نمونه خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه IMS نحوه تدوین خط مشی IMS آموزش تهیه IMS

خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه IMS سندیست که توسط مدیر عامل تهیه و تدوین می گردد. خط مشی IMS اعضای سازمان ، از مدیرعامل تا پایین ترین سطح تشکیلاتی سازمان را جهت برقراری ، اجرا ، پایبندی و رعایت الزامات ، توسعه و نگهداری سیستم مدیریت کیفیت ISO9001 ، سیستم مدیریت زیست محیطی ISO14001 و سیستم مدیریت ایمنی و بهداشتISO45001  متعهد میکند. ما قصد داریم در مقاله نمونه خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه IMS نحوه تدوین خط مشی IMS آموزش تهیه IMS ضمن ارایه نمونه خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه IMS اطلاعات مفیدی منتقل کنیم.

زمانیکه خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه IMS تدوین میشود سازمان و اعضایش بایستی الزامات استانداردهای ISO 9001 و ISO 14001 و ISO 45001 رعایت کنند. سازمان بایست طوری فعالیتها و فرایندها را با الزامات و بندهای استانداردها همسو کند. از نتایج رعایت این استانداردها یعنی بهبود کیفیت محصولات ، خدمات و مدیریت فرایندها ، حفاظت از محیط زیست و کاهش آلاینده های زیست محیطی و حفظ ایمنی و بهداشت کارکنان و کاهش خطرات و حوادث ، حاصل شود.

خط مشی سیستم مدیریت یکپارچهIMS  روش رسیدن به نتایج حاصل از اجرای استانداردها را بیان میکند. یعنی بیان میکند سازمان از چه طریقی میخواهد به بهبود مستمر فرایندها و خدمات و محصولات ، حفظ محیط زیست و حفظ ایمنی و بهداشت کارکنان ، نائل آید. جهت آشنایی بیشتر با خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه IMS یک نمونه در زیر آوردیم. نمونه خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه IMS زیر فقط جنبه آموزشی دارد.

خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه IMS

شرکت …………………………

شرکت ……………………………… ، فعال در زمینه ……………………………………………………………………………….. باایجاد تفکر فرایندگرا ، گامی بلند درجهت بهبود کیفیت خدمات خود ، رضایت مندی مشتریان ، بهبود عملكرد زیست محیطی ، ايمني ، بهداشت حرفه ایی و سلامت كاركنان برداشته است . بدین منظور اقدام به استقرار سیستم مدیریت یکپارچه درسطح شرکت نموده وخودرا ملزم و متعهد به اصول زیرمیداند:

• رعایت استانداردهای ملی و بین المللی
• حفظ وارتقاء کیفیت خدمات ارائه شده باتوجه به نیازها و خواسته های مشتریان
• توسعه فرهنگ کیفیت و بسط ارزشهای سازمانی
• آموزش هدفمند و کاربردی کارکنان درجهت بهبود مستمر تمامی فرایندها و فعالیتهای شرکت وارتقاء کار گروهی
• ارتقاء روحیه و انگیزه کارکنان ازطریق جلب مشارکت آنان وبهبود کیفیت کاری
• پیشگیری وکاهش آلودگیهای زیست محیطی وارائه خدمات دوستدار محیط زیست
•    پیشگیری ازحوادث ، حفظ وارتقاء ایمنی و سلامت کارکنان
•    اجرا وحفظ الزامات قانونی مرتبط باجنبه های زیست محیطی ، ایمنی و بهداشت

بمنظور دستیابی به اصول بالا، این شرکت سیستم مدیریت یکپارچه IMS را منطبق بااستانداردهای سیستم مدیریت کیفیت ISO9001:2015 ، سیستم مدیریت زیست محیطی ISO14001:2015 و سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ایی ISO45001:2018 درکلیه سطوح به اجرا درآورده و بطور مداوم خود را نسبت به بهبود مستمر و اثر بخشی این سیستم متعهد میداند. همچنین شرکت در ابتدای هر سال نسبت به تعیین اهداف کیفی ، زیست محیطی ، ایمنی و بهداشت در راستای این خط مشی اقدام نموده و با بازنگری از طریق پایش ، اندازه گیری و تحلیل میزان تحقق اهداف کیفی ، زیست محیطی ، ایمنی و بهداشت تعریف شده را بررسی میکند.

