روش اجرایی پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی

روش اجرایی پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی روشی جهت پردازش و عملکرد شرکت هست. خروجی روش اجرایی پایش و ارزیابی و تحلیل ، تصمیمات مهمی را در جهت بهبود عملکرد شرکتها بیان می کند. امروزه در بازاری که در تمامی مشاغل رقیبان زیادی ایجاد شده اند و دست روی دست بسیار هست، شرکتها بایستی به طور مداوم و به روز موقعیت شرکت خود را مورد تحلیل و ارزیابی قرار دهند.

اخذ گواهینامه ISO ، منطبق با انواع و اقسام استانداردهای ایزو منجمله ایزو9001 و ایزو14001 و ایزو45001 و انواع استاندارد های دیگر نیز شرکت را مجبور به پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی می کند. این پایش و اندازه گیری با توجه به فرایندهای شرکت انجام میگیرد.

روش اجرایی پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی از دیگر مستندات ایزو جهت استقرار انواع و اقسام استاندارد های ایزو هست. در واقع دستورالعمل پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی یک مستندی هست که بین تمام سیستمهای مدیریتی مشترک است.

مرکز سیستم کاران در جهت خدمات آموزشی و همچنین در راستای توسعه علوم مدیریتی، دستورالعمل پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی را به عنوان الگو در زیر ارائه کرده است. این روش اجرایی و دیگر روشهای اجرایی بصورت رایگان ارائه شده است. شما متقاضیان عزیز می توانید آنها را به رایگان و بر اساس نیاز سازمانتان دانلود و ویرایش نمایید.

1-هدف:

هدف از تدوین این روش اجرایی ، تشریح نحوه تعیین، چگونگی و زمان پایش ها و اندازه گیری ها می باشد.

2- دامنه كاربرد :

اين روش اجرايی در واحد IMS کاربرد دارد.

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : نماینده مدیریت
• اجرا : واحد IMS و واحد CRM

4- شرح:

شرکت عملکرد و اثر بخشی سیستم مدیریت یکپارچه خود را از سه طریق زیر انجام می دهد.

• پایش فرایندها
• پایش مشتریان و کارفرمایان
• تحلیل و ارزیابی ها

4-1- پایش فرایندها:

شرکت کلیه فرایندهای شناسایی شده خود را همواره مورد پایش قرار می دهد. لذا دستورالعمل پایش فرایندها با کد I-06-01 برای مدیریت پایش فرایندها تهیه و تدوین شده است. در این دستورالعمل کلیه مراحل از شناسایی، تعریف شاخصهای پایش، فرمولهای محاسباتی، دوره های پایش و سایر موارد تشریح شده است. اجرای بند 4-1 بر عهده واحد IMS و کلیه واحدهاست.

4-2- پایش مشتریان و کارفرمایان

کارفرمایان و مشتریان بعنوان یکی از مهمترین و ویژه ترین ابزارهای پایش و اندازه گیری عملکرد شرکت محسوب می گردند. پایش کارفرمایان از طریق مدیریت رسیدگی به شکایات ایشان و مدیریت سنجش رضایت ایشان محقق می گردد. بر همین اساس دستورالعمل رسیدگی به شکایات و نظرات کارفرمایان (مشتریان) با کد I-06-02 و دستورالعمل سنجش رضایت کارفرمایان (مشتریان) با کد I-06-03 بدین منظور تهیه و تدوین شده است. واحد CRM موظف است که مطابق با دو دستورالعمل فوق الذکر اقدام به پایش مشتریان و کارفرمایان نمایند.

4-3- تحلیل ها و ارزیابی ها

کلیه اطلاعات و داده های کسب شده از فرایندها و بازخوردها در شرکت مورد تجزیه و تحلیل و ارزیابی قرار میگیرند. از همین رو دستورالعمل تحلیل و ارزیابی داده ها با کد I-06-04 تهیه و تدوین شده است. کلیه واحدها با همکاری واحد IMS بایستی مطابق با این دستورالعمل نسبت به تحلیل و ارزیابی داده های واحد خود اقدام نمایند.

5- توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6- مدارک پیوست :

روش اجرایی پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی و انواع آن

روش اجرایی پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی به روش اجرایی ارائه شده فوق منوط نمی باشد. در اینجا شایسته هست موضوع تحلیل را فنی تر و دقیقتر مورد بررسی قرار دهیم. جهت بررسی دقیق و علمی و اصولی بایستی در ابتدا به این علم برسیم تحلیل چیست؟ و همچنین بدانیم انواع روش تحلیل کدامست؟

در جهت انواع روش تحلیل بایستی گفت دو نوع تحلیل داریم. یک نوع تحلیل را که تحت عنوان تحلیل بنیادی می نامند و یک نوع دیگر تحلیل را با عنوان تحلیل تکنیکال نامگذاری میکنند. البته دسته بندی تحلیل به دو نوع تحلیل بنیادی و تحلیل تکنیکال فقط یک تعریف هست که بیشتر در حیطه سیستمهای مالی استفاده می شود.

روش اجرایی پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی و جایگاه آن در ایزو ها

روش اجرایی پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی امروزه برای کلیه ی استانداردهای ISO به کار می رود. کارشناسان ایزو غالبا در نگارش روش اجرایی پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی علم و توانایی کامل ندارند. آنها نمی دانند که ورودیهای فرایند ارزیابی و تحلیل داده ها چیست؟ همچنین از چگونگی گزارش تحلیلی داده ها و نحوه نگارش گزارش تجزیه و تحلیل داده ها اطلاع ندارند.

پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی یک فرایند اصلی هست که در حیطه کلیه ی استانداردها کاربردی هست. ولی هر استانداردی پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی خاص خودش را دارد. مثلا پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی درون استاندارد ISO9001 در حیطه ی کیفیت مطرح می باشد. یعنی هر آن چیزی که باعث رشد سطح کیفی محصولات و خدمات و بالا رفتن روند کیفیتی اجرای پروژه ها و فرایندهای سازمان می گردد. دارای قابلیت پایش و اندازه گیری و تحلیل می باشد.

روش اجرایی پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی و ISO14001 و ISO45001

روش اجرایی پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی همانطوری که بیان کردیم در ایزو9001 کاربرد دارد. همچنین این روش اجرایی در استانداردهای ایزو14001 و ایزو45001 نیز کاربردی هست. تحلیل و پایش و ارزیابی و اندازه گیری درون متن استانداردهای ISO14001 و ISO45001 نیز بعنوان بندی مهم و اصلی آمده است.

در متن استاندارد ایزو 14001 تحت عنوان سیستم مدیریت زیست محیطی پایش و اندازه گیری و تحلیل و ارزیابی در حوزه مسائل زیست محیطی است.

درون متن استاندارد ایزو 45001 تحت عنوان سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی پایش و اندازه گیری و تحلیل و ارزیابی در حوزه ی مسائل ایمنی و بهداشت شغلی مطرح می گردد. آن دسته از شرکتهایی که می خواهند سه استاندارد ایزو9001 ، ایزو14001 و ایزو45001 را به طور همزمان طراحی و پیاده سازی نمایند، می توانند بجای اینکه سه تا روش اجرایی تهیه کنند تنها یک روش اجرایی یا دستورالعمل را تهیه و تدوین کنند. یعنی همزمان برای هر سه استاندارد 9001 ، 14001 و 45001 یک روش اجرایی جامع پایش و اندازه گیری و تحلیل و ارزیابی مستند می گردد.

اخذ گواهینامه ایزو و روش اجرایی پایش و اندازه گیری و تحلیل و ارزیابی

اخذ گواهینامه ایزو بدنبال ممیزی شرکتها صورت می گیرد و ابتدا شرکتها ممیزی می شوند توسط ممیز و سپس گواهی ایزو برایشان صادر میگردد. به همین جهت غالبا ممیزها طی انجام فرایند ممیزی تمامی بندهای استاندارد را بررسی می کنند. یکی از موارد در امر ممیزی ، بند پایش و اندازه گیری و تحلیل و ارزیابی هست. بنابراین دریافت گواهینامه ایزو همواره پایش و اندازه گیری و تحلیل و ارزیابی را بدنبال دارد. یعنی می توان چنین گفت که دریافت گواهی نامه ایزو ISO بدون پایش و اندازه گیری و تحلیل و ارزیابی مقدور نیست.

