روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی

روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی ، در ویرایش 2015 در واقع همان روش اجرایی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه در ویرایشهای قبلی است. همچنین روش اجرایی اقدامات اصلاحی در بند  10 – 2 با عنوان عدم انطباق و اقدام اصلاحی آمده است. شایسته است که کارشناسان ایزو ، این روش اجرایی را به عنوان یک روش اجرایی عمومی در سیستمهای مدیریتی ، شامل ایزو 9001 و ایزو 14001 و ایزو 45001 استفاده نمایند. روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی حتی میتواند در خیلی از سیستمهای مدیریتی دیگری نیز استفاده گردد.

متن کامل روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی ، به همراه فرمهای مربوطه در زیر آمده است.

1–  هدف :

هدف از تدوين اين روش اجرايي تشريح روش‌هاي کنترل هرگونه عدم انطباق ایجاد شده در شرکت و تعریف اقدامات اصلاحی جهت حذف علل عدم انطباق‌هاي بالفعل و بالقوه و جلوگيري از بروز آنها می باشد. همچنین بازنگری های اثربخشی اقدامات اصلاحی و در صورت لزوم به روز رسانی ریسکها و فرصتها ایجاد شده ، مدنظر می باشد.

2– دامنه كاربرد :

كليه واحدهاي مؤثر بر كيفيت، ایمنی ، بهداشت ومحیط زیست را در دفتر مركزي دربر مي‌گيرد.

3– مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : نماينده مديریت.
• اجرا : کليه واحدهای موثر بر كيفيت، ایمنی ، بهداشت ومحیط زیست.

4– شرح:

4-1- عدم انطباق

عدم انطباقها از طرق مختلف ممکن است در شرکت رخ دهد. این عدم انطباقها می تواند در محصولات و خدمات و فرایندها و … در حوزه کیفیت، ایمنی و بهداشت و محیط زیست مشاهده شوند. برای تحت کنترل درآوردن تمامی عدم انطباقها مراجع ورودی کلیه عدم انطباقها به‌شرح زير تعریف می گردد.

4-1-1- پيشنهادات ،  انتقادات و نظرات

چنانچه هركدام از افراد در شرکت پيشنهادات ، انتقادات و نظراتی داشته باشد آن را طي فرم “پيشنهادات ، انتقادات و نظرات” با کد F-02-00-01 به اطلاع نماينده مديريت مي‌رساند. نظرات و شكايات مشتريان نيز در فرم “پيشنهادات ، انتقادات و نظرات” با کد F-02-00-01 ثبت مي‌شود. همچنين جهت سهولت در اخذ پيشنهادات ، انتقادات و نظرات ، صندوق پيشنهادات ، انتقادات و نظرات تهيه و در اماکن مختلف نصب گرديده است که اين صندوقها بصورت دوره ای توسط نماینده مدیریت شخصا تخلیه و موارد مطرح شده نیز در فرم “پيشنهادات ، انتقادات و نظرات” با کد F-02-00-01 ثبت مي‌شود.

نماينده مديريت پس از بررسي و همفكري و تبادل نظر با مسئول (های) مربوطه و صاحب نظران درباره موارد مطروحه در فرم پيشنهادات ، انتقادات و نظرات با کد F-02-00-01 تصميم‌گيري مي‌نمايد. در صورت رد، موضوع مختومه شده و به‌عنوان سابقه بايگاني مي‌شود. همچنین در صورت پذيرش اقدام لازم تعريف شده و يك نسخه از فرم به مسئول اجراي اقدام تعريف شده داده مي‌شود. در هر صورت، نتیجه هر چه که باشد به اطلاع ارائه دهنده پيشنهادات ، انتقادات و نظرات می رسد.