اینجانب با اعتقاد کامل و عزمی راسخ از این سیستم پشتیبانی نموده و از یکایک همکاران شرکت انتظار دارم ضمن درک صحیح آن ، در جهت برآورده ساختن و حفظ خواسته های استاندارد سیستم مدیریت یکپارچه تلاش نمایند و در جایگاه سازمانی خویش جهت بهبود مستمر آن کوشش نمایند.

نام و امضا مدیر عامل

خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه – نکات مهم

خط مشی IMS یکی از اسناد مهم در استقرار سیستم مدیریتی محسوب می گردد. لذا حتما توسط ممیز مورد بررسی قرار می گیرد.

همه کارکنان بایستی خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه را بلد باشند و درک کنند. البته نیازی نیست که حتما مفاد آن را حفظ کنند. اما بایستی کلیات آن را درک کنند و بتوانند مطرح کنند.

اهداف سیستم مدیریت یکپارچه بایستی برگرفته از مفاد بندهای خط مشی IMS باشد. در واقع خط مشی IMS راهنمای تدوین اهداف IMS است.

اهداف IMS بایستی در مکان های پربازدید قرار داد. یعنی طوریکه تمام کارکنان و سایر ذینفعان بتوانند آنرا ببینند. مثلا بصورت تابلو یا قراردهی در کانالها و فضاهای مجازی، وب سایت و غیره اصلاح رسانی میشود.

مسئولیت اصلی تدوین خط مش IMS بر عهده مدیر عامل می باشد. لذا شایسته است که بصورت دوره ایی مثلا یکساله باز بینی شود.

خط مشی IMS با سایر خط مشی های دیگر سازمان مانند منشور اخلاقی سازمان مجزا می باشد.

خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه به زبان لاتین عبارت Integrated Management System Policy هست.

کارشناسان و مشاوران ایزو علاوه بر یادگیری دانش تهیه و تدوین خط مشی IMS سایر مستندات را از لینک دانلود رایگان مستندات ایزو مطالعه نمایید.

خط مشی IMS تشابه زیادی به خط مشی کیفیت در خط مشی کیفیت و خط مشی HSE دارد. فقط بندهای الزامی و تمامی استانداردها در خط مشی کیفیت و خط مشی HSE متفاوت هست.

نمونه خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه IMS فوق جهت الگوبرداری و آموزشی است.

خط مشی IMS و کاربرد آن

کاربرد خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه در اخذ گواهینامه IMS هست. چنانچه مجموعه ای خواهان طراحی ، مستند سازی و پیاده سازی سیستم IMS هستند بایستی نسبت به تهیه و تدوین خط مشی نیز اقدام نماید. در واقع این سند یکی از اسناد مهم هست که در ممیزی هم روی آن خیلی تمرکز می شود.

خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه (Integrated Management System Policy) به مجموعه‌ای از اصول، اهداف و راهنماها اشاره دارد که سازمان‌ها برای مدیریت مؤثر و یکپارچه جنبه‌های مختلف عملکرد خود ایجاد می‌کنند. این جنبه‌ها شامل کیفیت، محیط زیست، ایمنی و بهداشت شغلی می‌باشند. خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه به‌عنوان یک چارچوب کلی عمل می‌کند که به سازمان کمک می‌کند تا اهداف خود را تعیین کرده و به‌طور مؤثری به آن‌ها دست یابد. این سیستم به‌ویژه در دنیای پیچیده و به‌سرعت در حال تغییر امروز اهمیت زیادی پیدا کرده است.