رویه پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی – بهره وری

بهره وری از درخواستهای مهم تمامی مدیران سازمانها هست. برای افزایش بهره وری راههای زیادی هست و از ابزارهای بسیاری می توان استفاده کرد. از ابزارهای مدیریتی برای افزایش بهره وری، پایش و اندازه گیری و تحلیل و ارزیابی است. البته مدیران آگاه و باتجربه بطور روتین و معمول همیشه در حال پایش و اندازه گیری و تحلیل و ارزیابی عملکرد و فرآیندهای خود هستند. اما بدلیل اینکه آنها با ایزو آشنایی ندارند، نمی توانند و یا نمی خواهند این پایش و اندازه گیری و تحلیل و ارزیابی مستند باشد. به هر حال یک پای استوار در هر افزایش بهره وری، پایش و اندازه گیری و تحلیل و ارزیابی می باشد.

نتایج پایش و اندازه گیری و تحلیل و ارزیابی برای ارزیابی موارد زیر کاربردی هست.

1 – انطباق محصولات و خدمات

2 – میزان رضایت مشتریان

3 – عملکرد و میزان تاثیر سیستم مدیریت کیفیت

4 – طرح ریزی بطور موثر اجرایی گردیده است.

5 – اثر بخشی و تاثیر اقدامات انجام شده برای در نظر گرفتن ریسک ها و همچنین فرصتها

6 – عملکرد تامین کنندگان بیرونی

7 – نیاز به بهبود سیستم مدیریت کیفیت

روش های پایش و اندازه گیری و تحلیل و ارزیابی می تواند شامل فنون آماری باشد.

در روش اجرایی پایش و اندازه گیری و تحلیل و ارزیابی موارد زیر بایستی گزارش گردد:

گزارش نتايج مميزي

گزارشات عدم انطباق محصولات و خدمات

گزارش ميزان دستيابي به اهداف

گزارشات نتايج پايش و اندازه گيري فرايندها

گزارش تجزيه و تحليل  شكايات و نظرات مشتریان

گزارشات تحلیل تامین کنندگان

 ISO9001, ارزیابی عملکرد

استاندارد ISO9001,  ارزیابی عملکرد بیان می کند: مجموعه متقاضی بایستی در راستای اعمال پایش ، اندازه گیری ، تحلیل و ارزیابی ابتدا موارد زیر را تعیین کرده باشد. چه چیزی نیاز به پایش و اندازه گیری دارد؟ روش های پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی مورد نیاز ، به منظور حصول اطمینان از ایجاد نتایج معتبر. چه زمانی پایش و اندازه گیری باید انجام شود؟ چه هنگامی نتایج برآمده از پایش و اندازه گیری باید تحلیل و ارزیابی شوند؟

برهمین اساس پایش و همچنین اندازه گیری درون شرکت به بخش های زیر تعریف میگردد. پایش واندازه گیری اقلام ورودی ، پایش و اندازه گیری در حین فرایند، پایش وهمچنین اندازه گیری نهایی ، پایش و نیز اندازه گیری دوره ای انبارها ، پایش و همچنین اندازه گیری فرایندها.

روش اجرایی پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی ، پایش و اندازه گیری پروژه

گواهینامه ISO9001,  ارزیابی عملکرد همچنین بیان میکند که مطابق خواسته استاندارد مرجع ، شرکت موظفست ويژگيهاي پروژه/محصولات و خدمات را جهت تصديق اينکه الزامات و يا خواسته هاي مربوطه برآورده شده اند، مورد پايش و نیز اندازه گيري قرار دهد. بر همين اساس، سيستم مديريت کیفیت مجموعه متقاضی بایستی گونه اي طراحي شده باشد که فعاليتهاي بازرسي و نیز آزمون در کليه مراحل اجرا بطور موثر به اجرا درآيند.

اين فعاليتها باید حداقل شامل اقدامات زير باشند: کليه اقلام وارده بجهت کارگاه شامل مواد اولیه و قطعات فني و يدکي تامین شده توسط واحد تدارکـات خريداري و یا توسط تامین کنندگان برون سازمانی قبل از آنکه مورد استفاده قرار گيرند مي بايست مورد بازرسي وکنترل قرار گيرند. تا اطمينان حاصل گردد که با الزامات از پيش تعيين شده مطابقت دارند.

