روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه

روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی ، در ویرایش 2015 در واقع همان روش اجرایی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه در ویرایشهای قبلی است. همچنین روش اجرایی اقدامات اصلاحی در بند  10 – 2 با عنوان عدم انطباق و اقدام اصلاحی آمده است. شایسته است که کارشناسان ایزو ، این روش اجرایی را به عنوان یک روش اجرایی عمومی در سیستمهای مدیریتی ، شامل ایزو 9001 و ایزو 14001 و ایزو 45001 استفاده نمایند. روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی حتی میتواند در خیلی از سیستمهای مدیریتی دیگری نیز استفاده گردد.

متن کامل روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی ، به همراه فرمهای مربوطه در زیر آمده است.

1–  هدف :

هدف از تدوين اين روش اجرايي تشريح روش‌هاي کنترل هرگونه عدم انطباق ایجاد شده در شرکت و تعریف اقدامات اصلاحی جهت حذف علل عدم انطباق‌هاي بالفعل و بالقوه و جلوگيري از بروز آنها می باشد. همچنین بازنگری های اثربخشی اقدامات اصلاحی و در صورت لزوم به روز رسانی ریسکها و فرصتها ایجاد شده ، مدنظر می باشد.

2– دامنه كاربرد :

كليه واحدهاي مؤثر بر كيفيت، ایمنی ، بهداشت ومحیط زیست را در دفتر مركزي دربر مي‌گيرد.

3– مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : نماينده مديریت.
• اجرا : کليه واحدهای موثر بر كيفيت، ایمنی ، بهداشت ومحیط زیست.

4– شرح:

4-1- عدم انطباق

عدم انطباقها از طرق مختلف ممکن است در شرکت رخ دهد. این عدم انطباقها می تواند در محصولات و خدمات و فرایندها و … در حوزه کیفیت، ایمنی و بهداشت و محیط زیست مشاهده شوند. برای تحت کنترل درآوردن تمامی عدم انطباقها مراجع ورودی کلیه عدم انطباقها به‌شرح زير تعریف می گردد.

4-1-1- پيشنهادات ،  انتقادات و نظرات

چنانچه هركدام از افراد در شرکت پيشنهادات ، انتقادات و نظراتی داشته باشد آن را طي فرم “پيشنهادات ، انتقادات و نظرات” با کد F-02-00-01 به اطلاع نماينده مديريت مي‌رساند. نظرات و شكايات مشتريان نيز در فرم “پيشنهادات ، انتقادات و نظرات” با کد F-02-00-01 ثبت مي‌شود. همچنين جهت سهولت در اخذ پيشنهادات ، انتقادات و نظرات ، صندوق پيشنهادات ، انتقادات و نظرات تهيه و در اماکن مختلف نصب گرديده است که اين صندوقها بصورت دوره ای توسط نماینده مدیریت شخصا تخلیه و موارد مطرح شده نیز در فرم “پيشنهادات ، انتقادات و نظرات” با کد F-02-00-01 ثبت مي‌شود.

نماينده مديريت پس از بررسي و همفكري و تبادل نظر با مسئول (های) مربوطه و صاحب نظران درباره موارد مطروحه در فرم پيشنهادات ، انتقادات و نظرات با کد F-02-00-01 تصميم‌گيري مي‌نمايد. در صورت رد، موضوع مختومه شده و به‌عنوان سابقه بايگاني مي‌شود. همچنین در صورت پذيرش اقدام لازم تعريف شده و يك نسخه از فرم به مسئول اجراي اقدام تعريف شده داده مي‌شود. در هر صورت، نتیجه هر چه که باشد به اطلاع ارائه دهنده پيشنهادات ، انتقادات و نظرات می رسد.

4-1-2- نتایج ممیزی ها

پس از انجام هر گونه ممیزی داخلی مطابق با روش اجرایی ممیزی داخلی با کد P-03 و خارجی ( اخذ گواهینامه یا مراقبتی ) گزارش عدم انطباق های مطروحه  توسط گزارش مميزان به اطلاع نماينده مديريت مي‌رسد و نماینده مدیریت با همکاری مسئولین مربوطه اقدام اصلاحی لازم تعريف و اجرا مي‌شود.

