نمونه نظامنامه سیستم مدیریت یکپارچه IMS

کارشناسان طراحی و پیاده سازی سیستمهای مدیریتی بدنبال نمونه نظامنامه سیستم مدیریت یکپارچه IMS هستند.

نظامنامه IMS یا نظامنامه سیستم مدیریت یکپارچه سندی گویا از آنچه که برای پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت ISO9001 ، سیستم مدیریت زیست محیطی ISO14001 و سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت ISO45001 در یک سازمان صورت گرفته است میباشد.

نظامنامه IMS ترکیب نظام نامه سه استاندارد ISO 9001 ، ISO14001 و ISO45001 است.

نظام نامه IMS یا نظام نامه سیستم مدیریت یکپارچه سندی بالا دستی مانند خط مشی IMS و چارت سازمانی IMS در سطوح مستندسازی میباشد.

همه کارشناسان معتقدند که نظامنامه IMS اهمیت فراوانی دارد و گواه اجرا و پیاده سازی سیستم مدیریت یکپارچه IMS دریک سازمان است. در اصل در نظامنامه IMS بیان میشود که سازمان برای پیاده سازی و اجرای هر یک از بندهای استانداردهای ایزو 9001 ، ایزو14001 و ایزو 45001 چه اقداماتی را انجام می دهد. تهیه و تدوین و نگارش نظام نامه IMS در پایان کار پیاده سازی سیستم مدیریت یکپارچه IMS انجام میگردد. چون تا روشن نشدن وضعیت کامل مستندات نمی توان نظامنامه را بست.

نظامنامه IMS و سایر مستندات خاص

نظامنامه سیستم مدیریت یکپارچه IMS ، خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه IMS و چارت سازمانی سیستم مدیریت یکپارچه IMS در سیستم مدیریت یکپارچه و همینطور سیستمهای مدیریتی دیگر بعنوان “مستندات خاص” نام برده میشوند.

معمولا در سیستم کدگذاری مستندات ایزو نیز کدی خاص و متفاوت از کدهای دیگر مستندات مثل روشهای اجرایی و دستورالعملها برای این سه در نظر میگیرند. نمونه نظامنامه سیستم مدیریت یکپارچه IMS که در زیر آوردیم فقط یک نمونه عمومی هست. شما می توانید آنرا دانلود و سپس نسبت به ویرایش آن اقدام بفرمایید.

نظام نامه حاضر براساس آخرین ویرایشهای استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت ISO9001:2015 ، استاندارد سیستم مدیریت زیست محیطی ISO14001:2015  و سیستم مدریت ایمنی و بهداشت ISO45001:2015 موجود است.

البته شایان ذکر است در ویرایشهای قبلی استانداردهای ایزو 9001 یعنی ویرایش سال 2008 و ویرایش قبلی ایزو 14001 یعنی ویرایش سال 2004 از واژه ” نظامنامه “، ” مدرک “، ” سابقه ” و … استفاده میشد. اما در ویرایشهای 2015 ایزو9001 و ایزو 14001 تنها به واژه ” نگهداری اطلاعات مستند ” بسنده شد. یعنی تاکید قطعی بر نگارش نظامنامه نیست. اما چون تاکید شده اطلاعات مستند باید نگهداری شوند، لذا همچنان نگارش نظامنامه بعنوان یک سند بالا دستی سازمان از اهمیت فراوانی برخوردار است.

مقدمه

در قرن جدید با سه ویژگی “انقلاب ارتباطات” و “انفجار اطلاعات” و “تغییرات مداوم” تنها سازمان هایی باقی می‌مانند كه بتوانند با نتایج ناگزیر این سه ویژگی خود را تطبیق دهند. تغییرات پی در پی و برق‌آسای تكنولوژی ایجاب می‌كند كه كشورهای در حال توسعه بودجه لازم را در برنامه های كوتاه مدت و دراز مدت توسعه اقتصادی – اجتماعی خود اختصاص دهند.

واحدهای صنعتی، بازرگانی و خدماتی در میدان رقابت جدید و جدی قرار گرفته اند. از یك طرف با توجه به محدودیت های موجود، باید خدمات خود را با كیفیت بالا عرضه نموده و از طرف دیگر با حضور جدی رقبا ناچار به كاهش قیمت های تمام شده خدمات خود می باشند. این دو عامل در ابتدا موجب تغییر در نگرش و بینش مدیران این واحدها شده است. به گونه ای كه كیفیت، مشتری، اهمیت به محیط زیست و ایمنی و بهداشت شغلی کارکنان را در رأس همه فعالیت های خود قرار داده اند و خواستار ارتقای سطح كیفیت خدمات خود، رعایت نکات زیست محیطی و ایمنی و بهداشت شغلی تا حد استانداردهای بین المللی می باشند.

مدیریت شرکت با توجه به دیدگاه های اصولی فوق، فرایندها و فعالیت های خود را منطبق با الزامات استاندارد های سیستم مدیریت کیفیت مطابق با ISO9001:2015 و سیستم مدیریت زیست محیطی مطابق با ISO14001:2015 و سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای مطابق با ISO45001:2018 نموده و جهت پویایی این سیستم ها سه اصل زیر را پیوسته مد نظر قرار می دهد:

١) بهبود مستمر

دستیابی به بهبود همواره یك هدف اصلی تلقی گردیده و به عنوان خط مشی دراز مدت شركت مورد توجه می‌باشد. نکته مهم در مستمر بودن این بهبود می باشد که همواره جزء اهمیتهای مجموعه بوده و هست. بدیهیست یک مجموعه بدون ساختار بهبود ناپذیر محکوم به شکست خواهد بود.

٢) كیفیت، ایمنی و بهداشت شغلی و حفظ محیط زیست مسئولیت همگان

برای هر یك از پرسنل شركت، در هر شغل و در هر سطح، افزایش كیفیت كار و نتیجه مطلوب فعالیتها، رعایت موارد ایمنی و بهداشت شغلی و حفظ محیط زیست از اهمیت خاصی برخوردار بوده و ارتقاء به سوی تعالی در هر یک از موارد مذکور از طریق خدمات “یکایک” كاركنان حاصل می گردد.

٣) تكنولوژی، توسعه و نیروی انسانی

با استفاده از تكنولوژی و تجهیزات مناسب و نیروهای كارآمد و با انگیزه می توان زمینه اطمینان از تعالی در کیفیت، ایمنی، بهداشت و محیط زیست را ایجاد نمود.

معرفی شرکت

شرکت…………………..

به نشانی دفتر مركزی:………………………………………….

کد پستی:………………………………………….

تلفن:………………………………..

شناسه ملی:………………………………………….

کد اقتصادی:………………………………………….

كلیات نظامنامه سیستم مدیریت یکپارچه

1) هدف

تشریح الزامات سیستم مدیریت یكپارچه شركت بر اساس استانداردهای ISO9001:2015 و ISO14001:2015 و ISO45001:2018 برای كلیه فعالیتهای مرتبط در سطوح مختلف، بمنظور:

الف) ارائه یکنواخت محصولات و خدماتی که الزامات مشتری و الزامات قانونی و مقرراتی کاربردی را برآورده می سازد.

ب) جلب رضایت مشتری از طریق به کارگیری اثربخش سیستم، شامل فرآیندهایی جهت بهبود مستمر سیستم و انطباق سازی با الزامات مشتری و الزامات قانونی و مقرراتی قابل کاربرد.

ج) رعایت اصول و موارد محیط زیست

د) رعایت اصول ایمنی و بهداشت حرفه ای پرسنل

2) مراجع الزامی

نظامنامه سیستم مدیریت یكپارچه شرکت، بر اساس الزامات استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت مطابق با ISO9001:2015 و سیستم مدیریت زیست محیطی مطابق با ISO14001:2015 و سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای مطابق با ISO45001:2018 تعیین شده اند. لازم به ذکر است در صورت ایجاد هر گونه تغییرات در ساختار و الزامات استانداردهای فوق، مراتب سریعاً در دستور کار شرکت قرار گرفته و متناسب با تغییرات ایجاد گردید، این نظامنامه نیز تغییر پیدا خواهد کرد.

3) اصطلاحات و تعاریف

تمامی اصطلاحات و تعاریف مطابق با متن اصلی استانداردهای مذکور می باشد.

4) محیط سازمان

1-4- درک سازمان و محیط آن

شرکت کلیه مسائل خارجی و داخلی که مرتبط با اهداف شرکت و جهت گیری استراتژیک آن هستند و توانایی شرکت را برای دستیابی به نتیجه های مورد انتظار از سیستم مدیریت یکپارچه را تحت تاثیر قرار می دهند، تعیین نموده است. کلیه این مسائل به صورت دوره ای مورد پایش و بازبینی قرار میگیرد. این اطلاعات در فرم شناسایی و تحلیل عوامل داخلی و خارجی با کد F-00-00-01 پیوست میباشد. لازم به ذکر است با استفاده از تکنیک SWOT ، شرکت برنامه استراتژیک خود را تهیه و تدوین می نماید. برنامه استراتژیک بصورت دوره ای همواره پایش میگردد.

2-4- درک نیازها و انتظارات طرف های ذی نفع

شرکت همه طرفهای ذی نفع مرتبط با خود را تعیین کرده و پس از شناسایی، کلیه اطلاعات و الزامات آنها را مورد پایش و به صورت دوره ای بازبینی می کند. این اطلاعات در فرم جدول شناسایی ذینفعان با کد F-00-00-02 پیوست شده است.

3-4- تعیین دامنه کاربرد سیستم مدیریت یکپارچه

دامنه کاربرد سیستم مدیریت یکپارچه شرکت کلیه فرایندهای مرتبط با مسائل خارجی و داخلی، الزامات طرفهای ذی نفع و محصولات و خدمات شرکت می باشد.

4-4- سیستم مدیریت یکپارچه و فرآیند های آن

شرکت در راستای طرحریزی سیستم مدیریت یکپارچه و فرایندهای آن اقدامات زیر را انجام داده است.

الف) فرآیندهایی که در سیستم مدیریت یكپارچه شرکت به آنها نیاز بوده است، شناسایی گردیده و به کمک روش اجرایی شناسایی و پایش فرایندها، مستند و پایش می شوند.

ب) هنگام اجرای سیستم مدیریت یكپارچه نیاز است که از اجرا و کنترل مؤثر و اثربخش فرآیندهای شناسایی شده اطمینان حاصل گردد. بنابراین معیارهایی نظیر اهداف IMS برای هر فرآیند تعیین گردیده تا میزان تحقق آنها بعنوان شاخص اثر بخشی هر فرآیند مدنظر قرار گیرد.

ج) در طول طراحی و استقرار این سیستم ها، همواره سعی گردیده تا از دسترس بودن منابع و اطلاعاتی که برای پشتیبانی از اجرا و پایش این فرآیندها به آنها نیاز بوده است، اطمینان حاصل گردد، چنانچه نتایج ممیزی های داخلی یا خارجی، گزارشات نماینده مدیریت، گزارشات توقف اجرای کار حکایت از کمبود منابع داشته باشد، این منابع در اسرع وقت از سوی مدیریت عالی شرکت تامین گردیده است. بدیهی است مدیریت عالی شرکت خود را نسبت به تامین منابع و نیازهای آتی نیز متعهد می داند.

د) هرجا که لازم باشد فرآیندهای در حال اجرا مورد پایش، اندازه گیری و تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرند تا اطمینان حاصل شود که نتایج طرح ریزی شده محقق گردیده یا می گردند.

ه) هرجا که نتایج پایش و اندازه گیری فرآیندها حکایت از آن داشته باشد که نتایج طرح ریزی شده محقق نگردیده یا محقق نخواهند شد، اقدامات لازم جهت اصلاح شرایط بعمل آمده تا اطمینان حاصل گردد که نتایج طرح ریزی شده محقق گردیده و اثر بخشی فرآیند نیز بطور مستمر بهبود خواهد یافت. بدیهی است که فرآیندهای فوق الذکر مطابق با الزامات استانداردهای مرجع توسط مدیریت عالی شرکت، مدیران واحدها و نماینده مدیریت، بطور دقیق و مؤثر کنترل می گردند.

5 – رهبری

1-5- رهبری و تعهد

1-1-5- رهبری و تعهد برای سیستم مدیریت یکپارچه

مدیریت عالی شرکت همواره خود را نسبت به حمایت و پشتیبانی از سیستم مدیریت یكپارچه متعهد میداند. این مدیریت از طریق انجام امور مختلف از جمله موارد زیر، سعی دارد شواهدی دال بر تعهد خود نسبت به توسعه و استقرار این سیستم ها و نیز بهبود مستمر اثر بخشی این سیستم فراهم آورد.

الف: پاسخگویی در قبال اثر بخشی سیستم مدیریت یکپارچه.

ب:حصول اطمینان از اینکه خط مشی و اهداف کیفیت، ایمنی و بهداشت و زیست محیطی برای سیستم مدیریت ایجادشده و با جهت گیری استراتژیک و محیط سازگارند.

ج: حصول اطمینان از اینکه خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه در سازمان منتقل، درک و به کار گرفته شده است.

د: حصول اطمینان از یکپارچگی الزامات سیستم مدیریت یکپارچه یا فرایند های کسب و کار سازمان.

ه: افزایش آگاهی از رویکرد فرایندی و تفکر مبتنی بر ریسک.

و: حصول اطمینان از اینکه منابع مورد نیاز سیستم مدیریت یکپارچه در دسترس هستند.

ز: انتقال اهمیت اثر بخشی مدیریت یکپارچه و انطباق با الزامات سیستم مدیریت یکپارچه.

ح: حصول اطمینان از اینکه سیستم مدیریت یکپارچه به نتایج در نظر گرفته شده نایل می یابد.

ط: به کار گیری، هدایت و پشتیبانی از افراد به منظور کمک به اثر بخشی سیستم مدیریت یکپارچه.

ی: ترویج بهبود مستمر.

ک: حمایت از سایر نقش های مدیریتی مرتبط در نشان دادن رهبری آنها به میزانی که در زمینه های مسئولیتشان کاربرد دارد.

مدیریت عالی شرکت تلاش نموده است تا موارد فوق را از طریق برگزاری جلسات توجیهی، ارائه آموزشهای لازم به پرسنل انجام دهد. همچنین اقدام به تعیین خط مشی و ابلاغ آن به مدیران میانی و پرسنل نموده و بر تعیین و پیگیری اهداف به صورت کلان نظارت دارد. علاوه بر آن با برگزاری جلسات بازنگری مدیریت، عملکرد کل سیستم مدیریت یکپارچه را ارزیابی می نماید. مدیریت عالی از ابتدای پیاده سازی سیستم همواره تلاش نموده است تا از در دسترس بودن منابع مورد نیاز مراحل اجرای فرآیند اطمینان حاصل کند. بدین منظور همواره مدیریت شرکت سعی در شناسایی منابع مورد نیاز و تامین این منابع داشته است. نتایج ممیزی های داخلی، گزارش های مدیریتی و موارد دیگری از این دست، همگی می توانند بعنوان ابزارهای شناسایی منابع مورد استفاده قرار گیرند. منابع مورد نیاز معمولاً در قالب 3 گروه سخت افزار، نرم افزار و مغز افزار (منابع انسانی) تقسیم بندی می شوند. استفاده از اطلاعات مندرج در گزارشات تجزیه و تحلیل داده ها و با رهبری و همکاری مدیران کلیدی و اثر گذار اقدام به راهبری سیستم مدیریت یکپارچه نموده و همواره و بطور مستمر در جهت بهبود سیستم مدیریت یکپارچه گام بر میدارد.

