهداری و سرویسهای ادواری تجهیزات IT هست. برخی از شرکتها نه تنها فقط تجهیزات سخت افزار رایانه را تحت کنترل می گیرند، بلکه تجهیزات نرم افزاری را نیز کنترل و مدیریت می کنند.

اخذ گواهینامه ایزو 9001 و دستورالعمل IT

خیلی شرکتها برای گرفتن گواهینامه های بین المللی ایزو ، اقدام به مستندسازی فرآیندهای خود می کنند. هدف از مستند سازی فرآیند IT نیز، حفظ یکپارچگی و انسجام و نظم در اجرای نگهداری و سرویس تجهیزات فناوری و ارتباطات است. البته در استاندارد ISO9001 الزامی بابت مستندسازی فرآیند IT وجود ندارد. بلکه هر سازمانی در صورت ضرورت فرآیند IT را مستند می کند. جهت لیست گواهینامه های ایزو | انواع ایزو بر اساس نوع کسب و کار خود کلیک نمایید.

نمونه فرم های مورد استفاده در IT

هر شرکتی و یا هر کارشناسی بصورت سلیقه ای اقدام به طراحی فرم می کند. در حوزه نگهداری و سرویس رایانه ها نیز این کار توسط مهندسان IT انجام می گردد. فرم شناسنامه تجهیز یا فرم شناسنامه سیستم از جمله این فرم ها می باشد. ساختار این فرم طوریست که کلیه مشخصات تجهیز در آن قید میشود. علاوه بر آن سرویسهای دوره ای در زمان و دوره انجام این سرویس ها در این فرم وجود دارد.

فرم فهرست تجهیزات IT و ITC یا لیست تجهیزات رایانه ای و ارتباطی نیز موضوعیت دارد. در این فرم فهرست کلیه تجهیزات و دستگاهها درج می گردد.

دستورالعمل IT و اجرای آن

چنانچه برای اجرای دستورالعملهای مربوط به IT و ITC با مشکل مواجه هستید، با مرکز سیستم کاران با شماره 79165-021 تماس حاصل نمایید. کارشناسان مرکز سیستم کاران بطور ایگان به شما مشاوره می دهند.

دستورالعمل نگهداری تجهیزات فناوری اطلاعات

سرویس و نگهداری تجهیزات رایانه‌ای و ارتباطی یک فرایند ضروری است که به منظور افزایش عمر مفید، بهبود عملکرد، و جلوگیری از بروز مشکلات انجام می‌شود. این فرایند شامل مراحل مختلفی است که هر کدام به نوعی به حفظ و نگهداری تجهیزات کمک می‌کند. در اینجا به تفصیل به این مراحل و نکات مهم می‌پردازیم.

1. بررسی دوره‌ای تجهیزات

یکی از مهم‌ترین مراحل در نگهداری تجهیزات، انجام بررسی‌های دوره‌ای است. این بررسی‌ها به ما کمک می‌کند تا از عملکرد صحیح سیستم‌ها اطمینان حاصل کنیم.

– تست عملکرد: در این مرحله، باید عملکرد کلی سیستم‌ها و تجهیزات را بررسی کنیم. این کار شامل بررسی سرعت پردازش، زمان بارگذاری نرم‌افزارها و پاسخگویی سیستم به دستورات است. انجام این تست‌ها به ما کمک می‌کند تا مشکلات احتمالی را شناسایی کنیم.

– چک کردن اتصالات: اتصالات فیزیکی، مانند کابل‌های برق و داده، باید به‌طور مرتب بررسی شوند. هرگونه آسیب یا نقص در این اتصالات می‌تواند منجر به بروز مشکلات جدی در عملکرد تجهیزات شود. بنابراین، بررسی اتصالات و اطمینان از سلامت آن‌ها بسیار مهم است.

2. تمیزکاری

تمیز کردن تجهیزات یکی از مراحل کلیدی در نگهداری است که به حفظ عملکرد بهینه آن‌ها کمک می‌کند.

– تمیز کردن فیزیکی: گرد و غبار و آلودگی‌ها می‌توانند به عملکرد تجهیزات آسیب بزنند. بنابراین، باید به‌طور منظم سطح تجهیزات را تمیز کنیم. استفاده از پارچه‌های نرم و مواد مناسب برای تمیز کردن بسیار مهم است.