اهداف خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه

1. بهبود عملکرد: یکی از اهداف اصلی خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه، بهبود مستمر عملکرد سازمان در تمامی جنبه‌ها است. این بهبود می‌تواند شامل افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و بهبود کیفیت خدمات و محصولات باشد. به‌عنوان مثال، سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از تکنیک‌های نوین مدیریتی و فناوری‌های پیشرفته، فرآیندهای خود را بهینه‌سازی کرده و نتایج بهتری به‌دست آورند.

2. کاهش تضادها: با یکپارچه‌سازی سیستم‌های مختلف، تضادها و تداخل‌های احتمالی بین فرآیندها و بخش‌های مختلف سازمان کاهش می‌یابد. این امر به سازمان اجازه می‌دهد تا به‌طور هماهنگ‌تری عمل کند و از بروز مشکلات جلوگیری کند. به‌عنوان مثال، سیستم‌های مالی و عملیاتی باید به‌گونه‌ای طراحی شوند که اطلاعات به‌راحتی بین آن‌ها تبادل شود و از بروز خطاهای ناشی از عدم هماهنگی جلوگیری گردد.

3. افزایش کارایی: بهینه‌سازی منابع و فرآیندها منجر به افزایش کارایی و کاهش هزینه‌ها می‌شود. این امر به سازمان کمک می‌کند تا منابع خود را به‌طور بهینه‌تری مدیریت کند و از هدررفت آن‌ها جلوگیری نماید. به‌عنوان مثال، با استفاده از تحلیل داده‌ها و ابزارهای هوش تجاری، سازمان‌ها می‌توانند نقاط ضعف خود را شناسایی کرده و اقدامات لازم را برای بهبود انجام دهند.

4. تضمین انطباق: یکی دیگر از اهداف مهم، اطمینان از انطباق با الزامات قانونی و استانداردهای بین‌المللی است. این انطباق نه‌تنها به حفظ اعتبار سازمان کمک می‌کند، بلکه می‌تواند از بروز مشکلات قانونی و مالی نیز جلوگیری کند. به‌عنوان مثال، سازمان‌ها باید مطمئن شوند که تمامی فعالیت‌هایشان با قوانین محیط زیستی و ایمنی شغلی مطابقت دارد.

اجزای خط مشی IMS

1. تعهد به کیفیت: سازمان متعهد به ارائه محصولات و خدمات با کیفیت بالا است. این تعهد شامل استفاده از مواد اولیه با کیفیت، به‌کارگیری فناوری‌های نوین و بهبود مستمر فرآیندها می‌باشد. همچنین، سازمان باید به‌طور مستمر بازخورد مشتریان را جمع‌آوری کرده و بر اساس آن به بهبود کیفیت محصولات و خدمات خود بپردازد.

2. حفاظت از محیط زیست: سازمان به حفظ محیط زیست و کاهش تأثیرات منفی فعالیت‌های خود بر آن متعهد است. این شامل مدیریت صحیح پسماندها، کاهش مصرف انرژی و منابع و اجرای برنامه‌های توسعه پایدار می‌باشد. به‌عنوان مثال، سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از انرژی‌های تجدیدپذیر و کاهش مصرف منابع طبیعی، به حفظ محیط زیست کمک کنند.

3. ایمنی و بهداشت شغلی: حفظ ایمنی و بهداشت کارکنان و ایجاد محیط کاری سالم از دیگر اجزای مهم خط مشی است. سازمان باید اقداماتی را برای شناسایی و کاهش خطرات محیط کار انجام دهد و به آموزش کارکنان در زمینه ایمنی بپردازد. همچنین، ایجاد فرهنگ ایمنی در سازمان می‌تواند به کاهش حوادث و بهبود روحیه کارکنان کمک کند.

4. مشارکت کارکنان: تشویق به مشارکت و همکاری کارکنان در بهبود مستمر سیستم از اهمیت بالایی برخوردار است. کارکنان باید احساس کنند که نظرات و پیشنهادات آن‌ها مورد توجه قرار می‌گیرد و در فرآیند تصمیم‌گیری مشارکت دارند. به‌عنوان مثال، برگزاری جلسات منظم برای جمع‌آوری ایده‌ها و پیشنهادات کارکنان می‌تواند به بهبود فرآیندها و افزایش انگیزه آن‌ها کمک کند.