2-1-5- تمرکز بر مشتری

مشتری مداری یا تمرکز بر مشتری بعنوان یکی از اصول هشتگانه مدیریت مطرح می‌باشد. لذا مدیریت ارشد شرکت نیز، سازمان خود را یک سازمان مشتری محور می داند و در همین راستا، رهبری و تعهد خود را در خصوص تمرکز بر مشتری با حصول اطمینان از موارد زیر نشان می دهد:

الف: الزامات مشتری و الزامات قانونی و مقرراتی قابل کاربرد و با الزامات تعیین شده انطباق دارند.

ب: ریسک ها و فرصت هایی که می توانند بر انطباق محصولات و خدمات و توانایی افزایش رضایت مشتری موثر باشند تعیین شده و مورد توجه قرار می گیرند.

ج: تمرکز بر ارائه یکنواخت محصولات و خدمات که با الزامات مشتری و الزامات قانونی و مقرراتی قابل اجرا انطباق دارند.

د: تمرکز بر افزایش رضایت مشتری حفظ شود.

2-5- خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه

مدیریت عالی شرکت بعنوان یکی از شواهد موجود در جهت تعهد وی نسبت به سیستم مدیریت یكپارچه ، اقدام به تدوین و ابلاغ خط مشی سیستم مدیریت یكپارچه نموده است. در تدوین این خط مشی، موارد زیر لحاظ شده است:

الف) خط مشی به گونه ای تدوین شده است که با اهداف سازمان متناسب می باشد.

ب) خط مشی تدوین شده شامل تعهدی مبنی بر برآورده ساختن الزامات و بهبود مستمر اثربخشی سیستم مدیریت یکپارچه می باشد.

ج) خط مشی به گونه ای تدوین شده است که اهداف ذکر شده در آن، چارچوبی برای تعیین و بازنگری اهداف کیفیتی، اهداف کلان و خرد زیست محیطی و ایمنی وبهداشت شغلی محسوب می گردد.

د) در برگیرنده تعهد سازمان به الزامات سیستم مدیریت یکپارچه می باشد.

ه) به دنبال افزایش اثر بخشی و بهبود مداوم می باشد.

و) پیشگیری از آلودگی و بهبود ایمنی و بهداشت شغلی متناسب با اهمیت و ابعاد ریسک های ایمنی و بهداشت شغلی و پیامدهای زیست محیطی فعالیتها و خدمات آن می باشد.

خط مشی تعیین شده بصورت مناسب و از طریق نصب در اماکن عمومی، به پرسنل ابلاغ گردیده است. همچنین مدیریت سعی می نماید از طریق ملاقات پرسنل و نیز برگزاری جلسات توجیهی برای آنان، اطمینان حاصل نماید که خط مشی توسط پرسنل درک شده است. همچنین در صورت لزوم به طرفهای ذی نفع اطلاع رسانی می گردد.

خط مشی تدوین شده برای تداوم تناسب مورد بازنگری قرار می گیرد. این بازنگری معمولا در قالب جلسات بازنگری مدیریت اتفاق می افتد.

خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه با کد IMS-02 پیوست می باشد.

3-5- وظایف، مسئولیت ها و اختیارات سازمانی

مدیریت شرکت اعتقاد دارد اجرای دقیق و اصولی مراحل مختلف اجرای فرآیند به عوامل مختلفی بستگی دارد که یکی ازمهمترین آنها، شفاف بودن شرح مسئولیتها و وظایف مجریان این فرایندها است. بر همین اساس چارت سازمانی مجموعه با کد IMS-03 طراحی و تدوین شده است. همچنین لازم است که مسئولیت ها و وظایف واگذار شده به افراد، با میزان اختیارات تفویض شده به آنان متناسب باشد. در تعریف این وظایف، مسئولیتها و اختیارات حتماً برای موارد زیر تدابیری اندیشیده شده است.

الف: حصول اطمینان از اینکه سیستم مدیریت یکپارچه با الزامات این استانداردهای بین المللی انطباق دارد.

ب: حصول اطمینان از اینکه فرایندها، خروجیهای مورد نظرشان را ارائه می کنند.

ج: گزارش در مورد عملکرد سیستم مدیریت یکپارچه، درباره فرصتهای بهبود و نیاز و به تغییر یا نوآوری و به ویژه برای گزارش به مدیریت ارشد.

 د: حصول اطمینان از ترویج تمرکز بر مشتری در تمامی واحدها.

ه: حصول اطمینان از حفظ یکپارچگی سیستم مدیریت یکپارچه هنگامی که تغییراتی در سیستم مدیریت یکپارچه برنامه ریزی شده است.

6- طرح ریزی برای سیستم مدیریت یکپارچه

1-6- اقدامات مرتبط با ریسک ها و فرصت ها

مدیریت عالی شرکت از طریق انجام بازنگری های مختلف، استفاده از خدمات مشاورین مجرب در طراحی سیستم مدیریت یكپارچه، انجام ممیزی های داخلی و اقداماتی از این دست، اطمینان حاصل نموده است که:

الف) در زمان طرح ریزی برای سیستم مدیریت یکپارچه، ریسک ها و فرصت های مرتبط را که برای پرداختن به موارد زیر لازم هستند تعیین نموده است؛

1: تضمین آنکه سیستم مدیریت یکپارچه می تواند به نتیجه (نتایج) مورد نظر خود دست یابد.

2: افزایش اثرات مطلوب

3: پیشگیری و یا کاهش اثرات ناخواسته

4: دستیابی به بهبود مستمر

ب) سازمان موارد زیر را برنامه ریزی نموده است.

1: اقدامات مرتبط با این ریسک ها و فرصت ها

2: چگونگی انجام

3: یکپارچه سازی و پیاده سازی این اقدامات در فرآیندهای سیستم مدیریت یکپارچه

4: ارزیابی اثر بخشی این اقدامات

اقدامات انجام شده مرتبط با ریسک ها و فرصت ها باید متناسب با اثرات بالقوه بر انطباق محصولات و خدمات باشد.

یادآوری: گزینه های پرداختن به ریسک ها و فرصت ها می تواند شامل موارد زیر باشد: اجتناب از ریسک، قبول ریسک بمنظور دنبال کردن یک فرصت، حذف منبع ریسک، تغییر احتمال یا عواقب، به اشتراک گذاری ریسک بوسیله تصمیم گیری آگاهانه.

بهمین منظور در شرکت یک روش اجرایی مدیریت ریسک ها و فرصت ها با کد P-05 تهیه و تدوین و اجرا شده است.

2-6- اهداف کیفیت و طرح ریزی جهت دستیابی به آنها

جهت شفاف سازی و دستیابی واقعی به انطباق عملکرد سیستم مدیریت یکپارچه با خط مشی شرکت، اهداف خرد و کلان کیفیتی، زیست محیطی و ایمنی و بهداشت شغلی در وظایف، سطوح و فرایندهای مرتبط بر اساس فرم اهداف سیستم مدیریت یکپارچه با کد F-00-00-03 تعیین شده اند. در تعریف این اهداف به موارد زیر توجه شده است:

الف: با خط مشی کیفیت سازگار می باشد.

ب: قابل اندازه گیری می باشد.

ج: الزامات قابل کاربرد را در نظر می گیرد.

د: مرتبط با انطباق محصولات و خدمات و افزایش رضایت مشتری می باشد.

ه: مورد پایش قرار می گیرد.

و: اطلاع رسانی می شود.

ز: در صورت نیاز به روز آوری می شود.

همچنین در زمان طرح ریزی، چگونگی دستیابی به اهداف یکپارچه مطابق بندهای زیر تعیین شده است.

الف: چه کارهایی انجام خواهد شد.

ب: چه منابعی مورد نیاز خواهد شد.

ج: چه کسی مسئول خواهد بود.

د: چه زمانی تکمیل خواهد شد.

ه: نتایج آن چگونه ارزیابی خواهد شد.

لازم به ذکر است که اهداف تعریف شده بایستی به صورت دوره ای مورد پایش و ارزیابی قرار گرفته و در طول مدت زمان تعریف شده برای هر هدف میزان تحقق و دستیابی به سطوح تعریف شده را بررسی کرد.

3-6- طرح ریزی تغییرات

در صورتی که شرکت نیاز به تغییر در سیستم مدیریت یکپارچه را تعیین نماید، تغییر به صورت طرح ریزی شده و سیستماتیک انجام می شود. در این طرحریزی به موارد زیر توجه شده است.

الف: هدف از تغییر و هر یک از عواقب احتمالی آن چیست؟

ب: آیا یکپارچگی سیستم مدیریت یکپارچه خدشه دار نمی شود؟

ج: آیا منابع لازم برای تغییر در دسترس است؟

د: تخصیص و یا تخصیص مجدد مسئولیت ها و اختیارات چگونه خواهد بود؟

در رابطه با مدیریت اصولی و دقیق تغییرات روش اجرایی مدیریت تغییرات با کد P-08 تهیه و تدوین گردید. لذا شرکت بمنظور حصول اطمینان از اثر بخشی تغییرات حاصله، روش اجرایی مذکور را اجرا می کند.

7- پشتیبانی

1-7- منابع

1-1-7- کلیات

شرکت همواره منابع لازم را جهت استقرار، اجرا، نگهداری و بهبود مستمر سیستم مدیریت یکپارچه تعیین و تأمین می نماید.

در راستای تامین منابع به موارد زیر توجه شده است:

الف: قابلیت ها و محدودیت های منابع داخلی موجود.

ب: چه نیازهایی باید از تامین کنندگان خارجی تامین شود.

2-1-7- کارکنان

به منظور حصول اطمینان از برآورده شدن مستمر الزامات مشتری و الزامات قانونی و مقرراتی قابل کاربرد، کارکنان لازم برای اجرای موثر سیستم مدیریت یکپارچه به همراه فرایندهای مورد نیاز فراهم شده است.در این خصوص با توجه به چارت سازمانی و فرایندهای موجود و نیاز به پرسنل با تخصص و تجربه کافی مطابق با آیین نامه پرسنلی با کد I-29 اقدام می گردد.

3-1-7- زیر ساخت

زیر ساختهای مورد نیاز برای اجرای فرآیندهای سیستم مدیریت یکپارچه جهت دستیابی به انطباق محصولات و خدمات و تعیین، تأمین شده و نگهداری می گردد. از جمله این زیر ساخت می توان موارد زیر را گفت:

الف: ساختمانها، تاسیسات مرتبط.

ب: تجهیزات از جمله سخت افزار و نرم افزار.

ج: منابع حمل و نقل.

د: تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات.

بمنظور حصول اطمینان از نگهداری صحیح از تجهیزات و ماشین آلات و ساختمانها و سایر زیر ساختمانها یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی مدیریت زیر ساختها با کد P-10 تهیه و تدوین گردید. در این روش اجرایی کلیه امورات و فرایندهای مرتبط به مدیریت زیرساختها تعریف شده است.

4-1-7- محیط برای اجرای فرآیندها

محیط لازم و کافی جهت اجرای فرایندها و دستیابی و انطباق محصولات و خدمات تعیین، تأمین شده و نگهداری می شود.

در تعیین و تامین این محیط مناسب که ترکیبی از عوامل انسانی و فیزیکی است به موارد زیر توجه شده است.

الف) عوامل اجتماعی (بطور مثال: بدون تبعیض، آرام، بدون ناسازگاری و تضاد).

ب) عوامل روانی (بطور مثال: کاهش استرس، پیشگیری از خستگی و محافظت از تنشهای عاطفی و احساسی).

ج) عوامل فیزیکی (بطور مثال: دما، رطوبت، نور، جریان هوا، پاکیزگی، صدا).

5-1-7- منابع پایش و اندازه گیری

1-5-1-7- به منظور تصدیق انطباق محصولات و خدمات با الزامات از پیش تعیین شده از مکانیزم پایش یا اندازه گیری استفاده می گردد، در همین راستا منابع لازم برای حصول اطمینان از دستیابی به نتایج پایش و اندازه گیری معتبر و قابل اعتماد تعیین و فراهم شده است. در تامین منابع موارد زیر بایستی مدنظر قرار گیرد:

الف: برای آن نوع مشخصی از فعالیت های پایش و اندازه گیری که در حال انجام است مناسب می باشد.

ب: برای اطمینان از تداوم تناسب یا کاربرد آنها نگهداری می شود.

همچنین کلیه اطلاعات مستند شده مناسب (از جمله روشهای اجرایی پایش و اندازه گیری مرتبط با هر فرایند) به عنوان شواهد تناسب با هدف منابع پایش و اندازه گیری حفظ میگردد.

2-5-1-7- قابلیت ردیابی اندازه گیری

در شرکت، سیستم مدیریت یکپارچه به گونه ای طراحی شده که قابلیت ردیابی و اندازه گیری، به عنوان یک بخش اساسی از کسب اطمینان در صحت نتایج اندازه گیری در نظر گرفته شده، وسایل اندازه گیری نیز طبق موارد زیر تحت کنترل می باشند:

الف) در فواصل زمانی مشخص و یا قبل از استفاده بر روی استانداردهای اندازه گیری قابل ردیابی با استانداردهای اندازه گیری بین المللی یا ملی تایید و کالیبره میشوند، زمانی که چنین استانداردهایی وجود نداشته باشند، مبانی استفاده شده جهت کالیبراسیون و یا تصدیق باید به صورت اطلاعات مستند شده حفظ شود.

ب) وضعیت کالیبراسیون آنها بررسی می شود.

ج) از تنظیمات، آسیب و یا صدمه که وضعیت کالیبراسیون و نتایج اندازه گیری های پس از آن را از اعتبار خارج می نمایند محافظت می شوند.

چنانچه ابزاری که در طول زمان تصدیق و کالیبراسیون آنها برنامه ریزی شده است در استفاده معیوب تشخیص داده شود، شرکت تاثیرات منفی در صحت نتایج اندازه گیری قبلی را تعیین نموده و در صورت لزوم اقدام اصلاحی مناسب را انجام می دهد. تجهیزات پایش و اندازه‌گیری تحت نظامی مدون و در زمانهای مشخص كالیبره می‌شوند. برای هر دستگاه و ابزار پایش و اندازه‌گیری، مقدار مجاز خطای اندازه‌گیری مشخص بوده و در هنگام كنترل دستگاه، نتایج حاصله با مقادیر مجاز خطای اندازه‌گیری مقایسه شده و اطمینان حاصل می‌شود كه خطاهای احتمالی اندازه‌گیری با حدود مجاز مقرر شده سازگارند. سوابق بررسی و كنترل ابزارهای فوق، بعنوان شاهدی دال بر انجام فعالیت كالیبراسیون، بطور كامل نگهداری می‌شوند.