4-1-2- نتایج ممیزی ها

پس از انجام هر گونه ممیزی داخلی مطابق با روش اجرایی ممیزی داخلی با کد P-03 و خارجی ( اخذ گواهینامه یا مراقبتی ) گزارش عدم انطباق های مطروحه  توسط گزارش مميزان به اطلاع نماينده مديريت مي‌رسد و نماینده مدیریت با همکاری مسئولین مربوطه اقدام اصلاحی لازم تعريف و اجرا مي‌شود.

4-1-3- جلسات بازنگري مديريت

چنانچه در راستای اجرای فرایند جلسات بازنگري مديريت مطابق با روش اجرایی بازنگری مدیریت با کد P-04 عدم انطباقی شناسایی گردد بنابراین اقدام اصلاحي تعربف شود، نماينده مديريت مراتب را به اطلاع مجري آن اقدام مي‌رساند تا وي مطابق تصميم اتخاذ شده اقدام لازم را اجرا نمايد.

4-1-4- نتايج عدم انطباق در محصولات و خدمات نامنطبق

در خصوص اجرای روش اجرایی کنترل محصولات و خدمات نامنطبق با کد P-07 در صورت مشاهده هر گونه موارد عدم انطباق در محصولات و یا خدمات و یا در طي تشكيل جلسه رسیدگی به محصولات و خدمات نامنطبق ، بعد از بررسي علل و ريشه‌ها اقدامات اصلاحی لازم تعريف و مسئول آن تعيين مي‌شود.

4-1-5- نتايج پایش، اندازه گیری و تجزيه و تحليل و ارزیابی ها

پس از انجام پایش، اندازه گیری و تجزيه و تحليل و ارزیابی ها مطابق با روش اجرایی پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی با کد P-06 در کلیه سطوح، چنانچه نیاز به تعریف اقدام اصلاحی باشد با همکاری نماینده مدیریت اقدامات اصلاحي لازم تعريف مي‌گردد.

4-2- تعريف و پيگيري اثر بخشی اقدامات اصلاحي

در تمامي موارد فوق بعد از بررسي علل و ريشه‌ها ،نماینده مدیریت با همکاری مسئولین مربوطه اقدام اصلاحی لازم در فرم” اقدام اصلاحی” با کد F-02-00-02 تعريف مي‌شود و زمان لازم و مسئول انجام و منابع مورد نیاز براي اجراي اقدام اصلاحي تعيين مي‌گردد. نماينده مديريت با توجه به فـرم “ پيگـيري اقدامات اصلاحـي” با کد F-02-00-03 در زمان مورد نظر مي‌بايسـت نسبت به پيگيري انجام اقدام اصلاحي اقدام نمايد. در صورت عدم تاييد اقدام صورت گرفته و يا اثربخش نبودن اقدام فوق مهلت مجددي براي انجام اقدام تعريف مي‌شود كه در زمان فوق مجدد نماينده مديريت پيگيري و كنترل لازم را انجام مي‌دهد. در صورت عدم تاييد مراتب جهت پيگيري و اعلام نظر به مدير عامل اعلام مي‌شود.

4-3- اعمال تغییرات در اطلاعات مدون

پس از اجرای اقدامات اصلاحی مسئول مربوطه انجام اقدام اصلاحی با همکاری نماینده مدیریت چنانچه نیاز به اعمال تغییرات در اطلاعات مدون باشد، مطابق با روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون با کد P-01 نسبت به بررسی وضعیت جدید اقدام می نمایند و چنانچه نیاز به بروز رسانی و اعمال تغییرات در اطلاعات مدون در سیستم مدیریت یکپارچه باشد را اعمال می نمایند.

4-4- به روز رسانی ریسکها و فرصتها

پس از اجرای اقدامات اصلاحی مسئول مربوطه انجام اقدام اصلاحی با همکاری نماینده مدیریت مطابق با روش اجرایی مدیریت ریسکها و فرصتها با کد P-05 نسبت به بررسی ریسکها و فرصتهای وضعیت جدید اقدام می نمایند و چنانچه نیاز به بروز رسانی و اعمال تغییرات در سیستم مدیریت یکپارچه باشد را اعمال می نمایند.

5– توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست مستندات سیستم مديريت یکپارچه (IMS) توزیع شده است.

6- مدارک پیوست :

7-مدارک مربوطه :

روش اجرایی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه ، استاندارد های ایزو

روش اجرایی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه یکی از الزامات سیستم مدیریت کیفیت استاندارد ISO9001 ، سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت استاندارد ISO45001 و سیستم مدیریت زیست محیطی استاندارد ISO14001 میباشد. همچنین دستورالعمل مدیریت اقدامات اصلاحی در حیطه کلیه استانداردهای ایزو در بند مستندات تعریف میگردد.

روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی به نوعی بمختص تمامی استانداردها به نوعی یک الزام محسوب می گردد. گواهینامه ایزو 22000 ، گواهینامه ایزو 29001 ، گواهی نامه ISO 27001 ، گواهینامه ایزو 10015 و انواع و اقسام دیگر گواهینامه ایزو بندی با عنوان روش اجرایی اقدامات اصلاحی تدوین شده است.

روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی از بندهای مندرج در کلیه استاندارد های ایزو بسیار مهم هست. سازمانها به هنگام اخذ گواهینامه ISO ، مستندات گواهینامه ISO مرتبط با گواهی ایزو دریافتی خود را می بایست از مرجع صادر کننده گواهی ایزو دریافت نمایند. پس بایستی متقاضی دریافت گواهینامه ایزو ، به اهمیت مستندات ایزو واقف باشد.

روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی ، الزامات سازمانی

الزامات سازمانی به سه دسته کلی الزامات قانونی ، الزامات مشتری و مقررات عملکردی یا همان روشها و دستورالعملهای درون سازمانی تقسیم بندی میشوند.

زمانی که روش اجرایی یا دستورالعملی یا الزام قانونی یا الزام مشتری در سازمان جاری میشود همه ملزم به تبعیت از قانون وضع شده میباشند. وقتی اقدامی برخلاف الزامات قانونی یا الزامات مشتری یا الزامات فرایندی صورت گیرد اصطلاحا در تعاریف استاندارد ISO9001 ، استاندارد ISO14001 و استاندارد ISO45001 یک عدم انطباق رخ داده است.

اقدام اصلاحی اقدامیست جهت حذف یا رفع علت عدم انطباق رخ داده یا بالفعل تبدیل شده و یافتن راه حلی جهت جلوگیری از وقوع مجدد عدم انطباق.

تدوین روش اجرایی اقدامات اصلاحی به ایجاد ساز و کاری جهت شناسایی و ثبت عدم انطباقها ، ریشه یابی و اقدام اصلاحی که منجر به جلوگیری از وقوع مجدد عدم انطباق گردد می انجامد. حال اگر برای پیشگیری از وقوع عدم انطباقهای بالقوه راه حلی ایجاد شود به چنین اقدامی اقدام پیشگیرانه گویند. بطور کلی اقداماتی که قبل از وقوع عدم انطباق و جهت جلوگیری از وقوع عدم انطباق انجام میشود اقدام پیشگیرانه و اقدامات بعد از وقوع عدم انطباق اقدام اصلاحی گفته میشود.

نمونه روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی ( بر اساس ویرایش 2015 استانداردISO9001  )

روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی حاضر بر اساس ویرایش 2015 استاندارد ISO9001 ( ISO9001:2015 ) تنظیم شده است. در استاندارد ISO9001 ویرایش 2008 بحث اقدامات اصلاحی در بند 8-5-2 و اقدامات پیشگیرانه در بند 8-5-3 و در دو بخش مجزا مطرح گردید. اما درISO9001:2015  دو بخش اقدام اصلاحی و اقدام پیشگیرانه یکی گردید و در قالب بند عدم انطباق و اقدام اصلاحی ( 10-2 ) مطرح گردید.