4-1-3- جلسات بازنگري مديريت

چنانچه در راستای اجرای فرایند جلسات بازنگري مديريت مطابق با روش اجرایی بازنگری مدیریت با کد P-04 عدم انطباقی شناسایی گردد بنابراین اقدام اصلاحي تعربف شود، نماينده مديريت مراتب را به اطلاع مجري آن اقدام مي‌رساند تا وي مطابق تصميم اتخاذ شده اقدام لازم را اجرا نمايد.

4-1-4- نتايج عدم انطباق در محصولات و خدمات نامنطبق

در خصوص اجرای روش اجرایی کنترل محصولات و خدمات نامنطبق با کد P-07 در صورت مشاهده هر گونه موارد عدم انطباق در محصولات و یا خدمات و یا در طي تشكيل جلسه رسیدگی به محصولات و خدمات نامنطبق ، بعد از بررسي علل و ريشه‌ها اقدامات اصلاحی لازم تعريف و مسئول آن تعيين مي‌شود.

4-1-5- نتايج پایش، اندازه گیری و تجزيه و تحليل و ارزیابی ها

پس از انجام پایش، اندازه گیری و تجزيه و تحليل و ارزیابی ها مطابق با روش اجرایی پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی با کد P-06 در کلیه سطوح، چنانچه نیاز به تعریف اقدام اصلاحی باشد با همکاری نماینده مدیریت اقدامات اصلاحي لازم تعريف مي‌گردد.

4-2- تعريف و پيگيري اثر بخشی اقدامات اصلاحي

در تمامي موارد فوق بعد از بررسي علل و ريشه‌ها ،نماینده مدیریت با همکاری مسئولین مربوطه اقدام اصلاحی لازم در فرم” اقدام اصلاحی” با کد F-02-00-02 تعريف مي‌شود و زمان لازم و مسئول انجام و منابع مورد نیاز براي اجراي اقدام اصلاحي تعيين مي‌گردد. نماينده مديريت با توجه به فـرم “ پيگـيري اقدامات اصلاحـي” با کد F-02-00-03 در زمان مورد نظر مي‌بايسـت نسبت به پيگيري انجام اقدام اصلاحي اقدام نمايد. در صورت عدم تاييد اقدام صورت گرفته و يا اثربخش نبودن اقدام فوق مهلت مجددي براي انجام اقدام تعريف مي‌شود كه در زمان فوق مجدد نماينده مديريت پيگيري و كنترل لازم را انجام مي‌دهد. در صورت عدم تاييد مراتب جهت پيگيري و اعلام نظر به مدير عامل اعلام مي‌شود.

4-3- اعمال تغییرات در اطلاعات مدون

پس از اجرای اقدامات اصلاحی مسئول مربوطه انجام اقدام اصلاحی با همکاری نماینده مدیریت چنانچه نیاز به اعمال تغییرات در اطلاعات مدون باشد، مطابق با روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون با کد P-01 نسبت به بررسی وضعیت جدید اقدام می نمایند و چنانچه نیاز به بروز رسانی و اعمال تغییرات در اطلاعات مدون در سیستم مدیریت یکپارچه باشد را اعمال می نمایند.

4-4- به روز رسانی ریسکها و فرصتها

پس از اجرای اقدامات اصلاحی مسئول مربوطه انجام اقدام اصلاحی با همکاری نماینده مدیریت مطابق با روش اجرایی مدیریت ریسکها و فرصتها با کد P-05 نسبت به بررسی ریسکها و فرصتهای وضعیت جدید اقدام می نمایند و چنانچه نیاز به بروز رسانی و اعمال تغییرات در سیستم مدیریت یکپارچه باشد را اعمال می نمایند.

5– توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست مستندات سیستم مديريت یکپارچه (IMS) توزیع شده است.

6- مدارک پیوست :

7-مدارک مربوطه :

روش اجرایی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه ، استاندارد های ایزو

روش اجرایی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه یکی از الزامات سیستم مدیریت کیفیت استاندارد ISO9001 ، سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت استاندارد ISO45001 و سیستم مدیریت زیست محیطی استاندارد ISO14001 میباشد. همچنین دستورالعمل مدیریت اقدامات اصلاحی در حیطه کلیه استانداردهای ایزو در بند مستندات تعریف میگردد.

روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی به نوعی بمختص تمامی استانداردها به نوعی یک الزام محسوب می گردد. گواهینامه ایزو 22000 ، گواهینامه ایزو 29001 ، گواهی نامه ISO 27001 ، گواهینامه ایزو 10015 و انواع و اقسام دیگر گواهینامه ایزو بندی با عنوان روش اجرایی اقدامات اصلاحی تدوین شده است.

روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی از بندهای مندرج در کلیه استاندارد های ایزو بسیار مهم هست. سازمانها به هنگام اخذ گواهینامه ISO ، مستندات گواهینامه ISO مرتبط با گواهی ایزو دریافتی خود را می بایست از مرجع صادر کننده گواهی ایزو دریافت نمایند. پس بایستی متقاضی دریافت گواهینامه ایزو ، به اهمیت مستندات ایزو واقف باشد.

روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی ، الزامات سازمانی

الزامات سازمانی به سه دسته کلی الزامات قانونی ، الزامات مشتری و مقررات عملکردی یا همان روشها و دستورالعملهای درون سازمانی تقسیم بندی میشوند.

زمانی که روش اجرایی یا دستورالعملی یا الزام قانونی یا الزام مشتری در سازمان جاری میشود همه ملزم به تبعیت از قانون وضع شده میباشند. وقتی اقدامی برخلاف الزامات قانونی یا الزامات مشتری یا الزامات فرایندی صورت گیرد اصطلاحا در تعاریف استاندارد ISO9001 ، گواهینامه ISO14001 و استاندارد ISO45001 یک عدم انطباق رخ داده است.

اقدام اصلاحی اقدامیست جهت حذف یا رفع علت عدم انطباق رخ داده یا بالفعل تبدیل شده و یافتن راه حلی جهت جلوگیری از وقوع مجدد عدم انطباق.

تدوین روش اجرایی اقدامات اصلاحی به ایجاد ساز و کاری جهت شناسایی و ثبت عدم انطباقها ، ریشه یابی و اقدام اصلاحی که منجر به جلوگیری از وقوع مجدد عدم انطباق گردد می انجامد. حال اگر برای پیشگیری از وقوع عدم انطباقهای بالقوه راه حلی ایجاد شود به چنین اقدامی اقدام پیشگیرانه گویند. بطور کلی اقداماتی که قبل از وقوع عدم انطباق و جهت جلوگیری از وقوع عدم انطباق انجام میشود اقدام پیشگیرانه و اقدامات بعد از وقوع عدم انطباق اقدام اصلاحی گفته میشود.

نمونه روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی ( بر اساس ویرایش 2015 استانداردISO9001  )

روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی حاضر بر اساس ویرایش 2015 استاندارد ISO9001 ( ISO9001:2015 ) تنظیم شده است. در استاندارد ISO9001 ویرایش 2008 بحث اقدامات اصلاحی در بند 8-5-2 و اقدامات پیشگیرانه در بند 8-5-3 و در دو بخش مجزا مطرح گردید. اما درISO9001:2015  دو بخش اقدام اصلاحی و اقدام پیشگیرانه یکی گردید و در قالب بند عدم انطباق و اقدام اصلاحی ( 10-2 ) مطرح گردید.

عدم انطباقها ، چه بالقوه و چه بالفعل ، پیش زمینه تعریف اقدامات اصلاحی هستند. عدم انطباقها در کلیه فرایندها مانند ممیزی داخلی ، پایش فرایندها ، پیشنهادات و انتقادات ، جلسات بازنگری مدیریت ، خروجیهای نامنطبق ، تحلیل و ارزیابی داده ها ، مدیریت دانش و بازخوردهای مشتریان و همچنین هر گونه تغییر در شرایط کاری ، ساختار سازمانی ، منابع انسانی ، روشهای اجرایی و دستورالعملها ، محصولات یا خدمات میتواند منشا تعریف اقدام اصلاحی یا پیشگیرانه باشد.

روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی ، انطباقها و عدم انطباقها

اقدام اصلاحی تعریف شده طبق روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی باید بنحوی باشد که عدم انطباق ایجاد شده را کنترل و تصحیح نماید. در فرم اقدام اصلاحی مطابق روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی و استاندارد iso9001:2015 باید منشا تعریف اقدامات اصلاحی مشخص شود. علل وقوع عدم انطباقها ریشه یابی شوند و اقدام اصلاحی مورد نیاز با در نظر گرفتن پیامدهای تغییر ایجادی در اثر پیاده سازی این اقدام اصلاحی و ریسکها و فرصتهای موجود تعریف شود.

منابع مورد نیاز انجام این اقدام اصلاحی از جمله منابع انسانی ، منابع تجهیزاتی ، منابع اطلاعاتی و نرم افزاری و منابع مالی نیز بایست تعریف شوند. گاهی یک اقدام اصلاحی تعریف شده میتواند به قدری بزرگ و وسیع باشد درحدی که تمام سازمان را تحت تاثیر قرار دهد و تبدیل به یک پروژه بهبود مستمر شود.

گستردگی و گاه پیچیدگی اقدامات اصلاحی ، یک مدیریت واحد همراه با نظارت و رسیدگی و پیگیری را می طلبد. از آنجا که لزوم وجود یک نفر به عنوان نماینده مدیریت در استاندارد ایزو 9001:2015 حذف شده است اما باید گفت ، لزوما یک نفر یا یک تیم در سازمان باید مسئولیت مدیریت فرایند اقدامات اصلاحی را عهده دار شوند چون این فرایند باید مرتبا پیگیری ، نظارت ، پایش و اثر بخشی آن بازنگری شود.

روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی ، پایش مداوم

اقدامات اصلاحی باید مرتبا پایش و نتیجه اثر بخشی انجام آن مشخص شوند. موردی که در استاندارد ایزو 9001 ویرایش 2015 دربحث اقدامات اصلاحی اضافه شده است. بحث مدیریت تغییرات حاصل از تعریف اقدامات اصلاحی و مدیریت ریسکها و فرصتها از زمان تدوین اقدام اصلاحی تا زمان اجرا و اتمام پیاده سازی اقدامات اصلاحی است.

دانلود مستندات ISO همواره مورد توجه کارشناسان و مشاوران ایزو بوده است. از اینرو مرکز سیستم کاران ، همواره مستندات ISO را در دسترس عموم قرار داده است.بدلیل بالا بودن حجم مستندات و سوابق مربوط به استانداردهای ایزو ، این مرکز در طی یک پروژه عظیم اقدام به انتشار نمونه مستندات ایزو کرد. از افتخارات این مرکز هست که دانلود رایگان مستندات ایزو را به صورت رایگان در اختیار همگان میگذارد.

نظرات و پیشنهادات شما ما را در راستای خدمت رسانی بهتر یاری می کند. همچنین جهت دانلود رایگان فرمهای ایزو ISO ، اینجا کلیک کنید.

عبارات تخصصی انگلیسی:
Corrective action
اقدام اصلاحی
Corrective and preventive measures
اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
Preventive action
اقدام پیشگیرانه
Corrective and preventive actions procedure
non-compliance
Corrective and preventive actions instruction

اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه – تعریف

فرایند اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه به مجموعه اقداماتی اشاره دارد که به منظور شناسایی، تحلیل و رفع مشکلات یا خطرات بالقوه در یک سیستم یا فرآیند انجام می‌شود. این فرایند معمولاً شامل مراحل زیر است:

1. شناسایی مشکل یا خطر: شناسایی نقاط ضعف، نواقص یا خطرات بالقوه که می‌تواند منجر به مشکلات یا نقص‌های جدی شود.
2. تحلیل علت ریشه: بررسی و تحلیل علل اصلی مشکل یا خطر شناسایی‌شده به منظور درک بهتر آن.
3. توسعه اقدامات اصلاحی: طراحی و برنامه‌ریزی اقداماتی که می‌تواند به رفع مشکل یا خطر کمک کند.
4. توسعه اقدامات پیشگیرانه: برنامه‌ریزی اقداماتی که می‌تواند از بروز مشکلات مشابه در آینده جلوگیری کند.
5. اجرا و پیاده‌سازی: اجرای اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه در راستای بهبود فرآیند یا سیستم.
6. بررسی و ارزیابی: ارزیابی تأثیر اقدامات انجام‌شده و بررسی اینکه آیا مشکل به‌طور مؤثر حل شده است یا خیر.
7. مستندسازی: ثبت تمامی مراحل، نتایج و یادگیری‌ها به منظور استفاده در آینده.