بعنوان یک نكته مهم باید به این موضوع اشاره كرد كه ابزارهای پایش و اندازه‌گیری مورد استفاده در شرکت، بر مبنای شرایط مورد نیاز در بازرسی و آزمون انتخاب شده‌اند.

شناسنامه ای از تجهیزات فوق تهیه شده كه تحت کنترل سیستم كنترل مستندات قرار گرفته ‌است. در ضمن برای هر یك از این ابزارها، كد شناسایی خاصی در نظر گرفته ‌شده ‌است. محل استفاده تجهیزات و كاربرد آنها نیز مشخص است. روال بدین ترتیب است كه به هنگام فرا رسیدن زمان كالیبراسیون، وسایل اندازه‌گیری و ابزارهای پایش از محل استفاده جمع‌آوری شده و پس از انجام اقدامات مربوط به كالیبراسیون، برچسب یا تگی كه حاوی اطلاعات لازم در خصوص زمان انجام عملیات كالیبراسیون و موعد بعدی كالیبراسیون است، در صورت امكان بر روی دستگاه نصب می‌شود. در ضمن خلاصه نتایج كالیبراسیون بر روی گواهینامه‌ها و سوابق مربوطه ثبت می‌شود. معمولا این فعالیت توسط پیمانكاران برون سازمانی انجام می‌گیرد و گواهینامه‌های مربوطه نیز از طرف آنان صادر می‌شود.

در صورتی كه احتمال خارج شدن تجهیزات بازرسی و ابزارهای پایش و اندازه‌گیری از وضعیت كالیبره بعلت حوادث ناگهانی و یا بر اساس گزارش كاربر دستگاه وجود داشته ‌باشد، در این صورت مسئول مربوطه نسبت به جداسازی دستگاه و انجام هماهنگی‌های لازم جهت انجام فعالیت كالیبراسیون اقدام خواهد نمود.

نكات مهمی كه در خصوص این نوع ابزارها، حائز اهمیت و قابل توجه می‌باشند عبارتند از:

الف) این قبیل تجهیزات می بایست در برابر آسیب و خرابی در طی جابجایی، تعمیر، نگهداری و انبارش محافظت شوند.

 ب) این ابزارها نباید دستكاری شوند، چرا كه دستكاری آنها توسط پرسنل باعث می‌شود كه نتایج اندازه‌گیری‌ها فاقد اعتبار گردیده و قابل اعتماد نباشند.

ج) این قبیل ابزارها می‌بایست در قبال استانداردهای اندازه‌گیری مشخصی مورد تصدیق قرارگیرند تا قابلیت ردیابی آنها تا استانداردهای ملی و بین‌المللی وجود داشته باشد. همچنین مبنایی كه برای كالیبراسیون یا تصدیق آنها مورد استفاده قرار گرفته بایستی ثبت شود.

د) چنانچه مشخص شود تجهیزات در انطباق با الزامات مورد نظر نیستند، می‌بایست اعتبار نتایج اندازه‌گیری‌های قبلی مورد ارزیابی مجدد قرار گرفته و اقدامات بعمل‌آمده ثبت شوند.

 در همین خصوص یک روش اجرایی تحت عنوان دستورالعمل پایش و اندازه گیری ابزار و تجهیزات پایش و اندازه گیری (کالیبراسیون) با کد I-21-05 تهیه و تدوین گردید.

6-1-7- دانش سازمانی

شرکت دانش مورد نیاز را برای اجرای فرآیندها و دستیابی به انطباق محصولات و خدمات تعیین نموده و همواره خود را نسبت به این دانش به روز نگه می دارد. این دانش نگهداری شده و به میزان لازم در دسترس قرار می گیرد.

در شرکت هنگام پرداختن به نیازها و روندهای در حال تغییر، دانش فعلی خود را در نظر گرفته و چگونگی به دست آوردن و یا دسترسی به دانش اضافی لازم تعیین شده است.

دانش سازمانی شرکت دانش مختص شرکت بوده و معمولاً از طریق تجربه کسب شده. این دانش اطلاعاتی است که بمنظور دستیابی به اهداف مورد استفاده قرار می گیرد و به اشتراک گذاشته می شود. موارد زیر جهت کسب دانش لازم در نظر گرفته شده است.

الف: منابع داخلی (به عنوان مثال سرمایه فکری، مطالب فرا گرفته شده از طریق تجربه، آموخته های حاصله از شکست ها و پروژه های موفق، ثبت و به اشتراک گذاشتن دانش و تجربه های مستند نشده، نتایج حاصل از بهبود فرایندها، محصولات و خدمات)

ب: منابع خارجی(به عنوان مثال استانداردها، دانشگاهها، کنفرانس ها، جمع آوری دانش از مشتریان یا ارائه دهندگان برون سازمانی)

جهت حصول اطمینان از وجود دانش سازمانی در شرکت یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی مدیریت دانش با کد P-09 تهیه و تدوین و اجرا شده است.

2-7- صلاحیت

نظر به حساسیت شرکت در راستای اجرای دقیق و اصولی فرایندهای شرکت، صلاحیت افراد جهت این اجرا به دقت تحت کنترل می باشد. در همین راستا مراحل زیر انجام پذیرفته است:

الف: صلاحیت لازم کارکنانی را که تحت کنترل سازمان کار می کنند و عملکردشان بر کیفیت موثر است، مشخص شده است.

ب: کارکنان از نظر تحصیلات، آموزش و یا تجربه صلاحیت مناسب با مورد بند الف تطبیق داده شده است.

ج: در صورت کاربرد جهت بدست آوردن شایستگی لازم و ارزیابی اثربخشی اقدامات انجام شده اقدام می شود.

د: اطلاعات مستند مناسب به عنوان شواهد صلاحیت حفظ می گردد.

یادآوری: اقدامات کاربردی در شرکت بعنوان مثال شامل ارائه آموزش، هدایت، یا انتصاب مجدد افراد در حال کار فعلی و یا استخدام و یا قرارداد بستن با کارکنان شایسته می باشد. در همین خصوص یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی تعیین صلاحیت کارکنان با کد P-11 تهیه و تدوین و اجرا شده است. طبق این روش اجرایی در شرکت، موارد زیر در قالب سیستم مدیریت یکپارچه، مورد توجه قرار گرفته اند:

1 ) شایستگی های لازم برای افراد موثر بر الزامات سیستم مدیریت یكپارچه را تعیین می نماید.

2) آگاهی كاركنان نسبت به اهمیت فعالیت هایی که انجام می دهند و نحوه تشریک مساعی خود در تحقق اهداف اطمینان دارد.

3) اهمیت انطباق با خط مشی و الزامات سیستم مدیریت یکپارچه.

4) پیامدهای زیست محیطی بارز و ایمنی و بهداشت شغلی اعم از بالقوه و بالفعل حاصل از فعالیتهای منافع ایمنی و بهداشت حرفه ای و زیست محیطی ناشی از عملكرد ایشان.

5) نقش و مسئولیت خود در حصول انطباق با خط مشی و روشهای اجرایی سیستم ازجمله الزامات ایمنی و بهداشت حرفه ای و زیست محیطی از جمله الزامات آمادگی و واکنش در شرایط اضطراری.

6) عواقب بالقوه عدول از روشهای اجرایی عملیاتی تدوین شده.

7) به منظور رفع نیازهای آموزشی پرسنل، آموزش های لازم اولویت بندی گردیده و در قالب سیستم آموزش، به پرسنل ارائه شده است.

8) پس از اجرای هر آموزش، میزان اثر بخشی آموزش اجرا شده مورد ارزیابی قرار می گیرد تا اطمینان حاصل گردد که نیازهای از پیش تعیین شده از طریق اجرای آموزش ها، مرتفع گردیده اند. چنانچه نتایج این ارزیابی ها حاکی از موثر نبودن آموزش اجرا شده باشد، به ناچار آموزش مورد نظر می باید با رعایت ملاحظات خاصی، مجدداً تکرار گردد یا نیاز سازمان به طریق دیگر (مثلا جابجایی پرسنل) برآورده شود.

9) در شرکت، مدیریت اعتقاد دارد که پرسنل شاغل باید از مفهوم و اهمیت فعالیت های خود و میزان اثری که عملکرد آنها بر رضایت کارفرمایان می گذارد آگاه باشند. همچنین آنها باید بدانند که چه نقشی در دستیابی سازمان به اهداف تعیین شده دارند. به همین دلیل سعی می گردد از طریق برگزاری جلسات توجیهی، ارائه آموزش به پرسنل، نصب تابلوهای مختلف به منظور گسترش فرهنگ کیفیت این آگاهی به پرسنل داده شود.

10) سوابق مربوط به تحصیلات، آموزش ها، مهارت ها و تجارب پرسنل بطور دقیق و کامل نگهداری می‌شوند.

3-7-آگاهی

کلیه کارکنان که تحت کنترل شرکت کار می کنند از موارد زیر آگاه می باشند.

الف: خط مشی یکپارچه

ب: اهداف یکپارچه مرتبط

ج: سهم آنها در اثربخشی سیستم مدیریت یکپارچه، ازجمله مزایای بهبود عملکرد یکپارچه

د: پیامد عدم انطباق یا الزامات سیستم مدیریت یکپارچه

در راستای تحقق موارد بالا، جلسات عمومی و خصوصی توسط مدیران اصلی و میانی برگزار می گردد.

4-7- ارتباطات

شرکت ارتباطات داخلی و خارجی مرتبط با سیستم مدیریت یکپارچه را تعیین نموده است. در تعیین این ارتباطات موارد زیر لحاظ گردیده:

الف: موضوع ارتباط

ب: زمان ارتباط

ج: افراد مرتبط با ارتباط

د: چگونگی برقراری ارتباط

در همین راستا بمنظور برقراری ارتباطات داخلی و خارجی از ابزارهایی همچون خطوط تلفن خارجی و داخلی، ایمیل، وب سایت، تلگرام (و سایر شبکه های مجازی)، اتوماسیون اداری، شبکه داخلی، ارتباطات حضوری و جلسات، صندوق پیشنهادات و انتقادات، دبیرخانه (نامه کتبی) و… تدارک دیده شده است.

5-7- اطلاعات مستند

1-5-7- کلیات

کلیه اطلاعات مستند در سیستم مدیریت یکپارچه شرکت شامل موارد زیر می باشد:

الف: اطلاعات مستند مورد نیاز این استانداردهای بین المللی

ب: اطلاعات مستند تعیین شده توسط شرکت که برای اثر بخشی سیستم مدیریت یکپارچه لازم شمرده شده است. در تعیین این اطلاعات مستند به موارد زیر دقت شده است:

الف: اندازه شرکت، نوع فعالیت ها، فرآیندها، محصولات و خدمات آن.

ب: پیچیدگی فرآیندها و تعاملات آنها.

ج: صلاحیت افراد.

2-5-7- ایجاد و بروز رسانی

شرکت هنگام ایجاد و بروز رسانی اطلاعات مستند موارد زیر را انجام می دهد.

الف: شناسایی و شرح به عنوان مثال عنوان، تاریخ، نویسنده، یا شماره مرجع

ب: قالب به عنوان مثال زبان، نسخه نرم افزار، تصاویر و رسانه مثلا کاغذی، الکترونیک

ج: بازنگری و تصویب برای تناسب و کفایت آن.

3-5-7- کنترل اطلاعات مستند

1-3-5-7- اطلاعات مستند مورد نیاز سیستم مدیریت یکپارچه و این استانداردهای بین المللی کنترل می شوند تا اطمینان حاصل شود که در مکان و زمانی مورد نیاز در دسترس و مناسب برای استفاده می باشد.

2-3-5-7- در صورت کاربرد برای کنترل اطلاعات مستند، شرکت فعالیتهای زیر را انجام می دهد:

الف: توزیع، دسترسی، بازیابی و استفاده

ب: ذخیره سازی و حفظ، از جمله حفظ خوانایی

ج: کنترل تغییرات (به عنوان مثال کنترل ویرایش)

د: حفظ و جایگزینی

همچنین کلیه اطلاعات مستند با منشاء برون سازمانی که توسط شرکت برای طرحریزی و عملکرد سیستم مدیریت یکپارچه لازم تعیین شده اند به گونه ای مناسب شناسایی و کنترل می شود.

دسترسی ها بر تصمیم گیری در خصوص صرفا اجازه مشاهده اطلاعات مستند و اجازه و اختیار برای مشاهده و تغییر اطلاعات ثبت شده تعریف گردیده است.

در همین خصوص یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون با کد P-01 تهیه و تدوین و اجرا شده است.

از جمله سوابق کیفی که برای این مجموعه الزام شده می توان به موارد زیر اشاره کرد. لذا تمامی موارد زیر بطور دقیق حفظ و نگهداری می گردد.

• اهداف و برنامه تحقق اهداف
• صورتجلسات بازنگری مدیریت
• سوابق مربوط به کنترل مستندات
• سوابق مربوط به خرید و ارزیابی تامین کنندگان
• سوابق مربوط به اجرای مراحل مختلف فرایندها
• سوابق مرتبط به انجام فعالیت های بازرسی و آزمون
• سوابق کالیبراسیون ابزارهای پایش و اندازه گیری
• سوابق اقدامات اصلاحی
• سوابق مرتبط با انبار
• سوابق ممیزیهای داخلی سیستم مدیریت یكپارچه
• سوابق آموزشی کارکنان
• سایر سوابق نتایج حاصل از اجرای این سیستم ها
• نظرات و پیشنهادات كارفرمایان

لازم به ذکر است که به منظور تعریف کنترل های لازم برای شناسایی، انبارش، حفاظت، بازیابی، مدت نگهداری و معدوم سازی سوابق کیفی، مطابق با روش اجرایی مدیریت اطلاعات مدون با کد P-01 تهیه و تدوین و اجرا شده است.

8- عملیات

1-8- طرح ریزی و کنترل عملیات

شرکت کلیه فرآیندهای مشخص شده که برای انطباق با الزامات جهت ارائه محصولات و خدمات مورد نیاز می باشد را از طریق موارد زیر برنامه ریزی، اجرا و کنترل نموده است:

الف) تمامی الزامات برای محصول و خدمات تعیین شده اند.

ب) معیارهایی برای فرآیندها و برای پذیرش محصولات و خدمات ایجاد شده اند.

ج) منابع مورد نیاز برای دستیابی به انطباق با الزامات محصول و خدمات تعیین شده اند.

د) کنترل فرآیندها مطابق با معیارها، پیاده سازی شده است.

ه) اطلاعات مستند شده به میزان لازم تعیین، نگهداری و حفظ میگردند. این اقدام در جهت رسیدن به اهداف زیر است:

 1) حصول اطمینان از اینکه تمامی فرایندها بصورت طرح ریزی شده انجام میشوند.

2) حصول اطمینان از اینکه محصولات و خدمات با الزامات انطباق دارند.

لازم بذکر است که خروجی این طرحریزی برای عملیات شرکت مناسب می باشد.

همچنین شرکت، تغییرات طرحریزی شده را کنترل نموده و عواقب ناشی از تغییرات ناخواسته را بازنگری می نماید و در صورت لزوم اقدام به کاهش هر گونه تأثیرات ناخواسته می نماید.

