نظام پیشنهاداتS.S  ( Suggestion system )

نیروی انسانی مهمترین منابع اساسی و اصلی هر سازمان و شرکتی هست. بهبود رویکرد و پیشرفت شرکت و سازمان و موسسه بدست نیروی انسانی کارآمد و توانمند فکری هست. بایستی توانمندی و قدرت ذهنی و فکری درون سازمان بکار گرفته شود. این سرمایه ( تفکرات و ذهنیات نیزوی انسانی ) بایستی بدون استفاده باقی نماند. بلکه باید با استفاده از راهبردها و راهکارهای درست و مناسب از آنها استفاده کرد. یکی از این راهبردها نظام پیشنهادات S.S ) Suggestion system ) است.

استفاده از تمام منابع موجود، قطعا بهره وری خوبی خواهیم داشت. همچنین راهکار موفقیت آمیز مدیریتی به مشارکت گروهی هست. این مشارکت قدرت مدیریت و رهبری یه کارکنان میدهد تاضمن اینکه از توانییهای خودشان استفاده میکنند با انگیزه بالاتری کار کنند. با استفاده از قدرت و نیروی فکریشان و پیشنهادات سازنده باعث پیشرفت و بهره وری سازمان میگردند.

نظام پیشنهادات – مشارکت همگانی

نظام پیشنهادات با این تفاسیر تکنیکی هست که میگوید از اندیشه و فکر کارکنان یک مجموعه نشات میگیرد. از کارکنان می توان درحوزه مشکلات و یافتن مسائل و مشکلات و پیدا کردن راههای حل مشکلات بهره گیری کرد. تمامی کارکنان یک مجموعه از پایینترین رده سازمان تا بالاترین رده نظرات و پیشنهادات و ابتکارات خودشان را جهت بهبود فرآیند مشارکت میدهند. رویکرد سازمان جهت بهره وری و افزلیش کیفیت و خدمات کالا ضمن حل مسائل و مشکلات در پیشرفت سازمان موثر هست. همچنین همگان با انگیزه بالا فعالیت میکنند و همیشه همفکری و استفاده از چندین فکر قطعا بهتر از یک نفر هست.

نظام پیشنهادات تنها به بیان مشکلات نمی پردازد بلکه بیشتر به رفع مشکلات فکر میکند. با استفاده از بکار گیری تفکرات کارکنان فعال درون سازمان پیشنهادهای اصلاحی را جهت حل مشکلات  میتوان اجرایی کرد. این امر و توجه و بررسی پیشنهادات کارکنان آنها را بابت فرآیندها و فعالیتهای کاری بیشتر حساس میکند. همچنین باعث افزایش خلاقیت و روحیه کارکنان میگردد.

مشاوره راه اندازی سیستم s.s

جهت رواج چنین راهکرد و طرحی باید افراد تصمیم گیر از نظرات و پیشنهادات کارکنان استفاده کنند و از بکارگیری آنها ترسی نداشته باشند. کارکنان و مدیران باید بابت این امر آماده شوند و بدانند این وظیفه کاری نیزن یست بلکه مشارکتی داوطلبانه هست.

هدف اصلی سازمانها از این کار در برخی موارد تنها افزایش سود و درآمد و کاهش هزینه ها نیست. بلکه هدف اصلی ایجاد انگیزه کارکنان ، رضایت شغلی آنها و ایجاد زمینه های مناسب جهت تعامل و همکاری و همفکری گروهی درون محیطی غیر رسست. نتیجه راه اندازی سیستم پیشنهادات ممکنست باعث افزایش درآمد و کاهش هزینه ها شود. همین مشارکت باعث حس خوب و خوشایند و نشاط و بالارفتن روحیه کاری و مشارکت کارکنان میگردد. مرکز سیستم کاران آماده ارائه خدمات مشاوره راه اندازی سیستم s.s هست.

متدها و ترفندها و روشهای ارائه پیشنهادات:

شروع کار با طراحی و ارائه فرمهایی متناسب نیاز شرکتها و سازمانها که به واحدهای مختلف سازمان توزیع میگردد. همچنین فرمها میتواند در اختیار دبیرخانه نظام پیشنهادات قرار گیرد. واحدهای مختلف فرمهای سیستم پیشنهادات را پر کنند و بعداز تکمیل پیشنهادات دوباره به مسئول مرتبط بر می گرداند. مدیر واحد s.s تمامی فرمها را و موارد مندرج در آنها را بررسی میکند. پیشنهادات سازنده و غیر تکراری را که به حل مشکلات کمک میکند بکار میگیرد.

