روش اجرایی مدیریت امور اداری

روش اجرایی مدیریت امور اداری تا چند سال قبل یکی از عمومی ترین فرایندهای هر شرکتی بود. سازمانها با استخدام یک فردی بعنوان رئیس امور اداری یا مسئول امور اداری اقدام به مدیریت امور اداری می کردند. اما امروزه مدیریت امور اداری جایگاه مهمی دارد.

نمونه روش اجرایی مدیریت امور اداری که در زیر مطالب پیوست گردید بعنوان یک چارچوب و الگوی پایه برای اجرای امور اداری است. مرکز سیستم کاران در راستای توسعه دانش سیستمهای مدیریتی اقدام به تهیه و تدوین دستورالعمل مدیریت امور اداری یا دستورالعمل امور اداری نمود.

1- هدف :

هدف از تدوین این روش اجرایی ، تشریح چگونگی اجرای صحیح و بهینه امور اداری از جمله امور مربوط به دبيرخانه، امورات داخلی، برگزاري جلسات و . . . مي باشد.

2– دامنه كاربرد :

اين روش اجرايي در واحد امور اداری شرکت کاربرد دارد.

3– مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت: مدیر امور اداری
• اجرا: واحد امور اداری

4– شرح:

4–1– متصدي امور دبيرخانه تحت نظارت مستقيم مسئول امور اداري انجام وظيفه مي نمايد. هدايت و سرپرستي كليه فعاليت هاي مربوط به امور تحريرات ، دريافت ، ثبت و توزيع نامه هاي درون و برون سازماني و همچنين حفظ و نگهداري اسناد و مدارك جاري و راكد به عهده دبيرخانه است و انجام تمامي اين امور با توجه به دستورالعمل امور دبيرخانه با كد I-13-01 صورت مي پذيرد.

4-2- انجام امور پرسنلي تحت نظارت مدير امور اداری (منابع انسانی) مي باشد. انجام اموري مانند استخدام پرسنل ، نحوه پرداخت حقوق و مزايا و فوق العاده ها، چگونگي استفاده از تعطيلات و مرخصي ها (استعلاجي ، استحقاقي ، بدون حقوق ) طبق قانون اداره کار ، بر طبق آيين نامه پرسنلي با كد I-13-02 و فرم هاي مربوطه صورت مي گيرد.

ايجاد تسهيلات رفاهي ، اعمال مقررات مربوط به پايان خدمت و آيين نامه هاي انضباطي نيز ، بر اساس آيين نامه پرسنلي با كد I-13-02 صورت مي پذيرد .

4-3-برگزاري جلسات راهي است براي ايجاد تعامل هر چه بيشتر مابين مديران و كاركنان ، خلق ايده ها ، يافتن راه حل ها و ارائه پيشنهادات به منظور رفع مشكلات و معضلات به وجود آمده ، لذا بدين منظور ضوابط و نحوه برگزاري جلسات ، هماهنگي هاي آن ، تصويب مصوبات و نحوه ي پيگيري آنها طبق دستورالعمل برگزاري جلسات با كد I-13-03 و فرم مربوطه قابل انجام است .

4-4- انجام کلیه امور مربوط به زیرساختها از  جمله تعمیرات و نگهداری آسانسور ، ساختمان ، تجهیزات سرمایشی و گرمایشی و سایر زیرساختها بر عهده مسئول امور اداری میباشد. لازم به ذکر است در خصوص مدیریت زیر ساختها مطابق با روش اجرایی مدیریت زیر ساختها با کد P-10 اقدام میگردد.

4-5- انجام کلیه امور مربوط به آبدارخانه، تهیه و تدارک وسایل پذیرایی و تشریفات ، امور مربوط به پیک و تدارکات داخلی، نظارت بر بهداشت غذاهای خریداری شده از رستوران ها ، رسیدگی به مسائل بهداشتی و ایمنی به عهده مسئول امور اداری است. در خصوص انجام خدمات عمومی مطابق با دستورالعمل خدمات عمومی با کد I-13-04 اقدام میگردد.