عدم انطباقها ، چه بالقوه و چه بالفعل ، پیش زمینه تعریف اقدامات اصلاحی هستند. عدم انطباقها در کلیه فرایندها مانند ممیزی داخلی ، پایش فرایندها ، پیشنهادات و انتقادات ، جلسات بازنگری مدیریت ، خروجیهای نامنطبق ، تحلیل و ارزیابی داده ها ، مدیریت دانش و بازخوردهای مشتریان و همچنین هر گونه تغییر در شرایط کاری ، ساختار سازمانی ، منابع انسانی ، روشهای اجرایی و دستورالعملها ، محصولات یا خدمات میتواند منشا تعریف اقدام اصلاحی یا پیشگیرانه باشد.

روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی ، انطباقها و عدم انطباقها

اقدام اصلاحی تعریف شده طبق روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی باید بنحوی باشد که عدم انطباق ایجاد شده را کنترل و تصحیح نماید. در فرم اقدام اصلاحی مطابق روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی و استاندارد iso9001:2015 باید منشا تعریف اقدامات اصلاحی مشخص شود. علل وقوع عدم انطباقها ریشه یابی شوند و اقدام اصلاحی مورد نیاز با در نظر گرفتن پیامدهای تغییر ایجادی در اثر پیاده سازی این اقدام اصلاحی و ریسکها و فرصتهای موجود تعریف شود.

منابع مورد نیاز انجام این اقدام اصلاحی از جمله منابع انسانی ، منابع تجهیزاتی ، منابع اطلاعاتی و نرم افزاری و منابع مالی نیز بایست تعریف شوند. گاهی یک اقدام اصلاحی تعریف شده میتواند به قدری بزرگ و وسیع باشد درحدی که تمام سازمان را تحت تاثیر قرار دهد و تبدیل به یک پروژه بهبود مستمر شود.

گستردگی و گاه پیچیدگی اقدامات اصلاحی ، یک مدیریت واحد همراه با نظارت و رسیدگی و پیگیری را می طلبد. از آنجا که لزوم وجود یک نفر به عنوان نماینده مدیریت در استاندارد ایزو 9001:2015 حذف شده است اما باید گفت ، لزوما یک نفر یا یک تیم در سازمان باید مسئولیت مدیریت فرایند اقدامات اصلاحی را عهده دار شوند چون این فرایند باید مرتبا پیگیری ، نظارت ، پایش و اثر بخشی آن بازنگری شود.

روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی ، پایش مداوم

اقدامات اصلاحی باید مرتبا پایش و نتیجه اثر بخشی انجام آن مشخص شوند. موردی که در استاندارد ایزو 9001 ویرایش 2015 دربحث اقدامات اصلاحی اضافه شده است. بحث مدیریت تغییرات حاصل از تعریف اقدامات اصلاحی و مدیریت ریسکها و فرصتها از زمان تدوین اقدام اصلاحی تا زمان اجرا و اتمام پیاده سازی اقدامات اصلاحی است.

دانلود مستندات ISO همواره مورد توجه کارشناسان و مشاوران ایزو بوده است. از اینرو مرکز سیستم کاران ، همواره مستندات ISO را در دسترس عموم قرار داده است.بدلیل بالا بودن حجم مستندات و سوابق مربوط به استانداردهای ایزو ، این مرکز در طی یک پروژه عظیم اقدام به انتشار نمونه مستندات ایزو کرد. از افتخارات این مرکز هست که دانلود رایگان مستندات ایزو را به صورت رایگان در اختیار همگان میگذارد.

نظرات و پیشنهادات شما ما را در راستای خدمت رسانی بهتر یاری می کند. همچنین جهت دانلود رایگان فرمهای ایزو ، اینجا کلیک کنید.

دانلود روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی – فرمت Word

مطالب مهم دیگر مرتبط با این مقاله

دریافت گواهینامه ایزو ISO

اخذ گواهینامه ایزو

گواهینامه ایزو – ۷۹۱۶۵-۰۲۱ – اخذ ایزو – گرفتن ایزو – دریافت ایزو