دستورالعمل شناسایی و ردیابی (کدگذاری) کالا

دستورالعمل شناسایی و ردیابی (کدگذاری) کالا یکی از نمونه مستندات ایزو می باشد که در مستندات ایزو از اهمیت ویژه ایی برخوردار هست. سیستم کدینگ انبار براساس یک سری حروف و اعداد و ارقام میباشد. نحوه تعریف و تعیین این حروف و اعداد معمولا سلیقه ایی و گاهی بر اساس اطلاعات خاص سازمان انجام میگردد. روش اجرایی شناسایی و کدگذاری کالا به چگونگی شناسایی کالاها و نحوه کد گذاری آنها می پردازد. این امر به این دلیل هست که به راحتی بتوان به کالاهای مورد نظر دست پیدا کرد.

کالاهای موجود در انبار دارای تنوع بسیاری هستند. بخصوص شرکتهای بازرگانی که با صادرات و واردات کالا درگیر هستند دارای انبار های زیادی هستند که در آن کالاهای دارای تنوع زیاد هستند. جهت پیدا کردن کالا به راحتی و سرعت و سهولت کار بایستی کالاها به نحوی شناسایی گردند. کدگذاری بهترین شکل پیدا کردن کالا در انبارهاست.

کدگذاری کالاها به روش های مختلفی انجام می گیرد که کاملا اختیاری هست. هر شرکتی برای خود به نحوی این کدگذاری را انجام می دهد اما به طور کل به دو روش سیستم شناسایی و ردیابی به صورت سریالی و یا سیستم شناسایی و ردیابی بصورت کد های طبقه بندی این کد گذاری ها صورت می گیرد.

نمونه دستورالعمل شناسایی و ردیابی (کدگذاری) کالا زیر برای متقاضیان عزیز تهیه و تدوین شده است.

1-  هدف :

هدف از تدوین این دستورالعمل ، تشریح چگونگی شناسایی و ردیابی (کدگذاری) کالاهای وارده به انبار هست.

2- دامنه كاربرد :

این دستورالعمل در واحد انبار کاربرد دارد.

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : مدیر انبار.
• اجرا : واحد انبار.

4- شرح :

سیستم شناسایی و ردیابی کالا به دو روش زیر انجام می گردد. واحد انبار شرکت با توجه به تعداد اقلام در زمینه کاری خود و همچنین سیاستهای خود یکی از دو روش زیر را اجرا می کند.

سیستم شناسایی و ردیابی سریالی

سیستم شناسایی و ردیابی بصورت کد های طبقه بندی

4-1- شناسایی و ردیابی سریالی:

در این روش در بدو ورود هر کالا به انبار یک برچسب با شماره انحصاری بر روی آن الصاق می گردد. مسئولیت نصب این برچسبها بر عهده واحد انبار هست. شماره برچسب  های انحصاری کالا بر روی فرم رسید انبار نیز درج میگردد. همچنین از همین شماره ها در چک لیستهای کنترلی واحد کنترل کیفیت نیز درج می گردد. چنانچه در برخی انبارها دارای سیستم نرم افزاری باشند از همین شماره برچسبها نیز استفاده شده و در سیستم ثبت می گردند. بدیهیست که هر کالایی در زمان خروج از انبار بهمراه همین بر چسبها خارج می شوند. از زمان ورود هر کالا به انبار تا زمان تحویل کالا به مشتری یا کارفرما در کلیه اسناد ، شماره های شناسایی و ردیابی ثبت می گردند.

همه شماره های سریالی در فرم لیست شناسایی و ردیابی کالا با کد I-20-01-01 درج می گردد. در این فرم در مقابل هر سریال موارد زیر درج میگردد.

نام کالا

شرکت سازنده

تاریخ ورود به انبار

نام شخص کنترل کیفی کننده ورودی

شماره رسید انبار

محل نگهداری

نام مشتری یا کارفرما

شماره فاکتور

شماره حواله انبار

نام شخص کنترل کیفی کننده خروجی

تاریخ تحویل به کارفرما یا مشتری

توضیحات

4-2- شناسایی و ردیابی بصورت کد های طبقه بندی

نحوه کدگذاری برای شناسایی و ردیابی بصورت کدهای طبقه بندی مانند روش سریالی هست. یعنی تمام ثبت اطلاعات در کلیه اسناد در این روش نیز مانند روش سریالی است. با این تفاوت که هر شماره انحصاری که برروی کالا درج میگردد سریالی نیست. بلکه بر اساس یک عدد 12 رقمی است. کاراکتر های این 12 رقم بیانگر اطلاعاتی است که مورد نیاز شرکت و کارفرما یا مشتری است.

نحوه طبقه بندی این 12 رقم به شرح زیر است.