مراحل پیاده‌سازی خط مشی IMS

1. تحلیل وضعیت موجود: ارزیابی وضعیت فعلی سازمان و شناسایی نقاط قوت و ضعف یکی از مراحل اولیه است. این تحلیل می‌تواند شامل بررسی فرآیندها، منابع و عملکرد کلی سازمان باشد. به‌عنوان مثال، سازمان‌ها می‌توانند از ابزارهای تحلیل SWOT برای شناسایی نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها استفاده کنند.

2. تعیین اهداف: تعیین اهداف مشخص و قابل اندازه‌گیری برای بهبود، مرحله‌ای کلیدی در پیاده‌سازی سیستم مدیریت یکپارچه است. این اهداف باید با خط مشی سازمان همسو باشند و به‌طور واضح بیان شوند. اهداف SMART (خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و زمان‌بندی‌شده) می‌توانند در این زمینه بسیار مفید باشند.

3. توسعه خط مشی: ایجاد خط مشی که اصول و ارزش‌های سازمان را منعکس کند، ضروری است. خط مشی باید به‌گونه‌ای طراحی شود که تمامی جنبه‌های مدیریت یکپارچه را پوشش دهد و به‌راحتی توسط کارکنان قابل درک باشد. همچنین، خط مشی باید به‌طور منظم بازنگری و به‌روز شود تا با تغییرات محیطی و نیازهای سازمان هماهنگ باشد.

4. آموزش و فرهنگ‌سازی: آموزش کارکنان در مورد خط مشی و اهمیت آن، مرحله‌ای حیاتی در پیاده‌سازی موفق است. این آموزش‌ها باید به‌طور منظم و در سطوح مختلف سازمان انجام شوند تا همه کارکنان با اهداف و اصول خط مشی آشنا شوند. برگزاری کارگاه‌ها و سمینارها می‌تواند به افزایش آگاهی و مشارکت کارکنان کمک کند.

5. نظارت و ارزیابی: پیگیری و ارزیابی عملکرد سیستم و به‌روزرسانی خط مشی بر اساس نتایج به‌دست‌آمده، از مراحل پایانی است. این ارزیابی می‌تواند شامل بررسی عملکرد، شناسایی نقاط ضعف و پیشنهاد راهکارهای بهبود باشد. استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) می‌تواند به سازمان کمک کند تا پیشرفت خود را اندازه‌گیری کند و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی انجام دهد.

خط مشی IMS – مزایا

خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به‌طور مؤثری جنبه‌های مختلف عملکرد خود را مدیریت کنند و به بهبود مستمر و انطباق با الزامات قانونی و استانداردها بپردازند. این رویکرد یکپارچه می‌تواند به افزایش رضایت مشتریان و بهبود تصویر عمومی سازمان کمک کند و همچنین به ایجاد فرهنگی از بهبود مستمر در میان کارکنان منجر شود.

با پیاده‌سازی مؤثر این خط مشی، سازمان‌ها می‌توانند به اهداف بلندمدت خود دست یابند و در بازار رقابتی امروز موفق‌تر عمل کنند. در نهایت، این سیستم نه‌تنها به بهبود عملکرد داخلی سازمان کمک می‌کند، بلکه می‌تواند به ایجاد روابط مثبت با ذینفعان و جامعه نیز منجر شود، که در دنیای امروز بسیار حائز اهمیت است.

شما می توانید با استفاده از نمونه خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه IMS موجود در بالا برای سازمان خود نیز خط مشی بنویسید.