نصب صندوق پیشنهادات هم میتواند خیلی کارساز باشد. راه های دیگر بصورت نامه و همچنین ایمیل می تواند باشد. مدیر مربوطه طی یک بازده زمانی مشخص ایمیلها و صندوقها را چک و بررسی می کند و نظرات و پیشنهادات رامورد بررسی قرار دهد. استفاده از روش اجرایی پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی میتواند خیلی موثر باشد.

روش دیگر نظرخواهی مستقیم از کارکنان در جلسات حضوری هست. از پیامک و ارتباط تلفنی و پیام رسانهای مجازی نیز بعنوان ابزارهای خوبی میتوان استفاده کرد.

در تمامی این روشها نظرات و پیشنهادات بایستی بررسی گردد و همچنین جهت ایجاد انگیزه بهتر است برای پیشنهادات موثر پاداش در نظر گرفت.

ارائه طرح نظام پیشنهادات S.S

فاز1: شناخت و بررسی وضعیت موجود مجموعه

فاز2: ایجاد ساختار سازمانی فرد یا واحدی جهت واگذاری اختیارات و مسئولیت ها و وظایف

فا3: تعیین دامنه اجرای طرح در حوزه های مختلف ذی نفعان شامل: کارکنان، هیأت مدیره، تأمین کنندگان، مشتریان، مشاوران، نهادها و سازمان های دولتی و غیر دولتی مرتبط با مجموعه

فاز4: تعیین شاخص ها و معیارهایی با قابلیت کمی و اندازه گیری مانند: اثربخشی ریالی، اثربخشی میزان و رضایت ذینفعان از جمله کارکنان و هیأت مدیره

فاز5: تهیه و تدوین مستندات نظام پیشنهادات شامل بر:

1- منشور نظام پیشنهادات

2- روش اجرایی نظام پیشنهادات شامل:

1-2- دستورالعمل تعیین پاداش

2-2- دستورالعمل ایجاد مدیریت کانال های ارتباطی با ذی نفعان

3-2- دستورالعمل دریافت پیشنهادات از ذی نفعان

4-2- دستورالعمل نظر سنجی و ابلاغ درخواست ارائه پیشنهادات

5-2- دستورالعمل اجرایی کمیته بررسی پیشنهادات وارده

6-2- دستورالعمل پیشگیری پیشنهادات مقبول

7-2- دستورالعمل سنجش اثربخشی پیشنهادات مقبول

8-2- دستورالعمل گزارش دهی دوره ای شامل: هفتگی، ماهیانه، فصلی و سالیانه

9-2- دستورالعمل ممیزی نظام پیشنهادات

10-2- دستورالعمل مدیریت اطلاعات مستند (شامل مستندات و سوابق)

فاز6: اجرای طرح نظام پیشنهادات، طراحی و مستند شده

فاز7: ممیزی نظام پیشنهادات اجرا شده

فاز8: تجزیه و تحلیل داده ها و سنجش اثربخشی طرح

نظام پیشنهادات و استاندارد ایزو

بین نظام پیشنهادات و استاندارد ایزو یک رابطه فنی وجود دارد. این رابطه بدین صورت است که نظام پیشنهادات در واقع در دل استانداردهای ایزو است. نظام پیشنهادات S.S در استاندارد ایزو 9001 و ایزو 10002 به صراحت وجود دارد. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد ارتباط بین نظام پیشنهادات S.S و الزامات ایزو ها دستورالعمل رسیدگی به شکایات کارفرمایان (مشتریان) را مطالعه بفرمایید. در قسمتی از این دستورالعمل به مبحث پیشنهادات اشاره گردید.

از جمله مستنداتی که در یازو میتوان به نظام پیشنهادات S.S ربط داد، مستندات سنجش رضایت است. در این سند نیز در مقطعی به موضوع رسیدگی به پیشنهادات اشاره گردید. همچنین در روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی نیز موضوع رسیدگی به سیستم پیشنهادات وجود دارد و برای آن اقدامات عملی تعریف گردید.

مرکز سیستم کاران با چندین سال سابقه درخشان در خئمت متقاضیان گواهینامه های ملی و بین المللی هست. برای دریافت گواهینامه های ایزو در مورد سیستم پیشنهادات با ما تماس بگیرید. سیستم کاارن به شماره تماس 79165-021 در خدمت شماست.

با ما حرفه ایی مدیریت کنید.

سیستم کاران – سازمان مرکزی

تلفن : 79165-021