علاوه بر این طبق توضیحات در بند 8-4، شرکت اطمینان حاصل نموده که فرآیندهای برون سپاری شده تحت کنترل می باشند.

2-8- الزامات محصولات و خدمات

1-2-8- ارتباط با مشتری

شرکت فرآیندهایی را برای برقراری ارتباط با مشتریان در ارتباط با موارد زیر ایجاد نموده است:

الف) استعلام ها، قراردادها و یا رسیدگی به سفارشات از جمله تغییرات

ب) اطلاعات مرتبط با محصولات و خدمات

ج) فراهم آوری دیدگاه ها و انتظارات مشتری شامل شکایت مشتری

د) رسیدگی یا کنترل اموال مشتری

ه) قرار دادن الزامات خاص برای اقدامات اقتضایی، هنگامی که مرتبط باشد.

2-2-8- تعیین الزامات مرتبط با محصولات و خدمات

شرکت جهت تعیین الزامات مربوط به محصولات و خدمات موارد زیر را مدنظر قرار داده است.

الف) الزامات محصول و خدمت (و آنهایی که توسط سازمان الزامی هستند) و الزامات قانونی و مقرراتی قابل کاربرد، تعیین شده اند.

ب) توانایی برآوردن الزامات تعریف شده و اثبات مطالبات (ادعاها) محصولات و خدماتی که ارائه مینماید را داشته باشد.

این الزامات شامل مدارک پیمان، نقشه ها، مشخصات فنی می گردد. همچنین کلیه خواسته های مطرح در مناقصه ها، مطابق یک الگوی مشخص، مورد امکان سنجی قرار می گیرند و چنانچه نتایج این امکان سنجی ها مثبت باشد، شرکت جهت اجرا اعلام آمادگی خواهد کرد.

بدیهی است که سوابق ناشی از اجرای این فرآیند، بعنوان بخشی از سوابق کیفی مهم در سیستم یكپارچه نگهداری می شود. همچنین در خصوص اصلاحیه قراردادها، ذکر نکات زیر ضروری است:

الف) هنگامی که الزامات تغییر می‌کنند، مثلا نقشه های قبلی دستخوش تغییراتی می‌گردند یا عوامل دیگر پروژه تغییر می‌نمایند، روال مشخصی در سیستم تعیین گردیده است تا این اطمینان حاصل گردد که مستندات مربوطه، متناسب با شرایط جدید اصلاح شده اند و کارکنان ذیربط نیز، نسبت به الزامات تغییر یافته آگاه شده اند. در این موارد، معمولا شرح تغییرات در قالب هماهنگی با مسئولین دفتر فنی، مسئول واحد، مدیر پروژه به سازمان اعلام می شوند و طی این جلسات، هماهنگی های لازم با نمایندگان کارفرما بعمل می آید. سپس مستندات تغییر یافته، جایگزین مستندات قبلی می‌گردند تا ادامه مراحل اجرایی بر اساس الزامات جدید انجام شود. در این راستا، کلیه پرسنل ذیربط نیز از جزئیات تغییرات بعمل آمده به نحو متقضی مطلع می‌گردند.

ب) علاوه بر الزاماتی که بصورت صریح توسط کارفرما یا مشتری بیان شده اند، پاره ای از الزامات وجود دارند که علیرغم عدم اعلام توسط کارفرما یا مشتری، در غالب مجموعه قوانین ومقررات عمومی حاکم است لذا به تشخیص مدیریت شرکت یا مسئولین مربوطه لازم است رعایت شوند تا در انتها پروژه از شرایط مناسبی برخوردار گردد. این قبیل الزامات نیز در حین اجرا با دقت رعایت می شوند.

د) برخی الزامات نیز در پروژه های خاص بعنوان الزامات قانونی و دولتی مطرح هستند که می بایست رعایت شوند. از جمله این الزامات می‌توان به دستورالعمل های ایمنی جداگانه ای اشاره کرد که از طرف کارفرمایان دولتی تدوین گردیده و ابلاغ شده اند.

و) علاوه بر کلیه موارد فوق، برخی الزامات بعنوان الزامات درون سازمانی از طرف شرکت برای مراحل اجرایی فرآیند تعیین شده‌اند.

3-2-8- بازنگری الزامات مرتبط با محصولات و خدمات

سیاستهای شرکت بر این اساس است که قبل از شروع کار و ارائه هر گونه تعهد به مشتری اطمینان حاصل کند که توانایی انجام و برآوردن الزامات محصولات و یا خدمات را دارد. لذا همواره یک بازنگری در این الزامات لازم الاجراست. این بازنگری ها شامل موارد زیر است:

الف) الزامات مشخص شده توسط مشتری، از جمله الزامات برای فعالیتهای تحویل و پس از تحویل.

ب) الزاماتی که توسط مشتری بیان نشده است ولی برای استفاده مشخص شده یا مورد نظر مشتری لازم می باشد.

ج) الزامات مشخص شده توسط خود شرکت.

د) الزامات قانونی و مقرراتی قابل کاربرد برای محصولات و خدمات.

ه) الزامات قرارداد یا سفارشاتی که با آنچه از قبل بیان شده اند مغایرت دارد.

در کلیه موارد فوق چنانچه مغایرتی مشاهده گردد قبل از هر گونه اقدام حل و فصل می گردد. همچنین چنانچه در این خصوص مشتری الزامات تعیین شده خود را بصورت مستند ارائه نکرده باشد، حتما شرکت نسبت به اخذ تاییدیه های لازم اقدام می نماید. برای همین با توجه به ارزش بالای فرآیندها و پیچیدگیهای نهفته در مراحل مختلف اجرا، لازم است قبل از آنکه شرکت اقدام به اجرا نماید، بررسیها و ارزیابی های لازم را انجام دهد تا از بروز مشکلات بعدی حتی المقدور جلوگیری بعمل آید. این بررسی ها و امکان سنجی های اولیه بایستی سازمان را مطمئن سازد که:

الف) از الزامات ونیازمندی های مربوط به فرآیند اجرا کاملا اطلاع دارد. (نیازمندی و ویژگی های پروژه در قالب مدارک پیمان، نقشه ها و مشخصات فنی بطور کامل تعیین گردیده است.)

ب) چنانچه قرار است بخشی از اجرا، مغایر با آنچه که در ابتدا مورد نظر کارفرما بوده انجام شود، هماهنگیهای لازم با کارفرما انجام گرفته و موارد با وی حل و فصل ‌شود.

در نهایت شرکت به نحو قابل کاربرد، همه اطلاعات مستند مربوط به نتایج حاصل از بازنگری ها و هر گونه الزامات جدید محصولات و خدمات را حفظ می نماید.

4-2-8- تغییرات در الزامات محصولات و خدمات

هر زمان که الزامات محصولات و خدمات تغییر کند شرکت کلیه اطلاعات مستند را مطابق با الزامات جدید تغییر داده و افراد مرتبط با هر یک از این الزامات را نسبت به این موضوع آگاه می سازد.

3-8- طراحی و توسعه محصولات و خدمات

1-3-8- کلیات

شرکت به منظور حصول اطمینان از تامین محصولات و خدمات بعدی، یک فرایند طراحی و توسعه را ایجاد، پیاده سازی و نگهداری کرده است.

2-3-8- طرحریزی طراحی و توسعه

شرکت در تعیین مراحل و کنترلها برای طراحی و توسعه موارد زیر را در نظر گرفته است:

الف) ماهیت، مدت زمان و پیچیدگی فعالیتهای طراحی و توسعه.

ب) مراحل مورد نیاز فرایند از جمله بازنگری های طراحی و توسعه قابل کاربرد.

ج) فعالیتهای الزامی تصدیق و صحه گذاری در طراحی و توسعه.

د) مسئولیتها و اختیارات مشارکت داده شده در فرایند طراحی و توسعه.

ه) نیازمندیها به منابع درون و برون سازمانی برای طراحی و توسعه محصولات و خدمات.

و) نیاز به کنترل فصول مشترک بین افراد در فرایند طراحی و توسعه.

ز) نیاز به مشارکت مشتریان و کاربران در فرایند طراحی و توسعه.

ح) الزامات تامین بعدی محصولات و خدمات بعدی.

ط) سطحی از کنترل که مشتریان و سایر طرف های ذینفع مرتبط از فرایند طراحی و توسعه انتظار دارند.

ی) اطلاعات مستند مورد نیاز جهت اثبات اینکه طراحی و توسعه برآورده شده اند.

3-3-8- ورودی های طراحی و توسعه

شرکت الزامات ضروری برای هر یک از انواع محصولات و خدماتی که باید طراحی و توسعه داده شوند را تعیین نموده و همواره موارد زیر را مدنظر دارد.

الف) الزامات کارکردی و عملکردی.

ب) اطلاعات بدست آمده از فعالیت های طراحی و توسعه مشابه قبلی.

ج) الزامات قانونی و مقرراتی.

د) استانداردها یا آیین نامه ای که سازمان متعهد به پیاده سازی آنها شده است.

ه) پیامدهای احتمالی شکست به علت ماهیت محصولات و خدمات.

ورودیهای طراحی و توسعه بطور کافی، کامل و بدون ابهام بوده و تعارض بین ورودی های طراحی و توسعه حل و فصل میشود و اطلاعات مستند ورودیهای طراحی و توسعه حفظ می گردد.

4-3-8-کنترل های طراحی و توسعه

شرکت همواره بر فرایند طراحی و توسعه کنترل هایی اعمال می نماید. این کنترل ها به منظور حصول اطمینان از موارد زیر است:

الف) نتایجی که بدست می آیند تعریف می شوند.

ب) به منظور ارزیابی توانایی انطباق نتایج طراحی و توسعه با الزامات انجام شده، بازنگری ها انجام می شوند.

ج) به منظور حصول اطمینان از انطباق خروجیهای طراحی و توسعه با الزامات ورودی، فعالیتهای تصدیق انجام می شوند.

د) به منظور حصول اطمینان از اینکه محصولات و خدمات، الزامات مربوط به کاربرد مشخص شده یا استفاده تعیین شده را برآورده می سازد، فعالیتهای صحه گذاری انجام می شوند.

ه) هر گونه اقدام لازم بر روی مشکلات شناسایی شده در حین فعالیت های بازنگری یا تصدیق و صحه گذاری، انجام می شود.

و) اطلاعات مستند این فعالیتها حفظ می شوند.

یادآوری: بازنگری ها، تصدیق و صحه گذاری طراحی و توسعه اهداف متمایزی دارند. بسته به این که برای محصولات و خدمات شرکت به چه صورت مناسب باشد، این فعالیتها گاهی بصورت جداگانه و یا گاهی ترکیبی انجام می شوند.

5-3-8-خروجی های طراحی و توسعه

ناگفته پیداست که خروجی هر طرحی از اهمیت بالایی برخوردار بوده و بایستی مطابق با آن چیزی که مطلوب شرکت هست مطابقت داشته باشد. به همین منظور جهت دستیابی به اهداف مورد نظر در طراحی و توسعه محصولات و یا خدمات، شرکت از موارد زیر اطمینان حاصل می نماید:

الف) الزامات ورودی برآورده گردد.

ب) برای فرآیندهای بعدی تأمین محصولات و خدمات کافی باشد.

ج) به نحو مناسبی، الزامات پایش و اندازه گیری و معیار های پذیرش را شامل شده یا به آن ها ارجاع داده شده است.

د) ویژگی های محصولات و خدمات که برای مقصود مورد نظر و استفاده ایمن و صحیح از آن ها ضروری هستند مشخص شده اند.

6-3-8- تغییرات طراحی و توسعه

شرکت کلیه تغییرات انجام شده در حین و یا پس از طراحی و توسعه محصولات و خدمات را به میزانی که اطمینان حاصل نماید هیچ تاثیر منفی بر انطباق با الزامات وجود ندارد، شناسایی، بازنگری و کنترل نموده و اطلاعات مستند مربوط به موارد زیر را حفظ می نماید:

الف) تغییرات طراحی و توسعه

ب) نتایج بازنگری ها

ج) مجوز تغییرات

د) اقدامات انجام شده جهت جلوگیری از اثرات منفی

در همین راستا جهت حصول اطمینان از صحت انجام فرایند بند 8-3 یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی طراحی و توسعه تهیه و تدوین و اجرا شده است.

4-8- کنترل فرایند ها، محصولات و خدمات برون سازمانی

1-4-8- کلیات

در شرگت بنا بر اقتضایات بعضی از فرآیندها، محصولات و خدماتی از بیرون سازمانی تامین میشوند. جهت حصول اطمینان از انطباق این فرایندها، محصولات و خدمات با الزامات از پیش تعیین شده کنترلهایی صورت می گیرد. این کنترلها که بر روی فرایند ها، محصولات و خدماتی که بیرون سازمانی تامین می شوند در مواقع زیر رخ می دهد:

الف) محصولات و خدمات تامین کنندگان برون سازمانی برای ترکیب با محصولات و خدمات خود شرکت درنظر گرفته شده اند.

ب) محصولات و خدمات مستقیما توسط تامین کنندگان برون سازمانی، به نمایندگی از شرکت، برای مشتریان تامین می شوند.

ج) به تصمیم شرکت، یک فرایند و یا بخشی از یک فرایند، توسط تامین کننده برون سازمانی انجام می شود.

همچنین بر اساس توانایی تامین کنندگان برون سازمانی در تامین فرایندها یا محصولات و خدمات منطبق با الزامات، معیارهایی را جهت ارزیابی، انتخاب، پایش عملکرد و ارزیابی مجدد آنها تعیین و بکار گرفته شده است و اطلاعات مستند این فعالیت ها و هر گونه فعالیت ضروری حاصل از ارزیابی ها را حفظ می گردد. بدین منظور دو روش اجرایی تحت عناوین روش اجرایی تامین کالا ( خرید ) با کد P-12 و روش اجرایی تامین خدمات تهیه و تدوین و اجرا شده است.

2-4-8- نوع و میزان کنترل

نظر به اهمیت این موضوع که فرایند ها، محصولات و خدماتی که از بیرون سازمان تامین می شوند، بر توانایی سازمان در تحویل مستمر محصولات و خدمات منطبق به مشتریانش تاثیر منفی نگذارد، موارد زیر با دقت اعمال می گردد.

الف) حصول اطمینان از اینکه فرایند هایی که در بیرون سازمان تامین می شوند تحت کنترل سیستم مدیریت یکپارچه شرکت باقی می ماند.

ب) کنترلهایی که لازم است تا بر روی تامین کننده برون سازمانی و بر روی خروجی بدست آمده، اعمال شود تعیین می شوند.

ج) موارد زیر همواره مد نظر می باشد:

1) تاثیر بالقوه فرایندها، محصولات و خدمات برون سپاری شده بر توانایی شرکت در بر آورده سازی مستمر الزامات مشتری و الزامات قانونی و مقرراتی قابل کاربرد.

2) اثربخشی کنترل های اعمال شده توسط تامین کنندگان برون سازمانی.

د) به منظور حصول اطمینان از اینکه الزامات توسط فرایند ها، محصولات و خدمات برون سپاری شده بر آورده می شوند، تصدیق یا دیگر فعالیتهای ضروری دیگر تعیین می گردند.