مسئولیت تهیه و تدوین خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه با کیست؟

تهیه و تدوین خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه (Integrated Management System Policy) یک فرآیند پیچیده و چندوجهی است که به‌طور مستقیم بر عملکرد و موفقیت سازمان تأثیر می‌گذارد. این مسئولیت به‌طور معمول بر عهده چندین گروه و فرد در سازمان قرار می‌گیرد و به‌طور کلی شامل موارد زیر است:

1. مدیریت ارشد

مدیریت ارشد سازمان، به‌ویژه مدیرعامل و اعضای هیئت مدیره، مسئولیت اصلی در تعیین خط مشی و جهت‌گیری کلی سازمان را دارند. آن‌ها باید دیدگاه‌های بلندمدت و استراتژیک سازمان را مشخص کنند.

وظایف:

تعیین اهداف و ارزش‌ها: مدیریت ارشد باید اهداف کلیدی و ارزش‌های سازمان را تعیین کند که با خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه همسو باشد. این اهداف باید قابل اندازه‌گیری و قابل دستیابی باشند.

تأمین منابع لازم: برای پیاده‌سازی موفق سیستم مدیریت یکپارچه، مدیریت ارشد باید منابع مالی، انسانی و فناوری مورد نیاز را تأمین کند. این شامل تخصیص بودجه مناسب و استخدام نیروی کار متخصص است.

حمایت و تشویق فرهنگ بهبود مستمر: ایجاد یک فرهنگ سازمانی که به بهبود مستمر و نوآوری اهمیت می‌دهد، از وظایف کلیدی مدیریت ارشد است. این امر می‌تواند شامل برگزاری برنامه‌های آموزشی و کارگاه‌های توسعه مهارت باشد.

2. مدیر سیستم‌های مدیریت

این فرد معمولاً مسئول هماهنگی و نظارت بر فرآیندهای مربوط به سیستم‌های مدیریت مختلف (کیفیت، محیط زیست، ایمنی و بهداشت شغلی) است.

وظایف:

جمع‌آوری اطلاعات و داده‌ها: مدیر سیستم‌های مدیریت باید اطلاعات و داده‌های مربوط به عملکرد سازمان را جمع‌آوری کرده و تحلیل کند تا نقاط قوت و ضعف را شناسایی نماید.

تدوین و ارائه پیش‌نویس خط مشی: بر اساس تحلیل‌های انجام‌شده، این فرد باید پیش‌نویس خط مشی را تدوین کرده و آن را به مدیریت ارشد ارائه دهد.

هماهنگی بین بخش‌های مختلف: مدیر سیستم‌های مدیریت باید اطمینان حاصل کند که تمامی بخش‌های سازمان در فرآیند تدوین خط مشی مشارکت دارند و اطلاعات به‌طور مؤثر بین آن‌ها تبادل می‌شود.

3. کارشناسان و متخصصان

کارشناسان در حوزه‌های مختلف مانند کیفیت، محیط زیست، ایمنی و بهداشت شغلی، نقش کلیدی در تهیه و تدوین خط مشی دارند. این افراد معمولاً دارای تخصص و تجربه لازم در حوزه‌های مربوطه هستند.

وظایف:

ارائه مشاوره تخصصی: کارشناسان باید مشاوره‌های تخصصی در زمینه الزامات قانونی و استانداردها ارائه دهند تا اطمینان حاصل شود که خط مشی با قوانین و مقررات مربوطه مطابقت دارد. این مشاوره ها می تواند با ارایه نمونه خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه IMS به سازمان کمک کنند.

شناسایی نقاط قوت و ضعف: این افراد باید نقاط قوت و ضعف سازمان را شناسایی کرده و پیشنهادات لازم برای بهبود را ارائه دهند.

کمک به تدوین مستندات: کارشناسان باید در تدوین مستندات و فرآیندهای مرتبط با خط مشی کمک کنند و اطمینان حاصل کنند که این مستندات به‌راحتی قابل درک و اجرا هستند.

4. کارکنان و نمایندگان

مشارکت کارکنان در فرآیند تدوین خط مشی بسیار مهم است، زیرا آن‌ها معمولاً با چالش‌ها و نیازهای واقعی روزمره سازمان آشنا هستند. نظرات و تجربیات آن‌ها می‌تواند به بهبود خط مشی کمک کند.