این فرایند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کیفیت و کارایی فرآیندهای خود را بهبود بخشند و از بروز مشکلات مشابه جلوگیری کنند.

اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه – کاربردها

اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه به عنوان ابزارهایی کلیدی در مدیریت کیفیت و بهبود فرآیندها در سازمان‌ها شناخته می‌شوند. در ادامه، به تشریح کاربردهای این اقدامات می‌پردازم:

1. بهبود کیفیت محصولات و خدمات

اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا نواقص و مشکلات موجود در محصولات یا خدمات خود را شناسایی و رفع کنند. این فرآیند باعث می‌شود که کیفیت نهایی بهبود یابد و محصولات و خدمات به استانداردهای بالاتری برسند. به عنوان مثال، یک کارخانه تولیدی می‌تواند با تحلیل دلایل نقص در محصولات، فرآیند تولید را بهبود بخشد و از بروز مشکلات مشابه در آینده جلوگیری کند.

2. کاهش هزینه‌ها

بروز مشکلات و نواقص معمولاً منجر به هزینه‌های اضافی مانند تعمیرات، بازگشت کالا و جبران خسارت می‌شود. با اجرای اقدامات پیشگیرانه، سازمان‌ها می‌توانند از بروز این مشکلات جلوگیری کنند و در نتیجه هزینه‌های عملیاتی خود را کاهش دهند. به عنوان مثال، در صنعت تعمیر و نگهداری، شناسایی و رفع مشکلات قبل از وقوع می‌تواند هزینه‌های ناشی از خرابی‌های بزرگ را به شدت کاهش دهد.

3. افزایش رضایت مشتری

کیفیت بالا و کاهش نواقص به طور مستقیم بر رضایت مشتریان تأثیر می‌گذارد. مشتریانی که تجربه مثبت از محصولات یا خدمات دارند، احتمالاً به برند وفادار خواهند ماند و به دیگران نیز توصیه می‌کنند. به عنوان مثال، اگر یک شرکت با اجرای اقدامات پیشگیرانه توانسته باشد میزان نواقص را کاهش دهد، مشتریان بیشتری جذب خواهد کرد و اعتبار برند افزایش می‌یابد.

4. مدیریت ریسک

اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ریسک‌های موجود را شناسایی و مدیریت کنند. با تحلیل علل ریشه‌ای مشکلات، سازمان‌ها می‌توانند خطرات بالقوه را شناسایی کرده و اقداماتی برای کاهش آن‌ها انجام دهند. این امر به ویژه در صنایع با خطرات بالا مانند صنایع دارویی یا شیمیایی اهمیت دارد.

5. رعایت استانداردها

بسیاری از صنایع نیاز به رعایت استانداردهای خاصی دارند. اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا این استانداردها را رعایت کنند و از بروز مشکلات قانونی و مالی جلوگیری کنند. به عنوان مثال، در صنعت غذا، رعایت استانداردهای بهداشتی و ایمنی می‌تواند از بروز مشکلات جدی جلوگیری کند.

6. افزایش بهره‌وری

با بهینه‌سازی فرآیندها و کاهش نواقص، سازمان‌ها می‌توانند بهره‌وری کارکنان و سیستم‌ها را افزایش دهند. این به معنای استفاده بهینه از منابع، زمان و نیروی کار است. به عنوان مثال، اگر یک خط تولید با مشکلات کمتری مواجه باشد، می‌تواند با سرعت بیشتری کار کند و در نتیجه تولید بیشتری داشته باشد.

7. توسعه پایدار

اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به توسعه پایدار دست یابند. با بهبود مستمر فرآیندها و کاهش نواقص، سازمان‌ها می‌توانند به اهداف بلندمدت خود در زمینه کیفیت و رضایت مشتری دست یابند. این رویکرد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در بازار رقابتی باقی بمانند و رشد کنند.

8. آموزش و یادگیری

این اقدامات به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا از تجربیات گذشته بیاموزند و فرآیندهای بهتری را ایجاد کنند. مستندسازی مراحل و نتایج اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا در آینده از این تجربیات بهره‌برداری کنند و بهبود مستمر را در فرهنگ سازمانی خود نهادینه کنند.