روش اجرایی پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی ، بررسی نتایج فعالیتهای اجرایی

نتايج حاصل از فعاليتهاي اجرایی ميبايست مورد بازرسي قرار گيرند تا اطمينان حاصل گردد که الزامات و نيازمنديهاي تعيين شده برآورده شده اند. بديهي میباشد که اجراي مراحل کاری و آغاز هر مرحله جديد، بایستی منوط به تاييد مراحل قبل توسط مسئولين واحد کنترل کيفيت باشد. بعد از اتمام کليه مراحل اجرا و قبل از آنکه پروژه و یا محصول و یا خدمات نهايي به کارفرما یا مشتری تحویل گردد، لازمست اطمينان حاصل گردد که کليه نيازمنديها و الزامات از پيش معین برآورده گرديدند.

بدين منظور به يکي از دو روش زير اقدام ميشود:. در خصوص برخي از فرآیندهای اجرایی لازم میباشد اين فعاليت از طريق تهيه يک چک ليست و تکميل آن انجام شود. بدين ترتيب که کليه موارد ذکر شده درون چک ليست باید مورد بررسي نهايي قرارگيرد و از انجام صحيح آنها اطمينان حاصل گردد. در برخي موارد نيز که تهيه چک ليست ضرورتي ندارد، بازديد نهايي از همین فرآیندهای اجرایی توسط رياست واحد ، مدير فنی و نیز مدير امور اجرايي بعمل آيد و نتايج بازديد درون قالب يک صورتجلسه مکتوب گردد.

چنانچه در حين بازديد مواردي مشاهده گردد که مغاير با اصول و الزامات از پيش تعيين شده انجام گرفته باشد، موارد درقالب صورتجلسه مذکور قيد گرديده و تصميمات لازم در جهت رفع مغايرتهای فوق اتخاذ گردد.

نکته مهم: طرحهاي کيفيت ،نقشه ها، مستندات مرجع و نيازمنديهاي خريد بعنوان مدارک و همچنین مستندات مرجع جهت انجام فعاليتهاي بازرسي و همچنین آزمون مطرح ميباشند. در همین راستا پیشنهاد میگردد یک روش اجرایی پایش واندازه گیری تهیه وتدوین و نیز اجرا شود.

روش اجرایی پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی ، نتایج تحقق اهداف کیفی

گواهی نامه ISO9001,  در بحث ارزیابی عملکرد همچنین میگوید به منظور آگاهي از ميزان انطباق عملكرد سيستم مديريت کیفیت با الزامات استانداردهاي سه گانه و از طريق بررسي ميزان تحقق اهداف كيفي ( شاخص ) مربوطه، میتوان فرآيند و ميزان توانايي آن را در دستيابي بابت نتايج طرح ريزي ، مورد پایش و اندازه‌گيري قرار داد.

بنابراين در مواقع عدم تحقق نتايج طرح ريزي مطابق آنچه در قالب اهداف كيفيتي تعيين گرديده‌اند، بایستی اصلاحات و همینطور اقدامات اصلاحي لازم برحسب تناسب صورت ‌پذيرد تا از تطابق محصول (خروجي فرآيند) اطمينان حاصل گردد. لذا بهترست یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی پایش فرایندها تهیه وتدوین ونیز اجرا شود.

روش اجرایی پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی ، رضایت مشتری

گواهی ISO9001,  در مبحث ارزیابی عملکرد به بحث رضایت مشتری می پردازد که مجموعه متقاضی بایستی برداشت مشتری را از میزان برآورده شدن نیازها وانتظارات وی را پایش نماید. مديريت مجموعه متقاضی بایستی ميزان تاثير استقرار سيستم مديريت کیفیت را در پروژه ها / محصولات ویا خدمات خود مورد ارزيابي قرار دهد. اين ارزيابي از طرق مختلف امكانپذيرست.

يكي از مهمترين اندازه‌گيري ها درجهت ارزيابي عملكرد سيستم مديريت كيفيت ،جمع‌آوري اطلاعات مرتبط با برداشت کارفرمایان ومشتریان از ميزان برآورده شدن الزامات وي توسط شرکت میباشد. بدين منظور روشهای مختلفي جهت دريافت و جمع‌آوري نظرات کارفرمایان و نيز استفاده از اين اطلاعات بایست تعيين گردد.

سنجش رضايت مشتریان صرفا بمعناي بررسي وپيگيري شكايات وي نيست. بلكه اعتقاد براين هست چنانچه مشتریان شكايتي نداشته باشد اين امر لزوما به معناي رضايت كامل وي از نحوه عملكرد شركت دراجرا خواهد بود.