وظایف:

ارائه نظرات و پیشنهادات: کارکنان باید فرصت داشته باشند تا نظرات و پیشنهادات خود را در مورد خط مشی و فرآیندها بیان کنند. این مشارکت می‌تواند به شناسایی مشکلات و چالش‌های موجود کمک کند.

مشارکت در کارگاه‌ها: برگزاری جلسات و کارگاه‌های آموزشی برای جمع‌آوری ایده‌ها و پیشنهادات کارکنان می‌تواند به بهبود فرآیندها و افزایش انگیزه آن‌ها کمک کند.

اجرای خط مشی: کارکنان باید در اجرای خط مشی مشارکت داشته باشند و درک عمیقی از آن داشته باشند تا بتوانند به‌طور مؤثر در پیاده‌سازی آن نقش‌آفرینی کنند.

5. کمیته‌های مدیریتی

در برخی سازمان‌ها، کمیته‌های خاصی برای نظارت بر فرآیندهای مدیریت یکپارچه تشکیل می‌شود. این کمیته‌ها معمولاً شامل اعضای کلیدی از بخش‌های مختلف سازمان هستند.

وظایف:

بررسی و ارزیابی عملکرد: کمیته‌های مدیریتی باید به‌طور منظم عملکرد سیستم مدیریت یکپارچه را بررسی و ارزیابی کنند و نقاط قوت و ضعف آن را شناسایی کنند.

پیشنهاد تغییرات: این کمیته‌ها باید پیشنهادات لازم برای بهبود خط مشی و فرآیندها را ارائه دهند و از مدیریت ارشد بخواهند که تغییرات لازم را اعمال کند.

نظارت بر پیاده‌سازی: کمیته‌ها باید بر پیاده‌سازی مؤثر خط مشی نظارت داشته باشند و اطمینان حاصل کنند که تمامی بخش‌ها در این فرآیند مشارکت دارند.

توجه نمایید که در مورد خط مشی کیفیت هم همین افراد دخیل هستند. جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد خط مشی کیفیت، مقاله تخصصی نمونه خط مشی کیفیت Quality policy را بخوانید.

مشارکت همگان در تهیه و تدوین خط مشی IMS

در نهایت، تهیه و تدوین خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه یک فرآیند جمعی و مشارکتی است که نیاز به همکاری و تعامل همه سطوح سازمان دارد. این همکاری نه‌تنها به ایجاد خط مشی‌ای مؤثر و کارآمد کمک می‌کند، بلکه باعث افزایش تعهد و انگیزه کارکنان نسبت به اهداف سازمانی می‌شود. با توجه به اینکه خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه باید به‌طور منظم بازنگری و به‌روزرسانی شود، مسئولیت‌های ذکرشده باید به‌طور مستمر پیگیری و ارزیابی شوند تا اطمینان حاصل گردد که خط مشی همواره با نیازها و الزامات سازمان هماهنگ است.

در این راستا، ایجاد یک بستر مناسب برای ارتباطات مؤثر و شفاف بین تمامی سطوح سازمان، می‌تواند به بهبود فرآیند تدوین و پیاده‌سازی خط مشی کمک شایانی کند. این امر به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا به‌طور مؤثرتری به چالش‌ها و فرصت‌های موجود پاسخ دهند و در نهایت به موفقیت و رشد پایدار دست یابند.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد نحوه تدوین خط مشی HSE بر روی مقاله نمونه خط مشی HSE کلیک بفرمایید.

مرکز سیستم کاران اولین و بزرگترین مرجع اطلاع رسانی در حوزه سیستمهای مدیریتی است. شما می توانید گواهینامه های ایزو شرکتتان را از طریق سازمان مرکزی و با شماره تماس  79165-021 کسب نمایید. از سایت WWW.SYSTEMKARAN.COM نیز بازدید نمایید.

با ما در ارتباط باشید. . . 

تلفن   79165-021

سیستم کاران – سازمان مرکزی