XX – XX – XX – XX – XXXX

دو رقم اول از سمت چپ : بیانگر طبقه اصلی کالا است.

2 رقم دوم از سمت چپ: بیانگر طبقه فرعی کالا است.

دو رقم سوم از سمت چپ بیانگر ریز طبقه فرعی است.

2 عدد چهارم از سمت چپ : بیانگر کد تولید کننده است.

چهار رقم اول از سمت راست: شماره سریال کالا است.

در مواقع مقتضی تعداد کاراکتر کد کالا تغییر می کند.

لازم به ذکر است که به جهت مدیریت این کدها همه شماره های انحصاری فوق مانند بند 4-1 در فرم لیست شناسایی و ردیابی کالا با کد F-20-01-01 درج می گردد. در این فرم در مقابل هر کد موارد و اطلاعات فوق الذکر درج میگردد.

نکته: چنانچه شرکت داری سیستم نرم افزاری باشد، تمام این کدها در سیستم ثبت میگردند و نیاز به ثبت بصورت کاغذی نیست.

5-توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6-مدارک پیوست  :

سیستم کدینگ انبار

سیستم کدینگ انبار در واقع به عملیاتی عنوان می گردد که به کالاهای موجود در انبار یک کد یا یک نام اختصاص داده می شود. هر کالا جهت سهولت در پیدا کردن آن در بخصوص انبارهای بزرگ یک کد دارد. این کد را به جای اسم کالا می گذارند. این کد می تواند شماره سریال باشد هم می تواند کد های طبقه بندی باشد. یعنی به جای نام کالا ، هر کالا با کدی مشخص میگردد. در این متد هر کالایی یک کد دارد که اطلاعات مربوط به آن در آن کد ثبت و درج می گردد. با این متد هر بار نیازی به آوردن اطلاعات و نام محصول نیست. در واقع یک کد کالا نشانگر اطلاعات و نام محصول هست.

کدینگ انبار ، انبارداری را کاری راحت تر می کند و با بکار گیری کد دیگر نیازی به اطلاعات کلی محصول نیست. از پایگاه اطلاعات کالا به منظور رمزگشایی کد مختص آن کالا مورد استفاده قرار می گیرد. به این طریق معادل اسم و مشخصات هر کالا یک کد برای هر کالا مشخص می‌ گردد. از این رو اطلاعات هر محصول باید در پایگاه داده ثبت گردد. در اطلاعات هر محصول نام کالا ، شرکت سازنده ، تاریخ ورود به انبار ، نام شخص کنترل کیفی کننده ورودی ، شماره رسید انبار ، محل نگهداری ، نام مشتری یا کارفرما ، شماره فاکتور ، شماره حواله انبار ، نام شخص کنترل کیفی کننده خروجی ، تاریخ تحویل به کارفرما یا مشتری و توضیحات لازم دیگر ذکر می گردد.

کدگذاری اقلام انبار

کدگذاری اقلام در انبار به سهولت و تسریع پیدا کردن کالا در انبار بسیار کمک شایانی می کند. با روش های مختلفی صورت می گیرد. عمده ترین روش کد گذاری اقلام را می توان اینگونه تعریف کرد.

1- نحوه کد گذاری کالا با حروف الفبا:

روش کد گذاری کالا با حروف الفبا ساده ترین روش کدگذاری هست. در این روش کالاها به ترتیب حروف الفبا با توجه به اول اسم آنها طبقه بندی می گردند.

2- نحوه کدگذاری کالا ساده با روش اعداد ترتیبی یا اعداد اعشاری

روش کدگذاری ساده با روش اعداد ترتیبی یا اعداد اعشاری که کالاهای موجود در انبار یا کالاهایی که وارد انبار می گردند بهشان یک کد از اعداد ترتیبی و متوالی و یا یک عدد اعشاری اختصاص می دهند. البته روش اعداد ترتیبی بسیار ساده تر هست و دارای ترتیب و توالی ساده ای هست. کالا به ترتیب و پشت هم طبقه بندی می گردند.

3- نحوه کدگذاری کالا با حروف الفباء و اعداد ( ترتیبی یا اعشاری )

کدگذاری با حروف الفباء و اعداد ( ترتیبی یا اعشاری ) تلفیقی از دو روش بالا یعنی کد گذاری حروف الفبا و اعداد ترتیبی و اعشاری هست. معمولا در این روش از دو تا سه حرف ابتدایی اسم کالا و شماره ردیفی که برای آن انتخاب می کنند، در این روش استفاده می گردد.

روش های کمدینگ کالای دیگری نیز هستند که بسیار متنوعند اما اصولا کد گذاری کالاها بیشتر با این سه روش انجام می گیرد. این سه روش از همه کاربرد بیشتری دارند.

دانلود نمونه دستورالعمل شناسایی و ردیابی (کدگذاری) کالا – فرمت Word