– استفاده از مواد مناسب: برای تمیز کردن تجهیزات، باید از مواد غیرخورنده و مخصوص استفاده کنیم. برخی از مواد شیمیایی ممکن است به تجهیزات آسیب بزنند، بنابراین انتخاب مواد تمیزکننده باید با دقت انجام شود.

3. بروزرسانی نرم‌افزارها

نرم‌افزارها نیاز به بروزرسانی منظم دارند تا از امنیت و عملکرد بهینه آن‌ها اطمینان حاصل شود.

– نصب بروزرسانی‌ها: شرکت‌های نرم‌افزاری به‌طور مرتب بروزرسانی‌هایی برای رفع اشکالات و بهبود عملکرد ارائه می‌دهند. نصب این بروزرسانی‌ها باید در اولویت قرار گیرد.

– پشتیبان‌گیری: انجام پشتیبان‌گیری منظم از داده‌ها یکی از مهم‌ترین اقدامات است. این کار به ما کمک می‌کند تا در صورت بروز مشکلات، اطلاعات خود را از دست ندهیم. استفاده از خدمات ابری یا هارد دیسک‌های خارجی می‌تواند گزینه‌های مناسبی برای پشتیبان‌گیری باشد.

4. مدیریت حرارت

مدیریت حرارت و دما یکی از عوامل کلیدی در نگهداری تجهیزات رایانه‌ای است.

– تهویه مناسب: تجهیزات رایانه‌ای معمولاً تولید حرارت می‌کنند. بنابراین، وجود تهویه مناسب برای جلوگیری از overheating بسیار مهم است. استفاده از فن‌ها و سیستم‌های خنک‌کننده می‌تواند در این زمینه مؤثر باشد.

– بررسی فن‌ها: عملکرد فن‌ها و سیستم‌های خنک‌کننده باید به‌طور مرتب بررسی شود. هرگونه نقص در این سیستم‌ها می‌تواند منجر به افزایش دما و آسیب به تجهیزات شود.

5. امنیت

امنیت تجهیزات و داده‌ها یکی از مهم‌ترین جنبه‌های نگهداری است.

– نصب آنتی‌ویروس: استفاده از نرم‌افزارهای امنیتی و به‌روز برای محافظت از سیستم‌ها در برابر ویروس‌ها و حملات سایبری بسیار ضروری است. این نرم‌افزارها باید به‌طور مرتب بروزرسانی شوند تا از جدیدترین تهدیدات محافظت کنند.

– آموزش کاربران: آموزش کاربران در مورد تهدیدات امنیتی و روش‌های محافظت از اطلاعات و تجهیزات می‌تواند به کاهش خطرات کمک کند. برگزاری دوره‌های آموزشی و ارائه منابع آموزشی می‌تواند مؤثر باشد.

6. نگهداری سخت‌افزاری

نگهداری سخت‌افزاری شامل بررسی و تعویض قطعات آسیب‌دیده است.

– تعویض قطعات: برخی از قطعات ممکن است به مرور زمان آسیب ببینند یا عملکرد خود را از دست بدهند. در این صورت، تعویض این قطعات باید به‌طور سریع انجام شود تا از آسیب بیشتر به سیستم جلوگیری شود.

– بررسی باتری‌ها: وضعیت باتری‌ها و منبع تغذیه باید به‌طور مرتب بررسی شود. باتری‌های قدیمی یا آسیب‌دیده ممکن است عملکرد سیستم را تحت تأثیر قرار دهند.

7. ثبت و مستندسازی

مستندسازی و ثبت اطلاعات مربوط به سرویس‌ها و نگهداری‌ها می‌تواند به تحلیل مشکلات و پیشگیری از تکرار آن‌ها کمک کند.

– ثبت خرابی‌ها: هرگونه مشکل یا خرابی باید به‌دقت ثبت شود. این اطلاعات می‌تواند به ما کمک کند تا الگوهای خاصی را شناسایی کنیم و در آینده از بروز آن‌ها جلوگیری کنیم.

– مستندسازی سرویس‌ها: نگهداری سوابق سرویس‌ها و نگهداری‌ها به ما کمک می‌کند تا روندهای کارآمد را شناسایی کنیم و بهبودهای لازم را انجام دهیم.