3-4-8- اطلاعات برای تامین کنندگان برون سازمانی

شرکت قبل از اطلاع رسانی به تامین کننده برون سازمانی، از کفایت الزامات اطمینان حاصل نموده و در خصوص موارد زیر، الزامات خود را به اطلاع تامین کنندگان برون سازمانی می رساند:

الف) فرایند ها، محصولات و خدماتی که باید تامین شود.

ب) تایید:

1) محصولات و خدمات

2) روش ها، فرایندها و تجهیزات

3) ترخیص محصولات و خدمات

ج) شایستگی ها از جمله تایید صلاحیت های الزامی برای افراد

د) تعاملات تامین کننده برون سازمانی با شرکت

ه) کنترل و پایشی که توسط شرکت بر روی عملکرد تامین کنندگان برون سازمانی بکار گرفته خواهد شد.

و) فعالیت های تصدیق یا صحه گذاری که شرکت یا مشتریانمان می خواهند در محل تامین کننده برون سازمانی انجام دهند.

جهت حصول اطمینان از اجرای دقیق بندهای 8-4-3 و 8-4-2 یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی کنترل تامین کنندگان تهیه و تدوین و اجرا شده است.

5-8- تولید و ارائه خدمات

1-5-8- کنترل تولید و ارائه خدمات

شرکت، تولید و ارایه خدمات خود را در شرایط کنترل شده ای، پیاده سازی نموده است. به نحوی که قابل کاربرد و عملیاتی باشد. این شرایط کنترل شده شامل موارد زیر می باشد:

الف) اطلاعات مستند که موارد زیر را تعریف می کنند در دسترس می باشد:

• ویژگیهای محصولاتی که باید تولید شوند، خدماتی که باید ارایه شوند یا فعالیت هایی که باید انجام گیرند.
• نتایجی که باید بدست آیند.

ب) منابع پایش و اندازه گیری مناسب در دسترس بوده و از آنها استفاده می گردد.

ج) فعالیتهای پایش و اندازه گیری در مراحل مناسب برای تصدیق این که معیارهای کنترل فرایندها یا خروجیها و معیارهای پذیرش محصولات و خدمات برآورده شده اند، پیاده سازی شده اند.

د) استفاده از زیر ساخت و محیط مناسب برای اجرای فرایندها استفاده شده است.

ه) افراد شایسته برای اجرای فرایندها انتصاب شده اند. در این انتصاب به مواردی از جمله هرگونه تایید صلاحیت الزام شده توجه خاص شده است.

و) برای فرایند تولید و ارایه خدمات، در جایی که خروجی بدست آمده را نمی توان با پایش یا اندازه گیری بعدی تصدیق کرد، صحه گذاری و صحه گذاری مجدد دوره ای توانایی دستیابی به نتایج طرحریزی شده انجام می گردد.

ز) بمنظور جلوگیری از خطای انسانی هر جایی که ضرورت داشته و ممکن بوده فعالیتهایی طراحی و پیاده سازی شده است.

ح) فعالیت های ترخیص، تحویل و پس از تحویل محصولات و خدمات، لحاظ و پیاده سازی شده است.

بنابراین قبل از هر چیز لازم است اطلاعاتی كه ویژگیهای پروژه و یا محصولات و خدمات را توصیف می‌كنند بطور شفاف و دقیق در دسترس باشند. و هر جا كه نیاز به روش های اجرایی مجزا و یا دستورالعملهای كاری احساس شده‌ است، به نحوی كه فقدان این روشهای اجرایی و دستورالعمل ها بر روند اجرای اصولی، اثر منفی داشته ‌باشد، این روشهای اجرایی و دستورالعمل ها تدوین گردیده و در اختیار پرسنل قرارداده می شوند.

همچنین در مراحل مختلف اجرا، از تجهیزات مناسب و سازگار با شرایط پروژه، محصولات و یا خدمات استفاده ‌شده ‌است. جهت انجام فعالیتهای پایش و اندازه‌گیری، به تجهیزاتی نیاز بوده تا به كمك آنها امور پایش و اندازه‌گیری در كمال دقت انجام شوند. بمنظور آنكه قادر باشیم به نتایج حاصل از این فعالیت های پایش و اندازه‌گیری اعتماد كنیم لازم است این تجهیزات تحت روش اجرایی پایش و کالیبراسیون تجهیزات اندازه‌گیری قرار گرفته و سپس مورد استفاده قرارگیرند.

علاوه بر كلیه موارد فوق كه در جهت كنترل فرآیند اجرایی انجام گرفته‌ است، باید به این نكته اشاره كرد كه در طول اجرای پروژه، سعی گردیده از طریق بكارگیری تكنیكهای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، پیشرفت فیزیكی كار نیز دقیقا تحت كنترل قرار گیرد. واحد برنامه ریزی شرکت اقدام به جمع‌ آوری اطلاعات لازم و ارائه گزارشهای ادواری به مدیریت شركت می‌نماید.

نکته: با توجه به ماهیت فعالیت شرکت ممکن است برخی از فرایند های سازمانی به پیمانکاران فرعی واگذار شوند. لذا در شرکت تمهیداتی چیده شده است تا در صورت احساس نیاز به این تامین کنندگان قبل از بکار گیری ایشان مطابق با روش اجرایی تامین خدمات اقدام گردد.

نکته: برخی از فرآیندهای اجرایی به گونه‌ای هستند كه خروجی آنها بوسیله پایش و اندازه‌گیری بعدی قابل تصدیق نمی‌باشند. به عبارتی نقایص خروجی این قبیل فرآیندها، تنها پس از آنكه مورد استفاده قرار گرفت آشكار می‌گردد.

به منظور كنترل بهینه نحوه اجرای این فعالیت‌ها، عملیات صحه‌گذاری روی آنها انجام می‌شود. بعبارتی دیگر به طرق مقتضی اطمینان حاصل می‌شود كه این فرآیندها قادرند نتایج لازم را كه با نتایج طرح ریزی شده مطابقت دارند، ایجاد نمایند. در خصوص این قبیل فرآیندها، ترتیبات لازم ایجاد شده‌ است كه از آن جمله می‌توان به موارد زیر اشاره كرد:

الف) معیارهای تعریف شده برای بازنگری و تصویب فرآیندها.

ب) استفاده از پرسنل ماهر و كارآزموده در این قبیل فرآیندها به منظور كاهش خطرات و مشکلات ناشی از اجرای نادرست و غیر اصولی فرآیندها.

 ج) استفاده از روشهای اجرایی مشخص و ویژه جهت انجام این قبیل فرآیندها.

 د) الزامات مربوط به سوابق ویژه این قبیل فرآیندها.

 هـ) صحه‌گذاری مجدد این قبیل فرآیندها، بعبارتی تشدید كنترل های لازم در خصوص آنها (براساس خواسته کارفرما)

2-5-8- شناسایی و رد یابی

در شرکت بمنظور تضمین انطباق محصولات و خدمات و همچنین شناسایی و ردیابی آنها در هر مرحله از فرایند توسط ابزار های مناسبی برای شناسایی خروجیها انجام می گردد.

در واقع وضعیت خروجی ها در قیاس با الزامات پایش و اندازه گیری در سرتاسر تولید و ارائه خدمات شناسایی میشود.

این ردیابی الزام بوده و شرکت شناسه منحصر به فرد خروجیهای فرایند را تعریف و کنترل مینماید و سپس اطلاعات مستندی که برای ردیابی لازم است را حفظ می نماید.

3-5-8- اموال متعلق به مشتری یا تامین کننده برون سازمانی

شرکت همواره نسبت به اموال مشتری یا ارائه کنندگان برون سازمانی تا مدتی که تحت کنترل یا مورد استفاده شرکت است توجه مبذول داشته و بدین منظور اموال مشتری یا تامین کننده برون سازمانی را که برای استفاده یا همکاری در محصولات و خدمت ارائه شده اند را شناسایی، تصدیق، حفاظت و حراست می نماید. در صورت بروز خطاهای غیر مترقبه و یا وقتی که اموال مشتری یا تامین کننده برون سازمانی گم شود، آسیب بینند یا دیگر برای استفاده مناسب نباشد، شرکت این مساله را به مشتری یا تامین کننده برون سازمانی گزارش نموده و اطلاعات مستند آنچه که رخ داده است را حفظ مینماید.

لازم به یادآوری است که به تعریف شرکت طبق استاندارد، اموال مشتری یا تامین کننده برون سازمانی شامل مواد، قطعات، ابزارها و تجهیزات، محل مشتریان، اموال معنوی و داده های شخصی می باشند.

4-5-8- محافظت

شرکت کلیه خروجیهای حین تولید و ارائه خدمات را به میزانی که برای اطمینان از انطباق با الزامات ضروری است را حفاظت می نماید. این محافظت شامل شناسایی، رسیدگی، کنترل آلودگی، بسته بندی، ذخیره سازی، جابجایی یا حمل و نقل و مراقبت می باشد. یكی از نكاتی كه در اجرا و در قالب سیستم مدیریت یكپارچه مستقر شده در آن، مدنظر قرار گرفته، بحث انبارش و مسائل مرتبط با آن است. این موضوع از آن جهت حائز اهمیت است كه می‌بایست انطباق اقلام و كیفیت مناسب آن در طول مدت نگهداری و حفظ گردد. بدین منظور تدابیر زیر در کارگاهها اتخاذ گردیده ‌است:

الف) اقلام نگهداری شده در انبار و در سایر مراحل فرایندها، دارای قابلیت شناسایی بوده و از یكدیگر متمایز هستند.

ب) جابجایی اقلام در انبار و فضای مربوطه دیگر به نحوی انجام می‌شود كه اقلام صدمه ندیده و دچار آسیب نگردند.

ج) نحوه انبارش اقلام در انبار و سایر اماکن به گونه‌ای است كه اقلام نگهداری شده دچار صدمه و آسیب نگردند، در این صورت اقلام ضایعاتی در محل جداگانه ای نگهداری گردد بعلاوه طرز نگهداری به گونه‌ای است كه از فضای انبار به نحو مناسبی استفاده گردیده و ضمنا، دسترسی به اقلام نیز آسان باشد.

د) اقلام نگهداری شده در انبارها، دارای شرایط خاص نگهداری نیستند. البته برخی ملاحظات بطور عمومی رعایت می‌شوند تا اقلام در طول نگهداری در انبار، آسیب نبینند. از جمله این ملاحظات عمومی می‌توان به استفاده از پالت، دورنگهداشتن اقلام از رطوبت و نگهداری آنها در محلهای خشک اشاره نمود.

ه) قسمت یا تمام بخشهای اجرا شده به نحو مطلوب نگهداری می گردند تا در مراحل بعدی اجرا آسیبی نبینند.

5-5-8- فعالیت های پس از تحویل

شرکت همه الزامات فعالیتهای پس از تحویل مرتبط با محصولات و خدمات را برآورده نموده است و در تعیین میزان فعالیتهای پس از تحویل مورد نیاز، موارد زیر لحاظ شده است:

الف) الزامات قانونی و مقرراتی

ب) پیامدهای بالقوه ناخواسته در خصوص محصولات و خدمات

ج) ماهیت، استفاده و دوره عمر مورد نظر محصولات و خدمات

د) الزامات و بازخوردهای مشتری

یادآوری: فعالیتهای پس از تحویل شامل اقدامات مرتبط با اعطای گارانتی، تعهدات قراردادی مانند خدمات تعمیر و نگهداری، و خدمات تکمیلی مانند بازیافت یا امحای نهایی و غیره و یا هر آنچه که در قرارداد تعیین شده است، می باشد.

6-5-8- کنترل تغییرات

گاهی اوقات بنا بر اقتضا مجبور به اعمال تغییرات در تولید و ارائه خدمات به میزانی که برای تضمین تداوم در انطباق با الزامات مشخص شده مورد نیاز است، هستیم. لذا این تغییرات همواره بازنگری و کنترل می گردد. بدیهیست اطلاعات مستندی که تشریح کننده نتایج بازنگری تغییرات، فرد یا افراد صادر کننده مجوز تغییرات و هر گونه اقدام لازم برآمده از تغییرات باشند حفظ می گردد.

جهت حصول اطمینان از اجرای دقیق فرایندهای مربوط به بند 8-5 روشهای اجرایی زیر تهیه و تدوین و اجرا شده است:

روش اجرایی برنامه ریزی و کنترل پروژه

روش اجرایی اجرای پروژه ( روش اجرای تولید)

نمونه روش اجرایی انبارش با کد P-11

6-8- ترخیص محصولات و خدمات

شرکت ترتیبات طرحریزی شده را در مراحل مناسب پیاده سازی نموده تا تصدیق نماید که الزامات محصول و خدمت برآورد شده اند. تا زمانی که ترتیبات طرح ریزی شده به طور رضایت بخشی کامل نشده اند ترخیص محصولات و خدمات به مشتری صورت نمی پذیرد، مگر اینکه توسط فرد مجاز و در صورت کاربرد توسط مشتری تایید شده باشد.

7-8- کنترل خروجی های نامنطبق

1-7-8- در شرکت کلیه خروجی هایی که با الزامات انطباق ندارد شناسایی و کنترل می شوند تا از استفاده یا تحویل ناخواسته آنها پیشگیری شود. در همین راستا اقدام مناسبی بر مبنای ماهیت عدم انطباق و اثر آن بر انطباق محصولات و خدمات انجام می گردد. این مسئله همچنین برای محصولات و خدمات نامنطبقی که پس از تحویل محصولات، حین ارائه خدمت یا پس از آن شناسایی می شوند نیز صدق می نماید. در شرکت با خروجی های نامنطبق به یک یا چند روش زیر برخورد می گردد:

الف: اصلاح

ب: جداسازی، محدود سازی، بازگرداندن یا تعلیق ارائه محصولات و خدمات

ج: اطلاع رسانی به مشتری

د: کسب مجوز پذیرش تحت شرایط ارفاقی

لازم بذکر است هنگامی که خروجی های نامنطبق اصلاح شده اند، انطباق با الزامات مورد تصدیق قرار می گیرند.

اجرا عبارتند از: مواد اولیه نامنطبق وارده به کارگاه، مراحل اجرایی نامنطبق و محصول نهایی یا خدمت نهایی نامنطبق.

هنگام تعیین تكلیف اقلام و یا مراحل نامنطبق، ممكن است با یک یا چند حالت از حالات زیر مواجه شویم:

الف) محصول (خدمت) نامنطبق بواسطه انجام دوباره‌ كاری (ارائه مجدد)، به یك محصول (خدمت) منطبق تبدیل شده و قابل استفاده گردد.

ب) محصول (خدمت) نامنطبق بواسطه استفاده از مفهوم اجازه ارفاقی، (پس از انجام دوباره‌كاری(ارائه مجدد) یا بدون انجام هیچ كاری) پذیرفته شود.

گاهی استفاده از مفهوم اجازه ارفاقی به كسب مجوز از کارفرما نیاز دارد و گاها این مجوز توسط کارفرما (یا کسانی که قبلا برای چنین منظوری تعیین شده و اختیارات لازم به آنان واگذار شده‌است) صادر می‌شود.