در نهایت، اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه به عنوان ابزاری مؤثر برای بهبود کیفیت، کاهش هزینه‌ها، افزایش رضایت مشتری و مدیریت ریسک در سازمان‌ها شناخته می‌شوند. این اقدامات نه تنها به بهبود عملکرد کنونی کمک می‌کنند، بلکه زمینه‌ساز رشد و توسعه پایدار در آینده نیز خواهند بود.

شرح وظایف مسئول مدیریت اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه

شرح وظایف مسئول مدیریت اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

1. شناسایی مشکلات و نواقص

نظارت بر فرآیندها و شناسایی مشکلات، نواقص و ریسک‌های بالقوه.

جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها و اطلاعات مرتبط با کیفیت و عملکرد.

2. تحلیل علت ریشه

انجام تحلیل‌های دقیق برای شناسایی علل ریشه‌ای مشکلات.

استفاده از ابزارهای تحلیلی مانند نمودارهای علت و معلول، 5 چرا و غیره.

3. توسعه و برنامه‌ریزی اقدامات اصلاحی

طراحی و تدوین برنامه‌های اصلاحی برای رفع مشکلات شناسایی‌شده.

تعیین اولویت‌ها و منابع مورد نیاز برای اجرای اقدامات.

4. توسعه و برنامه‌ریزی اقدامات پیشگیرانه

شناسایی و طراحی اقداماتی برای جلوگیری از بروز مشکلات مشابه در آینده.

تدوین برنامه‌هایی برای آموزش و آگاهی کارکنان نسبت به اقدامات پیشگیرانه.

5. اجرا و پیاده‌سازی اقدامات

نظارت بر اجرای اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه در سراسر سازمان.

همکاری با تیم‌های مختلف برای اطمینان از اجرای مؤثر برنامه‌ها.

6. بررسی و ارزیابی تأثیر اقدامات

ارزیابی نتایج اقدامات انجام‌شده و بررسی اینکه آیا مشکلات به‌طور مؤثر حل شده‌اند یا خیر.

جمع‌آوری بازخورد و داده‌های لازم برای تحلیل اثرات اقدامات.

7. مستندسازی و گزارش‌دهی

ثبت و مستندسازی تمامی مراحل، نتایج و تجربیات به‌دست‌آمده از اقدامات.

تهیه گزارش‌های دوره‌ای برای مدیریت و ذینفعان در مورد وضعیت اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه.

8. آموزش و آگاهی‌بخشی

برگزاری دوره‌های آموزشی برای کارکنان در زمینه اهمیت و روش‌های اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه.

ایجاد فرهنگ بهبود مستمر و آگاهی از اهمیت کیفیت در سازمان.

9. همکاری با سایر واحدها

همکاری با تیم‌های مختلف (مانند تولید، کیفیت، فروش و خدمات مشتری) برای شناسایی و رفع مشکلات.

تبادل اطلاعات و تجربیات با دیگر واحدها به منظور بهبود فرآیندها.

10. به‌روزرسانی و بهبود مستمر

بررسی و به‌روزرسانی روش‌ها و فرآیندهای مربوط به اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه.

پیگیری تغییرات و بهبودهای جدید در زمینه مدیریت کیفیت و استانداردها.

مسئول مدیریت اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه نقش کلیدی در بهبود کیفیت و عملکرد سازمان دارد. این فرد باید توانایی‌های تحلیلی، مدیریتی و ارتباطی قوی داشته باشد تا بتواند به‌طور مؤثر مشکلات را شناسایی و رفع کند و فرهنگ بهبود مستمر را در سازمان نهادینه سازد.

الزام تعریف اقدامات اصلاحی در فرایند دریافت گواهینامه ایزو چیست؟

تعریف اقدامات اصلاحی در فرآیند دریافت گواهینامه ایزو (ISO) از اهمیت بالایی برخوردار است و الزامات خاصی را شامل می‌شود. در زیر به برخی از این الزامات و دلایل اهمیت آن‌ها اشاره می‌شود:

1. رعایت استانداردهای ایزو

استانداردهای ایزو، به ویژه ایزو 9001 (مدیریت کیفیت)، بر لزوم شناسایی و رفع نواقص تأکید دارند. این استانداردها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشند و کیفیت محصولات و خدمات را افزایش دهند.