پیروی از این دستورالعمل‌ها می‌تواند به بهبود عملکرد و افزایش عمر تجهیزات رایانه‌ای و ارتباطی کمک کند. همچنین، آموزش و آگاهی کاربران نیز نقش مهمی در حفظ و نگهداری این تجهیزات دارد. با رعایت این مراحل و نکات، می‌توانیم از بروز مشکلات جدی جلوگیری کرده و به بهره‌وری بیشتری دست یابیم.

شرح وظایف مسئول یا مدیر IT

مسئول یا مدیر IT (فناوری اطلاعات) در هر سازمان نقش بسیار حیاتی و کلیدی ایفا می‌کند. وظایف این مسئول یا مدیر به‌گونه‌ای طراحی شده است که اطمینان حاصل شود تمامی سیستم‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات به‌طور مؤثر و کارآمد عمل می‌کنند. این وظایف شامل جنبه‌های مختلفی از مدیریت زیرساخت‌ها تا پشتیبانی فنی و امنیت اطلاعات می‌شود. در ادامه، به تفصیل به هر یک از این وظایف می‌پردازیم.

1. مدیریت زیرساخت‌های فناوری اطلاعات

   – نظارت بر سخت‌افزار و نرم‌افزار: مسئول یا مدیر IT باید به‌طور مداوم بر عملکرد و وضعیت سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای موجود در سازمان نظارت داشته باشد. این نظارت شامل بررسی وضعیت سرورها، کامپیوترها، و سایر تجهیزات فناوری اطلاعات است تا از عملکرد بهینه آن‌ها اطمینان حاصل شود.

   – نصب و پیکربندی تجهیزات: یکی از وظایف اصلی مسئول یا مدیر IT، نصب و پیکربندی سرورها، کامپیوترها و سایر تجهیزات فناوری اطلاعات است. این کار شامل تنظیمات اولیه، نصب نرم‌افزارهای لازم و اطمینان از سازگاری تجهیزات با یکدیگر است. این موارد نیز باید در دستورالعمل سرویس و نگهداری تجهیزات رایانه ای و ارتباطی ثبت گردد.

2. پشتیبانی فنی IT

   – پاسخگویی به مشکلات کاربران: مسئول یا مدیر IT باید به‌طور سریع و مؤثر به مشکلات فنی کاربران پاسخ دهد. این شامل عیب‌یابی مشکلات نرم‌افزاری و سخت‌افزاری، ارائه راه‌حل‌های مناسب و پیگیری مسائل تا زمان حل کامل آن‌ها است.

   – آموزش کاربران: علاوه بر ارائه پشتیبانی، مسئول یا مدیر IT باید آموزش‌های لازم را به کارکنان ارائه دهد تا آن‌ها بتوانند به‌طور مؤثر از نرم‌افزارها و ابزارهای فناوری اطلاعات استفاده کنند. این آموزش‌ها می‌تواند شامل کارگاه‌های آموزشی، جلسات توجیهی و ارائه منابع آموزشی باشد. موارد فوق نیز در دستورالعمل سرویس و نگهداری تجهیزات رایانه ای و ارتباطی درج میگردد.

3. مدیریت شبکه

   – نظارت بر شبکه: مسئول یا مدیر IT باید بر عملکرد شبکه‌های داخلی و خارجی نظارت داشته باشد. این کار شامل بررسی سرعت و کیفیت اتصال، شناسایی مشکلات و بهینه‌سازی عملکرد شبکه است.

   – پیکربندی روترها و سوئیچ‌ها: مسئول یا مدیر IT موظف است تجهیزات شبکه مانند روترها و سوئیچ‌ها را به‌درستی پیکربندی کند. این تنظیمات باید به‌گونه‌ای باشد که امنیت و کارایی شبکه را تضمین کند.

4. امنیت اطلاعات

   – اجرای سیاست‌های امنیتی: مسئول یا مدیر IT باید سیاست‌های امنیتی را توسعه داده و اجرا کند تا از داده‌های سازمان در برابر تهدیدات و حملات سایبری محافظت کند. این سیاست‌ها باید شامل روش‌های مدیریت دسترسی، رمزنگاری داده‌ها و کنترل‌های امنیتی دیگر باشد.

   – نظارت بر تهدیدات امنیتی: مسئول یا مدیر IT باید به‌طور مداوم تهدیدات امنیتی را شناسایی و به آن‌ها پاسخ دهد. این شامل تجزیه و تحلیل لاگ‌ها، شناسایی نقاط ضعف و اجرای اقدامات پیشگیرانه است.