با وجود اینکه فرمهای نظرسنجی در دوره های زمانی معین برای مشتریان ارسال میشود، نميتوان انتظار داشت مشتریان ، رضايت خود را در قالب فرم هاي نظرسنجي، کتبا اعلام نمايد. بهمین منظور بهترست دو روش اجرایی با عناوین روش اجرایی رسیدگی جهت شکایات کارفرمایان / مشتریان و همچنین روش اجرایی سنجش رضایت کارفرمایان / مشتریان تهیه و همینطور تدوین و اجرا گردد.

روش اجرایی تحلیل و ارزیابی

ISO9001 در مبحث ارزیابی عملکرد بحث تحلیل و ارزیابی را مطرح می کند که مجموعه متقاضی بایستی همواره داده های مناسب و اطلاعات ناشی از همین پایش، اندازه گیری و دیگر منابع را تجزیه و تحلیل و ارزیابی نماید.

نتایج تحلیلهای فوق بایستی جهت ارزیابی موارد زیر استفاده گردند: انطباق الزامات محصولات و خدمات ، میزان رضایت مشتری ، عملکرد و نیز اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت ، اینکه آیا طرح ریزی بطور اثر بخش اجرا گردید، اثربخشی اقدامات اجرایی به منظور اقدامات جهت انواع ریسک و همچنین فرصت ، عملکرد تامین کننده برون سازمانی ، نیاز به بهبود سیستم مدیریت کیفیت ،همانند هرنوع سيستم ديگري ، لازم هست كنترلهاي لازم درجهت حصول اطمينان از عملكرد صحيح سيستم مديريت کیفیت اعمال گردد.

بدين منظور درون نظام سیستم مدیریت مستقر درون مجموعه متقاضی بایستی فرآيندهاي پايش، اندازه‌گيري ، تجزيه وتحليل و همینطور بهبود ، هر جا كه ضروري باشند طرح ريزي شده و به مورد اجرا درآیند تا اطمينان حاصل گردد كه: پروژه/محصولات/خدمات با الزامات از پيش معین مطابقت دارد. به عبارتي مراحل اجرای فرآیندها ، همانطور كه بايد اجرا می گردند.

کنترل اثر بخشی سیستم مدیریت یکپارچه

اثربخشي سيستم مديريت يكپارچه تحت كنترل می باشد و بطور مستمر مورد بهبود قرار می گیرد. عملكرد سيستم مديريت يكپارچه با ترتيبات مورد برنامه‌ريزي (مستندات سيستم ) مطابقت دارد. بعبارتي مطمئن شويم سيستم بطور صحيح اجرا میگردد.

بنا بر اصول هشتگانه مديريت يكپارچه ، از جمله اصل”تصميم‌گيري بر مبناي واقعيات”درون سيستم شركت، نقش بسيار ويژه و بااهميتي دارد. لذا درون سيستم مديريت کیفیت، داده‌هاي متناسب بایست تعيين و جمع آوري ‌گردند و سپس مورد تجزيه و تحليل قرار گيرند تا تناسب و اثربخشي آن را نشان دهند. همچنين از طريق انجام همين تحليل‌ها میتوان مشخص نمود كه بهبود اثربخشي سيستم مديريت کیفیت در كدام نواحي میتواند‌ اتفاق بيفتد. از جمله اطلاعات كه بجهت منظور فوق متناسب بنظر میرسند داده‌هايي هستند كه بعنوان نتايج پايش و همچنین اندازه‌گيري از فرآيندهاي مربوطه حادث میشوند .

نکته: در راستاي اجراي فرآيندهاي فوق ‌الذكر، روشها و تكنيكهاي مختلفي از جمله فنون آماري مورد استفاده قرار میگيرند. در مجموعه متقاضی بهترست یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی تجزیه وتحلیل داده ها تهیه وتدوین واجرا گردد.

مستندات ایزو امروزه بسیار برای شرکتهای متقاضی اخذ گواهینامه ایزو از اهمیت بالایی برخوردار هست. مرکز سیستم کاران پکیج مستندات را به همراه گواهی ایزو به متقاضیان به رایگان ارائه می کند. همچنین جهت رفاه حال متقاضیان عزیز دانلود رایگان مستندات ایزو در همین سایت به راحتی امکانپذیر هست. تنها کافیست بر روی لینک نمونه مستند مزبور کلیک نمایید و آن را دانلود نمایید.

دانلود رایگان فرم های ایزو ISO را نیز در همین دریافت نمایید.

دانلود رایگان نمونه روش اجرایی پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی – فرمت Word