2. بهبود مستمر

یکی از اصول کلیدی ایزو، بهبود مستمر است. تعریف و پیاده‌سازی اقدامات اصلاحی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به طور مداوم عملکرد خود را ارزیابی و بهبود دهند. این امر به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا به تغییرات بازار و نیازهای مشتریان پاسخ دهند.

3. مدیریت ریسک

اقدامات اصلاحی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ریسک‌های بالقوه را شناسایی و مدیریت کنند. با شناسایی علل ریشه‌ای مشکلات، سازمان‌ها می‌توانند از بروز مشکلات مشابه در آینده جلوگیری کنند، که این موضوع برای حفظ اعتبار و کیفیت خدمات بسیار مهم است.

4. افزایش رضایت مشتری

با اجرای اقدامات اصلاحی، سازمان‌ها می‌توانند کیفیت محصولات و خدمات خود را بهبود بخشند و در نتیجه رضایت مشتریان را افزایش دهند. این امر به حفظ و جذب مشتریان جدید کمک می‌کند.

5. مستندسازی و شفافیت

تعریف اقدامات اصلاحی به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که فرآیندها و نتایج را مستند کنند. این مستندسازی برای ممیزی‌های داخلی و خارجی و همچنین برای ارائه شواهد به ممیزان ایزو ضروری است.

6. تعهد به کیفیت

سازمان‌هایی که اقدامات اصلاحی را به‌طور مؤثر تعریف و اجرا می‌کنند، نشان‌دهنده تعهد خود به کیفیت و بهبود مستمر هستند. این موضوع می‌تواند منجر به افزایش اعتبار و شهرت سازمان در بازار شود.

7. آموزش و آگاهی‌بخشی

فرآیند تعریف اقدامات اصلاحی معمولاً شامل آموزش کارکنان و افزایش آگاهی آن‌ها در مورد اهمیت کیفیت و بهبود مستمر است. این آموزش‌ها به ایجاد فرهنگی از بهبود در سازمان کمک می‌کند.

8. پاسخگویی به الزامات قانونی و مقرراتی

در برخی صنایع، رعایت الزامات قانونی و مقرراتی الزامی است. تعریف اقدامات اصلاحی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از تطابق با این الزامات اطمینان حاصل کنند.

تعریف اقدامات اصلاحی در فرآیند دریافت گواهینامه ایزو نه‌تنها به بهبود کیفیت و عملکرد سازمان کمک می‌کند، بلکه به ایجاد یک نظام مدیریتی مؤثر و پایدار نیز منجر می‌شود. این اقدامات به سازمان‌ها این امکان را می‌دهند که به‌طور مستمر بهبود یابند و به نیازهای مشتریان و بازار پاسخ دهند، که در نهایت به موفقیت و رشد سازمان منجر می‌شود.

مزایای تعریف و پیگیری اقدامات اصلاحی در صنایع چیست؟

تعریف و پیگیری اقدامات اصلاحی در صنایع به عنوان یک فرآیند کلیدی، مزایای متعددی را به همراه دارد که به بهبود کیفیت و کارایی سازمان‌ها کمک می‌کند. یکی از مهم‌ترین مزایا، بهبود کیفیت محصولات و خدمات است. با شناسایی و رفع مشکلات، نواقص کاهش می‌یابد و در نتیجه، کیفیت نهایی محصولات افزایش می‌یابد. این امر نه تنها به رضایت مشتریان منجر می‌شود، بلکه می‌تواند به حفظ و جذب مشتریان جدید نیز کمک کند.

علاوه بر این، پیگیری اقدامات اصلاحی به کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند. با جلوگیری از بروز مشکلات و نواقص، هزینه‌های مرتبط با تعمیرات، بازگشت کالا و جبران خسارت به طور قابل توجهی کاهش می‌یابد. این موضوع به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که منابع خود را به نحو بهتری مدیریت کنند و به افزایش کارایی و بهره‌وری کارکنان و تجهیزات منجر شود.