5. مدیریت داده‌ها

   – پشتیبان‌گیری از داده‌ها: یکی از وظایف حیاتی مسئول یا مدیر IT انجام پشتیبان‌گیری منظم از داده‌ها است. این کار به‌منظور جلوگیری از از دست رفتن اطلاعات و اطمینان از بازیابی آن‌ها در صورت بروز مشکلات انجام می‌شود. مسئول یا مدیر IT باید از روش‌های مناسب پشتیبان‌گیری و ذخیره‌سازی استفاده کند.

   – مدیریت پایگاه‌های داده: مسئول یا مدیر IT باید بر عملکرد و امنیت پایگاه‌های داده نظارت کند. این شامل بهینه‌سازی عملکرد پایگاه‌های داده، انجام پشتیبان‌گیری منظم و اطمینان از امنیت داده‌ها است.

6. برنامه‌ریزی و توسعه

   – تحلیل نیازهای فناوری: مسئول یا مدیر IT باید نیازهای فناوری اطلاعات سازمان را شناسایی کرده و برنامه‌ریزی‌های لازم برای بهبود و توسعه آن‌ها را انجام دهد. این شامل ارزیابی تکنولوژی‌های جدید و تطابق آن‌ها با نیازهای سازمان است.

   – مدیریت پروژه‌های IT: مسئول یا مدیر IT باید پروژه‌های فناوری اطلاعات را هدایت و مدیریت کند. این شامل برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و تخصیص منابع برای پروژه‌ها به‌منظور تحقق اهداف سازمانی است.

7. مستند سازی IT

   – ثبت سوابق سیستم‌ها: مسئول یا مدیر IT باید تمامی مراحل نصب، پیکربندی و نگهداری سیستم‌ها و تجهیزات را مستندسازی کند. این مستندسازی به‌منظور تسهیل در مدیریت و عیب‌یابی سیستم‌ها بسیار مهم است.

   – تهیه گزارش‌های عملکرد: مسئول یا مدیر IT باید گزارش‌های دوره‌ای از وضعیت سیستم‌ها، مشکلات و پروژه‌های IT تهیه کند. این گزارش‌ها می‌توانند به مدیریت کمک کنند تا تصمیمات بهتری در زمینه فناوری اطلاعات اتخاذ کنند. در مستندات ایزو مخصوصا دستورالعمل سرویس و نگهداری تجهیزات رایانه ای و ارتباطی کلیه سوابق بایستی تعریف گردد.

8. هماهنگی با سایر واحدها

   – همکاری با سایر دپارتمان‌ها: مسئول یا مدیر IT باید با سایر واحدهای سازمان همکاری کند تا نیازها و چالش‌های آن‌ها را شناسایی کند. این همکاری می‌تواند به بهبود فرآیندها و افزایش بهره‌وری کمک کند.

   – مشاوره به مدیریت: مسئول یا مدیر IT باید به مدیریت در زمینه فناوری اطلاعات مشاوره دهد و در تصمیم‌گیری‌های مرتبط با سرمایه‌گذاری در فناوری اطلاعات کمک کند. این مشاوره می‌تواند شامل تحلیل هزینه-فایده و ارزیابی ریسک‌ها باشد.

مسئول یا مدیر IT نقش کلیدی و حیاتی در حفظ و بهبود عملکرد سیستم‌های فناوری اطلاعات در سازمان‌ها دارد. با انجام وظایف فوق، مسئول یا مدیر IT می‌تواند به افزایش بهره‌وری، امنیت و کارایی سازمان کمک کند. این مسئول یا مدیریت‌ها نه‌تنها به حفظ زیرساخت‌های فناوری اطلاعات کمک می‌کند، بلکه به بهبود تجربه کاربران و تحقق اهداف سازمانی نیز می‌انجامد. در نتیجه، مسئول یا مدیر IT باید همواره در حال یادگیری و به‌روز رسانی دانش خود باشد تا بتواند به بهترین شکل ممکن به نیازهای سازمان پاسخ دهد.

در قسمت زیر فایل Word دستورالعمل IT و ITC یا همان دستورالعمل سرویس و نگهداری تجهیزات رایانه ای و ارتباطی ارائه می گردد.

دانلود رایگان نمونه دستورالعمل سرویس و نگهداری تجهیزات رایانه ای و ارتباطی – فرمت Word