ج) محصول (خدمت) نامنطبق جهت استفاده در امور دیگری كه از سطح كیفی پائین‌تری برخوردار هستند مجاز شمرده شود.

د) اگرمحصول (خدمت) نامنطبق با استفاده از هیچ یك از 3 راه حل فوق، قابل استفاده نباشد، بعنوان یک محصول(خدمت) ضایعاتی (غیر قابل استفاده) تلقی می گردد و در این شرایط نمی‌توان آن را مورد استفاده قرارداد.

از طرفی لازم به ذكر است هنگامی كه محصول (خدمت) نامنطبق اصلاح می‌گردد، باید مورد تصدیق مجدد قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود كه با الزامات تعییین شده تطابق دارد.

در صورتیکه محصول (خدمت) نامنطبق پس از ارسال یا شروع به استفاده از آن، شناسایی شود، مسئولین مربوطه تدابیر لازم را در جهت كنترل اثرات بالفعل یا اثرات بالقوه عدم انطباق اتخاذ می‌كنند.

بنابراین در شرکت یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی کنترل محصولات / خدمات نامنطبق با کد P-06 تهیه و تدوین و اجرا شده است.

2-7-8- همچنین شرکت اطلاعات مستندی که موارد زیر را شرح می دهد را حفظ می نماید:

الف) شرح عدم انطباق

ب) شرح اقدام های انجام شده

ج ) شرح هر گونه مجوز های ارفاقی کسب شده

د) شناسایی طرف تصمیم گیرنده در خصوص اقدام پیرو عدم انطباق

با توجه به موارد فوق محصول / خدمت نامنطبق محصول / خدمتی است كه به هردلیل با خواسته‌های از پیش تعیین شده مطابقت ندارد.

بنابراین کلیه اطلاعات مستند ترخیص محصولات و خدمات حفظ می گردد. این اطلاعات مستند شامل موارد زیر است:

الف) شواهد انطباق با معیارهای پذیرش

ب) قابلیت ردیابی به فرد یا افراد صادر کننده مجوز ترخیص

9- ارزیابی عملکرد

1-9- پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی

1-1-9- کلیات

شرکت در راستای اعمال پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی ابتدا موارد زیر را تعیین کرده است.

الف) چه چیزی نیاز به پایش و اندازه گیری دارد؟

ب) روشهای پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی مورد نیاز، به منظور حصول اطمینان از ایجاد نتایج معتبر.

ج) چه زمانی پایش و اندازه گیری باید انجام شود؟

د) چه هنگامی نتایج برآمده از پایش و اندازه گیری باید تحلیل و ارزیابی شوند؟

بر همین اساس پایش و اندازه گیری در شرکت به بخشهای زیر تعریف می گردد:

• پایش و اندازه گیری اقلام ورودی
• پایش و اندازه گیری در حین فرایند
• پایش و اندازه گیری نهایی
• پایش و اندازه گیری دوره ای انبارها
• پایش و اندازه گیری فرایندها

مطابق خواسته استاندارد مرجع، شرکت موظف است ویژگیهای پروژه/محصولات و خدمات را جهت تصدیق اینکه الزامات و یا خواسته های مربوطه برآورده شده اند، مورد پایش و اندازه گیری قرار دهد. بر همین اساس، سیستم مدیریت یکپارچه شرکت به گونه ای طراحی شده است که فعالیتهای بازرسی و آزمون در کلیه مراحل اجرا بطور موثر به اجرا درآیند. این فعالیت ها شامل اقدامات زیر می باشند:

الف) کلیه اقلام وارده به کارگاه شامل مواد اولیه و قطعات فنی و یدکی که توسط واحد تدارکـات خریداری و یا توسط تامین کنندگان برون سازمانی تأمین گردیده اند، قبل از آن که مورد استفاده قرار گیرند می بایست مورد بازرسی و کنترل قرار گیرند تا اطمینان حاصل گردد که با الزامات از پیش تعیین شده مطابقت دارند.

ب) نتایج حاصل از فعالیت های اجرایی می بایست مورد بازرسی قرار گیرند تا اطمینان حاصل گردد که الزامات و نیازمندیهای تعیین شده برآورده شده اند. بدیهی است که اجرای مراحل کاری و آغاز هر مرحله جدید، منوط به تایید مراحل قبل توسط مسئولین واحد کنترل کیفیت می باشد.

ج) پس از اتمام کلیه مراحل اجرا و قبل از آنکه پروژه یا محصول و یا خدمات نهایی به کارفرما یا مشتری تحویل گردد، لازم است اطمینان حاصل گردد که کلیه نیازمندیها و الزامات از پیش تعیین شده برآورده گردیده اند. بدین منظور به یکی از دو روش زیر اقدام می شود:

در خصوص برخی از فرآیندهای اجرایی لازم است که این فعالیت از طریق تهیه یک چک لیست و تکمیل آن انجام شود. بدین ترتیب که کلیه موارد ذکر شده در چک لیست مورد بررسی نهایی قرار می گیرد و از انجام صحیح آنها اطمینان حاصل می گردد.

در برخی موارد نیز که تهیه چک لیست ضرورتی ندارد، بازدید نهایی از فرآیندهای اجرایی توسط ریاست واحد، مدیر فنی و مدیر امور اجرایی بعمل می آید و نتایج بازدید در قالب یک صورتجلسه مکتوب می گردد. چنانچه در حین بازدید مواردی مشاهده گردد که مغایر با اصول و الزامات از پیش تعیین شده انجام گرفته باشد، موارد در قالب صورتجلسه مذکور قید گردیده و تصمیمات لازم در جهت رفع این مغایرت ها اتخاذ می گردد.

نکته مهم:

طرحهای کیفیت، نقشه ها، مستندات مرجع و نیازمندی های خرید بعنوان مدارک و مستندات مرجع جهت انجام فعالیت های بازرسی و آزمون مطرح می باشند.

در همین راستا یک روش اجرایی پایش و اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی با کد P-36 تهیه و تدوین و اجرا شده است.

همچنین به منظور آگاهی از میزان انطباق عملكرد سیستم مدیریت یكپارچه با الزامات استاندارد های سه گانه و از طریق بررسی میزان تحقق اهداف كیفی (شاخص) مربوطه، می‌توان فرآیند و میزان توانایی آن را در دستیابی به نتایج طرح ریزی شده، مورد پایش و اندازه‌گیری قرارداد. بنابراین در مواقعی كه نتایج طرح ریزی شده مطابق آنچه كه در قالب اهداف كیفیتی تعیین گردیده‌اند محقق نشده ‌باشد، اصلاحات و اقدامات اصلاحی لازم بر حسب تناسب صورت می‌پذیرد تا از تطابق محصول (خروجی فرآیند) اطمینان حاصل گردد. لذا یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی پایش فرایندها با کد P-08 تهیه و تدوین و اجرا شده است.

2-1-9- رضایت مشتری

شرکت برداشت مشتری را از میزان برآورده شدن نیاز ها و انتظارات وی را پایش می نماید.

مدیریت شركت مایل است كه میزان تاثیر استقرار سیستم مدیریت یكپارچه را در پروژه ها / محصولات و یا خدمات خود مورد ارزیابی قرار دهد. این ارزیابی از طرق مختلف امكان پذیر است. یكی از مهمترین اندازه‌گیری ها در جهت ارزیابی عملكرد سیستم مدیریت كیفیت، جمع‌آوری اطلاعات مربوط به برداشت کارفرمایان و مشتریان از میزان برآورده شدن الزامات وی توسط شرکت است. بدین منظور روش‌های مختلفی جهت دریافت و جمع‌آوری نظرات کارفرمایان و نیز استفاده از این اطلاعات تعیین گردیده ‌است. سنجش رضایت مشتریان صرفا به معنای بررسی و پیگیری شكایات وی نیست. بلكه اعتقاد بر این است چنانچه مشتریان شكایتی نداشته باشد، این امر لزوما به معنای رضایت كامل وی از نحوه عملكرد شركت در اجرا خواهد بود. با وجود اینکه فرم های نظر سنجی در دورهای زمانی تعیین شده برای مشتریان ارسال می شود، نمی توان انتظار داشت که مشتریان، رضایت خود را در قالب فرم های نظر سنجی، کتبا اعلام نماید.

به همین منظور دو روش اجرایی با عناوین روش اجرایی رسیدگی به شکایات کارفرمایان / مشتریان و روش اجرایی سنجش رضایت کارفرمایان / مشتریان تهیه و تدوین و اجرا شده است.

3-1-9- تحلیل و ارزیابی

شرکت همواره داده های مناسب و اطلاعات ناشی از پایش، اندازه گیری و دیگر منابع را تجزیه و تحلیل و ارزیابی می نماید.

نتایج این تحلیلها جهت ارزیابی موارد زیر استفاده می شوند:

الف) انطباق الزامات محصولات و خدمات

ب)میزان رضایت مشتری

ج) عملکرد و اثر بخشی سیستم مدیریت یکپارچه

د) اینکه آیا طرح ریزی به طور اثربخش اجرا شده است

ه) اثربخشی اقدامات انجام شده به منظور پرداختن به ریسک ها و فرصت ها

و) عملکرد تامین کننده برون سازمانی

ز) نیاز به بهبود سیستم مدیریت یکپارچه

همانند هر سیستم دیگری، لازم است كنترل های لازم در جهت حصول اطمینان از عملكرد صحیح سیستم مدیریت یكپارچه اعمال گردد. بدین منظور در نظام IMS مستقر شده در شرکت، فرآیندهای پایش، اندازه‌گیری، تجزیه و تحلیل و بهبود، هرجا كه ضروری تشخیص داده ‌شده‌اند طرح ریزی شده و به مورد اجرا درآمده‌اند تا اطمینان حاصل گردد كه:

الف) پروژه/محصولات/خدمات با الزامات از پیش تعیین شده مطابقت دارد به عبارتی مراحل اجرای فرآیندها، همانگونه كه باید اجرا شده‌اند.

ب) اثربخشی سیستم مدیریت یكپارچه تحت كنترل بوده و بطور مستمر بهبود داده ‌می شود.

ج) عملكرد سیستم مدیریت یكپارچه با ترتیبات برنامه‌ریزی شده ( مستندات سیستم IMS ) مطابقت دارد. بعبارتی مطمئن شویم كه سیستم به طور صحیح اجرا می‌گردد.

بنابر اصول هشت گانه مدیریت یكپارچه، از جمله اصل “تصمیم‌گیری بر مبنای واقعیات” در سیستم شركت، نقش بسیار ویژه و با اهمیتی دارد. لذا در سیستم مدیریت یكپارچه، داده‌های متناسب تعیین و جمع آوری می‌گردند و سپس مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرند تا تناسب و اثربخشی آن را نشان دهند. همچنین از طریق انجام این تحلیل‌ها می‌توان مشخص نمود كه بهبود اثربخشی سیستم مدیریت یكپارچه در كدام نواحی می‌تواند اتفاق بیافتد. از جمله داده‌هایی كه برای این منظور متناسب بنظر می‌رسند داده‌هایی هستند كه بعنوان نتایج پایش و اندازه‌گیری از فرآیندهای مربوطه حادث می‌شوند.

نکته: در راستای اجرای فرآیندهای فوق‌الذكر، روش ها و تكنیكهای مختلفی از جمله فنون آماری مورد استفاده قرارمی‌گیرند.

در شرکت یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی تجزیه و تحلیل داده ها با کد P-10 تهیه و تدوین و اجرا شده است.

2-9- ممیزی داخلی

1-2-9- شرکت ممیزیهای داخلی را در فواصل برنامه ریزی شده انجام می دهد، تا اطلاع یابد که سیستم مدیریت

الف) با موارد زیر انطباق دارد:

1. الزامات خود شرکت در خصوص سیستم مدیریت
2. الزامات این استاندارد بین المللی

ب. به گونه ای اثربخش پیاده سازی و نگه داری می شود.

2-2-9- شرکت همچنین

الف) برنامه یا برنامه های ممیزی، شامل تواتر، روش ها، مسئولیت ها، الزامات طرح ریزی و گزارش دهی را طرح ریزی، ایجاد، پیاده سازی و نگهداری می شوند.

ب) معیارهای ممیزی و دامنه هر ممیزی را تعریف شده اند.

ج) ممیزین انتخاب شده و ممیزی به منظور حصول اطمینان از عینیت و بی طرفی فرایند ممیزی، اجرا می گردد.

د ) نتایج ممیزی ها به مدیریت مربوطه گزارش می شوند.

و ) به عنوان شواهد پیاده سازی برنامه ممیزی و نتایج ممیزی، اطلاعت مستند را حفظ می گردند.

در همین راستا در شرکت، سیستم مدیریت یكپارچه به گونه‌ای طراحی شده ‌است تا ممیزیهای داخلی بصورت منظم و در فواصل زمانی طرح ریزی شده به اجرا درآیند. براساس همین نیاز، یک برنامه ممیزی با در نظر گرفتن وضعیت و اهمیت فرآیندها و نواحی كه می‌بایست تحت ممیزی قرار گیرند و نیز با توجه به نتایج ممیزی‌های قبلی، طرح ریزی و تهیه شده‌ است. این برنامه نشان می‌دهد كه در طول هر دوره، هر یك از موضوعات مشخص شده در چه زمانی ممیزی خواهند شد.

معیارهای ممیزی، دامنه كاربرد ممیزی، تواتر ممیزی و روش انجام آن در قالب یک روش اجرایی مدون تحت عنوان روش اجرایی ممیزی داخلی با کد P-04 تشریح گردیده ‌است.

همانگونه كه در این روش اجرایی نیز تشریح گردیده ‌است، ممیزان داخلی بر اساس ضوابط مشخصی انتخاب می‌گردند، به نحوی كه اطمینان حاصل شود كه ممیزان كار خود را ممیزی نمی‌كنند و فرآیند ممیزی در یک محیط بی‌طرف و بصورت هدفمند انجام‌ شده ‌است.

مسئولیت كلی برنامه‌ریزی و هدایت ممیزی های داخلی در شرکت بر عهده نماینده مدیریت است. نامبرده هنگام برنامه‌ریزی ممیزی‌ها، به گونه‌ای عمل می‌كند تا هر موضوع، حداقل دو بار در سال ممیزی شود. در ضمن مدیر مسئول حیطه‌ای كه مورد ممیزی قرار می‌گیرد، چنانچه گزارش عدم انطباقی را در قالب نتایج و گزارش ممیزی انجام شده دریافت نماید، موظف است اقداماتی را كه در جهت برطرف سازی عدم انطباق های یافت شده و نیز رفع علل آنها ضروری به نظر می‌رسند، بدون تاخیر به مورد اجرا بگذارد و بر انجام آنها نظارت نماید.

همچنین مسئولیت انجام پیگیری های لازم در خصوص نتایج ممیزی های داخلی و ارائه گزارشات لازم با نماینده مدیریت می‌باشد. نكته مهم اینكه خلاصه‌ای از نتایج ممیزی های داخلی بعنوان یكی از ورودی های بازنگری مدیریت، مورد بررسی قرارمی‌گیرند.

