روش اجرایی کنترل محصولات / خدمات نامنطبق

روش اجرایی کنترل محصولات / خدمات نامنطبق از دیگر روشهای اجرایی ذکر شده در مستندات محسوب می گردد. دستورالعمل کنترل محصولات / خدمات نامنطبق منطبق با ایزو 9001 تهیه و تدوین شده است. روش اجرایی کنترل محصولات / خدمات نامنطبق به شرح نحوه مدیریت خدمات و محصولات نامنطبق و حصول اطمینان از شناسایی، ثبت، جداسازی و تعیین تکلیف مناسب می پردازد.

محصول نامنطبق یا خدمت نامنطبق ، محصول یا خدمتی است که با الزامات از پیش تعیین شده تطابق ندارد. شناسایی محصول یا خدمت منطبق به عهده سازمان کنترل هر کیفیتی می باشد. علاوه بر شناسایی محصول و خدمت نامنطبق بایستی اقدام مقتضی نیز تعریف گردد. در واقع اقدامات پس از شناسایی محصول و خدمت نامنطبق خیلی مهمتر از شناسایی آنهاست. مجموعه فرآیندهای مربوط به خدمت یا کالای نامنطبق را کنترل محصول یا خدمت نامنطبق می گویند.

روش اجرایی یا دستورالعمل کنترل محصول، خدمت نامنطبق یکی از مستندات مهم در استاندارد ISO9001 می باشد. مشاوران و کارشناسان ایزو ، مخصوصا در حوزه سیستم مدیریت کیفیت ، نیاز مبرم به این روش اجرایی مهم دارند.

روش اجرایی کنترل محصول نامنطبق زیر به عنوان یک نمونه مبنا در اختیار علاقمندان گذاشته شده است.

1-هدف:

هدف از تدوین این روش اجرایی ، تشریح نحوه مدیریت خدمات و محصولات نامنطبق و حصول اطمینان از شناسایی، ثبت، جداسازی و تعیین تکلیف مناسب می باشد.

2- دامنه كاربرد :

اين روش اجرايي در واحد کنترل کیفیت کاربرد دارد.

3- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : مدیریت کنترل کیفیت
• اجرا : واحد کنترل کیفیت

4- شرح:

محصول نامنطبق یا خدمت نامنطبق محصول و یا خدمتی است كه به هر دليل، با خواسته ها و الزامات از پيش تعيين شده مطابقت ندارد. با توجه به ماهيت انحصاری محصولات و فعاليت هاي فرآيندي ، كنترلهای عدم انطباق بایستی با دقت اعمال گردند.

4-1- کنترل محصولات نامنطبق:

پس از پایش و اندازه گیری (کنترل کیفیت) اقلام ، محصولات ، در صورت وجود عدم انطباق ، آن مواد ، اقلام ، محصولات جداسازی شده و در کلیه مراحل از انجام هر گونه اقدامات بر روی آنها جلوگیری بعمل آمده تا نسبت به آن محصولات تعیین تکلیف قطعی صورت پذیرد. لذا سه حالت تعریف می گردد. لازم به یادآوری است که کنترل کیفیت ها در سه بخش کنترل کیفیت ورودی و کنترل کیفیت انبارها و کنترل کیفیت خروجی تعریف شده اند.

4-2- اصلاح

در این صورت محصولات و یا خدمات جهت اصلاح به واحدهای مربوطه ارجاع داده می شوند. درباره اقلام ورودی به مسئول خرید ارجاع داده می شود. در مورد اقلام موجود در انبار و یا اقلام خروجی از انبار در مرحله ی تحویل به مشتری یا کارفرما به انبار ارجاع داده می شود. مسئول خرید و یا مسئول انبار پس از رفع عدم انطباق آن ، مجدد به واحد کنترل کیفیت ارائه میدهد. واحد کنتریال کیفیت مجدد پایش خود را انجام می دهد. مجدداً اگر آن خدمت انجام شده یا محصولات غیر قابل قبول بود واحد کنترل کیفیت برای آن محصول یا خدمت صورتجلسه محصول / خدمت نامنطبق مطابق با فرم” صورتجلسه محصول /خدمت نا منطبق ” با کد F-07-00-01 تنظیم می کند و برای تعیین تکلیف یکی از حالات 2 یا 3 زیر اجرا می گردد.

4-3- کسب مجوز ارفاقی

در اینگونه موارد می توان متناسب با ماهیت فرآیند (ویژه بودن) و همچنین نوع محصولات یا خدمات انجام شده از کارفرما مطابق با فرم “مجوز ارفاقی” با کد F-07-00-02 اجازه ارفاقی کسب نمود. در کسب مجوز ارفاقی سه حالت امکان پذیر است :

الف) کارفرما یا مشتری محصول و یا خدمت را با عیوب مشخصه می پذیرد.

ب) کارفرما محصول و یا خدمت را با عیوب مشخصه نمی پذیرد.

ج) کارفرما عملیات انجام شده (محصول تولید شده ) را با عیوب مشخصه با درخواست شرایطی (شرط کاهش قیمت) می پذیرد.

4-1-3- معدوم سازی یا تخریب

چنانچه هیچ یک از حالات فوق الذکر امکان پذیر نباشد برای محصولات، معدوم سازی یا تخریب صورت میگیرد و برای خدمات بایستی از نو اقدام گردد.

نکته: کلیه کالاها و محصولاتی که برای معدوم سازی تشخیص داده شده اند بایستی تا قبل از خروج از سیستم شرکت تحت شرایط کنترل شده ای از سایر کالاها و محصولات جداسازی و نگهداری شوند.