ایجاد فرهنگ بهبود مستمر یکی دیگر از مزایای مهم تعریف و پیگیری اقدامات اصلاحی است. این فرآیند باعث تشویق کارکنان به نوآوری و ارائه راهکارهای جدید می‌شود و محیط کاری مثبتی را ایجاد می‌کند. همچنین، مستندسازی و شفافیت در فرآیندها از دیگر مزایای این اقدامات است. ثبت و مستندسازی اقدامات اصلاحی باعث افزایش شفافیت و پاسخگویی در سازمان می‌شود و اطلاعات لازم برای ممیزی‌ها و ارزیابی‌ها را فراهم می‌کند.

در نهایت، پیگیری اقدامات اصلاحی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به الزامات قانونی و استانداردهای بین‌المللی مانند ایزو پایبند باشند. این موضوع نه تنها به بهبود شهرت و اعتبار سازمان منجر می‌شود، بلکه به ایجاد یک تصویر مثبت از سازمان در بازار کمک می‌کند. به طور کلی، تعریف و پیگیری اقدامات اصلاحی در صنایع به عنوان یک استراتژی مؤثر، به بهبود مستمر و موفقیت درازمدت سازمان‌ها کمک می‌کند.

چرا پیگیری و کسب نتیجه اقدام اصلاحی مهم تر از تعریف آن هست؟

پیگیری و کسب نتیجه از اقدام اصلاحی به مراتب مهم‌تر از صرفاً تعریف آن است، زیرا این فرآیند به تحقق واقعی اهداف و بهبود مستمر در سازمان کمک می‌کند. در ادامه به چند دلیل کلیدی اشاره می‌شود:

1. تضمین اثر بخشی

صرف تعریف اقدام اصلاحی بدون پیگیری، ممکن است منجر به عدم تحقق اهداف مورد نظر شود. پیگیری این اقدامات اطمینان می‌دهد که راهکارهای ارائه‌شده واقعاً مؤثر هستند و مشکلات به درستی حل می‌شوند.

2. شناسایی و
   

   رفع مشکلات جدید

فرآیند پیگیری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مشکلات جدیدی که ممکن است در نتیجه تغییرات داخلی یا خارجی بروز کنند را شناسایی و مدیریت کنند. این امر به بهبود مستمر و انطباق با شرایط متغیر بازار کمک می‌کند.

3. ایجاد فرهنگ پاسخگویی

پیگیری اقدامات اصلاحی باعث ایجاد یک فرهنگ پاسخگویی در سازمان می‌شود. کارکنان متوجه می‌شوند که نتایج کار آن‌ها مورد ارزیابی قرار می‌گیرد و این امر می‌تواند انگیزه آن‌ها را برای بهبود عملکرد افزایش دهد.

4. تحلیل داده‌ها و بهبود مستمر

با پیگیری و جمع‌آوری داده‌های مرتبط، سازمان‌ها می‌توانند تحلیل‌های دقیق‌تری انجام دهند و از این اطلاعات برای بهبود فرآیندها و تصمیم‌گیری‌های آگاهانه‌تر استفاده کنند.

5. تأثیر بر رضایت مشتری

پیگیری اقدامات اصلاحی به طور مستقیم بر رضایت مشتریان تأثیر می‌گذارد. زمانی که نواقص به‌طور مؤثر حل شوند، کیفیت محصولات و خدمات افزایش می‌یابد و در نتیجه، مشتریان راضی‌تر خواهند بود.

6. پاسخگویی به الزامات قانونی و استانداردها

بسیاری از استانداردهای بین‌المللی و الزامات قانونی بر اهمیت پیگیری و ارزیابی اقدامات اصلاحی تأکید دارند. عدم پیگیری می‌تواند منجر به عدم تطابق با این الزامات و در نتیجه، عواقب قانونی و مالی شود.

در نهایت، پیگیری و کسب نتیجه از اقدامات اصلاحی نه‌تنها به بهبود کیفیت و کارایی کمک می‌کند، بلکه به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که به‌طور مؤثرتر با چالش‌ها مواجه شوند و به نیازهای مشتریان پاسخ دهند. این فرآیند، کلید موفقیت و پایداری سازمان‌ها در بازار رقابتی امروز است.

سیستم کاران دارای مجوز رسمی از وزارت صمت در راستای توسعه فرهنگ استاندرادسازی در خدمت شماست.

دانلود روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی – فرمت Word