3-9- بازنگری مدیریت

1-3-9-کلیات

 مدیریت ارشد سیستم مدیریت یکپارچه شرکت را در فواصل طرح ریزی شده (حداقل هر شش ماه یکبار) به منظور حصول اطمینان از تداوم تناسب، کفایت و اثربخشی و سازگاری با جهت گیری راهبردی سازمان، بازنگری می نماید.

2-3-9- ورودی های بازنگری مدیریت

بازنگری مدیریت با در نظر گرفتن موارد زیر طرحریزی و اجرا می شود؛

الف) وضعیت اقدامات منتج از بازنگری های مدیریت قبلی

ب) تغییرات در مسائل درون و برون سازمانی مرتبط با سیستم مدیریت یکپارچه

ج) اطلاعات مربوط به عملکرد و اثربخشی سیستم مدیریت یکپارچه، از جمله روند های مربوط به:

1) رضایت مشتری و بازخورد طرف های ذینفع مربوطه

2) میزانی که اهداف کیفیت، زیست محیطی و ایمنی و بهداشتی بر آورده شده اند

3) عملکرد فرایندها و انطباق محصولات و خدمات

4) عدم انطباقها و اقدام اصلاحی

5) نتایج پایش و اندازه گیری

6) نتایج ممیزی ها

7) عملکرد تامین کنندگان برون سازمانی

د) کفایت منابع

ه) اثربخشی اقدامات انجام شده برای پرداختن به ریسک ها و فرصت ها

و) فرصت های بهبود

3-3-9- خروجی های بازنگری مدیریت

خروجی های بازنگری مدیریت شامل تصمیمات و اقدامات مرتبط با موارد زیر می باشد:

الف) فرصت های بهبود

ب ) هرگونه نیاز به تغییر سیستم مدیریت یکپارچه

ج) نیاز به منابع

جهت حصول اطمینان از اجرای دقیق این بند در شرکت یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی بازنگری مدیریت با کد P-05 تهیه و تدوین و اجرا شده است.

10- بهبود

1-10- کلیات

شرکت فرصتهای بهبود را تعیین و انتخاب نموده و اقدام لازم جهت برآوردن الزامات مشتری و افزایش رضایت وی را انجام می دهد.

این امر شامل موارد زیر می باشد:

الف) بهبود محصولات و خدمات به منظور برآورده سازی الزامات و نیز پرداختن به نیازها و انتظارات آینده

ب) اصلاح، پیشگیری یا کاهش اثرات نامطلوب

ج) بهبود عملکرد و اثربخشی سیستم مدیریت یکپارچه

این بهبودها شامل اصلاح، اقدام اصلاحی، بهبود مداوم، تغییر اساسی، نوآوری و سازماندهی مجدد می باشد.

2-10- عدم انطباق و اقدام اصلاحی

1-2-10- به هنگام بروز یک عدم انطباق از جمله موارد ناشی از شکایت، شرکت موارد زیر را انجام می دهد:

الف) نسبت به عدم انطباق عکس العمل نشان داده به نحوی که کاربرد پذیر باشد. یعنی

 1- جهت کنترل و تصحیح آن اقدام می شود.

2- به پیامدهای آن رسیدگی می شود.

ب) به منظور اینکه آن عدم انطباق تکرار نشود یا در جای دیگری رخ ندهد، نیاز به انجام اقدام جهت حذف علت (علل) عدم انطباق، از طریق موارد زیر ارزیابی می گردد:

1) بازنگری و تحلیل عدم انطباق

2) تعیین علل عدم انطباق

3) تعیین اینکه آیا عدم انطباق های مشابه وجود دارند و یا ممکن است بطور بالقوه اتفاق بیفتند.

ج)پیاده سازی هر اقدامی که نیاز باشد.

د) بازنگری اثربخشی هر اقدام اصلاحی انجام شده

ه) بروز رسانی ریسک ها و فرصت های تعیین شده در حین طرح ریزی، درصورت لزوم

اقدامات اصلاحی تعریف شده، متناسب با اثرات عدم انطباق های پیش آمده می باشند.

2-2-10- شرکت کلیه اطلاعات مستند را به عنوان شواهدی برای موارد زیر حفظ می نماید؛

الف) ماهیت عدم انطباق ها و هر گونه اقدامات بعدی انجام شده؛

ب) نتایج اقدام اصلاحی.

در راستای اجرای دقیق این فرایند، یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه با کد P-03 تهیه و تدوین و اجرا شده است. طبق این روش اجرایی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه مطابق یك روال مشخص انجام می‌شوند. عمق و گستردگی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه كه برای حذف علل بالفعل یا بالقوه عدم انطباق انجام می‌گیرند، متناسب با اهمیت مسائل خواهد بود. نظام مدیریت یکپارچه به گونه‌ای طراحی شده‌ است كه بتواند هرگونه عدم انطباق مشاهده شده در فعالیت‌های داخل شرکت و نیز فعالیت های در ارتباط با طرف های برون سازمانی را بعد از شناسایی، پیگیری و رفع نماید.

بدین منظور، سیستم مدیریت یکپارچه مستقر شده از مفاد گزارش های تهیه شده از نتایج ممیزیهای داخلی وخارجی، شكایات کارفرمایان و نیز پیشنهادات ارائه شده توسط كاركنان، پایش و اندازه گیری خدمت و فرآیندها، کنترل محصول (خدمت) نامنطبق، کنترل عدم انطباق های زیست محیطی و ایمنی وبهداشت به نحو مطلوب استفاده نموده و اقدام اصلاحی یا پیشگیرانه مورد نظر را تعیین و سریعا به مورد اجرا می‌گذارد.

بعلاوه طی جلسات بازنگری مدیریت، اشكالات عمده موجود در سیستم IMS كه بر روی كیفیت و سرعت پیشرفت پروژه‌ها اثر منفی می‌گذارند مورد بررسی قرار گرفته و تصمیمات لازم در جهت حذف پتانسیل عدم انطباق‌ها اتخاذ می‌گردد.

در خصوص اقدامات اصلاحی باید گفت كه اقداماتی در جهت رفع علل بالفعل عدم انطباق‌ها انجام می‌شود تا از بروز مجدد این موارد عدم انطباق، جلوگیری بعمل‌ آید. همانگونه كه در روش اجرایی اقدام اصلاحی و پیشگیرانه آمده است، مراحل زیر در خصوص یک اقدام اصلاحی انجام می‌گیرد:

الف) تعیین علل بروز عدم انطباق ها.

ب) ارزیابی نیاز به اقداماتی كه اطمینان دهند عدم انطباق ها مجددا بروز نخواهند كرد.

ج) تعیین و انجام اقدام مناسب.

د) ثبت نتایج حاصل از انجام اقدامات بعمل‌آمده.

ه) بازنگری اقدامات اصلاحی انجام شده به منظور حصول اطمینان از اثربخشی آنها.

همچنین همانگونه كه در روش اجرایی اقدام اصلاحی و پیشگیرانه آمده‌ است، در خصوص یك اقدام پیشگیرانه می‌بایست مراحل زیر انجام شوند:

الف) تعیین عدم انطباق های بالقوه و علل آنها.

ب) ارزیابی نیاز به اقداماتی كه از بروز عدم انطباق ها جلوگیری می‌كنند.

ج) تعیین و انجام اقدام مناسب.

د) ثبت نتایج حاصل از انجام اقدامات بعمل‌آمده.

ه) بازنگری اقدامات پیشگیرانه انجام شده به منظور حصول اطمینان از اثر بخشی آنها

3-10- بهبود مستمر

شرکت همواره تناسب کفایت و اثربخشی سیستم مدیریت یکپارچه را بطور مستمر بهبود می بخشد.

به منظور تعیین اینکه آیا نیازها یا فرصت هایی وجود دارند که باید به عنوان بخشی از بهبود مداوم به آن ها پرداخت شود، شرکت نتایج تحلیل و ارزیابی و خروجی های بازنگری مدیریت را در نظر می گیرید. بر همین اساس یک روش اجرایی تحت عنوان روش اجرایی بهبود مستمر با کد P-09 تهیه و تدوین و اجرا شده است.

عناصر تخصصی ISO 14001:2015

4-3-4- جنبه های زیست محیطی

 به منظور تامین الزامات زیست محیطی حاكم بر فعالیت های اجرایی پروژه های شركت از نظر جنبه های زیست محیطی مورد شناسایی قرار گرفته و جنبه هایی كه پیامد بارزی بر محیط زیست داشته و یا می تواند داشته باشد، تعیین و مورد كنترل قرار می گیرند. جنبه های مربوط به این پیامدهای بارز در تعیین اهداف كلان زیست محیطی منظور گشته و اطلاعات مربوطه به روز نگهداری می گردد.

جزئیات مربوط به چگونگی و روش شناسایی و ارزیابی در نمونه روش اجرایی شناسایی و ارزیابی جنبه های زیست محیطی با کد P-23 تشریح شده است.

2-3-4- الزامات قانونی و سایر الزامات

نحوه شناسایی و دستیابی به الزامات قانونی و سایر الزاماتی كه شركت تقبل نموده، شامل جنبه های زیست محیطی فعالیت های اجرایی آن می باشد که در روش اجرایی شناسایی الزامات قانونی و كارفرمایان با كد P-25 تشریح گردیده است.

3-3-4- اهداف كلان و خرد و برنامه ها

برای دستیابی به اهداف كلان و خرد زیست محیطی، شركت برنامه های مدونی را ایجاد و برقرار نموده است. (در لیست اهداف به پیوست نظامنامه آمده است) در این برنامه ها، مسئولیت های مطرح سازمانی مربوطه و نیز برنامه زمانبندی به همراه امكانات و تجهیزات مورد نیاز جهت حصول اهداف تعیین شده لحاظ گردیده است. همچنین برنامه های فوق متناسب با تغییرات فعالیتهای اجرایی شرکت در فواصل برنامه ریزی شده مورد بازنگری قرار می گیرند.

4-3-4- ارتباطات، مشاركت و مشاوره

چگونگی ایجاد ارتباط موثر و مناسب، گردش صحیح اطلاعات زیست محیطی بین سطوح و بخش های مختلف در خصوص فعالیت ها و عملكرد زیست محیطی، اخذ نظرات و پاسخ گویی به كاركنان در ارتباط با مسائل زیست محیطی دریافت، رسیدگی و مدون كردن و پاسخ گویی به مواردی که از سوی طرف های ذینفع داخل و خارج از سازمان در خصوص عملكرد زیست محیطی، ایجاد ارتباط موثر پیمانكاران و تامین كنندگان و ارتباط بامسائل زیست محیطی از جمله ابلاغ روش های اجرایی و دستورالعمل های زیست محیطی می باشد که تماماً در روش اجرایی ارتباطات و مشاوره با کد P-26 تشریح شده است.

4-4-4- كنترل عملیات

عملیات و فعالیت هایی كه در ارتباط با جنبه های زیست محیطی بارز بوده و نیز در راستای خط مشی اهداف كلان و خرد می باشند، مورد شناسایی قرار گرفته و جهت حصول اطمینان از به انجام رسیدن آنها در شرایط مشخص شده، برنامه ریزی شده است. جزئیات مربوط به روش اجرایی كنترل عملیات با کد P-28 تشریح شده است.

دراین روش اجرایی وضعیت هایی كه نبود آنها ممكن است منجر به انحراف از خط مشی و اهداف كلان و خرد زیست محیطی گردد، پوشش داده شده و معیارهای عملیاتی مشخص و ارتباط آن با جنبه های زیست محیطی بارز برقرار شده است. همچنین روش اجرایی مربوطه به عرضه كنندگان و پیمانكاران ابلاغ شده است.

5-4-4- آمادگی و واكنش در وضعیت اضطراری

به منظور شناسایی احتمال وقوع و مقابله با حوادث و وضعیت های اضطراری و نیز برای پیشگیری و كاهش پیامدهای زیست محیطی مرتبط، روش اجرایی آمادگی و واكنش در شرایط اضطراری با کد P-24 تدوین شده است. این روش به ویژه پس از وقوع حوادث یا وضعیت های اضطراری مورد بازنگری قرار می گیرد و به صورت ادواری به آزمایش در آمده و مانورهای مربوطه به اجرا در می آید.

1-5-4- پایش و اندازه گیری

برای پایش و اندازه گیری مشخصات كلیدی عملیات، فعالیت ها و عملكرد هایی كه پیامدهای بارزی بر محیط زیست دارند، روش اجرایی پایش و اندازه گیری عملكرد زیست محیطی تدوین شده است. این امر شامل ثبت اطلاعات برای ردگیری عملكرد و كنترل های عملیاتی مربوطه و مطابقت با اهداف كلان و خورد زیست محیطی شركت می باشد. همچنین تجهیزات كالیبره نیازمند پایش، نگهداری شده و سوابق مربوطه حفظ می گردد.

2-5-4- عدم انطباق و اقدام اصلاحی و پیشگیرانه

به منظور تعیین مسئولیت ها واختیارات در خصوص عدم انطباق ها و اقدام به كاهش هر گونه پیامدهای حاصله و نیز برای شروع و تكمیل اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه، روش اجرایی اقدامات اصلاحی/ پیشگیرانه با کد P-03 شده است.

در این روش اجرایی نحوه كنترل عدم انطباق های حاصل از كنترل عملیاتی، ممیزیهای داخلی و خارجی، پایش و اندازه گیری، اهداف برنامه ها، نظرات/ شكایات طرفهای ذینفع و تغییرات قوانین و مقررات و الزامات تشریح شده است.

عناصر تخصصی ISO45001:2018

1-3-4- شناسایی خطرات، ارزیابی ریسک و تعیین روشهای كنترلی

برنامه ریزی جهت شناسایی مخاطرات، ارزیابی وكنترل ریسک ها، الزامات جنبه های ایمنی و بهداشت شغلی، از طریق شناسایی مداوم مخاطرات و ارزیابی ریسک ها در موارد ذیل دلالت دارد و در روش اجرایی شناسایی و ارزیابی مخاطرات ایمنی و بهداشتی با کد P-27 تشریح شده است:

– با توجه به دامنه كاربرد، ماهیت و زمانبندی آن به گونه ای تعریف شده است كه ماهیتی پیش از وقوع دارند.

– اطلاعاتی برای طبقه بندی ریسک ها وشناسایی آنها ارائه می نماید.

– با تجربه كاری و قابلیت اقدامات كنترلی ریسک به كار گرفته شده، سازكار می باشند.

– ورودی را برای تعیین نیازمندی های تسهیلات، شناسایی نیازهای آموزشی و یا استقرار كنترل های عملیاتی ارائه می نماید.

– اطلاعاتی را برای پایش اقدامات مورد نیاز برای حصول از موثر بودن و بهنگام بودن اجرای آنهاارائه می نماید.

2-3-4- الزامات قانونی و سایر الزامات

نحوه شناسایی و دستیابی به الزامات قانونی وسایر الزامات ایمنی و بهداشت شغلی قابل اعمال بر شركت در روش اجرایی شناسایی الزامات قانونی و مشتریان با كد P-25 تشریح شده است.