سوابق مرتبط با موارد نا‌‌‌منطبق بعنوان بخشي از سوابق مهم، بطور دقيق نگهداري مي شود.

5- توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6- مدارک پیوست :

کنترل خروجی های نامنطبق ایجاب می کند که یک سازمان خروجی هایی را که با نیازهای مشتری مطابقت ندارند شناسایی کند و آنها را کنترل کند تا از استفاده یا تحویل ناخواسته آنها جلوگیری کند.

خروجی ها لزوماً به معنای محصولات معیوب یا خطا در ارائه خدمات نیستند، این می تواند هر خروجی در فرآیند نیز باشد. این می تواند شامل خطاهایی در سند طراحی، مشکلات فاکتور، مشکلات در درک نیازهای مشتری یا یک محصول معیوب باشد. هدف روش اجرایی کنترل محصولات / خدمات نامنطبق اینست که خروجی‌های فرآیند، محصولات یا خدمات غیر منطبق به مشتری تحویل نگردد یا به طور سهوی در داخل مورد استفاده قرار نگیرد.

کنترل خروجی های نامنطبق چرا مهم است؟

شناسایی خروجی‌ های فرآیند، محصولات و خدمات غیر منطبق بسیار مهم هست. ابتدا بایستی محصولات نامنطبق شناسایی گردد. سپس اقدامات لازم جهت اطمینان از اینکه محصول نا منطبق به دست مشتری نرسیده است انجام گردد. بعد اقدامات لازم جهت رفع عدم انطباقهای محصول و خدمات نامنطبق انجام گردد. محصول یا خدمات خروجی نامطلوب هنگامی که شناسایی یا کنترل نشود می تواند منجر به تعدادی از مشکلات کیفیت شود که در نهایت به دست مشتری می رسد.

یک محصول معیوب یا خدمات با کیفیت بد هرگز توسط مشتری مورد توجه و قدردانی نیست و این امر می تواند منجر به نارضایتی مشتری گردد. بنابراین مهم است که سازمان‌ ها تمام مراحلی را که در تولید خروجی‌های فرآیند دخیل هستند، شناسایی کنند. سپس مکانیسم ‌هایی را برای شناسایی خروجیهای نامطلوب ایجاد کنند. و مجموعه‌ای از مراحل معین برای رسیدگی به چنین خروجی ‌های غیر منطبق داشته باشند. خروجی در اینجا به معنای هر خروجی از فرآیند، محصول یا خدمات است.

روش اجرایی کنترل محصولات / خدمات نامنطبق ، ایزو9001

روش اجرایی کنترل محصولات / خدمات نامنطبق به دلیل اینکه با کیفیت محصولات و خدمات ارتباط مستقیم دارد از جمله الزامات در مستندات ایزو9001 محسوب می گردد. یعنی جهت پیاده سازی استاندارد ایزو 9001 روش اجرایی کنترل محصولات / خدمات نامنطبق از اهمیت بالایی برخوردار هست. درون مستندات ایزو 9001 بند 7 این روش اجرایی به عنوان یک الزام تعریف می گردد.

با عدم انطباق چگونه برخورد می کنید؟

حتی اگر موارد عدم انطباق کمتر از حد ایده آل هستند، اما نحوه پاسخگویی شما به آنها مهمترین چیز است. پس بهترست همه آنها را اصلاح کرد. پس از شناسایی عدم انطباق، چه توسط خودتان یا یک ممیز داخلی یا خارجی، ضروری است که به سرعت برای کنترل و اصلاح وضعیت اقدام کنید.

اولین گام در برخورد با عدم انطباق، پر کردن گزارش عدم انطباق (NCR) است. NCR سندی است که به مسئول عدم انطباق اطلاع می دهد دقیقاً مشخص می کند که عدم انطباق چیست؟ توضیح می دهد که چگونه آن را اصلاح کنید و از وقوع آن در آینده جلوگیری کنید.

پس از تکمیل NCR، باید برنامه اقدامی را که برای اصلاح عدم انطباق مشخص کردید دنبال کنید. همچنین ایده خوبی است که ارزیابی کنید اقدامات اصلاحی شما تا چه حد در حل مشکل موثر است. با انجام این اقدامات، در موقعیت بهتری خواهید بود تا اطمینان حاصل کنید که سازمان شما با الزامات ISO 9001 مطابقت دارد.

چرا انطباق با ISO 9001 مهم است؟

انطباق موفقیت آمیز با ISO 9001 می تواند با کاهش احتمال خطا و صرفه جویی در زمان به افزایش کارایی منجر گردد. همچنین می تواند سازگاری بهتری در فرآیندها و سیستم های شما ایجاد کند و به بهبود مستمر QMS شما کمک کند. این مزایا به نوبه خود به کارکنان شادتر و مشتریان راضی تر کمک می کند.

مستندات ایزو مورد نیاز تمامی سازمانها جهت اخذ گواهینامه ایزو بابت پیاده سازی الزامات ایزو می باشد. مرکز سیستم کاران به عنوان یک مرکز عام المنفعه تمامی مستندات ایزو را به صورت رایگان در همین سایت در مطلب ( دانلود رایگان مستندات ایزو ) ارائه کنید.

همچنین فرمهای مندرج در هر روش اجرایی و دستورالعمل ها را می توانید از مطلب ( دانلود رایگان فرم های ایزو ISO ) بردارید و به رایگان استفاده کنید.

دانلود نمونه روش اجرایی کنترل محصولات / خدمات نامنطبق – فرمت Word