4-7- انجام اموری مانند امور مربوط به مأموریت ها، تهیه بلیط ، انجام هماهنگی های مربوط به رزو هتل، حمل و نقل درون و برون شهری نیز بر عهده مسئول امور اداری می باشد.

4-8- کنترل حضور و غیاب ، ورود و خروج ، و همچنین کنترل و ثبت مرخصی ها ، مأموریت ها و غیبت ها و تنظیم لیست کارکرد ( برون سازمانی مطابق با نرم افزار  کنترل حضور و غیاب) واخذ تأییدیه های لازم و ارائه آن به واحد مالی بر عهده مسئول امور اداری می باشد.

4-9- کلیه منشی ها و مسئول دفترها تحت مدیریت واحد امور اداری هستند و موظف به انجام وظیفه مطابق با دستورالعمل منشی گری با کد I-13-05 هستند. چنانچه مواردی از این دستورالعمل در حوزه وظایف منشی ها و مسئول دفتر ها خارج است با هماهنگی مدیر امور اداری قابل اغماض هست.

5- توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

6– مدارک پیوست :

دستورالعمل امور اداری چیست؟

دستورالعمل امور اداری یک چارچوبی جهت اجرای صحیح و اصولی ریز فرایندهای واحد امور اداری است. واحد اداری هر سازمانی قلب تپنده و ویترین آن است. تشکیلات و تشریفات و ظاهر هر شرکتی رابطه مستقیم با قدرت واحد امور اداری آن سازمان دارد. لذا مدیر واحد امور اداری بایستی مطابق با یک سری دستورالعمل و روش اجرایی در حوزه مدیریت امور اداری انجام وظیفه نماید.

شرح وظایف مدیر واحد امور اداری چیست؟

واحد امور اداری شامل ریز فرایندهای زیاد و در عین حال مهمی هست. بنابراین کسی که مسئولیت مدیریت امور اداری را بر عهده میگیرد شرح وظایف زیاد و حساسی دارد. از جمله شرح وظایف مدیر امور اداری می توان موارد زیر را نام برد.

مدیریت برگزاری جلسات داخلی و خارجی و هماهنگی

مدیریت امور مربوط به دبیرخانه

رسیدگی به امور مراجعین و میهمانان و کاربران

مدیریت پذیرایی ها و پذیرش ها

امور رفاهی و بهداشتی کارکنان

حفاظت و حراست از سایر واحدهای شرکت

مدیریت امور حمل و نقل ، شامل پیک ها ، تاکسی ها ، خودروها و …

محافظت از ساختمانها و زیر ساختها

رسیدگی به امور منابع انسانی و آموزش پرسنل

مدیریت صندوقها و تنخواه گردان ها

انجام نظارت بر بهداشت محیط و اماکن کاری

مدیریت خدمات و نظافت و …

و امور متفرقه و اگذاری از سوی مدیران بالا دست

گواهینامه ایزو ISO با فرایند امور اداری

استاندارد سیستم مدیریت کیفیت ارتباط کمی با نحوه مدیریت امور اداری دارد. فرایندهای منابع انسانی ، تعیین صلاحیتها و آموزشها ، ایجاد فضای فیزیکی روحی و روانی مناسب برای کارکنان و … می تواند از الزامات ایزو باشد. البته هر چه سطح کیفیت خدمات واحد امور اداری بیشتر باشد، قطعا بر روی سطح کیفیت خدمات و محصولات شرکت نیز تاثیر مستقیم دارد.

سیستم کاران – سازمان مرکزی به عنوان یکی از معتبرترین مراجع تدوین کننده مستندات سیستم های مدیریتی ، روش اجرایی مدیریت امور اداری زیر را جهت استفاده علاقمندان قرار داد. فایل نمونه دستورالعمل امور اداری زیر در قالب Word می باشد. یعنی شما عزیزان می توانید پس از دانلود ، آن را تغییر دهید.

مرکز سیستم کاران – سازمان مرکزی با شماره 79165-021 در خدمت شرکتها و سازمانهای متقاضی نظم نوین سازمانی می باشد.

دانلود رایگان نمونه روش اجرایی مدیریت امور اداری – فرمت Word