اطلاعات فوق به روز نگهداری می گردد و اطلاعات مرتبط با الزامات قانونی و سایر الزامات، به كاركنان شركت و سایر گروه های ذینفع ابلاغ شده است.

3-3-4- اهداف و برنامه های ایمنی و بهداشت شغلی

برای رسیدن به اهداف خرد و كلان ایمنی و بهداشت شغلی، شركت برنامه های مدونی را ایجاد و برقرار نموده است. در این برنامه ها، مسئولیت ها و اختیارات مطرح شرکت مربوطه و نیز برنامه زمانبندی به همراه امكانات و تجهیزات مورد نیاز جهت اهداف تعیین شده، لحاظ گردیده است. همچنین برنامه های فوق، متناسب با تغییرات فعالیت های اجرایی در فواصل برنامه ریزی شده مورد بازنگری قرار می گیرند.

4-3-4- ارتباطات، مشاركت و مشاوره

نحوه ابلاغ اطلاعات ایمنی و بهداشت شغلی به كاركنان وسایر گروههای ذینفع و نیز دریافت اطلاعات فوق از ایشان در روش اجرایی ارتباطات و مشاوره با کد P-26 نشر شده است.

مشاركت دادن كاركنان و مشورت با ایشان مدون شده و به اطلاع گروه های ذینفع می رسد. كاركنان در تعیین و بازنگری خط مشی، روشهای اجرائی مربوطه به مدیریت ریسک و هر گونه تغییری كه بر ایمنی و بهداشت محیط كاری تاثیر می گذارد مشاركت داده شده و به عنوان نمایندگان شركت در ارتباط با مسائل ایمنی و بهداشت تلقی شده و نسبت به انتصاب نمایندگان ایمنی و بهداشت كاركنان و مدیریت آگاهی دارند.

4-4-4- كنترل عملیات

عملیات و فعالیت هائی كه به مخاطرات مشخص شده، بستگی دارند و نیاز به اقدامات كنترلی دارند مورد شناسایی قرار گرفته و جهت حصول اطمینان از به انجام رسیدن آنها در شرایط مشخص شده، برنامه ریزی شده است. این امر از طرق زیر صورت می گیرد:

الف) ایجاد و بر قراری روش های اجرایی مدون برای پوشش دادن و فعالیتهایی كه نبود آنها ممكن است انحراف از خط مشی و اهداف كلان ایمنی و بهداشت شغلی گردد.

ب) ایجاد و برقراری روش های اجرایی مرتبط با ریسكهای ایمنی و بهداشت شغلی شناخته شده و كالاها، تجهیزات و خدمات خریداری شده و یا مورد استفاده طی روش های اجرایی و نیازمندی های مربوط به عرضه كنندگان و پیمانكاران ابلاغ شده است.

ج) ایجاد و برقراری روشهای اجرائی برای طراحی، در روش اجرایی كنترل عملیات با کد P-28 تشریح شده است.

د) بازرسی ایمنی در سایت:

• بازرسی مواد وارده (مواد/ اقلامی که دارای خطرات احتمالی می‌باشند)
• بازرسی قبل از استفاده
• نظارت های روزانه ایمنی (شرایط محیط کار)
• بازرسی فنی تجهیزات و ماشین آلات
• کنترل تجهیزات پیمانکاران
• شناسایی و ردیابی خطرات

بازرسی مواد وارده: مواد اولیه ویژه که جهت استفاده در فرایند اجرایی وارد کارگاه می‌شوند از نظر ایمنی باید مورد بازرسی قرار گیرند و نتایج حاصله باید مستند شود.

و) بازرسی قبل از استفاده از خودروها و ماشین آلات سنگین و تجهیزات در کارگاه ها:

 باید نسبت به انجام بازرسی قبل از استفاده این تجهیزات اقدام نمود. این بازرسی ها باید بصورت مستند انجام گیرد.

ه) نظارت های روزانه ایمنی:

بایستی از فرآیندهای اجرایی و محلهای کاری و عملیاتی، روزانه، بصورت بازرسی‌ها و نظارت های ایمنی و بهداشتی توسط مسئولین مربوطه (واحد HSE هر سایت) انجام پذیرد تا از ایمن بودن محیط کار اطمینان حاصل گردد.

س) بازرسی فنی تجهیزات و ماشین آلات:

در دوره های زمانی مدون، ماشین آلات و تجهیزاتی که ایمنی آنها مورد توجه بسیار قرار دارد، باید مورد بازرسی های فنی قرار گرفته (توسط مراجع ذیصلاح) و گواهینامه های ایمنی لازمه جهت آنها دریافت گردد.

ش) کنترل تجهیزات پیمانکاران:

هنگامی که پیمانکاران فرعی برای انجام امور مربوط به ایمنی از تجهیزات خودشان در محل شرکت استفاده می نماید، کنترلهای مناسبی توسط واحدهای HSE سایت های اجرایی بر روی تجهیزات پیمانکاران بعمل می‌آید.

ز) شناسایی و ردیابی خطرات:

از بین امکانات و تجهیزاتی که برای انجام امور ایمنی شرکت مورد استفاده قرار می گیرند، مواد خطرناک تماماً می بایست بوسیله علائم مناسب کاملا مشخص باشند، در محل های جداگانه ای انبارش شوند و هر گونه اطلاعات مرتبط با ایمنی از جمله نوع مواد، محل آنها و موارد مصرفشان باید دقیقا تعریف و در کنار مواد نگهداری شوند.

ر) شناسایی و ردیابی ایمنی تجهیزات: وضعیت ایمنی تجهیزات مورد استفاده شرکت در موارد مقتضی بوسیله علائم هشدار دهنده مشخص می شوند.

ژ) شناسایی خطرات:

کلیه خطرات موجود در فعالیت های اجرایی مورد شناسایی قرار می‌گیرند و همچنین برای محاسبه کاهش ریسک حوادث در فرآیند اجرا روش اجرایی تحت عنوان شناسایی و ارزیابی مخاطرات ایمنی و بهداشت با کد P-27 تدوین شده است.

ص) گزارش دهی خطرات و تصادفات:

شرکت جهت ثبت و گزارش دهی خطرات و حوادث یک دستورالعمل با عنوان گزارش حوادث در زیر مجموعه روش اجرایی شناسایی و ارزیابی مخاطرات ایمنی و بهداشتی با 20-P تدوین نموده است. چگونگی ثبت و گزارش دهی حوادث و خطرات در فعالیت های اجرایی پروژه به منظور بررسی علل وقوع حوادث، از اهمیت بسیاری برخوردار می‌باشد که نحوه گزارش دهی این حوادث در روش اجرایی مذکور به صورت کامل تشریح شده است.

ض) کمکهای اولیه و مشاوره پزشکی:

شرکت به منظور محافظت از پرسنل اجرایی خود در کلیه واحدها، امکانات و تسهیلات پزشکی و کمکهای اولیه را متناسب با شرایط فراهم می نماید. در این خصوص نیز شرکت اقدام به تدوین یک روش اجرایی تحت عنوان تسهیلات پزشكی و کمکهای اولیه نموده است.

5-4-4- آمادگی و واكنش در وضعیت اضطراری

به منظور شناسایی احتمال وقوع و مقابله با حوادث و وضعیت های اضطراری و نیز برای پیشگیری و كاهش پیامدهای ایمنی و بهداشت مرتبط و بیماری و جراحت آمادگی و واكنش در شرایط اضطراری روش اجرایی آمادگی و واکنش در شرایط اضطراری با کد P-24 تدوین شده است. این روش اجرایی به ویژه پس از وقوع حوادث یا وضعیت های اضطراری مورد بازنگری قرار می گیرد در صورت امكان به صورت ادواری به آزمایش در آمده و مانورهای مربوطه به اجرا در می آید.

1-5-4- اندازه گیری عملكرد و پایش

برای پایش اندازه گیری مشخه های كلیدی عملیات، فعالیت ها و عملكردهایی كه پیامد بارزی بر ایمنی و بهداشت شغلی تدوین شده است.

روش های اجرایی فوق شامل موارد ذیل می باشند:

• اندازه گیری كمی و كیفی متناسی با نیازهای سازمان
• پایش محدوده ای كه در آن اهداف كلان ایمنی و بهداشت شغلی شركت برآورده شده است.
• اندازه گیری پیش از وقوع، عملكرد و در تطابق با برنامه ایمنی و بهداشت شغلی، معیارهای عملیاتی و الزامات قانونی قابل اعمال را پایش می نماید.
• اندازه گیری پس از وقوع، عملكرد را در زمان حوادث، سوانح، بیماری و حمله مواردی كه احتمال وقوع دارند و سایر پیشامدهای گذشته مربوط به عملكرد ناقص ایمنی و بهداشت را پایش می نماید
• ثبت داده و نتایج حاصل از پایش و اندازه گیری به شكلی كه برای تجربه وتحلیل اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه آن كافی باشد.
• جزئیات مربوط به كالیبراسیون و نگهداری تجهیزات پایش برای اندازه گیری و بررسی عملكرد در روش اجرایی کالیبراسیون ابزار و تجهیزات اندازه‌گیری و آزمایش تشریح شده سوابق نگهداری می گردد.

2-5-4- ارزیابی انطباق ها

به منظور تعیین مسئولیت ها و اختیارات در خصوص پرداختی به سوانح، حوادث و عدم انطباق ها و كاوش پیرامون آنها و اقدام به كاهش گونه ای كه پیامدهای حاصله از آنها در روش اجرایی اقدامات اصلاحی/ پیشگیرانه با کد P-03 تدوین شده است.

نیز نحوه شناسایی مخاطرات و ارزیابی ریسک جهت تعیین ریسک های غیر تحمل و برنامه ریزی برای كنترل ریسک ها در حد قابل تحمل، روش اجرایی شناسایی و ارزیابی مخاطرات ایمنی و بهداشتی با کد P-27 تدوین شده است.

3-5-4- بررسی رویداد عدم انطباق، اقدام اصلاحی و پیشگیرانه

به منظور تعیین مسئولیت ها و اختیارات در خصوص عدم انطباق ها و اقدام به كاهش هر گونه پیامدهای حاصله و نیز برای شروع و تكمیل اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه، روش اجرایی اقدامات اصلاحی/ پیشگیرانه با کد P-03 شده است.

در این روش اجرایی نحوه كنترل عدم انطباق های حاصل از كنترل عملیاتی، ممیزیهای داخلی و خارجی، پایش و اندازه گیری، اهداف برنامه ها، نظرات/ شكایات طرف های ذینفع و تغییرات قوانین و مقررات و الزامات تشریح شده است.

پایان نظامنامه سیستم مدیریت یکپارچه IMS

سیستم کاران – سازمان مرکزی

تلفن :   79165-021

نمونه نظامنامه IMS و ساختار آن

درفایل نمونه نظامنامه IMS و ساختار آن که در پایان مقاله قابل دانلود است، طوری طرحریزی گردید که هر سه استاندارد در آن وجود دارد.

عناصر تشکیل دهنده نظامنامه شامل الزامات ایزو 9001 و ایزو 14001 و ایزو 45001 هست.

فرایندها و الزامات مشترک باهم ادغام گردیدند. مثلا فرایند آموزش در هر سه بخش 9001 و 14001 و 45001 تکرار نشدند. بلکه فقط در یک بخش 9001 آمده و در سطوح دیگر قابل اجراست. بنابراین در بخش دوم و سوم فقط بخاطر تخصص ایزو 14001 و ایزو 45001 اضافه گردید.

نمونه نظامنامه سیستم مدیریت زیست محیطی

خیلی از کاربران بدنبال نمونه نظامنامه سیستم مدیریت زیست محیطی هستند. برای ایجاد نظامنامه 14001 کافیست که عناصر تخصصی 9001 و 45001 را از نمونه نظامنامه IMS جدا نمایید.

الزامات عمومی و تخصصی ISO 14001 را در این نظامنامه تفکیک نمایید و بعنوان نظامنامه ایزو 14001 استفاده کنید.

ساختار نظامنامه ISO 14001 دارای یک ساختار عمومی و یک ساختار تخصصی هست. لذا هر دو این ساختار در نمونه نظامنامه سیستم مدیریت یکپارچه IMS موجود است.

نمونه نظامنامه سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی

کارشناسان زیادی نیز بدنبال نمونه نظامنامه سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی هستند. نظامنامه ایزو 45001 نیز مانند سایر نظامنامه های مدیریتی دارای یکسری عناصر عمومی و عناصر تخصصی هستند.

نمونه نظامنامه ISO 45001 را از درون نمونه نظامنامه سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی استخراج نمایید. بدین صورت که عناصر تخصصی 9001 و 14001 را از آن خارج نمایید. آنچه که می ماند نظامنامه ایزو 45001 محسوب میگردد.

نمونه نظامنامه سیستم مدیریت کیفیت

بالاترین آمار متقاضیان برای نمونه نظامنامه سیستم مدیریت کیفیت است. در نمونه نظامنامه سیستم مدیریت یکپارچه IMS طوری طرحریزی گردید که بخش اول آن تا قسمت عناصر تحصصی ایزو 14001 و ایزو 45001 مختص نظامنامه ایزو 9001 است.

نمونه نظامنامه ایزو 9001 در واقع بخش اول همین نمونه نظامنامه IMS حاضر است. لذا کافیست دو بخش عناصر تخصصی ایزو 14001 و ایزو 45001 را ار آن جدا نمایید. آنچه باقی می ماند همان نظامنامه کیفیت محسوب میگردد.

نمونه نظامنامه HSE-MS

اکثر پیمانکاران بدنبال نمونه نظامنامه HSE-MS یا نمونه نظامنامه HSE هستند. از آنجایی که الزامات HSE مشابه الزامات ترکیب دو استاندارد ایزو 14001 و ایزو 45001 است، لذا می توانید همین نظامنامه IMS را به نظامنامه HSE تبدیل نمایید.

نمونه نظامنامه HSE-MS را از داخل نظامنامه IMS خارج کتید. بدین صورت که الزامات و عناصر تخصصی ایزو 9001 را از متن نظامنامه سیستم مدیریت یکپارچه IMS خارج نمایید.

نمونه نظامنامه HSE یک سند تقریبا حدود 30 الی 40 صفحه ای می باشد که بیان کننده کل فرایندهای مرتبط با HSE و نحوه چگونگی و اجرای آنهاست.

نکته خیلی مهم: نظامنامه IMS یا نظامنامه کیفیت با موضوع طرح تضمین کیفیت و طرح کنترل کیفیت متفاوت هست. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد نظام کیفیت و نحوه تضمین کیفیت محصولات، مقاله QA/QC چیست؟ را مطالعه بفرمایید. خیلی از افراد و کارشناسان این دو سند را باهم به اشتباه میگیرند. در حالیکه این دو مستند کاملا باهم فرق دارند و دارای ساختار مختلفی هستند.

جهت کسب اطلاعات بیشتر با مرکز سیستم کاران به شماره تلفن 79165-021 تماس حاصل نمایید.

دانلود رایگان نمونه نظامنامه سیستم مدیریت یکپارچه IMS فایل WORD قابل ویرایش

با سیستم کاران در اوج باشید…

سیستم کاران – سازمان مرکزی

تلفن: 79165-021